FORMULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y
DESARROLLO

Dr. José Luis S o l l e i r o

PROYECTO

Conjunto de actividades interdependientes orientadas hacia un

objetivo especifico, con duración predeterminada.

iComplejo.
iNo repetitivo.
iRecursos limitados.

Los objetivos deben ser concretos, mesurables, alcanzables y

retadores.

Los objetivos de proyectos de investigación y desarrollo deben apuntar

a hacer contribuciones tecnológicas:

iNuevos productos. Mejoras logísticas.

iNuevos procesos. Control de contaminación.
iDisminuciones en costos.
iAhorros en capital.

TIPOS DE PROYECTOS

i Proyectos de ingeniería.
i Proyectos de investigación básica.
i Proyectos de desarrollo socioeconómico.
i Proyectos de investigación aplicada.
i Proyectos de desarrollo tecnológico.

Riesgo: los proyectos de investigación y desarrollo ofrecen

generalmente un mayor riesgo.

i Incertidumbre.
i Personal requerido.
i Flexibilidad.

1
FASES DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Cantidad de Hombres/Hora
Fase Fase de Fase de Fase de
Conceptual Estructuración Ejecución Conclusión

Transferencia final de
Definición del Identificación de Ejecución de las
los resultados
problema los recursos humanos actividades alcanzados
necesarios para la
Uso de los recursos Elaboración de los
Definición de los ejecución del
informes finales
financieros
objetivos y metas proyecto
programados
por alcanzar Evaluación final de
los resultados
Delineamiento de la
Elaboración de los
Análisis del estructura formal
informes parciales y Reasignación de los
ambiente recursos humanos
revisión de los
del proyecto Programación de programas , si es Seguimiento del
los resultados por necesario proceso de
Estimación de los alcanzar introducción
Adaptación de la de innovaciones
recursos financieros
resultantes del
necesarios, como Programación de los estructura formal, si es proyecto.
base de negociación recursos financieros necesario

PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS:

4.1Iniciación del Proyecto

•recopilar ideas y
Propuestas de proyectos
•Evaluar Propuestas de
Proyectos y seleccionar
proyectos para
planificación
•Seleccionar Gerente del
Proyecto (potencial) y
ordenar la planificación del
proyecto
4.7 Alteración del Plan del
Proyecto
4.2 Planificación del Proyecto
• Elaborar el Plan del Proyecto
• Hacer Contratos de entradas
de recursos
• Iniciar los Archivos de
Documentos
• Ordenar la iniciación del
proyecto
4.3 Ordenes para la Ejecución
de las Actividades del
Proyecto
• Iniciar el Grupo Ejecutor del 4.5Recopilación de
Proyecto/Grupos Ejecutores de
Información para el
Sobre proyectos
C ontr ol de l P r o y e c t o
• Elaborar y distribuir
•Registrar continuamente
Descripciones de Actividades
información para el control
• Ordenar la ejecución de del Proyecto
actividades
•Preparar p e r i o d i c a m e n t e
informes para el Control del
Proyecto
4.4Ejecución de las
Actividades del Plan del
Proyecto

• Elaborar propuestas de • Ejecutar actividades

alteraciones del Plan del
Proyecto
• Referirse al Grupo Directivo del
Proyecto si las alteraciones
exceden los Límites del
Proyecto
• Llevar a cabo las alteraciones
en el Plan del Proyecto y en los
Contratos de Entradas de
Recursos
4.9 Iniciación del Proyecto (s)
Consiguiente (s)
• Documentar propuesta (s)
para proyecto (s) consiguiente
(s)
• Adjuntar el Plan Esquemático
del Proyecto
• Documentar resultados reales
4.6 Evaluación de
• Controlar el contenido, forma y información para el
cualidad de los resultados Control del Proyecto
•Elaborar propuestas de
alteraciones del Plan del
Proyecto
•Referirse al Grupo
Directivo del Proyecto si las 4.10 Procesamiento de
alteraciones exceden los Información de
Límites del Proyecto “Retroalimentación” (feed-
back) para su
•Llevar a cabo las Correspondiente Utilización
4.8 Terminación del alteraciones en el Plan del en Futuros Proyectos
Proyecto Proyecto y en los Contratos
de Entradas de Recursos • Recopilar información basada
•Elaborar Propuesta para la en la experiencia y propuestas
Terminación (prematura) para cambios
del Proyecto y/o informe • Elaborar propuestas para
Final del Proyecto
mejoras
•Decidir sobre la • Decidir, llevar a cabo e impartir
terminación del Proyecto información acerca de los
cambios y mejoras
•Ejecutar los procesos de
terminación

•Disolver la Organización
del Proyecto

“Retroalimentación
Iniciación Planificación Ejecución Comprobación ” ( Feed - B a c k )

EL LABORATORIO DE I&D COMO UN SISTEMA

2. Procesamiento

4. SISTEMA DE RECEPCIÓN
LAB DE I&D
1. INSUMOS

Actividades
•Gente •I n v e s t i g a c i ó n •M e r c a d o t e c n i a
•Ideas •D e s a r r o l l o
3. PRODUCTOS •P l a n d e n e g o c i o s
5. RESULTADOS
•E q u i p o •P r u e b a
•M a n u f a c t u r a
•I n s t a l a c i o n e s •I n f o r m e d e
resultados •P a t e n t e s •I n g e n i e r í a •R e d u c c i ó n d e
•F o n d o s •O p e r a c i o n e s
•P r o t o t i p o s costos
•I n f o r m a c i ó n 6
•P r o c e s o s •M a y o r e s v e n t a s
6. MEDICIONES DURANTE EL
PROCESO Y RETROALIMENTACIÓN
•P u b l i c a c i o n e s •M e j o r a s a

•D a t o s / c o n o c i m i e n t o productos

•A h o r r o s d e
7. MEDICIONES DE LOS PRODUCTOS Y
RETROALIMENTACIÓN capital
7
8. MEDIDA DE LOS RESULTADOS Y
RETROALIMENTACIÓN
8

2
PRIMERA FASE. CONCEPCION Y PRE-EVALUACION

La concepción del proyecto/estudio

Interacción con el usuario, lo antes posible

• Análisis prospectivos.
• Proyecciones y evaluaciones del estado del arte.
• Evaluaciones de desempeño técnico (propio y del usuario).
• Evaluaciones de capacidades existentes.

Investigación preliminar

• Restricciones, prioridad, oportunidad, relevancia y

• complejidad.
• Confirmar existencia del problema.
• Asegurar la comprensión de las características (técnicas y del
entorno socioeconómico).
• Medios alternativos de solución.
• Asignación informal de recursos (quién los aporta)

GESTACIÓN DE PROYECTOS: ELEMENTOS CRÍTICOS

• Información

• Creatividad

• Ambiente organizacional

LA GESTACIÓN DE UN PROYECTO
Necesidades
Necesidades
Latentes
Oportunidades
Explícitas
técnicas

Generación de

la idea

Lanzamiento
de la idea

INFORMACIÓN
Elección de
CREATIVIDAD
alternativas

Primer análisis Recursos

de viabilidad informales

Afinación de
objetivos

AMBIENTE Y
Elaboración de RECURSOS
la propuesta ORGANIZACIONALES

Obtención de
recursos

Comienzo del
proyecto

3
ELABORACIÓN DE PRE -P R O P U E S T A

•Información suficiente para la concepción del proyecto.

•Inicio del proceso formal de elaboración y evaluación del proyecto.
•Ayuda importante para el coordinador de área.

Contenido básico:

• Título.
• Área principal dentro del programa o convocatoria.
• Objetivos y compatibilidad con los institucionales.
• Justificación: primera apreciación sobre beneficio/costo.
• Clientes o usuarios (si existen).
• Areas de conocimiento involucradas.
• Programa tentativo de actividades.
• Características de los resultados esperados: tangibles e
intangibles.
• Beneficiarios y aplicaciones.
• Primera estimación de recursos requeridos.

FORMULACIÓN DEL PROYECTO

La formulación o especificación del proyecto es la base de

toda su planeación. Es necesario, por lo tanto, asegurarse que
se tengan bien definidos, al menos, los siguientes elementos:

• Definición del objetivo.

• Alcance.
• Tiempo.
• Costo.

A partir de estos cuatro elementos básicos se desprende todo

el plan del proyecto el cual inicia con una…

Planeación estructurada

¿POR QUÉ FORMULAR LOS PROYECTOS?

• Planteamiento correcto del problema

• Identificación de las personas e instituciones involucradas

• Búsqueda adecuada de las fuentes de financiamiento

• Mayores posibilidades de conseguir el apoyo y agilizar los

trámites

• Mejor seguimiento y control de resultados (cumplimiento de

plazos y costos)

4
¿POR QUÉ FORMULAR LOS PROYECTOS?
(CONTINUACIÓN)

•Mejor asignación del tiempo del personal

• Adopción de procedimientos claros

• Planeación de los requerimientos

• Identificación y planeación de actividades críticas

• Mayor motivación, asignación de responsabilidades y

ejecución participativa

• Mejor liderazgo y clima organizacional adecuado

FORMULACIÓN DEL PROYECTO (EL DOCUMENTO DE VENTA)

• Resumen ejecutivo

• Antecedentes:
Contexto socioeconómico e m el que ocurrirá el proyecto.
El estado del arte

• Justificación: económica, técnica, social y política

• Objetivos

• Resultados esperados y criterios de evaluación

• Metodología sugerida

FORMULACIÓN DEL PROYECTO (EL DOCUMENTO DE VENTA)

•Plan de actividades

• Recursos requeridos (forma y calendarización )

• Requerimientos institucionales (si es necesario).

• Consideraciones de propiedad intelectual y transferencia de

tecnología

• Adaptarse a formatos

5
 LOS PROGRAMAS SON FILTRADOS A MEDIDA QUE SE AVANZA DE LA PARTE
EXPLORATORIA HACIA APLICACIONES CONCRETAS

Necesidade Nuevas ideas Eventos

s externos

operativas

No funcionaron

No son suficientemente buenas

Problemas sin solución

No son adecuados

Factibilidad Técnica

Factibilidad Económica

Aplicación

LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN TAMBIÉN CAMBIAN

PROGRAMAS DE EXPLORACIÓN
TEMPRANA
Número grande Proceso de
Tamaño selección
pequeño informal
Alta
incertidumbre
Criterios
N ú mtécnicos
ero pequeño
Mayor tamaño PROGRAMAS CENTRALES
Selección más
Insumos
operación elaborada y
Factibilidad, participativa
adecuación y
atractivo N ú m e r o p e q u e ñ o
Mayor tamaño P R O G R A M A S DE FACTIBILIDAD
Insumos de Selección
operación
importantes rigurosa

APLICACIÓN Y TRANSICIÓN
Muy pocos
Plan de
Gran tamaño
negocios
Dominio de las
operaciones

Un Plan de Negocios

• De la idea a la estrategia de negocios

• Se busca un negocio viable
• Aporta una visión objetiva y crítica
• Anticipa obstáculos potenciales
• Herramienta operativa y motivacional
• Medio de comunicación de la estrategia
• Probar ideas y corregir

6
 ¿Qué negocio? Objetivos

• Misión
• “Enfoque” y alcance del negocio
• Valores
• Expectativas
• Objetivos intermedios

Mercado

• Evaluación de la demanda
• Segmento de mercado y dimensión
• Clientes potenciales
• Crecimiento
• Nuevo o sustitutivo
• Sistemas de distribución
• Tendencias y regulaciones

Competencia

• Productos sustitutivos
• Competidores actuales y potenciales
• Prácticas de comercialización utilizadas
• Barreras de entrada
• Fuerzas competitivas
• Forma de crear ventajas competitivas

7
 Viabilidad

• Técnica
– Know-how
– Barreras tecnológicas
– Estrategia para superarlas
• Económica
– Ventas y márgenes (los costos!!!)
– Inversión (incluyendo capital de trabajo)
– Rentabilidad

Políticas y estrategias

• Producto y tecnologías • Fabricación

• Diferenciación • ¿Contratar o fabricar?
• Desarrollo • Necesidades de
• Colaboraciones materia prima
• Protección • Equipamiento
• Proceso
• Localización

Políticas y estrategias

• Marketing • Financiamiento
• Segmento de mercado • Balance y estado de
• Precio resultados y su
• Comunicación proyección
• Distribución y servicio • Flujo de efectivo
• Inversión
• Fuentes de
financiamiento

8
 ¿Quién? Las personas

• Emprendedores y • Colaboradores
fundadores – Perfil
– Perfil – Formación/experiencia
– Política de personal
– Objetivos personales
– Organización
– Funciones clave
– Plan de contratación
– Accionistas
• Expertos
– Tipo de sociedad
– Consejeros y
consultores
– Abogado

Índice genérico
• Resumen ejecutivo
• Breve introducción
• Misión y visión
• Objetivos de participación en mercado y rentabilidad
• Información sobre el negocio
– Naturaleza jurídica y corporativa
– Historia y experiencia
– Instalaciones y ubicación
– Introducción breve a productos y servicios

Índice genérico
• Productos y servicios del nuevo negocio
– Descripción y características
– Posibilidades de ventas
– Costos
– Tecnología requerida y forma de adquirirla
• Mercado: demanda, oferta, precio y comercialización
• Análisis del sector industrial: escenario, participantes, segmentación
• Factores clave del éxito

9
 Índice genérico
• Estrategias de negocio
– Ventas y mercadotecnia
– Precio, promoción y distribución
– Servicio
– Integración de personal
– Organización
– Alianzas
• Análisis financiero: estados proforma, relaciones financieras y tasa
interna de retorno
• Sensibilidad
• Estrategia de financiamiento

EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROYECTOS

Asignación de recursos en función de criterios

• Coherencia con la misión

• Probabilidad de éxito

• Coherencia del plazo con los requerimientos del mercado.

• Alcance técnico

• Competitividad esperada de los resultados

EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROYECTOS

•Potencial de transferencia/aplicación

• Impacto ambiental

• Beneficio/costo

• Potencial de generación de productos comercializables

• Valor de mercado

10
EJEMPLO: CRITERIOS DE SIVILLA

• Pertinencia regional e impacto socioeconómico

• Aportaciones complementarias

• Naturaleza multidisciplinaria e interinstitucional

• Formación de recursos humanos

• Contribución al desarrollo sustentable

PERSPECTIVA DEL PROCESO DE DESARROLLO DE PRODUCTOS

Fase I Evaluación Fase I1 Desarrollo Fase III Ejecución

tecnológica
Dimensión

Nueva Análisis de Viabilidad Estrategia Tecnología

tecnología sistema de la de de proceso
o idea tecnológico fabricació fabricación
innovador del usuario n
a
del producto
Dimensión

Concepto Desarrollo Evaluació

Lanzamiento
del del n del
producto prototipo producto del producto
del mercado
Dimensión

Identificació Análisis de la Investigación Prueba de Estrategia Programa

n de las de mercados mercado de de
segmentación
necesidades marketing marketing
del mercado

FASE I EVALUACIÓN

Búsqueda de
Tecnología bibliografía
nuevas o ideas técnica
innovadoras

Análisis y
Viabilidad
previsión
de la
tecnológica
Dimensión

ingeniería de la
tecnología

Análisis del

sistema del

usuario
del producto

Continuar
Dimensión

Concepto del
Decisión de
producto
desarrollo

Necesidades Tamizado Análisis

del mercado
Dimensión

Segmentación Prueba del

identificadas preliminar preliminar
del mercado concepto del
del mercado del mercado del mercado
producto

Investigación
secundaria

11
FASE II DESARROLLO

Costo de fabricación
tecnológica
Dimensión

Viabilidad Estrategia de
de la
fabricación
fabricación

Desarrollo Evaluación Evaluación

Especificaciones
del producto

del
Dimensión

del prototipo del del

prototipo prototipo producto

Investigación Investigación Prueba de la

del mercado de estrategia de Prueba de Estrategia de
del mercado

mercado marketing
Dimensión

del producto mercados marketing

Investigación sobre precio

Investigación sobre distribución
Investigación sobre promoción

FASE III EJECUCIÓN

Repetición
fase 1
Evaluación

Nuevos
Tecnología Nueva
Tecnologí Evaluació desarrollos
tecnológica

a del del servicio Tecnología

Dimensión

proceso posventa y la n tecnológico o idea

de s “ s p i n- innovadora
distribución tecnológic
fabricació
offs”
n a
del producto
Dimensión

Lanzamiento Modificaciones Extensiones

del producto
del producto de la línea del
producto

Investigación de
Segmentación mercado. Proceso de Identificació
del mercado

mercado #1
Dimensión

Programas retroalimentación n de las

de marketing Segmentación necesidades
mercado #2
del mercado
Hábitos del mercado
Segmentación
Satisfacción del consumidor
mercado #3
Investigación sobre producto
Segmentación Investigación sobre distribución
mercado #4 Investigación sobre promoción
Investigación sobre fijación de precios
Etc. Dinámica del mercado

PROCESO DE EVALUACIÓN

ión Mercado
ac
alu
Ev

Financiamient
o Ingeniería

Presupuestos Tamaño
Localización

Inversiones

12
PLANEACIÓN OPERATIVA

• Organización del proyecto.

• Asignación de personal y plan de carga de trabajo.

• Asignación de tiempos y espacios.

• Presupuestos.

• Cronograma detallado.

• Plan de entrega de informes y reportes.

• Criterios de evaluación.

• Bitácora de proyecto.

ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

• Archivo del gerente (contratos, finanzas, plan del proyecto,

comunicaciones oficiales, minutas de reuniones, informes de

avance).

• Archivo de trabajo (calendario de actividades actualizado, libro de

diario, cálculos, planos, comunicaciones, etc.).

• Archivos de material informativo (literatura técnica, reportes

económicos, manuales, etc.).

• Banco de proyectos potenciales y archivo de información para

futuros proyectos.

• Archivo de documentos para los usuarios del proyecto (memorias

de cálculo, manuales, planos, listas de proveedores,

OPERACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

•Evolución y obtención de resultados técnicos

•Información de bitácora: días trabajados, gastos, personal,

etc.

Actividades técnicas

• Actividades realizadas.

• Resultados alcanzados.

• Barreras y dificultades.

13
OPERACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

•Factores que alteraron la marcha del

proyecto.

• Metas del próximo periodo.

Seguimiento del cronograma y reprogramación

Seguimiento financiero

• Gastos

• Retrasos y balance.

EVALUACIÓN SIVILLA

• Claridad y calidad del informe

• Cumplimiento de metas y objetivos

• Participación e integración del grupo de trabajo

• Consistencia de la base metodológica

• Validez de la justificación de las desviaciones

• Confiabilidad de acciones correctivas

• Grado de relación con sector usuario

• Ejercicio de los recursos

• Cumplimiento de aportaciones complementarias

• Cumplimiento del plan de trabajo

TÉCNICAS COMUNES DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y

ELEMENTOS QUE CONTROLAN

Elemento a Planeación Programación Control /

controlar Seguimiento
Tiempo/Avance Calendario de Redes Determinísticas: “Slip Charts”
actividades. Eventos en nodos Ptje de avance

Asignación de Actividades en flechas Curvas “S”

responsables. Redes Probabilísticas:
Identificación de PERT
“milestones”. GERT
DPI
Diagramas de Gantt

Diagramas de Objetivos
Costo Sistema estructurado de Curva “S” Curva “S”
costos Ptje de avance

Organización/Recursos Estructura de la Div. del Asignación de recursos Nivelación de recursos.

Trabajo Redistribución de cargas
Organigrama de trabajo.
Matríz de Modificación de
responsabilidades estructura

Aseguramiento de Dinámica de Análisis de alternativas

calidad Formulación de Reuniones regulares
Objetivos
Análisis de riesgos

(López A ., 1994)

14
PROCESO DE EVALUACIÓN

ión Mercado
ac
alu
Ev

Financiamient
o Ingeniería

Presupuestos
Tamaño
Localización

Inversiones

EVALUACIÓN DE PROYECTOS EN CURSO

Evaluación técnica

¿Como vamos?

• ¿Siguen siendo relevantes los objetivos?

• ¿Cómo se comparan nuestros resultados con lo

existente?

• ¿Qué se necesitará para aplicarlo?

• ¿Es viable?

EVALUACIÓN DE PROYECTOS EN CURSO

Evaluación comercial

• ¿Hay usuarios interesados?

• ¿Como están nuestras negociaciones?

• ¿Tenemos competencia?

• ¿La expectativa de retorno financiero es buena?

15
EVALUACIÓN DE PROYECTOS EN CURSO (CONTINUACIÓN)

Evaluación financiera

•¿Cuanto nos ha costado y cuanto falta?

•¿Hay recursos?

•¿Quién más puede aportar?

•¿Vale la pena?

EVALUACIÓN SIVILLA

• Claridad y calidad del informe

• Cumplimiento de metas y objetivos

• Participación e integración del grupo de trabajo

• Consistencia de la base metodológica

• Validez de la justificación de las desviaciones

EVALUACIÓN SIVILLA

•Confiabilidad de acciones correctivas

• Grado de relación con sector usuario

• Ejercicio de los recursos

• Cumplimiento de aportaciones complementarias

• Cumplimiento del plan de trabajo

16
CUANDO ABANDONAR UN PROYECTO

• Incapacidad para alcanzar los objetivos

• Retrasos excesivos e incumplimiento de plazos.

• Costo excesivo o disminución de la tasa de retorno.

• Cambios en el ambiente del proyecto

• Pérdida de relevancia, disminución de la probabilidad de éxito

comercialu obsolescencia de la innovación.

•Disminución de apoyo de autoridades.

•Escaso compromiso del equipo o incapacidad del líder.

DIFICULTADES MÁS COMUNES EN AMÉRICA LATINA

• Retrasos en la aprobación interna o externa del proyecto

•Falta o retraso en aportación de recursos.

• Conflictos con otras partes de la organización.

•Cambios en el equipo del proyecto.

•Conflictos personales internos.

•Conflictos entre el líder y otros miembros de la organización.

•Falta de habilidad y competencia para ofrecer soluciones

adecuadas a las necesidades del usuario.

DIFICULTADES MÁS COMUNES EN AMÉRICA LATINA

• Falta de adaptación a requerimientos cambiantes del usuario.

•Escasa utilización de información técnica y económica

relevante.

•Envío de información desactualizada o contradictoria al usuario.

•Miembros del equipo que no tienen claros los objetivos o no

creen en ellos.

•Barreras a la transferencia de los resultados.

•Falta de comprensión sobr el papel del líder.

17
 REPORTES DE AVANCE: CONTENIDO DEL INFORME

• Cuestiones relacionadas con problemas técnicos

¿Cuáles son?

¿Cómo surgieron?

¿Cuál es su magnitud e importancia?

¿Qué se está haciendo? ¿Quién ha ensayado qué tipo de solución?

¿Por qué se emprendió esta acción?

¿Qué métodos se están usando?

¿Qué soluciones se sugieren para nuestra institución o el usuari o?

CONTENIDO DEL INFORME (CONT.)

• Nuevos procesos y productos.

¿Cuál es el potencial técnico y económico que

ofrecen?

¿Cuáles son sus riesgos y cómo se mitigan?

¿Qué implicaciones jurídicas y comerciales tienen?

¿Cuál es la posición de la competencia?

¿Cuál es la importancia para la organización?

CONTENIDO DEL INFORME (CONT.)

¿Cuánto trabajo y recursos se requieren para que los

nuevos productos lleguen al mercado?

¿Cuál será el efecto sobre la organización?

¿Cuánto cuesta?

•Experimentos y pruebas

¿Qué se probó e investigó?

¿Quién lo hizo?

¿Por qué?

¿Qué resultó y qué se recomienda hacer en el futuro?

18
INFORME TÉCNICO SIVILLA

• Avances en el periodo

• Metas y objetivos alcanzados

• Grupo de trabajo

• Desviaciones y/o modificaciones

• Acciones derivadas

• Acciones realizadas con sectores usuarios

INFORME TÉCNICO SIVILLA

•Observaciones relevantes al ejercicio del presupuesto

• Estado de aportaciones complementarias

• Compromisos para el periodo siguiente.

• Programa de actividades

• Resumen financiero

REUNIONES DE CONTROL

Las reuniones de control son el eje de un buen seguimiento de

proyectos porque:

• Crean inercia y sinergia

• Favorecen la comunicación.

• Propician el intercambio de ideas.

• Promueven decisiones compartidas.

19
REUNIONES DE CONTROL (CONTINUACIÓN)

Sin embargo, una mala planeación de las reuniones origina todo lo

contrario a los beneficios mencionados. Por ello, las siguientes

reglas son valiosas:

1. Citar con anticipación

2. Elaborar agendas
3. Los criterios de control como base
4. No debe durar más de dos horas (dogma).
5. Deben programarse periódicamente y sólo para el
seguimiento, no para solución de problemas técnicos.
6. Elaborar minuta de acuerdos.
7. Llevar seguimiento de acuerdos.
¡El hilo negro!

NECESIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

Evaluación
Cuantitativa

Cualitativa Semi-cualitativa

alto
Necesidades de
Administración

Integración
-Creatividad-

medio

Flexibilidad
Incertidumbre

bajo

Desarrollos Ingeniería Ingeniería

Investigación Desarrollo Desarrollo de de de
básica Exploratorio Avanzado Ingeniería Producción Servicio

(Balderston, 1984)

FINALIZACIÓN DEL PROYECTO

• Reporte final.

• Análisis de la transferencia de resultados

• Transferencia del equipo de trabajo.

• Evaluación final.

• Reconocimiento y recompensas.

20
INFORME FINAL SIVILLA

• Resumen

• Resultados de la investigación

- Metas y objetivos alcanzados

- Contribución técnica

- Productos

- Formación de recursos humanos

- Colaboración interinstitucional y multidisciplinaria

INFORME FINAL SIVILLA

•Impacto de la investigación en los sectores usuarios

- Productos transferidos

- Mecanismos de transferencia

- Beneficio potencial

- Compromisos asumidos por el usuario

- Observaciones a la evaluación de los usuarios

INFORME FINAL SIVILLA (CONTINUACIÓN)

• Aplicación de los recursos financieros

- Resumen financiero

- Resumen de aportaciones complementarias

• Recomendaciones

- Para implantación de acciones derivadas

- Para difusión de resultados

21
 TIPOS DE ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

I II III

Prioridad para Rutina Innovación

Características
Actitud Estratégica
• Preocupación por • Preocupación por el • Preocupación por el
el equilibrio equilibrio equilibrio dinámico
estacionario estacionario • Se adapta
• Mantiene la rutina • Se adapta a los continuamente a las
• Reacciona a los cambios del medio condiciones del medio
cambios • Mantiene sus rutinas • Está en cambio para
• Descansa su • Identifica las permitir el desarrollo de
acción en los oportunidades y nuevas potencialidades
éxitos del pasado selecciona las de más
alto interés
• Baja • Alta • Imprescindible

Administración por • Inexistente • Frecuente • Permanente

Proyecto

Ejemplos • Empresa familiar • Empresa industrial • Centros de Tecnología,

tradicional innovadora empresas de ingeniería

EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y LAS FUENTES DE CONFLICTO

Fases del proyecto Principales actividades realizadas Fuentes de conflicto

Fase conceptual • Definición del problema a) Prioridades del proyecto

Definición de los objetivos y metas b) Procedimientos
•
por alcanzar administrativos y negociación

Análisis del ambiente del grupo com autoridades.

•
Estimación y negociación de los c) Cronograma de actividades
•
recursos financieros necesarios
Fase de estructuración Identificación de los recursos a) Prioridades del proyecto
•
humanos necesarios para la ejecución b) Cronograma de actividades

del proyecto c) Procedimientos

• Delineamiento de la estructura administrativos.

formal d) Asignación de

Programación de los resultados por responsabilidades.

•
alcanzar
Programación de los recursos
•
financieros
Fase de ejecución Ejecución de las actividades a) Cronograma de actividades
•
Uso de los recursos humanos y b) Desempeño técnico
•
financieros programados c) Asignación de recursos
Elaboración de los informes parciales humanos.
•
y revisión de los programas, si es d) Negociaciones com usuarios

necesario y patrocinadores.

• Adaptación de la estructura formal, si

es necesario

Fase de conclusión • Transferencia final de los resultados a) Cronograma de actividades

alcanzados b) Relación humana en el

Elaboración de los informes finales equipo del proyecto

•
Evaluación final de los resultados c) Asignación de recompensas.
•
Reasignación de los recursos humanos d) Reasignación de recursos
•
Seguimiento del proceso de humanos.
•
introducción de innovaciones
resultantes del proyecto, si es

necesario

EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y EL GERENTE DE PROYECTO

Fases del Principales actividades Atributos del gerente

proyecto realizadas

Fase conceptual • Definición del problema • Capacidad de identificar las necesidades

Definición de los objetivos y Capacidad de traducirlas en objetivos
• •
metas • Percepción adecuada del ambiente

• Análisis del ambiente • Percepción realista de lpotencial disponible

Estimación y negociación de los Capacidad de elaborar una buena propuesta
• •
recursos financieros necesarios y estimar los recursos necesarios

• Habilidad para defender sus ideas y negociar

Fase de • Identificación de los recursos • Capacidad de identificar y comprometer los mejores

estructuración humanos necesarios recursos humanos disponibles
Delineamiento de la estructura Saber programar el uso de estos recursos como de los
• •
formal recursos materiales

• Programación de los resultados • Saber elaborar un plan de ejecución de proyecto

por alcanzar y de los recursos (programación, estructura organizacional, control, etc.).
financieros

Fase de ejecución • Ejecución de las actividades • Habilidad en trabajar con grupos y motivar a los miembros
Uso de los recursos humanos y del proyecto a enfrentar los problemas surgidos
•
financieros programados • Actitud proinnovación y optimismo

• Elaboración de informes • Capacidad de reaccionar favorablemente a los cambios y

parciales y revisión de adaptar el plan de actividades.
programas Habilidad para comunicarse con otros miembros de la
•
• Adaptación de la estructura organización y de otras entidades
formal • Habilidad para resolver problemas

Fase de • Transferencia final de los • Preocupación permanente por garantizar la transferencia de

conclusión resultados alcanzados resultados
Elaboración de informes finales Preocupación por seguir la utilización de los resultados
• •
• Evaluación final de resultados • Capacidad de identificar nuevas oportunidades para

• Reasignación de recursos aprovechar a los miembros de su equipo

humanos Capacidad de elaborar un buen informe final
•
• Seguimiento del proceso de
introducción de innovaciones
resultantes del proyecto

22
TIPOS DE PROYECTO Y CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE SU GESTIÓN

Tipo de Programa Beneficiosyejecutores Requerimientoscríticos Resultadosesperados Indicadores de éxito

o proyecto

Innovación • Empresas • Identificación de necesidades del • Producción comercial de • Rentabilidad económica y financiera de
tecnológica Universidades, mercado nuevos productos la inversión
•
institutos y centros Capacidad de gestión tecnológica Aplicacióncomercialde Crecimiento de las ventas
• • •
de investigación bajo de la empresa nuevos procesos o
contrato Integracióndelpaquete sistemas
•
tecnológico
Atención inmediata del mercado
•
Desarrollo Institutosde Previsión de necesidades del Prototipos de nuevos Empresas interesadas en la producción
• • • •
tecnológico investigación mercado a mediano plazo productospara industrial de los desarrollos

tecnológica • Vinculación de la industria desde el producción comercial • Difusión de la tecnología por canales
• Formascooperativas, inicio de los proyectos • Procesosnuevos formales e informales
universidad industria Organización para la difusión y la probados en laboratorio y Otorgamiento de patentes
• •
Empresas con transferenciadetecnología en planta piloto
•
políticas avanzadas en Sistemas organizacionales
•
I&D probados en muestras
representativas
Creación científica Centrosde Búsqueda bibliográfica detallada Informes científicos Publicaciones en revistas nacionales e
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investigación Alto nivel científico de los Prototipos de laboratorio internacionales
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Universidades investigadores Aportes al estado del arte
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Tradición investigativa Otorgamiento de patentes
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• Interés de empresas e institutos
tecnológicos de escalar los procesos y
productos
Formación de Universidades Identificación de campos de Un número determinado Cumplimiento a satisfacción de los
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Recursos Humanos Centrosde interés de personal profesional y programas académicos por parte del
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investigación Selección de becarios técnico formado y personal profesional y técnico
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Empresas Garantía de trabajo acorde con capacitado en diferentes Vinculación de los becarios a sus
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especialización áreas puestos de trabajo a actividades de su
ramo una vez terminados sus estudios
Servicios Científicos Centrosdeservicios Buena organización, calidad y Presentación de servicios Solución de problemas técnicos y
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y Tecnológicos C. y T. agilidad de servicios deinformaciónyasesoría económicos
Firmas de ingeniería, Especialización Apoyo a la selección y Utilización de la ingeniería nacional en
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consultoría • Dominio del manejo de fuentes de negociación de proyectos de inversiónmejoras en la
• Institutos información tecnologíasconcretas calidad de bienes y servicios
tecnológicos Excelentes comunicaciones • Mejorescondicionesdenegociaciónde
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Infraestructura en informática tecnología
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Políticay ONCYT Dimensionamientoadecuadode Planes globales y Institucionalización de políticas e
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Prospectiva Organismosde los problemas sectoriales instrumentos mediante leyes, decretos,
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planeamiento Metodologías apropiadas de Diseño de mecanismos e resoluciones y acuerdos directivos
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Centrosde diagnóstico instrumentos Aumento del presupuesto para C. y T.
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investigación Apoyo institucional de alto nivel Operatividad de mecanismos e
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económica • Factibilidad de las propuestas intrumentos

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