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Unidad 1 / Escenario 2

Lectura u
F ndamental

écT nica contable

Contenido

1 Cuenta contable

2 Partes de una cuenta contable

3 Naturaleza de una cuenta

4 Dinámica de una cuenta contable

5 Plan de cuentas

6 Clasificación de las cuentas contables

7 Ciclo contable

8 Libros de contabilidad

9 Principios generales

10 Hipótesis de negocio en marcha y acumulación o devengo

11 Políticas contables

Palabras clave:
Teoría contable, técnica contable, conceptos básicos de la contabilidad, naturaleza, dinámica.
1. Cuenta contable
Es la forma sistemática, procedimental y estructurada, utilizada para el registro de las
operaciones contables. Metodología para el control y estandarización, en la elaboración de
asientos contables, asociada con una “T” por su representación gráfica, de ahí el nombre
genérico de cuenta “T”.

Desde el origen de la cuenta “T”, un poco incierto, los comerciantes que aplicaban el método
contable para controlar las operaciones de sus negocios, pretendían demostrar una equidad o
igualdad; de esta forma se puede relacionar la imagen con una balanza semejante a una “T”.

Figura 1.Cuenta T
Fuente: Elaboración propia (2017)

La balanza representa igualdad en las partes o equilibrio. El balance se utilizó también como
término para designar un informe financiero conocido como “estado de situación financiera”.

Además en el concepto de balanza, también encontramos igualdad en las partes con relación
a una unidad de medida, lo que pudo dar origen al concepto que hoy conocemos como partida
doble.

La evolución de la contabilidad lleva cientos de años, lo que implica que debieron existir
muchísimas fuentes de información para que Lucas Pacioli en su tratado de contabilidad,

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escribiera una compilación de conceptos y costumbres usados en la Venecia de finales del
siglo XV.

A Pacioli se le encomendó estandarizar y facilitar el entendimiento de las transacciones de los


mercaderes. En su libro Summa de arithmetica, geometría, proportioni et proportionalita

precipitevolissimevolmente expone el uso de cuentas contables, su particular ilustración en


forma de cuenta “T” y la partida doble. Formas y procedimientos que fueron asimilados por las
empresas y los comerciantes y tuvieron tanto éxito que este procedimiento aún se aplica en
los registros de la información financiera.

2. Partes de una cuenta contable


Desde su origen la representación gráfica de las cuentas contables se ha hecho de la misma
manera, aunque gracias a la tecnología y los sistemas de información contable hoy tiende a
quedar en el pasado. Sin embargo, es importante que conozcamos y entendamos su parte
mecánica y funcional, para el posterior análisis de los estados financieros.

Esta representación se usa hoy única y exclusivamente como método pedagógico de


enseñanza contable, por consiguiente, no espere encontrar en su empresa o compañía un libro
de cuentas “T”, o bajo ningún motivo represente operaciones contables oficiales e informes
financieros bajo esta representación gráfica. Sencillamente es el método más simple para
entender el funcionamiento de las operaciones contables.

A continuación, se representan cada una de sus partes:

1. Número de cuenta y nombre

2. Debe o débito (parte izquierda)

3. Haber o crédito (parte derecha)

4. Sumas subtotales

5. Sumas totales o saldos

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Figura 2. Partes de la cuenta T
Fuente: Elaboración propia (2017)

3. Naturaleza de una cuenta


La naturaleza de una cuenta contable es la que me indica por donde aumenta. Todos los ele-
mentos de los estados financieros tienen una naturaleza y no se alteran bajo ninguna circuns-
tancia, esto nos permite saber la forma de realizar un asiento contable y según esta técnica
cómo se debe registrar una operación, bien sea en el debe o en el haber.

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Figura 3. Dinámica de la cuenta
Fuente: Elaboración propia (2017)

De acuerdo con el gráfico anterior se puede asegurar que los


activos, los costos y los gastos son de naturaleza débito y los
pasivos, patrimonio e ingresos son de naturaleza crédito.

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4. Dinámica de una cuenta contable

Figura 4. Naturaleza de la cuenta


Fuente: Elaboración propia (2017)

La dinámica de una cuenta contable es la que me indica por donde aumenta y/o donde
disminuye; es decir, la forma como se deben utilizar las cuentas y su correcta contabilización
de acuerdo con el movimiento realizado, bien sea por aumentos o disminuciones, y las
respectivas afectaciones en los débitos o los créditos. A diferencia de la naturaleza, la
dinámica observa los dos lados de la cuenta contable y sus posibles variaciones.

Tanto en naturaleza como en dinámica se observa el grupo o elemento del estado financiero
al que corresponde, y todas las cuentas que se desprenden de cada uno de estos grupos
conservarán su misma dinámica y naturaleza; es decir, en el activo encontramos cuentas
como; caja, bancos, muebles y enseres, inventarios, propiedad planta y equipo, etcétera, y
cada una de ellas conservará la misma naturaleza y dinámica que tienen los activos; ocurre lo
mismo en cada uno de los demás elementos de los estados financieros

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Como en toda regla suelen haber excepciones, para el caso del activo se tiene la depreciación
acumulada, que a pesar de ser cuenta del activo, su naturaleza es crédito; y en el caso
del patrimonio encontramos la pérdida del ejercicio, que a pesar de ser del patrimonio su
naturaleza es débito.

En el catálogo de cuentas (Decreto 2650/93), se encuentran entre paréntesis las letras (DB)
o (CR) al final del nombre de la cuenta, que indica su naturaleza contraria; revisemos algunos
casos:

262010 Pensiones de jubilaciones por amortizar (DB)

La cuenta pertenece al pasivo, por consiguiente debería aumentar por el crédito de acuerdo con
el cuadro explicativo de la naturaleza de una cuenta, pero realmente aumenta por el débito y
disminuye por el crédito, rompiendo con el patrón estándar de contabilización de los pasivos.

189515 Amortización acumulada de bienes dados en comodato (CR)

La cuenta pertenece a los activos, y debería aumentar por el débito, pero para su manejo
contable, funcionaría de forma diferente; o sea, aumentaría por el crédito y disminuiría por el
débito.

La representación de estas cuentas en los estados financieros se haría colocando su valor en


la respectiva ubicación con signo negativo.

Estudio de caso:
En el siguiente ejercicio se evidencia el uso de la naturaleza y dinámica de cuentas:

• Se adquiere un vehículo por $20.000.000 y se paga en efectivo.

Se sabe que el rubro vehículos pertenece a los activos, por consiguiente su naturaleza es débito,
y la dinámica nos indica que si aumenta el valor de la cuenta contable, se tendrá que registrar
la operación en el débito de dicho rubro; caso contrario si se vende el vehículo; disminuirá este
rubro por el crédito; bajo el sistema de partida doble, es necesario realizar la afectación de la
contrapartida, para este caso la forma de pago es el efectivo y se afecta la cuenta caja, como
hubo una salida de dinero y el efectivo disminuyó y también pertenece al activo, es necesario
realizar un crédito a la cuenta de caja; su representación en cuentas “T” sería de la siguiente
manera:

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Figura 5. Asiento Contable, Naturaleza y dinámicas
Fuente: Elaboración propia (2017)

Es de aclarar que el saldo de toda cuenta contable debe de quedar siempre en su naturaleza;
de no ser así, se dice que “la cuenta quedó volteada” o “con saldo contrario”. Un caso clásico
es cuando se gira de más contra una cuenta corriente bancaria, su saldo neto siempre debe
ser positivo, pero si se giran cheques sin tener los fondos disponibles, el saldo de la cuenta
presentará un saldo final en la columna de los créditos; siendo débito la naturaleza de dicha
cuenta, presentaría al final de la operación un saldo contrario o negativo, que obliga a su
reclasificación y ajuste.

• Se cuenta con saldo en bancos de $2.000.000, y se gira cheque por $3.000.000

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Figura 6. Asiento Contable, movimiento bancos
Fuente: Elaboración propia (2017)

La presentación en el balance general es de signo negativo por quedar con naturaleza


contraria; de acuerdo con las normas contables, no es correcto presentar en los estados
financieros rubros con saldo contrario, para evitar esto hay que hacer asientos de ajustes
y reclasificaciones con el fin de corregir estas situaciones y poder presentar los estados
financieros en debida forma.

Para el caso anterior en que el banco


quedó con $1.000.000 de saldo crédito,
lo correcto es ajustar esta partida con un
débito a la cuenta de bancos con el fin de
que su saldo sea igual a cero y un crédito
a la cuenta de obligaciones financieras,
sobregiro bancario.

Figura 7. Estado de situación financiera de acuerdo al caso


Fuente: Elaboración propia (2017)

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Figura 8. Asiento de ajuste
Fuente: Elaboración propia (2017)

Y el balance general ajustado quedaría de la siguiente forma:

Figura 9. Estado de situación financiera ajustado


Fuente: Elaboración propia (2017)

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5. Plan de cuentas
Si bien es cierto que, de acuerdo con la regulación de las NIIF en Colombia, no es necesario
la implementación de un plan de cuentas expedido y reglamentado por ley, el existente en la
normatividad anterior puede servir como referencia para llevar los libros de contabilidad, con la
salvedad de realizar algunos ajustes para unos rubros, cuentas o grupos específicos del plan.

Dentro del plan único de cuentas se puede encontrar información genérica que puede ser
utilizada para ciertos procesos contables y que debe ser actualizada hasta el 2019, fecha en la
cual tiene vigencia el 2649/93 para temas tributarios (Decreto 2548/14).

6. Clasificación de las cuentas contables


Las cuentas contables presentan tres tipos de clasificaciones; las que forman parte de la
ecuación patrimonial o estado de situación financiera, las que representan el resultado del
ejercicio y conforman el estado de resultados y las de tipo informativo o de memorando
conocidas como cuentas de orden; esta clasificación nos permite identificar la tipología de la
cuenta y su ubicación en los estados financieros.

Figura 10. Clasificación de las cuentas contables


Fuente: Elaboración propia (2017)

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7. Ciclo contable

El ciclo contable es el proceso que garantiza que todas las operaciones queden registradas
en la contabilidad y que se transmitan de forma correcta al usuario final, y tiene tres fases;
entrada de la información, procesamiento de datos y salida de datos, otros la pueden definir
como; apertura, movimiento y cierre. Revisemos en detalle cada una de estos procesos.

Figura 11. Ciclo contable


Fuente: Elaboración propia (2017)

7.1 Apertura
Cuando la empresa está recien constituida comenzará sus operaciones con el balance inicial
previa elaboracion del comprobante de apertura, relacionando los aportes de los socios y de-
más rubros que afecten los estados financieros, y si ya está en funcionamiento, la apertura del
ciclo contable la dará la realizacion de una transaccion comercial, la cual debe estar soportada
con documentos que evidencien la operación.

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7.2 Movimiento
Se elabora un comprobante de diario para posteriormente ser registrado en el libro diario,
donde se registran todas las operaciones del día; de ahí podemos hacer el traslado de las
cifras a libros auxiliares.

7.3 Cierre
Para poder hacer los informes financieros como los estados financieros básicos de propósito
general o especial, es necesario revisar y analizar las cifras resultantes de los diferentes libros
de contabilidad, y dado caso, hacer ajustes y reclasificaciones antes de elaborar los estados
financieros, es decir, hay que revisar que cada cuenta contable termine su saldo de acuerdo
con su naturaleza, de no ser así, ajustarlas o cancelarlas y abrir la cuenta contable correcta;
como ejemplo se puede decir que la cuenta contable de bancos quedó con saldo en rojo, por
consiguiente, en los estados financieros es imposible registrar este rubro negativo, hay que
hacer un asiento de ajuste y reclasificar su saldo en una cuenta del pasivo como sobregiro
bancario.

Posterior al análisis de los rubros contables, es posible elaborar y presentar los estados
financieros, dando cierre al ciclo contable.

Es importante aclarar la diferencia entre ciclo contable y periodo contable; el primero se


refiere al proceso contable en sí, un sistema metódico que nos ayuda a controlar que todas las
operaciones sean registradas cronológicamente y ordenadas de acuerdo con su realización, y
observando unos principios de contabilidad y normas, mientras que periodo es el lapso en el
que se realizan las operaciones y nos sirve para medir el resultado económico de la empresa
en un fragmento de tiempo determinado.

Las empresas deben registrar las operaciones o transacciones comerciales como mínimo una
vez al mes y realizar un cierre de sus operaciones una vez al año al 31 de diciembre, aunque
pueden hacer cierres contables mensuales, trimestrales o semestrales, según disposición de la
administración.

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8. Libros de contabilidad
La persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad no debe registrar sus libros de
contabilidad ante la Cámara de Comercio, solo debe hacerlo con el libro de accionistas y de
actas. Los libros y papeles del comerciante de obligatorio cumplimiento están expuestos en el
título IV capítulo I del Código de Comercio.

8.1 Libros auxiliares


Son usados para el registro de las transacciones comerciales por cuenta contable; se llevan
de forma permanente y no requieren ser registrados en la Cámara de Comercio. Resume las
operaciones por cuenta contable.

Tabla 1. Libro auxiliar

Cuenta: 110505 Caja general


Fecha Concepto Débito Crédito Saldo
01-06-20 Saldo inicial $ 3,080,000.00
06-06-20 Pago teléfono $ 330,000.00 $ 2,750,000.00
11-06-20 Ingreso factura $ 5,820,000.00 $ 8,570,000.00
10001
16-06-20 Ingreso factura $ 3,287,000.00 $ 11,857,000.00
10015
21-06-20 Pago fotocopias $ 10,000.00 $ 11,847,000.00

Fuente: Elaboración propia (2017)

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8.2 Libro diario
Registra las operaciones diarias y cronológicamente, con el fin de resumirlas para
posteriormente, pasarlas al libro mayor y balances. Es el libro de las primeras anotaciones de
las transacciones comerciales o contables.

Tabla 2. Comercializadora CMT lTDA-Libro Diario

Movimiento
Fecha N.Cuenta Nombre Concepto Débito Crédito

06-06-20 110505 Caja General Pago teléfono $


330,000.00
555-1020
06-06-20 513535 Gastos por Pago teléfono $ 330,000.00
teléfono
555-1020
06-06-20 143501 Inventarios Compra Mercancía $ 1,618,000.00
F 452
06-06-20 236540 Rete fuente Compra Mercancía $
Compras F 452 566,300.00
06-06-20 110505 Caja general Compra Mercancía $
F 452 1,051,700.00
Sumas iguales $ 1,948,000.00 $
1,948,000.00
Fuente: Elaboración propia (2017)

8.3 Libro de inventarios y balance


Se utiliza para saber el saldo de las cuentas del activo pasivo y patrimonio desde el momento de
la constitución. La normatividad obliga a que, como mínimo, se haga un inventario anual y como
máximo, al final del periodo fiscal, 31 de diciembre de cada año, este libro debe abrirse en el
momento de constitución de la empresa.

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8.4 Libro mayor y balances
Representa el resumen mensual de todas las transacciones del ente económico y nos sirve
para extraer la información y poder realizar el balance general y el estado de resultados.

Después de haber registrado las operaciones en el libro diario y gracias a los sistemas de
información o programas de contabilidad, se puede tener un total por cuenta contable, según
ejemplo dado de un Libro auxiliar, se ve un saldo total por un periodo determinado y por cuenta
contable, que sirve para poder realizar el Libro mayor y balances, se puede decir que este libro
es de segunda anotación ya que la primera se ha hecho en el Libro diario.

Tabla 3. Comercializadora CMT lTDA-Libro Diario


Cuenta contable Saldo inicial Movimiento Saldo final
Cuenta Nombre Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito
1105 Caja General 40,500,000 26,400,000 14,100,000
1305 Clientes 45,000,000 38,738,888 6,261,112
1435 Inventarios 27,000,000 2,300,000 29,300,000
1528 Computadores 68,000,000 68,000,000

1592 Depreciación 30,000,000 250,000 30,250,000


Acumulada
2105 Hipoteca a largo 43,500,000 20,000,000 23,500,000
plazo
2120 Documentos por 21,000,000 3,800,000 17,200,000
pagar LP
2205 Proveedores 6,000,000 6,000,000
2335 Costos y gastos 3,000,000 3,000,000
por pagar
3105 Capital suscrito 13,000,000 13,000,000
y pagado
3705 Utilidades 64,000,000 30,000,000 34,000,000
acumuladas
4135 Ventas 1,110,000,000 1,110,000,000

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5135 Gastos por 50,000,000 50,000,000
servicios
5305 Gastos de 40,000,000 40,000,000
intereses
5395 Gastos Diversos 29,288,888 29,288,888
6205 Compras de 1,000,000,000 1,000,000,000
mercancía

Sumas Iguales 180,500,000 180,500,000 1,175,388,888 1,175,388,888 1,236,950,000 1,236,950,000

Fuente: Elaboración propia (2017)

9. Principios generales

9.1 Comprensibilidad
La información contenida en los estados financieros debe ser comprensible, para que
los usuarios de la información financiera tengan conocimiento razonable de la actividad
económica de la empresa.

9.2 Relevancia
Para que los usuarios de la información puedan tomar decisiones sobre hechos pasados
presentes y futuros.

9.3 Materialidad o importancia relativa


Cuando las cifras expresadas en los estados financieros pueden llevar al error en la toma de
decisiones se dice que “la información es material”. Por tanto depende de la cuantía o de su
valor para indicar su importancia relativa dentro de la información financiera, por tanto esas
partidas deben ser corregidas en su presentación final sin demeritar las correcciones que haya
lugar por cuantías menores.

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9.4 Fiabilidad
Cuando la información financiera es libre de error significativo y sesgo. Representa
razonablemente la información que se espera expresar.

9.5 Esencia sobre forma


Las transacciones deben registrarse de acuerdo con su esencia y no solo con su forma legal.

9.6 Prudencia
Precaución en los juicios de las estimaciones requeridas bajo incertidumbre, de forma que los
activos o pasivos no se sobrevaloren o sobre expresen de acuerdo con la situación.

9.7 Integridad
La información contable debe ser completa, una omisión puede hacer que la información sea
falsa o equivocada, por tanto, no fiable.

9.8 Comparabilidad
Los estados financieros deben ser comparables a lo largo del tiempo y también entre
empresas, para determinar su evolución y condición financiera.

9.9 Oportunidad
Proporcionar información dentro de un periodo que facilite la decisión.

9.10 Equilibrio entre costo y beneficio


Los beneficios de la información deben superar los costos de suministrarla.

Tomar mejores decisiones financieras ayuda a la generación de mejores beneficios


económicos.

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10. Hipótesis de negocio en marcha y acumulación o devengo
La empresa debe evaluar en sus estados financieros la capacidad de continuar su
funcionamiento y debe contabilizar sus operaciones en el momento de realizar el acto
económico, y no en el momento de recibir o darle entrada al efectivo.

11. Políticas contables


Políticas contables son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos específicos
adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de sus estados financieros.

Antes de la elaboración de los estados financieros las empresas deben definir una serie de
aspectos relacionados con su preparación, se deben establecer las políticas contables que va
a usar la entidad para el registro de sus diferentes hechos o actividades económicas, como las
que se relacionan a continuación:

• Definir la moneda funcional

• La moneda de presentación

• La vida útil de sus activos

• Los métodos de depreciación

• El método de valuación posterior de sus activos y pasivos

• El método de deterioro de los activos

• La manera de hallar el valor razonable

• Entre otros criterios que afecten los estados financieros.

Las políticas contables se aprueban únicamente por la asamblea general o la junta de socios.

Se espera que los estados financieros contengan información relevante y fiable sobre el registro
de sus operaciones.

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Las empresas deben aplicar las políticas contables de manera uniforme; esto es, que los
registros contables conserven una misma manera de hacerse durante su vigencia. Solo
se cambiará la política contable si cambia la NIIF o se afecten negativamente los estados
financieros.

Los cambios en las políticas contables deben ser aplicados retroactivamente en la aplicación
de las NIIF cumpliendo los requerimientos específicos de la sección 10 del anexo 2 del
2420/15 (Congreso de la república, 2015).

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Referencias

Fierro, A. (2015). Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes. Colombia, Bogotá:
Eco Ediciones.

Fierro, A. (2015). Contabilidad general con enfoque NIIF para pymes. Colombia, Bogotá: Eco
Ediciones.

Legis. (2015). NIF basicos grupos 2 y 3. Bogotá, Colombia: Legis.

Legis. (2015). Regimen contable colombiano. Bogotá, Colombia: Legis.

Martínez, Á. M. F. (2015). Contabilidad general con enfoque NIIF para las pymes. Bogotá,
Colombia: Ecoe Ediciones.

Decreto 1314 de 2009, por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e
información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan
las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las
entidades responsables de vigilar su cumplimiento. Diario Oficial de Colombia.Ley 1314 de
2009

Decreto número 2420 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario de
las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y
se dictan otras disposiciones.

Estatuto Tributario, 2016

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INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo:

Unidad 1: u
F ndamentación teórica y técnica contable

s
E cenario 2:

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Asesor Pedagógico:

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