IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma

ordenada documentación e información útil, la información puede estar contenida
en documentos, sobres, papeles o cualquier otro soporte sea medios legibles por
equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, microformas,
fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, entre
otras. Se van ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita
posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la forma más
rápida, cuando así se requiera.
Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de
sus tareas, para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno, entidad
pública o privada debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido
o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos
o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a
tramites y demandas de orden legal, administrativos o fiscal, o a requerimientos de
ciudadanos.
La función de los archivos como memoria, cobra importancia a medida que pasa el
tiempo, con archivos bien organizados; los empleados, funcionarios y ciudadanos
no tendrán que partir de cero o invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de operación y tiempo invertido,
produciendo atrasos, confusiones y en general una incorrecta administración de la
información.