Plan de Mejoramiento - Consolidado Acciones Correctivas, Preventivas Y de Optimización

No.
Consecutivo Fuente del Hallazgo Macroproceso Proceso Dependencia
GTH - Gestión de SST - Seguridad y

GTH-SST-2016-AC001 Auditoría Interna Secretaría General
Talento Humano Salud en el Trabajo









EL FORMATO IMPRESO, SIN DILIGENCIAR, ES UNA COPIA NO CONTROLADAhttps:// www.invima.gov.co

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GTH-SST-2017-AP001 Riesgo Secretaría General
GTH-SST-2017-AP002 Riesgo Secretaría General

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Código: SGI-EMC-FM002
IDENTIFICACIÓN
Descripción del Hallazgo o Riesgo
Los recursos financieros en la vigencia 2016 en el Invima para la adquisición de los elementos de protección personal
de acuerdo a las necesidades identificas por el Grupo de Talento Humano son insuficientes, para la gestión eficaz de
los peligros y riesgos en el lugar de trabajo de los Servidores Publicos.
No se evidenciaron actividades de capacitación-Socialización en Seguridad y Salud en el Trabajo, que se cumplan

con todos los aspectos de la ejecución de sus deberes y obligaciones, con el fin de prevenir accidentes de trabajo y
enfermedad laboral.
No se responde adecuadamente a las comunicaciones internas relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo, en
detrimento de la articulacion entre las dependencias de la Entidad.
En las matrices de indentificación de peligros y valoración de riesgos identificados durante el año 2016, no se
contemplaron de manera sistematica todos los peligros y los riesgos en Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo
a las actividades rutinarias y no rutinarias, con el fin que se puedan priorizar y establecer los controles necesarios.
No se evidencian indicadores que evalúen la estructura, proceso y los resultados del SG-SST (Sistema de Gestión
Seguridad y Salud en el Trabajo).
No se adoptan las medidas de prevención y control definidas de acuerdo a la identificación de peligros, evaluación y
valoración de los riesgos en el Invima.
No se implementan y mantienen las disposiciones necesarias en materia de prevención, preparación y respuesta ante
emergencias, con cobertura a todos los centros y turnos de trabajo y todos los trabajadores, independientemente de
su forma de contratación o vinculación, incluidos contratistas y subcontratistas, asi como proveedores y visitantes.
No se cuenta con un procedimiento para evaluar el impacto sobre Seguridad y Salud en el trabajo que puedan
generar cambios internos (introducción de nuevos procesos, cambio en los métodos de trabajo, cambio en las
instalaciones, entre otros) o cambios externos (cambios en la legislación, evolución en conocimientos en Seguridad y
Salud en el Trabajo, entre otros).
No se desarrollan todas las actividades descritas en la resolución nùmero 2012039159 del 28 de diciembre de 2012
"Por la cual se establecen los mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral, el procedimiento interno
para superarlas en el Instituto Nacional de Vigilacia de Medicamentos y Alimentos - Invima y se define la
conformación y funcionamiento del Comitè de Convivencia Laboral".
No se cuenta con los elementos de proteccion personal para trabajo en alturas, control que se determino para esta
actividad en la matriz de identificacion de peligros, evaluacion y valoracion del riesgo del paso fronterizo San Miguel
putumayo y paso fronterizo paraguachon. Ademas de los elementos de proteccion personal para el puerto de
Buenaventura, grupo de trabajo territorial centro oriente 3 y GTT orinoquia.

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Código: SGI-EMC-FM002
No se diligencio la Matriz de identificación de peligros y la evalaución de riesgos que se derivaron de la puesta en
marcha del grupo de inspección en COURIER del areropuerto el Dorado en la ciudad de Bogota no en la oficina de
Ibague que depende del GTT CO3 de forma que no se adoptaron las respectivas medidas de prevencion y control
antes de su implementación.
Los botiquines de primeros auxilios ubicados en las sedes del GTT C02, GTT C03, Área de Gestión Documental, Red
Nacional de Laboratorios, Archivo de la dirección de medicamentos, Almacén General, Aeropuerto El Dorado,
Laboratorio de Organismos Genéticamente Modificados, Laboratorio de Fisicoquímico y Microbiológico de Alimentos y
Bebidas y Laboratorio de Fisicoquímico de Productos Farmacéuticos y Otras Tecnologías no poseen todos los
elementos necesarios estipulados en el Plan de Emergencia Sede Calle 18, Plan de Emergencia Sede Montevideo,
Plan de Emergencias lnvima Sede Neiva, Plan Operativo Normalizado Aeropuerto El Dorado y Plan Operativo
Normalizado Sede Laborator ios y algunos elementos se encuentran vencidos , sin identificar o en recipientes que no
corresponden. Por otra parte, se evidencia dif icultad en algunas áreas para el acceso a los extintores, rotulado
inadecuado de acuerdo al propósito y falta de os mismos en las áreas
No se informo e implemento el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, que identifique las
amenazas, evalue y analice la vulnerabilidad con cobertura a la oficina de Ibague.
No se adoptaron las medidas de prevención y control con base en el analisis de pertinencia, teniendo en cuenta el
esquema de jerarquiación y las correcciones de las condiciones inseguras que se presentan en el lugar de trabajo.
No reportar accidentes e incidentes laborales, así como condiciones y actos inseguros por parte de los servidores del
instituto y/o lideres de SST
No entregar los elementos de protección personal adecuados a las necesidades de los servidores.

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ADMINISTRACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
M002
Sistema de Gestión
Norma / Ley / Decreto o Procedimiento Vulnerado Requisito Vulnerado
Vulnerado
Sistema de Gestión de Artículo 2.2.4.6.8.

Seguridad y Salud en el Ley 1072 de 2015 Obligaciones de los
Trabajo Empleadores
Artículo 2.2.4.6.11.
Sistema de Gestión de
Capacitación en
Seguridad y Salud en el Decreto 1072
Seguridad y Salud en
Trabajo
el Trabajo
Seguridad y Salud en el Decreto 1072 de 2015 No aplica
Trabajo
Sistema de Gestión de Identificación de
Seguridad y Salud en el Decreto 1072 Peligros, Evaluación y
Trabajo Valoración de los
Riesgos
Sistema de Gestión de Indicadores del
Seguridad y Salud en el Decreto 1072 Sistema de Gestión de
Trabajo la Seguridad y Salud
en el Trabajo
Sistema de Gestión de Artículo 2.2.4.6.24.

Seguridad y Salud en el Decreto 1072 Medidas de prevención
Trabajo y control
Sistema de Gestión de Prevención,
Seguridad y Salud en el Ley 1072 de 2015 preparación y
Trabajo respuesta ante
emergencias
Seguridad y Salud en el Decreto 1072 de 2015
Gestión del cambio
Trabajo
Seguridad y Salud en el Decreto 1072 0
Trabajo
Seguridad y Salud en el NA Decreto 1072 de 2015
Trabajo

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ADMINISTRACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
M002
Seguridad y Salud en el Decreto 1072 de 2015 preparación y
emergencias
Seguridad y Salud en el Decreto 1072 de 2015 preparación y
emergencias
Seguridad y Salud en el Planes de Emergencia Decreto 1072 de 2015
Trabajo
Seguridad y Salud en el Planes de Emergencia Decreto 1072 de 2015
Trabajo
Sistema de Gestión de la
NTC ISO 9001:2015 8. OPERACIÓN
Calidad
Sistema de Gestión de la
NTC ISO 9001:2015 8. OPERACIÓN
Calidad

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STIÓN INTEGRADO
PLAN DE MEJORAMIENTO
ANÁLISIS
Fecha de Identificación Fecha del Análisis
Causa Raíz Identificada
del Hallazgo de Hallazgo
La falta de recursos asignados por parte del Gobierno Nacional no es suficiente, para
12/6/2016 3/6/2017
cubrir las necesidades propias del Sistema de SST.
Falta de comunicación y/o articulación entre las areas involucradas, con respecto a los
11/28/2016 2/28/2017
temas de capacitación y trabajo en alturas.
No hay claridad por parte de las áreas involucradas con respecto a los requerimientos
12/6/2016 2/8/2017
del SGSST para una efectiva retroalimentación.
Falta de organización y revisión detallada por parte de los coordinadores y/o

11/28/2016 2/7/2017 delegados, sobre el conocimiento de las diferentes actividades que realizan los GTT y
los cuales puedan presentar algún tipo de riesgo o peligros.
No se identifica la obligatoriedad de publicar los indicadores de SST, dentro del Mapa

11/28/2016 1/27/2017
de procesos.
Débil articulación y comunicación entre las áreas correspondientes y Seguridad y

Salud en el Trabajo, para verificar las medidas de prevención y control de a cuerdo
11/28/2016 2/14/2017
con las recomendaciones presentadas en la Matriz de Peligros y el presupuesto
requerido.
Faltó articulación entre las areas involucradas, que permitieran gestionar de manera
eficaz los diferentes temas de SST de igual manera no se optimizó el uso de todos los
12/28/2016 1/30/2017
medios disponibles para la divulgación del Plan de Emergencias a las partes
interesadas.
Falta articulación del sistema de seguridad y salud en el trabajo (SST), con el sistema
12/28/2016 12/28/2016
de Calidad (SGC).
No se realiza capacitación y/o sensibilización a los integrantes del Comité de

convivencia, en cuanto a funciones y responsabilidades, descritas en la Resolución
12/28/2016 2/27/2017 2012039159 del 28 de Diciembre de 2012 "Por la cual se establecen los mecanismos
de prevención de las conductas de acoso laboral y se define la conformación y
funcionamiento del Comitè de Convivencia Laboral".
No existe una efectiva comunicación entre los coordinadores y/o jefes de areas con el
8/18/2017 11/30/2017
proceso SST, sobre el personal que realiza trabajo en alturas.

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STIÓN INTEGRADO
PLAN DE MEJORAMIENTO
Porque no se ha definido un mecanismo de envío de iformación por parte de los

12/18/2017 1/18/2018
responsables de procesos o jefes de área a los responsables del Sistema de SST
12/18/2017 1/10/2018 No hay claridad para el manejo de los botiquines y extintores.
No existe comunicación asertiva, entre el proceso de Operaciones y el proceso de

12/18/2017 1/23/2018 Seguridad y Salud en el Trabajo, en cuanto a los ajustes y/o modificaciones realizadas
en los GTTs.
Débil articulación en la comunicación entre los GTTs, laboratorios y servidores publicos

del Instituto, con las diferentes areas involucradas respecto de las condiciones
12/18/2017 1/18/2018
inseguras, existentes en los diferentes lugares de trabajo, falta de autocuidado y
realizacion de actos inseguros.
Por no verse perjudicado el servidor publico por el reporte de un accidente e incidente

11/10/2017 11/17/2017
laboral, así como una condicion y/o un acto inseguro.
Falta de conocimiento de la GTH-SST- GU001 Guia Matriz de Elementos de
11/10/2017 11/17/2017
Proteccion Personal, por parte de los servidores publicos del Instituto.

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E MEJORAMIENTO - CONSOLIDADO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE OPTIM
Versión: 02
ANÁLISIS
Resumen de la Acción Correctiva o Preventiva Tipo de Acción
Establecer un plan de necesidades real y ajustado, según el presupuesto minimo asignado . Acción Correctiva
Establecer lineamientos a tener en cuenta en la realización de las actividades, definir temas de

Acción Correctiva
sensibilización para la capacitación de las partes interesadas.
Garantizar una buena articulacion entre las areas responsables de la ejecucion del Sistema, con el fin
Acción Correctiva
de generar una comunicacion efectiva.
Definir lienamientos con respecto a la identificación de peligros y riesgos en Seguridad y Salud en el

Trabajo, que deben tener en cuenta los Coordinadores, elaborar una presentación que facilite la Acción Correctiva
itnerpretación de los riesgos y enviarla por correo electrónico.
Establecer los indicadores correspondientes al Porceso de Seguridad y Salud en el trabajo. Acción Correctiva
Establecer lineamientos y generar articulación entre las áreas involucradas y dar respuesta a los
Acción Correctiva
requerimientos establecidos, de igual manera realizar seguimiento para prevención y control.
Mantener actualizado los planes de emergencia, aplicables al Instituto.

Acción Correctiva
.
Identificar los aspectos comunes que requieren articulación entre los sistemas de SST y SGC . Acción Correctiva
Establecer los temas de capacitación y/o sensibilización en conjunto con el proceso de SST, para el
nuevo Comité de Convivencia y la frecuencia de las actividades a desarrollar por los nuevos integrantes
Acción Correctiva
del Comité, realizar actualización y aprobación de los lineamientos relacionados en la Resolución
2012039159 del 28 de Diciembre de 2012 (si aplica).
Establecer una comunicación entre los coordinadores y/o jefes de areas con el Proceso SST, sobre el
Acción Correctiva
personal que realiza trabajo en alturas.

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E MEJORAMIENTO - CONSOLIDADO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE OPTIM
Versión: 02
Definir un mecanismo de envío de iformación por parte de los responsables de procesos o jefes de área
Acción Correctiva
a los responsables del Sistema de SST.
Establecer la estandarización del manejo de botiquines y extintores. Acción Correctiva
Establecer una metodologia de comunicación de los cambios internos de funcionarios, centros de

Acción Correctiva
trabajo y/o creación de nuevas actividades con la oficina de operaciones.
Reforzar la prevención y control del reporte de actos y condiciones partir de las condiciones inseguras
que se puedan presentan en el lugar de trabajo. Débil articulación en la comunicación entre los GTTs,
laboratorios y servidores publicos del Instituto, con las diferentes areas involucradas respecto de las Acción Correctiva
condiciones inseguras, existentes en los diferentes lugares de trabajo, falta de autocuidado y
realizacion de actos inseguros.
Fomentar en el servidor publico y/o lideres de SST, el reporte de accidentes e incidentes laborales, así
Acción Preventiva
como condiciones y actos inseguros.
Socializar la GTH-SST- GU001 Guia Matriz de Elementos de Proteccion Personal, por parte de los
Acción Preventiva
servidores publicos del Instituto.

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EVENTIVAS Y DE OPTIMIZACIÓN
PLAN DE ACCIÓN
Fecha de Inicio Fecha de Finalización Fecha de Finalización Fecha de la Firma de
Fecha de Inicio Real
Planeada Planeada Real Cierre de la Acción
30/11/2016 08/11/2016 28/02/2018
3/17/2017 3/17/2017 2/15/2018
28/02/2017 28/02/2017 13/02/2018
03/03/2017 02/03/2017 22/03/2018
22/03/2017 22/03/2017 30/03/2018
24/02/2017 20/02/2017 12/04/2018
2/8/2017 2/8/2017 5/31/2018
24/03/2017 22/04/2017 30/03/2018
30/03/2017 30/03/2017 28/02/2018
28/02/2018 22/08/2018

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EVENTIVAS Y DE OPTIMIZACIÓN
30/03/2018 30/03/2018 28/09/2018
30/03/2018 30/03/2018 31/10/2018
28/02/2018 21/12/2018 21/12/2018
04/04/2018 22/08/2018 22/08/2018
02/01/2018 21/06/2018
04/01/2018 23/05/2018

Página 12 de 18
EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Fecha de e
CIERRE DE LA ACCIÓN
Responsable del Cierre
Estado Eficacia de la Acción Código de la Nueva Acción
de la Acción
Abierta Andrea Melo
Abierta
Abierta 0
Abierta
Abierta 0
Abierta 0
Abierta Andrea Melo
Abierta 0
Abierta 0
Abierta

Página 13 de 18
EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Fecha de e
Abierta Oficina de Control Interno
Abierta
Abierta

Página 14 de 18
ÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Fecha de emisión: 03/03/2016
N SEGUIMIENTO A
Seguimiento a la Eficaci
Observaciones Fecha de
Realizado por
Seguimiento
El cumplimiento de las actividades se reprogramar para finales del

mes de septiembre 2017 una vez se hayan entregado en su
totitlidad los EPPs, se amplia la fecha de cierre de la accion
correctiva para el 30 de Noviembre del presente año.
A la fecha la actualización de los Planes de emergencia a nivel

nacional con apoyo de la ARL no se han remitido la totalidad de los
nuevos planes de emergencia por parte del proveedor de la ARL.
Por tanto se requiere ampliar la fecha de ejecucion de esta
actividad para el (15/11/2017), ya que se requiere revisión, ajuste
individual por GTT y consolidado de las recomendaciones a nivel
Nacional.
Asi mismo, la ejecución de las actividades N° 6, 7 y 8 se amplia la
fecha de finalización para el 31/05/2018.

Página 15 de 18
ÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Fecha de emisión: 03/03/2016

Página 16 de 18
SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
Seguimiento a la Eficacia del Plan de Acción
Observaciones al Seguimiento

Página 17 de 18
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Sistema de Gestión de Artículo 2.2.4.6.8.

Sistema de Gestión de Artículo 2.2.4.6.24.

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30/11/2016 08/11/2016 28/02/2018

3/17/2017 3/17/2017 2/15/2018

28/02/2017 28/02/2017 13/02/2018

03/03/2017 02/03/2017 22/03/2018

22/03/2017 22/03/2017 30/03/2018

24/02/2017 20/02/2017 12/04/2018

2/8/2017 2/8/2017 5/31/2018

24/03/2017 22/04/2017 30/03/2018

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28/02/2018 21/12/2018 21/12/2018

04/04/2018 22/08/2018 22/08/2018

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