Está en la página 1de 2

ENSAYO

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante


evaluar la informaci n documentada!"# en el cual e$ponga su posici n frente a
esta tem%tica y brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificaci n de la
conformidad de los documentos&

'esarrolle esta actividad en un arc(ivo de te$to&

ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

)a documentaci n de una empresa constituye su capital intelectual# es decir el


saber (ace que se (a adquirido con la e$periencia# por cuanto de no preservarse
debidamente ese conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podr*a perder# ya
que (ay varias ra+ones muy importantes que tiene la documentaci n para un
sistema de gesti n de calidad# entre ellas podemos destacar la estandari+aci n de
los procesos ya que para que un proceso sea debidamente estandari+ado# debe
estar documentado porque al (acerlo se asegurando que las personas e,ecuten
los procesos de acuerdo a como est%n escritos# por lo que se (ace necesario que
recordemos que estandari+ar un proceso es establecer un nivel de operaci n que
se debe mantener para lograr los resultados esperados&

Por cuanto la planificaci n organi+acional en cualquier nivel de la organi+aci n al


documentar los elementos importantes como lo son las acciones# los recursos y el
tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y
alcan+ar los ob,etivos y metas propuestas# de igual manera la documentaci n
ayuda a mantener el enfoque y la disciplina (acia los ob,etivos del sistema&

-on el control de las actividades reali+adas (ablamos y nos enfocamos a los


registros# que son un tipo especial de documento# ya que b%sicamente es la
informaci n contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos
va a suministrar evidencia o soporte de la reali+aci n de determinadas actividades
porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gesti n reali+ada&

.gualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gesti n
de una empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos
representan los criterios de auditor*a y los registros representan las evidencias de
auditor*a# y de la comparaci n de estos dos tipos de documentos se establecen
los (alla+gos de auditor*a que pueden ser fortale+as o debilidades del sistema&
Y con el me,oramiento de procesos nos permite me,orar los procesos
consistentemente ya que la documentaci n debe servir a los procesos y no los
procesos servir a los documentos# con esto llamo la atenci n a no
generardocumentacin que pueda entorpecer los procesos# porque un proceso bien
dise/ado debe tener un buen flu,o documental&

Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las


organi+aciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de organi+ar este
importante recurso a (ec(os que los estudiosos del tema definieran muc(os
sistemas de la forma correcta de la organi+aci n o administraci n documental&