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EMPRESA DE ACUEDUCTO ASEO Y CODIGO

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INDICE
0 Introducción
1 Objeto y campo de aplicación
2 Referencias normativas
3 Términos y definiciones
4 Contexto de la organización
4 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental
4.4 Sistema de gestión ambiental
5 5 Liderazgo
5.1 Liderazgo y compromiso
5.2 Política ambiental
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
6 Planificación
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
6.1.1 Generalidades
6.1.2 Aspectos ambientales
6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos
6.1.4 Planificación de acciones
6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos
6.2.1 Objetivos ambientales
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6.2.2 Planificación de acciones para lograr los objetivos ambientales


7 Apoyo
7.1 Recursos
7.2 Competencia
7.3 Toma de conciencia
7.4 Comunicación
7.4.1 Generalidades
7.4.2 Comunicación interna
7.4.3 Comunicación externa
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada
8 Operación
8.1 Planificación y control operacional
8.2 Preparación y respuesta ante emergencias
9 Evaluación del desempeño
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.1.1 Generalidades
9.1.2 Evaluación del cumplimiento
9.2 Auditoría interna
9.2.1 Generalidades
9.2.2 Programa de auditoría interna
9.3 Revisión por la dirección
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10 Mejora
10.1 Generalidades
10.2 No conformidad y acción correctiva
10.3 Mejora continua
Anexo 1

ELABORÓ SUPERVISÓ REVISÓ AUTORIZÓ

FIRMA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:

0. INTRODUCCIÓN

El Manual del Sistema de Gestión Ambiental de la Empresa de Acueducto, Aseo y


Alcantarillado de Puerto Asís – AAAP, refleja la convicción de adquirir el compromiso
para fomentar una cultura de cuidado del medio ambiente en el personal, y/o partes
interesadas al promover la comprensión de la sustentabilidad a través de la
concientización, por lo que se establece el Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
conforme a la Norma ISO 14001:2015.

Este manual muestra los lineamientos para dar cumplimiento a los requisitos de la norma
ISO 14001:2015.
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1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN


El presente Manual a través de la norma ISO 14001:2015, especifica los requisitos para
un Sistema de Gestión Ambiental, que una organización puede usar para mejorar su
desempeño ambiental, el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos y el
logro de los objetivos y metas ambientales, aportando valor al medio ambiente, a la propia
organización y a sus partes interesadas.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
Norma ISO 14001:2015.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada.

Acción preventiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial.

Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una


organización que puede interactuar con el medio ambiente.

Auditor: Persona con competencia para llevar a cabo una auditoría.

Auditoria Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener


evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoría del Sistema de Gestión Ambiental
fijado por la organización.

Responsable del Sistema de Gestión Ambiental: Es el equivalente a un profesional


que, independiente de su vinculación contractual, se encargará del Sistema de Gestión
Ambiental.

Desempeño Ambiental: Resultados medibles de la gestión que hace una organización


de sus aspectos ambientales.

Documento: Información y su medio de soporte (papel, disco magnético, óptico o


electrónico, fotografía o muestras patrón o una combinación de estos).
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Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o


beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una
organización.

Medio Ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua,
el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.

Mejora Continua: Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión ambiental


para lograr mejoras en el desempeño ambiental global de forma coherente con la política
ambiental de la organización.

Meta Ambiental: Requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o a


partes de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario
establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Objetivo Ambiental: Fin ambiental de carácter general coherente con la política


ambiental que una organización establece.

Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o


combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tienen sus propias
funciones y administración.

Parte interesada: Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño
ambiental de una organización.
Política Ambiental: Intenciones y direcciones generales de una organización
relacionadas con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta
dirección.

Prevención de la contaminación: Utilización de procesos, prácticas, técnicas,


materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (en forma
separada o en combinación) la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de
contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos.

Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso.


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Registro documento: Que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de


las actividades desempeñadas.

Sistema de Gestión Ambiental (SGA): Parte del sistema de gestión de una


organización, empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar
sus aspectos ambientales.

4. Contexto de la organización
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto
La EAAAP debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para
su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su
sistema de gestión ambiental. Estas cuestiones incluyen las condiciones ambientales
capaces de afectar o de verse afectadas por la organización.
Contexto externo

Entorno externo en el que la organización busca alcanzar sus objetivos

 Cultural, social, político, jurídico, reglamentario, financiero, tecnológico, económico,


natural y competitivo, nacional, regional o local.
 Factores clave y las tendencias con repercusiones en los objetivos de la organización
y las relaciones con, y las percepciones.

Contexto interno
Ambiente interno en el que la organización busca alcanzar sus objetivos.
 Reglamentos, lineamientos administrativos, la estructura organizativa, las funciones
y responsabilidades.
 Las políticas, los objetivos y las estrategias que están en marcha para alcanzarlos.
 La capacidad, entendida en términos de recursos y conocimientos (capital, por
ejemplo, tiempo, personas, procesos, sistemas y tecnologías).
 Los sistemas de información, flujos de información y la toma de decisiones (tanto
formales como informales).
 Relaciones con, y las percepciones y los valores de, grupos de interés internos;
 Cultura de la organización.
 Normas, directrices y modelos adoptados por la organización, y
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 La forma y el alcance de las relaciones contractuales.


4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES
INTERESADAS

La EAAAP debe determinar:


 las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión ambiental.
 Las necesidades y expectativas pertinentes (es decir, requisitos) de estas partes
interesadas.
 Cuáles de estas necesidades y expectativas se convierten en requisitos legales y
otros requisitos.
4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
El alcance del SGA de la EAAAP.
Aplica para todos los procesos de la empresa de acueducto de alcantarillado aseo de
puerto asís – EAAAP en cuyas actividades, productos o servicios hayan sido identificados
aspectos ambientales de tipo significativo que requieran la implementación de programas
para su control a fin de evitar al máximo el impacto ambiental producido.

4.4 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL


La EAAAP establece, documenta, implementa, mantiene y mejora continuamente un
Sistema de Gestión Ambiental conforme con los requisitos de la Norma ISO 14001:2015,
que incluya los procesos necesarios y sus interacciones, con el propósito de lograr los
resultados previstos, incluida la mejora de su desempeño ambiental.
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO
La alta dirección demuestra liderazgo y compromiso dirigiendo y apoyando al personal
con respecto al sistema de gestión ambiental, asumiendo la responsabilidad y la rendición
de cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión ambiental.
5.2 POLÍTICA AMBIENTAL
La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Puerto Asís, se compromete en su
actividad de prestación de servicios públicos domiciliarios, a reconocer:
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La importancia y conservación del medio ambiente, el aprovechamiento, uso racional y


sostenibilidad de los recursos.
Mitigación y prevención de los impactos ambientales, garantizando al cumplimiento de
los requisitos legales.
Para lograrlo, la organización destina los recursos necesarios a nivel económico,
tecnológico y de talento humano, que contribuyan al mejoramiento continuo de los
procesos, mejorando la calidad de vida de las partes interesadas.

5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN

La alta dirección se asegura de que las funciones, responsabilidades y autoridad para el


SGA estén definidas, documentadas y son comunicadas dentro de la EAAAP para
facilitar una gestión ambiental eficaz, de acuerdo a lo establecido en el Manual de
Organización.

GOBIERNO
Respetar y cumplir con obligaciones legales y contractuales, mediante acuerdos justos y
equilibrados que aseguren la continuidad del servicio.

COMUNIDAD
Contribuir al desarrollo social, económico y medioambiental a través de una gestión
comprometida que favorezca la accesibilidad del servicio y promueva el respeto y
protección de los derechos humanos en su ámbito de influencia

CLIENTES
Lograr la satisfacción y reconocimiento de nuestros clientes con la entrega de un servicio
de calidad que interprete y supere sus necesidades y expectativas.

PROVEEDORES
Promover el desarrollo sustentable en nuestros proveedores a través de un vínculo de
beneficio mutuo, contrataciones justas y prácticas responsables para el bien común de la
sociedad.
Generar desarrollo profesional y crecimiento personal de nuestros colaboradores,
resguardando su salud y seguridad laboral, a través de un liderazgo que promueva la
participación y un buen clima laboral.

COMPROMISOS CON LOS PÚBLICOS


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Ser sustentable implica construir vínculos claros y recíprocos con cada público de interés,
basados en el beneficio mutuo. Asumiendo que la relación con cada grupo define y
delimita la empresa, la relación con ellos se traduce en compromisos asumidos y se
plasman en acciones concretas y perdurables.

MEDIO AMBIENTE
Minimizar el impacto de nuestra actividad en el medioambiente a través del uso racional
de los recursos y promover la responsabilidad medioambiental en nuestra comunidad.

6 PLANIFICACIÓN

6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES

6.1.1 GENERALIDADES

La EAAAP planifica el sistema de gestión ambiental, considerando el alcance del sistema


de gestión ambiental, tomando en cuenta el análisis del contexto, las necesidades y
expectativas de las partes interesadas, determinando y documentando los riesgos y
oportunidades relacionados con sus aspectos ambientales declarados como
significativos, los requisitos legales y otros requisitos, para prevenir o reducir los efectos
no deseados, incluida la posibilidad de que condiciones ambientales externas afecten a
la organización logrando la mejora continua.

6.1.2 ASPECTOS AMBIENTALES

La empresa EAAAP ha adoptado un SGA basado en la Norma NTC-ISO-14001, que


brinda los requisitos para establecerlo y administrarlo de manera organizada.

En la empresa se han identificado, evaluado y priorizado los Aspectos Ambientales y sus


respectivos impactos generados por el desarrollo de las actividades en los procesos que
interactúan con el ambiente, originando un cambio adverso o benéfico; teniendo en
cuenta para su evaluación los controles establecidos para minimizar el impacto, la presión
sobre el recurso la frecuencia de ocurrencia, la legislación ambiental y el criterio de las
partes interesadas.

Cuando se obtiene el resultado de esta valoración de impactos, se plantean unos


controles adicionales para procurar la minimización del impacto para llevarlo al Comité
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Ambiental y poder centralizar inversiones y se logre obtener un resultado que permita


integrar intereses económicos y ambientales al mismo tiempo.

CUADRO NO. 1. DOCUMENTOS PARA EL REQUISITO 6.1.2 (ASPECTOS


AMBIENTALES)

Nombre Código
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS,
VALORACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE IMPACTOS PROC-SGA-01
AMBIENTALES
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS, VALORACIÓN
MT-SGA-01
Y PRIORIZACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES

6.1.3 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

Dentro del SGA, se ha determinado la manera de identificar, evaluar el cumplimiento y


actualizar los requisitos legales ambientales que le son aplicables, así como de aquellos
a los que la Institución ha suscrito de forma voluntaria, como, por ejemplo, la Norma ISO
14001, por medio de los siguientes documentos:

CUADRO NO. 2. DOCUMENTOS PARA EL REQUISITO 6.1.3 (REQUISITOS LEGALES


Y OTROS REQUISITOS)

Nombre Código
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
LEGALES Y OTROS REQUISITOS Y EVALUACIÓN DEL PROC-SGA-02
CUMPLIMIENTO LEGAL
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y
OTROS REQUISITOS Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO MT-SGA-02
LEGAL
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NOTA Los requisitos legales y otros requisitos pueden dar como resultado riesgos y
oportunidades para la organización.

6.1.4 PLANIFICACIÓN DE ACCIONES

La empresa de EAAAP organiza sus actividades mediante el enfoque basado en


procesos (Mapa de Procesos Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP
1000:2009), el cual consiste en determinar y gestionar, de manera eficaz estas
actividades, las cuales, se relacionan entre sí, mejorando la satisfacción de los clientes y
el desempeño como Institución, que debe ser la principal motivación para la
implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, y no simplemente la certificación
con una norma, la cual debe verse como un reconocimiento, pero nunca como un fin.

6.2.2 PLANIFICACIÓN DE ACCIONES PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS


AMBIENTALES

El Mapa de Procesos, muestra la forma como la organización atiende los requerimientos


del entorno definido como cliente (en concordancia con los modelos de gestión de
calidad), el cual es atendido directamente por los procesos misionales, entregando
finalmente productos o servicios (factores claves de éxito) en un contexto de excelencia
académica y sujeto a la política de calidad. Los procesos estratégicos, así como el
proceso de soporte o apoyo logístico procuran el mejoramiento continuo o mantenimiento
de los estándares de calidad de los procesos misionales.

• Procesos Estratégicos:

Son aquellos destinados a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas
y estrategias Institucionales, incluyen además procesos relativos a la fijación de objetivos,
provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y
revisiones por la dirección. Las áreas que pertenecen a los Procesos Estratégicos son:

- GERENTE
- JUNTA DIRECTIVA
- CONTROL INTERNO
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PROCESOS MISIONALES:

Son aquellos que proporcionan el resultado previsto por la Institución en el cumplimiento


de su objeto social o razón de ser. Generan servicios educativos de calidad, en un
contexto integrado y aportan valor al cliente. Las áreas que pertenecen a los Procesos
Misionales son:

- ACUEDUCTO
- ALCANTARILLADO
- OPERATIVA Y AMBIENTAL
- ASEO
- UNIDAD COMERCIAL

PROCESOS DE APOYO: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión,


racionalización y optimización de los recursos, fortalecimiento financiero y apoyo al
desarrollo humano para el correcto funcionamiento de los procesos Estratégicos,
Misionales y de Evaluación. Garantizan a la academia condiciones de entorno, masa
crítica y servicios de excelente calidad y con oportunidad, para que pueda cumplir la
Misión institucional. Las áreas que pertenecen a los Procesos de Apoyo son:

- UNIDAD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA


- UNIDAD JURÍDICA
- SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

En la figura No. 2 se presenta el Mapa de Procesos de la empresa de acueducto, los


cuales se describen con más detalle en el Manual del Sistema de Gestión de la Calidad,
codificado como
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PROCESOS
ESTRATEGICO

GERENTE JUNTA CONTROL


DIRECTIVA INTERNO
REQUISITOS DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS

SAATISFACCION DEL CLIENTE


Y PARTES INTERESADAS
PROCESOS MISIONALES

ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO

PROCESOS DE APOYO
-

-
UNIDAD UNIDAD COMERCIAL UNIDAD JURIDICA SISTEMA DE GESTION
ADMINISTRATIVA Y DE SEGURIDAD Y SALUD
FINANCIERA EN EL TRABAJO
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7. APOYO
7.1 RECURSOS
Los recursos en la Institución se asignan anualmente a través del Plan Anual de
trabajo, que abarca los proyectos o actividades que se van a ejecutar durante el año
vigente de acuerdo a los responsables de cada Eje Temático del Plan anual de
trabajo, relacionando metas, productos, actividades e impactos esperados.

Así mismo, mediante el Proceso de Gestión Financiera se garantizan y administran


los recursos financieros transferidos por el ente central, así como, los recursos
captados durante la vigencia fiscal por concepto de la prestación de servicios, de tal
forma que al gestionarlos se posibilite el ejercicio de las funciones sustantivas y la
ejecución de los proyectos institucionales.

7.2 COMPETENCIA

La EAAAP se asegura de que el personal que realiza tareas que potencialmente


pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados, sea
competente considerando su educación, habilidades, formación o experiencia
adecuadas, manteniendo los registros correspondientes. Se proporciona formación
para el personal que realiza tareas que potencialmente puedan causar impacto
ambiental significativo, a través de la aplicación de los procedimientos:
 Procedimiento de competencia, formación y toma de conciencia (PROC-
SGA-13)
 Procedimiento para la capacitación y desarrollo del personal de la empresa.
(PROC-SGA-13)
El Programa de Capacitación de los procedimientos, debe incluir anualmente al
menos un curso relacionado a la implementación y mejora del SGA.
NOTA: Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría
o la reasignación de las personas empleadas actualmente o la contratación o
subcontratación de personas competentes. La organización debe conservar
información documentada apropiada, como evidencia de la competencia.

7.3 TOMA DE CONCIENCIA


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Para el Sistema de Gestión Ambiental, se cuenta con el Procedimiento de


Competencia, Formación y Toma de Conciencia donde se determina la manera en
la que se realizarán los procesos de capacitación de acuerdo a las necesidades de
cada programa, Perfiles de cargo y otras necesidades previstas por los Líderes del
Proceso del personal que influye en el Sistema.
Todas estas necesidades de capacitación quedarán plasmadas en el formato
Programación de Capacitaciones del SGA.
Cuadro No. 6. Documentos para el Requisito 4.2.2 (Competencia, formación y
toma de conciencia)

Nombre del documento Código


PROCEDIMIENTO COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA PROC-SGA-13
DE CONCIENCIA AMBIENTAL
MATRIZ DE CAPACITACIONES MT-SGA-03

7.4 COMUNICACIÓN

7.4.1 GENERALIDADES

La importancia de las comunicaciones en cualquier organización es fundamental,


por ello en la
Institución se cuenta con el proceso “Gestión de la Comunicación”, el cual se
encarga de recibir, evaluar, diseñar y difundir a través de diferentes medios la
gestión institucional y la producción intelectual por medio de estrategias y productos
comunicacionales que permitan la promoción y el posicionamiento de la Institución
y sus servicios.

Dentro del proceso de Gestión de la Comunicación se observan estrategias


comunicativas y de difusión en diferentes medios institucionales como el periódico,
el Portal Web, carteleras, diseño y envío de correos electrónicos, pautas en los
programas radiales.

En relación con los aspectos ambientales y el Sistema de Gestión Ambiental, se


elaboraron los documentos relacionados en el Cuadro No. 7, donde se define: qué
se comunica, quién lo hace, a quienes, el medio a emplear, la frecuencia y la
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confidencialidad hacia un nivel externo de puntos que son de exclusividad de la


empresa. Estas actividades pretenden generar conciencia ambiental en las
personas que inciden en la gestión ambiental institucional.
De acuerdo a lo establecido en el Norma ISO 14001, el Comité Ambiental ha
decidido comunicar externamente los aspectos ambientales significativos. Esta
decisión fue documentada por medio de acta de reunión. La comunicación se realiza
a través del micro sitio del Sistema de Gestión Ambiental.
Cuadro No. 7. Documentos para el Requisito 4.4.3 (Comunicación)
Nombre Código
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES AMBIENTALES PROC-SGA-04

7.4.2 Comunicación interna


Se debe comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión
ambiental entre los diversos niveles y funciones de la empresa, incluidos los
cambios en el sistema de gestión ambiental y que contribuyan a la mejora continua.
7.4.3 Comunicación externa
La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de
gestión ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de la
empresa y según lo requieran sus requisitos legales y otros requisitos.
7.5 información documentada
7.5.1 Generalidades
El sistema de gestión ambiental la EAAAP debe contar con la información
documentada, así como la información documentada que la organización determina
como necesaria para la eficacia del sistema de gestión ambiental.
7.5.2 Creación y actualización
La EAAAP debe asegurarse de que la información documentada se identifique por
medio de un código y número de revisión, así como la revisión y aprobación con
respecto a la conveniencia y adecuación.
7.5.3 Control de la información documentada
El control de los documentos para el Sistema de Gestión Ambiental, está dado por
el Procedimiento para la Elaboración y control de los documentos del Sistema de
Gestión Ambiental.
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La impresión de los documentos, si es necesaria, se realizará una vez al año antes


de la auditoría externa para evitar un uso excesivo de recursos y éstos se
conservarán en la oficina del Sistema de Gestión Ambiental. Para el control de los
cambios en la documentación, el Responsable del Sistema de Gestión Ambiental o
quien haga sus veces atiende la solicitud de creación, anulación, corrección o
modificación de documentos, registrando la naturaleza del cambio en el Listado
Maestro de Documentos Ambientales.
Cuadro No. 8. Documentos para el requisito (Documentación)
Nombre Código
PROCEDIMIENTO CREACION, ACTUALIZACIÓN Y PROC-SGA-05
CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
LISTADO MAESTRO FO-SGA-01

La estructura documental se encuentra diseñada como se muestra en la siguiente


Figura:

La documentación del SGA del Instituto la Empresa de Acueducto, Aseo y


Alcantarillado de Puerto Asís se constituye principalmente por los siguientes
documentos

Manual del Sistema de Gestión Ambiental, codificado como M-SGA-01, donde se


describe de manera general el Sistema y hace referencia a las actividades de la
Institución y documentos relacionados con los requisitos de la Norma ISO 14001.

Procedimientos: son documentos que describen en detalle actividades importantes


en el Sistema y que ameritan información adicional y describen en forma secuencial
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la manera en que se deben realizar las actividades relacionadas con los aspectos
ambientales. Adicionalmente, se cuenta con los procedimientos reglamentarios
como Control de documentos, control de registros y auditoría interna requeridos.

Programas: Los programas son realizados para la planeación y control de los


Impactos Ambientales significativos. La estructura de los Planes/Programas se
divide en dos partes; una primera, en la que se realiza un diagnóstico cuantitativo o
cualitativo de cómo se ha abordado el tema en la institución. La segunda parte,
define un Plan de Acción con las actividades a realizar para cumplir con la
normatividad Ambiental vigente y prevenir o mitigar los impactos Ambientales
significativos.

Instructivos: Estos documentos se derivan de los procedimientos y permiten


describir en forma más detallada la manera de realizar actividades en las que se
puede causar un impacto ambiental negativo como por ejemplo el manejo y
almacenamiento de productos químicos.

Registros: Los registros son los formatos debidamente diligenciados tanto


electrónicos como manuales, que permiten demostrar que una actividad fue
realizada. Es obligatorio para el personal operativo que esa información sea
diligenciada, en algunos casos por razones legales, en otros porque constituye el
testimonio de la actividad realizada.

8. OPERACIÓN

8.1 Planificación y control operacional

La EAAAP de acuerdo a los aspectos ambientales identificados, la política


ambiental, objetivos y metas ambientales. Con el objeto de asegurar que las
actividades se realizan bajo condiciones especificadas, se establecieron los
procedimientos, instructivos y formatos relacionados en el Cuadro No. 9.

Nombre Código
PROCEDIMIENTO DE ORDEN Y ASEO PROC-SGA-06

FORMATO DE ORDEN Y ASEO FO-SGA-02

PROCEDIMIENTO CONTROL OPERACIONAL CONSUMO PROC-SGA-07


DE AGUA
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FORMATO INVENTARIO DE EQUIPOS DE ALTO CONSUMO DE FO-SGA-03


AGUA
FORMATO DE CONSUMO ANUAL DE AGUA POR ARÉAS FO-SGA-04
PROCEDIMIENTO DE RESIDUOS SOLIDOS URBANOS PROC-SGA-08
FORMATO PESAJE DE RESIDUOS SOLIDOS URBANOS FO-SGA-05
FORMATO TRANSORTE DE RESIDUOS SOLIDOS URBANOS FO-SGA-06
PROCEDIMIENTO DE REISUOS PELIGROSOS PRC-SGA-09
FORMATO CONTROL DE GENERACION DE RESIDUOS FO-SGA-07
PELIGROSO
PROCEDIMIENTO CONTROL OPERACIÓN CONSUMO DE PROC-SGA-10
ENERGIA
FORMATO DE INVENTARIO DE EQUIPOS DE CONSUMO DE FO-SGA-08
ENERGIA
PROCEDIMIENTO DE RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS PROC-SGA-11
PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA PARA EL PL-SGA-02
MANEJO DE DESASTRES Y EMERGENCIAS
PROCEDIMIENTO DE USO Y CONSUMO DE PAPEL PROC-SGA-12
FORMATO DE CONTROL DE USO Y CONSUMO DE PAPEL FO-SGA-09
PROCEDIMIENTO DE COMPETENCIA, FROMACION Y PROC-SGA-13
TOMA DE CONCIENCIA
FORMATO PARA CAPACITACIONES DE FORMACION Y FO-SGA-10
TOMA DE CONCIENCIA
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIONES PROC-SGA-14
FORMATO DE CAPACITACIONES FO-SGA-11
PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y MEDICION PROC-SGA-15
MATRIZ DE INDICADORES MT-SGA-04
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA PROC-SGA-16
FORMATO LISTA DE VERIFICACION PARA AUDITORIA FO-SGA-12

8.2 Preparación y respuesta ante emergencias

La EAAAP establece y mantiene el “Procedimiento de preparación y respuesta ante


emergencias” (PRP-GSGA-11), que describe el tratamiento para identificar
situaciones de emergencia y accidentes reales y potenciales, y prevenir o mitigar
los impactos ambientales adversos asociados.
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La EAAAP revisa y comprueba periódicamente, el procedimiento de preparación y


respuesta ante emergencias y los documentos que se derivan de éste,
especialmente después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia.
La EAAAP realizará pruebas periódicas del procedimiento de respuesta ante
emergencias.
La EAAAP debe mantener la información documentada en la medida necesaria para
tener confianza en que los procesos se llevan a cabo de la manera planificada.
Proporcionar información y formación pertinentes, con relación a la preparación y
respuesta ante emergencias, según corresponda, a las partes interesadas
pertinentes, incluidas las personas que trabajan bajo su control.

9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO


9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.1.1 Generalidades
La EAAAP establece, implementa y mantiene el seguimiento y medición de sus
operaciones que tienen impacto significativo en el medio ambiente mediante los
siguientes mecanismos:
 Gestión de aspectos ambientales significativos.
 Conformidad de objetivos y metas ambientales.
 Mejora del desempeño ambiental.
Da seguimiento a través de la operación del procedimiento de Auditorías Internas
de los Sistemas de Gestión y evalúa la eficacia de los mismos a través de la
valoración de los Indicadores establecidos en el Plan del Sistema de Gestión
Ambiental en la Revisión por la Dirección.
Se comparan los resultados obtenidos contra los planificados y en su caso se
aplican acciones correctivas y/o análisis de los factores de riesgo.
La empresa, debe asegurarse de que los equipos de seguimiento y medición se
utilicen y mantengan calibrados o verificados, y se deben conservar los registros
asociados.
La EAAAP debe comunicar externa e internamente la información pertinente a su
desempeño ambiental, según esté identificado en sus procesos de comunicación y
como se exija en sus requisitos legales y otros requisitos, así como conservar
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información documentada apropiada como evidencia de los resultados del


seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación.
9.1.2 Evaluación del cumplimiento
La EAAAP a través del Procedimiento para la identificación y evaluación del
cumplimiento de los requisitos legales evalúa periódicamente su cumplimiento y
mantiene los registros.
9.2.2 Programa de auditoría interna
La EAAAP planifica, establece, implementa y mantiene un programa de auditoría,
teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los
resultados de las auditorías previas, mediante la operación del procedimiento de
Auditorías Internas del SGC para los Sistemas de Gestión de la empresa.
La selección de los auditores y la realización de las auditorías aseguran la
objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.
Conservar información documentada como evidencia de la ejecución del programa
de auditoría y de los resultados de ésta.
9.3 Revisión por la dirección
La alta Dirección, revisa el SGA al menos una vez al año, aplicando el Instructivo
para la Revisión por la Dirección, para asegurarse de su conveniencia, adecuación
y eficacia continuas. Estas revisiones incluirán la evaluación de oportunidades de
mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGA, incluyendo la Política
Ambiental y los objetivos ambientales, análisis de riesgos e identificación de partes
interesadas. Se conservan los registros de las revisiones por la dirección.
Los elementos de entrada para la Revisión por la Dirección se encuentran
establecidos en la norma ISO 14001:2015.

Los resultados de las revisiones por la dirección incluyen todas las decisiones y
acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en la Política Ambiental,
objetivos ambientales y otros elementos del SGA, coherentes con el compromiso
de mejora continua.
10. MEJORA
10.1 Generalidades
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La EAAAP debe determinar las oportunidades de mejora e implementar las


acciones necesarias para lograr los resultados previstos en su sistema de gestión
ambiental.
10.2 No conformidad y acción correctiva
La EAAAP identifica las no conformidades del Sistema de Gestión Ambiental,
determina sus causas y se toman acciones para mitigar sus impactos ambientales
a través del Procedimiento de Acciones Correctivas del SGC, para no
conformidades. Se conservan los registros de los resultados de dichas acciones.
10.3 Mejora continua
La EAAAP debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del
sistema de gestión ambiental para mejorar el desempeño ambiental.
11. CAMBIOS A ESTA VERSION
No. de Revisión Fecha de Actualización Descripción del Cambio

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