Descripciones de Puestos

Por Gisela Guerrero

 Definición y propósito

Una descripción de puesto es el registro escrito de las tareas, las

responsabilidades, las interacciones y los requisitos mínimos exigidos
para ocupar un puesto determinado dentro de una organización.
 Definición de puesto

El uso de este término, en la actividad

laboral de las empresas, proviene de la
experiencia organizativa del ejército.
Comprende dos significados
fundamentales:

Una posición determinada dentro

de una estructura jerárquica.
Una posición funcional acorde a
un trabajo específico requerido,
considerando características
particulares indispensables para
ejecutarlo.

El puesto se puede definir como una

posición definida dentro de la estructura
organizacional con un conjunto de
funciones a cargo.
 Importancia

Las descripciones de puestos son la primera fuente de información de todo el

sistema de Desarrollo Organizacional.

Planes de
Descripciones Reclutamiento y Valuación y Carrera, de
Capacitación compensaciones
Desempeño
de Puestos selección Desarrollo y de
Sucesión

Sin la información actual, suficiente, ordenada y verídica en las descripciones

de puestos, no habría un soporte sólido para los otros procesos.
 Beneficios para la empresa

Las descripciones de puestos ayudan a

establecer y repartir mejor las cargas de
trabajo.

Sirven para fijar responsabilidades en la

ejecución de los trabajos.

Facilitan mejorar la coordinación y

organización de las actividades de la
empresa.

Permiten identificar los factores críticos de

éxito en cada puesto.

Ayudan a establecer un sistema de escalafón.

Es una herramienta indispensable para la

valuación de puestos.
Beneficios para Recursos Humanos

Las descripciones de puestos le proporcionan

los requisitos que deben solicitarse e
investigarse al seleccionar al personal.

Facilitan colocar al trabajador en el puesto

más acorde con sus aptitudes.

Ayudan a determinar con precisión las

necesidades de capacitación y a evaluar el
desempeño.

Sirven de fundamento para cualquier sistema

de salarios e incentivos.

Favorecen la conducción de entrevistas

técnicas.
Son un requisito indispensable para
establecer un sistema de valuación de
puestos.
 Beneficios para el empleado

La descripción de puesto le permiten conocer

con precisión lo que debe hacer.

Le señala con claridad sus responsabilidades.

Le ayuda a conocer si está cumpliendo con

los estándares de desempeño requeridos.

Impide que sus funciones invadan el campo

de otros.

Le ayuda a identificar los requisitos a cubrir

en otros puestos para hacer carrera
profesional en la empresa.
Le permite identificar sus necesidades de
capacitación y entrenamiento.
 Contenido

Tareas, funciones y actividades que se

Lo que se hace ejecutan en el puesto.

Periodicidad de las tareas: diaria, semanal,

Cuándo se hace
mensual, anual, ocasional.

Recursos a utilizar: personas, contactos,

máquinas, equipos, materiales, software,
Cómo se hace dinero, bienes e información. Obligaciones y
normas a cumplir. Métodos que se emplean.
Comportamientos esperados.

Lugar físico de trabajo: oficina, campo, mixto.

Dónde se hace Movilidad: permanencia en un solo lugar,
viajes o recorridos frecuentes.

Objetivos que se pretenden conseguir de

Para qué se hace esta posición. Resultados esperados que
deben ser alcanzados y percibidos.

Existen dos tipos de descripciones de puestos:
DESCRIPCIONES ESPECÍFICAS
Son una recopilación de datos, donde se
describen de manera concreta y precisa las
actividades que corresponden al puesto y
ninguna de sus partes son útiles para otro
definir otro puesto.
Hacen énfasis en indicadores de
eficacia, control y planificación del
mismo.
Tienen la intención de determinar los
límites dentro de los flujos de trabajo.
Son ideales para estructuras
altamente burocráticas.
Tipos
DESCRIPCIONES GENÉRICAS
En ellas se determinan de forma general y
esencial las actividades y obligaciones más
distintivas y relevantes del puesto.
Contribuyen a un menor número y
rápido ordenamiento de descripciones
y de puestos para la empresa.
Facilitan agregar responsabilidades al
ocupante al no estar el puesto limitado
a actividades muy específicas.
Son ideales para estructuras
horizontales donde la cultura de
trabajo es independiente y madura.
Formato

No existe una forma correcta de

estructurar la información de las
descripciones de puestos.
puestos. Éstas
pueden adoptar diversas formas,
pero la clave de su importancia
para la empresa radica en que
contengan información clara,
suficiente, organizada, útil y
confiable para sus ocupantes,
principalmente, y también para
quienes internamente la emplean
como referencia en diferentes
procesos de análisis, desarrollo o
evaluación..
evaluación
 Elementos

Una descripción de puesto está conformada por elementos que estructuran su

contenido. A continuación, una sugerencia:
 Identificación del puesto

Es el conjunto de datos de tipificación del puesto, tales como:

Código distintivo del puesto

Fecha de elaboración / actualización / aprobación

Nombre del puesto

Departamento y división a los que pertenece el puesto

Niveles / categorías correspondientes al puesto

Datos de identificación interna de quien elaboró, revisó

y aprobó el documento final
 Posición jerárquica del puesto

Consiste en la representación gráfica de la ubicación inmediata del puesto

dentro de la estructura organizacional formal a la que pertenece, indicando los
puestos superior e inferior (este último sólo si aplica).

Nombre del Puesto Ejerce autoridad sobre el

Jefe puesto descrito.

Nombre del Puesto Puesto descrito.

Nombre del Puesto Depende de la autoridad

Subordinado del puesto descrito.
 Puestos de apoyo

Puestos internos que están orientados esencial, primordial, permanente y

obligatoriamente a brindar apoyo/asesoría/colaboración muy estrecha a otros
puestos de distinta naturaleza operativa o área de especialidad a la suya dentro
de la misma organización.

Nombre del Puesto Nombre del Puesto

Nombre del Puesto
al que le contribuye que le contribuye

Ejerce poder sobre el Puesto descrito. Percibe poder sobre sí por

puesto descrito. parte del puesto descrito.

Estos puestos también pueden tener una línea de autoridad superior e inferior
asignada, que coincida con la esencia de sus funciones, a la cual reportan sus
actividades y resultados.
Objetivo general del puesto

Es la misión o razón de ser

del mismo en una frase o a
lo sumo dos.

Consiste en la definición
genérica y breve del trabajo
principal del ocupante que
supone límites marcados de
acción y una orientación al
logro de un resultado
trascendental para el área de
la que el puesto forma parte y
única para la organización.
Naturaleza y enfoque de puestos

ESTRATÉGICO
(Objetivos)

Director

Gerente / Experto
TÁCTICO
(Métodos y recursos)
Supervisor / Especialista

Profesionista

OPERATIVO
Técnico / Asistente (Pasos)
 Pasos para redactar el objetivo general

acción función marco resultado

Explicar si el puesto Precisar el objeto en Limitar la libertad de Obtener un fin

consiste en una o el que recae la acción acción del ocupante relevante como parte
varias acciones y el área o del puesto con un de un sistema o a
relacionadas con departamento de la elemento normativo través de cumplir con
dirigir, administrar o organización en la que que puede ser desde ciertas
ejecutar. se desenvuelve el las órdenes de su especificaciones de
puesto. superior hasta las desempeño.
políticas generales de
la empresa.

EJEMPLO: PUESTO DE DIRECTOR DE PRODUCCIÓN

Organizar y La producción y el Siguiendo las Para conseguir la

planificar… envasado de la línea directrices técnicas y producción de acuerdo
de los productos de la política de con la calidad , coste y
la compañía… existencia volumen de existencia
establecida por la establecido.
Dirección General…
 Funciones del puesto

Esta sección del formato describe las principales finalidades del puesto y es, junto
con el objetivo general, uno de los elementos esenciales de la descripción de
puesto.

Existen términos que se usan indistintamente como sinónimos para hacer referencia
a la esencia que debe percibirse en esta sección:

Acción que implica un

propósito, esfuerzo, Unidad de trabajo con
disposición y capacidad de principio, curso y fin
tarea específicos y claramente
producir un efecto
actividad definidos.
determinado.

Conjunto de tareas
obligatorias y repetidamente
ejecutadas que contribuyen
al logro parcial de un
objetivo mayor.
responsabilidad
Capacidad de respuesta
función por el manejo de
recursos a cargo y por los
resultados obtenidos.
 Principales actores que intervienen
en la redacción de las funciones

Ocupante(s)
actual(es) del puesto
Jefe inmediato del
(los) ocupante(s)

Responsable
de Recursos
Humanos
Principios para redactar las funciones

4
La descripción requiere
obligatoriamente la
aprobación del
contenido por parte del
jefe inmediato del
puesto y del titular.

5
La descripción debe
ser útil al ocupante del
puesto.

6
La descripción debe
ser fácilmente
entendida a leerla.
 Características de las funciones

La conceptualización y elaboración de ATRIBUTOS DE LAS TAREAS

las descripciones de puestos se
facilitan si se pueden identificar
aquellas características distintivas y
más apreciables en la naturaleza y en
los resultados de las tareas que ayuden
a delimitar las diferencias entre puestos
de una misma familia (clase), de la
misma área o del mismo nivel
jerárquico en la organización.

Dichos atributos comparables, pero

gradualmente cambiantes, pueden
distinguirse y expresarse por medio de
rangos cualitativos y cuantitativos. A
continuación se ejemplifican algunos de
ellos:
 Pasos para redactar
las funciones del puesto
¿para qué
¿qué hace? ¿cómo lo hace?
lo hace?
ACCIÓN MÉTODO EFECTO ESPERADO
(Redactada en infinitivo, evitando (Normas, reglas, leyes, manuales, (Resultado deseado con características
verbos ambiguos o carentes de procedimientos, requerimientos, técnicas, mínimas exigidas e indicando la
significado concreto y perceptible) instrucciones y valoraciones a utilizar o periodicidad de ocurrencia)
cumplir para hacerle frente a la acción)

+ + +
OBJETO DE APLICACIÓN CONTEXTO ALCANCE
(Contacto, recursos o herramientas (Condiciones, lugares, riesgos y otras (Puesto /departamento interno o
sobre las que recae la acción) variables bajo las cuales se realiza el cliente externo que se beneficia o en
trabajo) quien repercute el resultado logrado)
SUPONEN

Acción (tarea, actividad) Tipo de esfuerzo Propósito

Aportación Desempeño percibido Fin específico
Responsabilidad Disposición Nivel de contribución
Límite Involucramiento Exigencia
 Ejemplos de redacción de funciones
¿qué hace?
Dirigir las actividades
productivas de la empresa…
Monitorear la operación de los
equipos…
Proponer y coordinar la
ejecución de la estrategia de
relaciones laborales…
¿para qué
¿cómo lo hace?
lo hace?
dentro de los parámetros de para asegurar el cumplimiento
cantidad, calidad, costo y de los planes de producción a
tiempo previstos en el plan corto, mediano y largo plazo.
estratégico…
comparando entre sí los para asegurar el óptimo y
reportes especiales de continuo funcionamiento de la
mantenimiento… planta de producción.
definiendo y controlando el con el fin de mantener el
cumplimiento del procedimiento equilibrio en las relaciones de
necesario para llevarlo a la empresa con su personal,
cabo… tanto sindicalizado, como no
sindicalizado.
El orden en el contenido de estos dos requisitos de redacción puede
variar indistintamente con el propósito de que la texto sea fluido y claro.
 Verbos propuestos en función
del objeto de aplicación
Crear
Utiliza, identifica, organiza, planea Realizar
1 y/o asigna recursos. Operar
Controlar
• Tiempo Conducir
Recursos • Dinero Manipular
• Materiales e instalaciones Atender
Manejar
Colocar / retirar

2 Trabaja con otras personas. Supervisar

Negociar
• Miembro de equipo Instruir
Interpersonal • Enseña nuevas habilidades a otros Persuadir
• Sirve a clientes internos/externos Comunicar
• Trata con proveedores Señalizar
• Dirige Servir
• Negocia Apoyar
• Trabaja con diversidad de personas Asistir
 Verbos propuestos en función
del objeto de aplicación
Resumir
3 Obtiene y utiliza información. Coordinar
Analizar
• Recibe información Compilar
Información • Obtiene y evalúa información Calcular
• Interpreta y comunica información Copiar
• Procesa información Comparar
• Entrega a otros información Redactar
Reportar

4 Comprende interrelaciones complejas. Analizar

Identificar
• Comprende sistemas Proponer
Sistemas • Monitorea y corrige Mejorar
• Analiza y propone Optimizar
• Mejora, diseña e/o innova Diseñar
Innovar
Resolver
Dar seguimiento
 Verbos propuestos en función
del objeto de aplicación

Usar
5 Trabaja con diversas tecnologías. Conocer
Manejar
• Evalúa el uso de tecnología Evaluar
Tecnología • Selecciona la tecnología Instruir
• Aplica la tecnología a las tareas Mantener
• Da mantenimiento a los equipos Operar
Utilizar
Ejemplo de diferencias de responsabilidad
implicada de acuerdo al puesto

AMPLIA
Aprobar

RESPONSABILIDADES
Verificar

REDACCIÓN DE
Integrar

Estructura
departamental / Producir
organizacional
Contribuir

Auxiliar DETALLADA
 Escolaridad

Tipo y grado de estudios con validez oficial indispensables para el puesto. Suponen la
adquisición y una especie de garantía de tener los conocimientos generales y/o especializados
requeridos para desempeñar el puesto. Éstos son:

Primaria Licenciatura
Secundaria Especialidad
Carrera comercial / técnica Maestría
Preparatoria / Bachillerato Doctorado

Los tipos de estado en que se clasifican los estudios son:

En curso Trunco Terminado Titulado

 Otros estudios y certificaciones

Por otros estudios se entienden aquellos cuya evidencia de participación representa

solamente un valor curricular y que deseablemente tienen que ver con actualizaciones
específicas y especializadas relacionadas con el puesto de trabajo. En este rubro se
enlistan los siguientes estudios:

Cursos Talleres Diplomados Seminarios

Una certificación hace constar que la persona que la obtiene voluntariamente cumple
con estándares mínimos de conocimiento y experiencia para desempeñar una labor en
un contexto determinado. Este documento tiene un periodo de vigencia y debe ser
renovado al vencimiento para mantener su validez. Debe ser expedida formalmente por
una organización o institución con reconocido prestigio en un campo, sector o ramo
específico. Existen los siguientes tipos de certificaciones:

Certificaciones Certificaciones Certificaciones de

técnicas profesionales competencia laboral
(oficios especializados) (carreras especializadas) (funciones especializadas)
 Experiencia

Es el conocimiento especializado y habilidad práctica que se adquieren, se refuerzan o se

desarrollan durante el ejercicio de un puesto o de varios como parte de un plan de carrera o
intereses personales claramente percibidos. A mayor nivel de puesto, el grado de experiencia
requerido aumenta. Los grados de experiencia pueden ser:

Nula
Experiencia no necesaria para asumir un puesto. N/A
experiencia

Poca Grado de experiencia mínimo para desempeñar

De 6 meses a 1 año
experiencia decorosamente las tareas de un puesto.

Suficiente Experiencia ideal para desempeñar satisfactoriamente

De 1 a 3 años
experiencia un puesto.

Considerable Experiencia deseable que facilita la adecuación de la

De 3 a 5 años
experiencia persona al puesto.

Amplia Grado que supone un pronto acoplamiento y un

6 años en adelante
experiencia potencial para generarle un valor agregado al puesto.
 Idiomas

Este rubro hace referencia al número de idiomas requerido para comunicarse con otros en el
desempeño de las funciones específicas del puesto. Generalmente se solicita el Inglés, pero
dependiendo del origen de la compañía o el país a donde se asigne al ocupante del puesto,
puede agregarse algún otro idioma o sustituirse.

Dependiendo del uso que se le dé al idioma, éste requerimiento puede clasificarse en los
siguientes grados:

No requerido No es indispensable para desempeñar el puesto.

Básico Entender y responder conversaciones y textos muy sencillos.

Comprender conversaciones y textos cotidianos

Intermedio
de tipo laboral y social de mediana complejidad.

Expresarse fluidamente y comprender mayormente cualquier

Avanzado
texto o conversación referentes a situaciones sociales y laborales.

Enfrentarse naturalmente a cualquier contexto, habiendo

Dominio
desarrollado un nivel de hablante nativo.
 Manejo de equipos y software

Los equipos de trabajo comprenden El software es el conjunto de programas o

máquinas, aparatos, dispositivos, estructuras de datos imprescindibles que
instrumentos o instalaciones utilizadas para intervienen directa o indirectamente en el
realizar un trabajo. proceso productivo de la mayoría de los
puestos de trabajo. Pueden ser de tipo
De acuerdo a la responsabilidad que se genérico y especializado.
asigne sobre el equipo, se puede clasificar
al empleado como: De acuerdo a la responsabilidad que se le
confiera sobre el software, se puede
clasificar al empleado como:
Operador
Usuario

Reparador
Asesor técnico

Implantador
Desarrollador

Inspector Gestor
 Dinero, bienes e información

Cualquiera que sea el recurso que se utilice de estos tres, como característica intrínseca
en alguna(s) función(es) del puesto, conlleva una gran responsabilidad de tipo ético en la
actividad debido al valor en activos institucionales que representan. El descuido, abuso,
desperdicio, favoritismo, indiscreción, engaño o malversación en el manejo de valores,
información confidencial o títulos de inmuebles ajeno a los propósitos para los que la
empresa los requiere, puede no sólo ser causal de despido, sino de demandas legales por
parte de la empresa hacia el empleado.

Los niveles de responsabilidad en el uso de estos recursos, pueden clasificarse de acuerdo

a la actividad a ejecutar con ellos:

Custodia Manejo Administración Representación

 Personal a cargo

Este rubro hace referencia a la asignación de personal funcional al mando del puesto
descrito con la finalidad de que éste pueda dar cumplimiento a los objetivos que se le
confían y que son vitales para el área o la organización a la que pertenece.

Al puesto se le otorga personal a su cargo dependiendo de:

Número de objetivos a Número y características Procedimientos formales

cumplir por el puesto y de las tareas operativas y departamentales y
su grado de complejidad tácticas implicadas para cultura de trabajo
especialización y cumplir con cada objetivo organizacional
relevancia
 Número de subordinados

Consideraciones para definir el número de subordinados directos:

El puesto debe ubicarse jerárquicamente en una posición funcional superior.

Debe ejercer autoridad y poder sobre el/los subordinado(s).

Debe ser competente para poder apoyar y orientar directamente al subordinado en la

solución de problemas técnicos o administrativos que se le dificulten.

A mayor exigencia operativa en el cumplimiento de los objetivos designados al

puesto de mando, mayor número de personal que éste requerirá.

A mayor nivel jerárquico, menor es la línea directa de subordinados.

A mayor competencia y experiencia laborales exigidas al subordinado, el nivel del puesto

de mando al que reportará deberá ser jerárquicamente mayor.

Teóricamente, el máximo controlable de subordinados directos o inmediatos por línea

de mando es de 10.
 Normas y procedimientos

Métodos y lineamientos empleados para realizar ciertas tareas o funciones. Representan las
respuestas cuya efectividad ha sido comprobada en el pasado ante problemas que en su tiempo
fueron nuevos.

NORMAS PROCEDIMIENTOS

Tienen que ver directamente con los Formas especificadas para llevar a cabo
comportamientos o reacciones individuales una actividad o un proceso dentro de un
ante situaciones concretas en el ejercicio sistema de gestión. Pueden ser:
profesional, técnico y laboral. Pueden ser:

Generales. Procedimientos que

Formales. Son guías o reglas de afectan a todo el sistema
conducta expresamente articuladas organizacional en su conjunto.
en códigos legales.
Operativos. Procedimientos que
Informales. Son formas de afectan a una parte del sistema al
comportamiento asumidas por detallar la forma de realizar una
consenso. actividad.
 Tipos de normas y procedimientos

Las descripciones de puestos hacen referencia a las normas y procedimientos utilizados

internamente para las funciones de los puestos. No obstante, no es aconsejable describir por
completo ni con sumo detalle el contenido de aquellos en las descripciones, ya que perderían
su razón de existir y las descripciones de puestos se harían demasiado extensas.
Algunos tipos de normas y procedimientos son:

Normas Reglamentos, normativas, estatutos, leyes, códigos,

(regulan la políticas, lineamientos, objetivos, órdenes, condiciones,
conducta) obligaciones, términos, medidas, principios, valores.

Procesos, métodos, programas de trabajo, manuales,

Procedimientos guías, técnicas, modelos, patrones, formatos, fórmulas,
(regulan la instrucciones, criterios, explicaciones, disposiciones,
experiencia)
formalismos, pasos.
 Relaciones clave

Hacen referencia a la representación específica que debe asumir el ocupante en su

puesto de trabajo en interacción indispensable con otras figuras representativas para
llevar a cabo sus funciones. Pueden ser de dos tipos:

RELACIONES INTERNAS RELACIONES EXTERNAS

Son los contactos que el Son los contactos con

puesto tiene que desarrollar personas ajenas a la
con personas ajenas a su organización y que el ocupante
departamento o unidad a la que del puesto tiene que atender,
se encuentra adscrito. fomentar, mantener y
desarrollar.
 Toma de decisiones

Este elemento describe el tipo de principios de actuación a los que el ocupante está sometido
en su puesto en relación con los recursos que le son confiados.

Autónomo. Es responsable total de los recursos humanos, económicos y

Autónomo.
materiales de la empresa y decide en forma independiente su destino.
Asumiendo totalmente la responsabilidad por los resultados.

Integral. Responsable de planear a mediano plazo los objetivos propios y de

Integral.
su área en forma independiente, analizando los riegos e implantando un plan
de mitigación.
Independiente. Es parte normal de sus responsabilidades tomar decisiones
Independiente.
en forma independiente, pero limitada a su ámbito de gestión.

Propositiva. Ante soluciones complejas que demanden análisis, se espera

que proponga alternativas y que conjuntamente con su jefe tome decisiones.

Semiindependiente. Sus responsabilidades lo enfrentan a situaciones de

excepción y con análisis sencillos elige una opción que tiene una gama
limitada de riesgos.

Dependiente. Sus responsabilidades no le requieren tomar decisiones y

cualquier situación no prevista en los procedimientos la debe consultar a su
jefe.
 Solución de problemas

Este elemento describe brevemente la naturaleza de las situaciones que resuelve el ocupante
del puesto y las actividades que realiza para lograrlo.

Rutina Diagnóstico Estrategia Interpretación Generación

Operaciones que Acciones que Selección de Suposiciones Rutinas nuevas de

dependen sólo de consisten en un rutinas específicas obtenidas de solución a un
la ejecución análisis preliminar para la adecuada y acuerdo a los problema
correcta de una para la selección atinada solución a resultados que se específico que son
serie de pasos de una o varias problemas desean, basándose desarrolladas como
predefinidos sin un rutinas correctas particulares que en datos reales y una necesidad
razonamiento con el fin de pueden ser especializados, creativa o de
requerido. atender problemas resueltos de para la elección de diferenciación
concretos. diferentes formas al rutinas acordes a permanente.
considerar un contexto
diferentes determinado.
variables.
 Ubicación y condiciones laborales

UBICACIÓN LABORAL CONDICIONES LABORALES

Consiste en el lugar físico donde el puesto se Comprenden factores esenciales del contexto en
desempeña, así como las posibilidades de que se realiza el trabajo. Exigen adaptación al
movilidad y desplazamiento. Se clasifican en: ocupante para producir y rendir en sus funciones.
Dichos factores se clasifican en:
Oficina: ubicación laboral dentro de
inmuebles. Ambiente de trabajo: condiciones medio-
Campo: ubicación laboral en espacios ambientales y de satisfacción laboral.
abiertos. Riesgo de trabajo: por accidente y por
enfermedad.
Mixto: mezcla de ubicación en oficina y en
campo.
Viajes ocasionales: viajes esporádicos.

Viajes frecuentes: viajes recurrentes.

 Actualización de las
Descripciones de Puestos

Depende de qué tanto dinamismo y cambios ocurran en la estructura organizacional

y en las funciones de los puestos. Deben hacerse…

Cuando el contenido sobre la

responsabilidad cambie de manera
significativa.

Cuando se haga una

reestructuración del área en que se
ubica el puesto o en la
organización en general.

Cuando ocurran cambios

tecnológicos, rediseño de procesos
de trabajo, crecimiento desmedido
de las actividades o en los
Si no existe una de estas causas, es
resultados que debe conseguir el
recomendable cada 2 o 3 años hacer una
puesto.
revisión con fines de actualización.
actualización.