En el diagrama expuesto anteriormente, es posible observar que el Sistema de
Información a desarrollar para Soluciones Tecnológicas S.A automatizará la gestión de Facturación, Compra, Planilla y Contabilidad, de tal forma que se agilizaran las operaciones y se efectuará un mejor control de las actividades relacionadas al giro de negocio de la empresa.
A continuación se presenta una descripción a alto nivel del sistema, mostrándose
las principales áreas del negocio a las cuales el sistema debe dar soporte, las funciones que el sistema debe realizar, la información utilizada, las restricciones y otros factores que afecten al desarrollo del mismo.
En términos generales, el sistema deberá proporcionar soporte a las siguientes
tareas:
- Gestión de Usuarios - Gestión de Proveedores - Gestión de Compras - Gestión de Inventario - Gestión de Ventas - Gestión de Planilla - Gestión de Contabilidad - Gestión de Clientes
Todo esto, tiene por objetivo proporcionar una herramienta automatizada para la efectiva administración de las gestiones correspondientes al giro de negocio de la empresa. Esto se llevará a cabo gracias a la implementación de tres módulos, los cuales íntegramente conforman el corazón del sistema. 1- Facturación-Compra: Tiene por función dar soporte a las actividades relacionadas con el área comercial de la empresa, brindando las herramientas necesarias para la administración optima de los clientes, proveedores, inventario, ventas y compra. 2- Planilla: Área del sistema encargada de la administración efectiva de la información relacionada a los empleados de la empresa, dando soporte desde el registro de un nuevo empleado hasta la determinación de su correspondiente compensación laboral y deducciones, generando al término del periodo especificado la nómina de pago.
3- Contabilidad: Representa el centro del sistema, sobre dicho modulo recae la
gestión de la información financiera y operativa de la empresa. Este módulo proporciona las herramientas necesarias para evaluar el funcionamiento de la empresa mediante la generación de reportes basados en ciertos indicadores que revelan la condición de la empresa en tiempo real.
Establecimiento de requisitos
Este apartado constituye la recopilación de los distintos requisitos que deberá
cumplir el sistema a desarrollar presentados en el diagrama de caso de uso de sistema. Estos requisitos serán tomados como referencia para el desarrollo del sistema, de manera que permita evaluar el cumplimiento de la funcionalidad acotando su alcance.
Se han establecido dos clases de requisitos:
Funcionales: representan funciones que tiene que realizar el sistema.
No Funcionales: representan elementos complementarios a las funciones del
sistema como interfaces, entorno de operación, seguridad, rendimiento, etc.) Requerimientos funcionales
Requisitos de cliente RFU-1) Dar de alta a clientes.
La aplicación permitirá al usuario dar de alta a un nuevo cliente, detallando los datos correspondientes de este. Entre los detalles a considerar se tienen:
RFU-1.1) Los datos del RUC y la cedula serán verificados para que no se repitan.
RFU-1.2) El estado que se asignara por defecto al nuevo cliente al ser
ingresado es “Activo” y de “Contado”.
RFU-2) Buscar y modificar al cliente según datos de búsqueda.
La aplicación permitirá al usuario buscar y modificar los datos específicos del
cliente. Entre los detalles a considerar se tienen:
RFU-2.1) La aplicación permitirá al usuario buscar al cliente mediante
filtros compuestos.
RFU-2.2) Se podrá modificar los datos del cliente a excepción del código asignado, cedula y/o RUC.
RFU-3) Dar de baja a los clientes.
La aplicación permitirá al usuario dar de baja a un cliente. Entre los detalles a
considerar se tienen:
RFU-3.1) La aplicación permitirá al usuario eliminar a un cliente por medio
del ID asignado, siempre y cuando este no tenga un historial de venta o haya sido usado su registro en otra sección el sistema. Requisitos de facturación
RFU-4) Definir los impuestos, descuentos y tipo de cambio en la facturación.
La aplicación permitirá al usuario ajustar los impuestos, los descuentos y el tipo de
cambio, necesarios para la operación personalizada en los procesos de venta.
Entre los detalles a considerar se tienen:
RFU-4.1) La aplicación permitirá al usuario establecer el impuesto y el porcentaje a aplicar sobre la factura de venta.
RFU-4.2) La aplicación permitirá al usuario establecer el descuento tanto
para algunos, como para todos los artículos.
RFU-4.3) La aplicación permitirá establecer el tipo de cambio según la
Permite al usuario el ingreso de periodos contables cuya denotación es año-mes,
definiendo que cada movimiento contable está asignado a un periodo específico.
RFU-41.1) Cada periodo contable está asignado a un mes y año
específico, el cual no puede ser repetido.
RFU-41.2) Se modifica el estado del periodo cuando se realiza el cierre
mensual contable.
RFU-41.3) No existe manera de modificar el registro una vez
creado.
RFU-42) Crear, Modificar Cuenta Contable.
Concede al usuario el registro de cuentas contables definiendo naturaleza,
clasificación, nivel, tipo y padre; definiendo que cada movimiento contable está asignado a una cuenta específica.
RFU-42.1) La cuenta contable puede tener máximo 5 niveles.
RFU-42.2) Cada cuenta es única y debe ser clasificada. RFU-42.3) Se puede modificar únicamente su estado, es decir una cuenta que no se vaya a utiliza, podrá salir de la interfaz de usuario al cambiar su estado, sin embargo todos sus registros contables se conservan tal y como fueron ingresados en su momento.
RFU-43) Crear Apertura de Saldo.
Otorga al usuario el registro de movimientos contables de apertura compuesto por
cuenta contable, periodo y su correspondiente afectación (debe, haber).
RFU-43.1) La cuenta de mayor es la que es afectada por una apertura de
saldo, es decir las cuentas subordinadas no tienen papel en este procedimiento
RFU-43.2) Una vez ingresado el saldo inicial, no puede ser modificado. Si
ha ocurrido un error se debe aplicar el procedimiento legalmente correcto.
RFU-44) Crear, Modificar Asientos Contables.
Permite al usuario que cada registro ejecutado en el sistema obligatoriamente este
ligado a un número de asiento contable que describe una acción específica dentro del sistema.
RFU-44.1) Está formado por un número y una descripción.
RFU-44.2) Se puede modificar únicamente su estado, es decir una cuenta que no se vaya a utilizar más, podrá salir de la interfaz de usuario al cambiar su estado, sin embargo todos sus registros contables se mantendrán tal y como fueron ingresados en su momento.
RFU-45) Crear Comprobantes de diario.
Concede al usuario el registro de movimientos contables.
RFU-45.1) Está conformado por una cuenta contable, asiento,
periodo. RFU-45.2) Cualquier error con un comprobante deberá ser revertido mediante otro comprobante.
RFU-46) Crear, Modificar Tasa de Cambio.
Permite al usuario el registro de la tasa de cambio para la conversión de una
moneda a otra.
RFU-46.1) Conformado por una fecha, valor y tipo de moneda el valor de
conversión.
RFU-46.2) Si se ha cometido un error en la digitación de alguna tasa de
cambio, el usuario puede crear un segundo registro inhabilitando automáticamente el primero, pero manteniendo los registros ya ejecutados con la primera tasa de cambio.
RFU-47) Crear, Modificar Cuentas de Banco.
Otorga al usuario el registro de las cuentas de banco que se encuentras relacionada
a una cuenta contable específica.
RFU-47.1) El registro se origina a partir de una cuenta contable.
RFU-47.2) Se define el saldo que debe ser congruente con el saldo de apertura.
RFU-47.3) La modificación de la cuenta permite la deshabilitacion
justificada y documentada por el departamento de contabilidad.
RFU-47.4) El saldo es dinámico según ingresos y egresos a la cuenta
correspondiente.
RFU-48) Crear, Anular Cheques.
Permite al usuario el registro de cheque el cual es un medio de pago, que se apoya
de un beneficiario quien podrá realizar el cambio del documento por efectivo según el banco del cual el cheque se originó. RFU-48.1) Tiene un consecutivo administrado por el sistema. RFU-48.2) Requiere de una cuenta contable con saldo mayor o igual al monto de pago.
RFU-48.3) La anulación de un cheque debe ser ejecutada a nivel lógico y
físico, el nivel lógico revertirá cualquier movimiento sobre una factura de proveedor.
Requisitos no funcionales
A continuación se presentaran los requerimientos no funcionales del sistema bajo
el enfoque de atributos de calidad. Desempeño:
o Garantizar la confiabilidad y seguridad del sistema informático a los
diferentes usuarios del mismo. En este sentido la información almacenada podrá ser consultada y actualizada permanentemente y simultáneamente, sin que se afecte el tiempo de respuesta.
o El sistema debe estar en capacidad de dar respuesta al acceso de
todos los usuarios y a los procesos con tiempo de respuesta aceptable y uniforme, en la medida de las posibilidades tecnológicas de Soluciones Tecnológicas S.A, en periodos de alta, media y baja demanda de uso del sistema.
Disponibilidad:
o Estar disponible durante el horario laboral de Soluciones Tecnológicas
S.A, garantizando la disponibilidad de los datos y respondiendo de forma efectiva ante posibles fallos.
Facilidad de uso e Ingreso de Información:
o El sistema debe ser práctico, amigable e intuitivo.
o El ingreso de información al sistema debe estar debidamente validado.
o El sistema debe presentar mensajes de error que permitan al usuario
identificar el tipo de error.
Flexibilidad:
o El sistema debe ser diseñado y construido con los mayores niveles de
flexibilidad en cuanto a los parámetros del mismo
Instalación:
o El sistema debe ser fácil de instalar.
Mantenibilidad:
o El sistema deberá estar documentado.
o El sistema debe contar con una interfaz de administración que incluya:
administración de usuarios, administración de perfiles y de accesos.
o El sistema debe permitir un fácil mantenimiento con respecto a los
posibles errores que se puedan presentar durante su operación.
Operatividad:
o El acceso al sistema debe estar restringido por el uso de claves
asignadas a cada uno de los usuarios. Sólo podrán ingresar al sistema las personas que estén registradas, cuyo acceso estará definido por el perfil asignado.
o Respecto a la confidencialidad, el sistema debe estar en capacidad
de rechazar accesos no autorizados. Validación de la Información:
o El sistema debe validar la información contenida en los formularios,
teniendo en cuenta elementos tales como: obligatoriedad de campos, longitud de caracteres permitida por campo, manejo de tipo de datos, etc.
Arquitectura:
o La solución debe ser en ambiente local.
o La solución debe tener interfaces gráficas de administración y
operación en idioma español. Backups:
o El sistema deberá proveer mecanismos para generar los backup’s
periódicamente de la información que se almacena en el sistema. Los backup’s están bajo responsabilidad del administrador del sistema quien deberá crearlos, almacenarlos y restaurarlos en caso de ser necesario.
