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Framework Transformación

Digital del Estado


Julio de 2019
Consejería Presidencial para la Innovación y la Transformación Digital
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Viceministerio de Economía Digital
Dirección de Gobierno Digital
Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI

Equipo de trabajo
Víctor Muñoz – Consejero Presidencial para la Innovación y la Transformación Digital
Sylvia Cristina Constaín Rengifo – Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Jehudi Castro Sierra - Viceministro de Economía Digital
Carlos Rozo Bolaños – Director Gobierno Digital
Leydi Viviana Cristancho Cruz – Subdirectora de Estándares y Arquitectura TI
Juan Carlos Noriega Silva – Coordinador de Política

Armando Guio Español – Equipo Presidencia de la República de Colombia


Claudia Pico Quintero - Equipo Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Martin Antonio Orjuela Velasco – Equipo de la Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI
Daniel Castillo Bernal – Equipo de la Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI
Janyther Guerrero Arenas – Equipo de la Subdirección de Estándares y Arquitectura de TI

Versión Observaciones
Framework de Transformación Digital del Estado
Versión 1
Guía técnica dirigida a las entidades públicas, para el desarrollo de procesos de transformación digital
Julio 2019

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gobiernodigital@mintic.gov.co

Framework de Transformación Digital del Estado

Este documento de la Dirección de Gobierno Digital y la Consejería Presidencial para la innovación y la transformación digital se encuentra
bajo una Licencia Creative Commons Atribución 4.0 Internacional.

2
Tabla de Contenido

Transformación Digital del Estado 6


1. Los Principios 7
Los Ámbitos 9
Prácticas para la Transformación Digital 10

Modelo Conceptual
2.
16

Modelo Metodológico 17
3. Comprender la situación actual 18
Analizar las necesidades 19
Plantear soluciones 20
Construir soluciones 21
Gobernar la Transformación Digital 22

Modelo de Evaluación
4.
24

3
Lista de Ilustraciones

Ilustración 1 Pilares o ámbitos de la Transformación Digital .....................................................................................................9


Ilustración 2 Prácticas esenciales en la Transformación Digital del Estado .................................................................... 11
Ilustración 3 Gobierno Digital como parte de la Transformación Digital Pública ........................................................... 12
Ilustración 4 Modelo Conceptual del Framework para la Administración Digital Pública ......................................... 16
Ilustración 5 Fases de la Transformación Digital Pública .......................................................................................................... 17
Ilustración 6 Modelo metodológico de Transformación Digital ............................................................................................. 18

4
Lista de Tablas

Tabla 1 Niveles de madurez de Transformación Digital en las Entidades Públicas ..................................................... 24

5
1. Transformación Digital del Estado
La transformación digital es un proceso de cambio que tiene la capacidad de modificar e
impactar todos los sectores de la sociedad. En términos generales, la transformación digital
se considera también como una evolución estratégica cuyo principal objetivo es mejorar y
facilitar la experiencia de los usuarios. De esta forma, las nuevas tecnologías digitales están
a disposición de los consumidores con el fin de brindar bienes y servicios más accesibles y
con mayor facilidad, por lo tanto, este es un proceso que no solo busca la digitalización, sino
transformar los procesos con el fin de adaptarlos a las necesidades y expectativas propias
de los usuarios y dar solución a problemáticas.

En el contexto de la administración pública o refiriéndonos específicamente a la


transformación digital del sector público, esta se puede entender como un cambio
estratégico con visión a largo plazo en las Entidades Públicas con el fin de impactar
positivamente la calidad de vida de los ciudadanos, a partir del aprovechamiento de las
tecnologías digitales actuales y emergentes.

Es así que actualmente, las empresas líderes en el sector de la tecnología han liderado este
proceso de transformación generando productos y servicios al alcance de los ciudadanos,
los cuales sirven a sus necesidades de forma sencilla y eficiente, permitiendo también un
fácil acceso a medios de transporte, geolocalización o acomodación, entre otros productos
y servicios que mejoran la calidad de vida de sus usuarios.

La transformación digital no puede entenderse como un proceso inmediato, sino más una
respuesta a una evolución que requiere de una estrategia y liderazgo basada en principios.
Al definirse como parte de una evolución, comienza a entenderse la necesidad de instaurar
acciones de mejora, las cuales deben abarcar o generarse mediante los cambios en los
procesos de las entidades, los cambios culturales de las personas (tanto ciudadanos como
funcionarios públicos) y las oportunidades que ofrecen los recursos tecnológicos digitales
(actuales y emergentes). Es por esto por lo que el Gobierno del presidente Iván Duque ha
decidido asumir el liderazgo de la transformación digital de las entidades públicas de
Colombia, asumiendo uno de los retos más complejos de las últimas décadas en la
administración pública.

6
1.1. Los Principios
El Gobierno ha planteado la necesidad de diseñar estrategias específicas que materialicen
este proceso de transformación dentro del sector público. Por tal motivo, se ha
desarrollado el presente documento estructurado como un Framework o Marco de Trabajo
para la Transformación Digital del Estado (en adelante el “Framework”) inspirado en los
siguientes principios que fueron incluidos dentro del Plan Nacional de Desarrollo en el
artículo 147. Transformación Digital Pública1:

1. Uso y aprovechamiento de la infraestructura de datos públicos, con un enfoque de


apertura por defecto.
2. Aplicación y aprovechamiento de estándares, modelos, normas y herramientas que
permitan la adecuada gestión de riesgos de seguridad digital, para generar
confianza en los procesos de las entidades públicas y garantizar la protección de
datos personales.
3. Plena interoperabilidad entre los sistemas de información públicos que garantice el
suministro e intercambio de la información de manera ágil y eficiente a través de
una plataforma de interoperabilidad. Se habilita de forma plena, permanente y en
tiempo real cuando se requiera, el intercambio de información de forma electrónica
en los estándares definidos por el Ministerio TIC, entre entidades públicas. Dando
cumplimiento a la protección de datos personales y salvaguarda de la información.
4. Optimización de la gestión de recursos públicos en proyectos de Tecnologías de la
Información a través del uso de los instrumentos de agregación de demanda y
priorización de los servicios de nube.
5. Promoción de tecnologías basadas en software libre o código abierto, lo anterior,
sin perjuicio de la inversión en tecnologías cerradas. En todos los casos la necesidad
tecnológica deberá justificarse teniendo en cuenta análisis de costo-beneficio.
6. Priorización de tecnologías emergentes de la Cuarta Revolución Industrial que
faciliten la prestación de servicios del Estado a través de nuevos modelos
incluyendo, pero no limitado a, tecnologías de desintermediación, DLT (Distributed

1
Plan Nacional de Desarrollo 2018 - 2022: https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Prensa/Ley1955-
PlanNacionaldeDesarrollo-pacto-por-colombia-pacto-por-la-equidad.pdf

7
Ledger Technology), análisis masivo de datos (Big data), inteligencia artificial (AI),
Internet de las Cosas (IoT), Robótica y similares.
7. Vinculación de todas las interacciones digitales entre el Estado y sus usuarios a
través del Portal Único del Estado colombiano.
8. Implementación de todos los trámites nuevos en forma digital o electrónica sin
ninguna excepción, en consecuencia, la interacción del Ciudadano-Estado sólo será
presencial cuando sea la única opción.
9. Implementación de la política de racionalización de trámites para todos los trámites,
eliminación de los que no se requieran, así como en el aprovechamiento de las
tecnologías emergentes y exponenciales.
10. Inclusión de programas de uso de tecnología para participación ciudadana y
Gobierno abierto en los procesos misionales de las entidades públicas.
11. Inclusión y actualización permanente de políticas de seguridad y confianza digital.
12. Implementación de estrategias público-privadas que propendan por el uso de
medios de pago electrónicos, siguiendo los lineamientos que se establezcan en el
Programa de Digitalización de la Economía que adopte el Gobierno nacional.
13. Promoción del uso de medios de pago electrónico en la economía, conforme a la
estrategia que defina el Gobierno nacional para generar una red masiva de
aceptación de medios de pago electrónicos por parte de las entidades públicas y
privadas.

Conforme a estos principios, este documento presenta el Framework a un alto nivel que
describe las buenas prácticas, modelos, metodologías, técnicas y herramientas necesarias
en los procesos de transformación digital de la administración pública. Esto permite
conocer las distintas fases que deben transitarse dentro de una entidad para llegar al
estado de transformación digital deseado. Así mismo, en cada una de las fases se incluye
una serie de pasos necesarios para obtener ese grado de transformación en las entidades
del Estado.

Por consiguiente, este Framework tiene como principal objetivo definir una guía para
distintas entidades del sector público que se encuentran planeando su transformación
digital, estableciendo los cambios tecnológicos deseados y la forma como se puede lograr
un cambio en los procesos y la cultural al interior de las entidades y hacia los ciudadanos.

8
1.2. Los Ámbitos
Sobre la base en que la transformación digital del estado corresponde a un “cambio
estratégico con visión a largo plazo en las Entidades Públicas con el fin de impactar positivamente
la calidad de vida de los ciudadanos, a partir del aprovechamiento de las tecnologías digitales
actuales y emergentes”, se permite abstraer que no es suficiente con la digitalización de
servicios dentro de la administración pública y se hace necesario lograr que las acciones de
cambio se den en forma transversal sobre tres pilares o ámbitos en los procesos de
transformación: los servicios y procesos de las entidades, los cambios asociados a las
personas junto con su cultura y las oportunidades que ofrecen los recursos tecnológicos
digitales actuales y emergentes.

Ilustración 1 Pilares o ámbitos de la Transformación Digital

En ese mismo sentido, es evidente entonces que los procesos de transformación que se
requieren en el Estado implican un cambio en los procesos de la administración pública, la
generación de una nueva cultura digital y la modernización de las herramientas
tecnológicas, logrando de esta manera aumentar la eficiencia y generar mayor valor
agregado social y económico. En este contexto, el uso y aprovechamiento de las
tecnologías digitales ha tenido un rol fundamental en la evolución o transformación del
Estado que, junto con el desarrollo de ejercicios de innovación, arquitectura empresarial,

9
procesos de planeación estratégica, seguridad y privacidad de la información,
interoperabilidad y la explotación masiva de datos, han sido definitivos para habilitar dichas
transformaciones dentro de las Entidades Públicas, los ciudadanos, la academia, la
industria y los diferentes actores del ecosistema digital.

1.3. Prácticas para la Transformación Digital


Teniendo en cuenta la definición de los ámbitos enmarcados en el cambio estratégico que
implica la Transformación Digital Pública: los procesos que definen el cómo llevar acabo las
acciones, las personas quienes establecen, hacen y reciben los resultados de
transformación y, los recursos tecnológicos que responden a las herramientas con las que
se hacen los procesos de transformación, se permite identificar en este mismo sentido una
serie de acciones o prácticas necesarias para asistir la verdadera Transformación Digital del
Estado Colombiano.

A continuación, se ilustran y detallan dichas prácticas consideradas como esenciales en el


desarrollo de la Transformación Digital Pública, en donde el punto de partida corresponde
a la implementación de la política de Gobierno Digital, ya que con esta se logra el
mejoramiento de la gestión y desempeño institucional a través de las Tecnologías de la
Información (TI) en las Entidades Públicas. Cada una de las prácticas es detallada a
continuación.

10
Ilustración 2 Prácticas esenciales en la Transformación Digital del Estado

1.3.1. Implementación de la política de Gobierno Digital

En desarrollo de sus competencias el Ministerio de Tecnologías de la Información y las


Comunicaciones a través de la Dirección de Gobierno Digital, expidió el Decreto 1008 de
2018 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno
Digital”, cuyo objeto es el de “Promover el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la
información y las comunicaciones para consolidar un Estado y ciudadanos competitivos,
proactivos, e innovadores, que generen valor público en un entorno de confianza digital”2.

A partir de este decreto, se genera un nuevo enfoque en donde no sólo el Estado sino
también los diferentes actores de la sociedad son fundamentales para el desarrollo integral
de la Transformación Digital del Estado y del Gobierno Digital en Colombia, en donde las
necesidades y problemáticas del contexto determinan el uso de la tecnología y la forma
como ésta puede aportar en la generación de valor público. A partir de lo anterior, se puede
expresar de forma resumida y representada en la siguiente Ilustración, que todo el esfuerzo

2
Manual de Gobierno Digital: https://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-81473_recurso_1.pdf

11
organizacional para el desarrollo de procesos de transformación y de gobierno digital debe
responder a los principios, políticas y directrices estipuladas en el Plan Nacional de
Desarrollo, Planes Estratégicos Institucionales, Plan Sectorial o Territorial, Plan Decenal y
Planes de Desarrollo.

Ilustración 3 Gobierno Digital como parte de la Transformación Digital Pública

Para lograr los fines establecidos en los diferentes escenarios de planeación del sector
público se ha definido la Transformación Digital del Estado. Dicho cambio debe generarse
sobre la base de tres ámbitos fundamentales: los procesos, las personas y los recursos
tecnológicos. En este mismo orden y dirección, en las bases del Plan Nacional de Desarrollo
2018 – 2022 “Pacto por Colombia Pacto por la Equidad”, el capítulo VII “Pacto por la
Transformación Digital de Colombia”, establece que “(…) Esta transformación debe
profundizarse y ampliarse para incorporar soluciones tecnológicas de avanzada y la
explotación de datos masivos. La transformación digital de la administración pública puede
apalancar la transformación de toda la sociedad, pues desde las organizaciones públicas se
puede generar un efecto multiplicador sobre las actividades productivas y los ciudadanos”.

12
1.3.2. Arquitectura Empresarial en la administración pública

Como parte fundamental de los habilitadores transversales de la política de Gobierno


Digital se encuentra el Habilitador de Arquitectura, cuyo propósito está en que las entidades
apliquen en su gestión un enfoque de Arquitectura Empresarial (AE) para el fortalecimiento
de sus capacidades institucionales y de gestión de TI. La implementación de esta permite
el aprovechamiento de las oportunidades de apalancamiento en los procesos de
Transformación Digital de las Entidades Públicas.

En ese mismo sentido esta práctica conlleva a diversos beneficios, como lo son el
involucramiento de los altos directivos en decisiones clave, traducir los problemas de
arquitectura en términos que ellos entiendan y el direccionar las prioridades de TI con las
necesidades misionales de las entidades.

Igualmente, se puede entender que el análisis y diseño estructurado que se obtienen con
un enfoque de Arquitectura es capaz de habilitar los procesos de Gobierno Digital y de
Transformación Digital Pública, siendo su propósito principal el de alinear las tecnologías
digitales con la intención estratégica de las instituciones, el eje central o la clave para
transformar exitosamente cualquier ámbito temático.

1.3.3. La Planeación Estratégica

La planeación estratégica es una parte integral de las instituciones y uno de los principales
artefactos para expresar la estrategia adecuadamente, conformando su visión, estrategias
y direccionando el resultado de un adecuado ejercicio de planeación, realizándose
previamente a la definición de portafolios de proyectos y de procesos de transformación
que pueden involucrar o no tecnologías digitales3.

La principal característica de la planeación estratégica es mantener una prospectiva o visión


clara dentro de todo el equipo director de las Entidades Públicas, volviéndose evidente su

3
Guía para la construcción del PETI: https://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/articles-
15031_Guia_2019.zip

13
importancia en la Transformación Digital para lograr la generación de valor público de forma
asertiva junto con capacidades para una planificación adecuada. Adicionalmente, esta
práctica permite direccionar la entrega de soluciones tecnológicas sostenibles, generando
mayores contribuciones a los beneficios de los proyectos y obteniendo un impacto más
amplio dentro de la administración pública. En ese mismo sentido y en articulación con el
desarrollo de la política de Gobierno Digital, la planeación estratégica también permite
habilitar, impulsar y mejorar la provisión de servicios digitales de confianza y calidad, los
procesos internos seguros y eficientes, la toma de decisiones basadas en datos, el
empoderamiento ciudadano a través de un Estado Abierto y el desarrollo de Territorios y
Ciudades Inteligentes para la solución de retos y problemáticas sociales.

1.3.4. Enfocarse en el valor público a través de la innovación

El uso y aprovechamiento de las tecnologías digitales tiene un rol fundamental en el cambio


y Transformación Digital del Estado, en donde el desarrollo de procesos de innovación
pública ha sido definitivo para facilitar dichas transformaciones en el Estado, los
ciudadanos, la academia, la industria y los diferentes actores del ecosistema digital.

Dentro del documento “Revisión de Gobierno Digital en Colombia” realizado por la OECD4,
se resalta que la integración de proyectos y acciones de innovación en el marco de la política
de Gobierno Digital ha fortalecido su potencial y favorecido el cambio de mentalidad y de
cultura en las entidades públicas para llevar a cabo la Trasformación Digital del Estado. En
este sentido, actividades relacionadas con el desarrollo de prototipos de soluciones
digitales con valor público, el fortalecimiento de habilidades innovadoras en los servidores
públicos, la creación de redes de catalizadores de la innovación y los proyectos para el uso
de tecnologías emergentes en el Estado, son de gran valor para la evolución y
Transformación Digital del Estado.

Resulta oportuno resaltar que cómo parte de esta práctica en todos los escenarios de la
Transformación Digital, se pueden incorporar los componentes asociados a tecnologías

4
https://read.oecd-ilibrary.org/governance/revision-del-gobierno-digital-en-colombia_9789264292147-
es#page1

14
digitales emergentes, definidos como aquellos de la Cuarta Revolución Industrial, ya que
estas generan impulsos en la innovación y el quehacer diario de las organizaciones. En
consecuencia, se incluyó en la Ley 1955 de 2019 por la cual se expidió el Plan Nacional de
Desarrollo 2018-2022. “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad”, el artículo 147 sobre
Transformación Digital Pública, que “Las entidades estatales del orden nacional deberán
incorporar en sus respectivos planes de acción el componente de transformación digital
siguiendo los estándares que para este propósito defina el Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones. En todos los escenarios la transformación digital deberá
incorporar los componentes asociados a tecnologías emergentes, definidos como aquellos
de la Cuarta Revolución Industrial, entre otros”5.

1.3.5. Desarrollo de capacidades y cultura digital

Debido a que el cambio cultural en el sector público tiene como objetivo lograr altos niveles
de satisfacción en los ciudadanos, se hace necesario para cumplir este fin que las entidades
estén motivadas a utilizar adecuadamente la tecnología, así como generar las capacidades
suficientes para conectar la misionalidad de las instituciones y las tecnologías digitales.
Esto lleva a generar la existencia de una cultura de adopción tecnológica dentro de los
procesos de Transformación Digital de cada Entidad y la disponibilidad de un recurso
humano para este fin.

Tal como se ha visto las Entidades Públicas pueden experimentar cambios transversales
profundos debido a los procesos de digitalización, tales como pasar a tener sistemas
digitales más sofisticados o implementar soluciones tecnológicas integrales, lo que
empieza a generar un cambio cultural en la forma como se podría concebir la función
pública, siendo necesario el fortalecimiento de las capacidades institucionales enfocadas
en la adecuada gestión del cambio que favorezca el uso de las tecnologías dentro de las
entidades públicas.

5
Artículo 147 del Plan Nacional de Desarrollo 2018 - 2022:
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Prensa/Ley1955-PlanNacionaldeDesarrollo-pacto-por-colombia-
pacto-por-la-equidad.pdf

15
2. Modelo Conceptual
Con el fin de estructurar y relacionar todo lo necesario para entender y aplicar exitosamente
los procesos de Transformación Digital en la administración pública, se consideró primordial
el desarrollo de un “Framework” o Marco de Trabajo que logrará reunir todas las
definiciones, principios, lineamientos, modelos, metodologías, técnicas y herramientas
fundamentales en los procesos de Transformación Digital Pública.

Ilustración 4 Modelo Conceptual del Framework para la Administración Digital Pública

La necesidad de generar este Marco de Trabajo para la Transformación Digital del Estado
tiene el propósito apoyar a las entidades públicas en la construcción e implementación de
sus Planes de Transformación Digital, para que estos se conviertan en el punto de partida
de un proceso de Transformación Digital de las entidades públicas y del Estado en general.

16
3. Modelo Metodológico
La metodología de transformación digital del presente “Framework” requiere del desarrollo
de 5 fases de evolución que deben ser ejecutadas de manera continua y cíclica. Cada una
de ellas es desarrollada sobre los tres ámbitos de la Transformación Digital: Procesos,
Personas y Tecnología. Esta dinámica se muestra en la Ilustración 5.

Ilustración 5 Fases de la Transformación Digital Pública

En las siguientes secciones se explica el objetivo de cada fase y se describen las actividades
que deben ser realizadas. El modelo metodológico consolidado de los procesos de
Transformación Digital se ilustra a continuación.

17
Ilustración 6 Modelo metodológico de Transformación Digital

3.1. Comprender la situación actual


El objetivo de esta primera fase es definir la línea base del estado actual de la Entidad,
teniendo en cuenta los servicios ofrecidos hacia los ciudadanos, los procesos internos
definidos en la entidad, las personas relacionadas con dichos procesos y el uso de recursos
tecnológicos, en el caso que aplique.

El desarrollo de la fase contiene las siguientes actividades:

18
1. Modelo estratégico: Consolidar el modelo estratégico de la Entidad, este deberá
tener su misión, visión, objetivos y metas (medibles).
2. Servicios ofrecidos: Identificar todos los servicios ofrecidos por la Entidad y los
grupos de ciudadanos que se benefician de estos servicios.
3. Procesos internos: Identificar los procesos que son necesarios para poder
prestar los servicios de la Entidad. Se recomienda abordar todos los procesos
de la Entidad (procesos misionales, estratégicos y de apoyo).
4. Recursos humanos: Partiendo de una estructura organizacional de la Entidad,
identificar las áreas organizacionales de la Entidad necesarias para poder llevar
a cabo las actividades de los procesos antes identificados.
5. Recursos tecnológicos: Indicar, en el caso que aplique, cuáles son los recursos
tecnológicos necesarios para poder desarrollar los procesos requeridos en la
prestación de los servicios de la Entidad.

3.2. Analizar las necesidades


Usando los resultados de la fase anterior, se deben identificar los servicios que tienen
oportunidades de mejora o problemas para permitir lograr las metas de la intensión
estratégica de la Entidad, así también los servicios con potencial para entregar un mayor
valor público. Esto permitirá encontrar las causas de los problemas y las oportunidades de
mejora de la Entidad.

1. Análisis de servicios: De los resultados de la fase anterior, identificar los servicios


de los que ya se conoce que tienen dificultades para entregar valor en el
cumplimiento del modelo estratégico de la Entidad, para los demás servicios se
considerará que todos ellos tienen el potencial de entregar mayor valor público
(por ejemplo, llegar a un grupo más amplio de ciudadanos o transformar los
trámites para llevarlos a un entorno digital). Los servicios identificados deben
incluir los procesos y personas que se requieren para su consecución, así como
también se debe definir si el servicio es soportado por recursos tecnológicos o
si en el estado actual de la Entidad no se usa la tecnología para su prestación.
2. Problemas, causas y oportunidades de mejora: De los servicios reconocidos en
tener deficiencias en su prestación se debe identificar los problemas asociados
y las causas que lo originan, adicionalmente se debe identificar las

19
oportunidades de mejora que tienen los servicios con potencial de entregar
mayor valor público.
3. Clasificación de causas: Clasificar las causas identificadas anteriormente se
deberán teniendo en cuenta si su origen está asociado con los procesos, las
personas o los recursos tecnológicos usados para su prestación.
4. Clasificación de mejoras: Para los servicios con potencial de entregar mayor
valor público se debe identificar si la mejora proviene de los procesos, personas
o del uso de recursos tecnológicos.

3.3. Plantear soluciones


Teniendo en cuenta las causas de los problemas y los elementos con potencial de mejora
identificados sobre los proceso, personas y recursos tecnológicos, se definirán con
precisión las soluciones requeridas. Para esto se deben desarrollar las siguientes
actividades:

1. Evaluación de tendencias tecnológicas: Investigar respecto a las nuevas tendencias


tecnológicas o tecnologías emergentes (definidos como aquellos de la Cuarta
Revolución Industrial, entre otros) buscando características que solucionen los
problemas o permitirán dar un mayor valor público, de acuerdo con la fase anterior.
2. Identificación de soluciones: Analizar todas las causas y oportunidades de mejora
encontrados e identificar las múltiples soluciones posibles para cada una ellas. Se
debe considerar el uso de los tres servicios ciudadanos digitales6 y las tecnologías
investigadas en la actividad anterior.
3. Evaluación de soluciones: Caracterizar las soluciones encontradas con indicadores,
tales como costo de adopción, tiempo en el que se recibe el beneficio y en general
cualquiera que permita definir la solución más apropiada para cada caso. Se
recomienda el uso de instrumentos de agregación de demanda para dicha
evaluación y también para la optimización de la adquisición de las soluciones.
4. Comparación y selección de soluciones: Teniendo en cuenta los indicadores de
valoración de soluciones, se deben comparar y seleccionar aquellas que demuestre

6
Manual de Gobierno Digital: https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-81473_recurso_1.pdf, pág. 16

20
mejores beneficios. Así mismo se deben dar orden de prioridad a las que serán
adoptadas, considerando la caracterización desarrollada. Estas soluciones serán
insumo para la siguiente fase.

3.4. Construir soluciones


En esta fase se definirá el Plan de Transformación Digital, partiendo de la información
recopilada del estado actual de la Entidad y las necesidades de mejora identificadas. Para
esto se deben desarrollar las siguientes actividades:

1. Indicadores de mejora: Definir, para las soluciones priorizadas, indicadores medibles


en lapsos de tiempo corto y metas de cumplimiento, que permitan medir el
beneficio que se recibe al adoptarlas. Los indicadores son esenciales para poder
determinar si la Entidad está resolviendo las causas de problemas encontradas, si
las oportunidades de mejora están siendo efectivas y además permite alertar de
forma temprana si eventualmente la adopción no está dando los resultados
esperados y si se debe tomar acciones de control o se debe detener su adopción.
2. Brecha de transformación digital: Identificar los cambios necesarios para la
adopción de las soluciones de transformación digital, considerando acciones de
eliminación, modificación o eliminación sobre componentes de los procesos de la
Entidad (por ejemplo transformación de tramites presenciales a trámites digitales),
el personal (por ejemplo, cambio de funciones de los roles, contratación de nuevo
personal con experiencia en inteligencia artificial, capacitación sobre machine
learning para personal actualmente contratado etc.), y los recursos tecnológicos
(por ejemplo adquisición de tecnología, disposición final de recursos tecnológicos
obsoletos, etc.).
3. Definición de actores relevantes: Una vez identificados los cambios asociados para
la transformación digital de la Entidad, es necesario precisar quienes son los actores
involucrados en este proceso de transformación. En este punto se identifican los
actores involucrados que participarán o que se verán impactados en la adopción de
los cambios en la Entidad, se requiere un mapeo de posibles proveedores,
consultores, críticos del proyecto, usuarios de la tecnología, entre otros.
4. Creación de sinergias y alianzas: Una vez identificado los actores, es necesario
establecer con qué actores será posible realizar alianzas y generar sinergias que
permitan que el plan de transformación digital pueda desarrollarse. El sector

21
privado es una fuente de aliados fundamental con experiencia en este tipo de
transformación, que han superado varios de los retos que este cambio implica.
5. Plan de transformación digital: Definir el portafolio de proyectos que son necesarios
para cerrar la brecha de transformación, teniendo en cuenta los ámbitos de la
transformación digital, los actores involucrados y las alianzas establecidas. Se
deben incluir tanto los proyectos que se requieren para implementar las soluciones
identificadas, así como también aquellos que dan lugar a la transición de cambio en
la Entidad (como por ejemplo gestión del cambio en la cultura de los funcionarios de
la Entidad para adoptar nuevas tendencias tecnológicas, estrategias de
comunicación y sensibilización hacia los ciudadanos, etc.), estos proyectos
garantizan que la transformación digital sea completamente adoptada en la misión
de la Entidad.
6. Implementación del portafolio de proyectos: Implementar los proyectos
identificados para cerrar la brecha de transformación digital. Esta implementación
va acompañada de un continuo reporte de los indicadores de mejora definidos en la
primera actividad de esta fase. Se recomienda el uso de instrumentos de agregación
de demanda para la optimización de la adquisición de soluciones tecnológicas.

3.5. Gobernar la Transformación Digital


Esta fase tiene por objetivo asegurar que las acciones tomadas para la transformación
digital sean medidas respecto a los beneficios recibidos y establecer el proceso completo
de transformación como un ciclo continuo en la Entidad. Todo esto para mejorar
continuamente los servicios de la Entidad y lograr la entrega de un mayor valor público.

1. Evaluación del plan de transformación digital: Esta fase es sustancial para lograr
una transformación digital. La evaluación del plan de transformación permite
determinar el grado de impacto de los proyectos y la forma como se está
materializando la trasformación digital propuesta, para esto se deberán evaluar los
indicadores de mejora reportados, contra las metas establecidas, en la actividad 6
y actividad 1, respectivamente, de la fase Construir soluciones.
2. Vigilancia tecnológica: Establecer procesos y procedimientos que permitan
mantener a la Entidad actualizada respecto a los avances de nuevas tendencias
tecnológicas y el surgimiento de nuevas tecnologías.

22
3. Reporte de éxito: Una vez el plan de transformación digital ha tenido una adopción
exitosa, es necesario reportar los logros obtenidos para permitir el aprendizaje
sobre este tipo de experiencias que ayude a otras entidades. Se debe documentar
aquellos factores que se considera que permitieron dar lugar a resultados
satisfactorios (acciones de éxito, retos encontrados en el proceso y su estrategia de
abordaje, etc.). El objetivo es que los planes de transformación digital exitosos sean
adaptados, transferidos y compartidos a entidades similares que no han podido
lograr un proceso de transformación digital exitoso, especialmente teniendo en
cuenta que se está priorizando tendencias tecnológicas nuevas. Esta actividad
permite incluso la creación de nuevos estándares, guías y manuales dentro del
sector público.
4. Persistencia de transformación digital: La Entidad debe establecer dentro de sus
procesos las actividades relacionadas con las fases de transformación digital y debe
ejecutar continuamente las fases de transformación.

23
4. Modelo de Evaluación
Parte fundamental del “Framework” es la definición de un instrumento para la medición de
los niveles de madurez de Transformación Digital, el cual busca identificar dentro de los
servicios y los procesos de las entidades públicas los niveles que permiten definir los
controles y el uso adecuado de las tecnologías digitales actuales y emergentes.

El modelo de evaluación permite a las entidades generar un diagnóstico interno sobre el


avance en el desarrollo de los procesos de Transformación Digital, facilitando la definición
de las acciones que deben ejecutar para generar la evolución deseada. A continuación, se
detallan cinco niveles para establecer el estado actual de la Transformación Digital de cada
entidad.

Tabla 1 Niveles de madurez de Transformación Digital en las Entidades Públicas

Medición Niveles Objetivo


Se encuentra la Entidad sin iniciar un proceso de
Transformación Digital y sin hacer uso de tecnologías digitales en sus
Nivel 1
procesos y servicios. Adicionalmente el estado actual de la Entidad no ha
sido identificado aún.
Se encuentra la Entidad iniciando la planeación de la Transformación
Nivel 2 Digital, estableciendo un plan de inversiones en tecnología y
mejoramiento de sus procesos y servicios.
Se encuentra la Entidad iniciando el proceso de Transformación Digital,
implementando un plan de inversiones en tecnología y mejoramiento de
Niveles del Nivel 3
sus procesos y servicios. Se usan soluciones basadas en tecnología digital
modelo de
tradicional para la prestación de sus servicios.
evaluación
La entidad ha avanzado en su proceso de Transformación Digital con
inversiones en tecnología y de transformación de sus procesos y
Nivel 4
servicios. Se usan soluciones basadas en tecnología digital tradicional y
emergente que impactan toda la institución.
La entidad ha adoptado una estrategia de Transformación Digital
permanente con presupuesto e inversiones en tecnología y de
Nivel 5 transformación de sus procesos y servicios. Se usan soluciones basadas
en tecnologías digital tradicional y emergente que impactan toda la
institución.

24
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