A n Como hacer reuniones productivas Antes de la reunion: v Prepararla con tiempo suficiente, ¥ Seleccionar adecuadamente las personas que participardn (solo si la presencia es. necesaria). v Crear un Planning de la reunion. En este documento se especificard el motivo de la reunién, los objetivos, los temas que se trataran y los tiempos que se dedicaran a cada cuestion. ¥ Convocar con antelacion suficiente a los asistentes. Para que tengan tiempo para preparar sus intervenciones. v Enviar el Planning a todos los asistentes. Durante fa reunion: vy Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental, se debe comenzar y acabar ala hora marcada. jEI tiempo es oro! ¥ Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicara el motivo principal de la reunion, los objetivos y el metodo de trabajo a seguir, asi como las normas de patticipacion e intervenci6n. Seguir el desarrollo previsto del plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar sintesis de cada etapa. ¥ Tratar en medio de la reunion los temas mas importantes ¥ El director o coordinador de la reunién debe concentrarse en dirigir et proceso de los debates ¥ No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunion. Ya que esto podria afectar negativamente el clima positivo de comunicacion y cooperacion que debemos tratar de crear y mantener. Al finalizar ia reunion: ¥ Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias. comentarios ¥ Sintetizar las conclusiones esenciales ¥ Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerd ¥ Agradecer la participacion de los asistentes. jos adoptados. Después de la reunion: i Y Confeccionar un sumario de la reunién que se enviara a todos los partcipantes Sea oe siguientes. Este sumario debe contemplar si se ha conseguido cumplir los cobjetivos pl marcados y las tareas encomendadas