PLAN DE DOCUMENTACIÓN PARA EL ÁREA DE TALENTO HUMANO DE LA

EMPRESA BUCARGAS VEHICULAR

LEIDY CAROLINA RODRÍGUEZ PEDRAZA

MÁRIA ALEJANDRA BAUTISTA VANEGAS
LEIDY JHOANA CASTRO DÍAZ
EDGAR MAURICIO PINILLA GARCÍA

CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURÍSTICOS

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
BUCARAMANGA
2019
 Contenido
1. INTRODUCCION .......................................................................................................................................... 3
2. OBJETIVOS .................................................................................................................................................. 4
2.1 OBJETIVO GENERAL ..............................................................................................................................4
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS .......................................................................................................................4
3. MARCO LEGAL ............................................................................................................................................ 6
4. MARCO TEORICO ......................................................................................................................................13
4.1 FUNCIONES DE UNA BUENA DOCUMENTACION ...............................................................................15
4.1.1. Figura 1. Procesos de la gestión documental. Ministerio del medio ambiente. ........................16
4.2 REQUISITOS DE UNA DOCUMENTACION ...........................................................................................17
4.3 JERARQUIZACION DE LA DOCUMENTACION ......................................................................................18
4.3.1. Figura 2. Pirámide de jerarquización documental. ....................................................................20
4.4 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES PARA LA ELABORACION DE LA DOCUMENTACION..21
4.5 ESTRUCTURA Y FORMATO DE LA DOCUMENTACION ........................................................................22
4.5.1. Figura 3. Control de documentos. Hedera Consultores. ............................................................23
5. Anexo 1. Formato de inducción y de re inducción. ..................................................................................24
6. Anexo 2. Formato de recepción de hojas de vida. ...................................................................................27
7. Anexo 3. Formato de requisitos de ingreso. ............................................................................................29
8. Anexo 4. Formato de verificación de referencias laborales.....................................................................30
9. Anexo 5. Formato de entrevista a aspirantes. .........................................................................................32
10. Anexo 6. Formato de solicitud para cargos nuevos o vacantes. ............................................................34
11. Anexo 7. Formato de diagnóstico de capacitaciones. ............................................................................36
12. Anexo 8. Formato de seguimiento de capacitación. ..............................................................................38
13. Anexo 9. Formato de evaluación de capacitación. ................................................................................39
14. Anexo 10. Formato de evaluación de desempeño laboral. ...................................................................40
15. Anexo 11. Formato paz y salvo de funcionarios y/o empleados. ..........................................................42
16. Anexo 12. Formato permisos laborales. ................................................................................................44

2
 1. INTRODUCCION

Este trabajo fue hecho con el fin de demostrar la importancia que tiene la gestión
documental dentro de una organización, con base a esto se tomó como fuente de datos
la empresa BUCARGAS VEHICULAR con el objetivo de diseñar su plan de
documentación.

Desde hace tiempo la gran mayoría de empresas se han centrado en la documentación

que se requiere para optimizar su funcionamiento; teniendo en cuenta que cada proceso
mantiene un mismo estándar pero que maneja componentes diferentes, se hace esencial
hacer una revisión más detallada en la cual se evalúa la planificación que se debe prever
para su ejecución. Seguramente se observarán debilidades y fortalezas que permitirán
ejecutar un plan de mejoramiento continuo. Esta documentación está constituida para
estructurar y definir cada momento ejecutado según las actividades que se lleven a cabo
durante el proceso establecido. Cuando no se lleva un plan de documentación, se genera
una desorganización en la información que posee la empresa y de esta forma no se hace
posible tener un control sobre los avances o logros que se ven en el sistema de
documentación generando fallas en los sistemas de gestión de calidad.

El área de talento humano que tiene la empresa BUCARGAS VEHICULAR carece de un

plan de documentación sólido, fundamental para mejorar la imagen de la organización y
mejorar su funcionamiento lo que impide controlar y estandarizar el contenido con el que
se trabaja en la compañía.

Se establecerán entonces, una serie de parámetros que ayudarán al mejoramiento de los

sistemas de gestión de calidad, no solo como un requisito sino como una oportunidad de
innovación y restructuración en los procesos.

3
 2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Documentar el proceso de talento humano para el adecuado funcionamiento del área en

la cual se requiera un plan de documentación dentro de la empresa Bucargas Vehicular
de Bucaramanga estableciendo el proceso a seguir por el sistema integrado de gestión
de calidad para la emisión, identificación, revisión, aprobación, distribución, modificación,
actualización y control de los documentos relacionados con las actividades que
impliquen.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Crear políticas a través de instrumentos de planificación documental que permitan

el buen desarrollo de un sistema de gestión, desde de la planeación hasta su
disposición final.

• Conocer e identificar el estado de los formatos y los procesos de gestión

documental en la compañía, con el fin de establecer las necesidades y desarrollar
planes de trabajo para el cumplimiento de los objetivos.

• Fortalecer la administración de los documentos físicos y electrónicos, respaldando

la integralidad, protección y acceso oportuno a la información.

• Estructurar y ejecutar las actividades administrativas, técnicas de planificación,

manejo y organización de la información técnica y administrativa, brindando
soporte.

• Asegurar el cumplimiento de la legislación vigente.

• Centralizar operaciones de gestión documental generando reducción de costos,

espacios, recurso humano y pérdida de la información.

• Normalizar, sistematizar, digitalizar y organizar la información, permitiendo

establecer una relevancia documental y generando un avance en cuanto al manejo
de los tiempos.

4
• Organizar jerárquicamente los sistemas de administración documental,
alcanzando una correcta categorización tanto de manera ascendente o
descendente de los mismos, lo que hace que la matriz de resultados sea más
óptima.

• Establecer políticas de creación o actualización por medio del establecimiento de

valores prioritarios de cada tipo de documento.

5
 3. MARCO LEGAL

Referente al marco legal Bucargas Vehicular como tal no ha manejado un tipo de formato
como tal para sus documentos internos pero busca modernizarse en este aspecto y estar
en regla a normas específicas de ley para lo cual se ha analizado esta empresa y se
determinó dos normas importantes para el manejo interno y externo de su
documentación.

Norma ISO 9001: 2015.

ISO 9001 es la norma sobre gestión de la calidad con mayor reconocimiento en todo el
mundo. Pertenece a la familia ISO 9000 de normas de sistemas de gestión de la calidad
(junto con ISO 9004), y ayuda a las organizaciones a cumplir con las expectativas y
necesidades de sus clientes, entre otros beneficios (bsigroup.com, 2017).

El 23 de septiembre del 2015, se publicó la nueva versión de la ISO 9001:2015. La

revisión de la norma surgió por la necesidad de adaptar la norma a los tiempos actuales
en los se ven envueltas las organizaciones.

Es por esto, que los responsables o coordinadores de calidad deberán hacer frente a:

Cambio en la estructura.

La estructura de la nueva ISO 9001:2015 está constituida por:

• Alcance
• Referencias normativas
• Términos y condiciones
• Contexto de la organización
• Liderazgo
• Planificación

6
• Soporte
• Operación
• Evaluación de desempeño
• Mejora

Además, con esta nueva estructura, algunos requisitos se han visto modificados,
eliminados o se han añadido como nuevos. Por ejemplo, la gestión de documentos y
registros, que hasta el momento se localizaban en el apartado 4.2 pasa a ser el 7.5 y
además adquiere el nuevo término de información documentada.

A nivel estructural, otro cambio se observa en el capítulo 7.4 de la actual ISO 9001:2008.
“Suministro” pasa a formar parte del nuevo 8.6 “Liberación de productos y servicios”. La
cláusula 7.4 “compras” modifica su nomenclatura y posición, convirtiéndose en el 8.4
“Control de los productos y servicios” suministrados externamente.

Enfoque basado en procesos

En la nueva versión, el enfoque basado en procesos se convierte en el apartado 4.4

“Sistema de gestión de calidad y sus procesos”. Si hay algo que destacar como principal
ventaja de este enfoque, hay que centrarse en el incremento de la gestión y control de
las interacciones existentes entre procesos y jerarquías funcionales de cada
organización.

Lenguaje

Aunque la norma siempre ha sido aplicable a cualquier sector, en esta nueva versión de
la ISO 9001:2015 se ha trabajado para que el lenguaje empleado sea simple y
comprensible para cualquier persona.

Análisis del contexto

7
En esta nueva ISO 9001:2015 existe un nuevo apartado, el 4. Contexto de la
organización. En este capítulo, se trata de la necesidad de tener en cuenta y analizar el
entorno socio económico de la empresa y los vínculos existentes con los stakeholder
(internos y 43 externos). Este análisis facilitara la identificación de problemas y
necesidades que puedan generar un impacto en la planificación del sistema de gestión
de calidad.

Pensamiento basado en riesgo

Es uno de los cambios más importantes de la norma ISO 9001, debido a que este
concepto se introduce la totalidad del sistema de gestión, es decir, durante el
establecimiento, implantación, mantenimiento y mejora. Para gestionar los riesgos se
puede adoptar la metodología que más se ajuste a las necesidades de la empresa, por
ejemplo, la ISO 31000.

Acciones preventivas

Se eliminan las acciones preventivas en la nueva edición de la ISO 9001, debido a que
el propio sistema de gestión de calidad debe actuar como herramienta preventiva.

Partes interesadas

Ya no solo se habla de los clientes en la ISO 9001:2015, sino que en ella se determinan
los requerimientos necesarios para cumplir las exigencias de las partes interesadas y así
podremos ver en el apartado 4.2, “Compresión de las necesidades y expectativas de las
partes interesadas”.

Representante de la dirección
8
Esta figura deja de ser obligatoria en la ISO 9001:2015, se le da más importancia a la
involucración de la alta dirección como vemos en el capítulo 5 “Liderazgo”.

Gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento ocupa un nuevo numeral de la norma, en concreto es el 7.1.6

“Conocimiento organizacional”, en el que se indica que es la organización la encargada
de 44 establecer que conocimiento es requerido para que el sistema de gestión de calidad
opere correctamente para lograr productos y/o servicios que satisfagan el cliente.

Procesos externalizados

En el aparatado 8.4 “Control de los productos y servicios suministrados externamente” se

habla sobre que existe la posibilidad de subcontratar procesos o subprocesos a terceras
empresas.

Competencia personal

La norma ISO 9001 en su versión 2015 trata en el apartado 7.2 “Competencia” de la

necesidad de establecer con criterio cada lugar de trabajo y elaborar criterios que validen
dicha competencia. (isotools.org, 2015)

Sus beneficios son:

• Prácticas aceptadas y reconocidas internacionalmente para la gestión de la

calidad.
• Lenguaje común para trabajar con clientes y proveedores en todo el mundo.
• Modelo para abordar oportunidades y riesgos de manera estructurada y con
sistemática mejorada.
• Aprovechar una visión más completa del contexto organizacional que mejora la
eficacia del pensamiento basado en riesgo.
9
 • Mejora en la gestión del desempeño de los proveedores.
• Modelo de excelencia para consumidores, clientes y otras partes interesadas.
• Mejor alineación entre su sistema de gestión y los objetivos de los negocios más
importantes de su organización.
• Oportunidad de hacer su sistema de gestión aún más poderoso, yendo de la
conformidad al desempeño.
• Mejora de la comunicación sobre calidad ya que su empresa promueve las mejores
prácticas y aplica mejoras en toda la cadena de suministro.
• Mejora de la calidad de productos, procesos y servicios, aumento de la
satisfacción, lealtad y retención de clientes, al mismo tiempo que aumenta la
productividad y reduce los costos.

De acuerdo con LQRA, existen seis pasos que debes seguir para una transición exitosa:

• Planea una transición adecuada con forme a las necesidades y características de

tu organización.
• Conoce la norma, identifica los cambios y novedades.
• Capacita a tu organización a todo nivel.
• Haz partícipe a los líderes y responsables en los procesos de gestión en el trayecto
de transición.
• Evalúa, haz una auditoría interna y Gap de análisis, además de externa para
evaluar la preparación.
• Busca apoyo de un auditor.

Ley 594 del 2000

Los procesos de gestión documental se rigen bajo varias leyes, decretos y normas que
establecen la forma correcta de llevar a cabo las tareas dentro de las empresas, todo en
pro de la transparencia, la organización y el uso óptimo de la información. Una de las
leyes que regula y gestiona gran parte de los deberes documentales y archivísticos es la
Ley General de Archivos 594 del 2000.

El objetivo de la Ley 594 del 2000

• Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.

10
 • Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.
• Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
• Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.
• Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés
económico, social y tecnológico.
• Consolidar una cultura de información nacional.
• Racionalización de la información y sus categorías.

Los principios de la Ley General de Archivos

Teniendo en cuenta que la prioridad de esta ley es el correcto manejo de la

documentación a favor de los ciudadanos y su interés de consulta, los principios que la
rigen y que se desarrollan son los siguientes:

• Finalidad del archivo: mantener una documentación organizada ayuda y garantiza

a conservar una información con fácil acceso y recuperación.
• Importancia de los archivos: la ley establece y respalda la importancia de la gestión
y la administración de los documentos, tanto para las empresas, como para
quienes deseen consultar información de interés nacional. De este modo se
categorizan de manera eficaz los documentos, ayudando a depurar y a administrar
lo que es necesario.
• Institucionalidad e instrumentalización: el uso de instrumentos archivísticos y el
manejo de los documentos y su reposo o archivo, respalda las actividades de
gestión, siendo las bases principales para procesos políticos, económicos y
legales, garantizando los derechos de todos los involucrados en los procesos.
• Responsabilidad y organización: la ley respalda el uso de la información, por lo
que es enfática en el cumplimiento de las normas descritas en ella, tanto en
organizaciones públicas como privadas con interés público.
• Dirección y coordinación: la ley designa al Archivo General de la Nación como el
principal ente de regulación, con el fin de proteger la memoria histórica y cultural
de la nación.

• Administración y acceso: el Estado se responsabiliza por la correcta gestión de la

información y de garantizar el acceso a ella por parte de la ciudadanía en general.
• Racionalidad: establecido el orden, es necesario que el manejo de los documentos
sea realizado por personal especializado o personal común, siempre y cuando
sigan las leyes y normas establecidas, de tal manera que su consulta esté más
que garantizada.
11
 • Modernización: el crecimiento y la implementación de nuevas estrategias, ayudan
a las entidades a optimizar y a automatizar de la mejor manera los procesos de
gestión documental.
• Interpretación: finalmente, con el fin de que la ley se siga al pie de la letra, el AGN
tiene la responsabilidad de brindar asesoría a todo el interesado en llevar a cabo
procesos de administración de documentos.

Respecto a la normativa en el titulo v gestión de documentos

ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán

elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.

PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y
eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su
integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto

de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los
documentos.

ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos, los archivos se clasifican en:

a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente
pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas
y particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente.
ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la

Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de
conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de
retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias
laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará
12
lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios
públicos.

ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la

Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en
ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en
sus diferentes fases

Respecto al Título VI acceso y consulta de los documentos

ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho
a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los
mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la
Constitución o a la ley.

Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho

a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos
consagrados en la Constitución y las leyes.

ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso 2o. del artículo 13
de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento
cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo
hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano,
y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo
demande copias o fotocopias del mismo".

ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos

históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida
su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos
mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento,
certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

4. MARCO TEORICO

El plan de documentación determina la información a registrar, se diseñan los

documentos o medios de soporte de la información, se determinan sucesos y estos
últimos se registran para conformar memorias de calidad que posteriormente servirán de
evidencia en el proceso de auditorías internas (seguimiento y control); pero
especialmente, para conservar las evidencias en las cuales se apoyan las compañías u
13
organismos certificadores durante las auditorías externas, para negar o certificar la
empresa.

El propósito y los beneficios del plan de documentación son varios: proporcionar un marco
claro de trabajo en las operaciones de la organización, permitir una consistencia de los
procesos y una mejor comprensión del Sistema de Gestión de Calidad, lo cual
proporciona evidencias para el logro de los objetivos y las metas

Una vez que la organización ha decidido desarrollar un plan de documentación, ésta

debería identificar las entradas y su alcance. Algunos aspectos a tener en cuenta son:

• Identificar a la persona responsable de la preparación del plan de documentación.

• Reunir la documentación del plan.
• Definir responsabilidades.
• Coherencia y compatibilidad del contenido y formato con el alcance, los elementos
de entrada y las necesidades de los usuarios previstos.
• Presentación y estructura.

Hay varias situaciones en que los planes de documentación pueden ser útiles o
necesarios, por ejemplo:

• mostrar cómo el sistema de gestión de la calidad de la organización se aplica a un

caso específico.
• cumplir con los requisitos legales y estatutos reglamentarios.
• en el desarrollo y validación de nuevos productos o procesos.
• demostrar, interna y/o externamente, cómo se cumplirá con los requisitos de
calidad.
• organizar y gestionar actividades para cumplir los requisitos de calidad y objetivos
de la calidad.
• optimizar el uso de recursos para el cumplimiento de los objetivos de la calidad.
• minimizar el riesgo de no cumplir los requisitos de calidad.
• utilizarlos como base para dar seguimiento y evaluar el cumplimiento de los
requisitos para la calidad.
• en ausencia de un sistema de la gestión de calidad documentado.

14
4.1 FUNCIONES DE UNA BUENA DOCUMENTACION

El objetivo central de un plan documental es garantizar el completo control, organización y

clasificación de los documentos, todo por medio de un seguimiento y análisis constante de la
estructura organizacional y sus prioridades teniendo en cuenta la utilidad informativa de cada
archivo creado o recibido.

Existen ciertas funciones y que nos ayudarán a entender su importancia, las cuales son:

• Establecer y gestionar políticas para la creación y administración de los documentos.

• Organizar de manera lógica, eficaz y categorizada la documentación.
• Establecer estrategias técnicas y de gestión que permitan la conservación de la
información.
• Garantizar la inmediatez de consulta y acceso a la información.
• Conservar y salvaguardar la información, por medio de su digitalización.

Estas funciones permiten a la empresa establecer altos estándares de calidad que nos llevan a
complementarlos con las siguientes funciones adicionales:

• Optimización de procesos.
• Reducción de gastos.
• Mejor manejo del uso del tiempo.
• Reducción de tiempo de consulta.
• Aumento de seguridad.
• Acceso total a la información.
• Custodia inteligente de los documentos.

15
4.1.1. Figura 1. Procesos de la gestión documental. Ministerio del medio ambiente.

16
4.2 REQUISITOS DE UNA DOCUMENTACION

La documentación de un sistema de calidad debe incluir los siguientes documentos:

• Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la

calidad.
• Un manual de calidad.
• Procedimientos documentados y registros requeridos.
• Los documentos que la organización determina como necesarios para asegurarse
de la eficaz planificación, operación y control en sus procesos.
• Manual de calidad que incluya el alcance del sistema de gestión de calidad y una
descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la
calidad, entre otros.
• Documentación de las diferentes acciones correctivas y preventivas.

17
4.3 JERARQUIZACION DE LA DOCUMENTACION

La documentación del Sistema de Gestión de Calidad puede estar compuesta de

diferentes tipos de documentos. Generalmente esto incluye documentos como la política
de calidad, el manual de calidad, procedimientos, instrucciones técnicas, planes de
calidad, y registros. La documentación del Sistema de Gestión de Calidad puede ser
representada como la jerarquía que se muestra a continuación:

1. Manual de calidad. El manual debe ajustarse a su organización. La estructura y el

contenido del manual puede variar según el tamaño de la empresa, la complejidad
de las operaciones, y la competencia del personal. Las pequeñas organizaciones
pueden documentar el Sistema de Gestión de Calidad en un único manual. Por
otro lado, las grandes empresas a nivel internacional pueden tener diferentes
manuales de calidad. Generalmente, incluye el alcance del Sistema de Gestión de
Calidad, las exclusiones del estándar, referencias a documentos relevantes, y el
modelo de proceso de negocio. La política de calidad y los objetivos pueden ser
parte del manual también.

2. Política de Calidad. Una política representa una declaración de principios de una

organización. La Política de Calidad debe indicar el compromiso de la organización
con la calidad y la mejora continua. Por lo general, esta política es utilizada para
propósitos promocionales, y debería ser publicada al interior de la organización y
en su portal web, por lo tanto, lo conveniente es tener una política de calidad clara
y corta

La Política de Calidad define los objetivos de calidad que la organización se esfuerza en

conseguir. Estos objetivos en las organizaciones son definidos mediante la cuantificación
de objetivos de calidad.

3. Procedimientos de calidad. Los procedimientos de calidad pueden tener diferentes

formatos y estructuras. Pueden ser narrativos, es decir, que se describen a través
del texto; pueden ser más estructurados mediante el uso de tablas; pueden ser
más ilustrativos, es decir, con diagramas de flujo o pueden ser cualquier
combinación de los casos anteriores.

18
Los procedimientos de calidad deberían incluir los siguientes elementos:

• Título – para la identificación del procedimiento;

• Propósito – descripción de la razón de ser del procedimiento;
• Alcance – para explicar qué aspectos serán cubiertos en el procedimiento, y qué
aspectos no serán cubiertos;
• Responsabilidades y funciones de todas las personas/cargos incluidos en
cualquier parte del procedimiento;
• Los registros que resultan de las actividades descritas en el procedimiento
deberían ser definidos y listados;
• Control de documentos – la identificación de cambios, la fecha de revisión, la
aprobación y versión del documento debería ser incluida en cada documento de
acuerdo a lo establecido en el control de documentos;
• Descripción de actividades – esta es la parte principal del procedimiento; se refiere
al resto de elementos del procedimiento y describe qué debería realizarse, por
quién y cómo, cuándo y dónde. En algunos casos el “por qué” también debería
definirse. Además, las entradas y salidas de las actividades deben ser explicadas,
incluyendo los recursos que sean necesarios.
• Se pueden incluir anexos, en caso de ser necesario.

4. Instrucciones técnicas. Las instrucciones técnicas pueden ser parte de un

procedimiento, o pueden ser referenciadas en el procedimiento. Generalmente, las
instrucciones técnicas tienen una estructura similar a los procedimientos, y cubren
los mismos elementos; sin embargo, las instrucciones técnicas incluyen detalles
de las actividades que se tienen que llevar a cabo, enfocándose en la secuencia
de cada paso, y en las herramientas y métodos que serán utilizados con la
exactitud requerida.

5. Registro. Teniendo claro todo lo anterior, se pasa a redactar la documentación

definida.

19
4.3.1. Figura 2. Pirámide de jerarquización documental.

20
4.4 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES PARA LA ELABORACION DE
LA DOCUMENTACION

La finalidad de estas Directrices es proporcionar recomendaciones técnicas para definir

y asignar las responsabilidades y competencias de todo el personal implicado en la
gestión de los documentos y del tratamiento archivístico de los mismos en el seno de una
organización.

La definición y asignación de responsabilidades, competencias y sus interrelaciones

permite establecer y mantener un adecuado régimen de gestión de documentos que
satisfaga a todas las partes interesadas, tanto internas como externas, de la
organización. Propicia, además, la transparencia y rendición de cuentas de la
organización y de los miembros que la integran.

La definición y asignación de responsabilidades y competencias deberá articularse

mediante la aplicación de prácticas normalizadas o reglas de la organización. Contar con
los recursos humanos cualitativa y cuantitativamente necesarios y evaluar la capacidad
de los mismos, es crucial para el éxito de una política de gestión de documentos y
archivos. Este aspecto también se debe tener muy en cuenta en el momento de diseñar
los planes estratégicos y los objetivos de la organización.

Su objeto también es el de proporcionar directrices para que la organización establezca

un programa de comunicación, concienciación y formación continua dirigido a los equipos
humanos, tanto internos como externos, implicados en la gestión de documentos y
archivos de la organización.

La creación o actualización de formatos dentro de la organización deben estar

sustentadas en un comité conformado por los siguientes integrantes:
• Asistente o auxiliar de Talento Humano.
• Coordinador de talento humano.
• Persona encargada de la gestión de calidad.
• Líderes de proceso (opcional).

21
4.5 ESTRUCTURA Y FORMATO DE LA DOCUMENTACION

La correcta elaboración de la documentación debe esta compuesta por la siguiente

estructura:

1) ENCABEZADO. Se estructura por 4 elementos:

• Logo de la empresa.
• Titulo/nombre del documento.
• Código/versión.
• Fecha.

2) CUERPO. Compuesto por 6 elementos:

• Objetivo (para que se realiza).
• Alcance (a quien aplica).
• Proceso.
• Detalle de actividades del proceso.
• Definición o conceptos del proceso.
• Ficha técnica (responsables de la elaboración, persona que revisa, persona que
aprueba y fecha de aprobación).

3) PIE DE PÁGINA. Al final del documento se destina el espacio para las firmas:
• Persona que elaboro.
• Persona que verifico.
• Persona que aprobó.

Siempre se detallará cargo y área.

22
4.5.1. Figura 3. Control de documentos. Hedera Consultores.

23
5. Anexo 1. Formato de inducción y de re inducción.

24
Recorrido por la planta física de BUCARGAS
S.A.S.
25
26
6. Anexo 2. Formato de recepción de hojas de vida.

27
28
 7. Anexo 3. Formato de requisitos de ingreso.

BUCARGAS S.A.S.

29
8. Anexo 4. Formato de verificación de referencias laborales.

30
31
9. Anexo 5. Formato de entrevista a aspirantes.

32
33
10. Anexo 6. Formato de solicitud para cargos nuevos o vacantes.

34
35
11. Anexo 7. Formato de diagnóstico de capacitaciones.

36
37
12. Anexo 8. Formato de seguimiento de capacitación.

38
13. Anexo 9. Formato de evaluación de capacitación.

EVALUACION DE
CAPACITACION

39
14. Anexo 10. Formato de evaluación de desempeño laboral.

40
41
15. Anexo 11. Formato paz y salvo de funcionarios y/o empleados.

42
43
16. Anexo 12. Formato permisos laborales.

44
45