Software de Ruteo en Alicorp (Lima, Perú):

¿CÓMO OPTIMIZAR LOS DESPACHOS?

Alicorp, empresa peruana productora y distribuidora de alimentos, decidió realizar una

auditoria de transporte con el apoyo de Miebach Logística. El resultado fue una serie de 12
medidas, una de las cuales correspondió a la optimización de despachos. La instalación de
un software que implementaría un mapa de ruteo para los camiones de la empresa fue la
clave.

(Revista Logística & Distribución, número 10, Junio-Julio 2001)

Para los expertos en el tema, contar con un sistema de transporte de productos eficiente y
preciso es la clave para garantizar el éxito de su negocio. Tanto es así, que la calidad de los
despachos y la satisfacción de los clientes depende de éste. Es por ello que cuando las
empresas enfrentan problemas en el área del transporte de sus productos, darle una pronta
solución -y por manos expertas- se transforma en prioridad.

Así lo entendió Alicorp S.A., empresa peruana productora y distribuidora de alimentos,

quien recurrió a Miebach Logística Ltda. en busca de una auditoría de transportes. El
estudio acabado de los procesos de esta firma dio paso a una solución que mejoraría los
despachos y además daría un mejor servicio a los clientes. La solución encontrada, fue la
instalación de un software que implementaría un mapa de ruteo para los camiones de la
empresa.

La auditoría inicial duró dos meses, mientras que el proyecto completo se extendió por
poco más de ocho meses, en lo que se refiere a todo el estudio de los manejos de la
empresa en sus entregas, y la implementación del software alcanzó las 15 semanas. Este
paso a paso de implementación del programa, que constituye la primera experiencia de
este tipo en Perú, es lo que se muestra en este caso práctico al que tuvo acceso en forma
exclusiva Logística & Distribución.
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PERFECCIONAR EL SISTEMA
Adoptar una solución dentro de una empresa, no siempre es sinónimo de que exista un
problema. Puede suceder que se haga un diagnóstico en una firma y que se obtenga un
resultado positivo y, por ejemplo, no se identifiquen problemas en el área de transportes,
pues la mercadería se despacha en forma correcta, las entregas a los clientes están bien y
las tasas de reclamos es baja. Sin embargo, en la actualidad existe una serie de instancias
en la cadena logística que permiten generar nuevos ahorros. Y esa es la razón para buscar
una nueva alternativa.

"Cuando ya se han reducido los costos en los tipos de envase, en las cuotas de los pedidos,
en el centro de distribución... la pregunta es ¿dónde se puede hacer más para poder estar
preparados para los momentos críticos y ante la competencia?", analiza Álvaro Mellado,
Ingeniero de Proyectos de Miebach Logística encargado de llevar a cabo la implementación
de un software que optimizara los despachos de Alicorp.

Y esto fue lo que sucedió en Alicorp. Para iniciar la auditoría, lo primero fue conocer en qué
estado estaba la empresa para lo cual se determinaron, en primer lugar, sus necesidades.
De este ejercicio se evacuó un documento detallando los objetivos que se pretendían lograr
con la utilización del software y cuáles eran las funcionalidades mínimas que se requerían
para este caso en particular.
La tarea de selección no fue fácil, por cuanto existían cerca de 30 ó 40 alternativas de
software, razón por la cual tuvieron que ir acotando la búsqueda de acuerdo a sus
requerimientos. Sin duda, un punto determinante fue la necesidad de utilizar un programa
con interfaz certificada con SAP. Lo anterior, redujo el universo a 15 soluciones y, al final
del proceso de licitación, a tres, escogiéndose el Route Pro Distpacher de la empresa Caps
Logistics, distribuido en Perú por Baan Perú.

Una vez decidido esto, se diseñó la metodología de implementación, los análisis de los
riesgos y cuáles eran las áreas de la empresa involucradas en el éxito de la realización del
proyecto.
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CÓMO FUNCIONA
"Lo que hace el software es tomar una cantidad de requerimientos de entrega de varios
clientes. Escoge la mejor forma de cargar un camión con esas órdenes y designa una ruta
(salida desde el punto de origen hasta el destino u otro punto de origen)", señala Mellado.
Para ello, escoge varios altgoritmos heurísticos, que entregan un óptimo local, lo que
significa que no siempre dan el mismo resultado por lo que hay que escoger entre las
distintas alternativas presentadas. Con ello se logran optimizar los recursos de transporte:
aumentar la utilización de los camiones y disminuir los costos de flete.

Este procedimiento trabaja tanto con un mapa geopolítico como con uno de calles,
dependiendo de los requerimientos de la compañía. La opción radica en si a la compañía le
interesa especificarle al chofer del camión cuál calle es la que tiene que tomar, dónde tiene
que doblar para llegar al cliente o si le interesa seguir un orden determinado de despacho,
y qué tiene que ir dentro del transporte para cada pedido. Una vez definida la opción,
Alicorp tuvo que invertir en generar sus propios mapas.

Con estos planos, el algoritmo determina la distancia entre punto y punto y establece el
tiempo a destinar. Sin embargo, no señala el camino exacto. Lo que le interesaba saber a
esta empresa era cuánto se demoraba en llegar el pedido, a qué hora se le entregaba al
cliente y cuál era el orden de visita. Para ello hubo que puntear la ruta con las direcciones
de cada uno de los interesados, ubicándolos de manera georeferencial; es decir,
estableciendo longitud y latitud. Aquí fue donde se generaron los primeros problemas, ya
que se disponía de la dirección de la facturación, pero no de las bodegas. "Estos son datos
importantes aunque son elementos externos al software. Sin embargo, están directamente
relacionados con la implementación del proyecto. Si no tengo buenos mapas con la correcta
ubicación de los clientes, entonces el software no va a funcionar", enfatiza Mellado.

Un aspecto muy importante del programa es que éste permite cumplir con la ventana
horaria determinada por el cliente y en la que se le entregará su pedido, con lo que le está
brindando un mayor valor agregado y, finalmente, marcando la diferencia ante la
competencia.

Otro elemento importante a determinar fueron los productos a despachar dentro de los
camiones y cómo iban a ser entregados (en cajas, pallets, tambores, u otros). También
debieron establecerse los productos compatibles para combinarlos en un mismo flete y
señalar si la flota es refrigerada o seca. Todo ese proceso de recopilación de la información
se realizó en la fase de data, en la cuál se fue configurando el software de acuerdo a las
necesidades de la empresa y, luego, se procedió a la validación del modelo. Este período
fue netamente teórico, en donde se definieron los parámetros de la empresa. Luego, vino la
implementación propiamente tal.
Una vez en marcha, se fueron detectando los problemas del funcionamiento del software
día a día y se fueron afinando diversos aspectos. Esto permitió habilitar y deshabilitar
cuantificaciones, haciendo necesaria la presencia y compromiso de profesionales
específicamente dedicados a actualizar los datos del programa.

Por ello, fue fundamental establecer, en primer lugar, toda la información necesaria.
"Cuando defino la interfaz de mis sistemas de producción, de los sistemas ERP que le tengo
que traspasar al software diariamente, detallo cómo le mando la información al programa:
qué envío, con qué periodicidad, y cada cuanto tiempo se actualiza", detalla Mellado.

El software maneja dos tipos de interfaz: una manual y otra automática. La primera se
refiere a que puede controlar la información entregada de algún elemento surgido en un
lapso corto y con ella se actualizan datos puntuales. La segunda se refiere a los archivos
que se traspasan de un lugar a otro o del acceso a una base de datos donde el sistema
recibe la información, por ejemplo. Esta última es mucho más compleja que la anterior.

Una de las ventajas que ofrece este programa es que puede ser adaptado -en parte- a la
empresa. Es decir, a pesar de ser estándar, personaliza ciertos aspectos tales como la
unidad de tiempo a utilizar para que sea manipulado de una manera más precisa. Para que
el programa sea aplicado con éxito, la compañía debe designar una persona del área de
sistemas a tiempo completo, para que sepa de dónde sacará la información para las
actualizaciones y algún encargado del área transportes que conozca el día a día del
despacho, las características de los clientes, y otros.

A pesar de lo exitoso que puede parecer en un principio, siempre surgen algunos

imponderables en la implementación del software. Por ejemplo, que haya información que
el cliente no señaló en el momento oportuno, lo que puede afectar el desarrollo de la
ejecución del programa o generar problemas operativos, por ejemplo, en el centro de
distribución. También hay dificultades que no son cuantificables en un principio, pero que
pueden suceder, tales como una falla del sistema o que el respaldo no esté funcionando.
"La mayoría de los software solucionan sobre el 80% del proceso normal. Lo importante es
hacer que resuelvan lo anormal, por lo que es importante que el factor humano esté
presente en la realización del programa", enfatiza el profesional.
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AHORROS CONCRETOS
Inicialmente, el proyecto tuvo un presupuesto de US$ 230 mil, sin embargo, el costo final
bordeó los US$ 200 mil, lo que significó un 15% menos de la cifra inicial. Los ahorros
estimados al inicio del plan eran entre un 5% y 10%, pero esto fue sobrepasado al efectuar
la primera etapa. "Llegamos a una media de 13% a 14% de ahorros en fletes y sobre 25%
en flota. Esto quiere decir que, si antes la empresa tenía 100 camiones para despachar en
Lima, hoy sólo necesita 75. El 14% de economía en flete es directo y la reducción de los
camiones es el indirecto", calcula Mellado.

Esta reducción indirecta se produce porque ya no es necesario mantener esos fletes con el
logo corporativo. También, hay menor fumigación y limpieza; en definitiva, menor
mantención ya que en Alicorp gran parte de la flota era de terceros, los que fueron
reducidos gracias a la implementación del software. Asimismo, el 'payback' del proyecto (la
recuperación de la inversión), se determinó en 7 meses de acuerdo al transporte que se
realizaba en la ciudad de Lima. Sin embargo, estimaciones recientes proyectan que el
tiempo será menor gracias a lo alcanzado en materia de ahorro.

Con la ejecución del software, como elemento agregado, se llegó a la implementación de un

nuevo modelo tarifario. Normalmente, se paga una tarifa plana, independientemente de la
cantidad de viajes que se realicen al día. El nuevo modelo busca ir reduciendo la tarifa en la
medida en que aumenta el número de viajes al día. La tarifa de las primeras vueltas
considera los costos fijos del transportista, mientras que las adicionales tienen una menor
proporción de costos fijos y una alta proporción de costos variables. "El costo fijo considera
aquellos gastos en que se debe incurrir, independiente del uso del vehículo: depreciación,
seguros, patente y revisión técnica. El variable se ve influenciado directamente por el uso
del vehículo: combustible, neumáticos, lubricantes y peajes. Por lo tanto, al aumentar el
número de vueltas por día gracias a la programación del software, por ejemplo de cinco a
ocho vueltas, estos tres viajes más, son parte de los ahorros de la empresa y de las
utilidades del conductor por la optimización de la flota con el nuevo modelo", explica
Mellado.

En la actualidad, la tendencia en Estados Unidos y Europa los modelos tarifarios consideran

costos fijos, distancias, tiempos y detenciones. En nuestra región, consideran
adicionalmente toneladas transportadas, por lo que hubo que cambiar el modelo, ya que
ninguno de los software analizados tenía implementada la variable tonelaje.

Lo importante es que, a pesar de los cambios realizados, no se modificó el software salvo

en pequeñas partes. "Estos son programas estándares del mercado, por lo tanto, es
imposible pensar que van a resolver todos los problemas que tiene una empresa. Lo que sí
es importante entender que hay que adecuarse al patrón y, nuestra recomendación, es que
se hagan el mínimo de cambios para no perder la oportunidad de tener actualizaciones
futuras", finaliza Mellado.