Está en la página 1de 10

MANUAL DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Versión: 03 Fecha: 23/07/2010 Página: 1 de 10 Código: MP-A-GD-01

OBJETIVO

Establecer los lineamientos en materia de gestión documental con el fin de


normalizar y estandarizar el ciclo de vida del documento de acuerdo a lo ordenado
por el archivo general de la nación para las entidades del estado.

ALCANCE

Desde la recepción y producción, radicación, registro, distribución, trámite,


organización, descripción, almacenamiento, recuperación, consulta y disposición
final de los documentos.

DEFINICIONES

3.1 ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos


públicos, en los términos consagrados por la Ley.

3.2 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y


control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento
humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

3.3 ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios,


mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

3.4 ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,


acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en
el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Elaboró Revisó Aprobó


Nombre: Edgard Sierra Nombre: Jair Solarte Padilla Nombre: Honorio Miguel
Cardozo Henriquez Pinedo
Cargo: Secretario General Cargo: Jefe Oficina Asesora Cargo: Director Nacional
de Planeación
Firma: ORIGINAL FIRMADA Firma: ORIGINAL FIRMADA Firma: ORIGINAL FIRMADA

La impresión de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de


consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet
MANUAL DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Versión: 03 Fecha: 23/07/2010 Página: 2 de 10 Código: MP-A-GD-01

3.5 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN


Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política
archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es
responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la
conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le
confía en custodia.

3.6 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.

3.7 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y


establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

3.8 COMITÉ DE ARCHIVO

Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los


programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.

3.9 COMUNICACIONES OFICIALES

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones


asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

3.10 CONSULTA DE DOCUMENTOS

Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la


información que contienen.

3.11 CORRESPONDENCIA

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las
instituciones.

3.12 DEPURACIÓN

La impresión de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de


consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet
MANUAL DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Versión: 03 Fecha: 23/07/2010 Página: 3 de 10 Código: MP-A-GD-01

Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran


aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior
eliminación.

3.13 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los


documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.

3.14 DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción

3.15 DOCUMENTO

Es toda información perteneciente al sistema de calidad que se registre y


almacene en papel, en vídeo, en cinta magnética o en cualquier otro medio. Puede
ser la descripción de un proceso, procedimiento o actividad/tarea, que se puede
ver mediante diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, videos, fotografías,
muestras físicas, entre otras.

3.16 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

3.17 DOCUMENTO

Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

3.18 DOCUMENTO ACTIVO

Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

3.19 DOCUMENTO DE APOYO

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que
no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento
de sus funciones.

3.20 DOCUMENTO DE ARCHIVO


La impresión de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de
consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet
MANUAL DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Versión: 03 Fecha: 23/07/2010 Página: 4 de 10 Código: MP-A-GD-01

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en


razón de sus actividades o funciones.

3.21 DOCUMENTO ESENCIAL

Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su


contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y
actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la
reconstrucción de la historia institucional.

3.22 DOCUMENTOS EXTERNOS

Son los generados por organismos externos a la organización los cuales exigen
condiciones que debe cumplir la ESAP para el normal desarrollo del sistema de
calidad.

3.23 DOCUMENTOS INTERNOS

Son los generados (elaborados) e implementados dentro de la organización para


interactuar directamente en el sistema de calidad.

3.24 DOCUMENTO ORIGINAL

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que


permiten garantizar su autenticidad e integridad.

3.25 DOCUMENTO PÚBLICO

Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o


con su intervención.

3.26 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de


valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.

3.27 GESTION DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,


manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

La impresión de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de


consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet
MANUAL DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Versión: 03 Fecha: 23/07/2010 Página: 5 de 10 Código: MP-A-GD-01

entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su


utilización y conservación.

3.28 IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL

Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y


sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la
estructura de un fondo.

3.29 ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro


de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

3.30 ORGANIGRAMA

Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa


para identificar las dependencias productoras de los documentos.

3.31 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación


documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

3.32 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de


los documentos de una institución.

3.33 PROCESO

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales


transforman elementos de entrada en resultados Forma especificada de efectuar
una actividad. Documento que especifica los pasos que debe seguir un proceso o
actividad.

3.34 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus


funciones.

La impresión de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de


consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet
MANUAL DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Versión: 03 Fecha: 23/07/2010 Página: 6 de 10 Código: MP-A-GD-01

3.35 RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número


consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y
cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se
empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

3.36 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar


para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural
o jurídica.

3.37 RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS

Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los


documentos requeridos.

3.38 REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o
Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del
trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

3.39 RETENCIÓN DOCUMENTAL

Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el


archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de
documentos.

3.40 SELECCIÓN DOCUMENTAL

Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y


realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos
de carácter representativo para su conservación permanente.

3.41 SERIE DOCUMENTAL

La impresión de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de


consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet
MANUAL DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Versión: 03 Fecha: 23/07/2010 Página: 7 de 10 Código: MP-A-GD-01

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,


emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos,
actas e informes, entre otros.

3.42 SIGNATURA TOPOGRÁFICA

Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de


conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

3.43 SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,


emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.

3.44 SUBSERIE

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas


de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

3.45 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Son un listado de series, con sus correspondientes Subseries y tipos


documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

3.46 TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento


de su función administrativa.

3.47 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al


histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental
vigentes

POLITICA DE OPERACION

La Gestión documental es el conocimiento es uno de los activos más valiosos,


gestionarlo implica, en gran medida, catalogar, consultar, acceder e integrar
información y documentación que, en la mayor parte de las ocasiones, se
encuentra dispersa y bajo soportes no informatizados. Por este motivo, la gestión
La impresión de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de
consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet
MANUAL DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Versión: 03 Fecha: 23/07/2010 Página: 8 de 10 Código: MP-A-GD-01

de la documentación se ha convertido en una herramienta esencial para garantizar


el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de
documentos, duplicaciones, etc.

El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme


durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o
conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la optimización de
los procesos en nuestra entidad.

Los propósitos esenciales de esta política de operación institucional son:

- La mejora de la eficiencia: en menos tiempo para encontrar la información, el


aumento de su productividad es inmediato.
- El compartir información entre los servidores públicos y también con los
usuarios, permite reducir de forma muy significativa los costes de interacción
de éstos, al hacer mucho más eficiente el flujo de información.
- La mejora de la relación con el usuario, puede ser uno de los resultados de
esta gestión, al ofrecer unos servicios de mayor calidad y una imagen de
eficacia.

MARCO DE REFERENCIA JURÍDICO

La ESAP acata, respeta y aplica el ordenamiento jurídico en materia de Gestión


Documental aplicable a la entidad.

- Constitución Nacional, artículo 8, 15, 20, 23, 74 y 95


- Ley 734 del 5 de mayo de 2002 – Código Disciplinario único. Artículos 25 y 34.
- Ley 594 de 14 de julio de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones.
- Ley 190 de 6 de junio de 1995. Estatuto Anticorrupción, Artículos 27 y 29.
- Acuerdo No. 060 de 30 de octubre de 2001 del Consejo Directivo del Archivo
General de la Nación. Por el cual se establecen pautas para la administración
de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.

MARCO CONCEPTUAL

El marco conceptual de la Gestión Documental en la ESAP adopta los


instrumentos determinados por el Archivo General de la Nación, el Sistema de
Gestión de la Calidad NTCGP 1000 y del modelo Estándar de Control Interno –
MECI:1000:2005 establecido por el Departamento Administrativo de la Función
Pública – DAFP.

La impresión de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de


consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet
MANUAL DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Versión: 03 Fecha: 23/07/2010 Página: 9 de 10 Código: MP-A-GD-01

La ESAP define clara y explícitamente la aplicación objetiva, sistemática y


homologada de la Gestión Documental en todos sus procesos.

La Gestión Documental ayudará a la entidad a salvaguardar su memoria


institucional, asegurar el registro, evidencia y trazabilidad de sus actividades a
través de los documentos.

CRITERIOS DE APLICACIÓN

La ESAP adopta los principios del MECI y sus propios criterios para la aplicación
de esta política:

MARCO DE ACTUACIÓN

La ESAP adoptó el Sistema de Gestión Documental para la ESAP, el cual debe


ser un sistema eficiente, efectivo y acorde con los lineamientos y directrices
emanadas del Archivo General de la Nación y acorde con los requerimientos de la
NTCGP 1000:2004, y el Comité de Archivo y Correspondencia de la ESAP,
encargado de asesorar y acompañar el marco general de la Gestión Documental
en la ESAP.

RESPONSABLES DEL DESARROLLO DEL PROCESO DE GESTION


DOCUMENTAL EN LA ESAP

El proceso de Gestión Documental en la ESAP es responsabilidad de la Secretaria


General a través de las oficinas de Archivo y Correspondencia y la Sedes
Territoriales, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 219 de
2004 y la normatividad legal vigente aplicable para la entidad.

5. DESARROLLO

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Definir criterios para la Gestión Comité de Archivo
Documental

2 Elaborar y aplicar las Tablas de Comité de Archivo


Retención Documental Secretaria General

3 Recepcionar y Distribuir Documentos Oficina Correspondencia


Externos (Correspondencia) Dependencias

La impresión de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de


consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet
MANUAL DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Versión: 03 Fecha: 23/07/2010 Página: 10 de 10 Código: MP-A-GD-01

4 Distribución Comunicaciones Oficina Correspondencia


Oficiales Enviadas Dependencias

5 Organizar Documentos en el archivo Secretaria General


de Gestión

6 Transferencia de los Documentos al Comité de Archivo


archivo Central
Dependencias
7 Consultar Documentos Secretaria General

8 Conservar Documentos Secretaria General

6. NATURALEZA DE CAMBIOS Y LISTA DE DISTRIBUCION

NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del cambio

01 30/09/2008 Primera Versión del Sistema de Gestión

02 05/02/2009 Actualización de Registros y Documentos dentro del


documento
03 23/07/2010 Definición de roles y responsabilidades dentro del
documento

LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Copia: Nombre Cargo Tipo de almacenamiento y
consulta
0 (cero ) Dr. Jair Solarte Padilla Jefe Oficina Asesora de Electrónico y consulta a través
Planeación de red interna

1 (Uno) Dr. Jair Solarte Padilla Jefe Oficina Asesora de Almacenamiento físico en la
Planeación Oficina Asesora de Planeación

La impresión de este documento se considera Copia No Controlada, el usuario al momento de


consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet