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Importancia de las hojas de cálculo en la gestión de inventarios de las PYMES de suministros del sector industrial.

Importancia de las hojas de cálculo en la gestión


de inventarios de las PYMES de suministros del
sector industrial.
Lopez Davila, Jorge Luis
Escuela de ingeniería de producción, Instituto universitario de la Paz
Barrancabermeja Santander
Email: jorge.lopez@unipaz.edu.co

Resumen La gestión de inventarios es la administración adecuada de registro, compra y salida de artículos sobre las cuales se
aplican métodos y estrategias que permitan asegurar la disponibilidad del producto en el momento que el cliente lo requiera, su
importancia radica en considerar los inventarios como el mayor activo de una empresa debido a que representan en gran parte
las ganancias de una compañía, aunque difícilmente las pequeñas y medianas empresas en su mayoría no cuentan con un
software que les permita conocer con exactitud cuándo y cuánto va a comprar los clientes. Razón por la cual, esta investigación
tiene como objetivo evaluar la aplicabilidad de las hojas de cálculo en la gestión de inventarios en las empresas de suministro
del sector industrial, la metodología a aplicar se basará en un análisis descriptivo del funcionamiento de la compañía teniendo
en cuenta aspectos cualitativos y cuantitativos que ayudaran a mejorar el sistema de almacenamiento y pedidos dentro de la
empresa optimizando entregas y disminuyendo costos, así como todas las actividades requeridas en el almacén, que tiene como
resultado principal reducir stocks, manteniendo estrictamente lo necesario en el inventario, permitiendo maximizar ganancias
en las empresas siendo competitivas en el mercado.

Palabras claves: Almacenamiento de suministros, clientes, gestión de inventarios, registro y sector industrial.

Abstract Inventory management is the proper administration of registration, purchase and delivery of articles on which
methods and strategies are applied to ensure the availability of the product at the time the client requires, its importance lies in
considering inventories as the largest active of a company because they represent a large part of the profits of a company,
although it is difficult for small and medium-sized companies, for the most part, not to have software that allows them to know
exactly when and how much customers will buy. For this reason, this research has as objective to evaluate the applicability of
the spreadsheets in the management of inventories in the supply companies of the industrial sector, the methodology to be
applied will be based on a descriptive analysis of the operation of the company taking into account qualitative and quantitative
aspects that will help to improve the storage system and orders within the company optimizing deliveries and decreasing costs
as well as all those activities required in the warehouse, which has the main result of reducing stocks, strictly maintaining what
is necessary in the inventory, allowing maximize profits in companies by being competitive in the market.

Keywords: Storage of supplies, customers, inventory management, registration and industrial sector.

I. INTRODUCCIÓN1 revolucioné los procesos y evalué la aplicabilidad


de las hojas de cálculo en la gestión de

L A gestión de inventarios comenzó en la


antigüedad, cuando los pueblos deciden
almacenar grandes cantidades de alimentos
inventarios en las empresas de suministro del
sector industrial. Debido al constante avance
tecnológico en programas de inventarios es muy
debido a su escasez, lo que conllevo a crear difícil que las pymes puedan implementar este
mecanismos de control para agilizar su reparto. sistema ya que no se cuenta con los suficientes
Lo anterior, paulatinamente ha ido evolucionando recursos para adquirir una software que les
gracias al desarrollo logístico constante que ha permita conocer con exactitud cuándo y cuánto va
generado que las pymes se actualicen e innoven a comprar los clientes provocando un desbalance
las formas y herramientas de almacenamiento que productivo-competitivo y desabastecimiento de
los productos ofrecidos por parte de este sector
para así poder reducir los niveles de existencias y
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industrial.

al tiempo asegurar la disponibilidad de acuerdo a los datos arrojados por esta


existencias en el momento justo. herramienta.

La gestión de un sistema de inventarios es una B. Logística y gestión de inventarios


actividad transversal a la cadena de La logística industrial es un conjunto de
abastecimiento que constituye uno de los aspectos actividades de movimiento y almacenaje que
logísticos más complejos en cualquier sector de la facilitan el flujo de productos, desde el lugar de
economía. Las inversiones en los inventarios son adquisición hasta el lugar de consumo de los
cuantiosas y el control de capital asociado a las productos terminados, este término va ligado a la
materias primas, los inventarios en proceso y los gestión de inventarios la cual se define como la
productos finales, constituyen una potencialidad administración adecuada del registro, compra y
para lograr mejoramientos en el sistema. Sin salida de inventario dentro de la empresa. [2]
embargo, esta complejidad en la gestión se hace sobre las cuales se aplican métodos y estrategias
cada vez más aguda teniendo en cuenta la que permitan asegurar la disponibilidad del
apertura de mercados, el incremento en la
producto para el proceso productivo [3]
diversificación de productos y referencias, la
satisfaciendo la demanda del cliente.
producción y distribución de productos con altos
estándares de calidad, y la masificación de acceso
a la información. Uno de los problemas típicos, es Para Wilson Llauger Hung, la gestión de
la existencia de excesos y faltantes: “Siempre inventarios se basa principalmente en las distintas
tenemos demasiado de lo que no se vende o se facilidades de almacenamiento, así como los
consume y muchos agotados de lo que sí se vende medios tecnológicos utilizados para la
o se consume”. Este problema se conoce como manipulación física de los materiales, según
desbalanceo de los inventarios. Llauger esto permite tener un mejor control de
inventario en las bodegas, reduciendo los tiempos
Durante el desarrollo de este artículo se de entrega en los pedidos establecidos. una de las
encontrará un esquema en Excel que permite el tareas principales de la gestión de inventarios es
registro de stocks, entradas y salidas alternado la adquisición de materiales, el almacenamiento y
por un sistema de alarmas para pymes de la distribución. [4] los cuales son componentes
suministros del sector industrial, su posterior esenciales que les permite a las empresas tener el
estandarización de sus procesos productivos, suficiente stock ante la generación de pedidos por
fuentes bibliográficas y teóricas que sustentan la parte de los clientes, cumpliendo sin ningún
factibilidad e importancia de la gestión de inconveniente con las ordenes de compras
inventarios y los resultados a obtener con la solicitadas.
aplicación de este Proyecto.
Según Wilson Llauger Hung, el inventario se
II. FUNDAMENTO TEÓRICO refiere a los artículos que almacena la empresa,
tanto a los necesarios para la fabricación como a
A. Hoja de calculo los que se van a vender. El inventario es por lo
Una hoja de cálculo es un programa sistematizado general, el mayor activo en el balance de una
que permite manipular datos numéricos empresa [5] debido a que representa en gran parte
concentrados en una tabla, las cuales les permiten las ganancias de una compañía, por esta razón se
a las medianas y pequeñas empresas llevar un realizan conteos periódicos, los cuales permiten
control de las entradas y salidas de los productos mantener las cantidades correctas en el inventario
ofrecidos al consumidor, a su vez verifican las [6] minimizando costos y maximizando
cantidades existentes en el inventario. Uno de los ganancias. A su vez se considera como la
programas más conocidos que nos ofrece esta cantidad de producto que está disponible en el
opción es Microsoft Excel ya que es una Punto de Venta en diferentes marcas, tamaños y
herramienta que permite controlar el stock de artículos [7].
productos de una forma rápida y ágil [1]. de Para Octavio Lara, los inventarios son
manera que se puedan realizar pedidos de importantes ya que comprenden materias primas,
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industrial.

productos en procesos y productos terminados, o IV. DESARROLLO


mercancía para la venta. Evaluar la aplicabilidad de las hojas de cálculo en
la gestión de inventarios en las empresas de
Ramón Andino, plantea que las empresas suministro del sector industrial que permita llevar
industriales se enfrentan a una dificultad y es que el registro de artículos, el control de las entradas
no se conoce con exactitud cuándo, ni cuanto y salidas de los mismos, así como todas aquellas
compraran nuestros clientes, sin embargo, actividades requeridas en el almacén.
podemos establecer pautas a partir de los El uso de Excel para el control de inventarios es
productos con más rotación, anticipándose a los una herramienta que facilitaran el proceso en las
posibles pedidos por parte del consumidor. A su actividades de los empleados del almacén. los
vez las empresas implementan la metodología de beneficiados con esta investigación serán
justo a tiempo (just-in-time) la cual tiene como principalmente implementar el Excel en la
finalidad reducir stocks, manteniendo gestión de inventarios en las pymes aprovechando
al máximo esta, sin necesidad de invertir en un
estrictamente los necesarios (stock base cero), lo
software costoso para controlar la mercancía en
que se puede considerar como un cambio en la
las empresas, Considerando que es de suma
mentalidad del proceso productivo, de la
importancia llevar el control del almacén, para
distribución y de la comercialización de los tener registrado a ciencia cierta las entradas,
productos, buscando alcanzar ventajas en la salidas del material en sus diversas categorías, la
cadena de producción-consumo. implementación del sistema tendrá muchos
beneficios, entre los cuales se pueden mencionar
III. METODOLOGÍA algunos:
En primera instancia se llevó a cabo una
investigación experimental donde se realizó  Conocer cuáles son los productos con más
entrevista a los empleados de la empresa y un rotación en el almacén.
análisis descriptivo del funcionamiento del lugar  Identificar en que momento realizar los
teniendo en cuenta aspectos cualitativos y pedidos.
cuantitativas que ayudaran a mejorar el sistema  Controlar el proceso de requisiciones de
de almacenamiento y pedidos dentro de la las diferentes áreas del almacén.
empresa optimizando entregas y disminuyendo Para dar cumplimiento al objetivo planteado en el
costos, para esto fue necesario la indagación en artículo se implementaron diferentes etapas en las
fuentes bibliográficas online tales como artículos, cuales se evaluaría la aplicabilidad de Excel como
revistas y videos de YouTube que implementaban medio para llevar un control de los productos en
software similares, luego se trazó un plan de las bodegas, están etapas son:
trabajo en el cual se desarrolló el programa y se
A. Etapa de análisis
ejecutó pruebas para verificar su viabilidad y
mejoramiento productivo con la finalidad de Se realizó una investigación preliminar para
mejorar los sistemas de pedidos en las pymes conocer el funcionamiento de las diferentes
estructurando el documento de la siguiente pymes, de las cuales se tomó una muestra dos
empresas como lo son SUPPLYTEC SAS y
manera: un resumen de aproximadamente 300
BATERÍAS Y SUMINISTROS, observando
palabras que muestra todo el contenido de forma
cuales son los sistemas de inventarios que
explícita, una introducción donde se aborda la implementan las empresas, para conocer e
importancia del trabajo, luego se encuentra el indagar el proceso de abastecimiento de los
marco teórico y el desarrollo de cada una de las almacenes, cual es el tiempo de entrega del
etapas expuestas en la introducción sobre la producto y en que se basan para realizar los
importancia de las Importancia de las hojas de pedidos. Para recopilar esta información, se
cálculo en la gestión de inventarios de las observó el paso a paso desde el ingreso de la
PYMES de suministros del sector industrial. mercancía, hasta la salida del producto para el
consumo, así como también se llevaron a cabo
entrevistas a los almacenistas de las diferentes
empresas para conocer las necesidades que se
presentan en la labor diaria
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industrial.

B. Etapa de Diseño D. ETAPA DE IMPLEMENTACION


De acuerdo a la información recopilada, se En esta etapa de implementación se realizó una
determinó que el mecanismo de abastecimiento de prueba para determinar si la codificación daba
las bodegas en las empresas se basaba en el resultado, El ejemplo está basado en acoples que
requerimientos de los clientes mas no contaban se utilizan para la industria petrolera de la
con un stock amplio de mercancía para suplir una empresa supplytec, si observamos la gráfica, la
demanda de pedido, ya que no tenían un sistema celda de pedido y alarma estarán en rojo ya que
de alerta que les permitiera determinar en qué no se le dio valor a la entrada del producto como
momento se quedaban sin mercancía, por esto se muestra en la grafica
solo contaban con la mercancía con más rotación,
debido a esto se diseñó inicialmente en Excel un Tabla 3 simulación de pedido
sistema en el cual le permitiera a la empresa
conocer las entradas y salidas
CODIGOdel productoDESCRIPCION
como ENTRADAS SALIDAS STOCK PEDIDO ALARMA
se observa en la figura
1AA8FJ8 ACOPLE R2 DE 3/4* 1/16 RECTO JIC 0 0 0 PEDIR PROXIMO A AGOTAR

Tabla 1 mercancía ingresada4MP-4MP


al almacén
ACOPLE RECTO DE 1/4 NPT* 1/4 NPT 0 0 0 PEDIR PROXIMO A AGOTAR

COD DESCRIPCION
1AA12FJ12 FECHA
ACOPLE R2 DE 1/2*CANT
3/4 JIC 0 0 0 PEDIR PROXIMO A AGOTAR
ACOPLE R2 DE
1AA8FJ8 3/4* 1/16 RECTO 15/11/2018 100 Ahora bien, si ingresamos 100 unidades de la
JIC referencia 4MP-4MP, y ese mismo día salieron 50
ACOPLE RECTO unidades observamos que la celda de pedido y
4MP-4MP DE 1/4 NPT* 1/4 5/06/2018 80 alarma cambiaran de color a verde, indicando
NPT todavía hay un stock de 50 unidades y que se
ACOPLE R2 DE puede suplir la demanda ante un eventual pedido
1AA12FJ12 20/07/2019 200
1/2* 3/4 JIC como se puede observar en la grafica

Tabla 2 mercancía que sale del almacén


COD DESCRIPCION FECHA CANT Tabla 4 simulación de stock
ACOPLE RECTO
CODIGO DESCRIPCION ENTRADAS SALIDAS STOCK PEDIDO ALARMA
4MP-4MP DE 1/4 NPT* 1/4
NPT 1AA8FJ8 ACOPLE R2 DE 3/4* 1/16 RECTO JIC 0 0 0 PEDIR PROXIMO A AGOTAR
ACOPLE R2 DE
1AA8FJ8 3/4* 1/16 RECTO 10/02/2019 80
4MP-4MP ACOPLE RECTO DE 1/4 NPT* 1/4 NPT 100 50 50 VIGENTE
JIC
ACOPLE R2 DE
1AA12FJ12
1/2* 3/4 JIC 1AA12FJ12 ACOPLE R2 DE 1/2* 3/4 JIC 0 0 0 PEDIR PROXIMO A AGOTAR

C. ETAPA DE CODIFICACION Si realizamos estas mismas indicaciones en las


Pero el problema de poder identificar el otras dos referencias la celda de pedido cambiara
agotamiento de una mercancía era incierto, se de color rojo a verde indicando que tengo un
indago en YouTube y se encontró un video de stock como se observa la figura.
fechas de vencimiento de la leche en Excel, y se
modificó esa codificación para determinar el Tabla 5 stock completo de referencias
agotamiento de un producto, que consta de un
cambio de color en la celda de pedido y alarma CODIGO DESCRIPCION ENTRADAS SALIDAS STOCK PEDIDO
identificando que el producto está agotado, el
color verde significa que el producto está vigente 1AA8FJ8 ACOPLE R2 DE 3/4* 1/16 RECTO JIC 100 40 60 VIGENTE
y el color rojo que el producto se está agotando y
que hay que realizar un nuevo pedido, para que el 4MP-4MP ACOPLE RECTO DE 1/4 NPT* 1/4 NPT 100 50 50 VIGENTE
sistema arroje una alerta deben quedar menos de
30 productos de una referencia.
1AA12FJ12 ACOPLE R2 DE 1/2* 3/4 JIC 100 60 40 VIGENTE
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industrial.

Para determinar que el sistema funcione


correctamente se realizó una simulación en la que
se vendieron 70 unidades del 4MP-4MP para que
la casilla de pedido y alarma cambie de color a
rojo, alertando al almacenista que debe pedir el
producto para suplir la demanda

Tabla 6 alarma de satisfacción de demanda

DESCRIPCION ENTRADAS SALIDAS STOCK PEDIDO ALARMA

COPLE R2 DE 3/4* 1/16 RECTO JIC 100 40 60 VIGENTE

COPLE RECTO DE 1/4 NPT* 1/4 NPT 100 80 20 PEDIR PROXIMO A AGOTAR

COPLE R2 DE 1/2* 3/4 JIC 100 60 40 VIGENTE

Se implementó este sistema en la empresa


supplytec sas para determinar la aplicabilidad y el
funcionamiento de la gestión de inventarios y se
obtuvo una reducción de tiempos en los pedidos
ya que el almacenista evidencia las alarmas en el
sistema y realiza los pedidos, minimizando
tiempos y optimizando ganancias por esta razón
Excel un sistema muy completo que le permite a
las pymes llevar los controles de inventarios sin
tener que comprar software costoso.

V. REFERENCIAS

[1] J. costa, «Funcionamiento de la aplicación en Excel


para gestionar inventarios,» Retos en Supply Chain,
2014.
[2] J. R. M. Roque, «Gestión de inventario,»
Gestiopolis, 2018.
[3] J. C. Rueda, «Mejoramiento de los procesos de
gestion de inventarios, almacenamiento y
planeacion de requerimiento de materias primas
para la empresa calzado TIGER PATHFINDER, con
base en el software ERP ACCASOFT,» Universidad
industrial de santander , Bucaramanga , 2015.
[4] C. Tarragona, «La gestión de inventarios, un
aspecto clave en la planificación de cadenas de
suministro,» Retos en Supply Chain, 2014.
[5] G. M. González, «Importancia del control de
inventarios en las empresas,» gestiopolis , 2015.
[6] O. R. L. Martinez, «Clasificación de los sistemas de
registros de mercancías,» Gestiopolis , 2015.

[7] W. L. Hung, «Logística como herramienta para la


competitividad,» gestiopolis , 2019.