La siguiente actividad se desarrolla, con el fin de verificar el tipo de organización documental que utiliza la Policía
Nacional, con el fin de verificar la conservación, clasificación, ordenación y descripción de los documentos
producidos y recibidos. Desarrollo de la actividad
1. APERTURA DE LA CARPETA: Se inicia con la apertura de la carpeta identificando la serie o subserie
documental, Una vez recepcionado o producido el documento, se deberá revisar en las Tablas de Retención
Documental (T.R.D.) vigentes de la dependencia productora, clasificando el documento en la carpeta
establecida para cada serie documental.
Para el caso que no este aperturada la carpeta con la respectiva serie documental, se diligencia el rótulo de
identificación carpeta o libro con los datos de la oficina productora, la serie y subserie correspondiente,
ubicándolo en la parte inferior derecha en sentido vertical de la carpeta.
ROTULO DE IDENTIFICACIÓN Página 1 de 1 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 Fecha: 21-11-2015 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO Versión: 2 POLIC Í A N A C ION A L
UNIDAD POLICIAL:Metropolitana de Pereira
DEPENDENCIA PRODUCTORA: Secretaria Privada
CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 3.8.3.2.1
CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 40.7 NOMBRE: Plan de Mejoramiento TITULO CARPETA Y/O LIBRO: Plan de Mejoramiento ARCOI
FECHA INICIAL: DD 06 MM 08 AA 2014
FECHA FINAL: DD 12 MM 12 AA 2014 N° DE FOLIOS 25 VOLUMEN 1 DE 1 N° DE CARPETA 2 N° DE CAJA 3 ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO
N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO
2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Se insertan los documentos en las carpetas respetando el orden
original en que fueron recibidos o producidos para el trámite; sin sobrepasar los 250 folios por carpeta. La
foliación deberá realizarse permanentemente en la parte superior derecha en sentido del texto, utilizando lápiz
de mina negra HB, de acuerdo a la producción documental que se vaya generando en la dependencia.
La organización de la información se realizará continuamente durante la producción documental; así una vez
termine la vigencia o la gestión de la dependencia, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre o en los casos
que se presente el cierre administrativo o definitivo se podrá revisar las actividades de organización, foliación,
depuración y descripción de los expedientes.
Así mismo se deberá tener en cuenta que para los soportes Pagina 1 de 1 CÓDIGO: 1GD-FR-0014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
FECHA: 29-12-2015 FORMATO TESTIGO DOCUMENTAL VERSIÓN: 1 POLICÍA NACIONAL
documentales diferentes del papel como (cd, planos, cintas de Unidad Policial: SECRETARÍA GENERAL Dependencia Productora: GACOD
DATOS DEL DOCUMENTO
Nombre de la Serie / Subserie: PLANOS INSTALACIÓN ARCHIVO GENERAL Código: 9
video, mapas, dibujos, folletos, boletines, fotografías, croquis, Titulo o Nombre del documento Formato del documento:
PLANOS INSTALACIONES ARCHIVO GENERAL PLANO
ilustraciones, pictografías, prensa, revistas y objetos
12-12-2014 Número de páginas 1 Fecha del documento: o elementos:
Descripción del Documento:
tridimensionales) se deberá hacer uso del testigo documental, PLANO DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO GENERAL, UBICADO EN LA TRANSVERSAL 33 47A - 35 SUR BARRIO FÁTIMA, DESCRIPCIÓN DE LAS INSTALACIONES TANTO DE LA PARTE INTERNA COMO EXTERNA, DANDO DESCRIPCIÓN DE CADA UNO DE LOS NIVELES QUE LA COMPONEN.
remplazando el soporte y ubicándolo en el lugar que éste ocupaba.
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
N° de estante o mueble: 1
N° de gaveta, bandeja o sección: 1B
N° Consecutivo del documento: 105
Otras especificaciones:
Elaborado por: SI. FABIAN BERMUDEZ DIMATE
3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: hoja de control, rótulo identificación carpeta o libro, rótulo
identificación caja en la descripción documental de las unidades de conservación se deberá diligenciar la "Hoja
de Control", evidenciando el orden secuencial del trámite y registrando cada documento de tal forma que se
facilite la búsqueda de la información consignada en el expediente o carpeta. De igual manera se deberá
verificar y completar la información faltante en los campos del "Rotulo de identificación de la carpeta", así
como el diligenciamiento de los datos en el "Rotulo identificación caja".
Pagina 1 de 1 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0009
Página 1 de 1 Fecha:06/07/2018 ROTULO IDENTIFICACIÓN CAJA
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL
Código: 1GD-FR-0008 UNIDAD POLICIAL:
Fecha: 21-11-2015 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO DEPENDENCIA PRODUCTORA:
Versión: 2 POLIC Í A N A C ION A L
UNIDAD POLICIAL:Metropolitana de Pereira CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA:
DEPENDENCIA PRODUCTORA: Secretaria Privada CÓDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES
D M FECHAS EXTREMAS INICIAL A D FINAL M A
CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 3.8.3.2.1
CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 40.7 NOMBRE: Plan de Mejoramiento TITULO CARPETA Y/O LIBRO: Plan de Mejoramiento ARCOI
FECHA INICIAL: DD 06 MM 08 AA 2014
FECHA FINAL: DD 12 MM 12 AA 2014 25 1 1 VIGENCIA No. No. CAJA N° DE FOLIOS VOLUMEN DE N° DE CARPETA 2 N° DE CAJA 3 ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL
N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO
OBSERVACIONES 4. ELABORAR INVENTARIO DOCUMENTAL: Una vez organizados los documentos en las respectivas
carpetas y cajas, se procede a diligenciar el "Formato Único de Inventario Documental" de las carpetas o
expedientes que han sido cerrados definitivamente y se encuentren en el Archivo de Gestión.
FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL
Página 1 de 1 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0010 Fecha: 06/07/2018 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Versión: 4 POLICÍA NACIONAL
ENTIDAD REMITENTE: NO APLICA OBJETO DEL INVENTARIO REGISTRO DE ENTRADA
UNIDAD POLICIAL: POLICÍA NACIONAL Transferencia Primaria Eliminación DÍA MES AÑO N.T.
DEPENDENCIA PRODUCTORA: DEPARTAMENTO DE POLICÍA HUILA Transferencia Secundaria Entrega de Cargo, Dependencia y/o Unidad 18 6 2018 8
CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 1.8.4.6.10 Fondo Acumulado Fusión o Supresión
FRECUENCIA DE No. UBICACIÓN
FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN No. DE NOMBRE DE LAS SERIE, SUBSERIE, O No. DE CONSULTA No. TOPOGRAFICA CÓDIGO TÍTULO DE LA CARPETA ID. HISTÓRICO SOPORTE OBSERVACIONES ORDEN ASUNTO IDENTIFICACIÓN INICIAL FINAL FOLIOS Carpeta Volumen Caja Otro ALTA MEDIA BAJA B E ENT BJ D M A D M A 1 27.3 HISTORIA LABORAL OMAR ANDRÉS GUTIÉRREZ MURCIA 80.569.368 ___ 02 01 2014 31 12 2014 1 1 1 _ X 210 PAPEL 4 1 __
2 29.25 INFORME DE ACTIVIDADES INFORMES DE DERECHOS HUMANOS __ ___ 21 01 2014 15 12 2014 2 1 1 _ X 120 PAPEL 4 1 A _ Folio No. 92 con biodeterioro
3 29.25 INFORME DE ACTIVIDADES INFORMES ENTES DE CONTROL __ ___ 01 03 2014 17 06 2014 3 1-2 1 _ X 250 PAPEL 4 1 A _ Folio No. 54 rasgadura
4 29.25 INFORME DE ACTIVIDADES INFORMES ENTES DE CONTROL __ ___ 19 06 2014 31 12 2014 4 2-2 1 _ X 120 PAPEL 4 1 B _ __
JEFE DE LA DEPENDENCI A O UNIDAD CONVENCIONES:
Elaborado por:_EMILIO BARRERA RAMÍREZ_____________________________ Entregado por:_Alexander Ramirez Panqueva_________________________ Recibido por:____ALBERTO HOLGUIN DUARTE________________________ AG Archivo de Gestión AC Archivo Central Cargo:______Auxiliar de Archivo____________________Grado:_________PT____ Cargo:___JEFE GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL_______Grado:__SC_____ Nombres:___ALBERTO HOLGUIN DUARTE_____ Grado:____SC_____ Cargo:_______Jefe Grupo Soporte y Apoyo___________Grado:_____TE__ AH Archivo Histórico Firma:______________________________________________________________ Firma:___________________________________________________________ Firma:_____________________________________________________ B Bodega Firma:________________________________________________________ E Estante Fecha:___12 DE JUNIO DE2018________________________________________ Fecha:________18 DE JUNIO DE 2018________________________________ Fecha:_____18 DE JUNIO DE 2018_____________________________ ENT Entrepaño Fecha:___15 DE JUNIO DE 2018__________________________________ BJ Bandeja N/T Número de Transferencia
5. UBICACIÓN FÍSICA DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN: Teniendo en cuenta las Tablas de
Retención Documental, se ubicarán los expedientes en las unidades de conservación (caja) de acuerdo al
consecutivo del código de la serie y/o subserie.
Las unidades de conservación (cajas) deberán estar ubicadas en la estantería correspondiente, la cual iniciará con
la caja No. 1 de izquierda a derecha hasta finalizar la bandeja, para la siguiente bandeja se continuará con la
ubicación de las cajas de derecha a izquierda, sin perder el consecutivo. Se realiza esta actividad sucesivamente
hasta finalizar la ubicación de todas las unidades de conservación.
6. REALIZAR CONSERVACIÓN PREVENTIVA: Asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de
información independiente del medio o tecnología con la que se haya elaborado, desde el momento de su
producción y/o recepción, durante su gestión y hasta su disposición final, es decir, durante cualquier etapa del
ciclo vital de los documentos producidos por la Institución, conservando atributos específicos tales como:
accesibilidad o disponibilidad, autenticidad, fiabilidad, Inalterabilidad, integridad, originalidad, unidad.
7. VERIFICAR TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA:
La dependencia deberá revisar los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental,
verificando aquellas series y subseries que serán objeto de transferencia primaria al Archivo Central. Conclusiones
Una vez culminada la actividad de verificación y organización del archivo en la Policía Nacional, se concluye que
toda la documentación interna y externa se organiza de acuerdo a los parámetros establecidos por la ley general
de archivo, donde se realiza una adecuada conservación, clasificación, ordenación y descripción de los documentos
producidos y recibidos en dicha institución.
Lo anteriormente enunciado se encuentra controlado a nivel interno en la Policía Nacional.
