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ACTIVIDAD 3

PRESENTADO POR

ANDREA CAROLINA GALVIS SABOGAL

TRABAJO:

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2019
Objetivo

La siguiente actividad se desarrolla, con el fin de verificar el tipo de organización documental que utiliza la Policía

Nacional, con el fin de verificar la conservación, clasificación, ordenación y descripción de los documentos

producidos y recibidos.
Desarrollo de la actividad

1. APERTURA DE LA CARPETA: Se inicia con la apertura de la carpeta identificando la serie o subserie

documental, Una vez recepcionado o producido el documento, se deberá revisar en las Tablas de Retención

Documental (T.R.D.) vigentes de la dependencia productora, clasificando el documento en la carpeta

establecida para cada serie documental.

Para el caso que no este aperturada la carpeta con la respectiva serie documental, se diligencia el rótulo de

identificación carpeta o libro con los datos de la oficina productora, la serie y subserie correspondiente,

ubicándolo en la parte inferior derecha en sentido vertical de la carpeta.

ROTULO DE IDENTIFICACIÓN
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008
Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 2 POLIC Í A N A C ION A L

UNIDAD POLICIAL:Metropolitana de Pereira


DEPENDENCIA PRODUCTORA: Secretaria Privada

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 3.8.3.2.1


CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 40.7 NOMBRE: Plan de Mejoramiento
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: Plan de Mejoramiento ARCOI

FECHA INICIAL: DD 06 MM 08 AA 2014


FECHA FINAL: DD 12 MM 12 AA 2014
N° DE FOLIOS 25 VOLUMEN 1 DE 1
N° DE CARPETA 2 N° DE CAJA 3
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Se insertan los documentos en las carpetas respetando el orden

original en que fueron recibidos o producidos para el trámite; sin sobrepasar los 250 folios por carpeta. La

foliación deberá realizarse permanentemente en la parte superior derecha en sentido del texto, utilizando lápiz

de mina negra HB, de acuerdo a la producción documental que se vaya generando en la dependencia.

La organización de la información se realizará continuamente durante la producción documental; así una vez

termine la vigencia o la gestión de la dependencia, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre o en los casos

que se presente el cierre administrativo o definitivo se podrá revisar las actividades de organización, foliación,

depuración y descripción de los expedientes.


Así mismo se deberá tener en cuenta que para los soportes Pagina 1 de 1
CÓDIGO: 1GD-FR-0014
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FECHA: 29-12-2015
FORMATO TESTIGO DOCUMENTAL
VERSIÓN: 1 POLICÍA NACIONAL

documentales diferentes del papel como (cd, planos, cintas de Unidad Policial: SECRETARÍA GENERAL Dependencia Productora: GACOD

DATOS DEL DOCUMENTO

Nombre de la Serie / Subserie: PLANOS INSTALACIÓN ARCHIVO GENERAL Código: 9

video, mapas, dibujos, folletos, boletines, fotografías, croquis, Titulo o Nombre del documento Formato del documento:

PLANOS INSTALACIONES ARCHIVO GENERAL PLANO

ilustraciones, pictografías, prensa, revistas y objetos


12-12-2014 Número de páginas 1
Fecha del documento:
o elementos:

Descripción del Documento:

tridimensionales) se deberá hacer uso del testigo documental, PLANO DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO GENERAL, UBICADO EN LA TRANSVERSAL 33 47A - 35
SUR BARRIO FÁTIMA, DESCRIPCIÓN DE LAS INSTALACIONES TANTO DE LA PARTE INTERNA COMO
EXTERNA, DANDO DESCRIPCIÓN DE CADA UNO DE LOS NIVELES QUE LA COMPONEN.

remplazando el soporte y ubicándolo en el lugar que éste ocupaba.

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA

N° de estante o mueble: 1

N° de gaveta, bandeja o sección: 1B

N° Consecutivo del documento: 105

Otras especificaciones:

Elaborado por: SI. FABIAN BERMUDEZ DIMATE

3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: hoja de control, rótulo identificación carpeta o libro, rótulo

identificación caja en la descripción documental de las unidades de conservación se deberá diligenciar la "Hoja

de Control", evidenciando el orden secuencial del trámite y registrando cada documento de tal forma que se

facilite la búsqueda de la información consignada en el expediente o carpeta. De igual manera se deberá

verificar y completar la información faltante en los campos del "Rotulo de identificación de la carpeta", así

como el diligenciamiento de los datos en el "Rotulo identificación caja".

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0009

Página 1 de 1 Fecha:06/07/2018
ROTULO IDENTIFICACIÓN CAJA

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL


Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

Código: 1GD-FR-0008 UNIDAD POLICIAL:

Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
DEPENDENCIA PRODUCTORA:

Versión: 2 POLIC Í A N A C ION A L

UNIDAD POLICIAL:Metropolitana de Pereira CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA:

DEPENDENCIA PRODUCTORA: Secretaria Privada CÓDIGO NOMBRE DE SERIES/SUBSERIES


D M
FECHAS EXTREMAS
INICIAL
A D
FINAL
M A

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 3.8.3.2.1


CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 40.7 NOMBRE: Plan de Mejoramiento
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: Plan de Mejoramiento ARCOI

FECHA INICIAL: DD 06 MM 08 AA 2014


FECHA FINAL: DD 12 MM 12 AA 2014
25 1 1 VIGENCIA No. No. CAJA
N° DE FOLIOS VOLUMEN DE
N° DE CARPETA 2 N° DE CAJA 3
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

OBSERVACIONES
4. ELABORAR INVENTARIO DOCUMENTAL: Una vez organizados los documentos en las respectivas

carpetas y cajas, se procede a diligenciar el "Formato Único de Inventario Documental" de las carpetas o

expedientes que han sido cerrados definitivamente y se encuentren en el Archivo de Gestión.

FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL


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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0010
Fecha: 06/07/2018
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Versión: 4 POLICÍA NACIONAL

ENTIDAD REMITENTE: NO APLICA OBJETO DEL INVENTARIO REGISTRO DE ENTRADA

UNIDAD POLICIAL: POLICÍA NACIONAL Transferencia Primaria Eliminación DÍA MES AÑO N.T.

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DEPARTAMENTO DE POLICÍA HUILA Transferencia Secundaria Entrega de Cargo, Dependencia y/o Unidad 18 6 2018 8

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 1.8.4.6.10 Fondo Acumulado Fusión o Supresión

FRECUENCIA DE No. UBICACIÓN


FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN
No. DE NOMBRE DE LAS SERIE, SUBSERIE, O No. DE CONSULTA No. TOPOGRAFICA
CÓDIGO TÍTULO DE LA CARPETA ID. HISTÓRICO SOPORTE OBSERVACIONES
ORDEN ASUNTO IDENTIFICACIÓN INICIAL FINAL FOLIOS
Carpeta Volumen Caja Otro ALTA MEDIA BAJA B E ENT BJ
D M A D M A
1 27.3 HISTORIA LABORAL OMAR ANDRÉS GUTIÉRREZ MURCIA 80.569.368 ___ 02 01 2014 31 12 2014 1 1 1 _ X 210 PAPEL 4 1 __

2 29.25 INFORME DE ACTIVIDADES INFORMES DE DERECHOS HUMANOS __ ___ 21 01 2014 15 12 2014 2 1 1 _ X 120 PAPEL 4 1 A _ Folio No. 92 con biodeterioro

3 29.25 INFORME DE ACTIVIDADES INFORMES ENTES DE CONTROL __ ___ 01 03 2014 17 06 2014 3 1-2 1 _ X 250 PAPEL 4 1 A _ Folio No. 54 rasgadura

4 29.25 INFORME DE ACTIVIDADES INFORMES ENTES DE CONTROL __ ___ 19 06 2014 31 12 2014 4 2-2 1 _ X 120 PAPEL 4 1 B _ __

JEFE DE LA DEPENDENCI A O UNIDAD CONVENCIONES:


Elaborado por:_EMILIO BARRERA RAMÍREZ_____________________________ Entregado por:_Alexander Ramirez Panqueva_________________________ Recibido por:____ALBERTO HOLGUIN DUARTE________________________ AG Archivo de Gestión
AC Archivo Central
Cargo:______Auxiliar de Archivo____________________Grado:_________PT____ Cargo:___JEFE GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL_______Grado:__SC_____ Nombres:___ALBERTO HOLGUIN DUARTE_____ Grado:____SC_____
Cargo:_______Jefe Grupo Soporte y Apoyo___________Grado:_____TE__ AH Archivo Histórico
Firma:______________________________________________________________ Firma:___________________________________________________________ Firma:_____________________________________________________ B Bodega
Firma:________________________________________________________ E Estante
Fecha:___12 DE JUNIO DE2018________________________________________ Fecha:________18 DE JUNIO DE 2018________________________________ Fecha:_____18 DE JUNIO DE 2018_____________________________ ENT Entrepaño
Fecha:___15 DE JUNIO DE 2018__________________________________
BJ Bandeja
N/T Número de Transferencia

5. UBICACIÓN FÍSICA DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN: Teniendo en cuenta las Tablas de

Retención Documental, se ubicarán los expedientes en las unidades de conservación (caja) de acuerdo al

consecutivo del código de la serie y/o subserie.

Las unidades de conservación (cajas) deberán estar ubicadas en la estantería correspondiente, la cual iniciará con

la caja No. 1 de izquierda a derecha hasta finalizar la bandeja, para la siguiente bandeja se continuará con la

ubicación de las cajas de derecha a izquierda, sin perder el consecutivo. Se realiza esta actividad sucesivamente

hasta finalizar la ubicación de todas las unidades de conservación.


6. REALIZAR CONSERVACIÓN PREVENTIVA: Asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de

información independiente del medio o tecnología con la que se haya elaborado, desde el momento de su

producción y/o recepción, durante su gestión y hasta su disposición final, es decir, durante cualquier etapa del

ciclo vital de los documentos producidos por la Institución, conservando atributos específicos tales como:

accesibilidad o disponibilidad, autenticidad, fiabilidad, Inalterabilidad, integridad, originalidad, unidad.

7. VERIFICAR TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA:

La dependencia deberá revisar los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental,

verificando aquellas series y subseries que serán objeto de transferencia primaria al Archivo Central.
Conclusiones

Una vez culminada la actividad de verificación y organización del archivo en la Policía Nacional, se concluye que

toda la documentación interna y externa se organiza de acuerdo a los parámetros establecidos por la ley general

de archivo, donde se realiza una adecuada conservación, clasificación, ordenación y descripción de los documentos

producidos y recibidos en dicha institución.

Lo anteriormente enunciado se encuentra controlado a nivel interno en la Policía Nacional.


Referencias Bibliográficas

 (2018).Retrievedfromhttp://srvsvision.policia.gov.co:8080/suiteve/pln/client?soa=1&mdl=pln&_sveVrs

=b16b70509da8368d73fb9278a7dc0c550cc4e2df