SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 3: INFORME ADMINISTRACION DOCUMENTAL

TRABAJO PRESENTADO POR: MARIA EUGENIA ORTIZ BUITRAGO

PRESENTADO AL TUTOR: EDUAR DANIEL RONDON OYOLA

Como actividad de plataforma

MANIZALES
2019
Informe “Administración Documental”. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la
presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del paso a paso para
la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente
contexto.
Tipos documentales que se utilizan en la empresa donde actualmente laboro; Policía Nacional.

1. Historia Laboral: este tipo de documento se materializa mediante

expediente, que es de manejo reservado por parte de los funcionarios de la
Unidad de Talento Humano, donde ingresan de manera cronológica todo lo
acontecido con un empleado en su vida laboral y su proceso inicia de la
siguiente manera:
Inicialmente el expediente se empieza a crear cuando un aspirante Policía
ingresa a la Regional de Incorporación y en esta se depositan todos los
exámenes especializados y actividades que son propias para que alguien
ingrese a la Institución, una vez supere el proceso de selección, ingresa a
una escuela de Formación con el fin de que este sea formado, durante este
lapso de tiempo la historia laboral o expediente reposa en el grupo de Talento
Humano de la Escuela y se van ingresando todos los soportes que se tengan
en este proceso, como formularios de seguimiento o evaluación, certificados
entre otros, una vez culmine este periodo que normalmente es de un año, el
joven que se gradúa como Patrullero es destinado a laborar en cualquier
unidad de Policía a nivel país, con el se remite a la oficina de Talento Humano
de la jurisdicción, esta perdurara por todo el tiempo que el policial se
encuentre activo como policía obviamente en todo momento actualizado con
las normas de gestión documental como foliadas, hojas de control entre
otros, cuando el funcionario recibe su asignación de retiro, la historia laboral
se remite mediante comunicado oficial al grupo hojas de vida de la Dirección
de Talento Humano de la Policía Nacional y de acuerdo a las tablas de
retención documental esta puede perdurar por un periodo hasta de 100 años
en el archivo central de esta Dirección, allá es donde se realizaría la
disposición final de este expediente.

2. Actas: Este tipo de documento nace de un proceso determinado u oficina

donde se plasman diferentes aspectos, compromisos y demás de una
reunión de trabajo, entrega, asignación entre otros, esta se debe radicar
mediante numero consecutivo arrojado por la Oficina de radicación de la
organización, posteriormente se archiva en carpeta, se clasifica conforme a
las TRD y las políticas tanto generales como internas de Gestión documental
con su rotulo, hoja de control foliación, esta reposará por un periodo de 02
años en el archivo de gestión de cada oficina y seguidamente y mediante
acta de transferencia se remite al archivo central de la Unidad y teniendo en
cuenta la clasificación de esta puede permanecer hasta un periodo de 50
años, como es el caso de actas entrega unidad, o actas de eliminación
documental.
3. Comunicado oficial: Documento que se inicia desde cualquier proceso o
procedimiento o cualquier persona donde se informa o solicita cualquier tipo
de acción o actividad o simplemente se ordena algún tipo de actividad,
teniendo en cuenta la política del sistema de gestión ambiental, donde se
hace referencia cero papel fue implementado el aplicativo GECOP, gestor de
contenidos Policiales donde se hace el paso a paso para elaboración,
aprobación, radicación y posterior firma digital aprobada para materializar el
mismo, una vez se elabora se tramita por este aplicativo a cualquier parte del
país (Policía Nacional) como si fuera correo electrónico, una vez se conoce,
se cumple y se contesta este se archiva dentro de la misma aplicación
arrojando un numero de consecutivo donde se puede consultar en cualquier
momento.