EL MECANISMO DE CONTROL

El mecanismo de control se propone permitir el seguimiento de la ejecución del proyecto integral y la

introducción de las correcciones que resultarán de la experiencia adquirida a lo largo del mismo. El mecanismo
de control comprende:
Control Físico, Control Financiero, Control Tiempo-Costo ó Meta-Costo, Control Institucional,
Evaluación de Objetivos

Planteamiento del Problema.- se trata de diseñar un sistema que permita no solo el control efectivo del avance
del proyecto en forma física, sino también un control del avance financiero y, conocer a cada momento la
relación tiempo/costo ó meta/costo. Existen restricciones que dificultan la implantación de un sistema perfecto
de control y son:
a) Personal.- no se dispone de personal entrenado lo cual no permite un mayor grado de sofisticación en el
sistema que se diseña.
b) Instalaciones.- no siempre son las adecuadas o exclusivas para el procesamiento de datos.
c) Tiempo.- en general se dispone de muy poco tiempo para programar las fases de un proyecto así como
implementar un control.
d) Costo.- el costo del control es un factor limitante en lo que se refiere al sistema que se va a diseñar. El
costo tiende a bajar en proyectos grandes y con el uso de programas más eficaces.

El Control Físico.- utiliza como instrumento básico la técnica de redes. Para emplear la red de flechas, hay que
tener cuidados especiales para no introducir errores en el sistema. Se debe tener en cuenta lo siguiente:
a) Las tareas ó actividades deberán representar acciones que no tengan ninguna posibilidad de ser
interrumpidas por otras, aún cuando estas sean parte del mismo proyecto.
b) Es necesario que a las actividades se les pueda asignar un costo, de modo que al sumar los costos de todas
ellas, se llegue al costo total del Proyecto ó subproyecto.
c) Todas las operaciones estarán codificadas de modo que se identifique claramente a que parte del proyecto
pertenecen.
d) Todos los tiempos deberán ser expresados en una unidad previamente convenida que puede ser día, semana
ó quincena (no es conveniente el mes porque no es una unidad exacta).

Una vez integrada la red de flechas se obtendrá un diagrama de Gantt o cronograma que contendrá, además de
las duraciones de las actividades, las holguras correspondientes a cada una de ellas.
Posteriormente, y haciendo uso de las dos herramientas preparadas se procede al control de la ejecución del
Proyecto, usando los siguientes instrumentos:
a) Listado de Actividades.- que contiene, en orden numérico a partir del código, las actividades que
componen el proyecto.
b) Fichas de Tareas.- que permiten la identificación y valoración completa de cada actividad así como las
fechas de ejecución de las mismas.
c) Programación de Actividades.- el coordinador del Proyecto enviará a todos los organismos responsables
de la ejecución de los subproyectos una hoja mensual con la indicación de las actividades que deben
empezar en el intervalo de tiempo establecido. Esta programación de actividades contiene los siguientes
datos:
- Número de Actividad, descripción, tiempo estimado de duración, fecha de Inicio, holgura
d) Informaciones de Control.- conjuntamente con la hoja de programación de actividades, el coordinador del
proyecto enviará a todos los organismos ejecutores otra hoja denominada "Información de Control". Esta
contiene todas las actividades que se deben terminar en el período y con los siguientes datos: Nro. de
Actividad, descripción, fecha real de inicio, fecha real de término
e) Recolección de datos.- los datos destinados a llenar la programación de actividades y las informaciones de
control son más fácilmente obtenidos del diagrama de Gantt.
f) Actualización de los diagramas.- las redes PERT deberán ser actualizadas cada cierto tiempo. Sin esta
revisión periódica la red pierde su valor.
g) Indices porcentuales.- se utilizan para indicar el grado de avance, la proporción de actividades terminadas
en su tiempo, el porcentaje de retrasos, etc. La variación periódica de los índices porcentuales da una idea
de la manera como esta conducida un área, un subproyecto o un proyecto total. Entre los principales índices
porcentuales tenemos:

 Actividades críticas ejecutadas.- las actividades críticas indican el avance real del proyecto.
1
 ACE = Σ Dce x 100
Σ Dc
Un proyecto bien conducido tendrá este índice próximo al 100%

 Actividades programadas ejecutadas.- este índice demuestra el avance del proyecto, una vez que
establece un % entre la totalidad de días que serían empleados actividad por actividad separadamente
y el número de días efectivamente gastados en las actividades ejecutadas.
APE = Σ De x 100
ΣD
El Control Financiero.- el control financiero tiene por finalidad evaluar el gasto realizado respecto al
programado. Para ello se recurre al control de lo siguiente:
 Actividades valorizadas según clasificación estructural. El reporte proporciona un conocimiento global de las
actividades que se van a desarrollar en el año y contienen los siguientes datos: designación de actividades,
metas físicas globales, inversiones anuales, tiempo de ejecución en forma porcentual por trimestre,
organismo responsable.
 Control de inversiones según presupuesto.
 Inversiones realizadas según orden de compra o pago.
 Listado de actividades ejecutadas por período de control.

El Control Financiero se ejecuta a partir del control físico usando la misma información fuente. Para cada
proyecto específico se elaborarán los programas de computadora más adecuados.

El Control Tiempo-Costo.- el control de los tiempos a través de una red PERT y de los costos por las
informaciones de retroalimentación, dan una indicación precisa de lo que pasa en el desarrollo del proyecto. La
manera de conocer si el avance esta relacionado eficientemente con el gasto realizado es a través del
establecimiento de índices que permitan medir la relación tiempo-costo. Entre ellos están: el status índex, y el
índice de resultados.

a) El Status Index (ó índice de estado).-relaciona la duración y el costo real con el programado, según la
siguiente expresión:

SI = Duración Real x Presupuesto

Duración Programada Gasto Real

El valor de este índice = a 1 indica equilibrio entre lo programado y lo ejecutado. El valor mayor a la
unidad indica un mayor progreso que el esperado para el gasto realizado. El valor menor a 1 indica un
gasto demasiado grande para el avance efectuado.

b) El Indice de Resultado.- estima el porcentaje de la meta física que ha sido alcanzada al final del
período.
IR = MFE x PRE
MFP GRE
Donde: MFE = Meta Física ejecutada
MFP = Meta Física programada
PRE = Presupuesto
GRE = Gasto Real

El Control Institucional.- este control presenta dificultad en su ejecución porque depende básicamente de las
personas que tienen a su cargo la implantación del proyecto. El control institucional persigue el mejoramiento de
las normas, procedimientos, de la elaboración del reglamento de operaciones, de la formulación de los convenios
con los organismos ejecutores y del cambio de las personas que no muestren capacidad para ocupar los cargos
que se les ha asignado.

La Evaluación de Objetivos.- es la evaluación mas difícil del sistema de control porque esta basada en
resultados subjetivos. Los objetivos de un proyecto se clasifican en objetivos a corto plazo y a largo plazo.
La evaluación a corto plazo considera un conjunto de indicadores de los objetivos alcanzados después de la
implantación durante el 1er. año.
La evaluación a largo plazo considera un conjunto de indicadores económicos e intangibles que permitirán
evaluar en forma sistemática los logros del proyecto.