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OPTIMIZAR LOS TIEMPOS DE ALISTAMIENTO PICKING PARA LA EMPRESA

IBEROAMERICANA DE ALIMENTOS Y SERVICIOS S.A. (IBEASER).

ENTREGA FINAL

1. Emerson Fabian Botia Toscano Cod. 1511021109


2. Jesús Gabriel Castro Olivera Cod. 1521021115
3. Diana Marcela Martínez Patiño Cod. 1421025718
4. Rubén Darío Portilla Idrobo Cod. 1611024774
5. Guasca Dimate Fernando Cod. 1421026972
6. Jonathan Harold Betancourt Guamanga Cod. 1711020799

TUTOR

Bernal López Andrés Felipe

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRAN COLOMBIANO


TECNOLOGÍA EN LOGÍSTICA - INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C.
2019

1
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN ............................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 4
1. ÁREA DE CONOCIMIENTO .................................................................................... 5
2. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA ................................................................... 6
3. JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................... 7
4. ANTECEDENTES .................................................................................................... 8
4.1. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 8
4.2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA .................................................................... 9
4.2.1. Visión de la Empresa ....................................................................................... 9
4.2.2. Misión de la Empresa .................................................................................... 10
4.2.3. Análisis de la Metodología ............................................................................ 10
5. OBJETIVOS PROPUESTOS ................................................................................. 11
5.1. OBJETIVO GENERAL .......................................................................................... 11
5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................. 11
6. METODOLOGÍA .................................................................................................... 12
6.1. Diagnóstico Proceso De Alistamiento ......................................................... 12
6.2. Análisis del Proceso De Despacho ............................................................. 12
6.3. Análisis del alistamiento ............................................................................... 13
7. ACTIVIDADES, TAREAS ASIGNADAS Y RECURSOS ....................................... 14
7.1. Resuman de presupuesto ............................................................................. 16
7.2. Presupuesto ................................................................................................... 16
7.3. Cronograma ................................................................................................... 18
7.4. Financiación ................................................................................................... 19
8. MATRIZ Y CONTROL DE RIESGOS ....................................................................... 19
8.1. Listado de Riesgos ........................................................................................ 19
8.2. Matriz De Riesgos .......................................................................................... 20
8.3. Estrategias Control De Riesgos ................................................................... 22
9. EJECUCIÓN ............................................................................................................. 25
9.1. Capacitación y Aplicación En La Practica ................................................... 25
9.2. Beneficios de implementación en la empresa IBEASER S.A ..................... 26
9. CONCLUSIONES ..................................................................................................... 28
9. RECOMENDACIONES ............................................................................................. 29
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................ 30

2
RESUMEN

Este proyecto de practica aplicada para la empresa Iberoamericana De Alimentos Y


Servicios S.A, se desarrolla iniciando con un análisis metodológico que permita
diagnosticar los procesos de alistamiento y despacho para el área de logística, la causa
central como problemática se centró en la deficiencia de los tiempos de alistamiento,
luego del análisis realizado se determinó aplicar como herramienta de optimización la
metodología de alistamiento Voice Picking, la cual se fundamenta en la utilización de
tecnología de comunicación para las labores de alistamiento, su funcionamiento
permitiría la mejora de los procesos en un 20% de forma práctica, sin embargo la
implementación del sistema de forma continua y ampliada puede llegar a una
optimización del 100% de las labores que requieran sus servicios, para la realización
exitosa del proyecto se requiere de un presupuesto, un personal capacitado en la
utilización de dicho sistema, todo esto representado en un cronograma de actividades y
tareas que describirán los costos y requerimientos vitales para la puesta en marcha del
proyecto, teniendo en cuenta los posibles riesgos y planes de control y seguimiento que
se pueden implementar con el fin de medir y evaluar el progreso y eficiencia del sistema
aplicado.

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INTRODUCCIÓN

El siguiente proyecto se desarrolla en la empresa Iberoamericana De Alimentos Y


Servicios S.A. (IBEASER), la cual está dedicada a la producción de alimentos y servicios
de catering1, que satisface las necesidades del sector institucional colombiano, cumple
con estándares de calidad que garantizan la inocuidad de sus productos, elaborando de
acuerdo con los estándares de calidad y según las normas nacionales e internacionales
con tecnología adecuada.

Actualmente la empresa ha venido creciendo y posicionándose en el mercado, lo que ha


provocado problemas en el alistamiento, generando retrasos, incumplimientos y gastos
innecesarios que producen pérdidas. En este momento la empresa no cuenta un sistema
de alistamiento eficiente para su mercancía y por ende el incumplimiento de sus pedidos
generan problemáticas en el área logístico operativo, con este proyecto se busca mejorar
los procesos donde se encuentre su mayor debilidad, además de fortalecer por medio de
procesos de optimización y alternativas que permitan brindar una solución efectiva a la
Iberoamericana De Alimentos Y Servicios S.A.

1 Se denomina cáterin; al servicio de alimentación institucional o alimentación colectiva que provee una cantidad
determinada de comida, bebida en fiestas, eventos y presentaciones de diversa índole.

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1. ÁREA DE CONOCIMIENTO

Durante el desarrollo del proyecto se pondrán en práctica valiosas temáticas y materias


que nos han ayudado a elaborar proyectos de similar contexto, dentro de las más
destacadas tenemos gestión de operaciones, que busca a partir de toma de decisiones
más acertada de acuerdo con las diferentes problemáticas que presente una empresa, y
concentrándonos en solucionará la que presenta en base a la causa raíz mayor
problemática a los procesos desarrollados en la empresa, en este caso será el Picking
de alistamiento de la parte logística de la empresa.

La logística de alistamiento Picking, fue escogida como variable crítica y objetiva, gracias
a que su comportamiento no solamente estaba siendo afectado por la influencia de otras
variables, sino que además impactaba de manera considerable en el desarrollo y avance
de la organización. Así que, encontrar una solución para dicha problemática, beneficiaría
a la empresa con un impacto favorable que la haría más competitiva y fuerte. Por medio
de la implementación de un sistema de Voice Picking y la integración por parte de una
serie de capacitaciones que evidenciarían su implantación y beneficios para la empresa.

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2. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA

La Iberoamericana De Alimentos Y Servicios S.A. actualmente, no cuenta con estrategias


de mejoramiento en los tiempos de alistamiento y selección de sus productos, lo cual No
permite que el Picking de mercancías sea alistado con agilidad, por ello es de gran
importancia contar con una metodología adecuada y efectiva, que permita evitar pérdidas
para la compañía, relacionadas al área de alistamiento de productos en específico.

Nuestro compromiso es aportar una solución viable a la causa raíz del problema, a través
de un sistema tecnológico, que permita evolucionar en la selección y despacho de sus
productos, los principales problemas en la ineficiente gestión de pedidos se ven
claramente especificados dentro de la empresa en el siguiente Diagrama de Ishikawa:

Figura 1. Diagrama de Ishikawa - Ineficiente gestión de pedidos


Elaboración: Los autores

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3. JUSTIFICACIÓN

Debido a que el sector alimenticio exige tiempos óptimos de alistamientos, es necesario


distribuir sus productos de manera pronta y efectiva. Los problemas encontrados, luego
de un previo análisis y estudio a la empresa Iberoamericana De Alimentos Y Servicios
S.A. son relacionados con el área de la logística de alistamiento en los tiempos de
despacho y selección de productos, lo que a la postre presenta consecuencias en la
participación en el mercado, así mismo repercute directamente en las utilidades, debido
a que se incumple con los clientes y esto desacredita a la empresa.

Mediante un análisis detallado lo que se pretende es mejorar su desempeño y reducir


gastos, optimizando los procesos de alistamiento que se vienen presentando en sus
actuales procedimientos de Picking en mercancías.

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4. ANTECEDENTES

4.1. Marco Teórico

La logística y la distribución integran todas las actividades involucradas a lo largo de la


cadena de abastecimiento; durante la década de 1980 ya se hablaba de la logística
integrada, que reúne todas las actividades relacionadas con el transporte de mercancías,
gestión de distribución y flujo de productos e información eficiente, lo cual aseguraba una
ventaja competitiva, finalmente, en la década de los noventa se empezó a hablar de
cadenas de abastecimiento2, en donde la logística hacia parte de los procesos de
planificar, implementar y controlar.

La logística ha venido evolucionando durante los años, lo cual hace que consideremos
este término en el presente como la coordinación y el control del flujo de bienes y
servicios de manera eficiente y eficaz a través de la cadena de abastecimiento, desde el
punto de origen hasta el punto de consumo (Ballou, 2004). Por eso, es posible afirmar
que la logística reúne todas aquellas actividades que tienen un impacto en ese proceso,
con el fin de llegar al consumidor final en el lugar y momento indicado. Por otra parte,
otra definición de logística consiste en separar en dos regiones independientes, pero
estrechamente relacionadas, las gestiones de entrada y salida de la logística. Aunque
sean funciones diferentes son consecuentes debido al flujo de materiales y el intercambio
que existe entre ellas.

Se puede resaltar, que la logística se ha consolidado como un elemento clave que


contribuye al posicionamiento estratégico de las empresas. Hoy en día, la agilidad que
tienen las compañías para adaptarse les ayuda a perfilar la oferta según la demanda del
producto, además de lograr tiempos cortos de entrega y ofrecer las mercancías a precios
competitivos. Así mismo, la logística no es sólo un campo que sirve para la industria, sino
para cualquier tipo de organización o empresa, ya sea en sectores como: gobierno,

2 El abastecimiento es la actividad económica encaminada a cubrir las necesidades de consumo de una unidad
económica en tiempo, forma y calidad, como puede ser una familia, una empresa, aplicándose muy especialmente
cuando ese sujeto económico es una ciudad.

8
salud, financiero, industrias, entre otros. Lo anterior demuestra la importancia que ha
tomado la logística y su gestión en las organizaciones, en la medida en que contribuyen
a la disminución de inventarios e incrementan la competitividad y con ésta su
rentabilidad.

4.2. Descripción De La Empresa

Iberoamericana de alimentos y servicios s.a. - IBEASER S.A. , Juan Carlos Almansa


Latorre y su Grupo empresarial líderes en el mercado alimentario en Colombia posee
una capacidad operativa, productiva y comercial, teniendo en cuenta su amplia
experiencia y conocimiento en la producción, comercialización y distribución de alimentos
de corta y larga duración los cuales en el momento abastecen importantes programas
institucionales contratados con entidades del sector público y privado en Colombia.

IBEASER S.A. empresa líder en el sector agroalimentario mundial, dedicada a la


transformación, desarrollo y comercialización de productos alimenticios, implementando
políticas de innovación, calidad, eficiencia y servicio, buscando la satisfacción, nutrición,
confianza y seguridad a nuestros consumidores. De igual manera, está enfocada en
mejorar continuamente sus procesos y con ello corregir las fallas empresariales, tanto
internas como externas, con el fin de obtener no solamente nuevas oportunidades de
negocio sino también brindar un mejor servicio y calidad en el producto.

Nuestra empresa tiene implementados sólidos sistemas de gestión y aseguramiento de


la calidad y la inocuidad, complementado con el diseño sanitario que exige cada una de
nuestras líneas de producción alimenticia, con un personal calificado, los cuales realizan
la rotación del producto y conservando la política de siempre ofrecer productos de
excelente calidad.

4.2.1. Visión De La Empresa

Establecernos nacional e internacionalmente como una organización pionera en el


desarrollo, la producción y la comercialización de productos alimenticios, de la mano de
un excelente equipo humano, dispuesto a garantizar la satisfacción de nuestros clientes.

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4.2.2. Misión de la Empresa

Ser una organización rentable de desarrollo y crecimiento diario preocupada por el


aseguramiento de la inocuidad de nuestros productos como contribución al bienestar de
nuestros consumidores, así como de la de su imagen institucional.

4.2.3. Análisis de metodología

Para el desarrollo del proyecto se establecieron tres frentes de ejecución; cada uno
ofrece una perspectiva diferente de la empresa frente a su problema logístico. El primer
frente corresponde a la cadena de suministro de la empresa, donde se observaron las
entradas y las salidas que había en el sistema, estudiando a los proveedores,
producción, lead time3, ventas, inventario, almacenamiento y despachos.

En segundo lugar, se analizaron los operadores logísticos de transporte con los que
trabaja la empresa actualmente y se compararon con una opción diferente de operador
logístico, de acuerdo con los diferentes criterios de evaluación.

Finalmente, el tercer frente corresponde a los alistamientos Picking, partiendo del estudio
de los tres frentes mencionados anteriormente, se obtuvo la información necesaria para
lograr trabajar en el diseño del plan estratégico de logística para la empresa. Así mismo,
se trabajó en la descripción del proceso con base a los cuatro componentes de dicho
modelo, los Cuales son:

Diagnóstico Proceso
En este ámbito se analiza cómo equilibrar los recursos con los requerimientos y
establecer y dar a conocer los planes para toda la cadena. Por otra parte, se estudia el
funcionamiento general de la empresa y se considera cómo alinear el plan estratégico
de la cadena con el plan financiero.

3 El plazo de ejecución es la cantidad de tiempo entre la realización de un pedido y la disponibilidad renovada, después de la
recepción de la mercancía.

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5. OBJETIVOS PROPUESTOS

5.1. OBJETIVO GENERAL

Optimizar en un 20% los tiempos de alistamiento, implementando el sistema de Voice


Picking en el área logística para la empresa Iberoamericana De Alimentos Y Servicios
S.A.

5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Analizar y diagnosticar los tiempos de los procesos de alistamiento en las


operaciones logísticas de la empresa.

2. Establecer los recursos y actividades logísticas apropiados en base al tiempo de


alistamiento utilizado actualmente, que permitan solucionar efectivamente la
problemática hallada en la empresa.

3. Implementar un sistema de Voice Picking como solución efectiva, a partir de su


implementación como metodología en la reducción de tiempos de alistamiento.

4. Presentar los resultados de la propuesta dirigida a la gerencia de la empresa.

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6. METODOLOGÍA

Para desarrollar el proyecto con éxito, se requiere un análisis metodológico que permita
diagnosticar los procesos de alistamiento y despacho para la empresa Iberoamericana
De Alimentos Y Servicios S.A, posteriormente se generará el presupuesto, representado
en un cronograma que nos describirá los costos y requerimientos vitales para la
realización y puesta en marcha para el proyecto (personal, equipos y software,
materiales, entre otros), en función del tiempo que tomara la realización del proyecto.

6.1. Diagnóstico Proceso De Alistamiento:

En la actualidad la empresa Iberoamericana De Alimentos Y Servicios S.A, lleva a cabo


un proceso de alistamiento elaborado con metodologías rusticas, usando un consolidado
de ruta, se procede al alistamiento de los pedidos que es entregado por el supervisor a
los auxiliares de bodega, para proceder con el Picking4 de la mercancía en el almacén.

Los tiempos de alistamiento al día toman entre seis y en algunas ocasiones hasta las
siete horas laborales, sin terminar de alistar lo pactado según las metas de alistamiento
diarias, generando retrasos considerables y por ende perdida de costos para la
organización.

6.2. Análisis del Proceso De Despacho:

Luego del alistamiento se procede con el despacho, en esta etapa, los auxiliares de
bodega buscan una estiba para ubicar las cajas para ser apiladas. Para realizar la
verificación de la mercancía se le entrega al transportador una hoja con el listado de
productos que se manejan en la empresa Iberoamericana De Alimentos Y Servicios S.A
y frente a cada referencia debe relacionar la cantidad de lo que está cargando, las
planillas de despacho tanto por el auxiliar como por el transportador deben coincidir en
cantidad y números de cajas entregadas.

4 En el campo de la logística, Picking o preparación de pedidos es el proceso de recogida de material extrayendo unidades o
conjuntos empaquetados de una unidad de empaquetado superior que contiene más unidades que las extraídas.

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Luego del reconocimiento del proceso en el almacenamiento y despacho se identificaron
las siguientes problemáticas que se presentan en la empresa Iberoamericana De
Alimentos Y Servicios S.A, las cuales son:

- Se evidencian que los auxiliares del almacén en varias oportunidades no alistan bien
la mercancía.
- Se cargan más o menos de lo requerido, generando retrasos en la operación pues
cuando hay un faltante se debe ir a la estantería a buscar el producto.

En la actualidad el alistamiento está retrasando los tiempos adecuados para que la


empresa obtenga el mayor rendimiento por parte de sus auxiliares de bodega.

6.3. Análisis del alistamiento:

En base a los tiempos retrasados se indican las diferentes problemáticas en cuanto al


proceso de alistamiento:

a) Las rutas no salen en su totalidad, la ubicación de las cajas se dificulta debido a que
los tamaños varían, además de que se maneja mucho producto por unidad el cual se
acomoda en canastillas.

b) Los auxiliares deben hacer largos recorridos en el centro de distribución para alistar
una ruta.
c) Los auxiliares de bodega trabajan con una única lista, lo que hace que mientras uno
está alistando los otros están esperando la lista, por lo menos al inicio del alistamiento
de cada ruta y al final.

7. ACTIVIDADES, TAREAS ASIGNADAS Y RECURSOS

En el desarrollo de la metodología para llevar a cabo una propuesta que permita mejorar
los tiempos de alistamiento para la empresa Iberoamericana De Alimentos Y Servicios
S.A, se establecerán unas actividades básicas que irán dando paso a tareas específicas
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con el fin de llegar a una solución efectiva que satisfaga la causa raíz diagnosticada como
problemática a mejorar.

Por medio de los paquetes de trabajo (EDT)5 se desglosará el desarrollo del proyecto,
para que se pueda identificar los componentes de las actividades a realizar, así como
representar las siguientes actividades en detalle:

ACTIVIDAD 1
1.Analizar y diagnosticar los tiempos de los procesos de alistamiento en las operaciones
logísticas de la empresa.

Responsable en las Tareas: Grupo de Investigadores


Recursos necesarios para las Actividades: Conocimientos adquiridos en la materia,
computadora, fotocopias.

Tareas Asignadas:
1.1 Identificar las principales problemáticas que se evidencian en los procesos de
alistamiento.
1.2 Identificar las principales problemáticas que se evidencian en los procesos de
despacho de los pedidos.
1.3 Establecer la Duración Estimada del proyecto en semanas.
1.4 Identificar los Recursos humanos, materiales, incluyendo la capacitación requerida
para que el Equipo de Trabajo pueda desarrollar el proyecto en su totalidad.

ACTIVIDAD 2

2. Establecer los recursos y actividades logísticas apropiados en base al tiempo de


alistamiento, que permitan dar solución efectiva a la problemática hallada en la empresa.

5 La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable del trabajo que será ejecutado
por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos.

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Responsable en las Tareas: Coordinador del área logística y Grupo de Investigadores
Recursos necesarios para las Actividades: Conocimientos adquiridos en la materia,
computadora, fotocopias, muebles de oficina, salón de conferencias.

Tareas Asignadas:
2.1 Identificar los procesos de alistamiento y despacho que generen más tiempo del
determinado por la empresa.
2.2 Analizar y evaluar el impacto en costo, de los tiempos perdidos.
2.3 Crear un indicador de gestión, haciendo énfasis en el desarrollo de los procesos de
alistamiento y despacho.

ACTIVIDAD 3
3. Implementar soluciones efectivas a partir de una metodología que incidan
considerablemente en la reducción de tiempos de alistamiento Picking.
Responsable en las Tareas: Capacitador, Instalador del Software, responsable del área
logística.
Recursos necesarios para las Actividades: Computadora, fotocopias, muebles de
oficina, salón de conferencias, Licencia y Software del módulo Voice Picking.
Tareas Asignadas:
3.1 Evaluar las propuestas planteadas contempladas para la empresa.
3.2 Establecer acciones para corregir las demoras y pérdidas de Tiempo aplicando la
propuesta de control de Voz.
3.3 Identificar cambios las actuales prácticas de alistamiento logístico y despacho, que
permitan el monitoreo continuo del sistema logístico de distribución, para dar paso a un
nuevo sistema de implementación.

Actividad 4
4. Resultados y presentación de la propuesta dirigida a la empresa.
Responsable en las Tareas: Grupo de Investigadores
Recursos necesarios para las Actividades: Computadora, fotocopias.

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Tareas Asignadas:
4.1 Se desarrollará un presupuesto que involucre las principales actividades y los
recursos a utilizar para la implementación del proyecto.
4.2 De acuerdo con las Instrucciones de Entrega establecidas se formaliza la entrega del
proyecto a la empresa, proporcionando el apoyo para su aceptación.

7.1. Resumen de presupuesto


El costo que abarca la totalidad de puesta en marcha del proyecto es realmente bajo
frente al beneficio que se obtiene mediante su implementación.
RESUMEN DEL PRESUPUESTO

RUBROS FUENTES TOTAL


Fuente 1 Fuente 2
Especie Dinero Especie Dinero
Personal $ 2.360.000 $ - $ 2.360.000
Equipos y software $ 2.390.000 $ - $ 2.390.000
Materiales $ 97.500 $ - $ 97.500
Imprevistos $ 487.500 $ - $ 487.500
TOTAL $ 5.335.000
Tabla 1. Resumen del presupuesto para la realización del proyecto.
7.2. Presupuesto

Para la propuesta de Voice Picking, se asigna un presupuesto, siendo este, el costo que
representa esta inversión requerida para llevar a cabo el proyecto. Adicional a ello es
importante recalcar que la mano de obra que ya posee la empresa y los conocimientos
del equipo investigativo, no se tendran en cuenta como un costo agregado, ya que los
empleados de la empresa, poseen un sueldo y por parte del equipo investigativo, se
realiza como acompañamiento estudiantil a esta empresa y no se cobrara por la
investigacion y practica aplicada realizada.

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Dedicación Recursos
Nombre Función en el proyecto (horas/seman Semanas Valor hora TOTAL
a) Fuente 1 Fuente 2
Especie Dinero Especie Dinero
Carlo Muñoz Capacitador del manejo del Sofware Voice Pickig
8 h/semana 1 $ 20.347 x $ 1.465.000
Edgar Ortiz Instalador del Sofware Voice Pickig
6 h/semana 1 $ 12.439 x $ 895.000
La empresa lo
Nicolas gallo Auxiliar de Bodega 24 h/semana 2 asume x $ -
La empresa lo
Esteban Perez Auxiliar de Bodega 25 h/semana 2 asume x
La empresa lo
Juan Garcia Auxiliar de Bodega 26 h/semana 2 asume x $ -
TOTAL $ 2.360.000
Tabla 2. Presupuesto del Personal necesario.

Recursos
Descripción Cantidad Valor unitario TOTAL
Fuente 1 Fuente 2
Especie Dinero Especie Dinero
Computador 1 Recursos propio x Recursos propio
Licencia y Sofware del módulo Voice 1 $ 1.250.000 x $ 1.250.000
Micrófono Voice Pickig 6$ 160.000 x $ 960.000
Conector de Seguridad Voice Pickig 6$ 30.000 x $ 180.000
TOTAL $ 2.390.000
Tabla 3. Presupuesto de los Equipos y Software necesarios.

Recursos
Descripción Cantidad Valor unitario TOTAL
Fuente 1 Fuente 2
Especie Dinero Especie Dinero
Materiales de apoyo "Cartillas
x
de funsionamiento Voice 15 $ 6.500 $ 97.500
x $ -
$ -
$ -
TOTAL $ 97.500
Tabla 4. Presupuesto de materiales y otros.

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7.3. Cronograma

MEJORAMIENTO DE LOS MÉTODOS DE LOGÍSTICA DE


TÍTULO DEL PROYECTO: ALISTAMIENTO PICKING PARA LA IBEROAMERICANA DE
ALIMENTOS Y SERVICIOS S.A.

Fecha de inicio: 9 DE MAYO


Fecha estimada de finalización: 1 DE JULIO

Semanas
Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8
Analizar y diagnosticar los tiempos de los
procesos
1.1 Ide nti fi ca r l a s pri nci pa l e s probl e má ti ca s que s e
e vi de nci a n e n l os proce s os de a l i s ta mi e nto.
1.2 Ide nti fi ca r l a s pri nci pa l e s probl e má ti ca s que s e
e vi de nci a n e n l os proce s os de de s pa cho de l os
pe di dos .
1.3 Es ta bl e ce r l a Dura ci ón Es ti ma da de l proye cto e n
s e ma na s .
1.4 Ide nti fi ca r l os Re curs os huma nos , ma te ri a l e s ,
i ncl uye ndo l a ca pa ci ta ci ón re que ri da pa ra que e l
Equi po de Tra ba jo pue da de s a rrol l a r e l proye cto e n
s u tota l i da d.
Establecer los recursos y actividades
logísticas
2.1 Ide nti fi ca r l os proce s os de a l i s ta mi e nto y
de s pa cho que ge ne re n má s ti e mpo de l de te rmi na do
por l a e mpre s a .
2.2 Ana l i za r y e va l ua r e l i mpa cto e n cos to, de l os
ti e mpos pe rdi dos .
2.3 Cre a r un i ndi ca dor de ge s ti ón, ha ci e ndo é nfa s i s
e n e l de s a rrol l o de l os proce s os de a l i s ta mi e nto y
de s pa cho.
Implementar soluciones efectivas
3.1 Eva l ua r l a s propue s ta s pl a nte a da s conte mpl a da s
pa ra l a e mpre s a .
3.2 Es ta bl e ce r a cci one s pa ra corre gi r l a s de mora s y
pé rdi da s de Ti e mpo a pl i ca ndo l a propue s ta de
control de Voz.
3.3 Ide nti fi ca r ca mbi os l a s a ctua l e s prá cti ca s de
a l i s ta mi e nto l ogís ti co y de s pa cho, que pe rmi ta n e l
moni tore o conti nuo de l s i s te ma l ogís ti co de
di s tri buci ón, pa ra da r pa s o a un nue vo s i s te ma de
i mpl e me nta ci ón.
Resultados y presentación de la propuesta
dirigida a la empresa.
4.1 Se desarrollará un presupuesto que involucre las
principales actividades y los recursos a utilizar para la
implementación del proyecto.
4.2 De acuerdo con las Instrucciones de Entrega
establecidas se formaliza la entrega del proyecto a la
empresa, proporcionando el apoyo para su aceptación.
Entrega de informe parcial
Elaboración de informe final
Entrega de informe final

Tabla 5. Cronograma del Proyecto IBEASER S.A.

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7.4. Financiación

Indicador Financiero IBEASER S.A.


Año 2018-19
CAPITAL TRABAJO BRUTO $ 42.620.000
CAPITAL TRABAJO NETO $ 15.499.400
RENTABILIDAD BRUTA 36%

La empresa cuenta con los recursos suficientes para financiar el presupuesto del
proyecto. Cabe aclarar que el presupuesto está sujeto a aprobación por parte de la
empresa y que el proyecto puede permitir cambios que se adapten a las necesidades de
esta.

8. MATRIZ DE RIESGOS

La empresa IBEASER S.A. cuenta con las herramientas necesarias que le permitirá definir
criterios a partir de los riesgos que se puedan presentar en el transcurso del proyecto,
es fundamental definir una matriz o nivel de pérdida esperada aceptable, por medio de
una metodología de medición inherente a sus principales objetivos, el establecer un
riesgo máximo así como el monitoreo de todas las categorías de riesgo que pueden
impactar el valor del proyecto, son mecanismos de cobertura a los riesgos logísticos,
operativos y estratégicos que inciden en la realización del proyecto.

8.1. Listado de riesgos:

En base a los principales objetivos en los que se ha dividido el proyecto de mejoramiento


de alistamiento Picking para la Iberoamericana De Alimentos Y Servicios S.A. se definen
las fases que presentan un riesgo para el proyecto:

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FASES TIPO DE RIESGO IMPACTO EN EL PROYECTO

FASE 1 Cambios en el cronograma y


Demoras en los tiempos de los procesos de
Alcance del proyecto.
alistamiento Y operaciones logística.

Cambios considerables en el
Demoras en el aprendizaje de la Nueva Alcance del proyecto.
FASE 2
Tecnología Voz Picking, como recurso logístico
de adaptación para el área de despacho.

Sobrecostos y Cambios
Altos costos en la Maquinaria y software
considerables en el Alcance.
FASE 3
necesarios para la implementación de la
metodología Voz Picking.

Cambios en el cronograma y
Un bajo nivel de Control y seguimiento de los
Alcance del proyecto.
FASE 4
procesos de manejo Voz Picking.
Tabla 6. Lista de riesgos del proyecto.

8.2. Matriz de riesgos:

La matriz de riesgos permitirá realizar una cuantificación de los riesgos que impactan
considerablemente el proyecto, por lo que se hace necesario aplicar una matriz de
riesgos y generar una base para la calificación y valoración que determine en que
aspectos podríamos tener altos niveles de riesgos.

Se realizará un cuadro de probabilidad de ocurrencia, determinando el impacto en los


diferentes riesgos que puedan surgir en basa a las fases identificadas para las principales
actividades del proyecto, asignándoles un valor de mayor a menor impacto, como se
muestra a continuación:

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PROBABILIDAD
RARO POCO PROBABLE POSIBLE MUY PROBABLE CASI SEGURO
Despreciable Bajo Bajo Bajo Medio Medio
CONSECUENCIAS

Menores Bajo Bajo Medio Medio Medio

Moderadas Medio Medio Medio Alto Alto

Mayores Medio Medio Alto Alto Muy alto

Catastróficas Medio Alto Alto Muy alto Muy alto

La valorización consiste en asignar a los riesgos calificaciones dentro de un rango, de


esta forma, entiéndase un rango de 1 a 5; Raro (1), Poco probable (2), Posible (3), Muy
probable (4) casi seguro (5), dependiendo de la combinación entre impacto y
probabilidad. En la siguiente gráfica se puede observar un ejemplo de esquema de
valorización de riesgo en función de la probabilidad e impacto de tipo numérico con
escala:

CASI
5 5 10 15 20 25
SEGURO

MUY
PROBABILIDAD

4 4 8 12 16 20
PROBABLE

POSIBLE 3 3 6 9 12 15

POCO
2 2 4 6 8 10
PROBABLE

RARO 1 1 2 3 4 5

1 2 3 4 5
POCO MUY CASI
RARO POSIBLE
PROBABLE PROBABLE SEGURO
IMPACTO
Tabla 7. Esquema de valorización de riesgo.

21
Una vez que los riesgos han sido valorizados se procede a evaluar la calidad de la
gestión, a fin de determinar cuán eficaces son los controles establecidos por la empresa
para mitigar los riesgos identificados:

CONSECUENCIA IMPACTO EN EL IMPACTO


FASES RESPONSABLE PROBABI LIDAD TOTAL
/OPORTUNIDAD PROYECTO POTENCIAL
Demoras en los Cambios en el
Coordinador
tiempos de los cronograma y
Fase 1 del Área 1 2 2
procesos de Alcance del
logística.
alistamiento Y proyecto.
Demoras en el
Cambios
aprendizaje de la Coordinador
considerables en
Fase 2 Nueva Tecnología del Área 3 1 3
el Alcance del
Voz Picking, como logística.
proyecto.
recurso logístico de
Altos costos en la Departamento
Maquinaria y de Recursos y Sobrecostos y
Cambios
Fase 3 software necesarios Coordinador 4 2 8
considerables en el
para la del Área Alcance.
implementación de logística.
Un bajo nivel de Cambios en el
Coordinador
Control y cronograma y
Fase 4 del Área 4 1 4
seguimiento de los Alcance del
logística.
procesos de manejo proyecto.

Tabla 8. Análisis del riesgo total calculado en cada una de las fases.

El paso a seguir es relacionar que riesgos serán necesarios valorar, analizando el riesgo
total calculado en cada una de las fases y determinar en que aspectos se debe fortalecer,
por medio de nuevos controles o finalmente, podrían tomar posiciones de cobertura, de
ser necesario.

8.3. Estrategias Control De Riesgos.

Una vez se desarrolle la etapa de estructuración del proyecto podrían surgir riesgos de
un impacto potencial, los posibles mecanismos de mitigación para dichos casos se utiliza
el análisis y determinación del riesgo:

22
Nivel ESTARTEGIA ACCIÓN

Para este tipo de riesgo actúa de tal forma que su impacto


MITIGAR
1 sea menor.

Para este tipo de riesgo se trasfiere este tipo de riesgo a una


TRANSFERIR
aseguradora.
2

Para este tipo de riesgo se hacer todo lo posible para evitar


EVITAR riesgos, en algún caso se accede a cambiar de proveedor,
cambio de planeación.
3

ACEPTAR Para este tipo de riesgo se acepta el riesgo y se monitorea.


4
Tabla 9. Estrategias Control De Riesgos.

Para el caso puntual de la empresa IBEASER S.A. se tomó el resultado en cada una de
las fases analizando el riesgo total obtenido de la matriz y determinando una acción para
dicho riesgo con el fin de mitigar el avance de este:

Análisis del
Fase Toma de acciones
riesgo total
Al ser un riesgo Poco probable se determina realizar controles diarios en el manejo de los
Fase 1 2
procesos de alistamiento Y operaciones logística.
Al ser un riesgo Posible se determina contratar a expertos en el tema de Voz picking, con el
Fase 2 3
fin de impartir los manejos adecuados.
Al ser un riesgo Muy probable se determina optar por una financiacion para la compra de los
Fase 3 8 equipos y el sofware de voz Picking, de esta manera alcohonar la deuda que asumira la
empresa.
Al ser un riesgo Posible se determina crear un sistema de monitoreo por indicadores de
Fase 4 4
desempeño que controle el desempño del nuevo sistema implementado.

Tabla 10. Toma de acciones respecto a las estrategias de mitigación de riesgos.

Como metodología de control se determina el responsable de la fase y su respectivo


seguimiento a través de un monitoreo por indicador de desempeño que a su vez indique
la frecuencia en que se deben realizar las actividades con el fin de disminuir el nivel en
que se encuentra cada fase analizada:

23
FASE MÉTODOLOGIA DE FRECUENCIA RESPONSABLE
CONTROL
Demoras en los tiempos El líder del área Semanales Coordinador del
de los procesos de logística establece Área logística.
alistamiento Y controles diarios en
operaciones logística. el manejo de los
procesos de
alistamiento Y
operaciones
logística.
Demoras en el Realizar un continuo Trimestral Coordinador del
aprendizaje de la Nueva aprendizaje en Área logística.
Tecnología Voz Picking. temas referentes al
aprendizaje del
sistema de Voz
Picking, por medio
de instructores
Expertos.
Altos costos en la Se recomienda una Única vez Coordinador del
Maquinaria y software. financiación para la Área logística.
compra de los
equipos y el software
de voz Picking.
Un bajo nivel de Control y El coordinador Trimestral Coordinador del
seguimiento de los evaluara la Área logística.
procesos de manejo Voz aplicación y el
Picking. continuo
seguimiento a las
actividades
desarrolladas con el
nuevo sistema de
Voz Picking.
Tabla 11. Cuadro de control o monitoreo.

24
9. EJECUCIÓN

Voice Picking es una tecnología de vanguardia que se utiliza en la preparación de


pedidos por voz, cuya principal ventaja es que el operador mantiene sus manos y vista
libres ya que recibe las órdenes a través de un auricular, y a su vez este se comunica
con el sistema dando órdenes de voz por medio de un micrófono, en lugar de utilizar
listas en papel o la visualización en una pantalla de un dispositivo portátil para obtener
las instrucciones.

Figura 2. Aplicación de Voice Picking.

9.1. Capacitación y Aplicación En La Practica

Se realizará una capacitación, dictada por el c “Carlos muñoz”, quien dará a conocer el
uso adecuado del sistema de Voice Picking, mostrando las ventajas y beneficios
principalmente en tiempo, como en costos, así mismo el personal de la empresa
IBEASER S.A. conocerá como se utiliza y que se requiere para su correcta puesta en
marcha, esta capacitación la realiza un Conferencista especializado en el producto.

Temas Principales Vistos en la capacitación:

Primero, Muñoz impartió un taller de dos días para explicar con detalle las
especificaciones y los diálogos de voz. Durante el taller, en el que participaron ocho

25
personas, entre ellos el coordinador de procesos logísticos, el representante de
despachos y los seis operarios de la bodega, quienes propusieron muchas ideas para el
mejoramiento del proceso y las expectativas frente a la implementaron del proyecto.

Taller 1 “Menos stock”: Un tema de gran contenido durante el primer día de


capacitación fue el de optimizar los procesos de alistamiento, en lugar de preparar los
pedidos el día antes del montaje, ahora este proceso se realiza el mismo día. Esto ha
reducido considerablemente el tiempo de preparación de cada pedido y la necesidad de
mantener los componentes en stock.

Taller 2 “Trabajo con visión y manos libres”: En el segundo día se trató el tema de
los manos libres y como influiría en los operarios, determinando que los operarios
conectados al sistema reciben instrucciones sobre el lugar y el número de componentes
que deben recoger para luego llegar al punto de recogida, una vez confirma la ubicación
mediante los dígitos de comprobación del código de barras de la estantería para
garantizar que se ha recogido el artículo correcto. Tras confirmar el número de artículos
recogidos, recibe instrucciones para dirigirse a la siguiente ubicación.

9.2. Beneficios de implementación en la empresa IBEASER S.A:

Gracias a la implementación del sistema de Voz Picking se redujo la duración de la


formación que debían recibir los trabajadores temporales que debían conocer la gran
variedad de productos y a la falta de información sobre su localización, esto hacía que
los empleados se vieran obligados a conocer muy bien las instalaciones logísticas y de
bodega.

Aumento el rendimiento del proceso de alistamiento Picking

- Los tiempos y el rendimiento del proceso de alistamiento Picking ha aumentado en


un 20 %, pasando de 8 a 14 pedidos por hora, así como la selección de sus productos
se realizaban en 6 o hasta 7 horas, ahora se logra en tan solo 4 horas, duplicando el

26
número de pedidos al día, lo que incide considerablemente en la recuperación
económica, que antes generaba retrasos en el alistamiento y problemas de despacho.

- Al ser un sistema intuitivo que no depende del interlocutor, ya que no es necesario


crear un perfil de voz de cada trabajador, de esta manera se redujo el periodo de
formación, proceso que servirá para el personal nuevo.

- Otra ventaja es la fácil integración del software, la empresa IBEASER S.A invirtió en
6 terminales y 6 auriculares, lo que abarca el 80% del personal involucrado en labores
logísticas.

- Con estos avances ergonómicos la tasa de errores ha caído hasta el 1 %, gracias al


control en tiempo real, ahora es poco probable equivocarse a la hora de recoger un
producto para su alistamiento.

- Otra ventaja es que los operarios tienen la visión y las manos libres para cargar
componentes pesados y de gran tamaño, un tema que generaba retrasos en el
antiguo modo de alistar los pedidos.

El sistema de Voice Picking Consta de:

- Conector de seguridad
- Funda para la cintura
- Micrófono
- Sujetador

Ventajas y Beneficios de su aplicación:

 Reducción de errores.
 Mayor concentración y manos libres.
 Mejora de la productividad.
 Más productos procesados.
 Posibilidad de trabajar en simultáneo.
 Menos tiempo perdido.
 Supresión de controles al fin del proceso.
 Tareas administrativas eliminadas.
 Mayor seguridad.
 Los ojos y las manos libres.
 Mejor ergonomía y facilidad de uso.
 Aprendizaje simple.

27
CONCLUSIONES

- Gracias a la implementación del sistema de Voz Picking se redujo en un 20% el


tiempo que tomaban los operarios para realizar un alistamiento de pedido, pasando
de 8 a 14 pedidos por hora, así como la selección de sus productos que se realizaban
en 6 o hasta 7 horas, ahora se logra en tan solo 4 horas, duplicando el número de
pedidos al día.

- Se redujo el periodo de aprendizaje para el personal nuevo, el cual desconocía los


procesos de alistamiento rústicos y su formación que tardaba entre 5 y seis días, con
la implementación del sistema Voice Picking este proceso tomara tan solo dos días
de capacitación por medio de talleres enlazados a la practica en tiempo real.

- Con los avances ergonómicos del sistema de Voz Picking la tasa de errores ha caído
hasta el 1 %, gracias al control en tiempo real, ahora equivocarse a la hora de recoger
un producto para su alistamiento es poco probable.

- Con el sistema de Voz Picking los operarios tienen la visión y las manos libres para
cargar componentes pesados y de gran tamaño, un tema que generaba retrasos en
el antiguo modo de alistar los pedidos.

- Por medio del análisis de causa y efecto se logró determinar la principal falencia en
el área logística para la empresa (IBEASER), de la misma manera se identificó la
metodología de Voice Picking como solución efectiva en la reducción de tiempos de
alistamiento.

- La empresa cuenta con los recursos suficientes para financiar el presupuesto del
proyecto el cual tiene un costo de $5.335.000 el cual no es un costo alto teniendo en
cuenta que las ventajas y mejoras en los tiempos de alistamiento recuperarían la
inversión.

28
RECOMENDACIONES

- Se recomienda ampliar la cobertura de aplicación del sistema de Voice Picking la cual


se viene aplicando en la empresa a un numero de 10 terminales y 10 auriculares los
cuales permitirán un aprovechamiento máximo en las operaciones logísticas y de
bodega.

- El rendimiento actual en la empresa abarca el 80% del personal involucrado en


labores logísticas, se propone implementar el sistema de Voice Picking en el 20 %
del personal restante, aunque no desarrollen operaciones estrictamente logísticas si
influye en la implementación del sistema al 100 % del área.

- Se debe integrara una metodología de control y seguimiento a través de indicadores


de gestión, que permitan medir el progreso, así como mantener las capacitaciones
con frecuencia semestral con el fin de conocer herramientas y posibles aplicaciones
al sistema Voice Picking.

29
BIBLIOGRAFÍA

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218/Downloads/Entregable%203%20Matriz%20de%20riesgos%20y%20plan%20
de%20mitigaci%C3%B3n%20.pdf

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