Sistema de Desarrollo

Gerentes de Distrito

Currículo de
Destrezas
Básicas

Módulo 5
La Administración y Planificación del Tiempo
Guía de Auto estudio

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION

OBJETIVOS

CONCEPTOS BASICOS

Las prioridades y la distribución del tiempo.

¿Còmo usa usted su tiempo?

La bitácora de tiempo

Las prioridades y el tiempo

Las tareas y las actividades del gerente de distrito

Las prioridades y la planificación

EL SISTEMA DE PLANIFICACION

La planificación del tiempo

Los métodos de administración del tiempo

El sistema TEM

La importancia versus la urgencia

EJERCICIO ASIGNACION DE CAMPO

INTRODUCCION
Sed fugit interea, fugit inreparabile tempus
“Pero mientras esta volando, el tiempo irrecuperable está volando”
Virgilio

La administración y 1a planificación del tiempo

No hay duda de que el tiempo vuela en el mundo de los negocios, y de todos los recursos que
tenemos a nuestra disposición, el tiempo probablemente es el más difícil de manejar. Es un bien
tan valioso como el dinero, y tiene que ser gastado sabiamente, económicamente, para lograr el
nivel más alto posible de productividad. La planificación es una clave para la administración
exitosa del tiempo, y juega un papel critico en su desempeño como Gerente de Distrito .

Este módulo está. diseñado para ayudarle a usted a desarrollar las destrezas de administración y
planificación del tiempo que le permitirán maximizar la productividad de su fuerza de ventas.
Enfocará los siguientes temas:

 Las actividades y competencias de los Gerentes de Distrito

 Los conceptos básicos en la administración del tiempo

 La administración del tiempo y los métodos de planificación

Módulo 5 Página 1
 OBJETIVOS

Al terminar este módulo, usted debería ser capaz de:

- Completar una lista de revisión de administración y planificación del tiempo, basada en sus
actividades de trabajo a lo largo de un periodo de dos semanas.

- Decidir si usted está invirtiendo la cantidad correcta de tiempo en las actividades

correctas, comparando el tiempo que usted gasta en actividades especificas contra una
lista ideal de actividades y competencias de un Gerente de Distrito.

- Aplicar la razón “80/20” y desarrollar su propia lista priorizada de tareas que han de ser
logradas durante el periodo de por lo menos una semana.

- Crear una lista maestra priorizada de las tareas y actividades que usted realiza en forma
anual, trimestral y mensual.

- Reconocer el valor de diversos instrumentos y sistemas en la administración y planificación

del tiempo.

El resultado deseado es que usted tome lo que haya aprendido en este M6dulo, lo aplique
a su trabajo y revise los resultados con su gerente.

Módulo 5 - Pagina 2
 CONCEPTOS BASICOS

Las prioridades y la distri buc'i6n del tieupo

¿Cuán exitoso es usted en el trabajo de administrar el tiempo?

La necesidad de distribuir el tiempo suficiente para sus diversas responsabilidades gerenciales
puede ser una tarea muy demandante. Una forma de empezar la tarea es haciéndose tres
preguntas básicas: 1) ¿Qué tiene que hacerse? 2) ¿Cuánto tiempo debiera tardar terminar cada
tarea o proyecto? y 3) ¿Cuál es el marco global de tiempo dentro del cual debería realizarse la
planificación?

o Qué tiene que hacerse?

 fijar prioridades
 itemizar las tareas involucradas

La respuesta a esta pregunta tiene que ver con cuán bien conoce usted su trabajo, desde dos
perspectivas diferentes. La primera perspectiva es la visión del “cuadro macro” de su papel
como Gerente de Distrito, y de cómo usted calza en la organización como un todo (lo que se
comentó en el primer Módulo de este Currículo “Los papeles y las responsabilidades del
Gerente de Distrito”) Si usted sabe lo que se espera de usted, y si usted comprende cómo la
función del Gerente de Distrito puede contribuir a la productividad de ventas, entonces usted
debería ser capaz de fijar prioridades, que le permitan emplear su tiempo en donde será más
provechoso.

La segunda perspectiva necesaria para decidir lo que tiene que hacerse es el nivel detallado de
conocimiento que le permite a usted itemizar las tareas involucradas en una actividad dada
del trabajo. Este aspecto de la planificación no sólo le ayuda a usted a organizar su propio
tiempo, sino que también le conduce a considerar cuáles tareas pueden depender de otras
personas y su programación de tiempo.

- ¿Cuánto tiempo debería tardar terminar cada tarea o proyecto?

 refiérase a las experiencias pasadas

 use abordajes y tecnologías para economizar el tiempo

La respuesta a esta pregunta generalmente es asunto de referirse a las experiencias pasadas, es

decir, cuánto tiempo le ha tardado en el pasado completar una tarea o un proyecto dado. Por lo
tanto, su experiencia previa es algo valioso con respecto a la planificación. Pero tenga en mente
que usted puede tener oportunidades para utilizar abordajes y tecnologías para economizar el
tiempo (por ejemplo, los sistemas electrónicos de administración del territorio) para mejorar la
productividad. En todo caso, los asuntos sobre los requerimientos del tiempo tienen que
distinguir entre cuanto tiempo debiera tardarse (el caso ideal) versus cuanto tiempo en
realidad se toma (el caso real).

Módulo 5 - Página 3
 CONCEPTOS BASICOS

¿Cuál es el marco global de tiempo dentro del cual debiera realizarse la planificación?

- largo plazo (por ejemplo, mensual, cíclico, o anual)

- corto plazo (por ejemplo, diariamente, semanalmente)

La planificación suele realizarse dentro de cualquier marco de tiempo. Si usted quisiera hacer un
viaje, por ejemplo, usted podría empezar decidiendo adónde ir, y luego podría fijar. un itinerario
del viaje: Cuando salir, adónde detenerse en el camino, cuándo regresar, y así sucesivamente.
Después de decidir el itinerario y de hacer el plan a largo plazo, usted podría querer fijar sus
planes a corto plazo, decidiendo qué hacer en cada lugar que visita durante su viaje. El primero
es un mapa del camino que le va marcando hitos para medir el progreso de su viaje, y el segundo
es una serie de listas de actividades individuales para planificar su tiempo en cada parada durante
el camino. En igual forma, usted puede establecer metas trimestrales de capacitación para un
representante de ventas (el plan a largo plazo) y luego hacer planes a corto plazo para conducir
las sesiones de entrenamiento en ciertos días específicos.

¿Cómo usa usted su tiempo?

Una-forma para valorar su destreza en la administración y planificación del tiempo es creando

una bitácora de sus actividades laborales a lo largo de un periodo de por lo menos una semana, y
luego compararla con una lista priorizada de las actividades del trabajo que se espera que usted
realice durante el periodo de tiempo escogido. Esto le permite a usted ver si está gastando la
mayor parte de su tiempo haciendo las cosas que más contribuyen al desempeño global de
ventas en su distrito.

Piense hacia atrás, a su semana de trabajo típica más reciente, y utilice el formulario en la pagina
siguiente para crear una bitácora exacta de tiempo. Asigne un número a cada actividad, para
indicar su prioridad, de acuerdo con la forma que usted entiende las responsabilidades de su
puesto.

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 LA BITACORA SEMANAL - SEMANA # 1

Día Actividad / Tareas Realizadas Tiempo Invertido (Aproximado)

Lunes

Martes

Miércoles

Jueves

Viernes

Sábado/ Domingo

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 LA BITACORA SEMANAL - SEMANA # 2

Día Actividad / Tareas Realizadas Tiempo Invertido (Aproximado)

Lunes

Martes

Miércoles

Jueves

Viernes

Sábado/ Domingo

Después de llenar su bitácora de tiempo, tómese algunos momentos para contestar las preguntas
que se presentan en la lista de revisión en la página siguiente.
Módulo 5 Página 6
 CONCEPTOS BASICOS

Las prioridades y el tiempo

Hágase cada una de las preguntas a continuación, y marque “Si” (S), “No”" (N) o “Algunas
veces” (A) en la columna apropiada. Sea honesto con usted mismo; la lista de revisión es
únicamente para su uso personal; no será evaluada por alguna otra persona.

Lista de revisión de la administración del tiempo

S N A
1 ¿Tengo una definición clara de mis metas gerenciales y las
tareas y actividades específicas necesarias para lograr mis
metas de desempeño?
2 ¿Tengo prioridades entre mis metas, tares y actividades,
de acuerdo con su importancia para mi trabajo?
3 ¿Utilicé la mayor parte de mi tiempo la semana pasada en
tareas de alta prioridad?
4 ¿Distribuyo mi tiempo específicamente para terminar cada
una de mis tareas y actividades?
5 ¿Le distribuyo el tiempo a cada tarea de acuerdo con su
importancia?
6 ¿Tengo una programación y planificación del tiempo fijas
para el logro de mis tareas / actividades administrativas de
rutina?
7 ¿Hago planificaciones de tiempo y programaciones
definitivas para las tareas y actividades semanales?
8 ¿Hago planificaciones de tiempo y programaciones
definitivas para las tareas/actividades mensuales,
trimestrales y anuales?
9 En general cumplo exitosamente con mis planificaciones
de tiempo y programaciones?
10 ¿Tengo expectativas realistas con respecto a lo que yo
puedo lograr en un periodo de tiempo dado?
11 ¿Las tareas que realizo, casi nunca requieren más tiempo
del que les he designado?
12 ¿Generalmente estoy satisfecho de que he empleado mi
tiempo sabiamente, al final de cada día?
13 ¿Honestamente siento que controlo el uso de mi tiempo y
que no es controlado por la suerte o por las circunstancias?

(Las respuestas “SI” indican una administración eficaz del tiempo; Las respuestas "No" o
“Algunas veces” indican que hay espacio para mejorar.
Módulo 5 - Página 7
 CONCEPTOS BASICOS

Las tareas y actividades del Gerente de Distrito

Las preguntas de la lista de revisión anterior le interrogaron con respecto a las tareas y
actividades que usted desempeña como Gerente de Distrito; la clave es gastar la mayor parte del
tiempo haciendo aquellas cosas que contribuyen más al desempeño de las ventas de campo. A
continuación se anota una lista de las tareas y actividades principales que usted debe estar
realizando en su trabajo como Gerente de Distrito:

Tareas y actividades en la función del Gerente de Distrito

(Lista parcial)

 Asesorar
 Conducir las reuniones de entrenamiento
 Administración del desempeño
 Contrataciones
 Uso de la tecnología de computación
 Administración y registros
 Retroalimentación a los representantes y reportes (de campo)
 Comunicaciones de rutina
 con los representantes
 con las oficinas centrales
 con los médicos
 Despliegue de la fuerza de campo
 por ciclo
 por producto
 Lanzamientos de productos nuevos
 actividades previas al lanzamiento
 actividades de lanzamiento
 Cuadricula de actividades de la fuerza de campo
 Fijación de metas de ventas
 Análisis del territorio y de las ventas
 Administración del tiempo
 Reuniones de ciclo
 Desarrollo profesional

Módulo 5 Página 8
 CONCEPTOS BASICOS

Algunas de estas actividades deben realizarse todos los días, mientras que otras pueden
presentarse en forma periódica (es decir, mensual, trimestral o anualmente). Algunas de las
actividades (por ejemplo, la asesoría, la administración del desempeño) están relacionadas
directamente con la productividad de la fuerza de campo, y por lo tanto, son criticas para su
trabajo como Gerente de Distrito. Otras actividades (por ejemplo, la administración y el
mantenimiento de los registros) pueden ser criticas, pero no se relacionan directamente con el
logro de las ventas. Y aún otras actividades (por ejemplo, leer las publicaciones del ramo) son
consideradas discrecionales, pero no necesariamente se relacionan con el logro de las ventas.

Su actividad labor más importante es el trabajo de campo con los representantes de

ventas. De todo lo que usted hace en el trabajo, este es el elemento más critico en el éxito
como Gerente de Distrito, y es lo que más contribuye a la productividad de sus representantes
de ventas.

Las prioridades y la planificación

Las actividades gerenciales de campo, como la asesoría, deben tener la prioridad más alta en sus
decisiones de planificación del tiempo. La experiencia en el manejo del distrito ha
demostrado que usted debe emplear aproximadamente el 80% de su tiempo haciendo
trabajo de campo, y no más del 20% en tareas como el mantenimiento de registros,
reportes, correspondencia y otras funciones de oficina. Puede ser que no se logre esta
proporción del 80/20 cada semana de trabajo, ya que, ocasionalmente, algunas actividades como
las reuniones de ciclo, las actividades de capacitación, otras responsabilidades gerenciales y las
emergencias personales o de la compañía le pueden demandar un tiempo inesperado. Pero, en
general, la razón 80/20 debe servir como su guía básica para la planificación del tiempo.

Norma recomendada para el trabajo de campo

Tiempo invertido
en el
mantenimiento
de registros,
reportes, etc
20%

Tiempo invertido
en el trabajo de
campo
80%

Módulo 5 - Página 9
 CONCEPTOS BASICOS
Al igual como la razón 80/20 afirma que usted debe invertir la mayor parte de su tiempo en los
contactos de campo con sus representantes de ventas, la mayor parte de su tiempo en el campo
debe gastarse con quienes se desempeñan marginalmente...., es decir, ese 80%
(aproximadamente) de su fuerza de ventas que están haciendo apenas lo necesario para irla
pasando, pero que son capaces de mucho más. Estas son las personas que pueden aprovechar
más su impulso como entrenador y gerente de desempeño. Por supuesto que también es
importante tener contactos periódicos con sus representantes de ventas en los extremos del
espectro del desempeño; su meta es mantener el desempeño de su mejor gente, y mejorar la
producción de quienes se desempeñan en el extremo bajo.

Es muy importante planear sus contactos de campo con objetivos específicos en mente, y
comunicar sus expectativas sobre esos objetivos a sus representantes de ventas con quienes esta
trabajando. Este tipo de planificación le permite llegar al campo con una idea clara de lo que
tiene que lograrse, con el resultado en mente tiene mayores probabilidades de lograr sus
objetivos.

Tómese un momento para analizar su bitácora semanal, comparándola con el lineamiento 80/20.
¿Cuánto se acercó al mismo? ¿Invirtió la mayoría del tiempo haciendo trabajo de campo con los
representantes de ventas que necesitaban ser evaluados y entrenados, o estuvo más involucrado
en otras cosas? Si usted logró la razón 80/20, ¿fue el resultado de una planificación y una
administración del tiempo cuidadosa, o fue el resultado de cambios a última hora en su tiempo
disponible? Su respuesta a esta última pregunta refleja su destreza como administrador y
planificador del tiempo. En este momento, analicemos un abordaje a la administración del
tiempo, que usted podría encontrar útil.

La planificación del tiempo

Con el propósito de planear eficazmente su tiempo, en primera instancia usted debe identificar
las tareas que han de realizarse. Un buen primer paso es crear una lista maestra de todas sus
tareas y actividades anuales, trimestrales, mensuales y semanales. Su lista podría ser algo así
como la lista parcial que se presenta a continuación:

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 CONCEPTOS BÁSICOS

Lista de actividades y tareas del Gerente de Distrito

Anuales

 Sesiones de planificación y valoración del desempeño

 Preparación de las programaciones de vacaciones del distrito
 Reunión de ventas de la división
 Capacitación de los representantes de ventas

Trimestrales

 Evaluación de las ventas del representante de ventas contra la cuota.

 Evaluación del desempeño del representante de ventas contra las expectativas.
 Preparación de la cuadricula de actividades de la fuerza de campo.
 Reuniones de ciclo

Mensuales

 Revisión de los informes semanales de visitas.

 Preparación de resúmenes de visitas meta.
 Revisión de las cuentas de gastos de los representantes de ventas
 Entrega de autorizaciones para muestras médicas

Semanales

 Contactos de campo con los representantes de ventas (asesoría, entrenamiento, consejo).

 Mantenimiento de los archivos de personal y de ventas.
 Manejo de solicitudes de información
 Correspondencia

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 CONCEPTOS BASICOS

Una vez que usted haya completado una lista maestra de las tareas y actividades, el paso
siguiente es convertir la lista en un calendario u otro formato de programación, que coloca a
cada ítem en la lista en un marco de tiempo apropiado. Se recomienda la preparación de las
programaciones de distribución del tiempo al principio de cada mes. Usted probablemente ya
esta utilizando algún tipo de procedimiento de Programación; puede ser muy estructurado o
relativamente flexible, de acuerdo con su estilo y preferencia personales. Algunas posibilidades
para un sistema de programación son las siguientes:

 un calendario de escritorio

 una agenda de citas

 un cuaderno corriente, que contiene programaciones de tiempo y eventos

 un planificador de bolsillo electrónico (por ejemplo, con funciones de calendario, citas y

direcciones)

Sin importar cuál es el sistema de programación que usted utiliza, el objetivo es tener un medio
para “recordar” y hacer sus planes mensuales de actividades. Su sistema debe tener suficiente
espacio para que pueda anotar tres tipos de información:

 las tareas especificas programadas para todo el mes

 el tiempo dedicado a cada actividad (por ejemplo, las fechas programadas para
terminarlas)

 apuntes sobre información importante que usted desea recordar sobre la actividad

Usted decidirá exactamente cuánto detalle incluir en su sistema de programación. Lo importante

es tener suficiente información, de modo que usted recuerde lo que tiene que hacer, y cuándo.
También es importante cumplir con el uso del sistema, es decir, revisar la programación para el
día o la semana anterior, para ver si de hecho usted hizo lo que había planeado hacer.

El seguimiento puede ser el aspecto más difícil de la planificación y la administración del tiempo.
En general, su revisión de las actividades planeadas para cada semana deberían ayudarle a juzgar
cuán bien esta planeando su tiempo, y si usted esta empleando la mayor parte de su tiempo en
actividades de alta prioridad (recuerde la razón 80/20). En particular, usted debe analizar
cuidadosamente los cambios en el programa y en los planes que no ha cumplido, para ver si
podrían haberse anticipado.

Módulo 5 - Página 12
 CONCEPTOS BASICOS

Las siguientes preguntas pueden ayudarle a determinar si su planificación del tiempo es realista y
práctica:

 ¿Son exactas sus estimaciones del tiempo?

 ¿Tiende usted a subestimar o sobreestimar el tiempo requerido para completar algunas

actividades en particular?

 ¿Invierte usted más o menos tiempo del planeado en ciertas actividades especificas,
dependiendo de lo satisfactorias que son?

 ¿Se compromete usted en forma espontánea a cosas que resultan conflictivas con
compromisos previos?

Sus respuestas a este tipo de preguntas, y las acciones que usted toma para resolver los
problemas de planificación y programación que pudieran existir, son las claves de la
administración exitosa del tiempo.

Métodos para la administración del tiempo

Al concluir este módulo vale la pena considerar los métodos que pueden ayudarle a conservar el
tiempo. El primer paso hacia el uso más eficaz del tiempo es averiguar exactamente cómo está
usando usted su tiempo ahora. Por esto, se le pidió que completara la bitácora de tiempo al
principio de este módulo; en el ejercicio siguiente, se le pedirá que analice de nuevo esa bitácora,
después de haber terminado este módulo, para ver adónde pueden estar los baches, en sus
destrezas de administración del tiempo. Otro paso hacia el uso eficaz del tiempo es aplicar los
métodos para ahorrar el tiempo en el manejo del trabajo de oficina, que puede ser el área más
frecuente de problemas de administración del tiempo.

A continuación, se anotan algunas reglas sencillas para conservar el tiempo invertido en las
tareas administrativas, tales como reportes, manejo de correspondencia y llamadas por teléfono:

 Programe el trabajo de oficina en un bloque de tiempo interrumpido.

 Desarrolle un patrón de trabajo para las tareas de rutina (por ejemplo, semanalmente), y
siga ese mismo patrón todas las semanas.

 Programe un limite de tiempo especifico para terminar cada tarea de oficina (por
ejemplo, llamadas por teléfono, correspondencia, etc.)

 Elimine el papeleo que no sea esencial, manteniendo los memorandos y cartas a un

mínimo (por ejemplo, use las comunicaciones, por teléfono o personales siempre que sea
posible)
 Inscríbase en un curso de redacción empresarial, para el desarrollo profesional.

Módulo 5 - Página 13
 CONCEPTOS BASICOS

Se espera que la información presentada en este módulo le haya dado algunas sugerencias
prácticas para sus necesidades de administración y planificación del tiempo. Aunque los sistemas
y métodos específicos que usted decida aplicar dependen totalmente de usted, la clave es
asegurarse de emplear la mayor parte de tiempo en sus actividades de alta prioridad en su
trabajo como Gerente de Distrito.

El sistema TEM

TEM quiere decir Tiempo, Energía y Memoria, y se refiere a tres elementos de la administración
del tiempo que son importantes para lograr niveles elevados de productividad.

El primer elemento del sistema TEM es el Tiempo, y como hemos visto en este módulo, la
distribución apropiada del tiempo con respecto a las prioridades del trabajo es critica. Aunque
no podemos manipular el tiempo, nuestra conciencia de él y nuestra habilidad para fijar
programaciones responsables y realistas es una clave para la productividad elevada.

El segundo elemento del sistema TEM, la Energía, es otra clave para la productividad elevada.
Todos sabemos que la energía es necesaria para realizar el trabajo, y de nuestra propia
experiencia, sabemos que algunas tareas requieren más energía (ya sea mental o física) que otras.
Es aquí en donde el concepto de niveles de energía y conciencia de los patrones individuales del
flujo de energía son importantes. Algunas personas son “personas matutinas”, mientras que
otras son “personas nocturnas”. Esto significa que tienen un nivel máximo de energía en la
mañana o en la tarde. Es critico estar consciente del patrón de flujo de energía, porque esto
permite que los individuos planeen hacer las actividades más importantes en su trabajo durante
aquella parte del día en que sus niveles de energía son más elevados.
Entonces, las tareas y actividades menos importantes pueden dejarse para la parte del día cuando
los niveles de energía son menores.

Módulo 5 - Página 14
 CONCEPTOS BASICOS

El tercer elemento del sistema TEM es el sistema de recuperación de la Memoria. Algunas

personas invierten una gran cantidad de tiempo buscando papeles, documentos, memorandos y
otra información que puede ser necesaria en cualquier momento dado.

Un sistema de recuperación de memoria puede ayudar a ahorrar tiempo, y puede darse en

muchas formas. La clave con cualquier sistema individual es que esté organizado en tal forma
que se ajuste a la forma de pensar de la persona, y que sea fácilmente accesible. Por ejemplo, un
sistema de memoria “ideal” para una persona puede ser un diario /planificador de bolsillo,
mientras que otra persona puede considerar que es un sistema especial de archivo o de
anotación. Las computadoras también brindan un medio poderoso para el almacenamiento, la
organización y la recuperación de información.

En pocas palabras, los elementos del tiempo, la energía y la memoria son recursos vitales que
pueden ser utilizados para lograr niveles elevados de productividad en el trabajo.

La importancia versus la urgencia

Un último punto sobre el tema de los métodos de administración del tiempo es considerar cómo
fijar las prioridades con base en la importancia versus la urgencia. Hay muchas tareas y
actividades urgentes que reclaman el tiempo de una persona, y no es difícil caer en un patrón de
gastar una cantidad desproporcionada de tiempo para responder a los asuntos urgentes. Pero al
ver estos asuntos en forma realista y en términos de productividad, debe ser aparente que los
asuntos urgentes no siempre son importantes, y sin embargo, pueden gastar mucho tiempo
valioso. Por Ejemplo, los teléfonos tienen un gran poder de interrupción, y cuando suena un
teléfono, nuestra tendencia natural es detener lo que estamos haciendo para contestar la llamada.
En muchos casos, no hay ninguna razón buena para que la llamada no pueda ser devuelta más
tarde, después de haber terminado la tarea importante que se tiene entre manos.

El criterio para, distinguir entre la importancia y la urgencia es bastante sencillo. Algo es

importante si contribuye al logro de una meta. Nosotros realizamos tareas importantes en forma
proactiva porque sabemos que ciertas tareas deben ser realizadas en una secuencia lógica para
lograr nuestras metas y construir nuestro éxito. Algo es urgente si demanda nuestra atención
inmediata. Puede o no ser importante, y con frecuencia, es una respuesta a las necesidades de
alguna otra persona. Los asuntos importantes versus los urgentes no necesariamente son
mutuamente excluyentes. Por ejemplo, algunas veces la respuesta a la necesidad urgente de otra
persona conduce al logro de las metas de uno mismo, aunque sea indirectamente.

Módulo 5 - Página 15
 CONCEPTOS BASICOS
La siguiente cuadricula ilustra la diferencia entre la importancia versus la urgencia. Uno puede
evaluar cualquier tarea en términos de la cuadricula, asignarla a uno de los cuatro cuadrantes y
decidir cómo manejarla.

IMP
ORT
AN Importante no Importante y
CIA urgent Urgente
e

No importante, Urgente, no
No urgente importante

URGENCIA

URGENCIA

La razón por la cual los conflictos surgen con frecuencia entre los asuntos importantes versus
los urgentes tiene que ver con las metas que están en juego. Es decir, cuando las personas
tienen metas diferentes, los diferentes asunto se convierten en urgentes o importantes para cada
individuo, y existe el potencial de conflicto. Una clave para minimizar los conflictos que pueden
interferir con un buen desempeño en el trabajo es enfocar primero las metas comunes, y luego
trabajar en las metas individuales. Por supuesto, es más fácil decir esto que hacerlo, pero es
esencial si las personas dentro de una organización han de trabajar en cooperación en vez de
competitivamente.

Se espera que la información presentada en este módulo le haya dado a usted algunas
sugerencias prácticas para sus requisitos de administración del tiempo y de planificación.
Aunque los sistemas y métodos específicos que usted decida aplicar dependen totalmente de
usted, la clave es asegurarse que usted invierta la mayor parte de su tiempo en las actividades de
alta prioridad en su trabajo como Gerente de Distrito.

Módulo 5 - Página 16
 CONCEPTOS BASICOS

Complete las asignaciones descritas a continuación, utilizando el formulario en la página

siguiente para anotar sus planes de acción y reportar los resultados a su gerente.

Asignaciones

1. Produzca una lista maestra priorizada de sus tareas y actividades anuales,

trimestrales, mensuales y semanales.

2. Refiérase a los ítem en su lista maestra de actividades, y produzca una programación

para las actividades del próximo mes. Usted decidirá el formato de
programación (por ejemplo, un calendario, una agenda, etc.)

Módulo 5 - Pagina 17
 CONCEPTOS BASICOS

Módulo 5 - Administración y planificación del tiempo

Formularios de reporte de las asignaciones de campo

Fecha del reporte:_____________________

Asignación # 1 Lista de actividades / Programación

Tareas / actividades a realizar

Anuales Trimestrales Mensuales Semanales

Cuando haya completado su lista, organice las tareas y actividades apropiadas en una
programación para el próximo mes.

Módulo 5 - Página 18