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Definición de proyecto
Los procesos de producción de una serie de televisión, de una campaña de anuncios para televisión,
de un programa multimedia, o de una película cine- matográfica, tienen en común muchas cosas
entre si,́ pero también comparten caracteris
́ ticas esenciales con cualquier proyecto industrial por
muy alejado que esté del mundo audiovisual, como pueden ser los proyectos de construcción o los
de una oficina de proyectos de ingeniería.
En definitiva, todos ellos son operaciones discontinuas y complejas, en las que participan equipos
técnicos variados, que entrañan riesgos elevados y que persiguen la consecución de objetivos
óptimos de calidad, plazo y coste, lo que hace que puedan gestionarse eficaz y adecuadamente
mediante la adaptación de una metodología completa y coherente que ha demostrado su eficacia en
proyectos industriales alejados del terreno audiovisual, pero que es válida para cualquier tipo de
proyecto.
Proyectar consiste en definir un futuro deseable, planificar el modo de llegar a él, y realizar las
acciones previstas de modo que se consiga el objetivo.
Pero casi siempre las decisiones estarán limitadas por unos condicionantes: plazo, coste y calidad.
Es decir:
Acciones humanas, con sus aspectos de actitud y aptitud.
Seleccionadas y ordenadas, lo que implica selección, planificación, progra-
mación, control y fiabilidad.
Dirigidas a un objetivo preestablecido de resultado, coste y plazo.
Confianza en el logro, con previsión de personal, medios, recursos, etc.,
realistas y adecuados al objetivo.
Economía en la utilización de recursos, los necesarios en cada momento.
También se puede decir que un proyecto es una operación de envergadura y complejidad
notables, de carácter no repetitivo, que se acomete para realizar una obra de importancia.
Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos, con un principio y un final, dirigidos
a alcanzar un objetivo claro, y realizado por personas dentro de unos parámetros
establecidos tales como tiempo, coste, recursos o calidad. Un proyecto es algo distinto a lo
que hacemos todos los días, porque el objetivo de un proyecto es un evento específico y no
rutinario. Al no ser rutinario, requiere alguna planificación. El esfuerzo de planificación que
se necesita depende de su complejidad. A mayor complejidad del proyecto será necesaria
una mayor planificación.
A lo largo de la vida del proyecto es necesario tomar muchas decisiones para hacer progresar y
avanzar la operación pero esas decisiones son generalmente irre- versibles o, al menos, con un
grado mayor de irreversibilidad que las decisiones que suelen adoptarse en las actividades
continuas.
De todo lo antedicho es fácil deducir que algunos proyectos suponen un fuerte riesgo, económico,
profesional, o de otra naturaleza, estando sometidos a contingencias difícilmente dominables e
incluso azarosas. El proyecto audiovisual puede fracasar o sufrir fuertes dificultades por influencia
del entorno, dificultades a veces muy difić iles de prever o dominar (contraprogramación, lucha por la
audiencia, cambios políticos, evolución de la opinión pública, etc.).
Tipos de proyectos
Cabe distinguir dos tipos de proyectos en función de que el cliente sea alguien del interior o del
exterior de la propia empresa o entidad que va a eje- cutar el proyecto.
En los proyectos externos la figura del cliente aparece nítidamente. Pensemos en un cliente
que encarga a una productora la realización de un programa de vid
́ eo.
Los proyectos internos son aquellos en los que una empresa u organismo desea ejecutar la
obra audiovisual para sí misma, encargando su dirección y ejecución a personas o
departamentos de la propia entidad. En este último caso, la figura del cliente aparece de una
forma mucho más vaga. Sin embargo, la identificación del cliente, sea interno o externo, y la
asun- ción por éste de las funciones que le son propias es uno de los puntos más importantes
para garantizar el éxito del proyecto. El cliente es una figura imprescindible en la mayor parte
de los proyectos hasta el punto de poder ser un elemento condicionante del éxito o fracaso
final de la operación, según cumpla o no adecuadamente su papel.
Los objetivos del proyecto
Un principio básico en la gestión de proyectos, y en general en toda activi- dad de gestión seria y
profesional, es que los objetivos estén definidos a priori y con un grado suficiente de claridad y
precisión. El objetivo del proyecto es siempre triple. Este triple objetivo puede representarse en un
triángulo para resaltar que los tres vértices son necesarios e igualmente importantes.
El primer objetivo es, por supuesto, el resultado final del proyecto, consis- tente en la obra que se
desea realizar y que supone el origen y justificación del proyecto. En términos audiovisuales
podemos hablar de la consecución de los objetivos comunicativos del filme o programa, por lo que
puede considerarse el objetivo más importante y significativo. Pero acto seguido hay que pensar que
los otros dos objetivos son casi tan importantes como el primero y son, en general, la piedra de toque
para calibrar el grado de éxito del proyecto, la satisfacción del cliente y el nivel de calidad de la
gestión.
El coste debe de ajustarse a lo previsto. Generalmente, en los proyectos exter- nos, el objetivo de
coste suele estar definido y tener un grado de rigor bastante grande. En general, existirá un contrato
y el proveedor deberá respetarlo o ten- drá dificultades para lograr una modificación al alza del
presupuesto. El plazo es el objetivo que más fácilmente se deteriora y se convierte, por tanto, en
muchos casos, en el que hay que seguir más de cerca y el que mejor mide el grado de calidad de la
gestión del proyecto. Y sin embargo, el plazo es un elemento muy importante en casi todos los
proyectos y en algunos, tal vez, el objetivo más importante, o el que más con- diciona el éxito del
proyecto (piénsese, por ejemplo, en la preparación de un acontecimiento que tiene que ser
retransmitido en directo para una o varias cadenas de televisión).
Solo puede hablarse de éxito en la gestión del proyecto cuando se alcanza el triple objetivo: terminar
la obra audiovisual o multimedia respetando las especificaciones establecidas, al coste previsto y en
el plazo acordado.
En los proyectos externos esta figura aparece con mayor facilidad aunque es fundamental que
cumpla con todas sus funciones. En los proyectos internos es necesario incluso inventarse esta
figura adaptada, lógicamente, a las características de una empresa o institución que pone en marcha
en su seno un proyecto: puede adoptar la forma de un director externo del proyecto a quien dar
cuentas y que en definitiva cumple con las funciones del cliente. Estas funciones son las que siguen:
Fijación de los objetivos del proyecto. Debe contribuir a definir y concretar con la mayor
precisión posible los objetivos que el proyecto debe alcanzar y que se convertirán en el
marco de referencia para orientar toda la gestión posterior del mismo.
El cliente tomará normalmente la decisión de iniciar el proyecto, ya sea por su propia
autoridad, ya sea contando con las autorizaciones que pudiese necesitar según su nivel de
poder y responsabilidad.
Ya durante la ejecución del proyecto, el cliente debe realizar un seguimiento suficientemente
cercano de la evolución del mismo, de su grado de avance y del nivel de consecución de los
objetivos (así se contribuye a evitar una relajación que redundaría en pérdida de eficacia).
Ciertas circunstancias pueden afectar a los objetivos básicos del proyecto y aconsejar una
modificación a los límites del mismo (habría, en este caso, que renegociar los objetivos del
proyecto).
A la finalización del proyecto, el cliente será la instancia competente para recibir la obra y
aprobar su realización, comprobando si se ha producido el resultado pactado y se han
alcanzado los niveles de calidad adecuados.
El cumplimiento de las obligaciones financieras pactadas es, obviamente, otro de los
cometidos esenciales del cliente y la contrapartida principal que ha de aportar como
compensación del resultado elaborado por los responsables técnicos de la ejecución del
proyecto.
Si esta obligación no se cumple, el proyecto sufrirá en forma de retrasos, encarecimientos o
pérdidas de calidad las consecuencias de la falta de recursos y de la desmotivación de los
responsables de realizar la obra.
2. Fase de planificación. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase
o una serie de etapas previas destinadas a la planificación o pre- paración del mismo,
fases que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que
deberán ser especialmente cuidadas. El éxito o fracaso del proyecto se fragua
principalmente en estas fases preparatorias.
Los diagramas de GANTT son gráficos de barras horizontales que representan las relaciones
temporales de los diferentes pasos que se dan durante un proyecto. En un sistema de ejes
coordenados se representan todos los pasos en un proyecto con segmentos de recta
correspondientes al período de tiempo de
cada paso. Un cuadro de GANTT finalizado muestra la secuencia de las actividades, incluidas
aquéllas que se estuvieran realizando al mismo tiempo.
Para hacer un diagrama de GANTT hay que listar las actividades a realizar para terminar el proyecto.
A cada actividad se le asigna la duración estimada que pueda requerir. A continuación se sitúan esas
́ dos de tiempo a lo largo del
actividades en una columna en el lado izquierdo de la hoja y los perio
lado hori- zontal inferior. Se traza una línea de izquierda a derecha, que represente cada paso,
empezando desde la coordenada correspondiente a la fecha prevista para empezar y terminando en
la fecha en que finalizará cada actividad.
A veces se realizan varias actividades al mismo tiempo con distintas duraciones. Eso admite cierta
flexibilidad para empezar la que duraría menos, siempre y cuando el plan prevea que acabe a tiempo
para continuar con la siguiente.
La planificación ordena las actividades en el tiempo según su ligadura poten- cial, es decir según la
precedencia de unas sobre otras. El orden de las actividades se obtiene, normalmente, consultando
a los técnicos experimentados y a los responsables de cada una de las actividades, a quienes se
pide la estimación de tiempo requerido y los recursos que precisan, así como el presupuesto que
implica el uso de estos recursos.
No siempre la forma propuesta de actuación posibilita cumplir con los plazos límite del proyecto.
La representación GANTT de la evolución del proyecto nos muestra de una forma clara y visual el
posible desfase de lo planificado con las condiciones de partida.