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Tema: ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS
Docente: MG. SUGEY QUEA

Escuela Profesional Período académico: 2019-2


Semestre: X
Ingeniería Industrial
Unidad: I
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Inserte
contenido

Unidad I

LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO


ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Inserte
contenido

La Meta es una novela de administración escrita por Eliyahu M.


Goldratt, un consultor de negocios cuya Teoría de las
limitaciones ha servido como modelo para la administración de
sistemas y negocios.
INTRODUCCIÓN

El funcionamiento de las organizaciones conlleva a un proceso encaminado a obtener un fin a


través de la ejecución de sus procesos y actividades de manera sistemática que conlleven al
logro de sus objetivos. Inserte
contenido
En la actualidad los responsables de la dirección de las empresas centran sus esfuerzos por
cumplir sus metas de producción y ventas que garanticen la rentabilidad, sin considerar el cómo
se hacen las cosas, las funciones del personal, las normas entre otros temas que a final
ocasionan trastornos y caos en las operaciones dependiendo de su magnitud organizacional.

Existen otros términos alternativos que se utilizan para organización y métodos como sistemas
y procedimientos, análisis de sistemas, organización y sistemas o simplemente procedimientos.
La Unidad de Organización y métodos-
conceptos

• Es la encargada de conocer los problemas organizativos,


en sus aspectos estructurales y de procedimientos, que
Inserte Inserte Inserte
surjan por cambios
contenido
o adaptación a los objetivos
contenido contenido
determinados y proponer las soluciones para mejorar
apoyándose en técnicas y herramientas específicas.
• Las técnicas aplicables son las que aportan el análisis de
sistemas y la simplificación del trabajo.
Origen de la labor de la unidad OyM

La labor de la unidad nace, fundamentalmente, de estas


decisiones:
• Por iniciativa del gerente de la unidad.
Inserte Inserte
contenido contenido
• Por solicitud de alguna otra unidad.
• Por la formulación de un plan de trabajo.

• Esta última es la más recomendable porque implica la


gestión y planificación.
Justificación de la unidad de organización y métodos

INDICADORES
PROCESOS ESTRUCTURA
• Pérdida deInserte
material, tiempo y energía. Inserte ORGANIZACIONAL
contenido
• Daño frecuente de la maquinaria. contenido
Investigar, • Solucionar las
• Operaciones “cuello de botella”. analizar y anomalías
• Transportes largos y riesgosos. proponer • Lograr la eficiencia
• Condiciones de trabajo peligrosas. planteamientos. en las operaciones.
• Altos costos de operación.
• Exceso de horas extras.
Relaciones y función de la Unidad de OyM
Producción de información No es recomendable la inserción
referida a los estudios
organizativos realizados Administración, Control y
Finanzas, Auditoría Interna,
Relaciones de asesoramiento etc.
Inserte
contenido

Está sujeta al conocimiento


DIRECCIÓN SUPERIOR
integral de las actividades UNIDAD
que se desarrollan en esa ORGANIZACIONAL Y
área, con el objeto de MÉTODOS
obtener un criterio sólido y GERENTES DE AREA
propio que permita la
adecuada asesoría.

Relación directa
Investigaciones e implementaciones
Estructura Interna

• Tiene a su frente a un gerente, quien debe poseer una capacitación y experiencia, los que
son fundamentales para lograr los objetivos, generar confianza y credibilidad en el personal.
• Los integrantes de la U. de OyM pueden tener diferente grado de preparación y
Inserte
especialización, Inserte y profundidad que sean
de acuerdo con el alcance Inserte
propios del plan. (juniors,
seniors,contenido
etc. contenido contenido
• La naturaleza del trabajo puede propiciar en diversas oportunidades, el crear equipos de
trabajo, compuestos de auxiliares o analistas especializados. Uno de ellos debe asumir el rol
de coordinador, con funciones de conducción, planificación, organización, relaciones con los
gerentes de la unidad y del área en que se llevarán a cabo las actividades.
• Tanto la calidad como la cantidad de los componentes de la unidad se deben fijar en función
de las características de la organización y de los objetivos establecidos para el área. Esto
implica abandonar criterios de economía en la constitución de la unidad.
Funciones

• Estudio de la estructura
• Análisis de funciones
Inserte Inserte Inserte
• contenido
Estudio de los procedimientos contenido contenido

• Diseño de formularios
• Redacción de manuales
• Ordenamiento de oficinas
1.Estudio de la Estructura
Consiste en el análisis de la estructura formal oficial de la empresa y la
proposición de modificaciones dentro de la misma, teniendo en cuenta
el entorno en que se desenvuelve. Los ajustes que se proyecten deben
conducir a hacer posible el cumplimiento de los objetivos que vaya
Inserte
estableciendo Inserte
la dirección superior, tanto para la empresa en su Inserte
contenido
totalidad como contenido
para las áreas que la componen. contenido

El estudio al que se hace referencia puede darse en los siguientes


aspectos:
• Revisión de la estructura actual.
• Reordenamiento de la estructura actual total o parcialmente.
• Creación y supresión de unidades administrativas, defiendo su
relación con otras unidades.
2.Análisis de Funciones
Describir el procedimiento adecuado para lograrlos y, por consiguiente, determinar cuáles son las
funciones a cargo de cada área. Los procedimientos corrientes y la asignación de las labores que
encadenadas forman esos procedimientos, permite la definición de los cargos que componen la
estructura de la empresa, adicionalmente al perfil y requerimientos para cada uno de ellos.
Inserte Inserte Inserte
Esta función de organización y métodos contenido
contenido abarca comúnmente estas facetas:
contenido

• Análisis y determinación de las funciones de las unidades actuales y por crearse.


• Establecimiento de las labores necesarias para cumplir con esas funciones, midiendo sus
exigencias técnicas y el tiempo que demanda su realización.
• Descripción de los cargos que deben desempeñarse para el cumplimiento de las labores.
• Establecimiento de las relaciones que debe mantener cada cargo con los restantes.
3.Estudio de los Procedimientos
La unidad de organización y métodos tiene en el análisis de los procedimientos una de las
funciones más relevantes, puesto que en ellos debe buscar la máxima eficiencia, que se
traduce en rapidez, economía y fácil control.
Inserte Inserte
El estudiocontenido
de los procedimientos se centra en: contenido
• Revisión de procedimientos vigentes, proponiendo las modificaciones necesarias para
incrementar la eficiencia.
• Estudio de procedimientos nuevos para las unidades que se hayan creado o para cumplir
nuevos objetivos y funciones.
• Consideración de las relaciones entre diferentes procedimientos dentro de un sistema
general operativo - informativo, señalando interrupciones y superposiciones, tomando en
cuenta la secuencia que deben seguir.

Bajo la aplicación de técnicas que faciliten dicha actividad.


4.Diseño de Formularios

• A lo largo de los procedimientos que se desarrollan, se elaboran un gran número de


formularios de muy diferente naturaleza.
• La unidad de organización y métodos debe vigilar atentamente todo lo concerniente
a los mismos: diseño, información transmitida, cantidad de ejemplares, tramitación,
control, archivo, etc.
Esta función comprende los siguientes aspectos:
• Establecimiento de reglas para el diseño de formularios: normalización, distribución de campos, tipos de
papel, color, etc.);
• Revisión de los formularios vigentes, proponiendo las modificaciones necesarias para su estandarización,
dentro de las normas establecidas;
• Diseño de nuevos formularios, requeridos por procedimientos nuevos o modificados;
• Consideración de la dinámica de los formularios (flujo a través de la organización), dentro de los
procedimientos que se cumplan en la empresa;
• Determinación de los lugares y métodos de archivo de la documentación procesada.
5.Redacción de los Manuales
Su redacción es un regla para la formalización organizativa. La elaboración de estos manuales es la
culminación del estudio total de un área determinada. Los procedimientos establecidos, deben obedecer a
las normas que se establezcan, pues mientras uno representa el qué se debe hacer, el otro constituye el
cómo debe implementarse.
La revisión de los manuales vigentes forma parte de las tareas derivadas del análisis de la estructura y de los
procedimientos que realiza la unidad de organización y métodos, sirviéndole como antecedentes para el
conocimiento de una situación dada.
Los manuales deben formar una totalidad homogénea y de fácil consulta y deben ser discutidos con el
gerente del área y aprobados por la dirección superior.

La función referida a los manuales se concreta principalmente en estos aspectos::


• Preparación de manuales (estructura, políticas, funciones, normas aplicables y procedimientos).
• Revisión de los manuales actualmente en vigor y análisis de las modificaciones que deban introducírseles
para adaptarlos a los cambios organizacionales que se propongan;
• Análisis de la coherencia interna de los manuales y de éstos entre sí;
• Compilación y divulgación de los manuales aprobados y en vigencia.
6.Distribución de Espacio Físico
• El esquema general de la ubicación de las diversas oficinas debe ser trazado por esta unidad y aprobado
por la dirección superior.
• En cada caso, hay que determinar la posición del mobiliario, equipos e instalaciones necesarias y
establecer un plan de renovación y estandarización de las oficinas teniendo en cuenta las características
básicas del inmueble que ocupe la empresa.
• En definitiva, se pretende un mejor aprovechamiento del espacio, rapidez y facilidad de circulación tanto
de personas como de documentos.

En consecuencia, esta función se concreta en los aspectos que se enumeran a continuación:


• Distribución de las actuales oficinas, estipulando un plan general;
• Determinación de las necesidades de cada oficina en lo relativo a los equipos, muebles y útiles que exija
el buen desempeño de las actividades bajo su responsabilidad;
• Modificaciones que pueden introducirse a futuro en la distribución propuesta, por reestructuraciones,
nuevos procedimientos, nuevos cargos y estandarización
La Organización

• La organización es un proceso encaminado a obtener un fin, fin que fue previamente definido por medio
de la planeación .
• La organización es un producto humano y como tal, nunca será perfecta pero si perfectible, es decir
suceptible de perfeccionarse. Por tanto toda organización debe estar encaminada a un fin (organizar por
organizar no tiene sentido).
• La organización también se puede definir como la estructuración técnica de las relaciones que deben
existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo
social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de los planes y objetivos.

A lo largo de nuestra existencia somos parte de una organización por ejemplo cuando formamos parte
de una universidad, un equipo deportivo, una organización religiosa, fuerzas armadas, etc.
Las Organizaciones

Las organizaciones sean formales o informales, están compuestas y reunidas por cuatro
elementos:

• Personas, para realizar el trabajo.


• Objetivos, que se establecen de acuerdo al propósito que la
mantiene.
• Estructuras, dentro de la cual los miembros realizan su trabajo.
• Recursos, para llegar a los objetivos.

Por lo que se puede decir que Hay personas capaces de comunicarse, que están dispuestas a contribuir en
una acción conjunta, a fi n de alcanzar un objetivo común.
Principios

• Principio de unidad de mando, lleva la formación de la cadena de mando.


• Principio de amplitud o área de control o de supervisión, a través de reglas sobre las
que deben trabajar.
• Principio de asignación homogénea, las tareas asignadas a cada persona deben ser
similares.
• Principio de asignación de responsabilidad y delegación de autoridad, encierra cuatro
ideas fundamentales:
• División del trabajo.
• Que la persona que desempeña sea idónea.
• Delegación de una parte de los deberes.
• Correspondencia entre la responsabilidad y la autoridad delegada.
Principios

• Principio de las excepciones, establecer sistemas y procedimientos para cambios y


modificaciones.
• Principio de definición, debe establecerse por escrito, los deberes, autoridad,
responsabilidad y relaciones .
• Principio de contacto, entre personas de igual nivel para resolver problemas
entre ellos y entre niveles próximos para coordinar actividades. No se recomienda
que existan más de 5 niveles de autoridad entre jefaturas y el obrero para acortar
la comunicación.
Organización Formal

• Es un mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma
eficiente.
• Cada miembro contribuye en forma más eficiente con sus trabajo para la consecución del objetivo
primordial.
• Tiene como propósito:
• Permitir al administrador la consecución de los objetivos primordiales de la empresa en la forma
más eficiente y con el mínimo de esfuerzo, a través de un grupo de trabajo con una fuerza dirigida.
• Eliminar duplicidad de trabajo.
• Asignar a cada miembro una responsabilidad y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas
o actividades.
• Permite el establecimiento de canales de comunicación para que las políticas y objetivos se logren.
• Tiene por objeto agrupar e identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa.
• Usualmente se presenta en cartas de organización u organigramas.
Organización Informal
• Surgen por las necesidades personales y sociales de los individuos que no se satisfacen con los principios
de la organización formal.
• Estas relaciones representan interacciones sociales no oficiales entre personas y estructura no planificada.
• La organización informal nace sobre las bases de la amistad o intereses en común que no necesariamente
están relacionados con el trabajo.
• Se caracteriza por que tienen lideres informales quienes dirigen a su grupo con creencias y valores de
grupo sin reglas o regulaciones formales.
• La organización informal se puede observar en cinco niveles diferentes:
• La organización informal total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre si.
• La organización informal, constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún aspecto particular de la
política de la empresa. Estos grupos mayores se caracterizan por ser eventuales.
• Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados más o menos íntimamente, ejm camarillas o
palomillas.
• Grupos pequeños de 3 a 4 personas relacionadas íntimamente y miembros a su vez de camarillas o palomillas.
• Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.
Organizaciones sociales

• Un organismo social es un grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con la mayor
eficiencia, determinados objetivos comunes que individualmente no es posible lograr.
• Son ejemplos de organismos sociales una empresa, un gobierno, una asociación de beneficencia, un
partido político, una sociedad, una cooperativa, etc.
• Los objetivos de un organismo social son los fines o metas que pretende alcanzar mediante el esfuerzo
colectivo.
• Los objetivos pueden ser de lucro o de beneficencia, políticos y públicos o particulares.
• En la actualidad cuando se habla de empresa como un organismo social típico se hace referencia a trabajar
en una empresa, ir a una empresa, etc.
• La palabra “empresa ” tiene un sentido muy amplio, porque abarca tanto las sociedades mercantiles,
civiles y sociedades, fundadas para llevar a acabo negocios o proyectos de importancia.
Propósitos básicos de la organización

• Es de carácter continuo.
• Es un medio para lograr los objetivos del grupo social.
• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente y
con un mínimo de esfuerzo.
• Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades.
• Reduce o elimina la duplicidad de los esfuerzos.
La estructura de la organización describe el marco
de la organización

DISEÑO DE LA
ORGANIZACIÓN: EL DISEÑO IDEAL:
Es cuando los Depende de factores de
administradores contingencia como la estrategia,
construyen o cambian la estructura, tamaño, tecnología,
estructura de una ambiente.
organización.
Los sistemas de organización
ORGANIZACIÓN LINEAL
O MILITAR

Ventajas:
• Mayor facilidad en la
Desventajas:
toma y ejecución de
• Es rígida e inflexible.
decisiones.
• La organización depende
• No hay conflictos de
de hombres clave.
autoridad.
• No fomenta la
• Las responsabilidades
especialización.
están bien definidas.
• Los ejecutivos se saturan
• Útil en pequeñas
de trabajo y descuidan
empresas.
su labor directiva.
• La disciplina es fácil de
mantener.
Los sistemas de organización
ORGANIZACIÓN
FUNCIONAL O DE TAYLOR

Ventajas:
• Mayor especialización.
Desventajas:
• Se obtiene la más alta
• Dificulta fijar las
eficiencia de la persona.
responsabilidades.
• La división del trabajo
• Se viola el principio de
es planeada y no
la unidad de mando.
incidental.
• La no clara definición
• El trabajo manual se
de la autoridad da lugar
separa del trabajo
a rozamientos entre
intelectual.
jefes.
• Disminuye la presión
sobre un sólo jefe .
Los sistemas de organización
ORGANIZACIÓN STAFF

Desventajas:
• Si los deberes y responsabilidades de
la asesoría no se delimitan
Ventajas:
claramente por medio de cuadros y
• Los conocimientos
manuales, puede producir una
expertos influyen sobre la
confusión considerable en toda
manera de resolver los
organización.
problemas de dirección.
• Puede ser ineficaz por falta de
• Hace posible el principio
autoridad para realizar sus funciones
de la responsabilidad y de
o por falta de un respaldo inteligente
la autoridad indivisible, y
en la aplicación de sus
al mismo tiempo permite
recomendaciones.
la especialización del staff.
• Pueden existir rozamientos con los
departamentos de la organización
lineal.
Herramientas organizacionales

• La podemos definir como representaciones gráficas de la estructura de una organización,


donde se puede visualizar la relación existente entre las diversas unidades que la
integran, sus principales funciones, los canales de comunicación y relaciones de
supervisión y autoridad de cada cargo.
• Son los instrumentos a través de los cuales se fija la posición, acción y responsabilidad de
cada servicio.
Ejemplos de herramientas de O y M

Diagrama de Gantt • Herramienta para el director del proyecto.


• Su objetivo es determinar la duración del proyecto.

• Permite dirigir la programación de su proyecto.


Método PERT
• Representación gráfica de una red de tareas.

Organigramas • Representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra


organización.

• Instrumento de comunicación que facilita el desarrollo de sus funciones


Manuales administrativas y operativas.

• Representación tipo diagrama que secuencia las operaciones.


Diagramas de procesos (Diagramas de flujo)
Herramientas de O y M
Diagrama de Gantt Método PERT Diagramas de procesos

Organigramas Manuales
Los organigramas
El organigrama es la representación gráfi ca de la estructura orgánica de una institución, en la que se muestra la
composición, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión
y asesoría.
Utilidad
• Proporciona una imagen formal de la organización.
• Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y coordinación.
• Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.
• Constituye una fuente autorizada de consulta.

CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN


• Precisión
• Sencillez
• Uniformidad
• Presentación
• Vigencia
Clasificación de los organigramas

1.Por su naturaleza.
3. Por su contenido.
• Microadministrativos
• Integrales
• Macroadministrativos
• Funcionales
• Mesoadministrativos

4. Por su presentación.
2. Por su ámbito. • Verticales
• Generales: • Horizontales
• Específicos • Mixtos
• De bloque
Los organigramas
POR SU NATURALEZA
Microadministrativos Macroadministrativos Mesoadministrativos

Consideran una o más organizaciones de un


Corresponden a una sola organización, y pueden Contienen información de más de una mismo sector de actividad o ramo específico.
referirse a ella en forma general o mencionar organización. Cabe señalar que el término mesoadministrativo
alguna de las áreas que la conforman. corresponde a una convención utilizada
normalmente en el sector público, aunque
también puede emplearse en el sector privado.
Los organigramas
POR SU AMBITO

General Especifico

Contienen información representativa de una Muestran en forma particular la estructura de un área de


organización hasta determinado nivel jerárquico, la organización.
según su magnitud y características.
Los organigramas
POR SU CONTENIDO

Integral Funcional

Son representaciones gráficas de todas las unidades Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de
administrativas de una organización y sus relaciones de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de
jerarquía o dependencia . Es conveniente anotar que los gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la
organigramas generales e integrales son equivalentes. organización en forma general
Los organigramas
POR SU PRESENTACIÓN
Horizontal Mixto Vertical/Horizontal Bloque

Presentan las unidades ramifi cadas de arriba hacia abajo a partir


del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles
jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado
en la administración, por lo cual se recomienda su empleo en los
manuales de organización
Vertical

Utilizan combinaciones verticales y


horizontales para ampliar las posibilidades
de graficación. Se recomienda utilizarlos en
Son una variante de los verticales, pero tienen la
el caso de organizaciones con un gran
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular particularidad de integrar un mayor número de
número de unidades en la base.
en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en unidades en espacios más reducidos. Por su
forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades cobertura, en poco espacio permiten que aparezcan
se estructuran por líneas dispuestas horizontalmente. unidades ubicadas en varios niveles jerárquicos
Gestión de la documentación

• La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos informativos con que
cuenta una organización.
• El objetivo de la gestión documental es reglamenta, estandarizar y dejar constancia de la ejecución de
sus actividades a través de técnicas y practicas..
• Los formatos de la documentación deben Inserte Inserte
respetar la secuencia de datos, instrucciones, forma de
contenido
llenado tipo de dato, claridad jerarquización entre otros. contenido
• Para el manejo y tratamiento de la información, es conveniente disponer de un enfoque digital que
asegure la calidad de los datos y permita depurarlos, confirmarlos automáticamente y exportar la
información hacia distintas bases de datos.
Elementos a tener en cuenta:
• Contenido
• Cantidad
• Costo
• Confiabilidad
Diagrama
FIN

NO
SI
NECESIDAD
ELABORAR SOLICITAR ¿Procede?
NUEVO/MODIFICAR Inserte
contenido
ELABORAR/MODIFICAR

REVISIÓN

ACTUALIACIÓN
DISTRIBUCIÓN Lista maestra control de APROBACIÓN ¿Conforme?
documentos
Jerarquía de la documentación

Política

Inserte Inserte
Manuales
contenido contenido

Procedimientos

Instructivos/Especificaciones
/Planes

Registros
Conceptos de documentación
• Documento Externo: Documentos de origen externo que la organización determina son necesarios para la planificación
y operación. Ejm.: normas, leyes, manuales.
• Documento Interno: Conjunto de documentos elaborados por Rico Pollo S.A.C con la finalidad de normar y/o
estandarizar las políticas, principios y actividades a desarrollar, dentro de la organización. Ejm: manuales,
procedimientos, especificaciones, formulaciones, Inserte Inserte
guías, instructivos, formatos y similares.
• Documento Obsoleto: Documento que ha perdido contenido
vigencia. contenido
• Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organización.
• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
• Instructivo: Forma de desarrollar una actividad referida generalmente en un procedimiento, cuyo fin principal es
detallar la actividad en sí.
• Formato: Tipo de documentos interno que sirve como soporte para registrar la información y recopilación de datos.
• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Los
registros pueden ser físicos o electrónicos y pueden provenir de formatos en algunos casos.
• Documento Controlado: Es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por la cual debe ser adecuadamente
identificado y controlado en cuanto a su distribución, para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes.
• Documento No Controlado: Documento distribuido con fines informáticos, pero que no está sujeto a actualizaciones.
Diseño de documentos
La documentación deberá contar con un diseño estándar para su elaboración.
Para su control y validez deberá incluir la siguiente información: el nro. de copia, asignado a, área, elaborado, revisado y
aprobado , que puede estar determinada en la caratula, al final u otro que estará determinado por el diseño que
establezca cada empresa.

a) Caratula: La caratula llevará además del encabezado y pie de página, logo de la empresa, título (Manual,
Procedimiento o Instructivo) y la siguiente información (opcional):

ELABORADO POR : REVISADO POR : APROBADO POR :

REPRESENTADO POR: REPRESENTADO POR: REPRESENTADO POR:

COPIA NRO.: CARGO: CARGO: CARGO:

ASIGNADA A:
FECHA: FECHA: FECHA:
AREA / SECCION:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
______________ _____________ ______________
Diseño de documentos (manuales, procedimientos
y formularios)

b) Encabezado: Todos los documentos utilizarán el siguiente encabezado.


• Campo 1 : Debe contener el logotipo de la empresa. • Campo 4 : Contiene la identificación del documento como:
• Campo 2 : Debe contener el tipo de documento. Los • Código: Incluye las iníciales del sistema, seguido por el tipo de
tipos de documentos son: manual, procedimientos, e documento, área y número correlativo..
instructivo. • Versión: Número de la versión actual del documento.
• Campo 3 : Debe contener el nombre del manual, • Fecha: día, mes, año en que entrará en vigencia el documento.
procedimiento o instructivo. • Página: Número de página y el total de páginas del documento.

c) Pie de Página: Todos los documentos incluirán un pie de página que indique lo siguiente:
Consideraciones para los formularios

Para elaborar un formulario debe partirse de la información recabada relativa a su objeto, fuente de información,
necesidades que lo originan, método de llenado, número de copias, procedimientos en que se utilizará y resultados
que se esperan de él.
Consideraciones de tipo funcional
Para este efecto deben responderse las siguientes preguntas:
• ¿Qué información se va a incluir?
• ¿Es importante?
• ¿Cómo se va a utilizar?
• ¿Por quién será utilizada? ¿Cuándo será utilizada?

Otras consideraciones
• Las dimensiones deberán guardar relación con la cantidad de información que
se llene.
• Exceso de formularios de poco uso.
• Formularios con un número de copias innecesario.
• Formularios cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creados.
Codificación

XXX - XXXX - 000


001: Identifican el número correlativo
Inserte
Identifican tipo de documento
contenido
PROC = Procedimientos
CATA = Catálogos
FORM = Formatos
ESPT = Especificaciones Técnicas
DEXT = Documentos Externos
PLAN = Planes
INST = Instructivos
MANL = Manuales
CARC = Caracterización

Identifica a los documentos del proceso o área


LOG= Logística
CAL = Calidad
Documentos de aspectos Normativos

REGLAMENTO INTERNO DE • Norma reguladora de las relaciones


TRABAJO internas de la empresa con el trabajador.

• El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento


MANUAL DE técnico normativo de gestión institucional donde se describe y
ORGANIZACIÓN Y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones
FUNCIONES de autoridad, dependencia y coordinación, así cómo los requisitos
de los cargos o puestos de trabajo

• Manual de Procedimientos (MAPRO) Un manual de


MANUAL DE
procedimientos es el documento que contiene la descripción de
PROCEDIMIENTOS actividades que deben seguirse en la realización de las funciones
de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
Reglamento Interno de Trabajo

• Es un documento de suma importancia en toda empresa, debido a


que se convierte en norma reguladora de las relaciones internas de
la empresa con el trabajador.
• Es una herramienta indispensable para resolver los conflictos que se
llegaren a presentar dentro de la empresa, y es tan importante que
si no existiera, sería muy difícil sancionar a un trabajador por algún
acto impropio, puesto que no habría ninguna sustentación
normativa o regulatoria que ampare una decisión sancionatoria.
Manual de Organización y Funciones

• El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional donde
se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y
coordinación, así cómo los requisitos de los cargos o puestos de trabajo.

ESQUEMA GENERAL DEL CONTENIDO


• Carátula de identificación
• Índice
• Capítulo I Objetivo y alcance del MOF
• Capítulo 11 Base legal
• Capítulo 111 Criterios del Diseño
• Capítulo IV Estructura Orgánica y Organigramas estructural y funcional
• Capítulo V Cuadro Orgánico de cargos
• Capítulo VI Descripción de Funciones de los cargos
Ejemplo de Manual de Funciones
LOGO
DE LA
EMPRESA
Perfil de Puestos
• Es la información estructurada acerca de las características que debe tener un puesto para que una persona pueda
conducirse y desempeñarse adecuadamente y así contribuir al logro de los objetivos de le empresa.
• El perfil de puesto contiene datos acerca de la ubicación de un puesto dentro de la estructura orgánica de la
empresa, misión, funciones, así como también los requisitos y exigencias que debe cumplir la persona que ocupe
dicho cargo.
• El perfil de puesto se ha convertido en una herramienta sumamente útil en la gestión del talento humano de las
empresas. Sirve para cada uno de los procesos de gestión del talento humano.
• Contratación de personal: Contiene información actualizada sobre el objetivo de contratación y las funciones que se
desarrollan en el puesto.
• Selección de personal: Provee información para la convocatoria y las herramientas de evaluación de los postulantes.
• Inducción de personal: Orienta al trabajador sobre su misión, funciones y coordinaciones principales dentro de su área
de trabajo.
• Capacitación de personal: Las necesidades de capacitación detectadas se basan en las funciones y requisitos del puesto
• Desarrollo de la carrera: Provee información de funciones y requisitos necesarios para el desarrollo de los concursos de
méritos que se realizan para el desarrollo de la carrera.
• Gestión del Desempeño: Los criterios de medición del desempeño son elaborados con la información básica que provee
los perfiles de puestos.
Ejemplos de perfiles de Puestos
Manual de Procedimientos

• El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, se crea para


obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
Inserte
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
contenido
• Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene
que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el
pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a
los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo
medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la
función empresarial.
Ejemplo de los Manuales
ESTRUCTURA DE MANUALES LOGO

1. Caratula: Identificación, logotipo, denominación y extensión.


2. Índice o contenido.
3. Introducción.
4. Base legal.
5. Alcance.
6. Objetivos.
7. Responsables.
8. Políticas, normas de operación.
9. Marco teórico.
10. Desarrollo.
11. Relación de los Procedimientos.
12. Registros.
13. Diagramas de Flujo
Ejemplo de procedimientos e
instructivos
ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS
1. INTRODUCCIÓN: Establece la presentación de la actividad o proceso que se va a
normar.
2. OBJETIVO: Establece el propósito de la actividad o proceso que se va a normar
3. ALCANCE: Especifica el ámbito de aplicación del documento (área, proceso, etc.)
Inserte
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Relación de documentos que contiene información
contenido
complementaria para entender o aplicar mejor el documento considerado. Opcional
se no aplicar continua con la numeración.
5. RESPONSABILIDADES: Incluye el/los cargos responsables de la ejecución de los
procedimientos descritos.
6. DEFINICIONES: Incluye términos que servirán para facilitar la comprensión y
aplicación del documento.
7. DESARROLLO: Se detallan las actividades, etapas o procesos llevadas a cabo, las
funciones relacionadas, los documentos asociados y si es necesario, puede incluirse
gráficos, cuadros, etc. Para una mejor comprensión.
8. REGISTROS: Se refiere a los documentos donde se registran datos obtenidos durante
la ejecución de los procesos y actividades para evidenciar su cumplimiento.
9. ANEXOS: Se incluyen los formatos de los registros que forman parte del
procedimiento o manual.
Ejemplo de Registros
NOMBRE DEL REGISTRO CODIGO:

LOGO DE LA EMPRESA HACCP-R-GG-01


FECHA: SEMANA:
DEL AL V:04
LIMITES VER CADA PUNTO

SALA DE CORTE Y
VARIABLES A
DESHUESADO DE SALA DE DESHUESADO DE POLLO EMBUTIDOS PREPARADOS
CONTROLAR
CERDO

HORA


LUNES
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