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Excel 2007:
Ordenar y
Funciones de
Búsqueda y
Lógicas

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Ordenar y Funciones de Búsqueda y Lógicas Tecsup
Marzo 2009

ÍNDICE

1. Introducción ....................................................................................... 3
2. Objetivos ............................................................................................. 3
3. Ordenar Datos .................................................................................... 3
3.1. Ordenar a 1 nivel .................................................................. 4
3.2. Ordenar datos a varios niveles ........................................... 5
4. Funciones de Búsqueda .................................................................... 6
4.1. Función BUSCARV............................................................... 6
4.2. Función BUSCARH .............................................................. 8
4.3. Función BUSCAR ................................................................. 9
5. Funciones Lógicas ............................................................................ 10
5.1. Función SI ............................................................................ 10
5.2. Función Y ............................................................................. 11
5.3. Función O............................................................................. 12
5.4. Funciones Anidadas ........................................................... 12
5.5. Función SI.ERROR .............................................................. 13
6. Mapa Conceptual ............................................................................. 15
7. Referencias Bibliográficas ............................................................... 16

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1. Introducción

Es frecuente que la información contenida en una hoja de cálculo

sea más fácil de analizar si está en un orden determinado.

Las funciones de búsqueda permiten encontrar determinados

valores contenidos en una hoja de cálculo, en base a otro valor
relacionado, a semejanza del proceso que se sigue al usar una
guía telefónica: se busca el nombre para hallar el número.

Las funciones lógicas devuelven como resultado dos posibles

valores: VERDADERO o FALSO. Se utilizan como parte de una
fórmula cuyo resultado dependerá del resultado (verdadero o
falso) de la evaluación de determinadas condiciones.

Todas las funciones pueden utilizarse como argumentos de otras

funciones o de sí mismas: esto se denomina anidamiento de
funciones y es muy útil para construir fórmulas complejas.

En esta unidad se verá cómo ordenar los datos, utilizar las

funciones lógicas y de búsqueda, así como la forma de anidar
funciones.

2. Objetivos

• Ordenar datos por uno o más criterios.

• Interpretar la sintaxis y reglas en el uso de funciones de
búsqueda y lógicas.
• Aplicar las diferentes funciones de búsqueda y lógicas en
casos prácticos reales.

3. Ordenar Datos

El ordenamiento consiste en reacomodar las filas tomando como

referencia los valores de una columna, por ejemplo el nombre de
las personas o los montos de una cantidad de dinero.

Las opciones para ordenar datos se encuentran en el grupo

Ordenar y Filtrar de la pestaña Datos de la Cinta de Opciones.

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3.1. Ordenar a 1 nivel

Los botones Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A de la

Cinta de Opciones permiten realizar rápidamente
ordenamientos ascendentes o descendentes de un rango de
celdas, tomando como referencia la primera columna del
rango seleccionado.

En el ejemplo siguiente, las filas se han ordenado de manera

ascendente por la columna A (Apellido).

Usualmente se deben seleccionar filas completas, en vez de

rangos de celdas, para evitar el error de asignar una celda a
una fila incorrecta. En el ejemplo mostrado, si se selecciona y
ordena solamente el rango A3:A13 (Apellido), las filas
contendrían apellidos que no corresponden a los nombres
originales.

Si se desea realizar el ordenamiento utilizando alguna

columna diferente a la primera, o tomando como referencia
no una, sino varias columnas, se debe utilizar el botón
Ordenar. Esta opción muestra el diálogo siguiente:

En él se puede especificar la columna que se debe considerar

para ordenar los datos, el atributo a valorar y el criterio de
ordenación.

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Columna

Atributo

Criterio

En el ejemplo siguiente, los datos se han ordenado por Fecha

de ingreso (columna E), según su valor, y de manera
ascendente.

Dichos criterios se especificaron de la manera siguiente:

3.2. Ordenar datos a varios niveles

Muchas veces es necesario ordenar la información según

varios criterios, es decir se requiere especificar varias

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columnas (niveles) de ordenación. Para estos casos, en el

diálogo Ordenar se encuentra el botón Agregar nivel, que
permite especificar hasta 64 niveles, en cada uno de los
cuales se especifican la columna, el atributo y el criterio de
ordenamiento.

En el ejemplo siguiente los datos se han ordenado por Área

(columna D) y, luego, por Sueldo básico (columna F). De
esta manera los 4 empleados del Área de Administración se
muestran primero y luego los 7 de Operaciones. Dentro de
cada área, se muestran los empleados en orden descendente,
según su Sueldo básico.

La especificación para este ordenamiento es la que sigue:

4. Funciones de Búsqueda

En hojas de cálculo extensas, con mucha información, resulta

difícil e impreciso buscar visualmente un dato. Las funciones de
búsqueda permiten ubicar un valor en una hoja de cálculo. Las
funciones básicas son: BUSCARV, BUSCARH y BUSCAR.

4.1. Función BUSCARV

La sintaxis de esta función es como sigue:

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BUSCARV(Valor_buscado,rango,columna,coincidencia)

Esta función busca un valor (1er argumento) en la primera

columna del rango indicado (2do argumento), es decir, hace
una búsqueda vertical. Y devuelve un valor de la misma fila
del valor encontrado, desde la columna especificada (3er
argumento). Puede buscar valores exactamente iguales o
parecidos (4to argumento).

Ejemplo 1:
En la siguiente hoja se hace una búsqueda del número
telefónico de una persona indicando su apellido. El valor
buscado se ha ingresado en A2. El rango de búsqueda es
A6:C16. El resultado lo tomará de la 3ra columna del rango.
Se buscará una coincidencia exacta.

La fórmula en la celda C2 es:

=BUSCARV(A2,A6:C16,3,FALSO)

Si el valor buscado no es encontrado, el resultado sería el

error #N/A.

Ejemplo 2:
En el siguiente ejemplo se ha determinado la tasa impositiva
que le corresponde a un monto de utilidades determinado.

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El valor a buscar está en A3. El rango de búsqueda es D2:E6.

El resultado se toma de la 2da columna del rango. La
coincidencia no es exacta.

La fórmula en B3 es:

=BUSCARV(A3,D2:E6,2)

Ya que no se busca un valor exactamente coincidente, la

función BUSCARV utiliza el valor menor o igual más
próximo.

4.2. Función BUSCARH

Esta función tiene la sintaxis siguiente:

BUSCARH(Valor_buscado,rango,fila,coincidencia)

Su comportamiento es muy similar al de la función

BUSCARV, con la diferencia que realiza la búsqueda en la
primera fila del rango especificado, es decir, hace una
búsqueda horizontal.

Ejemplo:
En la figura adjunta hoja se hace la búsqueda del número
telefónico de una persona indicando su apellido. El valor
buscado está en A2. El rango de búsqueda es B4:K6. El
resultado lo tomará de la 3ra fila del rango. Se buscará una
coincidencia exacta.

La fórmula en la celda C2 es:

=BUSCARH(A2,B4:L6,3,FALSO)

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4.3. Función BUSCAR

La función BUSCAR tiene la sintaxis siguiente:

BUSCAR(valor_buscado,rango_búsqueda,rango_resultado)

Esta función busca un valor (1er argumento) en una fila o en

una columna (2do argumento) y devuelve el valor
correspondiente ubicado en otra fila o columna (3er
argumento) que debe tener las mismas dimensiones que el
1er argumento.

A diferencia de las dos funciones anteriores, BUSCAR

requiere como argumentos dos rangos: uno donde hará la
búsqueda y otro de donde tomará el resultado. Además, los
valores en el rango de búsqueda deberán estar ordenados de
manera ascendente. La búsqueda siempre es NO exacta. Si el
valor buscado es menor al primer valor del rango, el
resultado será #N/A.

Ejemplo:
Este ejemplo muestra el uso de la función BUSCAR para el
caso inverso al del ejemplo 1 del acápite 3.1: buscar el
apellido dado un número telefónico. El valor buscado se ha
ingresado en A2. El rango de búsqueda es C6:C16. El rango
de resultados es A6:A16.

La fórmula en C2 es:

=BUSCAR(B2,C6:C16,A6:A16)

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5. Funciones Lógicas

Las funciones lógicas nos permiten evaluar la VERDAD o

FALSEDAD de determinadas condiciones de las cuales
dependerá el resultado de la fórmula.

5.1. Función SI

La sintaxis de la función es la siguiente:

SI(Condicional,expresión_verdad,expresión_falso)

La función SI tiene 3 argumentos. Se evalúa la expresión

condicional (1er argumento). Si la expresión resulta
verdadera, el resultado será el 2do argumento, de lo
contrario (si resulta falsa) el resultado será el 3er argumento.

Sus argumentos son:

• Condicional, es cualquier valor o expresión que pueda

evaluarse como VERDADERO o FALSO, trabaja con
operadores de comparación (>, <, >=, <=, =, <>).
• Expresión_Verdad, es el valor que se devolverá si la
condicional es VERDADERO.
• Expresión_Falso, es el valor que se devolverá si la
condicional es FALSO.

Ejemplo 1:
En la siguiente hoja con información de calificaciones
obtenidas por tres personas, en las celdas F2:F4 se muestra el
texto Aprobó si es que el promedio es mayor o igual a 10.5,
de lo contrario se muestra el texto Desaprobó.

La fórmula en F2 es:

=SI(E2>=10.5,”Aprobó”,”Desaprobó”)

Ejemplo 2:
En la siguiente hoja se ha calculado la Bonificación (C2:C5)
según la condición siguiente: si el Sueldo Básico (A2:A5) es
menor que S/.2 000, se le da una bonificación de 1%, de lo
contrario no recibe bonificación.

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La fórmula en C2 es:

=SI(B2<2000,B2+B2*1%,0)

Los sueldos de las dos primeras personas no son mayores

que 2000, por lo que su bonificación es cero.

5.2. Función Y

La sintaxis de la función es la siguiente:

Y(valor_lógico1, valor_logico2,…)

La función Y puede tener hasta 255 argumentos. Todos sus

argumentos son expresiones condicionales que pueden ser
verdaderas o falsas.

El resultado de la función Y es VERDADERO si todos los

argumentos son VERDADEROS; y es FALSO si uno o más
argumentos son FALSOS.

Ejemplo:
En la hoja que sigue se han validado los valores ingresados
como Nota 1 (C2:C8); es decir, las notas deben estar entre 0 y
20 para ser consideradas válidas.

La fórmula en E2 es:

=Y(C2>=0,C2<=20,D2>=0,D2<=20)

Los valores 22 y -8 de Nota 1 y 29 de Nota 2 hacen que el

resultado sea FALSO en tres casos.

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5.3. Función O

La sintaxis de la función es la siguiente:

O(valor_lógico1, valor_logico2,…)

La función O puede tener hasta 255 argumentos. Todos sus

argumentos son expresiones condicionales que pueden ser
verdaderas o falsas.

El resultado de la función O es VERDADERO si uno o más

argumentos son VERDADEROS, y es FALSO si todos los
argumentos son FALSOS.

Ejemplo:
En la hoja mostrada, se ha determinado quienes tienen
derecho a un examen sustitutorio. La condición es que
tengan, de las tres notas, por lo menos una nota aprobatoria.

La fórmula en F2 es:

=O(C2>=10.5,D2>=10.5,E2>=10.5)

Solo Cóndor (fila 4) y Sarmiento (fila 8) tienen tres notas

desaprobatorias, por tanto no tendrían derecho al
sustitutorio. Aponte (fila 2) aunque tiene dos notas
desaprobatorias, sí tiene derecho al sustitutorio.

5.4. Funciones Anidadas

Frecuentemente, para mejorar las fórmulas es necesario

utilizar una función como argumento de otra función o de sí
misma.

Ejemplo:
La fórmula del ejemplo de la función Y mostrado en 4.2
podría mejorarse para que mostrara un resultado más
descriptivo en vez de VERDADERO o FALSO.

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En fórmula siguiente se ha anidado la función Y dentro de

una función SI para que el resultado sea “Correcto” o
“Error”:

=SI(Y(C2>=0,C2<=20,D2>=0,D2<=20),"Correcto","Error")

Niveles de anidamiento: En el ejemplo anterior, se dirá que

la función SI está en el primer nivel y la función Y está en el
segundo nivel. Si se utilizará cualquier función como
argumento de la función Y, se diría que está en el tercer nivel.

Una fórmula puede contener 64 niveles de funciones

anidadas como máximo.

Resultados válidos: Cuando se utiliza una función anidada

como argumento de otra, deberá devolver el mismo tipo de
valor que el que utilice el argumento.

En el ejemplo anterior, la función SI requiere como primer

argumento una expresión que devuelva un valor
VERDADERO o FALSO, la función Y anidada devuelve
VERDADERO o FALSO. Si en lugar de la función Y se
utilizara una función ALEATORIO(), por ejemplo, que
devuelve un número, Microsoft Excel mostraría el error
#¡VALOR!

5.5. Función SI.ERROR

Hemos visto que las funciones de búsqueda pueden arrojar

un error como #N/A cuando no se encuentra el valor
buscado. En esto casos, y en muchos otros, la función
SI.ERROR permite devolver un resultado de manera
controlada, en lugar del mensaje de error.

La sintaxis es:

SI.ERROR(expresión_a_evaluar,resultado_error)

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Si el 1er. argumento da como resultado un error, el resultado

final de la función será el 2do. argumento.

Ejemplo:
En el ejemplo 1 de acápite 3.1, si la función BUSCARV no
encuentre el valor buscado, el resultado será el error #N/A.
Este resultado se cambia por el texto “NO existe” al anidar la
fórmula anterior dentro de la función SI.ERROR de la
manera siguiente:

=SI.ERROR(BUSCARV(A2,A6:C16,3,FALSO),"NO existe")

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6. Mapa Conceptual

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7. Referencias Bibliográficas

• Walkenbach, John. Microsoft Excel 2007 Bible. Wiley

Publishing Inc. 2007.
• Dixon, Helen. Excel 2007: Beyond the manual. Apress. 2007.
• Harvey, Greg. Microsoft Office Excel 2007 for dummies. Wiley
Publishing Inc. 2007.

Se ha utilizado como consulta la página de Microsoft

Latinoamérica:

• http://office.microsoft.com/es-es/training/CR100479683082.aspx

FIN DE LA UNIDAD

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