INFORME

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Dejando constancia de la fecha y hora de recibo
o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario,
Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite,
anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutiva de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la
empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir,
aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en
el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su
emisión

. Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con
el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

El número de registro
La fecha
El destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente

Comunicación
 Formato del registro de salida:
Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de
Ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.

2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el

Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).

5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y

asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el

Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema él responsable(s) de la ejecución del
requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento
para su posterior seguimiento.
Correspondencia enviada correspondencia recibida será anotada en el documento para su
posterior seguimiento.
Correspondencia enviada

Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y
correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una envío de facturas o
solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración
correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble numeración correlativa, estar
impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.
Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del
Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento,
quien entregará el documento original en el departamento de asignado al departamento, quien
entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de
información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento enviado
anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al
asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

Conclusión
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o
envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros de
recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe
“Administración Documental