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OFICINA CENTRAL DE REGISTROS Y COORDINACION ACADEMICA -OCRCA

1. Resumen Ejecutivo

La Ley Universitaria actual y toda nueva Ley Universitaria que se apruebe en el futuro, se basa en el principio en que la parte
medular del Sistema Universitario es la parte académica, aunque en muchos casos le dan mayor importancia a la parte
administrativa.
En la Universidad Nacional de Piura este aspecto académico recae gran parte de su responsabilidad en la Oficina Central de
Registro y Control Académica, por lo que esta oficina representa la parte Importante de la Universidad, en vista que esta oficina
tiene como objetivo principal el Registro, Control y Procesamiento de toda la labor Académica que se desarrolla en la Universidad
más aun, en los últimos tiempos donde existe un desarrollo acelerado y vertiginoso tanto del conocimiento como del crecimiento
físico, donde es necesario que todo lo que se realice en esta oficina se haga con eficiencia y eficacia; siendo así que en el
desarrollo académico, de la Oficina Central de Registro y Control Académico, le corresponde un rol académico muy relevante,
ante lo cual debe operar los principios de responsabilidad, legalidad, imparcialidad, celeridad, eficacia, simplicidad, dedicación y
transparencia entre otros, los cuales han prevalecido en el accionar de OCRCA, mediante el año 2016, con la seguridad que ello
marca su rumbo en los años subsiguientes. Esperando continuar en esa línea en este año 2017 y en los años venideros.
El análisis histórico debe ir de la mano con el diagnóstico de la institución y por ende de la Oficina Central de Registros y
Coordinación Académica, en el que debe llevarse a cabo un análisis del entorno externo y del medio interno de la Universidad,
identificándose sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. La labor reflexiva en torno a la institución y de OCRCA,
debe permitir identificar los componentes y características que guiarán su desarrollo en el año 2018.

2. Diagnóstico

La Oficina Central de Registro y Coordinación Académica (OCRCA), es la Oficina encargada de llevar a cabo las siguientes
funciones: Coordinar, Controlar, Registrar y Procesar entre otras funciones. Esta Oficina está estructurada por una jefatura,
secretaría y dos Divisiones:

 División de Registros Académicos.


 División de Procesamiento Automático de Datos.

La Oficina Central de Registro y Coordinación Académica es de vital importancia porque en ella se concentra, procesa, actualiza
y reporta toda la información académica correspondiente a los alumnos de Pre grado, PROEDUNPs - Programas Especiales
Descentralizados de la Universidad Nacional de Piura, PRADETs (Programa de Acompañamiento y Monitoreo de Tesis, Post
Grado Maestrías y Doctorados, así como los siguientes programas: Programa de Capacitación y Perfeccionamiento Magisterial
PCPM, Programa de Desarrollo Profesional del Educador – PRODEPE, Programa de Complementación Profesional en:
Administración de Empresas - PCPAD; Programa de Complementación Profesional de Ciencias Contables y Financieras –
PCCOFF, Programa de Complementación Profesional de Ingeniería Informática – PCPIN.

Para ello, la Universidad Nacional de Piura cuenta con el Sistema Integrado de Gestión Académica - SIGA, para que a través
de OCRCA y el Centro de Informática y Telecomunicaciones -CIT, se integre la información académica con todas las
secretarías académicas que de alguna manera hacen uso información académica, como son las Facultades, y dependencias
anotadas en el párrafo precedente, con la finalidad de que autoridades y usuarios puedan tener acceso a consultas y reportes
eficientes y eficaces; asimismo permita que el estudiante realice matricula e inscripción por cursos vía Internet.

Análisis FODA

 FORTALEZAS
1. Equipo con tecnología sofisticada.
2. Implementación de nuevos procesos académicos.
3. Avance tecnológico en los procedimientos académicos.
4. Personal capacitado en el análisis de planes curriculares de las diversas Facultades.
5. Migración total del Sistema Integral de Administración Académica (SIAA) al Sistema Integrado de Gestión Académica
SIGA, en el primero de los cuales se encuentra la base de datos de los Programas de Maestría, Doctorados, Programa de
Capacitación y Perfeccionamiento Magisterial – PCPM, Programa de Desarrollo Profesional del Educador – PRODEPE;
mencionándose que no se cuenta con un servidor que soporte esta información, por cuanto éste colapsó, migrándose a
una máquina que no reúne con las condiciones mínimas para dicho sistema.

 DEBILIDADES
1. Infraestructura inadecuada de la Oficina Central de Registro y Coordinación Académica – OCRCA, debido a que, no cuenta
con las condiciones óptimas para desarrollar sus funciones y atender al público es decir es un espacio físico limitado con
personal limitado y mobiliario hacinado.
2. Falta de material de oficina y equipos, para el desarrollo de las funciones, de la Oficina Central de Registro y Coordinación
Académica.
3. Asignación de personal administrativo, por cuanto, varios servidores adscritos a esta oficina han sido rotados, pero no han
sido reemplazados.

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4. Limitada capacitación del personal de OCRCA, tanto en la parte técnica como en la atención al público.
5. Falta de seguridad en todos los ambientes que pueda originar pérdida o robo de información o de algún equipo de OCRCA.
6. Algunas facultades incumplen con la expedición oportuna de las resoluciones de Curso dirigido trayendo como
consecuencia grandes problemas académicos.

 OPORTUNIDADES

1. Adquisición de software utilizado con fines académicos por otras universidades del entorno.
2. Dación del D.S. Nº 016-2015-MINEDU, que aprueba la política de aseguramiento de la calidad de la Educación
Superior Universitaria. En tanto la OCRCA brinda servicios académicos dicha política resulta útil.
3. Equipos modernos y de reciente tecnología en el mercado.
4. Organismos u otras instituciones que capaciten al personal para ofertar servicio competitivo.

 AMENAZAS (/)
1. Desastres naturales, que pueden deteriorar la documentación porque el archivo se encuentra en el sótano y no está
protegido.
2. Riesgo de robo y sustracción, de equipos y de documentos por la falta de seguridad.
3. Errores constantes en el llenado de las actas promociónales por algunos docentes.
4. Algunos expedientes de Pre grado (grados y títulos), Postgrado (Maestría - Doctorado) y Programas de Capacitación y
Perfeccionamiento Magisterial son remitidos a OCRCA con errores académicos, lo que amplía el tiempo de atención en el
trámite al solicitar la revisión.
A partir de la tercera amenaza, son falencias de otras dependencias, por eso se han incluido en el grupo de “amenazas”,
precisándose se trata de debilidades de la institución.

3. Lineamientos -Visión y Misión Institucional

a. Visión
Al 2021 somos una oficina moderna al servicio de la operación académica, con atención a usuarios internos y externos, y bajo
principios de alta calidad, eficiencia, eficacia y mejoramiento continuo, que genera un ambiente de confianza, seguridad y
credibilidad en la comunidad universitaria.

b. Misión
Registrar, custodiar y difundir la información académica en un sistema centralizado y confiable que brinde a directivas, docentes
y estudiantes información clara y precisa, con el apoyo de un grupo de personas altamente calificado y capacitado en
tecnologías de información y comunicación apropiadas para responder a las políticas institucionales establecidas.

4. Objetivos Estratégicos Institucionales

La OCRCA, se enmarca en la Acción Estratégica 1. D (AE 1.d ) del Objetivo Estratégico Institucional 1; dicha acción señala
“Ofertar Servicios Adecuados de Apoyo a los estudiantes”; dentro de éste grupo se brinda servicios a los estudiantes y
egresados; es decir la OCRCA está comprendida dentro de las oficinas administrativas que brindan soporte académico a las
Facultades. Con lo precisado anteriormente, la OCRCA contribuye al cumplimiento del OEI 3: Fortalecer la calidad de bienes y
servicios que brinda la institución a la comunidad universitaria y a terceros, a partir del cual, ya se estableces objetivos
puntuales a cargo de la OCRCA.

a. Mejorar los Procedimientos Académicos de la OCRCA, para brindar una mejor atención a la comunidad Unepina.

5. Acciones Estratégicas Institucionales

Principales Actividades o tareas:

a. Actualizar y brindar mantenimiento a los Software del sistema académico que interrelacionen la base de datos para la
ejecución de los procesos académicos de la OCRCA.
b. Mantener e intercambiar una completa y actualizada información académica mediante el enlace de las Facultades, Escuela
de Postgrado, el CIT, con la OCRCA.
c. Actualizar la información de los dos sistemas Académicos: SIAA (Sistema Integrado de Administración Académica) y SIGA
(Sistema Integrado de Gestión Académica); en tanto se logre la migración del SIAA al SIGA.
d. Contar con un especialista en informática que administre la red, los sistemas, el software y el hardware, las bases de datos
de la OCRCA.
e. Capacitar al personal en el manejo de los programas o software, de manera que emitan los documentos académicos
oficiales en forma eficiente
f. Mejorar los métodos y procedimientos de todas las tareas, procesos o actividades que se desarrollan en la Oficina.
g. Elaborar un manual de procedimientos para todas las tareas, actividades o trámites que son desarrolladas por la OCRCA.
h. Analizar las formas o métodos actuales de ejecutar el trabajo de cada personal de la OCRCA y proponer formas o métodos
mejorados.

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i. Analizar los formatos de los documentos oficiales y proponer las modificaciones necesarias para actualizar su diseño de
acuerdo a las necesidades académicas.
j. Diseñar e implementar el Plan Anual de Capacitación en informática en forma semestral para el personal.
k. Disponer de la adecuada distribución del personal en los ambientes físicos de la Oficina, teniendo en cuenta el flujo de los
procesos o trámites.
l. Desarrollar reuniones de coordinación y desarrollo del trabajo de la Oficina.
m. Llevar a cabo reuniones periódicas de Coordinación, Desarrollo y Monitoreo de las Autoridades de la Oficina.
n. Automatización (escaneado) del archivo de OCRCA – Actas Promociónales y Legajo del estudiante de la Universidad
Nacional de Piura, para seguridad y a la vez brindar un servicio eficiente y eficaz en la atención de Títulos, Grados y otros
servicios académicos que se requieran.
o. Aplicar el manual de Organización y Funciones en el número de servidores Adscritos en OCRCA.
p. Mejora del Mobiliario de la Oficina de OCRCA.

6. Actividades o Tareas (principales y priorizadas) ligadas a las acciones estratégicas y sus


respectivas metas e indicar el (los) responsables de su cumplimiento.

CONCEPTO Unidad de Meta Física Unidad(es)


medida Responsable
OBJETIVO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL
(OEI 3): Fortalecer la calidad de bienes y servicios que brinda la institución a la
comunidad universitaria y a terceros.
A partir del objetivo anterior, se plantea lo siguiente:
1.1 Mejorar los Procedimientos Académicos, para poder brindar una
mejor atención a los usuarios.
AEI 1. Actualizar y brindar mantenimiento a los Software del sistema
académico que interrelacionen la base de datos para la ejecución de los
procesos académicos de la OCRCA.

Actividad 1. Actualizar y aplicar los Software del sistema académico que Servicio de 2 PAD
interrelacionen las Bases de Datos para la ejecución automatizada de los actualización
procesos de la OCRCA.
Actividad 2. Actualizar y supervisar los Software que ejecutan los siguientes Servicio de 2 PAD
Procesos Académicos: actualización
a. Matricula de ingresantes.
b. Proceso de Tabulación De Actas – 2 Procesos al año.
c. Proceso de Graduación Y Titulación – 2 Procesos al año.
d. Actualización de Programaciones Académicas (anulación de cursos).
e. Apertura y actualización de historiales académicos (retiro de cursos,
convalidaciones, semestre incompleto, observaciones, suspensiones,
separaciones, sanciones, modificaciones de notas, etc.).
f. Registros, preventivos o actas provisionales.
Actividad 3. Emitir los siguientes documentos académicos oficiales: Documentos De acuerdo a PAD
a. Padrones de matriculados. población de ORA
b. Fichas de matrícula. alumnos
c. Constancias de inscripción por cursos actual y
d. Actas provisionales o registros. requerimiento
e. Actas promociónales de informes
f. Copia de historial académico por alumno de oficinas
g. Reportes de actualización del historial académico.
h. Informes académicos para grados y títulos.
Actividad 4. Actualizar permanentemente al Sistema Académico con nuevas Servicio de 1 PAD
versiones del Software para desarrollar los módulos académicos actualización
Actividad 5. Realizar mantenimiento periódico de la red, el servidor, las Servicio de 2 (semestral) PAD
máquinas computadoras y demás equipos informático. mantenimiento ORA
Actividad 6. Gestionar y concretar la construcción de ambiente para la Perfil 1 U.Formuladora/OCRCA
OCRCA y sus áreas que la conforman.

7. Personal que se requiere para cumplir con las actividades de la OCRCA

División de Registros Académicos División de Procesamiento Automático de Datos


2 Técnicos 1 Ingeniero Informático
1 Técnico

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8. Presupuesto 2017

RECURSOS ORDINARIOS - CONSOLIDADO DE GASTOS - UNP


OCRCA
O.E.I. 3.1. Fortalecer la calidad de bienes y servicios que brinda la institución a la comunidad universitaria y a terceros.
Objetivo Estratégico:
Acción Estratégica: Revisión de los procedimientos académicos de la OCRCA para brindar una mejor atención a los usuarios

Categoría Presupuestal: Acciones Presupuestarias que No resultan en Productos División Funcional: Educación Superior
Programa Presupuestal: Grupo Funcional: Educación Superior Universitaria
Producto/Proyecto: Sin producto
Actividad/Acción/Obra: Simplificación de los procedimientos académicos de la OCRCA
Código Programación
Unidad de
de Actividad Responsable Participantes
Medida
Actividad Anual Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
OCRCA y
Facultades de la
Gastos UNP y Programas
1 Presupuestados General 4200 0 0 4200 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Adjuntos PAD y ORA

OCRCA y
Facultades de la
UNP y Programas
2 Bienes y Servicios General 12780 729 4614 0 90 6879.5 0 0 0 0 0 287.5 180 Adjuntos PAD y ORA

OCRCA y
Facultades de la
Contratación de UNP y Programas
3 Servicios General 9400 0 3000 100 0 0 6300 0 0 0 0 0 0 Adjuntos PAD y ORA
TOTAL General 26380 729 7614 4300 90 6879.5 6300 0 0 0 0 287.5 180

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RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS - CONSOLIDADO DE GASTOS - UNP
OCRCA
Objetivo Estratégico: O.E.I. 3.1. Fortalecer la calidad de bienes y servicios que brinda la institución a la comunidad universitaria y a terceros.

Visión Estratégica: Revisión de los procedimientos académicos de la OCRCA para brindar una mejor atención a los usuarios

Categoría Presupuestal: Acciones Presupuestarias que No resultan en Productos División Funcional: Educación Superior
Programa Presupuestal: Grupo Funcional: Educación Superior Universitaria
Producto/Proyecto: Sin producto
Actividad/Acción/Obra: Registro, procesamiento y control de todo registro de notas y todos los programas adjuntos de la UNP .

Código de Unidad de Programación


Actividad Responsable Participantes
Actividad Medida
Anual Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
OCRCA y
Facultades de la
Gastos UNP y Programas
1 Presupuestarios General 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Adjuntos PAD y ORA
OCRCA y
Facultades de la
UNP y Programas
2 Bienes y Servicios General 238953.5 140 19340 29944.50 26350 21720 18200 20889 19320 20600 22530 21720 18200 Adjuntos PAD y ORA
OCRCA y
Facultades de la
Contratación de UNP y Programas
3 Servicios General 219810 140 19340 18140 24050 20540 18140 20750 18140 20540 21350 20540 18140 Adjuntos PAD y ORA
OCRCA y
Adquisición de Facultades de la
vehículos UNP y Programas
4 maquinarias y otros 110070 54670 7800 0 800 0 16400 16400 0 0 14000 0 0 Adjuntos PAD y ORA
TOTAL General 568833.5 54950 46480 48084.5 51200 42260 52740 58039 37460 41140 57880 42260 36340

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RESUMEN DE LA PROGRAMACION PRESUPUESTAL OCRCA 2017
FUENTE DE
GENÉRICA DEL GASTO FINANCIAMIENTO TOTAL S/
RO RDR
Personal y obligaciones sociales 4200 0 4200
Bienes 30476.75 238953.5 269430.25
Servicios 9400 219810 229210
Equipos 0 110070 110070
TOTAL 44076.75 568833.5 612910.25

Dra. ISABEL ALBAÑIL ORDIONOA


Jefe OCRCA -UNP

La OCP durante el proceso de revisión de los planes, reporta que la OCRCA se encuentra en la actividad “Conducción y Orientación
Superior”, en la que se asignan recursos presupuestales para la atención de requerimientos y metas del Rectorado, Vicerrectorados (2),
Oficina de Formación y Acreditación, Cooperación Técnica, Oficina Central de Admisión., Instituto de Deportes, así como la ejecución de
convenios de programas sociales. Cada dependencia contribuye al cumplimiento de los objetivos institucionales.

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