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SALIDAS NO CONFORMES

Versión: 05 Código: GC-PR-04


Proceso: GESTION DE CALIDAD
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1. OBJETIVO

Asegurar que las salidas no conformes presentados, se identifiquen y controlen para prevenir su
uso o entrega no intencional, así como establecer las responsabilidades y autoridades
relacionadas con su tratamiento, con el fin de prevenir su uso o entrega no intencional al cliente
externo.

2. ALC ANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos/subprocesos o actividades desarrolladas en


cumplimiento de la misión institucional de Empresas Públicas de Neiva ESP.

3. SOPORTE NORMATIVO:

 NTC GP 1000: 2009


 MECI: 1000:2005 Modelo Estándar de Control Interno
 ISO 9001:2015

4. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

 ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no


conformidad detectada u otra situación indeseable.

 CONCESIÓN: Acuerdo con el cliente para apartarse de los requisitos originalmente


especificados de un producto después de su realización.

 DESECHARLO: Eliminación de salidas no conformes.

 PERMISO DE DESVIACIÓN: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente


especificados de un producto antes de su realización.

 SALIDAS NO CONFORME: Corresponde a un producto o servicio que no cumple


con los requisitos del cliente y permite dar tratamiento inmediato, que puede ser:
Reproceso, reparación, corrección, reclasificación, concesión, desecho o permiso de
desviación.

 RECLASIFICACIÓN: Cambiar la tipología de un producto o servicio.

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SALIDAS NO CONFORME

Código GC-PR-04 Versión 05

 REPARACIÓN/CORRECCIÓN: Cambio de una parte de salidas no conformes para que


funcione o cumpla con su propósito.

 REPROCESO: Volverlo a hacer.

 SIG: Sistema Integrado de Gestión.

 TRATAMIENTO DE UNA SALIDA NO CONFORME: La acción emprendida respecto a


una no conformidad.

 VERIFICACIÓN: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que ha


cumplido los requisitos especificados.

5. RESPONSABLE

COORDINADOR DE CALIDAD: Realizar y verificar el seguimiento de las salidas no conformes.

RESPONSABLE DEL PROCESO: Dar tratamiento a salidas no conformes identificadas.

ÁREA INVOLUCRADA: Prestar asesoría en la disposición de los materiales y salidas no


conformes.

6. CONDICIONES GENERALES

6.1. Formas de dar tratamiento a las salidas no conforme: Reproceso, Reparación,


Concesión, Desecharlo, Permiso de Desviación y/o Reclasificación.

6.2. Si la salida no conforme identificado, corresponde a otro proceso/subproceso/área, quien


lo identifica debe informarlo oportunamente al líder para que proceda a dar el tratamiento
correspondiente.

6.3. Identificación física Materias primas


 Zona demarcada como “zona insumo no conforme” existente en las bodegas
 Para las muestras para análisis de laboratorio no conformes no aplica identificación
física, ya que el reproceso es inmediato

6.4. Las fuentes de información utilizadas para detectar, analizar y eliminar las causas
potenciales de las salidas no conformes y que permitirán llevar a cabo acciones preventivas
son, entre otros:

 Procesos y operaciones de trabajo que puedan afectar la calidad del servicio prestado.
 Resultados de análisis retrospectivos de acciones fuera de control.
 Resultados de auditorías internas y externas de calidad.
 Registros.
 Quejas de los clientes.
 Análisis de fortalezas y debilidades.
 Revisión de necesidades y expectativas de los clientes.
 Resultados de la revisión por la dirección.

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PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

Código GC-PR-04 Versión 05

 Resultados de las mediciones de proceso.


 Cambios que afectar la integridad del SIG.

6.5.2. Ninguna solicitud de salidas no conformes, no conformidad, acción correctiva o


preventiva podrá quedar sin resolución (acción abierta).

6.5. Las acciones que se tomen deberán tener como finalidad eliminar la no conformidad,
evitar la ocurrencia y recurrencia de las no conformidades.

6.6. Las acciones correctivas o preventivas que se tomen, deberán incluir la secuencia de
actividades, fechas de cumplimiento, el responsable de ejecución y deberán registrarse
en el formato de seguimiento de acciones correctivas y preventivas”, junto con el
resultado del seguimiento de dichas acciones.

6.7. Las acciones correctivas o preventivas, se consideran cerradas hasta que se haya
verificado la efectividad de las acciones tomadas y se cuente con los registros que dan
evidencia de ello.

6.8. Las salidas no conformes se registran en el formato de salidas no conformes, o en el


reporte de novedades de laboratorio o como una reparación que da paso a proyectos de
reparación o restitución de redes.

6.9. Relación matriz salidas no conformes:

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DISPOSICION
DESCRPCION (Reproceso, reparación, RESPONSABLE DE RESPONSABLE DE
COMO SE
PROCESO ACTIVIDAD SALIDAS NO permiso de ESTABLECER IMPLEMENTAR
IDENTIFICA
CONFORMES desviación, concesión, DISPOSICIÓN DISPOSICIÓN
reclasificación)
Reparación en Repetitividad Reparación, y solicitud de Director Técnico de
Reparación de Profesional Universitario
Acueducto tubería de del daño en el restitución del tramo Acueducto y
daños Acueducto
acueducto mismo punto afectado Alcantarillado
No se atienda
Software Director Técnico de
Reparación de una Atención inmediata a la Profesional Universitario
Acueducto Técnico Acueducto y
daños requisición de solicitud del usuario Acueducto
Operativo Alcantarillado
un cliente
Reparación en Repetitividad Reparación, y solicitud de Director Técnico de Profesional
Reparación de
Alcantarillado tubería de del daño en el restitución del tramo Acueducto y Especializado
daños
alcantarillado mismo punto afectado Alcantarillado Alcantarillado
No se atienda
Software Director Técnico de Profesional
Reparación de una Atención inmediata a la
Alcantarillado Técnico Acueducto y Especializado
daños requisición de solicitud del usuario
Operativo Alcantarillado Alcantarillado
un cliente
Que no se
registre la Revisión de
Atención en Anular y crear una nueva Profesional Auxiliar Administrativo -
Comercial solicitud del software
Ventanilla solicitud Univesitario - PQR Atención al usuario
usuario según comercial
su necesidad
Novedades
Tratamiento Parámetros reportadas Profesional Universitario Profesional universitario
Laboratorio Reproceso o concesión.
Novedades fuera de rango sin Laboratorio Plantas
tratamiento

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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ETAPAS DESCRIPCIÓN DE LA RESPONSABLE REGISTRO PUNTO DE


ACTIVIDAD CONTROL

Identificar salida no conforme:


1. Identifica la salida no conforme Líderes de Tratamiento Verificar que
tomando como referente inicial las Procesos a las salidas se realice la
salidas no conformes identificados Misionales no correcta
en la Matriz de salidas no conformes Identificación
conformes GC-FR-10 de las salidas
GC-FR-09, e informa al no conforme.
responsable para que evalúe su
pertinencia.

Registrar las salidas no


conforme: Tratamiento Realizar
Funcionario que a Salidas no correcta
2. Registra salidas no conformes no detecta Salidas conforme identificación
conforme en el formato no conforme GC-FR-10 de la causa
Tratamiento a Salidas no raíz.
conforme GC-FR-10
Definir el tratamiento a seguir:
De acuerdo a las características Director Técnico
Definición
de salidas no conformes no de Acueducto y
Tratamiento del plan de
conforme, se define el Alcantarillado o
a Salidas no acción para
tratamiento a seguir: Reproceso, líder del área
3. conforme asegurar la
Reclasificación, Reparación, donde se
GC-FR-10 eliminación
Concesión, Desecho, Permiso de identifica salidas
de la causa
Desviación, asignando no conformes no
raíz
responsable y fecha límite. conforme

Funcionario que Tratamiento


Verificación
4. Ejecutar acciones: detecta Salidas a Salidas no
del resultado
Ejecutar y registrar los servicios o no conforme conforme

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SALIDAS NO CONFORME

Código GC-PR-04 Versión 05

productos no conformes GC-FR-10

Verificar el resultado obtenido:

Verifica en cada una de las áreas en


donde se presentó una salida no
Tratamiento
conforme, que las acciones tomadas
para eliminar la no conformidad Director Técnico a Salidas no Salidas no
5. hayan sido eficaces. de Acueducto y conforme conforme
Alcantarillado GC-FR-10 solucionado
Si las acciones tomadas fueron
eficaces, la salida no conforme
corregido se somete a una nueva
verificación para demostrar la
conformidad con los requisitos

Reportar el estado de las Verificar


Salidas no conformes. informes de
Se reporta el estado de las Profesional estados de
6. Informe
Salidas no conformes a la alta Universitario las Salidas
Dirección en las reuniones en la no
Revisión por la dirección. conformes

8. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS:

NOMBRE CÓDIGO RESP. ARCHIVAR

Matriz de Salidas no conforme.


GC-FR-09 Profesional Universitario

Tratamiento a Salidas no conforme. Profesional Universitario


GC-FR-10

Control de Acciones Correctivas y Profesional Universitario


Preventivas GC-FR-08
Acciones Correctivas y Preventivas Profesional Universitario
GC-FR-07

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

01 Creación del documento 05/11/2013

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PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

Código GC-PR-04 Versión 05

02 Actualización del código del documento, fecha de 23/09/2014


vigencia, versión, y códigos asociados en el Proceso
de Gestión de Calidad anteriormente Mejoramiento
Continuo

03 Se relaciona el responsable de definir el tratamiento al 22/07/2015


Productos y servicios no conforme

04 Se actualiza imagen corporativa se elimina el campo 13/07/2016


de versión en los documentos y registros
referenciados

Se determina debido a la implementación de los


requisitos normativo de la ISO 9001:2015 que se
dará tratamiento a las salidas no conformes
entendiéndose en la anterior versión como producto
05 o servicio no conforme. 2017/11/22
En el ítem 6.8 de la condiciones generales se incluye
matriz de salidas no conforme y se elimina el
formato GC-FR-09 matriz de producto o servicio no
conforme

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