Especiales

Actualícese
Estándares Internacionales

ASPECTOS
CONTABLES DE
UNA PROPIEDAD
HORIZONTAL

ABRIL 2 DE 2018
 Especiales Actualícese - estándares internacionales

Tabla de contenido

OBLIGATORIEDAD DE LLEVAR CONTABILIDAD......................................................................... 4

Libros de contabilidad..................................................................................................................................4

Norma de contabilidad a aplicar..................................................................................................................5

Informes no considerados estados financieros...........................................................................................5

GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD EN LAS COPROPIEDADES............................................ 6

Políticas contables................................................................................................................................6

Documentación de la copropiedad.....................................................................................................6

Estado de cuenta vs certificado de deuda...........................................................................................6

Expensas comunes...............................................................................................................................6

RECONOCIMIENTO DE BIENES COMUNES............................................................................... 7

Bienes comunes...........................................................................................................................................7

INGRESOS DISTINTOS A LAS CUOTAS ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS................................ 8

Intereses por mora...............................................................................................................................8

Multas..................................................................................................................................................8

Explotación de zonas comunes............................................................................................................8

Reconocimiento de la explotación de zonas comunes.......................................................................8

ASPECTOS CLAVE AL APLICAR EL ESTÁNDAR............................................................................ 9

Deterioro de cuotas de administración.......................................................................................................9

Cuotas extraordinarias...............................................................................................................................10

Consideraciones del CTCP sobre su tratamiento..............................................................................10

Mejoras a zonas comunes.........................................................................................................................10

Separación de edificaciones y terrenos.....................................................................................................11

Cuentas de orden para el control de activos de bajo valor.......................................................................12

EFECTIVO Y EQUIVALENTES Y FONDO DE IMPREVISTOS........................................................ 12

Efectivo y equivalentes..............................................................................................................................13

Fondo de imprevistos.................................................................................................................................13

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REVISOR FISCAL EN LAS COPROPIEDADES ............................................................................ 14

¿El revisor fiscal puede ser copropietario?.......................................................................................14

Elección y período del revisor fiscal..................................................................................................14

¿Puede un revisor fiscal asumir más de cinco revisorías?........................................................................14

Participación del revisor fiscal...........................................................................................................14

¿Puede el revisor fiscal impugnar decisiones de la asamblea?........................................................14

PRESUPUESTO PARA COPROPIEDADES.................................................................................. 15

Normatividad inmersa en el presupuesto.................................................................................................15

Relación del contador con la copropiedad................................................................................................16

Contadores que actúan como asesores y revisores fiscales.............................................................16

Supervisión en la implementación de NIF en copropiedades...........................................................16

Actores que interactúan en las copropiedades.........................................................................................17

Responsabilidad en las copropiedades......................................................................................................17

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OBLIGATORIEDAD DE LLEVAR CONTABILIDAD
L
a constitución de la copropiedad como persona
jurídica, independiente de sus propietarios, conlleva a
la obligatoriedad de llevar contabilidad y elaborar los
informes financieros para dar cuenta, a los propietarios y otros
usuarios, sobre la gestión de la administración, el uso de los
recursos, entre otros aspectos. Así, el artículo 51 de la Ley
675 de 2001 establece, dentro de las funciones de los de las
copropiedades, la obligación de llevar contabilidad (numerales
1, 4 y 5).
A su turno, el artículo 2 de la Ley 1314 de 2009 establece que
todo aquel que lleve contabilidad por obligación, o de manera
voluntaria, debe cumplir las normas derivadas de esa ley.
A partir de lo anterior, debe señalarse que cada copropiedad
debe evaluar el grupo al cual corresponde para la aplicación
de los nuevos marcos técnicos normativos derivados de la
Ley 1314 del 2009. Así, como la mayoría de copropiedades
pequeñas se clasifican como microempresas, deben aplicar
los ordenamientos del Decreto 2706 de 2012 y 3019 de 2013;
normas compiladas en el DUR 2420 de 2015, en tanto las que
no cumplan los requisitos establecidos en las normas citadas
deben aplicar el Decreto 3022 de 2013 y 2267 de 2014; normas
compiladas en el DUR 2420 de 2015.
Libros de contabilidad
La obligatoriedad de llevar libros de contabilidad para las
entidades sin ánimo de lucro, incluyendo a las copropiedades, se
Volver al menú
establece, entre otros, en el artículo 774 del Estatuto Tributario y
el artículo 2 del Decreto 2500 de 1986.
Los libros de contabilidad deben llevarse de acuerdo con las
normas contables vigentes. En el caso de las copropiedades,
si decidieron aplicar la normatividad del grupo 3, debieron
mantener libros de contabilidad bajo el Decreto 2649 de 1993
hasta el 31 de diciembre de 2014, y ajustarlos a los nuevos
marcos técnicos normativos a partir del 1 de enero de 2015.
Los libros de contabilidad de las copropiedades deben cumplir
con los requerimientos generales sobre el tema, especialmente
los siguientes:
• Oportunidad: deben permitir conocer la historia clara,
completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado
general de los negocios (artículo 48 del Código de Comercio).
• Comprobantes de contabilidad: deben estar soportados
por comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas
presentadas (artículo 51 del Código de Comercio).
• Orden de los registros: deben insertarse en la contabilidad
en orden cronológico, haciendo referencia a los
comprobantes en los cuales se sustentan (artículo 53 del
Código de Comercio).
• Almacenamiento de los registros contables: los libros
deben conservarse en medios físicos o electrónicos, siempre
que se garantice su inalterabilidad, integridad, seguridad y
conservación (artículo 55 y 56 del Código de Comercio).
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Norma de contabilidad a aplicar Informes no considerados

Una vez claro que las copropiedades están obligadas a llevar
contabilidad, explicaremos qué norma deben cumplir para
estados financieros
llevarla y presentar sus informes financieros.
Si una copropiedad ha presentado informes contables desde
el corte del 31 de diciembre de 2015 y siguientes, sin cumplir
Para esto, se debe tener en cuenta que el gobierno colombiano
los requerimientos establecidos en los nuevos marcos técnicos
clasificó a todas las entidades obligadas a llevar contabilidad en
normativos, estos no se consideran estados financieros y, por
tres grupos:
tanto, no tienen validez legal por no estar preparados bajo las
• Grupo 1: aplican el Decreto 2784 de 2012, basado en el normas de información financiera respectiva.
Estándar Pleno, compilado en el anexo 1 del Decreto 2420 de
De igual forma, si los informes se presentaron con una
2015.
declaración de cumplimiento de las nuevas normas,
• Grupo 2: aplican el Decreto 3022 de 2013, basado en el pero la entidad no realizó los ajustes requeridos para la
Estándar Internacional para Pymes, compilado en el anexo 2 convergencia, se considera que estos estados financieros son
del Decreto 2420 de 2015. errados y deberían ser corregidos.
• Grupo 3: aplican una norma especial para microempresas,
Dicho esto, cualquier copropietario que se considere
creada a partir de una simplificación del Estándar
afectado por estados financieros que incumplen las normas,
Internacional para Pymes, y compilada en el anexo 3 del
puede objetarlos en la asamblea de copropietarios.
Decreto 2420 de 2015.
Al respecto, es poco probable que una copropiedad cumpla
las condiciones para estar obligada a aplicar el Estándar Pleno,
dado que estas normas son para entidades que cuenten con Tener en cuenta
más de 200 empleados, activos totales por valor superior a los
En aplicación del artículo 2 de la Ley 1314 de 2009,
30.000 smmlv, y además, sean parte de un grupo económico que
todas las personas naturales y jurídicas obligadas a
aplique la norma plena, o realice importaciones o exportaciones
llevar contabilidad, así como aquellas que no están
que representen más del 50% de sus operaciones.
obligadas pero llevan contabilidad como medio
de prueba de sus operaciones, deben aplicar las
Descartado el grupo 1, queda entonces analizar las condiciones
normas de información financiera establecidas en el
particulares de cada copropiedad, para determinar si cumplen
Decreto 2420 de 2015.
las condiciones para pertenecer al grupo 3 y aplicar la norma
para microempresas. De lo contrario, deben seguir las normas
De acuerdo con lo anterior, no hay ninguna entidad
del grupo 2 (Decreto 3022 de 2013, compilado en el Decreto
en Colombia que no esté obligada a llevar a cabo
2420 de 2015).
la convergencia hacia los nuevos marcos técnicos
normativos; esto incluye a las copropiedades.
Una copropiedad puede aplicar normas para microempresas
siempre y cuando su planta de personal no supere 10
trabajadores, sus activos totales no superen los 500 smmlv, y sus
ingresos anuales no estén por encima de 6.000 smmlv.

La constitución de la copropiedad
como persona jurídica,
independiente de sus propietarios,
conlleva a la obligatoriedad de
llevar contabilidad y elaborar
informes financieros para dar
cuenta, a los propietarios y otros
usuarios, sobre la gestión de
la administración, el uso de los
recursos, entre otros aspectos.

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GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD
EN LAS COPROPIEDADES
E
l CTCP publicó, el pasado 31
de octubre, el Concepto 820
del 2017, el cual resuelve 19
inquietudes sobre la aplicación de los
marcos técnicos normativos para las
copropiedades; en este, se considera que
la copropiedad objeto de análisis está
ceñida por los lineamientos del marco
técnico normativo para microempresas,
contenido como anexo 3 en el DUR 2420
de 2015.
Al respecto, cabe anotar que el Decreto
2649 de 1993 queda derogado,
atendiendo la excepción incluida en
el artículo 2.1.1 que menciona que
las normas incluidas en el DUR 2420
de 2015 y las que las modifiquen o
sustituyan, regulan de forma integral
los aspectos técnicos contables. No
obstante, en caso de existir un tema
que no esté regulado por estas, se debe
recurrir y atender las disposiciones del
Decreto 2649 de 1993.
Frente a lo anterior, el Consejo Técnico
en el Concepto 820 de 2017 expresa
que, si la copropiedad no ha preparado
su información financiera bajo la
normatividad vigente, debe establecer
la aplicación de estos requerimientos de
forma retroactiva y realizar los debidos
ajustes como corrección de errores,
afectando la información de forma
comparativa desde el año 2014.
Políticas contables
Respecto a la siguiente consulta: ¿una
copropiedad puede presentar el manual de
políticas contables sin tener como marco
legal los decretos 2420 y 2496 de 2015, y
aprobar los estados financieros?, el CTCP
responde que la forma y la evaluación
de las políticas contables no pueden ser
establecidas por las orientaciones que
emiten, dado que cada copropiedad, de
acuerdo a la Ley 675 de 2001, y según
las disposiciones de la asamblea y las
estatutarias, debe diseñar y preparar
las políticas contables atendiendo los
requerimientos del marco técnico
normativo aplicable; en este caso, el
marco técnico para microempresas. Cabe
anotar que las políticas contables son una
responsabilidad de la administración de
las entidades, puesto que estas conocen
a cabalidad la misión, visión y objeto
social de la entidad, pero a pesar de este
requerimiento, esta es una tarea que se le
ha atribuido a muchos contadores.
Documentación de la
copropiedad
Referente a la posible negación
del contador a entregar los
estados financieros para que sean
anexados al acta de asamblea
de copropietarios o entregar
copias de las facturas (que dan
lugar a descuento, fotocopias,
constancias de ausencias a
asambleas o cuentas de cobro), el
CTCP menciona que los estados
financieros, las notas que los
acompañan, los soportes contables
de la entidad de orden interno
o externo, las actas de asamblea
de copropietarios o cualquier
tipo de documento, es de la
copropiedad y, por consiguiente,
el contador público no puede
retener la documentación. No
obstante, los papeles de trabajo
son de propiedad del contador
exclusivamente (ver artículo 9 de la
Ley 43 de 1990).
Estado de cuenta vs.
certificado de deuda
A pesar de la siguiente pregunta realizada
al CTCP: ¿existe dentro de las Normas
Internacionales de Información Financiera
alguna definición o directriz que permita
interpretar los términos “estado de
cuenta” y “certificación de deuda”?,
este ha expresado que desconoce una
norma técnica contable que defina
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dichos términos, debido al contexto de la
pregunta y a su importancia (la solicitud
realizada al contador de emitir un
certificado de deuda o estado de cuenta
al copropietario u administrador de la
propiedad horizontal). Aquí mencionamos
la definición general que, en la práctica,
se maneja para estos dos conceptos:
• Certificación de deuda: se entiende
como un documento que contiene
los montos de las deudas de un
copropietario, acompañados de los
detalles y conceptos que se relacionan
con la misma.
• Estado de cuenta: es un documento
emitido por las entidades bancarias,
compañías de financiamiento o
entidades financieras, o por la
administración de la copropiedad al
copropietario, en el que se relacionan
los movimientos y saldos de cuotas
ordinarias y extraordinarias en un
determinado período.
Expensas comunes
En las copropiedades existen
unas erogaciones necesarias que
se generan para la prestación
de los servicios comunes
esenciales, conocidas como
expensas comunes. Dichos
servicios son requeridos para
garantizar el buen estado y la
seguridad de los bienes comunes
del edificio o conjunto, entre
estos está el mantenimiento,
reposición, reconstrucción,
reparación y vigilancia de dichos
bienes; además, se tienen en
cuenta los servicios públicos u
otros desembolsos realizados
para estos fines. Las expensas
comunes están a cargo de cada
copropietario, dependiendo
de la participación porcentual
que estos tengan en los bienes
comunes.
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RECONOCIMIENTO DE BIENES COMUNES
C on la implementación de Estándares Internacionales se
han generado muchas dudas sobre cómo debe llevarse
la contabilidad en las copropiedades. Al respecto, el CTCP
tiene disponible la Orientación 015 con los lineamientos para las
copropiedades de uso residencial o mixto, ya sean del grupo 1, 2 o 3.
De acuerdo con lo anterior, en la orientación se indica que los
bienes privados o de dominio particular no deben reconocerse
en los estados financieros de la copropiedad, ya que el uso y
control está en manos de cada copropietario, como tampoco se
incluirán los bienes comunes esenciales; por su parte, los bienes
comunes no esenciales podrán reconocerse en los estados
financieros de la copropiedad siempre y cuando pasen a ser
legalmente de esta; en caso contrario, no se reconocerán.
En síntesis, podría decirse que la mayoría de bienes comunes
no se reconocen en los estados financieros de la copropiedad.
Sin embargo, para identificar cuáles bienes se reconocen o no
según esta indicación, se requiere precisar la clasificación y
características de los bienes comunes.
Bienes comunes
Conforme al artículo 3 de la Ley 675 de 2001 Régimen de
propiedad horizontal, la definición de bienes comunes
corresponde a:
“Partes del edificio o conjunto sometido al régimen de
propiedad horizontal pertenecientes en proindiviso a todos
los propietarios de bienes privados, que por su naturaleza
o destinación permiten o facilitan la existencia, estabilidad,
funcionamiento, conservación, seguridad, uso, goce o
explotación de los bienes de dominio particular.”
En tal sentido, son las partes indivisibles de la copropiedad que
pertenecen a cada copropietario de forma parcial y permiten
que cada uno de ellos disfrute de su local u apartamento. Cabe
anotar que tendrán la calidad de bienes comunes los indicados
en la Ley 675 de 2001, como también los señalados en los planos
(con debida licencia de construcción). Hacen parte de los bienes
comunes los siguientes:
Volver al menú
• Bienes comunes esenciales: no serán reconocidos
contablemente por la copropiedad ya que se requieren
para la existencia, estabilidad y seguridad de los bienes
incluidos en esta (sin estos la copropiedad no tendría como
subsistir) y, a su vez, son los bienes requeridos para que cada
copropietario disfrute el uso y control de cada uno de los
bienes de dominio privado; entre estos se encuentran:
◦◦ Terreno
◦◦ Cimientos
◦◦ Estructura
◦◦ Áreas de circulación
◦◦ Instalaciones generales
◦◦ Fachadas
◦◦ Techos o losas
◦◦ Escaleras
• Bienes comunes no esenciales: no cumplen con la definición
anterior, pues son de uso común de los copropietarios, pero
de los cuales se puede prescindir, se pueden ceder, vender
o arrendar y tienen la capacidad de separarse de los bienes
del copropietario sin causar perjuicio de que disfrute su bien
particular; entre estos se encuentran:
◦◦ Piscina
◦◦ Quiosco
◦◦ Salón de reuniones
◦◦ Parqueaderos comunes
◦◦ Gimnasio
A manera de conclusión, por lo general, los bienes comunes
no esenciales no son reconocidos en la contabilidad de la
copropiedad, pero conforme a las definiciones incluidas en el
Estándar Internacional, si cumplen con las siguientes premisas
podrán reconocerse como activos:
• En caso de que la copropiedad identifique qué controla, está
expuesta a los riesgos y tiene los derechos de beneficios
futuros del bien.
• Es capaz de medir fiablemente este tipo de bienes.
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INGRESOS DISTINTOS A LAS CUOTAS
ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS
L
os ingresos son incrementos en
los beneficios económicos que
fluyen hacia una entidad a modo de
incrementos en el activo o disminuciones
en el pasivo, dando como resultado un
incremento patrimonial, y son distintos a
las aportaciones de capital de los socios.
En el caso de las copropiedades, los
ingresos pueden provenir de las cuotas
de administración, cuotas extraordinarias
y fondos de imprevistos, pero
también se pueden presentar ingresos
correspondientes a intereses por mora,
multas y explotación de bienes comunes.
Intereses por mora
Los intereses por mora son una
indemnización por los perjuicios causados
por un deudor que no ha pagado a
tiempo. El artículo 30 de la Ley 675 de
2001 establece que la copropiedad se
hace acreedora al cobro de estos intereses
cuando los copropietarios no han cancelado
a tiempo sus deudas. La tasa máxima
permitida para este tipo de intereses es 1,5
veces la tasa certificada por las autoridades
financieras. La asamblea puede aprobar que
la tasa sea inferior a la máxima permitida,
pero nunca se podrá establecer una tasa
más alta. La entidad debe reconocer la
cuenta por cobrar y el ingreso por intereses
en el momento en el cual sean exigibles de
acuerdo con la ley y los estatutos.
Multas
Las multas se generan cuando ocurre
un incumplimiento de obligaciones
no pecuniarias. En el caso de las
copropiedades se pueden establecer
multas por diversas causales, las cuales se
reconocen como ingreso en el momento
en que sean exigibles para la copropiedad.
Explotación de zonas
comunes
La Ley 675 de 2001 permite a las
copropiedades explotar las zonas
comunes, siempre que este hecho no
afecte la libre circulación, la estructura
de la edificación, ni resulte en una
contravención a las normas aplicables.
Asimismo, el producto de esta explotación
de zonas comunes debe ser invertido en
la atención de expensas necesarias (ver
página 6), considerando que, en todo
caso la administración debe dar debida
cuenta de la administración de estos
recursos ante la asamblea general de
copropietarios.
Cuando exista algún tipo de contrato
o convenio por el cual parte de estos
recursos deban ser entregados a terceros,
la copropiedad deberá reconocerlos como
pasivos. En todos los demás casos, estos
recursos deben reconocerse como ingresos.
El literal a) del párrafo 2.23 del
Estándar para Pymes establece que
los ingresos son incrementos en los
beneficios económicos que fluyen hacia
la entidad, a modo de incrementos en
el activo o disminuciones en el pasivo,
que son susceptibles de incrementar
el patrimonio de la entidad, y no
corresponden a aportaciones de capital.
De acuerdo con la definición anterior,
cuando una copropiedad recibe recursos
por explotación de zonas comunes se
presenta un incremento de activos
(dinero o cuentas por cobrar) que puede
incrementar el patrimonio, a menos que
en algún contrato se haya establecido
que todo o parte de estos recursos
deban transferirse a un tercero, en cuyo
caso se reconocería un pasivo por la
parte que se debe transferir.
Reconocimiento de la
explotación de zonas comunes
El hecho de que la copropiedad tenga
el derecho, establecido mediante los
estatutos, de explotar zonas comunes
y obtener beneficios económicos no
conlleva el reconocimiento de ningún
activo en los estados financieros de
Volver al menú
la copropiedad (ver cartilla práctica
Reconocimiento y medición de activos
en pymes).
Por ejemplo, una copropiedad puede
establecer, mediante sus estatutos, que
la administración puede alquilar un
salón para la realización de eventos. Sin
embargo, si la entidad puede alquilar el
salón, obtener ingresos por este concepto,
y disponer de ellos para las expensas
comunes o inversiones, esto no conlleva al
reconocimiento del salón como un activo de
la copropiedad, debido principalmente a que:
a. La copropiedad no puede disponer del
activo.
b. La copropiedad no se ve afectada por
variaciones en el valor del activo, pues
no gana por valorización ni pierde por
deterioro del valor.
c. En cualquier momento la asamblea
de copropietarios puede revocar la
autorización de la explotación de la
zona común.
Otros ejemplos de actividades que llevan
a cabo las copropiedades para generar
recursos son la venta de productos,
alquiler de espacios, alquiler de sillas,
mesas y otros menajes, alquiler de
terrazas para ubicación de antenas,
regalías por instalación de puntos de pago
automatizados, entre otros.
Presentación en el estado de
resultados
En el estado de resultados de la
copropiedad o en las notas, se
presentarán cada una de estas partidas
de forma separada, y se revelará la
información necesaria para su adecuado
entendimiento. No se deben presentar
montos acumulados que representen
diferentes tipos de ingresos, como
lo solicita, por ejemplo, la sección 23
Ingresos de actividades ordinarias del
Estándar para Pymes. La entidad debe
revelar el monto separado de cada uno de
los conceptos que conforman sus ingresos
de actividades ordinarias.
8
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ASPECTOS CLAVE AL APLICAR EL ESTÁNDAR
D
ebido a la particularidad de la entidad (entidad sin
ánimo de lucro de naturaleza civil), las copropiedades
cuentan con múltiples transacciones especiales, las cuales
expondremos a continuación junto con otras situaciones de la
copropiedad, y su respectivo reconocimiento y medición bajo los
Estándares Internacionales de Información Financiera:
Deterioro de cuotas de
administración
Las cuotas de administración en una copropiedad o las cuentas
por cobrar en cualquier tipo de entidad son un instrumento
financiero en el alcance de la sección 11 del Estándar para
Pymes. Como veremos a continuación, para el caso de las
copropiedades, de presentarse cuentas por cobrar en situación
de mora puede darse lugar al reconocimiento del deterioro de
este activo.
De acuerdo con el Estándar Internacional, un instrumento
financiero es un acuerdo que da lugar a un activo financiero (ver
cartilla práctica Reconocimiento y medición de activos en pymes)
de una entidad (copropiedad) y a un pasivo financiero (ver
cartilla práctica Reconocimiento y medición de activos en pymes)
o a un instrumento de patrimonio de otra (copropietario).
A partir de esta definición, el literal d), párrafo 5 de esta
sección del Estándar para Pymes, enuncia las cuentas, pagarés
y préstamos por cobrar y por pagar como instrumentos
financieros que normalmente cumple con las condiciones
mencionadas, lo cual reafirma esta clasificación. El párrafo 21
Volver al menú
de la sección 11 del Estándar para Pymes determina que en los
instrumentos financieros medidos al costo o al costo amortizado
deberán ser evaluados al final de cada período sobre el que
se informa la existencia objetiva del deterioro del valor de los
activos financieros. De ser así, la entidad deberá reconocer
inmediatamente una pérdida por deterioro del valor, el cual
afectará directamente los resultados.
En la situación específica de las copropiedades, pueden
presentarse distintos escenarios alrededor del cobro de las
cuotas de administración, las cuales deberán ser evaluadas por
la administración para determinar si hay lugar al deterioro de
la cartera o no. En el caso de que se tenga el conocimiento de
quiénes son los copropietarios que usualmente no pagan, bien
sea por situación de abandono o alguna característica similar
que pueda hacer que no exista un responsable por la cuota
de administración, el preparador de la información deberá
hacerse la siguiente pregunta: ¿hay esperanza que se recaude
en un futuro cercano?, y si la respuesta es negativa, puede
emprenderse un proceso jurídico para el cobro de dicha cuota
pudiendo extenderse este proceso durante muchos periodos sin
tener garantía del cobro de la misma.
Respuestas
¿Se puede aplicar deterioro de cartera en las cuotas de
administración de una propiedad horizontal, aun sabiendo
que a futuro los pagos pendientes serán recaudados?
http://actualice.se/96dz
9
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En este escenario, en el momento en que
cada mes se genere la factura por la cuota
de administración, automáticamente se
deteriora la cuenta por cobrar ya que no
hay expectativa de recaudar esos dineros
en el ciclo o giro ordinario del negocio, el
cual para las copropiedades puede ser de
1 mes. En otros escenarios, puede que
uno de los responsables de la cuota de
administración no tenga un trabajo estable,
o puede que periódicamente pague lo
acumulado en varios meses conforme a la
obtención de sus ingresos. Probablemente
en estos casos, al cierre del período y de
acuerdo con la política que pueda tener
la entidad, esta cartera no se encuentre
deteriorada bajo esos argumentos.
Asimismo, la copropiedad deberá evaluar
en qué momento la acumulación de esa
cartera origina el reconocimiento del
correspondiente deterioro. Esto permitirá
evitar que se determinen grandes
patrimonios de las copropiedades que
solo obedecen a carteras vencidas.
Respuestas
¿Qué elementos deben tenerse en
cuenta para el tratamiento de la
cartera de una propiedad horizontal
que aplica el Estándar Internacional
para Pymes?
http://actualice.se/8t51
Cuotas extraordinarias
En una propiedad horizontal solo
existen dos cuotas que conforman
las expensas: las ordinarias y las
extraordinarias. Las cuotas ordinarias,
determinadas por la asamblea
de copropietarios, son aquellas
expensas que deben pagar de manera
periódica todos los propietarios
según su coeficiente de área para
el sostenimiento de la copropiedad.
Cualquier otro, indistinto de su
denominación que se solicite a los
propietarios fuera de esta cuota
ordinaria, se considera cuota
extraordinaria (esta cuota deberá ser
igualmente aprobada por la asamblea
de copropietarios de acuerdo a lo
determinado por la Ley 675 de 2001).
Consideraciones del CTCP
sobre su tratamiento
De acuerdo con lo mencionado, la
cuota ordinaria y la extraordinaria como
expensas de la copropiedad, podrán,
en primer lugar, ser reconocidas como
partidas del efectivo o equivalente de
efectivo (ver página 12). En este sentido se
ha pronunciado en distintas oportunidades
el Consejo Técnico de la Contaduría Pública
–CTCP– (Concepto 037 de 2017).
De manera consecuente, y producto de
este tipo de transacciones, la copropiedad
podrá reconocer cuentas por cobrar como
uno de los tipos de instrumentos financieros
reconocidos por el Estándar Internacional.
Para su reconocimiento contable, ambas
directrices se encuentran contenidas en las
secciones 11 y 12 del Estándar Internacional
para Pymes Instrumentos financieros básicos
y otros temas relacionados (aplicables a las
entidades que conforman el grupo 2). Estas
consideraciones son respaldadas por la
Orientación Técnica No. 15 del CTCP, la cual
se ha expresado en el mismo sentido.
En cuanto al tratamiento específico de las
cuotas extraordinarias, este documento
incluye orientaciones que deberían seguir
las copropiedades para el reconocimiento
y tratamiento de este tipo de partidas.
Estas consideraciones estarán mediadas
por la destinación que se realice o se
pretenda realizar del recaudo de estas
cuotas. Frente a esto, se consideran 4
tipos de destinaciones que las cuotas
extraordinarias podrían cubrir:
1. Cuotas extraordinarias destinadas
a cubrir los déficits que se puedan
generar en la atención de las expensas
comunes ordinarias de la copropiedad,
las cuales son requeridas para la
seguridad, existencia y conservación
de los bienes comunes.
2. Adquisición por separado,
construcción o fabricación de
bienes muebles a través de cuotas
extraordinarias, distintos de los
inmuebles por destinación o adhesión.
3. Cuotas extraordinarias cuya destinación
sea utilizada para la compra o
construcción de nuevos bienes comunes
o mejora de bienes ya existentes que no
hayan sido ni serán desafectados.
4. Cuotas extraordinarias cuya destinación
será la adquisición, mejora o reparación
de bienes comunes no esenciales, que
hayan sido desafectados.
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Cada una de estas destinaciones implicará
un tratamiento contable específico,
afectando otras, además de las partidas
ya relacionadas (cuentas por cobrar y
efectivo y equivalentes), de acuerdo
con el desembolso de dichas expensas
ajustándose a la destinación mencionada.
Mejoras a zonas
comunes
Un activo es un recurso controlado,
derivado de hechos pasados, del que se
espera obtener beneficios económicos
en el futuro (ver cartilla práctica
Reconocimiento y medición de activos
en pymes). Así mismo, este debe poder
medirse con fiabilidad para establecer
una certeza razonable sobre la obtención
de dichos beneficios. En tal sentido,
para determinar si la inversión realizada
en las zonas comunes de la propiedad
horizontal debe o no debe ser reconocida
como activo, la administración tendrá
que analizar si obtendrá beneficios de esa
mejora, pues si esta consistió en pintar una
pared, arreglar una filtración de la piscina,
resanar la pintura de una torre afectada por
humedad, u otras por el estilo, la operación
puede llevarse de manera directa al gasto,
impactando el estado de resultados.
Pero por el contrario, si la asamblea
construyó un local comercial para que
sea alquilado, la propiedad horizontal
podría beneficiarse de tal canon. Además,
la mejora realizada constituye un nuevo
bien que es de la copropiedad y, por
tanto, es reconocible como activo, no
como mejoras en bienes ajenos. En
consecuencia, se llevará de manera directa
a la partida correspondiente del activo
(propiedades, planta y equipo, en este
caso). El valor registrado en tal cuenta está
sujeto a amortización o al tratamiento
como propiedad de inversión si cumple
con las condiciones exigidas por la
normativa vigente al respecto. La inversión
para mejoras podrá integrarse al activo
de la copropiedad siempre que se trate
de una partida material capaz de generar
beneficios económicos, y que, en efecto,
sea controlada por la copropiedad, no por
uno de los copropietarios.
Cuando el local al que nos referimos en
el ejemplo le pertenezca a uno de los
copropietarios, será considerado solo como
una nueva unidad dentro de la copropiedad
que deberá tenerse en cuenta al momento
de determinar obligaciones administrativas.
10
 Especiales Actualícese - estándares internacionales
Activos donados a una
propiedad horizontal
Para analizar este tema, remitámonos a un
caso real:
¿Cómo se debe reconocer la donación de un
ascensor usado, realizada por un copropietario
que transfiere la responsabilidad de los
mantenimientos, la depreciación, etc.? ¿Cómo
debe realizarse el avalúo?
Para entender este caso, y para efectos
didácticos, puede plantearse el siguiente
contexto: podría ser que uno de los
copropietarios asumió los costos de
construcción de un ascensor privado, pero
que más adelante decidió entregarlo a la
propiedad horizontal con el propósito de que
se acondicionara para el uso de todos los
residentes del edificio. En este sentido, debe
tenerse en cuenta que el hecho de que el
copropietario hiciera entrega del ascensor a la
copropiedad, no implica que haya enriquecido
a dicha entidad; por el contrario, los receptores
del beneficio son los demás copropietarios, pues
a la propiedad horizontal, como tal, no le pasa
nada por recibir o no recibir el ascensor como
donación; dicha operación jamás generará un
activo o un ingreso para la entidad.
Básicamente, lo que debe hacer la copropiedad
es una simple actualización del documento
de trabajo en el que controla los bienes que
tiene bajo su administración para reflejar la
inclusión de un nuevo activo: el ascensor. De
tal manera, este se vuelve un elemento más,
sujeto a administración de la entidad, pero la
propiedad horizontal no tiene incremento en
su patrimonio o sus activos.
Para concluir, esto no generará ningún efecto
en los estados financieros de la copropiedad,
salvo una revelación en sus estados financieros,
que indique su responsabilidad frente a la
administración del bien recibido; los gastos de
mantenimiento sí se reconocerán en el estado
de resultados de la copropiedad.
Respuestas
En una propiedad horizontal, ¿cómo se
debe reconocer la donación de un ascensor
usado, realizada por un copropietario
que transfiere la responsabilidad de los
mantenimientos, la depreciación, etc.?
¿Cómo debe realizarse el avalúo?
http://actualice.se/8s3z
Separación de
edificaciones y
terrenos
El Estándar Internacional establece la
necesidad de separar los terrenos de las
edificaciones. Esta separación obedece a
la distinta naturaleza que tienen dichos
activos en cuanto a sus características,
vida útil, riesgos, entre otros aspectos.
Una de las principales diferencias entre
los terrenos y las edificaciones es la
depreciación. Los terrenos generalmente
tienen una vida económica
indeterminada, salvo en algunos casos
especiales, como terrenos destinados
a rellenos sanitarios, o aquellos
designados a la producción agrícola que
pierdan sus propiedades orgánicas a
lo largo de un período determinado, y
no puedan usarse posteriormente para
otros propósitos.
Por su parte, las edificaciones tienen
una vida útil limitada, aunque esta
puede extenderse por muchos años. Si
usted mira a su alrededor encontrará
edificaciones que probablemente
tienen 40 o 50 años en servicio, aún
están bien conservadas, y no existe
evidencia de que tengan que ser
demolidas en un corto plazo. Por tal
razón, las normas sobre información
financiera requieren esta separación
entre los terrenos y edificios.
Ahora bien, si la entidad adquiere un
inmueble sometido al régimen de
propiedad horizontal, es necesario
tener en cuenta las disposiciones
contenidas en la Ley 675 de 2001,
especialmente las siguientes:
• El artículo 1, que establece que en
la propiedad horizontal concurren
derechos de propiedad exclusiva
sobre bienes privados y derechos
de copropiedad sobre el terreno y
los demás bienes comunes.
• El artículo 3, que establece que
los bienes comunes (ver página 7)
son parte del edificio o conjunto
sometido al régimen de propiedad
horizontal pertenecientes en
proindiviso a todos los propietarios
de bienes privados que por su
Volver al menú
naturaleza o destinación permiten
o facilitan la existencia, estabilidad,
funcionamiento, conservación,
seguridad, uso, goce o explotación
de los bienes de dominio particular.
Por su parte, se consideran esenciales
aquellos bienes indispensables para la
existencia, estabilidad, conservación y
seguridad del edificio o conjunto, así
como los imprescindibles para el uso
y disfrute de los bienes de dominio
particular. Se consideran bienes comunes
esenciales, el terreno sobre o bajo el cual
existan construcciones o instalaciones
de servicios públicos básicos, los
cimientos, la estructura, las circulaciones
indispensables para aprovechamiento
de bienes privados, las instalaciones
generales de servicios públicos, las
fachadas y los techos o losas que sirven
de cubiertas a cualquier nivel.
Por su parte, el artículo 19 de la misma
norma establece que los bienes, los
elementos y las zonas de un edificio
o conjunto que permiten o facilitan la
existencia, estabilidad, funcionamiento,
conservación, seguridad, uso o goce
de los bienes de dominio particular,
pertenecen en común y proindiviso
a los propietarios de tales bienes
privados y son indivisibles. Igualmente,
mientras conserven su carácter de
bienes comunes, son inalienables e
inembargables en forma separada de
los bienes privados, no siendo objeto
de impuesto alguno en forma separada
de aquellos.
Una vez analizados los elementos
anteriores, se concluye que en la
adquisición de un inmueble sometido
al régimen de propiedad horizontal
no se debe reconocer por separado
el costo del terreno, pues la norma ha
establecido que este no es de propiedad
exclusiva de ningún propietario; no
se puede vender, alienar, enajenar, o
embargar, sino que está implícito como
derecho del propietario del bien privado
sometido al régimen.
En consecuencia de lo anterior, el
costo del activo deberá imputarse
enteramente como costo de la
edificación, y expresar en las
revelaciones toda la información
importante sobre derechos de
copropiedad sobre bienes comunes.
11
 Especiales Actualícese - estándares internacionales
Cuentas de orden para el control de activos de bajo valor
Las cuentas de orden no desaparecen con la entrada en vigencia
de los Estándares Internacionales de Información Financiera;
estas podrán seguirse utilizando en algunos casos puntuales en
que sirvan para el control de operaciones de la entidad. Dada
la importante herramienta de control e insumo para la toma
de decisiones que constituye la contabilidad, es usual que la
administración requiera la vinculación de elementos de muy bajo
valor –como cosedoras y sacaganchos– a los estados financieros.
La instrucción, en estos casos, es establecer inicialmente una
política de materialidad para reconocer activos en los estados
financieros de la entidad, a fin de determinar desde qué valor
es necesario reconocer un activo como tal, pues hay un punto
desde el cual se considera que una partida es importante y por
tanto merece reconocerse como activo en el estado financiero
para después depreciarla.
Se ha pensado erróneamente que para controlar un activo, este
debe aparecer en el estado de situación financiera. El contador
no puede controlar la totalidad de los bienes; cuestiones como
pequeños elementos de papelería y uso de oficina no pueden
permanecer bajo la vigilancia del departamento contable. Si la
entidad quiere llegar a tal nivel de cuidado, debe tener presente
que esa es una labor administrativa y por tanto será el director
general quien diseñe las estrategias necesarias para lograrlo.
Siendo más exhaustivos en el análisis, no puede obviarse
que cuando se incorpora un activo en el estado de situación
EFECTIVO Y EQUIVALENTES
Y FONDO DE IMPREVISTOS
Volver al menú
financiera debe estarse al tanto de su evolución en el tiempo y
su estado permanente; por tal motivo, el reconocimiento implica
estar pendiente de su vida útil y depreciación, de la estimación
del valor neto recuperable y deterioro de valor, lo cual es un
proceso complejo que no puede hacerse con todos los bienes,
sobre todo con los de más bajo valor.
La recomendación es establecer el mínimo valor desde el cual
se reconocerán los bienes. Si la administración indicó que deben
hacerse reconocimientos en cuentas de orden, será necesario
determinar una política interna de materialidad para tal fin,
pues si se revisa la definición de propiedades, planta y equipo,
hasta una cosedora cumple con la definición. Sin embargo,
por materialidad, no debería reconocerse en el activo sino
llevarse como gasto con impacto una única vez en los informes
financieros. Para controlar dichos elementos de bajo valor, se
puede hacer un listado que indique el número existente y los
datos de la persona a la cual le fueron asignados.
Respuestas
¿Cómo se deben reconocer, en una propiedad horizontal,
los bienes de muy bajo valor que el administrador solicita
incluir en cuentas de orden?
http://actualice.se/8pdn
L a convergencia hacia los nuevos marcos técnicos normativos
afecta a todas las personas naturales y jurídicas obligadas a
llevar contabilidad en Colombia y, a todas las que, sin estar
obligadas, pretendan hacer valer su información financiera como
medio de prueba.
En el caso de las copropiedades se presentan situaciones
especiales propias de este tipo de entidades y, en algunos casos,
se hace necesario desarrollar políticas contables totalmente
nuevas, pues algunos temas no son tratados por la NIF para
microempresas, el Estándar para Pymes, o el Estándar para plenas.
12
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Pese a que el fondo de imprevistos tiene, como contrapartida, una

Efectivo y equivalentes cuenta patrimonial (excedentes de períodos anteriores o reservas), su
utilización debe afectar el estado de resultados, y luego, cuando los
resultados se trasladan del estado de resultados al patrimonio, afectar
En relación con este rubro debe aplicarse la definición
las cuentas de ganancias retenidas o reservas al cierre del período.
general de efectivo y equivalentes establecida en el glosario
de las Normas Internacionales de Información Financiera,
Ejemplo:
según la cual, esta partida incluye saldos en caja, depósitos
bancarios a la vista, así como inversiones de corto plazo y Una Copropiedad recaudó, durante el año 2016, $100.000.000, de
gran liquidez, recursos que se mantienen con el propósito los cuales $1.000.000 correspondieron a fondo de imprevistos.
de cumplir las necesidades operativas de corto plazo, en
Al cierre del año, los gastos ascendieron a $96.000.000.
lugar de mantenerse por motivos de inversión.
De acuerdo con lo anterior, el estado de resultados generaría
El saldo a reportar en esta partida comprende los conceptos una utilidad de $4.000.000.
mencionados anteriormente. Es necesario establecer en las
Esta utilidad debió haberse trasladado al patrimonio y constituir
políticas contables o en los manuales de procesos cuál va a
la respectiva reserva por $1.000.000 por concepto de fondo de
ser el tratamiento de las partidas conciliatorias y cómo estas
imprevistos:
impactan los estados financieros.
Cuenta Débito Crédito
Una de las partidas conciliatorias más comunes son las Ganancias y pérdidas $4.000.000
consignaciones no identificadas. Para su tratamiento se
Resultados del período $4.000.000
pueden seguir los siguientes lineamientos:

• Si la entidad concluye que se trata de abonos de cartera, Los resultados del período se trasladaron luego a excedentes de
aunque no haya sido identificado el tercero, debe períodos anteriores y se creó también la reserva:
reconocer estos depósitos como menor valor de la cartera. Cuenta Débito Crédito
• Si la entidad no tiene conocimiento ni indicios claros Resultados del período $4.000.000
del destino de estos depósitos, debe presentarlos como Excedentes de períodos $3.000.000
menor valor del efectivo y equivalentes. anteriores
Reserva para fondo de $1.000.000
imprevistos

Fondo de imprevistos Ahora, suponga que en el año siguiente se utilizaron $500.000

del fondo de imprevistos:
El fondo de imprevistos se forma con el 1 % del presupuesto anual Cuenta Débito Crédito
de ingresos y gastos de la copropiedad. Estos recursos provienen
Efectivo y equivalentes – $500.000
de las cuotas ordinarias que cobra la copropiedad a cada uno
Fondo de imprevistos
de los copropietarios, y hace parte de los flujos ordinarios de
la entidad. La finalidad de este fondo es atender situaciones Gastos $500.000
imprevistas, sin tener que apelar a aportes extraordinarios.
Es posible que el estado de resultados de ese año haya arrojado
Cuando el fondo de imprevistos ascienda al 50 % del presupuesto un excedente de $3.000.000, y el fondo de imprevistos para el
de ingresos y gastos del año, la asamblea general puede decidir mismo haya sido de $1.100.000. En consecuencia, los registros
suspender su recaudo. Para la utilización del fondo de imprevistos de cierre y el ajuste al fondo de imprevistos sería el siguiente:
es necesaria la aprobación del consejo de administración. Cuenta Débito Crédito
Ganancias y pérdidas $3.000.000
Por corresponder a recursos de uso restringido que requieren
aprobación del consejo de administración para ser utilizados, el Resultados del período $3.000.000
fondo de imprevistos debe mantenerse en cuentas especiales,
separadas de los recursos de libre disposición, de tal forma Cuenta Débito Crédito
que se facilite su control y gestión. Debido a que esta partida
Resultados del período $3.000.000
se forma con el presupuesto de ingresos y gastos, la asamblea
debería solicitar la realización de la reserva patrimonial, Excedentes de períodos $2.400.000
proveniente de los resultados del período, la cual sería igual al anteriores
valor acumulado en el fondo de imprevistos. Reserva para fondo de $600.000
imprevistos
Los valores recaudados para efectos del fondo de imprevistos se
obtienen en conjunto con las cuotas de administración y deben El ajuste a la reserva de fondo de imprevistos fue de $600.000,
reconocerse como ingreso en el período al cual corresponden. Al los cuales correspondieron a la apropiación del período
final del año, deberían quedar como excedente e incrementar el ($1.100.000) menos los recursos que se gastaron del fondo de
patrimonio de la entidad. imprevistos ($500.000).

13
 Especiales Actualícese - estándares internacionales
REVISOR FISCAL
EN LAS COPROPIEDADES
C onforme al artículo 56 de la Ley 675 de 2001, los edificios
y conjuntos comerciales o de uso mixto se encuentran en
la obligación de contar con un revisor fiscal, quien debe
ser contador público (ver artículo 215 del Código de Comercio),
tener matrícula profesional vigente y estar inscrito en la Junta
Central de Contadores.
En cambio, en las copropiedades de uso residencial esta figura
es potestativa, es decir, estaría a consideración de la asamblea
general de copropietarios designar si la copropiedad debe contar
con revisor fiscal.
¿El revisor fiscal puede ser copropietario?
Conforme al artículo 56 de la Ley 675 de 2001, en los
conjuntos de uso comercial o mixto el revisor fiscal no
puede ser propietario o tener bienes privados dentro de la
misma copropiedad, ni tener parentesco hasta el 4 grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con el
administrador o miembros del consejo de administración;
asimismo, tampoco podrá ser designado como revisor fiscal
quien tenga algún vínculo comercial o cualquier situación que
pueda amenazar su independencia u objetividad.
Por el contrario, en el caso de edificios o conjuntos de uso
residencial, el revisor fiscal puede ser copropietario o tener
bienes privados en el edificio o conjunto.
Elección y período del revisor fiscal
De acuerdo con el numeral 5 del artículo 38 de la Ley 675
de 2001, es función indelegable de la asamblea general de
copropietarios elegir al revisor fiscal. Por otra parte, el período
del revisor fiscal debe establecerse en el reglamento de la
propiedad horizontal, o en caso de que no se defina, su período
será de un año. Ahora bien, al respecto del tema el CTCP, en su
Concepto 307 de 2017 menciona que, aunque el revisor fiscal
podrá ser reelegido de forma indefinida, la entidad podrá aplicar
de forma voluntaria el código de mejores prácticas corporativas y
lo estipulado en la Medida n.º 39 incluida en este:
“Medida n.º 39. Se recomienda que el emisor, en los
contratos que suscriba con su revisoría fiscal, pacte
cláusulas en las que la firma de revisoría se comprometa
a rotar a las personas naturales que al interior adelantan
dicha función con por lo menos una periodicidad de cinco
(5) años. Igualmente, se recomienda pactar que la persona
que ha sido rotada solamente pueda retomar la auditoria
de la misma compañía luego de un periodo de dos (2)
años. La misma recomendación aplica para los casos en los
cuales el revisor fiscal sea una persona natural.”
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¿Puede un revisor fiscal asumir
más de cinco revisorías?
Es importante aclarar que, de acuerdo con el artículo 215
del Código de Comercio, ninguna persona podrá ejercer
el cargo de revisor fiscal en más de cinco sociedades por
acciones (entiéndase SA., SAS y comandita por acciones).
Conforme a esto, el revisor fiscal puede asumir más de cinco
revisorías en copropiedades, dado que son entidades sin
ánimo de lucro y no clasifican en la categoría de sociedad
por acciones.
Participación del revisor fiscal
Tal como sucede en el caso de las entidades comerciales,
el revisor fiscal debe mantener su independencia
respecto a los actos que ejerza la administración y, en
ninguna circunstancia puede ejecutar o tomar decisiones
administrativas; asimismo, debe mantenerse al margen
de realizar o suministrar soporte a las actividades de
preparación de información contable o que atañen al
contador de la copropiedad.
¿Puede el revisor fiscal impugnar
decisiones de la asamblea?
Conforme al artículo 49 de la Ley 675 de 2001, el
revisor fiscal, los propietarios de bienes privados y el
administrador podrán solicitar que una decisión de la
asamblea se anule exponiendo razones que ayuden a
demostrar su desajuste a los lineamientos legales o al
Régimen de propiedad horizontal.
En las copropiedades de uso
residencial esta figura es
potestativa, es decir, estaría a
consideración de la asamblea
general de copropietarios
designar si la copropiedad debe
contar con revisor fiscal.
14
 Especiales Actualícese - estándares internacionales
PRESUPUESTO PARA COPROPIEDADES
E l uso de un presupuesto en las copropiedades se justifica
debido a que es una herramienta fundamental para que
este tipo de organización planee cómo se desarrollarán
los procesos de la copropiedad en el futuro; también ayuda a
prever circunstancias inciertas y es un mecanismo efectivo para
identificar situaciones que requieran mejoras en la administración.
Para elaborar el presupuesto se requiere la participación
proactiva de los administradores de la copropiedad y que se
apoyen en los conocimientos de diferentes profesionales como
arquitectos, ingenieros eléctricos, contadores, entre otros; de
igual forma, se requiere tener un conocimiento del mercado,
contar con experiencia en procesos llevados a cabo en propiedad
horizontal y velar por la optimización de recursos de la misma.
Normatividad inmersa en el
presupuesto
Si bien es cierto que el presupuesto tiene una elaboración
numérica, también cuenta con un marco legal que debe tenerse
presente, tanto para definir los parámetros que no se pueden obviar
como para evitar multas y sanciones; dicho marco conceptual parte
desde la Constitución Política Nacional y se rige con los lineamientos
de la Ley 675 de 2001 Régimen de Propiedad Horizontal.
Además, existen otras normas que exigen que los presupuestos
tengan en cuenta rubros obligatorios; entre estas normas están los
decretos 356 de 1994, 4950 de 2007, 2209 de 2016 y la Circular
20163200000665, que establecen los parámetros sobre contratos
con servicios de vigilancia y las tarifas mínimas. Al respecto,
cabe anotar que en el presupuesto de la propiedad horizontal
los rubros destinados a servicios de este tipo son relevantes ya
que corresponden aproximadamente al 40 % (en las grandes
copropiedades) o hasta el 60 % (en las pequeñas copropiedades)
de la cuota de administración pagada por los copropietarios. De
Volver al menú
este modo, si el contrato se realiza directamente con una empresa
de vigilancia o con una cooperativa las tarifas cambian, ante esto se
requiere evaluar qué sería lo más conveniente para la copropiedad.
Otro aspecto a tener en cuenta para realizar el presupuesto son
los lineamientos para las contrataciones y el pago de seguridad
social, parafiscales y prestaciones sociales y demás cargos
asociados a la nómina de personal administrativo, de oficios varios
y mantenimiento presentes en el Código Sustantivo de Trabajo;
sea que estos estén vinculados directamente con la copropiedad
o tengan un contrato de prestación de servicios, se debe tener
especial atención en cumplir con los requerimientos de la UGPP y
proyectar los costos asociados a la nómina en el presupuesto.
Por otro lado, deben tenerse en cuenta las normas de seguridad
en piscinas reguladas por la Ley 1209 de 2008, y los decretos
2171 de 2009 y 554 de 2015; verificar en estas normas si
se requiere o no incluir en el presupuesto mantenimiento
especifico o gastos en seguridad, como el caso de los salvavidas.
Entre otras normas, se encuentran las de carácter contable y
tributario, como la Ley 1819 de 2016, que introdujo cambios en
materia tributaria para las copropiedades (ver Especial de revista
de edición n.º 76); el anexo 3 del DUR 2420 de 2015, que establece
los lineamientos para llevar contabilidad en la mayoría de las
copropiedades (habrán casos de copropiedades que por tamaño
deben clasificarse en el Grupo 1 y 2), la Ley 222 de 1995, la Ley
43 de 1990, y las normas que debe tener en cuenta el profesional
contable en lo que respecta a las Normas de Aseguramiento de la
Información –NAI–, entre ellas el Código de Ética.
Para concluir, si el presupuesto se elabora con una proyección
de enero a diciembre, dado que la asamblea de copropietarios
se reúne generalmente los tres primeros meses del año y solo
hasta ese momento se aprueban o desaprueban presupuestos,
se debe incluir los acontecimientos, ingresos, gastos y demás
transacciones ocurridas en el primer trimestre transcurrido.
15
 Especiales Actualícese - estándares internacionales
Relación del contador con la
copropiedad
En el concepto 820 de 2017 del CTCP se expresa que la
copropiedad objeto de estudio no ha realizado la aplicación
del marco técnico normativo para microempresas,
obviando las disposiciones de la Ley 1314 de 2009 y el DUR
2420 de 2015; situación que da pie a la siguiente pregunta:
cuando se omiten las disposiciones de la Ley 1314 de 2009
y el DUR 2420 de 2015, ¿los movimientos contables de la
copropiedad para emitir un certificado de liquidación de
deuda e interponer una demanda de carácter ejecutivo
ante un juzgado a un copropietario que presenta una mora
son fiables? Al respecto, el CTCP cita el título 2 de la Ley 43
de 1990, del cual vale la pena rescatar lo siguiente:
• El contador público que ejerza como revisor fiscal
de una copropiedad no es responsable de los actos
administrativos de la propiedad horizontal que requiere
sus servicios o de actos de los copropietarios.
• En cuanto el contador público identifique que para
prestar sus servicios se requiera ejecutar actos que sean
contrarios a la moral y a la ética o actos que interfieran
con el libre y correcto ejercicio de su profesión, debe
rehusarse a la prestación de dichos servicios.
• Si el contador público identifica que no cuenta con la
formación o capacitación adecuada sobre alguna labor
específica que se le requiera en la copropiedad, debe
excusarse de aceptar o ejecutar dichas labores.
• Si un contador público ejerce como revisor fiscal
de una copropiedad, no podrá prestar sus servicios
profesionales como asesor contable u empleado
durante el primer año siguiente a su fecha de retiro
como revisor fiscal.
• En caso de que la administración de la copropiedad reciba
atención de otro profesional que excluya el servicio del
contador público o que esta incumpla con las obligaciones
que fueron convenidas en el contrato, el contador público
puede interrumpir la prestación de sus servicios.
Teniendo en cuenta la pregunta anterior y lo citado
por el CTCP, puede responderse que, conforme a la
obligación del profesional contable de dar fe pública,
y debido a que la copropiedad no está aplicando el
marco técnico normativo requerido y por tanto no está
expresando una información completa y veraz de sus
movimientos u hechos económicos, el contador debe
expresar a la administración y a la asamblea general el
deber que tienen de abstenerse de emitir certificados
de liquidación de deuda hasta que estén al día con los
requerimientos legales, estatutarios y contables. Cabe
anotar que conforme al artículo 39 de la Ley 675 de 2001,
el revisor fiscal de una copropiedad puede citar una junta
extraordinaria cuando lo considere necesario.
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Contadores que actúan como asesores y
revisores fiscales
Un contador que haya actuado como empleado de
la copropiedad debe rehusarse de aceptar cargos o
funciones como auditor o revisor fiscal de la misma por
lo menos durante los 6 meses siguientes a la fecha de
terminación de su contrato como empleado (ver artículo
51 de la Ley 43 de 1990). Por tanto, en caso de requerirse
actuar como asesor contable y a su vez como auditor
o revisor fiscal de la copropiedad, el contador debe
abstenerse e informar a la administración su negativa al
respecto. Es importante tener en cuenta las disposiciones
del código de ética del artículo 37 de la Ley 43 de 1990
y de la parte A del anexo 4.1 del DUR 2420 de 2015, en
cuanto al comportamiento que debe tener un contador
en su ejercicio profesional.
Supervisión en la implementación de NIF
en copropiedades
El CTCP expresa que, aunque no existe explícitamente
una entidad que vigile la implementación de Normas
de Información Financiera en las copropiedades, estas
no están exentas de aplicar dichas normas, por lo cual
deberán atender los requerimientos normativos del
grupo al cual apliquen conforme a los lineamientos
del DUR 2420 de 2015 y emitir la información a los
usuarios que la requieran, así como a las autoridades
que lo soliciten.
[El uso de un presupuesto en
las copropiedades] es una
herramienta fundamental para
que este tipo de organización
planee cómo se desarrollarán
los procesos de la copropiedad
en el futuro (…)
16
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Actores que interactúan en las copropiedades

En primer lugar, se encuentra la asamblea
general de copropietarios como máximo
órgano de dirección, constituido por
los propietarios de bienes privados, sus
representantes o delegados.
En segundo lugar, está la administración
de la copropiedad, quien es la encargada
del cuidado y manejo de los bienes de los
copropietarios y está sujeta al Régimen
de Propiedad Horizontal; de esta se
deriva el administrador (asignado por la
asamblea de copropietarios), quien será el
representante legal de la persona jurídica
y de la administración de la copropiedad.
En tercer lugar, está el consejo de
administración, el cual se exige
cuando existen copropiedades con
fines comerciales o mixtos con más
de 30 bienes privados (excluyendo
parqueaderos o depósitos). En otros
casos como las copropiedades con
fines comerciales o mixtos que tengan
un número igual o inferior a 30 bienes
privados, o las copropiedades de uso
residencial (excluyendo parqueaderos o
depósitos), quedará a disposición de las
mismas designar este órgano, el cual debe
estar integrado por un número impar de
miembros (mínimo 3).
En cuarto lugar, se encuentra el revisor
fiscal encargado del control de las
operaciones de la copropiedad y a quien
le corresponde ejercer las funciones
establecidas en la Ley 43 de 1990,
las Normas de Aseguramiento de la
Información y el Código de Ética de la
IFAC, así como verificar que la información
se encuentre revelada bajo Estándares
Internacionales.
Por último, se encuentra el contador
quien, además de entender y aplicar
los nuevos marcos técnicos contables
y de aseguramiento, debe atender
las siguientes normas en cuanto a la
preparación de información financiera:
• Los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de
1995 que abordan los lineamientos
de preparación y presentación de
estados financieros certificados y
dictaminados.
• Código de Ética contenido en la Ley 43
de 1990, específicamente en lo que
respecta a los principios básicos de
ética profesional mencionados en el
artículo 37.
• Los artículos 69 y 70 de la Ley 43 de
1990.

Responsabilidad en las copropiedades

El CTCP, en el Concepto 507 de 2017, expresa que la
administración de una copropiedad es la responsable de
los estados financieros y que el contador, como depositario
de la confianza pública, es responsable de la información
contenida en estos y del cumplimiento de los requerimientos
de la Ley 43 de 1990 y el código de ética incorporado al DUR
2420 de 2015.

Asimismo, basándose en las funciones contenidas en el

artículo 51 de la Ley 675 de 2001 RRégimen de propiedad
horizontal, el CTCP puntualiza que la responsabilidad de
la contabilidad es del administrador de la copropiedad.
Sumado a ello, cabe anotar que entre las responsabilidades
del administrador está: convocar a la asamblea de
reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su
aprobación el inventario y balance general de las cuentas
del ejercicio anterior; exponer un presupuesto detallado de
los ingresos y gastos que correspondan al nuevo ejercicio
anual e incluir en dicha información las primas de seguros;
cuidar y vigilar los bienes comunes; expedir el paz y salvo
de cuentas con la administración; y, además, llevar bajo
su dependencia los libros de actas y la contabilidad del
edificio o conjunto.

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