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SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE

DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE SSTA-I-17 INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA

SSTA-I-17

INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA CONTRATISTAS

Fecha

Versión

09/04/2019

1

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION

NATURALEZA DEL CAMBIO

FECHA

1

Se Emite Este Documento Con El Código SSTA-I-17

9/04/2019

EQUIPO SST

DIRECCION SST

ELABORADO

APROBADO

SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE

DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE SSTA-I-17 INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA

SSTA-I-17

INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA CONTRATISTAS

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Versión

09/04/2019

1

INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA CONTRATISTAS

Antes de ingresar al sistema BPMS tener presente los siguientes aspectos:

a) Escanear e identificar los documentos del paquete de ingreso por cada trabajador (16 documentos).

b) Escanear los documentos a blanco y negro, en archivos separados.

c) Cada documento debe ser un archivo en formato PDF.

d) El documento del certificado o entrenamiento en alturas y la verificación del mismo debe digitalizarse y los dos deben guardarse en el mismo archivo en formato PDF.

e) Marcar cada archivo con el nombre del documento que se escaneo; Ejemplo:

Cedula de ciudadanía, Afiliación EPS, Afiliación ARL. (De acuerdo con el formato

SSTA-F-76)

f) Previamente crear una carpeta en el computador para identificar los documentos por trabajador.

g) Los archivos se deben cargar en el siguiente orden:

1)

Fotocopia por las dos caras de cedula de ciudadanía.

2)

Fotocopia del certificado de afiliación a la EPS del mes vigente.

3)

Fotocopia del certificado de afiliación a la ARL del mes vigente

4)

Fotocopia del certificado de afiliación a la AFP del mes vigente

5)

Planilla aportes al sistema de seguridad social. (EPS, ARL y AFP) del mes vigente.

6)

Copia del recibo de pago o comprobante de pago electrónico de la planilla de seguridad social.

7) Examen médico de aptitud máximo un año de vigencia a nombre del empleador.

8)

Validación del examen médico ocupacional, emitida por la IPS.

9)

Inducción SST de la empresa empleadora.

10) Registro de entrega elementos de protección personal y dotación. 11) Perfil de cargo de acuerdo a las funciones a ejecutar; competencias y responsabilidades frente a SST 12) Registro de socialización de perfil de cargo. 13) Certificación vigente de trabajo seguro en alturas de acuerdo al nivel que corresponda. 14) Validación del certificado de trabajo seguro en alturas, emitida por el centro de entrenamiento. 15) Contrato de trabajo. 16) Otros documentos de roles y/o cargos especializados.

* Las validaciones se requieren para garantizar que los documentos entregados son verídicos.

* Para los siguientes roles y/o cargos especializados se tendrán que adjuntar los siguientes documentos, un PDF por cada documento:

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INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA CONTRATISTAS

 

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09/04/2019

 

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CARGO Y/O ROL

 

DOCUMENTO

 
 

Hoja de vida

Licencia vigente en SST de acuerdo con manual de contratistas.

Auxiliares y/o inspectores SST

Certificado curso vigente 50 horas SST

 

Certificado curso básico primeros Auxilios.

Certificados del curso vigente de coordinador de alturas.

Certificaciones laborales que acrediten la experiencia requerida (1 año)

Eléctricos (personal que desarrolle tareas y trabajos en caliente)

Certificado CONTE de acuerdo con la categoría que le corresponda o certificado de formación como técnico eléctrico.

Examen médico ocupacional de aptitud para el cargo a desempeñar.

 

Certificado

de

persona

autorizada

para

espacios confinados.

 

Actividades en espacios confinados

Examen médico de aptitud para espacios confinados.

Topógrafos

Licencia y certificado vigente del consejo profesional nacional de topografía.

 

Certificado de idoneidad

 

Operadores de cortadora o / y Operadores Equipos de construcción

Capacitación especifica en el manejo del equipo

Operador maquinaria amarilla y grúas torre

Certificado de formación de competencia

Aparejadores de Grúa Torre

Certificado de capacitación en izaje de cargas.

 

Acreditación de la guarda emitida por la Superintendencia de seguridad y vigilancia.

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Guardas de seguridad física

Curso vigente (máximo un año) de guarda de seguridad.

Examen

vigente

(máximo

un

año)

psicométrico para manejo de armas de

fuego

 

Visa de trabajo.

 

Personal Extranjero

Cedula de extranjería.

 

Registro SIRE.

 

INGRESAR AL SISTEMA BPMS

El Bussiness Process Magnament Service (BPMS) es una herramienta que permite gestionar, almacenar y consultar la información que se genera y hace parte de los procesos de la compañía.

Esta herramienta funciona con el motor de búsqueda Google Chrome, su uso es fácil y amigable para cualquier usuario que desee utilizar los servicios que posee el BPMS.

Una vez se tengan los documentos completos, escaneados y guardados en el computador por cada trabajador, ingrese a BPMS con el usuario y la contraseña que les fue asignada por el inspector SST de Amarilo.

A continuación, se explicará cada paso a seguir para el ingreso al BPMS:

1. Ingrese al BPMS registrando la siguiente URL en la barra de búsqueda del navegador:

2. Una vez ingrese a la URL , aparecerá en pantalla lo siguiente:

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DOCUMENTACIÓN PARA CONTRATISTAS Fecha Versión 09/04/2019 1 3. Digite en el campo de nombre de usuario

3. Digite en el campo de nombre de usuario la dirección de correo electrónico asignado, seguido de la contraseña.

Ejemplo:

Usuario:

Contraseña:

amarilo2015

4. Después de ingresar al sistema aparecerá la siguiente pantalla:

Seleccionamos la opción “RADICAR” se desplegará otra pestaña que tendrá por nombre “tipo documental” y daremos clic en la opción “Paquete de ingreso contratista”. Tenga presente el correo electrónico del inspector de SST de Amarilo y del proyecto a donde se va a cargar la información.

presente el correo electrónico del inspector de SST de Amarilo y del proyecto a donde se

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5. (1) Dar clic en crear radicado, aparecerá un número de radicado asignado por el sistema, relacionado con (2) paquete de ingreso del contratista; esto con el fin de anclar los 10 archivos en PDF.

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6. En la opción (3) seleccionar archivo; adjuntar los 10 documentos digitalizados en

PDF.

formato

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7. Cuando la palabra “LISTO” aparezca en azul se debe (4) seleccionar el cuadro de documento, automáticamente se seleccionan los 10 archivos como se observa en la imagen

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8. Dar clic en (5) la flecha doble y automáticamente se trasladarán los 10 archivos a la ventana izquierda cómo se observa en la imagen.

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9. Una vez adjunto, se dará clic sobre la pestaña “INDEXAR” se visualizará el documento y al lado derecho de la ventana deberán diligenciarse todos los campos que solicita el sistema (Proyecto, obra, nombre contratista, NIT contratista, nombre del trabajador, cedula del trabajador y fecha de ingreso).

del trabajador, cedula del trabajador y fecha de ingreso). 10. Al finalizar de diligenciar los campos

10. Al finalizar de diligenciar los campos que solicita el sistema daremos clic en el icono (6) Guardar

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El sistema guardará el documento para revisión del inspector de seguridad y salud en el trabajo de la obra.

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11. Después de guardar el documento es importante dar Clic en (7) Comentario

7
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12. Seleccionado el icono comentario aparecerá una ventana para dar clic en el (8)

agregar

cuadro

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13. Aparecerá un (9) cuadro dónde se escribirá el comentario:

Ejemplo: La documentación se encuentra en el sistema nombre trabajador, empresa contratista.

14. Se selecciona la opción (10) enviar por correo: se digita la dirección de correo electrónico del Inspector de SST y finalmente se da (11) clic en “Guardar”

de SST y finalmente se da (11) clic en “Guardar” 9 10 11 12 15. Una
9 10 11 12
9
10
11
12

15. Una vez guardado el comentario, se debe dar (12) clic en “Aceptar” para que el sistema envié un correo con el comentario al Inspector de Seguridad y salud en el trabajo correspondiente a la dirección de correo ingresada.

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PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS

A continuación, se describe el procedimiento para subir al sistema BPMS los documentos con nuevas fechas de vigencia como cursos de alturas certificados médicos, y/o vigencia de cualquier tipo de certificado:

1. Ingrese los documentos aplicando los pasos del 4 al 10 del presente documento.

2. Una vez haya culminado el paso anterior, se debe apadrinar el nuevo certificado al radicado inicial del trabajador, teniendo en cuenta los siguientes pasos:

2.1 Clic en más opciones

trabajador, teniendo en cuenta los siguientes pasos: 2.1 Clic en más opciones 2.2 Clic en cambiar

2.2 Clic en cambiar asociación de padre

trabajador, teniendo en cuenta los siguientes pasos: 2.1 Clic en más opciones 2.2 Clic en cambiar

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2.3 Le aparecerá la ventana de asociación de padre, digite allí el número de radicado inicial del ingreso del trabajador al proyecto

de radicado inicial del ingreso del trabajador al proyecto 2.4 Clic en guardar para asociar el

2.4 Clic en guardar para asociar el nuevo radicado, al radicado inicial del trabajador al

proyecto.

radicado, al radicado inicial del trabajador al proyecto. Una vez culminados estos pasos los certificados vigentes

Una vez culminados estos pasos los certificados vigentes quedaran apadrinados al radicado inicial del trabajador.

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REVISIÓN Y CONFIRMACION DEL INSPECTOR AL CONTRATISTA

1. El inspector ingresará al sistema BPMS dónde revisará cada archivo validando los documentos ingresados por el contratista.

2. El Inspector debe ingresar a BPMS cuando reciba el correo con el comentario realizado por el contratista, quien previamente mediante la entrega del formato SSTA-F-76 diligenciado y firmado, le confirma que los documentos ya se encuentran en el sistema.

3. El inspector también deberá agregar un comentario dónde confirma que todos los documentos se encuentran completos sin novedades o por el contrario indicando si hace falta algún requisito para el ingreso del personal.

si hace falta algún requisito para el ingreso del personal. 4. El contratista recibirá un correo

4. El contratista recibirá un correo directamente de BPMS dónde se encuentra la aprobación del inspector o las observaciones que se presenten.

¿Qué hacer cuando se sube por error un documento que no corresponde?

En el comentario debe informar al inspector el cargue de los documentos de los trabajadores también puede comunicarle al Inspector el archivo (nombre o número con el que está marcado el pdf) que se encuentra en el sistema que no corresponde o tiene algún error, para que el inspector pueda eliminarlo.

**Sí se presenta alguna novedad con el sistema BPMS o el usuario por favor comunicarlo por medio de un correo electrónico al Inspector del proyecto para realizar el respectivo acompañamiento**.