Colegio Evangélico Mixto

“La Aurora”
Curso: Matemáticas

Profesora: Carlos Morales

Tema
El Vale

Nombre: Frank Brayan

Clave: 22

Grado: 4to PC

Sección “A”

Año: 2019
 Índice

Contenido
I. Introducción ...................................................................................................... 1
1. Factura.............................................................................................................. 2
2. Remito .............................................................................................................. 7
3. RECIBO ............................................................................................................ 9
4. Cheque ........................................................................................................... 12
5. PAGARE ......................................................................................................... 15
6. Letra de cambio .............................................................................................. 17
7. Ticket .............................................................................................................. 18
8. Vale................................................................................................................. 19
9. Libranza .......................................................................................................... 20
10. Endoso ........................................................................................................ 22
11. Nota de debito ............................................................................................. 24
12. Aval ............................................................................................................. 25
13. Duplicado .................................................................................................... 26
14. Giro bancario ............................................................................................... 26
15. Bono ............................................................................................................ 28
16. Cotización .................................................................................................... 29
17. Certificado ................................................................................................... 30
18. Orden .......................................................................................................... 31
19. Boleta .......................................................................................................... 31
20. Póliza ........................................................................................................... 32
21. Tarjeta de crédito......................................................................................... 34
22. Pedido ......................................................................................................... 36
23. Proforma ...................................................................................................... 37
24. Contrato ....................................................................................................... 38
25. Kardex ......................................................................................................... 40
II. Conclusiones .................................................................................................. 42
III. Recomendaciones ....................................................................................... 43
IV. Bibliografía................................................................................................... 44
 I. Introducción

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas, Estos son
realizados de acuerdo a lo requerido en sus generalidades, o actividades teniendo
en cuenta las normas y requisitos legales, dentro de estos podemos mencionar la
carta de pedido, de reclamo, la carta de cotización como también otros documentos
como currículo vitae solicitud cada uno de estos desglosados para su entendimiento
y elaboración.

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1. Factura

La factura es un documento legal que constituye y autentifica que se ha prestado o

recibido un servicio o se ha comprado o vendido un producto. En la factura se
incluyen todos los datos referentes a la operación y, la emisión de la misma, es de
obligado cumplimiento en operaciones mercantiles.

Los requisitos básicos y obligatorios que, como mínimo, debe contener una factura
son los siguientes:

 Número de factura y, si corresponde, serie.

 Fecha de emisión.

 Fecha de operación en el caso de ser diferente a la de emisión.

 Datos del emisor de la factura: NIF, nombre y apellidos y/o denominación

social.

 Descripción de los bienes entregados y/o servicios prestados.

 Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión "IVA incluido".

 Contraprestación total.

 En facturas rectificativas, referencia a la factura rectificada.

 Cuando se produzcan las siguientes circunstancias:

- Operaciones exentas: referencia a la norma.
- Mención "facturación por el destinatario".
- Mención "inversión del sujeto pasivo".
- Mención "Régimen especial de Agencias de viajes".
- Mención "Régimen especial de bienes usados".

Para que una factura sea considerada válida a efectos legales, debe contener, al
menos, los datos descritos anteriormente y será calificada como "Factura
simplificada".

La "Factura completa" llevaría más datos en ella. Podéis ver la normativa descrita
en la página de la Agencia Tributaria en su apartado de Contenido de las Facturas.

2
Como se llena una factura

Lo primero que debes saber es el contenido que debe de haber sí o sí en una

factura, que es el siguiente:
1. Datos del emisor de la factura; tus nombres y apellidos, domicilio y NIF o
CIF. También puedes añadir un teléfono de contacto o un email si lo
prefieres.

2. Número: número correlativo de la serie de la factura. Deben ir ordenados

desde el 1 (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante ese
ejercicio fiscal.

3. Fecha: día de emisión de la factura. Es importante que sean correlativas con

el número de la factura, ya que no puede una con el número 60 de septiembre
y una con el número 55 de octubre.

4. Datos del remitente de la factura: nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF

de la persona que recibe la factura. Puedes añadir otros datos en caso de
que te parezca necesario (teléfono, correo, …).

5. Concepto: descripción de la factura. Debes escribir el motivo (producto o

servicio) por el que emites esa factura en concreto. Por ejemplo algo como
“Servicios de marketing online en octubre” serviría.

6. Base imponible: cuantía de la factura antes de impuestos (IRPF e IVA si

son necesarios).

7. Retención de IRPF (opcional): retención para autónomos profesionales que

varía en su cuantía dependiendo de la retención que tengas (7% o 15%).

8. IVA (opcional): cantidad de Impuesto de Valor Añadido que debes de cobrar

en la factura. En la mayoría de facturas emitirás a un 21%, salvo que el tipo
de IVA de tu producto sea hiperreducido, reducido o exento.

9. Importe total: suma de la base imponible – IRPF + IVA si se han incluido

ambos elementos.

10. Método de pago: medio por el que vas a recibir el cobro de la factura en
cuestión (lo más común es a través de la cuenta bancaria).

Estos 10 elementos son los más comunes en todas las facturas. Ahora veremos
cómo se rellenan los más complicados, que no son otros que el IRPF, IVA e importe
total.

3
Tipos de facturas
La factura ordinaria

Es la que se usa más habitualmente. Justifica una transacción o actividad comercial

de prestación de servicios o compraventa.

Incluye la fecha en que se ha generado o fecha de expedición, el número de la

factura, la razón social o el nombre completo del autónomo, el NIF o CIF, el domicilio
social, el concepto o breve descripción de la operación realizada, la fecha en la que
se ha realizado, el IVA a aplicar y la retención de IRPF que corresponda y el
desglose de las cantidades: importe neto, cuota tributaria y cantidad total a pagar.

A partir de este tipo de factura podemos elaborar otras dos, la rectificativa y la

recapitulativa.

La factura rectificativa

Si una vez generada la factura ordinaria hemos cometido algún error, la hemos
enviado a la persona equivocada, debemos incluir algún descuento producido tras
la operación o se devuelven los productos… que afectan a la transacción en
cuestión, haríamos una factura rectificativa.

También se puede generar una factura rectificativa por una sentencia firme que
anule o modifique la actividad económica realizada y por declararse en concurso de
acreedores el sujeto de la factura.

Puede hacerse siempre que no hayan pasado más de 4 años desde la fecha de
expedición de la factura que se va a corregir, en el momento en que se constaten
las causas por las que se va a modificar.

Se pueden rectificar varias facturas al mismo tiempo, mediante una sola factura
rectificativa, siempre que se identifiquen debidamente todas ellas.

A parte de todos elementos que contiene la factura ordinaria, debe incluir otros
también:
 Que se identifique como Rectificativa.

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  El/los motivos y cuantía de la rectificación que se realiza.
 El IVA que se aplica y la cuota repercutida.
 Hay que detallar el importe que se rectifica (negativo o positivo).

La factura recapitulativa

Incluye en una sola factura distintas transacciones u operaciones de un mismo

sujeto o cliente realizadas en diferentes fechas, pero todas ellas dentro del mismo
mes natural.

Si el cliente es autónomo o empresario en activo, la factura deberá generarse antes

del día 16 del mes consecutivo a aquel en el que hayan tenido lugar dichas
operaciones.

Variantes de estas facturas: Copia y duplicado de factura

La copia es igual al documento original y se distingue de ella porque se añade la

palabra “COPIA”. Normalmente la original se manda al cliente y nosotros nos
quedamos con la copia.

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Se hacen duplicados de una factura en el caso de que se envíe a más de un
destinatario o si se pierde la original. En este último caso hay que detallar que es un
duplicado para que no hay lugar a confusión si finalmente apareciera.

La factura proforma

No posee validez contable ni puede usarse como justificante, por ello no debe tener
numeración, ni sellarse o firmarse excepto si se pide de manera expresa.

Este tipo de factura documenta la operación comercial (productos o servicios y

precios correspondientes) que se realizará en caso de que el destinatario la acepte
y la fecha de validez máxima. Su finalidad es que el sujeto tenga la máxima cantidad
de información posible y le sirva como presupuesto.

Tienes que añadir de manera explícita la palabra “PROFORMA”, para que no haya
lugar a error y se confunda con una ordinaria.

La factura electrónica
Equivale a la factura en formato papel y se consideran de igual forma desde Enero
de 2013. Sólo se diferencian en que la electrónica se envía por medios telemáticos
o electrónicos.

Por supuesto, para que sea legal, debe contener la misma información y campos
que una factura ordinaria y enviarse del emisor a destinatario, registrándose el
consentimiento de ambos. También es necesario que valides estas facturas con una
firma electrónica.

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La factura simplificada

Se considera factura simplificada la que no incluye todos los datos requeridos por
ley. Los tickets de compra son considerados facturas simplificadas. En ellos no
aparecen los datos fiscales del destinatario.
Puede generarse cuando el total de la factura no supere los 3.000 euros, incluido el
IVA.

Suelen utilizarse en el transporte de personas, el comercio minorista y el sector de

la hostelería.

2. Remito

El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega

y/o remisión al cliente de las mercaderías. La persona que recibe dichas
mercaderías, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas según el

7
detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.

La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya orden de compra

extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confección de
la factura si la entrega de las mercaderías es previa a la facturación.

REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.

Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes:
1. Fecha de emisión.

2. Número de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos

comprobantes).
3. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.

5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del

vendedor).

6. Según la Resolución General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los
mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la
leyenda “DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA”.
7. La letra “R” en el recuadro central del borde superior

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3. RECIBO

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se
ha pagado por un servicio o producto.Hay de diversos tipos según el formato, si
queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden
por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en
poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como
por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se
pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe
conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que
se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para
dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realizó con
la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a
voucher cuando tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers de las tarjetas
de crédito que tiene varias copias según el uso de los interesados. Además sirve
para sacar cuentas de cuánto dinero se ha gastado.

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Tipos de recibos más comunes
Los tipos de recibos más comunes e importantes son los siguientes:

 Recibo de caja de ingreso: certifica la recepción de una cantidad que se

adeudaba, generalmente en efectivo.

 Recibo de caja de egreso: certifica el desembolso en efectivo por la compra

de bienes o servicios al contado.

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 Recibo de alquiler: certifica el pago generalmente de una mensualidad por
parte de un inquilino de un inmueble. Debe ser extendido por el dueño de la
casa.

 Recibo de depósito en cuenta corriente: este documento deja constancia

de la recepción de una cantidad de dinero mediante una transacción
bancaría.

 Recibo de depósito judicial: deja constancia del depósito en una entidad

bancaria de una cantidad económica por orden de un juez.

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4. Cheque

Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable

de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una
cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para
retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa
en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta
bancaria.

CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del
cheque escribimos el nombre del legítimo tenedor persona que, salvo que
transmita el documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El incluir la
cláusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone
de manifiesto explicitamente la capacidad que tiene el legítimo tenedor del
cheque de transmitir o endosar este a un tercero.

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 CHEQUE AL PORTADOR

Es aquel que no indica una persona específica a favor de quien se expide.

Este tipo de cheque debe indicar la leyenda “al portador” en el espacio
destinado para señalar el nombre del beneficiario.
Características particulares:
 El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o
empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea “ el portador”
del cheque es quien podrá cobrarlo.
 No es necesario presentar una identificación para realizar su cobro, ni escribir
los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.
 El cheque al portador podrá ser expedido hasta por la cantidad que cada
institución determine, de acuerdo a sus políticas internas.

Recomendaciones:
 Al recibir un cheque al portador, deposítalo o cóbralo inmediatamente, ya que
en caso de extravío o robo, podrá ser cobrado por cualquier persona.
 Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institución bancaria
tiene la obligación de pagarlo a quien lo presente para su cobro, por lo que
debes notificar inmediatamente el extravío o el robo al banco, además de
seguir el procedimiento que éste te indique para llevar a cabo este tipo de
cancelación.
 Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la
cantidad máxima por la que este puede ser expedido, ya que al ser
disposiciones del Banco de México, estas pueden variar.
 Respecto a la cancelación de este tipo de cheques, ésta se hará efectiva
hasta que hayan transcurrido los plazos de presentación que establece la
Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito; misma que señala que será
de 15 días naturales que sigan al de su fecha, si fueran pagaderos en el
mismo lugar de su expedición. Dentro de un mes si fueran expedidos y
pagaderos en diversos lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses si
son expedidos en el extranjero y pagaderos en territorio nacional o viceversa.
Mientras no transcurran estos plazos, no puede ser cancelado el cheque,
salvo en caso de robo.

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 CHEQUE CERTIFICADO
En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar
totalmenteseguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes
para ser pagado por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez
requerirá al banco certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que
el banco retira el importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona
que lo expide, sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el
documento contará con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo
presente para su cobro en el plazo establecido. Con este tipo de cheques se
asegura la existencia de recursos para el pago del documento aún cuando
posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la
misma no podrá disponer de ese dinero.

Características particulares
 El cuentahabiente es el único que puede solicitar la certificación.
 Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una empresa
determinada.
 No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante
endosos y sólo puede canjearse por el beneficiario, quien deberá cobrarlo o
depositarlo en su cuenta.
 Junto con la leyenda en que se indique que el cheque está certificado, debe
contener dos firmas de funcionarios facultados por el banco.
 Se cobra comisión por su certificación.
 Este cheque podrá ser cancelado por el cuentahabiente que solicitó su
certificación siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el
documento al banco para realizar la cancelación.
 A diferencia del cheque de caja, para éste tipo de cheques es necesario que
quien lo emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que
puede decirse que únicamente es para clientes de ese banco.
 Este tipo de documento puede ser muy útil cuando se quiere asegurar de que
el cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco.

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 Recomendaciones
 Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificación de
cheques y el cargo en caso de cancelación.
 Si la cancelación se debe a robo o extravío del documento, deberás levantar
un acta ante el ministerio público y presentarte con una copia de la misma
ante el banco para que procedan a realizar los trámites de cancelación.

CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institución de crédito para que
el cliente sólo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha
institución.
El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedirá el
cheque y éste será pagado en esa misma institución o en su caso podrá
depositarse en una cuenta del beneficiario.

5. PAGARE

El pagaré es uno de los elementos más utilizados en el ámbito comercial para

documentar una deuda y una de las herramientas más eficaces para garantizar
su futuro cobro.

En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayorí-a utiliza esta arma
comercial tan importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en
forma correcta.

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PARTES DE UN PAGARÉ

Para que un pagaré se considere emitido correctamente y para que esté

amparado dentro de la legalidad tiene que contener estas nueve
especificaciones:
 Fecha y lugar de emisión del pagaré
 Nombre de la entidad y oficina librada
 Nombre completo del beneficiario (puede ser una persona física o jurídica)
 Importe expresado en números y letras.
 Fecha y lugar de vencimiento
 Número de cuenta y Código IBAN de la cuenta del emisor
 La palabra pagaré
 Identificador de la barra de truncabilidad: Esta barra permite informatizar el
pagaré.
 Firma del emisor

Durante los años las especificaciones se han ido ampliando, ya que en

los orígenes del pagaré no estaban amparados en la legalidad. Actualmente, los
pagaré siguen estas mismas características entre ellos:

 Literalidad: La exigencia del pago se limitará a aquello que se estipule en el

documento. El pagaré deberá pagarse a la fecha acordada y el importe será
el que consta en el pagaré. Todo aquello que suceda posteriormente de la
emisión, como arreglos, “tratos” o prórrogas no surtirán ningun efecto si así
no se estipula en la emisión.

 Autonomía: El pagaré puede cambiar de beneficiario, si así lo desea el

mismo. De esta manera, el nuevo beneficiario se convertirá en el nuevo
propietario del documento y junto a él obtendrá el derecho a cobro de éste.

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 El emisor quedará al margen del derecho de endoso. Por ejemplo, María
firma un pagaré a favor de Jesús, pero Jesús decide transmitirlo o
endosarselo a Jordi. Jordi, el nuevo propietario del pagaré, en ese momento
pasa a tener el derecho de cobro de este sin necesidad de que María se
entere y sin necesidad de conocer “los tratos” que ha hecho con Jesús.

 Circulación o traslación: Este derecho se refiere a que un documento

puede circular de forma libre y cambiar de propietario. El acreedor del pagaré
podrá cambiar en el tiempo y el último poseedor podrá exigir su pago aunque
el suscriptor no conozca al acreedor.

 Abstracción: El pagaré persistirá y será exigible de forma independiente de

la causa que lo originó. Este documento privado consta como el inicio y el
final de una obligación, no como un documento accesorio a otro acto jurídico.
Es decir, un pagaré siempre se podrá cobrar a no ser que éste sea devuelto
o destruido al deshacer el trato. Si esto no sucede, al deudor le costará salir
bien parado de una demanda mercantil.

 Incorporación: Para poder ejercer y reclamar los derechos y obligaciones

asociados al pagaré, este tiene que existir y poder exhibirse.

6. Letra de cambio

La letra de cambio es un documento mercantil por el que una

persona, librador, ordena a otra, librado, el pago de una determinada
cantidad de dinero, en una fecha determinada o de vencimiento.
El pago de la letra de cambio se puede realizar al librador o a un tercero
llamado beneficiario, tomador o tenedor, a quien el librador ha transmitido
o endosado la letra de cambio.
En la emisión y circulación de una letra de cambio intervienen las
siguientes personas:
 El librador: Es la persona acreedora de la deuda y quien emite la letra de
cambio para que el deudor o librado la acepte y se haga cargo del pago del
importe de la misma.
 El librado: Es el deudor, quien debe pagar la letra de cambio cuando llegue
la fecha indicada o de vencimiento. El librado puede aceptar o no la orden de
pago dada por el librador y en caso de que la acepte, quedará obligado a
efectuarlo. En este caso al librado se le denominará aceptante.
 El tomador, portador, tenedor o beneficiario: Es la persona que tiene en
su poder la letra de cambio y a quien se le debe abonar.

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 También pueden intervenir en la circulación de la letra las siguientes
personas:
 El endosante: Es el que endosa una letra o la transmite a un tercero.
 El endosatario: Es aquel en cuyo favor se endosa la letra (el que recibe la
letra)
 El avalista: Es la persona que garantiza el pago de la letra.
Es la declaración del librado (deudor) que se contiene en la letra de
cambio y por la que asume la obligación de pagar al que la tenga en su poder
(el librador o un tercero llamado tomador, portador, tenedor o beneficiario, si
el librador transmitió o endosó la letra) cuando llegue su vencimiento.
Con esta declaración el librado se convierte en aceptante, esto es, en
el obligado principal y directo.
Sin la aceptación, el librado no estará obligado al pago de la letra de
cambio, independiente de las acciones que quepan ejercitar contra él por la
negativa a firmar la letra.
Si el librado no acepta la letra, el beneficiario de la letra de cambio o
tenedor podrá dirigirse contra el librador para reclamar su pago.
Así, la aceptación:
 Debe realizarse por el librado mediante la firma de la letra de cambio.
 Puede ser total o parcial respecto a la cantidad consignada en la letra de
cambio.
 La aceptación no puede estar sujeta a ninguna condición.

7. Ticket

Es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se realizan

con consumidores o usuarios finales (contribuyentes del RUS) sin embargo
en algunas ocasiones los tickets son emitidos por contribuyentes del RER o
RE, permitiendo de este modo formar parte del costo o del gasto para efectos
tributarios.
DEFINICIÓN

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 El ticket o cintas emitidas por máquinas registradoras deberán ser utilizados
en operaciones con consumidores finales y en las realizadas por los sujetos
del Régimen Único Simplificado.
En operaciones que se realiza con consumidores finales.
En operaciones realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado.
Solo podrán ser emitidos en moneda nacional.
Permite ejercer el derecho al Crédito Fiscal, sustentar gasto o costo
para efecto tributario o Crédito Deducible
Los no permiten ejercer el derecho al crédito fiscal, sustentar gasto o costo
para efecto tributario o crédito deducible, salvo que cumpla con los requisitos
del caso.
USO
Sustentarán gastos y/o costos para efectos tributarios cuando se
identifique el comprador consignando su número de RUC y se emitan como
mínimo en original y una copia los que se entregarán al comprador.
Permitirán ejercer el derecho al crédito fiscal cuando adicionalmente a los
requisitos ya indicados se discriminen en el monto de los tributos o que
gravan la operación.

8. Vale

Un vale es un documento administrativo, por medio del cual un sujeto señala

por escrito haber recibido objetos o dinero en calidad de préstamo. Es
utilizado como promesa de pago, a través del cual el deudor contrae un
compromiso de pago con su acreedor, sobre cierta cantidad de dinero, en el
lugar y fecha que se estipule en el mismo documento. Un vale debe contener:
fecha, nombre del deudor, nombre del acreedor, cantidad de objetos o dinero
que se presta, datos de los objetos dados en préstamo, incluyendo el estado
físico en que se encuentren; finalmente la firmas de los involucrados.

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 Las formas de giro de los vales son:

A fecha fija: ocurre cuando se establece en el vale, la fecha de vencimiento

en un dia especifico.
Acierto plazo de la fecha de giro o emisión: en este caso el vale se vence
luego de pasado el tiempo desde la fecha de emisión, según lo pactado.
En las empresas cuando un empleado toma dinero para comprar algún
material o mercancía que no haya en existencia en la compañía; o porque
desea un adelanto sobre su salario, se elabora un “vale de caja”. Este vale
debe llevar: fecha, cantidad en número y letra, explicación clara sobre el
concepto, firma de autorización, rúbrica de quien recibe el dinero.

9. Libranza

Es básicamente un mecanismo de recaudo en el cual un trabajador que

adquiere un crédito con un tercero autoriza a su empleador a que le retenga
un valor determinado de su salario, bien sea quincenal o mensual, y se lo
traslade al banco para cubrir la cuota periódica que debe cubrir del crédito
adquirido por el trabajador.El tercero acreedor no debe ser necesariamente
un banco: también puede ser una entidad comercial que venda diferentes
bienes y servicios como electrodomésticos, planes vacacionales, estudio,
etc..
En otros terminos libranza es una línea de Crédito de libre inversión que
se otorga a empleados o jubilados de empresas que han firmado un convenio
de Libranza en el cual se comprometen a descontar mensualmente de los
salarios o mesadas de sus empleados las cuotas de los créditos y enviarlas
al Banco.

En el Banco existen dos líneas de libranza:

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 *Libranza: para atender a empleados de empresas del sector real

*Libranza Especial: para atender a empleados de empresas del sector

oficial

 ¿El descuento de nómina tiene que estar autorizado por escrito?

Así el empleador tenga conocimiento del crédito, así el trabajador

verbalmente y frente a muchos testigos haya autorizado al empleador al
descuento de su salario, así el empleador sea amigo del gerente del Banco
o entidad de comercio, siempre toda clase de autorización distinta a los
descuentos normales de seguridad social y embargos, deben estar
autorizados por escritos por parte del trabajador.
 ¿Tiene que existir un convenio entre empresa y banco?

Si. Este convenio es un compromiso de la empresa para con el Banco o

Entidad Comercial, en el cual consta que las sumas periódicas que le retiene
al trabajador serán transferidas a sus cuentas o pagadas directamente.De no
existir ese convenio, no estaríamos frente a una Libranza, sino simplemente

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 frente a un crédito cualquiera, donde el trabajador-usuario va y paga
directamente su cuota.
 En la Libranza, ¿se necesita Codeudor?

Para entregarle el crédito a un trabajador casi siempre, por no decir

siempre, le piden a éste que presente un Codeudor, que debe ser también
trabajador de la misma empresa.
 ¿Qué pasa si el contrato de trabajo termina y aún existe saldo con el
banco?

Cuando el trabajador autoriza por escrito a su empleador para que le

retenga parte de su salario para el pago de la cuota periódica al banco, debe
también autorizar en el mismo documento al empleador a retener de las
prestaciones sociales e indemnizaciones a que tenga derecho el valor de las
cuotas que faltan por pagar.
Y si la liquidación final de Prestaciones Sociales no alcanza a cubrir la
totalidad del saldo, hay dos opciones:
La Primera: es hacer efectivos los pagarés o cobros a codeudores que
fueron exigidos al momento de prestarle dinero a un trabajador a través del
sistema de Libranza.
La Segunda: es que al no existir codeudores, el Banco o Entidad Comercial
tendrá que permitirle al trabajador que ya no labora en la empresa que siga
pagando directamente en sus dependencias las cuotas que aun faltan por
cancelar.

10. Endoso

El endoso es cuando una persona cede a otra el poder de hacer actos de

dominio a su nombre o transfiere la propiedad de un documento. Sería el
endosante el que por medio de una firma realizada en el reverso del
documento permite conceder este traspaso.
El endoso debe hacerse únicamente en la parte trasera del documento,
excepto en las facturas automotrices, en donde es necesario hacerlo en la

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parte delantera. Lo más frecuente son los endosos sobre cheques, en donde
el endosante cede los derechos precisos para que el endosatario pueda
efectuar el cambio.
Tipos de endosos
Hay que diferenciar entre tres clases de endosos aplicables a los títulos
de crédito:
Endoso en propiedad: a través de este formato se traspasa el poder de
forma absoluta sobre el documento en cuestión. Esto implica que se
convierta en propiedad del endosatario, que será el que asuma las
obligaciones y derechos sobre el mismo.

Endoso en procuración: en este no se transfiere la propiedad del

documento. Esto significa que el endosatario únicamente consigue el poder
para presentar o cobrar el documento.

Endoso en garantía: se traspasa el poder del documento a modo de

prenda.

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 El único requerimiento obligatorio y que presente validez ante instancias
judiciales, públicas o privadas es la firma del endosante. En ocasiones
también suelen añadirse otros datos de interés como el nombre de la persona
que obtiene el poder, la clase de endoso y el lugar y fecha de la transferencia.

Un ejemplo de endosar muy frecuente lo encontramos en los cheques. Para

que lo cobre otra persona debe escribirse en la parte posterior: "Cedo los
derechos de cobro de este cheque al Sr. Manuel Quintana Rodríguez", con
la pertinente firma.

11. Nota de debito

En ocasiones, se producen errores en la emisión de facturas a

compradores o clientes. Esto provoca que estos errores se deban solventar
con diferentes mecanismos, ya que la Ley prohíbe la eliminación de facturas
ya emitidas.
Una de estas formas es la nota de débito y se utiliza cuando un
comprador quiere informar a un vendedor de que ha aumentado el precio de
su deuda o que la cantidad que había pagado era errónea y debe pagar más.

24
 Definición de nota de débito
La nota de débito es un documento que se le envía al comprador o
cliente para avisarle de que ha aumentado la cantidad de su deuda por algún
motivo. Con este documente se le avisa que se le cargado, o que debe, una
cantidad de dinero por un concepto que se especifica en la nota. Al contrario
que la nota de crédito, es la notificación a un comprador de que se le debe
cobrar más dinero.

Imágenes: Syda Productions || Shutterstock

Este tipo de documentos se utilizan en situaciones como un error en la
facturación porque se le haya cobrado menos, para cobrar intereses de
demora en las facturas impagadas, para gastos bancarios o para cualquier
situación que implique un aumento del saldo de una cuenta. La nota de débito
siempre implica un ingreso para la empresa que la emite.

12. Aval

En el contrato de aval aparece una tercera persona que hace de garantía

para el pago de una obligación si la persona (deudor) no pudiera hacerse
cargo.

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Podemos definir un aval como un contrato en el que existe un compromiso

solidario de realizar el pago de una obligación a favor de una persona que
será la beneficiaria y que recibirá un bien u otro recurso.

En un contrato de aval la persona que se compromete es el avalista y la

que solicita el préstamo es el avalado (deudor).

Características del acto de avalar

25
 La función fundamental de presentar un aval es una garantía para que el
avalado pueda adquirir la obligación, ya que, si el deudor principal no paga
el crédito, se puede exigir la satisfacción de la deuda al avalista.

Es muy común presentar aval cuando se pide un préstamo a un banco,

por ejempo. Con esto se busca demostrar la garantía de poder pagar el
préstamo en los plazos acordados.

Además, le da validez a la persona para conseguir el crédito de una forma

más fácil que si no tuviese aval.

13. Duplicado

Documento copiado exactamente del original por medios mecánicos o

fotográficos, que tiene su misma validez legal, utilizado como respaldo para el
caso de extravío o pérdida accidental. Copia de un objeto que sirve para el
mismo fin.
Segunda instancia idéntica.

14. Giro bancario

Las transacciones económicas pueden hacerse a través de varios sistemas en

función de las circunstancias y necesidades relacionadas con cada pago.

26
  Transacciones con dinero tradicional
 A través del uso de tarjetas de débito o crédito
 A través de transferencias
 A través de giros bancarios.

En este caso vamos a hablaros de ésta última modalidad de envío de dinero también
conocido con el nombre de cheque de caja.

¿Qué es el giro bancario?

El giro bancario es un método de pago en el que una persona envía cierta cantidad
de dinero a otra a través de un documento denominado cheque bancario que es
emitido por el banco, el banco de la persona que emite el dinero. Este documento
debe de tener una estructura en la que aparezcan unos datos mínimos para que se
cumpla la trasferencia de dinero, estos son:

 El nombre de la entidad bancaria emisora del documento.

 El importe de dinero trasmitido.
 La identidad tanto del emisor como del receptor del importe.
 El banco donde se enviarán los fondos o el número de cuenta entre otros
datos.

En cuanto a la seguridad del giro bancario se le suelen añadir cuestiones especiales

como hilos, marcas de agua, tintas especiales que garanticen cierta fiabilidad al
documento y así evitar la falsificación.

Modalidades de giro Bancario

 Giro Bancario Cruzado: En este documento aparecen dos líneas entre el

nombre del banco que se encarga del cobro para que únicamente sea este
el que pueda facilitar el pago a través de una transacción bancaria por cuenta
corriente y no a través de dinero en efectivo.

27
 Giro bancario Comercial: Quien emite este tipo de cheques suele ser una
empresa para el pago de sus operaciones comerciales.

 Cheque Internacional: Se trata de un cheque emitido por un particular a un

país extranjero, este cheque es emitido en moneda local.

15. Bono

Un bono es un instrumento de deuda que emite una empresa o

administración pública para financiarse. El emisor de un bono promete
devolver el dinero prestado al comprador de ese bono, normalmente más
unos intereses fijados previamente, conocidos como cupón. Por eso se
conoce como instrumento de renta fija.

Los bonos son una de las principales fuentes de financiación de las grandes
empresas y las Administraciones públicas, principalmente de los Gobiernos,
que mediante la emisión de bonos materializan la deuda, entregando a sus
prestamistas un activo financiero.

28
16. Cotización

Este documento informativo lo utiliza el área de compras de una empresa

para entablar una negociación. Su importancia se da a nivel administrativo,
debido a que una cotización permite la generación de informes que comparan
los productos cotizados con los facturados.

Si bien se determina como uno de los tipos de documentos contables, no

quiere decir que este sea un ingreso, es decir no es un registro contable, ya
que cuando un cliente solicita una cotización, este está en el derecho de
decidir aceptar, modificar o rechazar, en ningún momento está obligado a
pagar. Si por el contrario, el cliente acepta dicha cotización, el empresario
entra a pasar esa cotización a factura, para que el usuario continué con el
pago.

Partes de la Cotización:
El producto, bien o servicio de interés.
Referencia del producto
Descripción del producto o del servicio.
Precio por unidad y por el número deseado.
Fecha de expedición de la cotización
Logo, número de identificación y nombre de la empresa.
Fecha, ciudad y lugar de la sucursal o centro de costes.
Nombre de la persona a quién va dirigida.
Notas adicionales (dependiendo).
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¿Cómo realizar una cotización?
Realizar una cotización puede llegar a ser muy fácil con la ayuda de un
software, por eso en Siigo podrás realizar el documento contable de una
manera rápida y automatizada.

29
 Si eres empresario, y aún no cuentas con un software y deseas conocer
el proceso para realizar las cotizaciones, revisa aquí y prueba una nueva
forma de gestionar tu negocio.

Importante: Recuerda que una cotización es una propuesta comercial que te

ayudará o no a cerrar ese negocio, así que aprovéchala y muestra las
características relevantes de tu producto o servicio a ofrecer. También ten
presente la presentación de dicha cotización, todo cuenta a la hora de
negociar.

17. Certificado

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un

determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en
especial si se trata de una institución oficial, los certificados son
fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de
texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una
persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que
se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna
irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser penado por la ley.

30
18. Orden

Orden es una secuencia en la cual son colocadas cosas, ideas o personas

en un espacio o tiempo determinado, como, por ejemplo, el orden alfabético.

Orden también se asocia al concepto de disciplina con respecto a las

reglas de comportamiento dictadas por cada sociedad o cultura, como, por
ejemplo, el orden público o el orden jurídico.

Una orden también puede significar un mandato o solicitud impositiva de

alguna cosa.

19. Boleta

Una boleta es un comprobante de alguna transacción efectuada y que se

emite tanto para dar cuenta ante el fisco de las diversas actividades
comerciales como para que sirva de comprobante ante un eventual reclamo.
Las boletas también pueden referir a las impresiones que se utilizan en
comicios y que contienen los nombres de los postulantes a ocupar cargos
públicos. En general, cuando se hace alusión a una boleta se referencia a un
papel impreso o con escritura manual en la misma; no obstante, en los
últimos años, con la utilización masiva de la informática, es posible hacer
referencia a boletas electrónicas que tienen toda la información pertinente a
cualquier operación, boletas que de ser necesario se pueden imprimir.

31
20. Póliza

La póliza es un documento con el cual se formalizan ciertos contratos de

seguros o se registran las operaciones contables de una persona o empresa.
La palabra, como tal, proviene del italiano polizza, que a su vez viene del
griego bizantino πόδειξις (apódeixis), que significa ‘demostración’ o ‘prueba’.
Una póliza también puede ser un sello, más específicamente se refiere a
aquel que utiliza el Estado español para adjuntar a ciertos documentos
oficiales (como certificados e instancias), con el fin de satisfacer el impuesto
de timbre que se requiere en ellos.

Póliza de seguro
Como póliza de seguro se conoce el documento legal que sirve de
instrumento para certificar los beneficios a que accede un asegurado cuando
paga una prima por la cobertura de un seguro.
En la póliza de seguro, son fijados los términos por los cuales la agencia
aseguradora se obliga a resarcir un daño y pagar una indemnización
económica a una persona al verificarse una eventualidad prevista dentro del
contrato.
Existen distintos tipos de póliza de seguro: contra incendios, choques,
accidentes, robos, pólizas de transporte, de enfermedad, de vida, de viaje,
etc.

32
 Pólizas contables
En contabilidad, se denomina póliza contable a todo aquel documento en
que son registradas todas las operaciones contables de una persona o
empresa. Pueden ser de distintos tipos: de diario, de egresos o de ingresos.

Póliza de diario
La póliza de diario es aquella en la cual son registrados los movimientos u
operaciones de una empresa que, aunque afectan su economía, no implican
movimiento (de entrada o de salida) de dinero.

33
 Póliza de egresos
La póliza de egresos es aquella que se utiliza para registrar operaciones
de pagos o salidas de dinero de una empresa. Conviene acotar, sin embargo,
que en caso de una salida de dinero en forma de cheque, la póliza en
cuestión recibirá el nombre de póliza de cheque.

Póliza de ingresos
Son pólizas de ingresos todas aquellas en que constan los registros del
dinero que entra a la empresa, bien sea en efectivo, por cheque o
transferencia.

21. Tarjeta de crédito

Es una tarjeta emitida por bancos, que te permite el pago sin dinero en
efectivo o el dinero en tu cuenta. En otras palabras, una tarjeta de crédito es
una alternativa de pago aunque no cuentes con el dinero en el momento y,
es mucho más seguro que llevar efectivo en la bolsa.

34
 Se le llama tarjeta de crédito porque el dinero que utilizas para hacer la
compra de bienes y servicios que necesites pertenece a un préstamo que te
hace el banco o la entidad financiera que te ha brindado la tarjeta.

Sirve como una herramienta para comprar ahora y pagar después.

A diferencia de la tarjeta de débito que es para comprar y pagar en el

mismo instante, como si fuera efectivo.

Toda tarjeta de crédito tiene un límite, el cual es el máximo que puedes

gastar cada cierto tiempo. El límite de la tarjeta la emite el banco según tu
reporte de ingresos. Si acaso quieres expandir el límite, puedes hacerlo
presentando una solicitud y un reporte de mayores ingresos.

Al igual toda tarjeta tiene una fecha de corte y pago. La fecha de corte es
el día del mes en el cual se contabilizan todas tus compras efectuadas.
Mientras, la fecha de pago es el día que debes pagar el saldo de tu tarjeta.

Imagínate que tu fecha de corte es el 14 de cada mes. Todo lo que gastes

antes del 14 (por ejemplo, del 14 de julio al 13 de agosto), lo tendrás que
pagar a más tardar el 14 de septiembre, que sería tu fecha de pago. Si no
tienes el dinero para hacer el pago completo o al contado, podrás hacer el
pago mínimo y se te cobrarán intereses.

Tarjeta de debito
La tarjeta de débito es una tarjeta bancaria de plástico de 8,5 × 5,3 cm con
una banda magnética en el reverso (y actualmente también se incluye un
chip electrónico) que guarda información sobre los datos de acceso, el
nombre y número de cuenta del titular, usada para poder efectuar con ella
operaciones financieras activas (incrementar el saldo), pasivas (disminuir el
saldo) o neutrales (no incrementan ni disminuyen el saldo disponible).

En este tipo de tarjeta el dinero que se usa es el que se toma a débito del
que el titular dispone en su cuenta bancaria y no el que le presta el banco
35
 como ocurre con las tarjetas de crédito. Algunos bancos realizan acuerdos
con sus clientes para permitirles extraer dinero en descubierto, generando un
préstamo con sus respectivos intereses.

Su cuota anual es más barata que la de crédito o incluso resulta gratuita y es

uno de los instrumentos financieros más utilizados en el mundo.

22. Pedido

es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar

ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de
producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para
la operación comercial.
Por ejemplo: “Juana, toma la orden de compra de Martínez y prepara el
pedido que pasarán a retirarlo en una hora”, “Acaba de llegar una orden de
compra por un valor de 5.000 dólares”, “No entiendo qué paso: en la empresa
me dicen que nunca recibieron la orden de compra”.
Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión,
el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos,
detalles de las mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega. Es
importante que se aclare que dicho documento no es válido como factura.
La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el
original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado.
De esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará:
el comprador, para demostrar qué mercaderías ha solicitado; el vendedor,
para preparar el pedido e iniciar el proceso de facturación.
Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita
de determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones
de pago y entrega. Se trata de una autorización que el comprador concede a
que le presenten una factura por la compra de las mercancías.

36
23. Proforma

Una factura proforma es una "factura borrador" que se envía a un comprador

con los detalles que posteriormente incluirá la factura para informar de estos al
cliente.

Una factura proforma no es una factura ordinaria, sino un documento que declara
el compromiso del vendedor de proporcionar los bienes o servicios especificados
al comprador a un precio determinado.

Las facturas proforma no se registran como cuentas por cobrar por el vendedor
ni están registradas como cuentas por pagar por el comprador. Es decir, que las
facturas proformas no forman parte de la contabilidad ni tampoco se declaran
fiscalmente, pues no tienen ninguna validez de cara a Hacienda.

proforma puede ser aquella que se le envía a un comprador antes del cierre de
la operación. No se trata de una factura real en términos impositivos, sino que
es un documento que sirve como compromiso de una empresa para vender
ciertos productos a un determinado precio.

Este tipo de factura proforma, por lo tanto, no debe registrarse en las cuentas.
Sirve para especificar en un documento una venta que aún no se ha concretado.
En caso que el comprador acepte sus términos, la venta se cierra y el vendedor
debe emitir la factura correspondiente de acuerdo a lo establecido por la ley.

En el ámbito del comercio internacional, la factura proforma suele entregarse en

la aduana cuando la factura real no se encuentra disponible a la hora de que se
produzca el envío.

La noción de proforma también aparece en el ámbito del derecho. Se trata, en

este caso, de una sentencia cuya única finalidad es posibilitar el desarrollo de
un proceso legal. Esta clase de sentencias obedece a una formalidad, y no a
una necesidad concreta del proceso.

37
Proforma, en el ámbito de la lingüística, es el morfema o la palabra que está en
condiciones de reemplazar a un sintagma, aunque, a diferencia de éste, no tiene
contenido léxico en sí mismo, sino que su referente debe ser determinado por la
situación comunicativa o por su antecedente.

Proforma La situación comunicativa forma parte de la teoría de la comunicación,

y hace referencia al marco o contexto, el espacio y al momento en el cual se
lleva a cabo cualquier proceso comunicativo. El antecedente, por su parte, es un
sustantivo, sintagma nominal (grupo de palabras que tiene un sustantivo o
pronombre como núcleo) o nombre propio al que se refiere un pronombre
(relativo o no). Por ejemplo, en la oración «no pude ver la película que me
recomendaste», que es el pronombre relativo y hace referencia al sintagma
nominal la película.

24. Contrato

Se denomina contrato a un documento legal que expresa un acuerdo

común entre dos o más personajes capacitadas para ello (conocidas como
las partes del contrato), que se obligan en virtud de este documento hacia
una determinada finalidad o cosa, cuyo cumplimiento debe darse de manera
siempre bilateral, o de otro modo el contrato se dará por roto e inválido.

En otras palabras, un contrato es un pacto de obligaciones y derechos

entre dos personas (jurídicas y/o naturales) que se comprometen a respetar
los términos acordados por escrito, y se someten a las leyes del país para
resolver cualquier disputa surgida en torno a los términos del acuerdo. En
cada país o región del mundo hay distintos requisitos para la elaboración de
un contrato, pero su esencia es siempre más o menos la misma.

38
 Los contratos son una herencia del sistema jurídico del Imperio Romano,
en cuyo derecho se contemplaba la conventio (acuerdo), que comprendía
dos formas de manifestarse: el pactum cuando no había nombre ni causa, y
el contratus cuando sí los había. Estos últimos estaban tipificados y
nominados en el Derecho Romano y son los antecesores de nuestros
documentos actuales.
Tipos de contrato
Contrato
Los contratos nominados o típicos son aquellos previstos y regulados por
la ley.
Los contratos pueden clasificarse en:

Unilaterales y bilaterales. Los contratos serán unilaterales cuando una sola

de las partes involucrada sea la que adquiera las obligaciones, mientras que
en los bilaterales ambas partes adquieren obligaciones de recíproco
cumplimiento.
Onerosos y gratuitos. Los contratos onerosos son aquellos en los que hay
gravámenes y beneficios recíprocos entre las partes, y a la vez ambos
emprenden una cierta cuota de sacrificio, como en el caso de las compra-
ventas. Los gratuitos, en cambio, brindan el beneficio para una sola de las
partes, dejando a la otra las obligaciones, como en los contratos de
comodato.
Conmutativos y aleatorios. Esta clasificación aplica sólo a los contratos
bilaterales, ya que los conmutativos son aquellos en que las prestaciones
comprometidas por las partes son ciertas desde que se celebra el acto
jurídico, como en la venta de un inmueble. En los aleatorios, en cambio, la
prestación dependerá de algún evento futuro o fortuito, como los
testamentos.
Principales y accesorios. Los contratos principales son piezas autónomas
de jurisprudencia, no dependen de nadie, mientras que los contratos
accesorios son suplementarios a un contrato principal del que dependen.
Instantáneos y de tracto sucesivo. Los contratos instantáneos o de tracto
único son los que se cumplen al instante mismo de celebrarse, mientras que
los sucesivos se cumplen en un período determinado y que puede o no ser
periódico, con interrupciones o intermitentes, según mutuo acuerdo de las
partes.
Consensuales y reales. Los contratos consensuales son aquellos en los
que el acuerdo manifiesto de las partes basta y sobra para establecer el
acuerdo; mientras que los contratos reales concluyen cuando una parte
entregue a la otra la cosa sobre la que verse el acuerdo.

39
 Privados y públicos. Esta clasificación depende de si se trata de si las
personas que lo suscriben son entidades privadas (terceros), o si se trata de
una contratación con el Estado, respectivamente.
Formales, solemnes o no solemnes e informales. Los contratos son
formales cuando la ley ordena que el consentimiento entre las partes se
manifieste por un determinado medio para validar el acuerdo, y serán
informales cuando ello no fuere necesario. Al mismo tiempo, los contratos
formales serán solemnes cuando requiere además de ciertos ritos para
cobrar vigencia (como el matrimonio) y no solemne cuando no lo requiera.
Nominados y atípicos. Los contratos nominados o típicos son aquellos
previstos y regulados por la ley, mientras que los innominados o atípicos
pueden ser híbridos entre varios contratos o acaso formas novedosos del
mismo, aún no contempladas en algún código legal respectivo.

25. Kardex

El kardex es un registro estructurado de la existencia de mercancías en un

almacén o empresa. Este documento es de tipo administrativo y se crea a partir
de la evaluación del inventario registrando la cantidad de bienes, el valor de
medida y el precio por unidad, para posteriormente clasificar los productos de
acuerdo con las similitudes de sus propiedades.

En las también conocidas tarjetas kardex de inventario se ingresan datos

generales sobre dichos bienes con el objetivo de llevar el control de sus
movimientos al rastrear las entradas y salidas de estos artículos para, a su vez,
elaborar reportes. Esta labor operativa anteriormente se realizaba manualmente,
pero ahora existen software administrativos que contienen kardex dentro de sus
componentes. De lo cual hablaremos más adelante.

Por ahora podemos continuar hablando sobre los inventarios en sí mismos,

noción que no debe ser entendida únicamente como la suma de las mercancías
que se tienen almacenados en una empresa esperando a ser vendidas, sino que

40
también incluyen todos los artículos adquiridos por parte de una compañía con
la intención de utilizarlo para su objeto social.

De modo que, dependiendo del tipo de empresa, los mismos objetos pueden ser
tratados de distintas maneras y así mismo serán considerados como parte de
clases de inventarios diferentes. Por ejemplo, para una droguería las vitrinas
ubicadas en el establecimiento son estimadas como una propiedad de planta y
parte del equipo que necesitan para ejercer su actividad comercial. Sin embargo,
para una comercializadora de muebles, las vitrinas hacen parte de su inventario
de ventas.

Al mismo tiempo, para un supermercado el café instantáneo en su estantería es

un producto para la venta, mientras que para una cafetería, este mismo artículo
representa un insumo para preparar bebidas, del cual se espera generar
ganancias, pero mediante una actividad diferente a la del supermercado.

En contraste, un banco también puede tener café instantáneo dentro de sus

bienes, pero con la idea de que sus empleados lo consuman. Es decir que su
finalidad no es transaccional, por lo que este hace parte de los gastos de la
empresa y, por tanto, es tratado como un inventario particular.

Entender estas diferencias es importante a la hora de pensar en los objetivos de

uso del kardex, ya que como mencionamos, existen múltiples tipos de
inventarios, y al tener muy claro cuáles son las propiedades materiales de una
empresa y en qué categoría deben estar contenidas, se pueden controlar los
costos.

Existen dos tipos de sistema de inventarios para ejercer control sobre los
mismos: El sistema de inventarios permanente y el sistema de inventarios
periódico. El primero, se caracteriza por utilizar kardex como parte fundamental
de su operación, que como su nombre lo indica, lleva registro individual y
permanente de cada movimiento relacionado con el inventario. Gracias a esto el
kardex contribuye al control, la seguridad y la organización del inventario de una
empresa.

41
 II. Conclusiones

 Los documentos en si contienen muchas más cosas de lo que pensamos, ya

que solo pensamos que un simple papel y no vemos en realidad que ese papel
nos ayuda en nuestra vida diaria.
 Los documentos comerciales, muy importantes en cualquier trabajo de
administración, ya que la confección de estos debe ser manejada sin problemas
a la hora de resolverlo con eficiencia.
 Estos documentos constituyen un medio de prueba para demostrar la
realización de los actos de comercio.

42
 III. Recomendaciones

 Se debe tener en cuenta que los documentos no deben tener tachones o

enmendaduras, utilizar corrector y se recomienda no dejar espacios en blanco.
 Colocar atención a la escritura de los nombres propios, porque existe gran
variedad.
 Verificar que todos los datos estén bien diligenciados antes de firmar el
documento o entregarlo al cliente.

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 IV. Bibliografía

 2013,05. Ejemplos de documentos Comerciales. Revista Ejemplode.com.

Obtenido 05, 2013, de https://www.ejemplode.com/58-administracion/2872-
ejemplo_docuemntos_comerciales.html)

 «Facturación en Canarias, Ceuta y Melilla | (12th December 2012) Cómo emitir

facturas». Factufácil. Consultado el 19 de noviembre de 2018,
https://es.wikipedia.org/wiki/Factura

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