nme ae ae mm meee ee eee ee Manual de Funciones y Atribuciones de la Asistente de la Direccién Administrativa Direccién Administrativa Registro Nacional de las Personas -RENAP-MANUAL DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEA ASISTENTE DELADIRECCION ADMINISTRATIVA, |" Enero le 2009 DIRECCION ADMINISTRATIVA —Nersién1__] | Pacna 2010) INDICE INTRODUCCION. ... 1. OBJETIVOS DEL MANUAL. 4.4. GENERAL... 1.2. ESPECIFICOS.. 2. UBICACION INSTITUCIONAL.. 3. DESCRIPCION DEL PUESTO. 4, OBJETIVO DEL PUESTO. .. 5. FUNCIONES BASICAS.. 5.1.RECEPCION, REGISTRO, CLASIFICACION Y ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA DOCUMENTOS DE LA DIRECCION. .. 6. PERSONAL RELACIONADO CON EL CARGO. 7. PERFIL DEL PUESTO: ANEXOS. .. 3 4 4 4 5 6 6 7 Y ANEXO N.1 VALE DE CAJA CHICA.MANUAL. DE FUNCIONES ¥ ATRIBUCIONES DE LA ASISTENTE DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA. DIRECCION ADMINISTRATIVA. INTRODUCCION. EI presente Manual de Descripcién de Funciones de la Asistente Administrativa tiene como propésito establecer las funciones bésicas del puesto, asi como la ubicacién institucional donde figura, las personas con las cuales interactiia tanto a nivel intemo como extemo y el perfil del puesto. El documento administrativo tiene como finalidad servir de instrumento de consulta para la realizacién de las tareas diarias de la Asistente de la Direccién Administrativa, puesto que constituye un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de funciones y atribuciones que desarrolla dicha trabajadora en sus actividades cotidianas. Fue disefiado, tomando en cuenta principios técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas y normas que resumen el establecimiento de guias y orientaciones para desarrollar las rutinas 0 labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomia propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores del Registro Nacional de las Personas -RENAP-. Es importante sefialar, que las acciones a seguir contenidas en el presente manual podran optimizarse a medida que los procedimientos sean cada vez mas prdcticos, lo cual permitira en su momento la flexibilidad adecuada en la biisqueda permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia de la gestion administrativa. La Unidad de Normas y Procedimientos mantendra estrecha comunicacién con la Direccién Administrativa para mejorar y actualizar el contenido del presente manual.MANUAL DE FUNCIONES ¥ ATRIBUCIONES DELA ASISTENTE DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA. DIRECCION ADMINISTRATIVA MANUAL DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LA ASISTENTE DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA. 1, OBJETIVOS DEL MANUAL 4.1.GENERAL Proporcionar a la Asistente de la Direccién administrativa un documento que sirva de guia para el desempefio de sus funciones. 1.2.ESPECIFICOS 1.2.1. Describir las principales funciones de la Asistente de la Direccién ‘Administrativa, para contar con parametros de conducta que permitan eficiencia en la realizacion de las actividades. 1.2.2. Disponer de un documento de aplicaci6n que oriente al personal de nuevo ingreso y facilitar su incorporacién.[MANUAL DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LA ASISTENTE DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA. DIRECCION ADMINISTRATIVA. 2. UBICACION INSTITUCIONAL. DIRECTORMANUAL DE FUNCIONES ¥ ATRIBUCIONES DELA ASISTENTE DELA DIRECCION ADMINISTRATIVA, | Easrous2009 | DIRECCION ADMINISTRATIVA ae. Pogina 6.3013 | 3. DESCRIPCION DEL PUESTO. NOMBRE DEL PUESTO: Asistente de la Direccién Administrativa. REPORTA A: Director Administrativo. NUMERO DE PERSONAS EN EL PUESTO: Una. 4, OBJETIVO DEL PUESTO. 4.1Asistir al Director Administrativo en las actividades inherentes al cargo para lograr un éptimo desarrollo de los procedimientos encomendados. 4.2Apoyar al Director Administrativo en el desarrollo de las atribuciones propias de la Direcci6n y aquellas gestiones recibidas de otras areas administrativas para viabilizar el buen funcionamiento del Registro Nacional de las Personas -RENAP- en materia de su competencia.MANUAL. DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DELA ASISTENTE DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA. DIRECCION ADMINISTRATIVA 5. FUNCIONES BASICAS. 5.1.Recepcion, registro, clasificacion y archivo de correspondencia y documentos de la Direccién. 5.2. Elaborar y dar seguimiento a la documentacién diversa con otras Direcciones dentro del RENAP, asi como con entidades externas. 5.3. Apoyar al Director Administrativo en el control de agenda diaria de actividades. 5.4. Elaborar requisicion de materiales y itiles de oficina de la Direccién Administrativa. 5.5. Velar por el buen uso de los materiales y itiles de oficina. 5.6. Toma y transcripcion de dictados. 5.7.Atencién Personalizada y via telefénica a personas intemas y externas que se comunican y visitan la Direccién. 5.8.Registro del libro de conocimientos. 5,9. Manejo de informacién confidencial de la Direccién. 5.10, Distribucién de correspondencia que se recibe y emite en la Direccién. 5.11. Mantener ordenados y actualizados los archivos que contengan informacién de la Direccién. 5.12, Realizacion de actividades secretariales. 5.13, Manejo y Administracién de caja chica. 5.14. Otras actividades que el Director Administrativo le asigne.MANUAL DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LA ASISTENTE DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA. DIRECCION ADMINISTRATIVA 6. PERSONAL RELACIONADO CON EL CARGO, Derivado de las funciones que la Asistente de la Direccién Administrativa realiza en el desempefio de su labor, debe interactuar con las siguientes unidades organizacionales y funcionarios o trabajadores siguientes: INTERNO: © Director Administrativo. * Jefe de Compras y Adquisiciones. * Técnicos en Compras. Auxiliar de Compras. Jefe de servicios Generales. Encargado de Vehiculos y Mantenimiento. MecAnicos. Encargado de Servicios Operativos. * Pilotos. © Mensajeros. * Recepcionistas. Encargado de Mantenimiento de Edificios. * Especialistas en Mantenimiento. Asistentes de Mantenimiento. © Encargado de Seguridad. ‘Agentes de Seguridad. Encargado de Almacén y Proveeduria. Encargado de Bodega. Auxiliar de Bodega. Encargado de inventarios. Auxiliares de Inventarios.MANUAL-DB FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DELA ASISTENTE DELADIRECCION ADMINISTRATIVA, | Sver04s 2009) DIRECCION ADMINISTRATIVA raion 1 EXTERNO: Derivado de las funciones que la Asistente de la Direccién Administrativa realiza en el desempefio de su labor, debe interactuar con las siguientes unidades corganizacionales y funcionarios o trabajadores siguientes: * Miembros del Directorio. * Consejo Consuttivo. * Director Ejecutivo. * Asistentes de Direcci6n Ejecutiva. Asesores. * Registradores Civiles * Directores de Area. * Asistentes de Area. * Auditores * Jefes. © Secretarias, Técnicos. Auxiliares. « Analistas. © Supervisores. ‘* Operadores. * Proveedores. ‘+ Cooperantes. Elaborado ‘Aprobado porMANUAL DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DELA ASISTENTE DELADIRECCION AbMINISTRATIVA, | Encrode2009 "| DIRECCION ADMINISTRATIVA "version | Pegna rode 13 | 7. PERFIL DEL PUESTO: Nombre del Puesto: Direcci6n a la que pertenece: A que puesto reporta: Aue puesto supervisa: Edad: Sexo: Estado civil: Asistente de Direccién Administrativa Direccion Administrativa Director Administrativo :— Ninguno 20 Afios en Adelante Femenino Casada/Soltera Preparacién y/o profesién: Secretaria Bilingile o carrera a fin, 2do afio de estudios Experiencia: Especializacion Entrenamiento Especial Cualidades personales: universitarios en Administracin de Empresas, Ingenieria Industrial o carrera afin. 2 afios como minimo ylo Conocimientos Secretariales Ejecutivos - Amabilidad = Dinamico - lealtad ~ Organizado - Capacidad de delegar instrucciones - Iniciativa - Carisma - Analitico - PersuasivoMANUAL DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEA ASISTENTE DELA DIRECCION ADMINISTRATIVA. | Enerode 2009 DIRECCION ADMINISTRATIVA Habilidades necesarias: Caracteristicas personales: Valores y/o actitudes: Versién 1 ~ Don de mando - Liderazgo - Coordinacién - Acostumbrado a trabajar sobre metas - Negociacion - Eficiencia - Inclinacién a la excelencia - Proactiv - Disposicion a trabajar en equipo Conocimientos _requeridos: - Conocimiento de Programas Computaci6n - Dominio de las actividades a su cargo - Excelente presentacion - Alto nivel cultural y educativo - Excelente relaciones interpersonales - Responsabilidad - Puntualidad - Pro actividad - Disposicion de Trabajo en Equipo - Iniciativa = Apego total al Reglamento de Trabajo de la Institucion y al Manual de Politicas‘MANUAL DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEA ASISTENTE DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA. DIRECCION ADMINISTRATIVA ANEXOS.MANUAL DE FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LA ASISTENTE DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA. |/~ Enero de 2009 DIRECCION ADMINISTRATIVA Versiénit __} srr ANEXO N.1 VALE DE CAJA CHICA. =, ff REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS -RENAP- DIRECCION ADMINISTRATIVA VALE DE CAA msn POR Q. SOLICITANTE: ‘RECIBI DE LA CAJA CHICA LA CANTIDAD DE: CONCEPTO: UNIDAD SOLICITANTE: La compra realizada con el efectivo de la Caja Chica, se comprobaré en un término no mayor de 2 das, con las facturas correspondientes, a nombre del REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS -RENAP-, No.de NIT 5246905-0 FECHA: Guatemala, de de ‘Nombre Firma y Selo