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0 08/02/09 MFG RRE CHF RC AVG

Revisado Revisado Revisado Aprobado


REV Fecha Elaborado NOTAS
Calidad SSO Y MA Terreno Administrador

140451 MC-CAL-P001-I-001

INSTRUCTIVO PARA LA
ELABORACION DE DOCUMENTOS

PROYECTO PDA FASE I


CODELCO CHILE - DIVISION ANDINA
UNIDAD O ÁREA DESCRIPTOR PÁGINA

GESTION DE CALIDAD OPERATIVO 1 de 13


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1. OBJETIVO

Establecer las disposiciones relativas al formato, contenido, codificación, carátula y metodología para la
elaboración de documentos de la empresa Salfa Montajes S.A.
2. ALCANCE.

El procedimiento se aplica a las actividades a realizar en el proyecto PDA fase I en Codelco Chile División
Andina.
3. RESPONSABILIDADES.

Responsabilidad AO JCC JCE JCO JSSMAC JSSMAE JSSMAO RA DOC EMP


Supervisa
X X X X X X X
cumplimiento
Participa
X X X X X X X X X X
Procedimiento

AO : Administrador Obra
JCC : Jefe Calidad Corporativo
JCE : Jefe Calidad Empresa
JCO : Jefe Calidad Obra
JSSMAC : Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Corporativo
JSSMAE : Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Empresa
JSSMAO : Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Obra
RA : Responsable de Área, (Jefe Terreno, Jefe de Área)
DOC : Cualquier persona perteneciente a empresa designada para elaborar o modificar un documento
EMP : (Empleado): Cualquier persona que pertenezca a la empresa

Para efectos de funcionamientos y responsabilidad por cargo, se considera a las empresas subcontratistas como
parte integrante de Salfa Montajes S.A. y por lo tanto deben asumir las mismas responsabilidades por cargo,
independiente del lugar en que desempeñe su labor, siempre que sea para el proyecto.
En caso de ausencia del cargo, el superior jerárquico será el que asuma las responsabilidades dispuestas
2. METODOLOGÍA
4.1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS OBRA.
1.- Al inicio de Obra el Jefe de Calidad de Obra (JCO) elabora junto a Equipo de Obra el Plan de Calidad
de la Obra, donde especifica condiciones propias de la obra.

2.- LA DOCUMENTACIÓN ELABORADA E IMPRESA EN OBRA DEBE LLEVAR LOGO DE


EMPRESA OPERATIVA QUE ESTABLECE LA RELACIÓN CONTRACTUAL.

3.- En caso de Procedimientos/Instructivos Operativos, el Jefe de Calidad de Obra (JCO) junto con
JTER / AO analizan los procesos verificando la necesidad de procedimientos / instructivos operativos. Al
definir que procesos requieren de procedimiento/instructivo, el JCO debe verificar en base de datos los
procedimientos existentes. (Esta información se especifica en Plan de Inspección y Ensayo (PIE)). Como
definición se entiende por procedimiento al “documento que define dónde, cómo, cuándo y quienes realizan
un determinado proceso o trabajo” y por instructivo al “documento que define las prácticas, metodología
detallada, el cómo se realiza un proceso o actividad específica”. Es decir el instructivo se debe realizar
cuando es necesario especificar en detalle la metodología de trabajo. Si es necesario el instructivo debe ser
explicado mediante un diagrama de flujo o esquema de trabajo.

El objetivo del instructivo es facilitar la comprensión de la metodología de trabajo de la actividad o proceso


descrito, a los involucrados directamente en su ejecución. El instructivo debe contener en detalle todos
los antecedentes y/o referencias que permitan aclarar al ejecutor especificaciones sobre la metodología.
(Ej: jefes de área, supervisores, capataces, trabajadores).
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4.- Si el procedimiento existe el JCO junto con JTER o AO debe revisarlo y adaptarlo a condiciones de
operación del proyecto.

5.- En caso de no existir el procedimiento/instructivo, el JCO debe solicitar la creación de metodología de


trabajo a Jefe de Terreno (JTER) o Responsable de Área (RA).

6.- Una vez definida la metodología el JCO debe solicitar a Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional & Medio
Ambiente de Obra (JSSMAO) que revise las actividades definidas en procedimiento/instructivo, para
definición de estándares de seguridad, salud y medio ambiente y posibles observaciones.

7.- Posteriormente el JCO revisa procedimiento/instructivo, elabora listas de verificación y protocolos (en
caso de ser requeridas) y emite el documento para revisión y aprobación final.

8.- El Administrador de Obra (AO) debe revisar y aprobar los procedimientos/instructivos emitidos.

9.- El JCO debe enviar en forma mensual los documentos generados en obra a JCE correspondiente.

10.- Una vez aprobado el JCO debe controlar y distribuir de acuerdo a procedimiento de control de
documentos y registros.

4.1.1 Seguridad, Salud Ocupacional (SSO) y Medio Ambiente (MA)

1.- Al inicio de la obra el JSSMAO analiza la necesidad de nuevos procedimientos. (En base a las
necesidades detectadas en la etapa de Identificación, Evaluación y Control de Peligros y Aspectos)

2.- El JSSMAO elabora procedimiento y envía para revisión y aprobación (ver anexo B matriz de
responsabilidades de revisión y aprobación).

3.- Una vez aprobado el JSSMAO debe controlar y distribuir de acuerdo a procedimiento de control de
documentos y registros.

4.2. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La modificación de un documento genera una nueva revisión, la cual se identifica en el recuadro


REV y MODIFICACIONES, en la portada del documento.

4.2.1 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN OBRA.

LAS OBRAS SÓLO PUEDEN MODIFICAR DOCUMENTOS OPERATIVOS GENERADOS EN OBRA


Y NO LOS CORRESPONDIENTES A SISTEMA DE GESTIÓN DE LA EMPRESA.

1.- Para modificar un procedimiento/instructivo operativo en obra, el EMP debe enviar solicitud de modificación a
JCO.

2.- El JCO revisa y consulta con RA

3.- Si el RA aprueba modificación el JCO emite nuevo documento para aprobación. El AO revisa y
aprueba el procedimiento/instructivo.

4.- Si el RA no aprueba modificación, JCO informa a EMP la respuesta a su solicitud.

5.- En caso de necesitar modificar documentos del SISTEMA DE GESTIÓN, el JCO debe enviar solicitud vía
email a JCE, especificando claramente documento a modificar.

6.- El JCE analiza solicitud y consulta a RA correspondiente.


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7.- En caso de aceptar modificación el JCE responde a JCO y el JCE ingresa documento a sistema de
control de documentos. Las modificaciones o referencias a éstas se deben especificar en columna de
“MODIFICACIONES”, en carátula del documento.

8.- En caso de que la respuesta sea desfavorable el JCE informará a JCO las razones de la respuesta.

4.2.1.1 Seguridad, Salud Ocupacional (SSO) y Medio Ambiente (MA)

1.- Para modificar un procedimiento/instructivo el EMP debe enviar modificación vía email a JSSMAO para su
revisión.

2.- Si el JSSMAO aprueba modificación, emite documento y envía para aprobación final (ver Anexo B).

3.- Una vez aprobado el documento el JSSMAO debe ingresar documento a sistema de control de documentos.

3. SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

No aplica.

4. REFERENCIAS
MC-CAL-P002 Control de Documentos y Registros.
MC-CAL-I001 Documentación de Procesos.
Formato Documentación de Procesos.
Formato Instructivo Operacional (Obra).
Formato Documentación de Procedimientos A y B.
Circular N° 72 VCPEmisión de Procedimientos integrados

7 REGISTROS

NA

8 ANEXOS

Anexo A Matriz de responsabilidades de revisión y aprobación


Anexo B Formato de Carátula de los procedimientos e instructivos del Sistema de Gestión de Calidad
Corporativo; Formato de Páginas de los procedimientos e instructivos del Sistema de Gestión de Calidad
Corporativo.
Anexo C Formato Páginas
Anexo D Estructura de Procedimiento e Instructivo
Anexo E Circular N° 72 VCPEmisión de Procedimientos integrados
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ANEXO A

MATRIZ DE RESPONSAB ILIDADES DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

Document Cargo que Revisa Cargo que Aprueba


Manual de Gestión o JCC/JPC/GP/GA GC/GG/GEMP/GIC
Construcción
Procedimiento e Instructivos GG/RA/JCC GC/ GEMP
Procedimientos de Gestión de Seguridad & Salud
JSSMAC GC
Ocupacional
Procedimientos de Medio Ambiente JSSMAC G
Documentos en general GG/RA/JCC C
GC/GEMP
Ingeniería ( Dinahue)
Normas de Construcción GE/GIP/GT GI
Procedimiento e Instructivos CI/GE/GIP C
GI
Especificaciones JP/JE/GE C
G
Documentos en general GE/GIP/GT E
GI
Salfa Gestión C
Procedimientos e instructivos GEMP/GA/SUBG/JCE GEMP/GA/SUBG
Listados de Control GA/SUBG GEMP/GA/SUBG
Diagramas de Flujo GA/SUBG GEMP/GA/SUBG
Documentos en general GEMP/GA/SUBG GEMP/GA/SUBG
Staff Corporativo
Documento Proceso JCE/RA RA/G
Procedimiento e Instructivo JCE/RA A
RA/G
Documentos en General JCE/RA A
RA/G
Maqsa A
Procedimiento e Instructivos GEMP/JO/JCE GEM
Documentos en general GEMP/JO/JCE P
GEM
Empresas Operativas (Obra) P
Procedimiento e Instructivos JTER ( o responsable) AO
Plan de calidad JCO/AO AO/GP
Plan de Seguridad & Salud Ocupacional JSSMAO AO/GP
Plan de Medio Ambiente JSSMAO AO/GP

NOMENCLATURA
GGC: Gerente General Corporativo JE: Jefe Estudio de Especialidad
GGU: Gerente General Unidad de Negocio
JSSMAC: Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional
(Ingeniería &Construcción, Inmobiliaria, Salfa
& Medio Ambiente Corporativo
Comercial)
GGL: Gerente General Línea de Negocio JSSMAE: Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional
(Construcción) & Medio Ambiente Empresa
GGE: Gerente General Empresa JSSMAO Jefe de Seguridad, Salud
Ocupacional & Medio Ambiente Obra
GE: Gerente Estudio AO Administrador de Obra
GT: Gerente Técnico Ingeniería y Construcción JTER Jefe de Terreno
GIP: Gerente Ingeniería de Proyectos JCC Jefe de Calidad Corporativo
GP Gerente de Proyecto JCE Jefe de Calidad Empresa
JO: Jefe de Operaciones Maqsa JCO Jefe de Calidad Obra
GA: Gerente de Área CI: Contralor Ingeniería
RA: Responsable de Área (Jefe o subgte de area) JP: Jefe Estudio de Proyecto
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JA: Jefe de Área

ANEXO B

FORMATO DE CARÁTULAS

Uso de Logos en procedimientos

PARA CUALQUIER DOCUMENTO GENERADO EN OBRA EL LOGO ES EL DE LA EMPRESA


QUE ESTABLECE LA RELACIÓN CONTRACTUAL.

EN CASO DE OFICINA CORRESPONDE A LOGO DE EMPRESA CORRESPONDIENTE, EN CASO


DE STAFF CORPORATIVO SE USA LOGO DEL GRUPO SALFACORP.

Formato de carátula de los documentos del Sistema

Los tipos de Fuente, Tamaño y Estilo se establecen en el formato que se incluye en este anexo.

Datos de la configuración de página.


- Márgenes
Superior 2 cm
Inferior 1,5 cm
Izquierdo 2,5 cm
Derecho 2 cm
Encuadernación 0 cm

- Desde el borde
Encabezado 0 cm
Pie de página 0 cm

- Tamaño del papel


Carta (216 x 279 mm)

- Orientación
Vertical u horizontal en dependencia de las características del documento.

- Tipo de línea utilizada en la tabla


Internas: Línea continua, grosor 1 ½ punto.
Externas: Línea continua, grosor 2 ¼ punto.
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LOGO EMPRESA

( Inicial de ( Inicial de ( Inicial de (Datos en Times New Roman, Tamaño


persona que persona que persona que 8, estilo normal)
elabora) revisa) aprueba)
REV FECHA ELABORADO REVISADO APROBADO MODIFICACIONES

CÓDIGO
(Se escribirá el código del documento, utilizando Fuente Times New Roman, mayúsculas, tamaño 14, estilo negritas)

TITULO
(Se escribirá el título completo del documento de que se trate, utilizando fuente Times New Roman,
mayúscula, tamaño 18, estilo negritas)
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UNIDAD O ÁREA DESCRIPTOR PÁGINA


(Se indicará la
gerencia/área/Especialidad) con la Se indica el área que describe el documento X De Y
que se relaciona el documento,
utilizando Fuente Times New
Roman, mayúscula, tamaño 10, estilo
normal)

ANEXO C

FORMATO DE PÁGINAS

Formato encabezado de páginas de documentos

Llenar codificación
LOGO EMPRESA Rev: X Fecha: DD/MM/AA
(Título del procedimiento en mayúsculas, Fuente
Página:1 de X
Times New Roman, Mayúsculas, Tamaño 10, Estilo
Normal)

Formato encabezado de páginas de registros (Salfa Montajes, Salfa Construcción, Salfa Industrial,
Constructora Novatec, PROING, MAQSA)

Llenar codificación
LOGO EMPRESA (Título del procedimiento en mayúsculas, Fuente Nombre de proc./instructivo
Rev: X Fecha: DD/MM/AA
Times New Roman, Mayúsculas, Tamaño 10, Estilo Página:1 de X
Normal)

Formato encabezado de páginas de registros (Salfa Gestiçon Comercial, SalfaCorp Staff)


Llenar codificación
LOGO EMPRESA Rev: X Fecha: DD/MM/AA
(Título del procedimiento en mayúsculas, Fuente
Página:1 de X
Times New Roman, Mayúsculas, Tamaño 10, Estilo
Normal)

Para la información de la columna extrema derecha se utilizará Fuente Times New Roman,
Mayúsculas y minúsculas, Tamaño 8, Estilo Normal.
Datos de la configuración de página.

- Márgenes
Superior 3 cm
Inferior 2 cm
Izquierdo 2,5 cm
Derecho 2,5cm
Encuadernación 0 cm

- Desde el borde
Encabezado 1 cm
Pie de página 1 cm
- Tamaño del papel Carta (216 x 279 mm)

- Orientación
Vertical u horizontal en dependencia de las características del documento.
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- Tipo de línea utilizada en la tabla (externa e interna)


Línea continua, grosor 1 ½ punto.

- Pie de página
Incluirá en el extremo derecho, el nombre completo del documento y se utilizará Fuente Times New Roman,
Mayúsculas y minúsculas, Tamaño 6, Estilo Normal.

- Tipo de letra texto


Se utiliza en los documentos letra Times New Roman, tamaño 10
ANEXO D

ESTRUCTURA DE DOCUMENTO DE PROCESO, PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVO

D.1 Documentos de Proceso


La estructura de Documentos de Proceso se describe en MC-CAL-I001 Documentación de Procesos. El formato
establecido corresponde a Formato Documentación de Procesos

D.2. Procedimientos:
Existen dos estructuras para la elaboración de procedimientos

D.2.1 Procedimientos empresas operativas (Formato Documentación de Procedimientos A)

1. OBJETIVO
Amplía lo expuesto en el Título, expone la finalidad o propósito del procedimiento.

2. ALCANCE
Indica el área o áreas y las actividades en que es aplicable y tiene validez el procedimiento.

3. RESPONSABILIDADES
Se indican los cargos que tienen una participación directa en actividades de procedimiento, y los que supervisan el
cumplimiento. EN ESTE PUNTO ES NECESARIO DEFINIR QUIEN PARTICIPA Y TIENE ALGUNA
RESPONSABILIDAD EN EL PROCEDIMIENTO.

Responsabilidad GG GP JCC JCE AO


Supervisa cumplimiento X X X X X
Participa Procedimiento X X X

GG: Gerente General


GP: Gerente de Proyecto
JCC: Jefe de Calidad Corporativo
JCE: Jefe de Calidad de Empresa
AO: Administrador de Obra

4. METODOLOGIA
Descripción y secuencia de actividades, estableciendo la descripción, responsabilidades y secuencia (orden
lógico) de las operaciones que se ejecutarán.

5. SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

Se detallan en caso necesario, las medidas y medios de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente que
sea necesario utilizar para ejecutar las actividades descritas en el procedimiento.

6. REFERENCIAS
Precisa los documentos que complementan el procedimiento, Normas, Especificaciones, Procedimientos de
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Trabajo u otro documento.

7. REGISTROS
Se nombran los registros asociados al procedimiento.

8. ANEXOS
Se incluyen los croquis, diagramas de flujo y cualquier otro tipo de información que aclare la ejecución
del procedimiento.

XXXXXX - EEE - IYYY


LOGO EMPRESA REV X FECHA
NOMBRE INSTRUCTIVO
Pagina X de Y

NOMBRE OBRA: CENTRO GESTION:

1) ALCANCE:

2) RESPONSABILIDADES
Responsabilidad AO JT JA SUP
Supervisa cumplimiento
Participa procedimiento
3) ANTECEDENTES DE REFERENCIA
Nombre Capitulo Observaciones

4) METODOLOGIA DE TRABAJO

5) DESCRIPCION MEDICIONES, INSPECCION Y ENSAYO (detalles)


Descripción N° inspección Criterio aceptación EIME Personal ejecución Obs.
Inspección/ensayo frecuencia valor tolerancias Definición Precisión Cargo Empresa
O % control requerido

5.1) Condición de inspección y ensayo

6) SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE


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7) REGISTROS, ANEXOS ASOCIADOS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:


Nombre Nombre Nombre
Firma Firma Firma
Fecha Fecha Fecha