YURIZAN CAMPAÑA SANTACRUZ

PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS

ESTRUCTURA CURRICULAR.

ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA

INSTRUCTORA.
VICTORIA PINO.

ALUMNA EN FORMACION
YURIZAN CAMPAÑA S.

ZZ APOYO A LA COORDINACION DEL TALENTO HUMANO

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APOYO A LA
COORDINACION
DEL TALENTO
HUMANO

APOYO A LA COORDINACION DEL TALENTO HUMANO

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GUIA DE APRENDIZAJE # 1
Dentro de la elaboración o diseño del Manual de Funciones se suelen presentar
algunas dificultades; menciona alguna de ellas.

MANUAL DE
FUNCIONES
Y
PROCEDIMIENTOS.

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Elabora un cuestionario de 10 preguntas que considere relevantes acerca de los

manuales de funciones y procedimientos.

1. ¿Desde tu punto de vista, cómo definirías el Manual de Funciones y cual

considerarías el objetivo del mismo?

R/ Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el

fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una
compañía.

El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una
empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la
organización.

2. Para proceder a la implementación de un Manual de Funciones se cuentan con

una seria de elementos los cuales ayudan a la complementación del manual;
menciónalos y describe cada uno de ellos.

R/
A. Manual de funciones y responsabilidades.
B. Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.
C. Estructura orgánica de la Empresa.
D. Manual de normas administrativas.
E. Delineamientos o directrices de contratación de Personal.
F. Reglamento laboral.

A. MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:

 DESCRIPCIÓN BÁSICA DEL CARGO:

El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que

pertenece y el cargo de su jefe inmediato.

 OBJETIVO ESTRATÉGICO DEL CARGO:

Este ítem se refiere a la actividad genérica que define el grupo de funciones,

actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho
cargo en la estructura de la empresa.
En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que
globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.

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 FUNCIONES BÁSICA:

En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y

responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del
cargo.
Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe
entrar en los detalles de "el como hacer para cumplir con las funciones", ya que este
es un tema tratado al detalle en el manual de procedimientos y formatos

 PERSONAL RELACIONADO CON EL CARGO:

En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa
para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar
cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.
Esta parte del formato también le permite al trabajador conocer la compañía y le da un
panorama global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones.

 PERFIL DEL CARGO:

En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cuál sería el perfil óptimo o ideal
del funcionario que debe ocupar un cargo.

Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere
para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy
difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido
para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante más
adecuado en el proceso de selección.

B. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS

El manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos se orientan a

especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una
empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la
información de la forma más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar
la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las
secciones que la requieren.

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C. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA

En este numeral se debe presentar el organigrama real de la empresa y con sus

diferentes cargos. Este documento debe ser de conocimiento general de todos los
empleados de la empresa. Su cabal conocimiento permite que cualquier funcionario
tenga con claridad con quien o con quienes debe contactarse para lograr los objetivos
de su cargo.
También es importante el conocimiento de la estructura orgánica de la empresa para
que los empleados sigan adecuadamente el conducto regular y también para saber a
dónde acudir cuando el funcionario requerido no se encuentre en el momento de ser
solicitado.

D. MANUAL DE NORMAS ADMINISTRATIVAS

El manual de normas administrativas corresponde a un documento donde se

especifican una serie de normas y procedimientos relacionados básicamente con las
novedades de personal tanto en lo relacionado con nómina, bonificaciones, incentivos
de índole interno y extralegal, vacaciones, permisos, etc.

E. DELINEAMIENTO O DIRECTRICES DE CONTRATACIÓN DE PERSONA

Este documento describe inicialmente las políticas de la compañía en materia de

selección, contratación y evaluación del personal. Luego se detallan los
procedimientos que se deben seguir en cada uno de los aspectos (selección,
contratación y la evaluación del personal.

F. REGLAMENTO LABORAL

Este documento también se conoce como "el reglamento interno de trabajo" y el cual
reúne un grupo de normas que de una u otra manera delimita la normal convivencia
laboral dentro de la empresa. Esta normatividad incluye las prohibiciones en el
comportamiento dentro de la empresa, comportamiento fuera de la empresa que
afecten la imagen o los intereses de la empresa, el nivel de gravedad de las faltas y
las posibles repercusiones de las acciones índole disciplinaria que tomaría la empresa
en cada caso.

3. Dentro de la elaboración o diseño del Manual de Funciones se suelen presentar

algunas dificultades; menciona alguna de ellas.

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R/ Algunas de las dificultades que se suelen presentar dentro de la elaboración del

manual de funciones es el SINDROME DE GOLIAT, Cuando se presentan este tipo
de problemas es muy común que se generen procedimientos, normas y formatos
propios de cada sección y la información que se requiere rescatar se encuentra
parcializada, dispersa, duplicada y obviamente de muy mala calidad, ya que se tiende
a generar cada sección su propia base de datos.

4. Quien o quienes crees tú que serian las personas adecuadas para la elaboración o
el diseño de un Manual de Funciones?

R/ Para el diseño del manual de procedimientos y formatos se debe conformar un

grupo de trabajo compuesto por profesionales de buen conocimiento en el tema y los
jefes de grupo o de área. Es responsabilidad de los jefes que en cada grupo de trabajo
se le de la importancia necesaria a cada uno de los procesos para que se vuelvan
parte de la cotidianidad y la cultura de la empresa.

5. Menciona dos aspectos relevantes que se deban tener en cuenta una

organización, una vez diseñado y aprobado el Manual de Funciones.

R/ El manual de funciones y responsabilidades es algo crítico y por lo tanto no debe

dar espera su puesta en marcha. Este manual es muy importante implementarlo
debido a dos aspectos principales:

 Proporciona a cada empleado de la empresa un panorama general de su cargo y

como moverse dentro de la compañía para lograr sus objetivos.

 Le permite a la empresa tener una claridad de cómo fluyen los procesos de la

compañía, como se complementan las actividades y los cargos de una manera
organizada

6. El MDF consigna las funciones, las responsabilidades y los requisitos de los

cargos que conforman la planta de personal de las entidades; describe cuales
serian los objetivos para que este se logre.

 Permita la colocación y contratación de individuos adecuados en cada puesto de

trabajo en la organización.

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 Da a conocer las funciones, las responsabilidades y los requisitos de los cargos

que conforman la planta de personal de las entidades.

 Determina las necesidades de entrenamiento en la organización.

7. El Manual de Funciones se contextualiza dentro de dos marcos; menciónalos y

explique cada uno de ellos.

R/ MARCO JURIDICO: Son las normas que regulan la existencia y la actuación de la

empresa, tanto en lo interno como externo y, por lo tanto, en las que se ha de sostener
el MFD, en el documento no se extiende en explicaciones sino que apenas cita la
norma.

MARCO ADMINISTRATIVO: Esta sección recoge el pensamiento de los directivos,

específicamente, el plan estratégico para la vigencia respectiva y las políticas
administrativas generales.

Es una manera de mostrar no solo la brújula sino también el mapa por donde se
espera transitar hacia las metas empresariales.

8. La descripción de cargos, describe de forma detallada cada uno de los cargos que
compone la empresa u organización, por tanto este se convierte en un canal de
comunicación; ¿dentro del Manual de Funciones como seria la descripción de
estos cargos?

R/ Dentro del MDF la descripción se haría de la siguiente forma:

 Identificación

 Función

 Actividades

9. El sistema del control interno dentro de una organización, aparte de ser una
politica de gerencia se constituye como una herramienta de apoyo para las
directivas de cualquier empresa, por lo tanto cuenta con un componente “ El
Manual de Funciones” de forma detallada describe para que esta creado.

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R/ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos se crea para obtener una información detallada,

ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos
de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control

interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de los procedimientos, los
cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus
actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las áreas,
generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y
autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

10. Los manuales de procedimientos, se desarrollan para cada una de las actividades
u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos,
de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por la ley; para tal
efecto se debe cumplir con un contenido y algunos pasos; Menciónalos.

R/ Contenido del Manual de Procedimientos:

1. Titulo y código del procedimiento.

2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripción del procedimiento.

4.1 Objetivos del procedimiento.

4.2 Normas aplicables al procedimiento.
4.3 Requisitos, documentos y archivos.
4.4 Descripción de la operación y sus participantes.
4.5 Grafico o diagrama de flujo del procedimiento.

5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.

6. Medidas de Seguridad y Autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. Informes: económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8. Supervisión, Evaluación y Examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

Los pasos anteriores hacen parte de la justificación del contenido del manual de
procedimientos frente al control interno.

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GUIA DE APRENDIZAJE # 2
Dentro de la elaboración o diseño del Manual de Funciones se suelen presentar
algunas dificultades; menciona alguna de ellas.

LA IMPORTANCIA DEL
ANALISIS DE
TAREAS EN LA
ORGANIZACIÓN.

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EVIDENCIA DE APRENDIZAJE Y DESEMPEÑO INDIVIDUAL.

1. Identificar conceptos básicos: Actividad, Función y Tarea.

2. Establezca las diferencias entre Actividad, Función y Tareas.
3. Establezca la importancia del uso y aplicación de estándares de calidad en la
organización.
4. Elabore una agenda de actividades para la empresa en la que está realizando su
etapa productiva.

1. ACTIVIDAD: se conoce como el conjunto de operaciones o tareas propias de una

persona o entidad.

FUNCION: corresponde a realizar algo determinado ya sea a una entidad o

institución

TAREA: se considera como el trabajo que debe hacerse en un tiempo

determinado

2. Dentro del marco legal del latín español las palabras (actividad, función y tarea)
guardan una gran similitud dado a que las 3 vocablos hacen referencia a la forma
de como una persona o una entidad debe realizar una determinada labor
independientemente del campo en el que se encuentre.

3. Durante mucho tiempo el control de calidad se entendió como la verificación de

algunas características básicas a los productos terminados y listos para el empaque
y/o despacho.

La situación actual del mercado, en todos los campos, ha obligado a los

productores a fabricar artículos y productos de mejor calidad con iguales o
menores costos; como única alternativa para sobrevivir y permanecer en él.
Para ello han recurrido al uso de materias primas cuya calidad esté acorde a las
exigencias del proceso y el producto; al control minucioso de todas las etapas del
proceso, dentro de parámetros específicos que garanticen excelentes resultados en
cada una de ellas; al contacto permanente con los consumidores actuales y los
potenciales, para conservar los primeros y ganarse el favor de los segundos; a
medir la eficiencia de las etapas y del proceso en general, para detectar
oportunidades de mejoramiento y a establecer planes de contingencia para
solucionar las situaciones anómalas que se presenten.

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En resumen, se trata de hacer las cosas bien para evitar re-procesos de materiales
y productos dentro o al final del proceso, evitar los reclamos, devoluciones y
pérdidas de clientes; por consiguiente dentro de una organización se considera de
suma importancia que se implemente la aplicación de los estandares de calidad
por que por medio de este estandar se logra un mejoramiento continuo de los
procesos y procedimientos que permiten ofrecer productos y servicios de mayor
calidad, con costos competitivos y por ende una satisfaccion a los clientes y
colaboradores.

4. Como estudiante Sena en la especialidad de TECNICO PROFESIONAL EN

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA me encuentro realizando mi etapa practica en el
Ingenio RIOPAILA-CASTILLA S.A en el área de Desarrollo integral en donde tengo
como responsabilidad ejecutar algunas funciones; a continuación se especificaran
de modo detallado.

 Registrar en la base de datos la Asistencia del personal que asiste a las

capacitaciones (Calidad, Ambiental, Basc, BPM, Inducción Empresarial, Alpeinco,
Salud Ocupacional, Capacitaciones Complementarias y Certificaciones de los
Empleados) que se les proporciona a todo el personal de la empresa

 Sacar por mes en número de horas – hombre capacitación de los diferentes

sistemas de gestión (Calidad, Ambiental, Basc, BPM, Inducciones Empresarial,
Alpeinco, Salud Ocupacional y Capacitaciones Complementarias)

 Apoyar la logística para la ejecución de las capacitaciones.

 Inscribir en el sistema el personal para las capacitaciones o curso que se vaya a

dictar.

 Coordinar con algunos instructores del Sena las capacitaciones que deben tener
los trabajadores y hacer que se lleven a cabo.

 Verificar que las fichas de matrícula de las personas que van a recibir una
capacitación se llene correctamente para evitar errores en el momento de la
certificación.

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 Entregar a los empleados los certificados de capacitaciones y anexar las copias en

los fólderes de cada uno.

 Realizar la contratación y ubicación en las diferentes áreas de la empresa los

estudiantes de colegio con convenio sin remuneración para pagar las horas de
labor social.

 Llevar el listado de espera de personas para patrocinio Sena y Universitarios.

 Escoger a los estudiantes que requieran patrocinio Sena – Universitario

dependiendo del requerimiento de cada área y realizar el proceso de vinculación
que consiste en :

 Solicitud de los requisitos necesarios

 Programación de la visita domiciliaria
 Diligenciamiento del formato de Requisición.
 Apoyar el proceso para la Remisión medica y vinculación a la empresa
 Diligenciamiento para el carné y transporte.
 Solicitud de la dotación en caso que el estudiante la necesite
 Ubicación del estudiante en el área a desarrollar su practica

 Llevar el cuadro de los estudiantes Sena _ Universitarios al día por mes para
cumplir con la cuota de estudiantes establecida por la ley.

 Realizar cada semana el reporte de tiempo de los estudiantes.

 Realizar la actualización de las hojas de vida académica del personal de los

sistemas de gestión ( Calidad, Ambiental y Basc)

 Manejo del proyecto del archivo

 Manejo del proyecto de proveedores.

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AGENDA DE ACTIVIDADES.

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