CARLON S.A. PROCEDIMIENTO eP003 Pe) 7, Versiér Keadov. COMPRAS INTERNACIONALES Picts 4. OBJETIVO Es defi @ implomontar una rotodologta ofectva y eficiante para fa gestén de compras inlemacionales pra la compra y control de maletias primas y productos tenminados adlquiridos, elaborados y empacados ‘en of mercado internacional, con el fin de salisfacer las necesidades de las diferentes aotvidades de la ‘empresa, basadas en las especificaciones de calidad establecidas por GARLON SA, cumplimianto de ‘entregay precios compeliivos. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a tas compras internacionales de produclos do las areas oporalivas y administratvas de CARLON SA. 3. RESPONSABLES 3.1 La aplicacin de este procedimiento esta diigida a todo el proceso compras a cargo del Gerente de Operaciones, y ol Asistente do Compras de CARLON S.A, 4, REFERENCIAS NORMATIVAS: Deoreto 3303 do 2006 ~ Decreto 4054 de 2007 ~ Decrato 2178 de 2007 — Decrolo 2287 de 2007 ~ Decreto 2557 de 2007 — Deoreto 2942 de 2007 - Deoreto 383 de 2007 - Deorato 4051 de 2007 — Decroto 780 de 2008 ~ Decreto 1470 de 2008 ~ Ley 1004 de 2005 ~ Decreto 2685 de 1999 - Decrelo 2327 de 2007 — Deoreto 1530 de 2008 5. DEFINICIONES 5.1. AGENCIA ADUANERA: Encargada en Representar toda documentacién ante los enles oficiales para la importaciin 6 exportacién de productos de la empresa a otros palses, 5.2, AIR WAYBILL (AWB): El Air Waybill 0 denominado también *Carla de Porle Aéreo*, es el documento principal utlizado en ol transporte de mercancias por avién, Suelen emitirse en un original y una copia no negociable, Es necesario presentar un original para rebrar la mercanci 8.3. BILL OF LADING (BL): Conocimiento de embarque. Documento que se emplea en e! iransporte maritimo, Emitido por el naviero 0 el capilin del buque, sive para acreditar la recepcién 0 carga a bordo de las mercancias a transportar, en las condiciones consignadas. Suelen emitirse tres originales y varias coplas no negociables, Es necesario presentar un original para retirar fa metcancia, 54, DOCUMENTO OPERATIVO (0.0): Es el nimero que asigna fa Agencia Aduanera en todo ef proceso ‘operativo de importacién ylo exportacién de la mereancla. 55, FACTURA PROFORMA: Es una pre faclura enlregada por ol exportador al importador, con el objetivo do dar a conocer alimportador con exactitud el precio que pagard por las mercancias y la forma de pago. 5.8. FACTURA COMERCIAL: Documento trioutario que formaliza las transacclones comercides, quo los proveedores emia a CARLON SA, con el detalle de la mercaderia comprada, su precio unitario, e! total del valorfl CARLON S.A 5 PROCEDIMIENTO Pos Versi Pag. 2de 3 Galot COMPRAS INTERNACIONALES do fa compra, la forma de pago en dias, datos bancarios, informacién del proveedor o informactén dol producto a ‘comprar. 5.7. GUIA DE DESPACHO: Documnento legal de erisién cbligatoria por ol proveedor, es optado pera cualquier despacho en medios do transporte como el aéreo y mazilimo, cuando se despachan los productos adquiidos a CARLON SA debe incuitse ol detate completo de los productos que se trasiadan, con indicacion de las tunidades, nombre del producto, caracterisicas del producto, valor tolal, nombre del Exportador, consignataro, luger do descargue, drecoi6n, fecha da envio, Numero de gula, 5.8, MATERIA PRIMA: Se refiere a todos los materiales involucrados en ol proceso de produocion, que pueden ‘sor adquiridos en otros paises, pueden ser semislaborados 59. NOTA GREDITO: Documento emitdo para anular una factura con postetioridad al plazo de dectaracion y ago, 0 en e caso de facluras emiidas con errores de forma (Vator unitario, Valor total, Nombre del producto, domicilio). ‘5.10. ORDEN DE COMPRA: Docutonto omitdo por CARLON SA al provesdor seleccionado que formaliza la compra det producto. En este documento se espacifica: No de ta Orden de compra, fecha, detalles del cexportador, detalles del importador, detales del consignalatio, termino de negociacién INCONTERMS, destino, tipo de moneda, forma de pago, producto, cantidad, unidad de media, precio, valor tolal,obsorvaciones y notas, fimas de qulenes autorizan. 5.11. PRODUCTO TERMINADO: Producto listo para su comerciaizaclén 5.12. ZONA FRANCA: Es un érea, teritoro, reglén especifca, delimitada dentro del forlorio de un pats, en ta cual existon unas condiciones especiales que promueven y buscan el desarrolio del comercio extetor y do la lustiaizaclon, PROCEDIMIENTO 6.1 CRITERIOS DE SELECCION: Para cualquier procedimiento de compra que se Heve a cabo en CARLON S.A,, se lendré en cuenta los siguientes items do evaluacién do proveedores: 6.1.1 Calidad de producto: Siempro y cuando sean materiales que afscten directamente el resultado del producto final, Control de Calidad esta encargado en realizar los andlisis cotrespondientes a las muestras cenviadas por el proveedar, con el fin de garantizar que el producto es confiable para ol uso en los procesos de producoion de CARLON S.A. 6.1.2, Precio: So oscogord ol provoador quo offezca a CARLON S.A. la mejor opeién de venta relacionada con el precio de tos productos. 6.1.3 Plazo de Pago: Se tendra en cuenta para la seleccién del proveedor, aquel que ofrezca ‘mayor foxibilidad en cuanto a las conclclones de pago que se tengan establecidas por ol dopartamento de compras en el momento de realizar dicha transecoién, 6.1.4 Compromiso de Entrega: Para ol caso do la materia prima y producto termined el plazo «ndximo de entrega en término aéreo es de 1 a 2 semanas fecha gula aérea (AWB) y para lérminoCARLONS.A. PROCEDIMIENTO €Po03 COMPRAS INTERNACIONALES Versién: 00 Pag. 3 de 3 ‘maritimo es de 2 meses fecha guia maritima (BL). 6.4.5 Inconterms: Se tendré en cuenta si la negociacién la realizan en alguna modalidad {nfornactonal 6.2, COMPRA DE IMPLEMENTOS: Para la compra do dichos productos, ol Procedimiento a seguir es ‘ol siguiente, ‘Actividad Responsable ‘Observaciones ‘62.4 Recepclén de Solicitud de | Director Técnico y Gerente do | Esta soliciud do Compra se realza ‘Compra: So recibo la soliciud de | Operaciones por medio del Comité do Compra por el Director Técrico y Gerenle de Operacionas quo dotecls la necesidad de compra Compra: La soleilud de compra es revisada, respeclo de sus Produocién, el cual so realiza mensualmonte 6 por medio do ‘correas electronioos. Director Técnico y Gerente do | Sita Solicitud de compra sea por el Operaciones acta del comité de producci6n o por €l correo electrénioo no contiene requetinventos. necosarios para los datos poder realizar ta colizacién de los productos como cumplimiento de espectficaciones teonioas ((aimacopeas), Productos do Control especial, Cantidad, Unidad de medida ete, 6. CONTROL DE REGISTROS Retencion Observaciones de Idontificacton almacenamiento y EJ Ld disposicion final FOPOO2-02 Orden de | Safios Baios Una vor terminado ol fio de Compra Internacional, gostién, se guardarén version vigente impresos y en medio ‘magnéticos por un sito més, 7. ANEXOS: ‘Anexo 1. FCPO02 - 02 Orden de Compra Internacional, versién viganto, — ELABORD Re ARO NOMBRE: John Jairo insuasti D. Suan Carigs Santo” 77 Ronald Ricardo Salcedo. | caneo: ‘Aaya Comercial) fs of ono Coordnador $6, FRA: J? [nrvas | TO cody FECHA: co a “abso