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ACTA DE CONSTITUCION DE PROYECTO

Integrantes.

Jorge Augusto Martínez Romero - 1340650166

David Santiago Martínez Romero - 1511022565

Lewis David Sierra Cortes - 1912010686

Yeison Benjamín Fajardo Sierra - 1912010674

Septiembre de 2019.

Politécnico Grancolombiano

Especialización Gerencia De Proyectos En Inteligencia De Negocios

Tercer Bloque-Proyecto/Gerencia De Proyectos I-[Grupo1]


Tabla de contenido

1. INFORMACIÓN DEL PROYECTO.....................................................................4

1.1 Datos................................................................................................................4

2. PROPÓSITO Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO..........................................4

2.1 Propósito..........................................................................................................4
2.2. justificación del proyecto.................................................................................4

3. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Y ENTREGABLES.......................................5

3.1 descripción.......................................................................................................5
3.2 Entregables......................................................................................................5

4. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL................................................................5

4.1 Requerimientos del proyecto............................................................................5


4.2 Requerimientos del producto...........................................................................6

5. OBJETIVOS MEDIBLES DEL PROYECTO.......................................................6

5.1 Tiempo..............................................................................................................7
5.2 costo.................................................................................................................7
5.3 Supuestos.........................................................................................................7
5.4 restricciones.....................................................................................................7
5.5 Riesgos iniciales de alto nivel..........................................................................7

6. CRONOGRAMA DE HITOS PRINCIPALES.......................................................8


7. PRESUPUESTO INICIAL ASIGNADO................................................................8
8. LISTA DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS).................................................9
9. REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO..........................................9
10. ASIGNACIÓN DEL GERENTE DE PROYECTO Y NIVEL DE AUTORIDAD..9

10.1 Gerente de proyecto.......................................................................................9


10.2 Nivel de autoridad..........................................................................................9

11. PERSONAL Y RECURSOS PREASIGNADOS.............................................10


12. APROBACIONES..........................................................................................10

1. INFORMACIÓN DEL PROYECTO


1.1 Datos

Empresa / Organización MIC MEDICAL CARE SAS


Proyecto Implementación de primera fase del departamento
comercial de la empresa

Fecha de preparación 03-09-2019


Departamento a intervenir comercial
Encargado John Alexander Bermúdez
Cargo: Gerente general
Mail: comercial.micmedical@gmail.com
Tel: 031-6960066
Gerente de proyecto Lewis David Sierra Cortes

2. PROPÓSITO Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

2.1 Propósito

El siguiente proyecto tiene como propósito implementar los procedimientos


estratégicos y las bases del departamento comercial para que sobre estas se vaya
construyendo el departamento de ventas y negociaciones comerciales cliente-
empresa. Esto con el fin de poder generar un crecimiento controlado de las
utilidades, adicional mantener unos procesos de mercadeo que cumplan con unas
normas optimas de calidad, estandarizar los procesos internos del departamento
para poder ver encontrar más oportunidades de mercado.

2.2. justificación del proyecto

MIC MEDICAL CARE es una empresa que se dedica directamente a la


comercialización de productos farmacéuticos e insumos hospitalarios, se evidencia
que, en sus inicios, las compras y ventas se fueron generando en función de la
demanda del día a día a tal punto que el proceso de comercialización e intención
por parte de su representante de crecer ha sido imposible porque no tiene claros
los horizontes para estructurar una arquitectura comercial.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Y ENTREGABLES


3.1 descripción

en función a la identificación de la falta de implementación de un departamento


comercial se realizarán todos los estudios preliminares para diseñar las bases de
creación de un departamento que cumpla con las características necesarias para
poner en marcha dicho departamento que beneficie el crecimiento de los activos
de la empresa.

3.2 Entregables

Un departamento comercial con unas bases solidas que permitan definir las
competencias, priorizar objeticos, establecer el horizonte comercial y los
procedimientos adecuación para llevar a cabo una gestión comercial estructurada

4. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

4.1 Requerimientos del proyecto

 acceso a la información por parte del departamento administrativo y


contable

 Aprobación de estudios de mercado para los productos del portafolio de la


compañía

 Espacios para mesas de trabajo con el departamento comercial.

 Solicitud de información relacionada a los procesos internos de la compañía

 Aprobación de recursos para llevar a cabo actividades de socialización con


el recurso humano de la compañía

 Evaluación y aprobación del recurso financiero planteado

4.2 Requerimientos del producto


 Cumplir con las necesidades tanto de orden estructural como de
funcionalidad y desempeño para el área comercial, siendo medible en
cuanto a crecimiento de ventas de la compañía.

 Establecer un departamento comercial que trabaje de manera armónica


junto con los demás departamentos internos de la empresa.

 un departamento comercial que al momento de aplicar sus procedimientos


correctos de ventas y marketing pueda ver reflejado un incremento de las
utilidades y un rendimiento directamente proporcional a los resultados
obtenidos.

5. OBJETIVOS MEDIBLES DEL PROYECTO

Alcances criterios de éxito

 elaborar un diagnóstico del estado actual de la


empresa
 Análisis de estados financieros de los dos últimos
años
 Elaborar un diagnóstico general del estado actual de
la gestión comercial  Dejar claros los estados
 Identificar y plantear el perfil comercial de la empresa financieros
(líneas de negocio)
 Revisión de portafolios y recomendaciones de  Dejar idenficados las
optimización falencias y virtudes de
 Revisión y análisis de proveedores y clientes los formatos
 Creación de procedimientos y formatos requeridos
para la primera fase  Calidad en los procesos
 Fijación de objetivos internos Comerciales
 Informe Conclusiones y recomendaciones finales.
 Identificar las
características de los
proveedores y clientes
que permitan un
optimizacion

5.1 Tiempo

objetivo Criterio de éxito


El proyecto tendrá una duración de 05 meses a partir de la Cumplir con los tiempos
fecha de firma de la presente acta de constitución de establecidos en el cronograma
proyecto

5.2 costo

objetivo criterio de éxito

Cumplir con la ejecución presupuestal del proyecto No exceder el presupuesto del proyecto

5.3 Supuestos

 Mano de obra calificada


 Facilidad de la obtención de la información

5.4 restricciones

 Falta de información comercial respecto a permisos de comercialización


 Fondo de inversión demasiado bajos por parte de la empresa
 Políticas internas que se opongan innovaciones comerciales o que alteren los
procedimientos internos
 Tiempos para el desarrollo de las reuniones con el equipo de trabajo involucrado

5.5 Riesgos iniciales de alto nivel

 Retrasos en la socialización de la información por parte de la empresa


 Información carente de pruebas
 Deserción del proyecto
 Problemas con los recursos humanos
 Informalismos legales que impidan el desarrollo de la actividad
 Falta de balances que no permitan conocer el estado de salud de la empresa

6. CRONOGRAMA DE HITOS PRINCIPALES

Hitos Fecha tope


 Análisis de estados financieros de los dos últimos años 28-09-2019

 Identificar y plantear el perfil comercial de la empresa (líneas de 28-09-2019


negocio)

 Elaborar un diagnóstico general del estado actual de la gestión 28-10-2019


comercial

 elaborar el diagnóstico del estado actual de la empresa 28-11-2019

 Revisión de portafolios y oportunidades de mejora 15-12-2019

 Revisión y análisis de proveedores y clientes (compras y ventas) 15-12-2019

 Creación de procedimientos y formatos requeridos para la 15-02-2020


primera fase (orden de compra, formato de cotización)

 Diseño de planes de implementación y comunicación de los 15-02-2020


procedimientos elaborados para la creación del departamento

 Fijación de objetivos internos de los procesos comerciales 16-03-2020

 Informe Conclusiones y recomendaciones finales. 16-03-2020

7. PRESUPUESTO INICIAL ASIGNADO

Fase de socialización y capacitación $4.000.000


Gastos de personal 30.000.000
Gestión documental $3.500.000
transportes $3.500.000
Total $40.000.000

8. LISTA DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS)


Nombre Cargo Departamento / División
John Bermúdez Gerente general Gerencial general
Mónica pinzón Director de cuenta Gerencia comercial
Nombre Cargo Departamento / División
Andrés cabrera Director de operaciones operaciones
9. REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

 Entrega de documentación del proceso comercial


 Informe del estado compañía
 El análisis económico debe mostrar rentabilidad en incremento
 El funcionamiento de un departamento comercial que se rija a los
procedimientos comerciales internos
10. ASIGNACIÓN DEL GERENTE DE PROYECTO Y NIVEL DE AUTORIDAD

10.1 Gerente de proyecto

Nombre Cargo Departamento / División


Jonh Bermudez Gerente general Gerencia general

10.2 Nivel de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Acceso a la información Permitirá el acceso a la información requerida para


las fases de diagnostico y desarrollo de
procedimientos

Disposición de recurso Se encargará de asignar el recurso humano interno


humano y autorizaciones necesario para llevar a cabo el desarrollo del
proyecto

financiero Aprobación de los recursos económicos establecidos.

Decisiones tecnicas Hace las autorizaciones para hacer los ajustes


necesarios sobre los procesos de implementación
comercial

11. PERSONAL Y RECURSOS PREASIGNADOS


Recurso Departamento / División Rama ejecutiva
(Vicepresidencia)
Lewis David Sierra Gerencia de proyectos Presidencia
Jorge Augusto Martínez Análisis de procesos Gerencia comercial
Yeison Fajardo Sierra Análisis de procesos operaciones
Recurso Departamento / División Rama ejecutiva
(Vicepresidencia)
David Santiago Martínez comunicaciones
12. APROBACIONES

Patrocinador Fecha Firma

Jonh Bermudez 02-09-2019

Monica Pinzon 02-09-2019