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Instrucciones CQHelisa

Complements Queries Helisa


(CQHelisa-V001)
Complements Queries Helisa

Tabla de contenido

Generalidades ................................................................................................................... 4
Requerimientos Mínimos ................................................................................................ 4
Controlador ODBC...................................................................................................... 4
Requerimientos de Excel ............................................................................................ 5
Acerca del complemento ............................................................................................ 5
Ficha “Consultas Helisa” ............................................................................................. 5
Proceso de Instalación....................................................................................................... 6
Comandos ....................................................................................................................... 10
Botón “Configuraciones” ............................................................................................... 10
Rutas principales ...................................................................................................... 10
Empresas ................................................................................................................. 12
Consultas Y Tablas................................................................................................... 13
General ........................................................................................................................ 14
Tablas del sistema .................................................................................................... 15
Consultas.................................................................................................................. 20
Funciones ................................................................................................................. 26
Actualizar ..................................................................................................................... 30
Actualizar tablas del libro .......................................................................................... 31
Actualizar tabla activa ............................................................................................... 31
Bucles .......................................................................................................................... 32
Atributos de Excel ..................................................................................................... 32
Cambiar .................................................................................................................... 37
Propiedades de las Hojas ......................................................................................... 37
Personalizados ......................................................................................................... 38
Formatos y plantillas .................................................................................................... 39
Análisis......................................................................................................................... 40
CQHelisa-V001 ............................................................................................................ 40
Instrucciones ............................................................................................................ 41
Autorizar ................................................................................................................... 41

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Complements Queries Helisa

Programador............................................................................................................. 43
Administrador ........................................................................................................... 44
Acerca de… .............................................................................................................. 44

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Complements Queries Helisa

CQHelisa - Complements Queries Helisa

Complemento de consultas de la base de datos Helisa.

Generalidades
Un complemento de Excel es un archivo con características especificas que le
permite hacer uso de todas las funcionalidades o atributos del mismo, en cualquier
otro libro tradicional que tenga abierto.
La mayor parte de los atributos del complemento no son visibles para el usuario,
pero al estar abiertos mejoran la funcionalidad de ellos.
Este complemento se conecta a la base de datos de Helisa (Helisa NI, Helisa
Propiedad Horizontal, Helisa Recurso Humano) y genera algunos informes de
acuerdo a los parámetros establecidos por el usuario.
La conexión de Excel a la base de datos de Helisa es posible mediante el uso del
Firebird.

Requerimientos Mínimos

Controlador ODBC

Excel se puede conectar a la base de datos “HELISA” mediante un sistema de


administración de base de datos relacional llamado Firebird.
Para poder realizar la debida conexión a la base de datos se hace necesario revisar
si la versión del Firebird es la misma en la cual se fundamenta la base de datos de

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Helisa, en consecuencia, se requiere instalar firebird 2.5 o Firebird 3.0 dependiendo


de la versión de la base de datos de Helisa.

Requerimientos de Excel

El CQHelisa es un complemento desarrollado en Microsoft Excel, cuyas


características y atributos son compatibles con versiones de Excel 2007 en
adelante. Para versiones anteriores como Excel 97, Excel 2000 o 2003 pueden
presentarse errores al ejecutar las automatizaciones.

Acerca del complemento

Proceda a abrir Excel y verificar si el complemento aparece en la parte superior


derecha:

Si el complemento no aparece, sigas los pasos descritos a continuación:


• Archivo
• Opciones
• Complementos
• Administrar complementos de Excel
• Ir
• Examinar
• Y seleccione la ruta donde se encuentra el archivo

Ficha “Consultas Helisa”

La ficha de consultas Helisa le permite hacer uso de las automatizaciones del


complemento.
La ficha está compuesta principalmente por:

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Conjunto de
# Descripción
acciones
En esta opción puede realizar la configuración de las
1 Básicos empresas y la forma como se verán los datos cada vez
que los consulte.
Representa los botones en los cuales puede hacer las
consultas ya sea en tablas dinámicas, en tablas
2 General
tradicionales o mediante funciones que se conectan a la
base de datos de HELISA.

Actualiza los datos de una tabla activa o todas las tablas


3 Actualizar
del libro que fueron creadas mediante el complemento.

4 Bucles Son opciones de tareas repetitivas

5 Libros Son las plantillas que se utilizan por el usuario

6 Análisis Se analizan los datos mediante gráficos

CQHelisa- Es el modulo don de se encuentran los datos de las


7
V001 personas que autorizan o desarrollan el complemento.

Proceso de Instalación
La persona que instala el programa se encarga de autorizar (Habilitar) al equipo
para utilizar el complemento, para ello debe ir a la Ficha “Consultas Helisa, Botón
“Consultas Helisa” y dar click en el botón que dice “Autorizar”

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Para poder autorizar o habilitar el complemento (Es decir la primera vez en la cual
utiliza el archivo) debe estar conectado a internet, si se encuentra conectado a una
red de internet aparecerá el siguiente formulario:

Si la primera vez que utiliza esta opción no esta conectad a internet le aparece el
siguiente mensaje:

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Una vez haya Ingresado la contraseña asignada por parte de Proasistemas S.A., y
si la contraseña esta activa le aparece el siguiente mensaje:

Inicialmente aparecerá que el equipo esta deshabilitado para utilizar el


complemento, por lo tanto, debe proceder a conceder la respectiva autorización,
dando click en el botón “Habilitar”

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Le aparece el siguiente mensaje indicando que el equipo quedo autorizado o


habilitado para usar el complemento (Tanto el campo “PC Actual” Como el campo
“PC Autorizado” deben tener el mismo serial o código, esto significa que el equipo
ya está habilitado).

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Comandos

Botón “Configuraciones”
El botón de configuraciones, esta compuesto principalmente de tres
pestañas, “Rutas principales”, “Empresas” y “Consultas y tablas”.

Rutas principales

En las rutas principales puede relacionar la ruta o ubicación donde se encuentran


cada una de las bases de datos, puede relacionar una ruta o ubicación diferente
para cada una de las bases de datos a las cuales tenga acceso.

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Cada vez que el mouse recorra el campo de la ruta aparecerá un cuadro en la parte
derecha del formulario, el cual le ayudara a explorar las carpetas de Windows
mostrándole solo los archivos Y/o bases de datos que coinciden con las extensiones
que maneja el software contable HELISA.

Para poder conectarse a las bases de datos de Helisa (Mediante Firebird) tenga en
cuenta lo siguiente:

Escenario Observación
Una base de datos ocal Disco/Ruta archivos
Una red Local NombreServidor:Disco:/Ruta Archivos

En cada uno de los campos puede explorar las carpetas de Windows o


simplemente, si conoce la ruta puede digitarla.

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Una vez haya diligenciado o explorado las carpetas y seleccionado las ubicaciones
donde se encuentran las bases de datos, puede dar click en el botón “Comprobar”
para verificar si Firebird está haciendo conexión con cada uno de los archivos de
HELISA.
Guarde los cambios en el botón “Guardar”.

Empresas

En la pestaña empresas se encuentra la información correspondiente al código de


la empresa, el Nit, el nombre o razón social y el último año con información de cada
una de las bases de datos (Administrativo, Recurso humano etc.)

Puede dar click en el botón “Actualizar” Para que el complemento liste la información
de cada una de las rutas y relacione en pantalla las empresas por cada uno de los
módulos.

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En el mismo orden en que trae la información el complemento será el mismo orden


en que se mostrar en cada una de las consultas, por ejemplo si tenemos empresas
de la uno a la diez, y generalmente usamos la empresa número diez lo más
conveniente sería cambiar de posición o el orden de esta empresa, para ellos puede
hacer uso de los botones “Arriba” y “Abajo” con ellos podrá desplazar la empresa
en la dirección que lo desee, basta con seleccionar la empresa y dar click en el
botón correspondiente a la acción que quiera llevar a cabo.

Consultas Y Tablas

En la pestaña de Consultas y tablas se muestran las diferentes opciones en las


cuales se puede presentar las consultas realizadas.

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Modifique estos parámetros de acuerdo con sus preferencias.

General
En la sección general aparece tres tipos de consultas, la primera se refiere a tablas
del sistema, la segunda a consultas personalizadas y la tercera a funciones

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Tablas del sistema

Por medio de la opción “Tablas del sistema” puede hacer una consulta
preliminar de ciertas tablas que tiene el programa contable, para esto
debe ir seleccionando la opción de la cual quiere generar información,
Por ejemplo, si quiere generar un listado de un plan de cuentas vaya al
Modulo “Administrativo” y se empezaran a desplegar nuevas opciones.
Una vez abra la opción le parece un formulario como el que siguiente:

Seleccione el modulo del cual desea obtener información, los módulos actualmente
habilitados son “Administrativo”, “Activos Fijos”, “Propiedad Horizontal”, Nomina”
Si quiere obtener el listado de estos
módulos en Excel (Es decir, listar estos
datos) puede dar click en el icono superior
y automáticamente aparecen los registros
desde la celda activa, si desea solo obtener
un ítem especifico debe dar doble click
sobre el nombre.

Dando click en el botón de listar los módulos en la celda activa:

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Generando la información en Excel.

Una vez haya seleccionado alguno de los módulos, aparecerán todas las empresas
que tiene ese modulo en el mismo orden en el cual usted las haya dejado cuando
configuro las opciones de cargue de las entidades.

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Cuando seleccione una empresa aparecerán las tablas asociadas a la empresa y al


módulo. Seleccione una tabla y a su derecha se visualizará la consulta de forma
preliminar.

Por defecto aparecerán los primeros 50 registros de


cada tabla si quiere extender la consulta debe cambiar
la opción en la parte superior donde dice “Vista previa”
“50 Primeros Registros”

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Después de haber seguido los pasos anteriores, el formulario mostrar algo similar
a:

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Si dese listar esta consulta vaya al botón que tiene el icono de Excel, y los datos
aparecerán en una hoja nueva (Recuerde que estos datos no se actualizan de forma
dinámica)

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Consultas

En el botón de consultas podrá hacer dos tipos de consultas, las primeras


son consultas con campos dinámicos mediante una tabla dinámica, y la
segunda mediante tablas tradicionales donde los campos se mantienen
en el mismo orden en que se han definido en la consulta.

Para generar las consultas:

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1. En el campo Modulo aparecerán los cuatro módulos mencionados


anteriormente (“Administrativo”, “Activos Fijos”, “Recurso Humano”,
“Propiedad Horizontal”.
2. En el campo empresa aparecerán las empresas en el mismo orden en el cual
se hayan parametrizado inicialmente, estas empresas son todas las
entidades que tiene la base de datos.
3. En el campo Categoría aparecen algunas clasificaciones para los tipos de
informes.
4. En el campo informe aparecerá el informe específico del cual desea obtener
la información.
La consulta se pude efectuar con los criterios que el usuario desee y que cumplan
con los campos que arroje la consulta. Cada vez que agregue un criterio debe dar
click en el botón “Adicionar” en contraste a ello, cada vez que dese eliminar un
criterio de la consulta debe seleccionar el criterio y dar clcik en el botón “Eliminar”,
Los criterios de la consulta están compuestos por un campo, una condición y un
valor o celda de referencia.

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Una vez haya terminado de diligenciado los datos debe indicar como quiere obtener
la consulta en Excel, las posibles opciones son mediante una tabla dinámica o en
una tabla tradicional, para esto vaya a la pestaña “Importar datos” que se
encuentra en el mismo formulario.

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De igual forma seleccione si los datos los dese obtener en la celda activa o en una
hoja nueva.
De click en el borrón generar.
Generar la información en la celda activa Y en una tabla tradicional:

Generar la información en la celda activa Y en una tabla dinámica:

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Generar la información en una hoja Nueva Y en una tabla tradicional:

Generar la información en una hoja Nueva Y en una tabla dinámica:

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Generar la consulta en una segmentación de datos:

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Funciones

En la opción de funciones hay posibilidad de obtener un valor mediante


dos tipos de funciones, la primera es mediante consultas en la base de
datos “HELISA” sea cual sea el módulo, o mediante algunas otras
funciones personalizadas.

Esta ficha se compone de botones de funciones y de la actualización de vínculos a


esas funciones.

Funciones Helisa
Las funciones de Helisa le permiten obtener información directamente de la base de
datos que tenga asociada en el complemento (Proceso que se realizó en la
configuración), como primera medida debe diligenciar los datos de “Modulo”,
“Empresa”, e “Informe” con los atributos que requiera, además de esto puede elegir
el campo del cual desea obtener la información y la operación aritmética que quiere
realizar “Suma”, “Promedio”, “Máximo”, “Mínimo”, “Cantidad”

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El campo ubicado en la parte superior derecha del formulario es el campo que


contiene la consulta y del cual desea obtener una información específica, puede
seleccionar cualquier campo.

El campo que se encuentra inmediatamente en la parte inferior es la “Operación”


que se desea realizar con el campo seleccionado, por ejemplo, puede hacer la suma
de todos los movimientos contables (Que son campos numéricos) pero si por
ejemplo selecciono el campo “Cuenta contable”, las únicas operaciones que podrá
realizar será contar o traer el mismo dato (Por que tiene campo de texto)

Una vez haya diligenciado la información proceda a dar click en el botón “Insertar”

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Otras Funciones
La opción de “Otras Funciones” le permite obtener datos haciendo uso de
atributos que no están directamente en Excel.
Estas funciones se dividen en cuatro categorías:
• Búsqueda y referencia
• Información
• Contables
• Financieras

Ejemplo:
Usted puede tener una información que se encuentra en varias columnas, por
ejemplo, una tabla de terceros en la cual los datos aparecen de la siguiente forma:

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Para no tener que emplear la función “concatenar” de Excel que se vuelve


dispendiosa cuando hay muchos datos, puede emplear la función
“ConcatenarRango” incluida en este complemento.
Para esto abre el formulario busca la función y da doble click sobre ella, aparece la
función indicándole cuales son los argumentos de la misma para que diligencie los
campos correspondientes.

El resultado obtenido es el siguiente:

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Actualizar vínculos
Puede ser que usted haya elaborado y enviado algunos formatos a personas que
manejan la misma herramienta, sin embargo, esos formatos pudieron haber
quedado vinculados a libros, y al complemento que usted maneja, por lo tanto, el
usuario que recibe el archivo encontrara que en Excel hay celdas con vínculos a
documentos que en su equipo no existen, por lo tanto, debe proceder a actualizar
los vínculos del complemento de consultas con este botón “Actualizar Vínculos”.
Si el complemento encuentra vínculos, realiza las operaciones para actualizarlos,
sin embargo, si no encuentra ningún vinculo sencillamente mostrar un mensaje
indicando que estos no existen.

Actualizar

La sección de actualizar le permitirá actualizar la información de las


tablas que se hayan elaborado por medio del complemento, las
tablas pueden ser “Tablas dinámicas” o “Tablas tradicionales”, y la
actualización se puede aplicar a la tabla que se haya seleccionado
o a todas las tablas que se encuentra en el libro.

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Actualizar tablas del libro

Esta opción le permite actualizar todas las tablas del libro (Tablas
dinámicas o tablas tradicionales) dando click sobre la opción.

Al actualizar las tablas del libro aparecerá:

Actualizar tabla activa

Le permite actualizar la tabla que tenga seleccionada, sino ha seleccionado


ninguna tabla o la tabla no ha sido creada por el complemento, le aparece
un mensaje como el siguiente.

Cuando se actualiza correctamente la tabla activa aparece este mensaje:

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Bucles

Los bucles son tareas repetitivas que se realizan hasta que se cumple una
determinada condición, la condición puede ser un limite identificado por un número,
o puede ser la ultima celda de un rango seleccionado
En esta sección aparecerán bucles asociados a los siguientes comandos:
• Atributos de Excel
• Cambiar
• Propiedades de las Hojas
• Personalizados

Atributos de Excel

Los atributos de Excel para esta sección son básicamente listar el nombre
de las hojas creadas, listar el nombre de los archivos que se encuentran
visibles (Ficheros de Excel) y crear hojas nuevas a partir de un rango.

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Complements Queries Helisa

Crear Hojas
Si se tiene un rango o un conjunto de celdas que contienen cierto tipo de
información, se pueden crear hojas en el libro actual de Excel con base en esa
información, para ello de click en el botón crear hojas, seleccione el rango donde
están estos datos y de click en “Aceptar”

Listar Hojas
Con base en el nombre de todas las hojas de Excel que contiene el libro activo, esta
automatización lista esos nombres junto con un hipervínculo a cada una de las
hojas.

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Complements Queries Helisa

De click en la opción “Listar Hojas”, seleccione la celda a partir de la cual desea


colocar los datos y de click en “Aceptar”.
Aparecerá algo similar a:

Listar Libros
Al igual que con las hojas, se pueden listar los nombres de los libros que se
encuentran abiertos, para esto de click en el botón “Listar Libros”, seleccione la
celda a partir de la cual espera colocar los datos, y de click en “Aceptar”

Aparecerá algo similar a:

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Complements Queries Helisa

Listar Archivos
La opción de “Listar Archivos” le permite listar el nombre y los atributos de un archivo
(Como por ejemplo fecha de modificación, tamaño, extensión) que se encuentran
en una determinada carpeta.

Seleccione la ruta o carpeta de la cual desea obtener información:

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De click en “Aceptar”

Los datos aparecerán en una nueva hoja de Excel, con la siguiente estructura.

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Cambiar

El botón de Cambiar se encarga de cambiar la forma como se desea ver el


texto de un rango, esto puede ser cambiar a “Mayúsculas” a “Minúsculas”,
“Tipo Oración” O “Primera letra de cada palabra en mayúscula”.

Propiedades de las Hojas

La opción de “Propiedades de las Hojas” permite adicionar en un


formulario el nombre de las hojas del libro activo para así navegar por
el mismo de una forma mas dinámica, desde este formulario usted
podrá:

• Filtrar y seleccionar las hojas que aparecen en el listado


• Adicionar un texto (Prefijo) al inicio del nombre de todas las hojas del libro.
• Adicionar un texto (Sufijo) al final del nombre de todas las hojas del libro.

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• Ordenar las Hojas de forma Ascendente O Descendente


• Abrir la ubicación del archivo (Carpeta)
• Cambiar el tipo de letra de cada hoja (Mayúsculas, minúsculas, Tipo Oración
o Primera letra de cada palabra en mayúscula).

Personalizados

En la pestaña de personalizados se encuentra la opción de realizar


tareas repetitivas con tablas ya realizadas, por ejemplo, si siempre se
realizan consultas con los mismos parámetros, pero solo cambiar el
código del vendedor o el periodo (O cualquier dato similar) en ese
caso se vuelve útil esta opción
Los bucles personalizados se pueden realizar de dos formas, haciendo tareas
repetitivas con una información de una tabla generada por el complemento o
mediante un formato predeterminado en Excel.

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Para cualquiera de las dos opciones se debe diligencia el campo “Dato actual” y el
campo “Rango de variables”.

Formatos y plantillas

El botón de formatos y plantillas abre de una carpeta especifica


“Plantillas” los libros que contienen cierto tipo de informes
predeterminados.
Puede utilizar los libros que se encuentran en esta ubicación o crear sus
propios formatos y guardarlos en este directorio con el fin de tenerlos disponibles
para su uso.

El formulario cargara el nombre de las subcarpetas que se encuentran en el


directorio de “Plantillas”

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Análisis

La sección de análisis trae consigo automatizaciones referidas a análisis


de datos mediante gráficos.

En esta parte se pueden encontrar dos tipos de gráficos, el primero tipo circular para
medir eficiencias y el segundo un gráfico de GANT para poder hacer seguimiento
de proyectos.

CQHelisa-V001

En esta sección encontrara los botones de ayuda de la herramienta,


• Instrucciones
• autorizar
• programador
• Administrador
• Acerca de…

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Instrucciones

Por medio de este botón se muestra la ayuda o las instrucciones para utilizar este complemento.

Autorizar

Por medio de esta opcion podrá realizar las siguientes tareas:


1. Autorizar al equipo actual para utilizar la herramienta
2. Agregar informes o consultas.

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Cuando se da click en autorizar aparecerá este formulario en el cual tendrá que


ingresar la contraseña asignada por PROASISTEMAS S.A.,

Cuando da click en la pestaña “Configurar consultas e informes” podrá adicionar


consultas o inclusive exportarlas para incluirlas en otros complementos.

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Programador

Esta opción solo esta habilitada para el desarrollador de la herramienta

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Administrador

Esta opción solo está habilitada para el desarrollador de la herramienta

Acerca de…

Muestra información acerca de la herramienta

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