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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1. ORGANIZACIÓN
INVERSIONES MARTINEZ CASTAÑEDA S.A.S LICEO BOGOTA.
1.2. SITIO WEB: www.liceobogota.com.co
1.3. LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL: Calle 1 No. 40 A -69 Bogotá D.C.,
Cundinamarca, Colombia

Si la certificación cubre más de un sitio permanente donde se realicen actividades del sistema de gestión,
indicar la localización de cada uno.

Dirección del sitio Localización Actividades del sistema de gestión, desarrollados en


permanente (ciudad - país) este sitio, que estén cubiertas en el alcance
(diferente al sitio principal)
N/A N/A N/A
1.4. ALCANCE DE LA CERTIFICACION:
Prestación de servicios de educación para los grados de preescolar y básica primaria.
No aplicabilidad: 7.1.5.2 Trazabilidad de las Mediciones

Provision of education services to preschool and basic primary


1.5. CÓDIGO IAF: 37
1.6. CATEGORIA DE ISO/TS 22003: N/A
1.7. REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION: NTC ISO 9001:2015

1.8. GERENTE O DIRECTOR DE LA ORGANIZACIÓN


Nombre: Yorvin Contreras Sanchez
Cargo: Coordinador de Sistemas de Gestión
Correo electrónico sistemadegestion@secap.com.co
1.9. TIPO DE AUDITORIA:
 Inicial o de Otorgamiento
 Seguimiento
 Renovación
 Ampliación
 Reducción
 Reactivación
 Extraordinaria
 Actualización

Aplica toma de muestra por multisitio: Si  No 


Auditoría combinada: Si  No 
Auditoría integrada: Si  No 

1.10. Tiempo de auditoria FECHA Días de auditoría)


Etapa 1 (Si aplica) N/A N/A
Preparación de la auditoría en sitio y elaboración del plan 2018-05-04 0.5
Auditoría en sitio 2018-05-24, 25 1.5

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terceros sin autorización de la Organización.

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1.11. EQUIPO AUDITOR


Auditor líder David Barahona P.
Auditor No aplica
Experto Técnico No aplica
1.12. DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN
Código asignado por ICONTEC SC-CER469201
Fecha de aprobación inicial 2016-06-03
Fecha de próximo vencimiento: 2019-06-02

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
2.1. Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de
gestión.
2.2. Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la Organización cumple los
requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables en el alcance del sistema de gestión y a
la norma de requisitos de gestión
2.3. Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la Organización puede tener
expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.
2.4. Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

3.1. Los criterios de la auditoría incluyen la norma de requisitos de sistema de gestión, la información
documentada del sistema de gestión establecida por la organización para cumplir los requisitos de la
norma, otros requisitos aplicables que la organización suscriba y documentos de origen externo
aplicables.

3.2. El alcance de la auditoría, las unidades organizacionales o procesos auditados se relacionan en el


plan de auditoría, que hace parte de este informe.

3.3. La auditoría se realizó por toma de muestra de evidencias de las actividades y resultados de la
Organización y por ello tiene asociada la incertidumbre, por no ser posible verificar toda la información
documentada.

3.4. Se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios aplicables en el


alcance del sistema de gestión, establecidos mediante su identificación, la planificación de su
cumplimiento, la implementación y la verificación por parte de la Organización de su cumplimiento.

3.5. El equipo auditor manejó la información suministrada por la Organización en forma confidencial y la
retornó a la Organización, en forma física o eliminó la entregada en otro medio, solicitada antes y
durante el proceso de auditoría.

3.6. Al haberse ejecutado la auditoría de acuerdo con lo establecido en el plan de auditoría, se cumplieron
los objetivos de ésta.

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

3.7. ¿Se evidenciaron las acciones tomadas por la Organización para solucionar las áreas de
preocupación, reportadas en el informe de la Etapa 1? (Se aplica solo para auditorías iniciales o de
otorgamiento):
Si  No  NA 

3.8. Si se aplicó toma de muestra de múltiples sitios, indicar cuáles sitios permanentes se auditaron y en
que fechas: N/A

3.9. En el caso del Sistema de Gestión auditado están justificadas las exclusiones o requisitos no
aplicables acorde con lo requerido por el respectivo referencial?
Si  No  NA 
En caso afirmativo, describa los requisitos que de manera justificada son excluidos o no son
aplicables.
7.1.5.2 Trazabilidad de las Mediciones: En los procesos del Liceo Bogotá no se necesita, ni se utiliza
equipos de seguimiento y medición para la prestación del servicio y por tal motivo se excluye dentro de
la normatividad a auditar.

3.10. ¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio de acuerdo al listado de contratos o
proyectos entregado por la Organización?:
Si  No  NA 

3.11. ¿En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo del
producto o servicio (Por ejemplo el numeral 8.3 de la norma ISO 9001:2015 ó 7.3 de la norma ISO
9001:2008), este se incluye en el alcance del certificado?:
Si  No  NA 

Se verificó el diseño del Proyecto Educativo Institucional, plan de estudios. Se realizó visita a salones
de clase

Grado Área Aspectos revisados


Tercero Inglés Coherencia temática entre plan de área (formato programador) y currículo en
los temas de:
Malla: To ask an give directions recognize familiar words and very basic
phrases concerning themselves an their family
Plan de asignatura:
Some - any: food
Modal: Sholud
Daily Tasks
Adverbs of frenquency
Propositions of tiem and place
Going to for purpose
Planeador de clase:
Mayo 21 a mayo 25
(24): zombie song y páginas 35 y 36 del libro

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
3.12. ¿Existen requisitos legales para el funcionamiento u operación de la Organización o los proyectos
que realiza, por ejemplo habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia de
construcción, licencia o permisos ambientales en los que la Organización sea responsable?:
Si  No  NA 

Acto Fecha Autoridad Descripción


Administrativo Legal
Resolución 27/11/2017 Secretaría de Por la cual se autoriza la adopción de régimen
160046 Educación regulado y la tarifa del establecimiento educativo
Bogotá Liceo Bogotá
Secretaría de
Resolución 16/12/1990 Educación aprobación de estudios para los grados A y B del
2695 Bogotá nivel de educación preescolar y 1 a 5 del nivel de
educación básica primaria

29/10/1984 Secretaría de
Resolución Educación Licencia de iniciación de labores para el nivel de
03945 Bogotá educación básica primaria grado 5.

09/11/1982 Secretaría de
Resolución Educación licencia de iniciación de labores para los niveles de
04174 Bogotá educación preescolar y básica primaria (grados 1 a
4)

Radicado E- 23/02/2016 Secretaría de Concepto de viabilidad de otorgar modificación de


2016-28686 Educación los actos administrativo para autorizar el
funcionamiento del establecimiento de educación
formal de carácter mixto, calendario A, jornada
diurna denominado Liceo Bogotá ubicado en la
calle 1 N. 40ª – 69 para los niveles de educación
Preescolar (grados pre jardín, jardín y transición) y
básica primaria (grados 1, 2,3,4 y 5).
Acta SB06C 08/03/2018 Secretaría de Verificación de condiciones de las instalaciones
002443 Salud educativas.
Certifica 7562 07/03/2018 Fumindustrial Certificado de lavado y desinfección de tanques.
/ 7563 Certificado de desinsectación y desratización.
 Se recomienda llevar a cabo las gestiones para la actualización de la resolución con la
dirección actual de la Institución y la verificación de las condiciones sanitarias de la
preparación de los alimentos debido a que se presta el servicio de restaurante (almuerzo).
3.13. ¿Se evidencian cambios significativos en la Organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo
relacionados con alta dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la
certificación, cambios en el alcance de la certificación diferentes a ampliación o reducción, entre otros?
Si  No 
En caso afirmativo, cuáles: N/A

3.14. ¿Se auditaron actividades en turnos nocturnos?


Si  No  NA 
En caso afirmativo descríbalas N/A
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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

3.15. ¿Se encontraron controlados los procesos de origen externo (out sourcing), cuyo resultado incide
en el producto o servicio y que hacen parte del alcance de certificación?
Si  No  NA .

3.16. ¿Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de
auditoría inicialmente acordado con la Organización?
Si  No  En caso afirmativo, cuáles: N/A

3.17. ¿Existen aspectos o resultados significativos de esta auditoría, que incidan en el programa de
auditoría del ciclo de certificación?
Si  No 
Si es afirmativo describa cuáles requisitos de la norma de sistema de gestión, se ven afectados del
programa de auditoría: Se debe realizar la actualización del plan relacionando los requisitos de la
versión 2015 de la norma.

3.18. ¿Quedaron puntos no resueltos en los casos en los cuales se presentaron diferencias de opinión
sobre las NC identificadas durante la auditoría?
Si  No  NA 

3.19. ¿Aplica restauración para este servicio?


Si  No  NA 

3.20. Se verificó si la Organización implementó o no, el plan de acción establecido para solucionar las
no conformidades menores pendientes de la auditoría anterior de ICONTEC y si fueron eficaces.

NC Descripción de la no conformidad (se Evidencia obtenida que soporta la ¿Fue


relaciona el numeral de la norma y la solución eficaz la
evidencia del incumplimiento) acción?
Si/No
La organización no realiza la revisión, Se implementó el FR-01-88 solicitud, Si
verificación y validación de los cambios al seguimiento y control del diseño y
diseño y su aprobación antes de su desarrollo
7.3.7 implementación.
(2008) (No se evidencio la revisión, verificación y Se verifica los cambios para el proyecto
validación de la modificación realizada al PEI de bilingüismo
“Proyecto Bilingüe Liceo Bogotá” para la
vigencia 2017.)
No se identificaron los registros que Se realizó ajuste al procedimiento de Si
evidencien los resultados de la verificación del diseño y desarrollo académico PR-02-
diseño. 15 en el cual se establecieron los
(No se evidencio los registros de los lineamientos para cambios en la malla
7.3.5
resultados de la verificación del diseño de la curricular, se realiza trazabilidad con
(2008)
malla curricular para preescolar de acuerdo a los cambios en la asignatura de inglés
lo definido en el procedimiento de diseño y
desarrollo académico, código PR-01-15,
versión 1 del 28 de octubre de 2015.)

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
La organización no ha establecido los criterios Se verifica matriz de selección MT-01- Si
para la selección de los proveedores 07 la cual fue aplicada para la
(En el procedimiento de compras PR-01-14 evaluación y selección de los
7.4 versión 1 del 28 de octubre de 2015 no se proveedores objeto de la no
(2008) evidencia cuáles son los criterios para conformidad. Se hace trazabilidad con
seleccionar a los proveedores Richmond y los proveedores de elementos de
Pearson) laboratorio en el cual se seleccionó
buenaventura y lozano.
No se evidencia que la organización evalué la Se realizó cronograma de Si
eficacia de las acciones tomadas capacitaciones mediante el forma FR-
6.2.2 c) (capacitación) para lograr las competencias 01-55.
(2008) del personal. Se implementó el formato de guía de
(No se evidencio la eficacia de la capacitación trabajo (FR-02-50) en el cual se hace
dada sobre formación bilingüe. ) una evaluación de la capacitación.

4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

4.1 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los requisitos.

 La implementación del proyecto educativo bilingüe, en el cual se busca un compromiso con la


población objetivo en potencializar el uso del inglés para el desarrollo de los procesos académicos.
Con lo anterior se busca obtener el reconocimiento de colegio bilingüe por parte de la Secretaría de
Educación.

 El enfoque en el crecimiento organizacional mediante la adquisición de un sitio para la construcción de


la sede de secundaria y media, con el objetivo de mantener la continuidad de los estudiantes que se
encuentran actualmente cursando el ciclo de primaria.

4.2 Oportunidades de mejora

ACADÉMICO
 Revisar la metodología de evaluación que permita mantener de manera permanente resultados de
desempeño de los 4 aspectos a evaluar y que son establecidos por asignatura, con el fin de identificar
necesidades de mejora para el cumplimiento de los logros en el período.

 Revisar los controles del diseño y el procedimiento definido, a fin de asegurar que las revisiones,
verificaciones y validaciones propuestas se implementan de manera articulada. Igualmente revisar la
metodología establecida para la implementación de cambios en el diseño, de tal manera que permita
asegurar su trazabilidad.

 Revisar los indicadores que proporcionen datos fiables según los resultados obtenidos en el año.
Incluir dentro de la revisión de los mismos la definición de indicadores que permitan medir el
desempeño del proceso

ADMISIONES
 Revisar el contrato de prestación de servicios educativos en el cual se establezca la pertinencia de
adquirir el seguro educativo como obligatorio, ya que este debería ser un requisito optativo.

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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

COMPRAS
 Revisar la metodología de evaluación, selección de los proveedores según los niveles de criticidad
respecto a al servicio; esto permitirá identificar según su nivel los atributos necesarios para ser
seleccionado.

 Hacer seguimiento a los proveedores en relación a los niveles de criticidad que permita asegurar las
condiciones para su evaluación, selección y evaluación del desempeño.

 Revisar la necesidad de llevar a cabo mecanismos de seguimiento y medición (indicadores) que


permita medir el desempeño del proceso.

CALIDAD
 Hacer seguimiento controles para el acceso a la información documentada, de tal manera que permita
ser consultada por los responsables de los procesos de la institución.

 Revisar informe de auditoría, en el cual se contemplen aspectos que aporten a la mejora continua del
sistema de gestión.

 En relación a las acciones correctivas revisar la metodología para la identificación de análisis de


causas que lleven a planes de acción que eviten su recurrencia.

5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE


GESTION
5.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado
5.1.1. Incluir las reclamaciones o quejas validas del cliente en los sistemas de gestión que aplique
durante el último año.

Se tiene establecida la recepción de comunicaciones mediante vía telefónica, personal y cibercolegios.


Se tiene establecido dar una respuesta en un tiempo no mayor a 4 días.
Número de quejas o
Principal causa Acciones tomadas
reclamaciones
En el 2017 se recibieron Trato del docente Se reciben la comunicación se revisa con la
4 quejas persona responsable y se le da respuesta al
2 reclamos padre de familia ya sea mediante reunión o
En el 2018 a la fecha se ha Temas varios comunicación. Producto de la falta de
recibido evidencia para las respuestas, se reporta una
2 quejas - 1 otro (queja) no conformidad de tipo menor.

5.1.2. Incluir la ocurrencia de incidentes (accidentes o emergencias) en los sistemas de gestión que
aplique y explique brevemente como fueron tratados: N/A

5.1.3. En los casos que aplique verificar que la Organización haya informado a ICONTEC durante los
plazos especificados en el Reglamento ES-R-SG-001 eventos que hayan afectado el desempeño del
sistema de gestión certificado, relacionados con el alcance de certificación que sean de conocimiento
público. El auditor verificará las acciones pertinentes tomadas por la Organización para evitar su
recurrencia y describirá brevemente como fueron atendidas. N/A
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5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE


GESTION

5.1.4. ¿Existen quejas de usuarios de la certificación recibidas por ICONTEC durante el último periodo
evaluado? (Aplica a partir del primer seguimiento)?
Si  No NA 

5.1.5. Se evidencia la capacidad del sistema de gestión para cumplir los requisitos aplicables y lograr los
resultados esperados? :
Si  No 

5.1.6. ¿Se concluye que el alcance del sistema de gestión es apropiado frente a los requisitos que la
Organización debe cumplir? (consultar ES-P-SG-02-A-001)
Si  No .
5.2. Relación de no conformidades detectadas durante el ciclo de certificación

El ciclo de certificación inicia con una auditoría de otorgamiento o renovación, a partir de esta indicar
contra cuáles requisitos se han reportado no conformidades.

Auditoria Número de no conformidades Requisitos


Otorgamiento / Renovación 3 7.51 - 8.4.2 - 8.5.2
1ª de seguimiento del ciclo 4 7.3.7 - 7.3.5 - 7.4 - 6.2.2 c
2ª de seguimiento del ciclo 6 4.2 a, b - 8.2.3.1 c - 8.3.1 - 9.3.2
- 8.2.1 c - 9.2.1 a2
Auditorias especiales
(Extraordinaria, reactivación,
ampliación )

¿Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC en el último


ciclo de certificación?
Si  No  NA .

5.3 Análisis del proceso de auditoría interna


Se evidencia auditoría interna realizada el 26 y 27 de abril de 2018 en el cual se dio cobertura todos los
procesos del sistema. Se evidencia planificación de auditoría e informe en el cual se reportaron 8 no
conformidades.
La auditoría interna se realizó bajo la NTC ISO 9001:2008 por lo cual se reporta una no conformidad de
tipo menor.
Se verificó la orientación de la auditoría interna con el enfoque de la 19011.
5.4 Análisis de la revisión del sistema por la dirección
Se evidencia revisión por la dirección realizada en el mes de abril de 2018 en el cual no se da cobertura a
todos los elementos de entrada solicitados por la norma por lo cual se reporta una no conformidad de tipo
menor.
Se evidencia los resultados de la revisión.

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6. USO DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTION Y DE LA MARCA O LOGO DE LA


CERTIFICACION
6.1. ¿El logo o la marca de conformidad de certificación de sistema de gestión de ICONTEC se usa en
publicidad (página web, brochure, papelería, facturas, etc…)?
Si  No  NA .

6.2. ¿La publicidad realizada por la Organización está de acuerdo a lo establecido en el reglamento ES-R-
SG-001 y el Manual de aplicación ES-P-GM-01-A-011?
Si  No  NA .

6.3. ¿El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o el envase o el
embalaje del producto, o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto?
Si  No  NA 

6.4. ¿Se evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (vigencia del certificado,
logo de organismo de acreditación, razón social registrada en documentos de existencia y
representación legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificación, alcance, etc.?
Si  No .

7. RESULTADO DE LA REVISION DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PARA


LAS NO CONFORMIDADES MAYORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA, MENORES QUE
GENERARON COMPLEMENTARIA Y, MENORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA QUE POR
SOLICITUD DEL CLIENTE FUERON REVISADAS

¿Se presentaron no conformidades mayores? SI  NO 

¿Se presentaron no conformidades menores de la auditoria anterior que no pudieron ser cerradas en esta
auditoría? SI  NO 

¿Se presentaron no conformidades menores detectadas en esta auditoría que por solicitud del cliente
fueron revisadas durante la complementaria? SI  NO  N/A

En caso afirmativo diligencie el siguiente cuadro:

Fecha de la verificación complementaria: N/A

NC Descripción de la no conformidad Evidencia obtenida que soporta la ¿Fue eficaz la


(se relaciona el numeral de la solución acción?
norma y la evidencia del Si/No
incumplimiento)
No conformidades mayores identificadas en esta auditoría
N/A N/A N/A

No conformidades pendientes de la auditoría anterior que no se solucionaron


N/A N/A N/A

No conformidades detectadas en esta auditoría que fueron cerradas


N/A N/A N/A

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8. RECOMENDACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001

SI NO
Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión
Se recomienda mantener el alcance del certificado o del Sistema de Gestión X
Se recomienda renovar el certificado del Sistema de Gestión
Se recomienda ampliar el alcance del certificado del Sistema de Gestión
Se recomienda reducir el alcance del certificado
Se recomienda reactivar el certificado
Se recomienda actualizar el certificado del Sistema de Gestión X
Se recomienda restaurar el certificado, una vez finalice el proceso de renovación
Se recomienda suspender el certificado
Se recomienda cancelar el certificado
Nombre del auditor líder: David Barahona P. Fecha 2018 07 06

9. ANEXOS QUE FORMAN PARTE DEL PRESENTE INFORME


Anexo 1 Plan de auditoría ES-P-SG-02-F-002 (Adjuntar el plan a este formato) X
Anexo 2 Información específica de esquemas de certificación de sistema de gestión N/A
Anexo 3 Correcciones, análisis de causa y acciones correctivas
X
Aceptación de la organización firmada.

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ANEXO 1

PLAN DE AUDITORIA

EMPRESA: INVERSIONES MARTINEZ CASTAÑEDA S.A.S LICEO BOGOTA.


Dirección del sitio : Calle 1 No. 40 A -69 Bogotá D.C., Cundinamarca, Colombia
Representante de
Yorvin Contreras Sanchez
la organización:
Coordinador de Sistemas de Correo
Cargo: sistemadegestion@secap.com.co
Gestión electrónico

Alcance: Prestación de servicios de educación para los grados de preescolar y básica primaria.

CRITERIOS DE AUDITORÍA NTC ISO 9001:2015 + la documentación del Sistema de Gestión


Tipo de auditoría :
 INICIAL U OTORGAMIENTO  SEGUIMIENTO  RENOVACION  AMPLIACIÓN  REDUCCIÓN
 REACTIVACIÓN  EXTRAORDINARIA  ACTUALIZACIÓN
 Si
Aplica toma de muestra por multisitio:
 No
Existen actividades/procesos que
 Si
requieran ser auditadas en turno
 No
nocturno:

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Con un cordial saludo, enviamos el plan de la auditoría que se realizará al Sistema de Gestión de su
organización. Por favor indicar en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las personas que
atenderán cada entrevista y devolverlo al correo electrónico del auditor líder. Así mismo, para la reunión de
apertura de la auditoría le agradezco invitar a las personas del grupo de la alta dirección y de las
áreas/procesos/actividades que serán auditadas.

Para la reunión de apertura le solicitamos disponer de un proyector para computador y sonido para video,
si es necesario, (sólo para auditorías de certificación inicial y actualización).

En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, por favor
informarlas previamente al inicio de la auditoría y disponer el suministro de los equipos de protección
personal necesarios para el equipo auditor.

La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría será tratada confidencialmente, por parte
del equipo auditor de ICONTEC.

El idioma de la auditoría y su informe será el español.

Los objetivos de la auditoría son:


 Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de
gestión.
 Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la organización cumple los
requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestión y a
la norma de requisitos de gestión.
 Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la organización puede tener
expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.
 Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

Las condiciones de este servicio se encuentran indicadas en el Reglamento de certificación de sistemas de


gestión R-SG-001.
Correo
Auditor Líder: David Barahona P. (DB) dbarahona@icontec.org
electrónico
Auditor: No aplica Auditor No aplica
Experto técnico: No aplica

Hora de
Hora de
inicio de CARGO Y NOMBRE
Fecha/ Sitio finalización
la PROCESO / REQUISITOS POR EQUIPO (Todas las personas que
(si hay más de la
actividad AUDITAR AUDITOR serán entrevistadas en la
de uno) actividad
de auditoría)
de
auditoría
auditoría
Raul Martinez, Maria
Teresa Castañeda, Janeth
08:00 08:30 Reunión de apertura DB
Figueroa, Laura Lamprea,
2018-05-24
Yorvin Contreras
DIA UNO
Direccionamiento Janeth Figueroa, Laura
08:30 10:00 Requisitos: 4.1, 4.2, 4.3, 5.1, DB Lamprea, Yorvin
5.2,5.3, 6.2, 6.3, 7.4, 9.3 Contreras

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Hora de
Hora de
inicio de CARGO Y NOMBRE
Fecha/ Sitio finalización
la PROCESO / REQUISITOS POR EQUIPO (Todas las personas que
(si hay más de la
actividad AUDITAR AUDITOR serán entrevistadas en la
de uno) actividad
de auditoría)
de
auditoría
auditoría
Académico Janeth Figueroa, Laura
10:00 12:00 Requisitos: 7.1.6, 8.1, 8.3, 8.5, DB Lamprea, Yorvin
8.6, 8.7 Contreras
12:00 13:00 Receso DB
Admisiones Janeth Figueroa, Liliana
13:00 14:30 Requisitos: 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, DB Molina, Laura Lamprea,
8.2.4 Yorvin Contreras
Gestión de Calidad
Laura Lamprea, Yorvin
14:30 16:30 Requisitos: 4.4, 6.1, 7.4, 7.5, 9.1, DB
Contreras
9.2, 10
16:30 17:00 Balance DB
Liliana Molina, Laura
Compras
08:00 09:30 DB Lamprea, Yorvin
Requisitos: 8.4
Contreras.
Verificación de evidencias para
Yorvin Contreras, Laura
el cierre de no conformidades de
09:30 10:30 DB Lamprea, Janeth
la auditoria anterior.
Figueroa.
Requisitos: 7.2
2018-05-25 Verificación del uso del logo en
DIA DOS los diferentes medios de
publicidad usados por la Auditor líder y equipo
10:30 11:30 DB
empresa. auditor
+ Preparación informe de
auditoría
Todas las personas
11:30 12:00 Reunión de cierre DB entrevistadas en la
auditoría
Observaciones:
La metodología de la auditoría será mediante el uso del ciclo PHVA. Se hará el seguimiento a las acciones
correctivas planteadas para las no conformidades pendientes y/o a los aspectos por mejorar establecidos en
la auditoría anterior, por lo que se requieren las evidencias documentadas de las acciones realizadas para
efectuar el cierre respectivo. Se verificarán los registros de las quejas y reclamaciones recibidas de los
clientes. Durante toda la auditoría se verificarán control de la información documentada [7.5.3], política [5.2],
acciones para abordar riesgos y oportunidades [6.1], objetivos [6.2], roles, responsabilidades y autoridades
[5.3], competencia [7.2], seguimiento y medición de los procesos [9.1.1], acción correctiva [10.2] y mejora
continua [10.3].
EL PRESENTE PLAN PUEDE SER MODIFICADO, UNA VEZ SE RECIBA LA DOCUMENTACIÓN
SOLICITADA
Indicar si esta auditoría es testificada por un Organismo de Acreditación. N/A
Para el balance diario de información del equipo auditor le agradecemos disponer de una oficina o sala, así
como también de acceso a la documentación del sistema de gestión.

Fecha de emisión del plan de auditoría: 2018-05-07


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terceros sin autorización de la Organización.

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ANEXO 3 - CORRECCIONES, CAUSAS Y ACCIONES CORRECTIVAS.

 Se recibió la propuesta de correcciones, análisis de causas y acciones correctivas para la


solución de no conformidades el 2018-06-01 y recibieron observaciones por parte del auditor líder.

 Las correcciones, análisis de causas y acciones correctivas propuestas por la organización,


fueron aceptadas por el auditor líder el 2018-06-01.

No.
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA 1 de 6

No - Conformidad Mayor Norma(s): Requisito(s):


X No - Conformidad Menor NTC-ISO 90001:2015 4.2 a,b

Descripción de la no conformidad:

No se evidencia que la organización determine las partes interesadas que son pertinentes al sistema de
gestión de la calidad ni los requisitos de estas partes interesadas que son pertinentes para el sistema
de gestión de la calidad.
Evidencia:

Si bien se determina las necesidades de los estudiantes, padre y docentes dentro del manual de
convivencia, no se evidencia que se determine las demás partes interesadas como el grupo
empresarial, proveedores, entidades de control.

No se evidencia que se tenga determinada las expectativas para las partes interesadas.
Corrección Evidencia de Fecha
Implementación
Inclusión como entrada a la revisión gerencial las partes Procedimiento 29/06/2018
interesadas, cuyo aspecto es fundamental de seguimiento y PR-01-19
verificación. Partes interesadas

Creación del procedimiento de las partes interesadas, Revisión por la


involucrando su identificación, importancia, expectativa o nivel dirección
interés para la institución educativa.

Descripción de la (s) causas (s)


(Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porques, espina de
pescado, etc…).
La institución no realizo una identificación de las partes interesadas desde la perspectiva de los actores
que pueden impactar en la prestación del servicio educativo y aquellas que tiene expectativas en
conexión con los resultados de la gestión educativa. No se contemplaron los factores que influyen para
lograr la satisfacción del cliente como proveedores, terceras partes, accionistas, entre otros.

Dentro de los procedimientos, no se contempla un procedimiento que determine la identificación de las


partes interesadas, la identificación de requisitos de las partes y su impacto en la calidad de la
prestación de los servicios de la institución
Acción correctiva Evidencia de Fecha
Implementación
Se crea el procedimiento PR-01-19, titulado partes interesadas Procedimiento 29/06/2018
el cual establece la identificación de partes interesadas que PR-01-19
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afectan la calidad y prestación del servicio, se identifican los Partes interesadas


requisitos de las partes interesadas y graduación del impacto
que estas partes interesadas tienen frente a la prestación del Revisión por la dirección
servicio.
FR-02-50
Se crea una matriz de requisitos de las partes interesadas las Evaluación de
cuales servirán de entrada para la revisión Gerencial. capacitaciones
Se incluye dentro de las entradas de la revisión Gerencia y la
caracterización de la gestión de la Dirección los requisitos de MT-01-10
las partes interesadas. Partes interesadas
Se realiza una capacitación del procedimiento PR-01-19 a los
directivos de la organización, consejo académico y
administrativos.

No.
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA 2 de 6

No - Conformidad Mayor Norma(s): Requisito(s):


X No - Conformidad Menor NTC-ISO 90001:2015 8.2.3.1 c

Descripción de la no conformidad:

No se evidencia la organización lleve a cabo la revisión de los requisitos establecidos por la Institución,
antes de llevar a cabo la prestación del servicio de educación.
Evidencia:

En las carpetas de los siguientes estudiantes se evidenció:

Estudiantes Grado Observaciones


Matías Caro Garzón TransiciónHoja de matrícula sin registro de número y folio,
contrato de matrícula, aceptación manual de
convivencia, principios filosóficos, con espacios
en blanco. No se verificó referencias del padre.
Gabriela Rubio Celis Primero Hoja de matrícula sin registro de número y folio,
contrato de matrícula, aceptación manual de
convivencia, con espacios en blanco.
Nicolas Ricardo Mendez Cuarto Hoja de matrícula sin registro de número y folio,
contrato de matrícula, aceptación manual de
convivencia, con espacios en blanco. No se
verificó referencias del padre.
Corrección Evidencia de Fecha
Implementación
FR-01-102 29/06/2018
Adoptar revisión de carpetas con una mayor periodicidad y una Check List Students
verificación más profunda, identificando la actualización y archivo
de la documentación faltante.

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Descripción de la (s) causas (s)


(Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porques, espina de
pescado, etc…).

El colaborador no recibió de forma adecuada la formación de inducción y la entrega del puesto de


trabajo, así como evidencia de la ejecución dentro de su carpeta personal.

No se hizo seguimiento detallado a todas las carpetas de los estudiantes, así como no se encontró
responsable de la supervisión y verificación de cumplimiento a este proceso.

Dentro de las actas de paz y salvo al personal no se evidencia las tareas pendientes o labores de
seguimiento que debe adoptar y que sirva como guía para el nuevo colaborador de la institución.
Acción correctiva Evidencia de Fecha
Implementación
Se define que en las carpetas del personal se debe encontrar FR-01-102 29/06/2018
el manual de funciones completamente firmado y diligenciado, Check List Students
así como el formato de inducción y reinducción
FR-01-85
Dentro del formato de inducción y reinducción se dejará un Lista de chequeo
apartado donde se especifique la revisión del acta del paz y documentación personal
salvo del anterior colaborador.
FR-01-42
Se designa a la vicerrectora como encargada de la Inducción y reinducción
supervisión, verificación y acompañamiento a la secretaria
general con el cumplimiento de los requisitos establecidos de FR-01-06
la institución antes de la prestación del servicio.
Manual de funciones

No.
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA 3 de 6

No - Conformidad Mayor Norma(s): Requisito(s):


X No - Conformidad Menor NTC-ISO 90001:2015 8.3.1

Descripción de la no conformidad:
No se evidencia la adecuación del proceso de diseño y desarrollo para asegurarse de la posterior
prestación del servicio.

Evidencia:

En el procedimiento de diseño y desarrollo académico PR-02-15 no se evidencia su actualización a la


versión 2015 en relación a:
Planificación: las necesidades de recursos internos y externos para el diseño y desarrollo de los
productos y servicios; la necesidad de la participación activa de los clientes y usuarios en el proceso de
diseño y desarrollo.
Elementos de entrada: normas o códigos de prácticas que la organización se ha comprometido a
implementar; las consecuencias potenciales de fallar debido a la naturaleza de los productos y
servicios.
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Corrección Evidencia de Fecha


Implementación
Se actualizará el procedimiento de diseño y desarrollo académico PR-02-15 29/06/2018
PR-02-15 según la versión vigente. Diseño y desarrollo
académico

Descripción de la (s) causas (s)


(Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porques, espina de
pescado, etc…).

No se realizó actualización del procedimiento y ajuste según los requisitos y sus literales al
procedimiento diseño y desarrollo.

En el proceso de auditoría no se verifico la actualización puntual de procedimiento de diseño y


desarrollo ajustando los elementos de entrada contemplados en la actualización de la norma.

Acción correctiva Evidencia de Fecha


Implementación
Revisión del procedimiento PR-02-12 desarrollo y diseño PR-02-12 29/05/2018
ajustando los requisitos de entrada según norma ISO Diseño y desarrollo.
9001:2015.
FR-01-08
Dentro de la auditoría interna se verifica los numerales Plan de auditoría interna
conforme al proceso de diseño y desarrollo.
FR-02-50
Se realiza capacitación al consejo académico y directivo Evaluación de
acerca de la actualización del procedimiento de diseño y capacitaciones
desarrollo PR-02-12.

No.
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA 4 de 6

No - Conformidad Mayor Norma(s): Requisito(s):


No - Conformidad Menor NTC-ISO 90001:2015 9.3.2

Descripción de la no conformidad:

No se evidencia que revisión por la dirección incluya todas las entradas establecidas por la norma.

Evidencia:

Se evidencia informe de revisión por la dirección con las entradas establecidas en la NTC ISO
9001:2008, faltando las entradas como los cambios en las cuestiones externas e internas que sean
pertinentes al sistema de gestión de la calidad, el desempeño de los proveedores externos y la eficacia
de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades.

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Corrección Evidencia de Fecha


Implementación
Revisión por la 29/05/2018
Alinear el procedimiento de la revisión gerencial a la norma NTC dirección
ISO 9001:2015

Descripción de la (s) causas (s)


(Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porques, espina de
pescado, etc…).

No se realizó la transición de las entradas según los nuevos requisitos aplicables a la norma ISO
9001:2015

En el proceso de auditoría interna no se evidencio la actualización de las entradas a los nuevos


requisitos aplicables.

Acción correctiva Evidencia de Fecha


Implementación
Se realiza transición del informe por la revisión gerencial Revisión por la dirección 29/05/2018
adoptando los cambios de la versión incluyendo las nuevas
entradas establecidas por la norma. FR-01-08
Plan de auditoría interna
En la auditoría interna se verifica y evidencia las entradas que
propone la actualización de la norma ISO 9001:2015

No.
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA 5 de 6

No - Conformidad Mayor Norma(s): Requisito(s):


X No - Conformidad Menor NTC-ISO 90001:2015 8.2.1 c

Descripción de la no conformidad:

No se evidencia que la organización asegure los mecanismos de comunicación con el cliente, frente a
las quejas reportadas.

Evidencia:
No se evidencia respuesta para las quejas de los siguientes estudiantes:

Grado Kinder
Manuel Eduardo Hernández y Silvana Hernández (mellizos) (fecha de la queja 13 y 16 /06/2017)

Luisa Fernanda Reina (fecha de la queja 18/05/2017)


Corrección Evidencia de Fecha
Implementación
PR-02-13 29/06/2018
Unificar la información acerca de donde se deben mantener el Comunicación
control y seguimiento de los registros para la comunicación con el
cliente.
Actualizar el procedimiento de comunicación y estipular los
responsables del proceso y el control a seguir.
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Descripción de la (s) causas (s)


(Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porques, espina de
pescado, etc…).

No se evidencia registro detallado y/o descriptivo de las solicitudes de parte de los padres de familia o
los estudiantes, así como los planes de acción que se tomaron.

No se verificaba de manera detallada todas las PQRS y el control de los registros.

La matriz de seguimiento a las PQRS no se ajusta con las evidencias de la información documentada.

Dentro de las funciones al cargo no se encontraba estipulado las labores y el cumplimiento de las
PQRS, así como el responsable de la ejecución y supervisión.
Acción correctiva Evidencia de Fecha
Implementación
Se reviso el procedimiento y se realizaron los ajustes PR-02-13 29/05/2018
pertinentes según las actividades que se realizan al proceso Comunicación
en la institución, como también la actualización de la matriz de
seguimiento a las PQRS. MT-01-08
Seguimiento PQRS
Se efectúo como responsables de la ejecución del
procedimiento de PQRS a la coordinación académica, así FR-01-06
como las labores de supervisión y aprobación a la Manual de funciones
Vicerrectora, igualmente se ajustaron los manuales de
funciones para ambos encargados. FR-02-50
Evaluación de
Se realizo capacitación y entrenamiento del procedimiento de capacitaciones
comunicación, así como se evalúa la efectividad de la misma.

No.
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA 6 de 6

No - Conformidad Mayor Norma(s): Requisito(s):


X No - Conformidad Menor NTC-ISO 90001:2015 9.2.1 a2

Descripción de la no conformidad:

No se evidencia que se haya realizado auditoría interna conforme con los requisitos de la NTC ISO
9001: 2015.
Evidencia:

La auditoría interna se realizó con base en la NTC ISO 9001:2008.


Corrección Evidencia de Fecha
Implementación
Para los procesos de auditoría y en el informe final se dejará FR-01-09 29/06/2018
constancia de la revisión por parte del auditor líder o jefe de área Auditoría Interna
con la aprobación de la labor realizada.

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Descripción de la (s) causas (s)


(Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porques, espina de
pescado, etc…).

Dentro del plan de auditoría y la ejecución, no se evidencio la revisión de todos los numerales
aplicables a la norma ISO 9001: 2015.

Se utilizo como requisito normativo la guía GTC 200 – guía para la implementación de la norma ISO
9001 en establecimientos de educación inicial y formal en los niveles de preescolar, básica y media.

No se audito el proceso de auditoría interna, la aplicación conforme a los requisitos de la norma ISO
9001:2015.
Acción correctiva Evidencia de Fecha
Implementación
Para la próxima auditoría interna se realiza la migración y/o FR-01-08 29/06/2018
actualización de la auditoria, ajustándose a los requisitos de la Plan de auditoría interna
norma ISO 9001:2015.
FR-01-09
En el informe de auditoría interna se efectúa un apartado Informe de Auditoría
donde se evidencia la revisión del ejercicio de auditoría. Interna
Se realiza capacitación y entrenamiento de los puntos clave en FR-02-50
la transición de la norma ISO 9001:2015 y la efectividad de la
Evaluación de
misma.
capacitaciones

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