“Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión”

FASE 3 EJECUCIÓN DEL PROYECTO

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DE MERCADOS

SENA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
2019

1. Determinar el tipo de evento a realizar

Ale-O T-Shirt

Somos una empresa que cree en su marca, la calidad de sus productos y el valor y precio
que les ofrecemos a nuestros clientes. Son los clientes nuestra razón de ser y por eso
queremos a través de diferentes medios llegarles con esta propuesta diferente e innovadora
que se acerca a la realidad que nuestro consumidor pueda reconocer nuestra marca como
la realidad que quiere sentir, expresar, elegir y vivir. Por tal motivo decidimos contar con un
Stand que nos permita viajar, realizando activaciones, por diferentes lugares, como ferias,
tomas de centros comerciales y visitar a nuestros comercializadores y llevar a diferentes
lugares lo que nuestra esencia quiere expresar.

Como empresa hemos decidido preparar un Lanzamiento de Nueva Línea en un espacio

diferente a las tiendas de nuestro comercializadores. Mediante un Showroom se pretende
crear un ritual y una experiencia común y compartida del acto de conocer las novedades y
productos, en sitios con encanto y acogedores, con la suficiente flexibilidad en el diseño, lo
que permite adecuar la estrategia a ferias o proyectar algo similar desde los diferentes
puntos de contacto con nuestros ciber-clientes (https://www.showroomprive.es/).
Objetivo General

Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector comercial,

posicionando la marca e incentivando el consumo.

Objetivos Específicos

· Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.

· Lograr la compra y venta de los productos y servicios.

· Lograr un gran número de contactos y visibilización.

· Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores

· Captar nuevos clientes y consumidores.

· Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.

2. Establecer los requerimientos del evento

La operación logística del evento.

Para realizar un Showroom exitoso se han establecido un derrotero como guía operativa a
fin de determinar los requerimientos y designar el paso a paso de la operación del mismo:

Objetivo: Realizar un Showroom para mostrar nuestra nueva colección a clientes y

prospectos de clientes, reforzando la imagen de la marca.

Nombre del evento: Pontelo fresco. AleO. Showroom

Determinar lugar y fechas: Café central del Perpetuo Socorro, 14 de septiembre - 2019. 4
pm

Personal de apoyo y equipo de asesores: Este evento haremos uso de los recursos con que
cuenta la compañía, formaremos un equipo de trabajo de 4 miembros, a los cuales le serán
asignadas tareas específicas:

Requerimiento de recursos para iniciar operaciones:

En este punto se reconoce la necesidad
- Personas que desfilan y exhiben las prendas
- Montaje del sonido
- Montaje y desmontaje de decorado de evento.
 - Personal de acompañamiento a los invitados para momentos como: ingreso,
acomodación, entrega de detalles, alimentación y catering.

* De acuerdo a cotización el lugar de realización del evento puede vender en paquete para
suplir los 3 últimos requerimientos

Diseño de la imagen y el concepto

Diseño y cotización del kit del trabajo Reservación de instalaciones para conferencias,
eventos sociales y demás actividades a realizar Contactar y confirmar conferencias o
expertos Promoción del evento con posibles patrocinadores Cotización de hoteles tanto
para conferencistas como para congresistas Llevar a cabo la planeación de la publicidad”
En este punto se reconoce la necesidad de:
- Personas que desfilan y exhiben las prendas
- Montaje del sonido
- Montaje y desmontaje de decorado de evento.
- Personal de acompañamiento a los invitados para momentos como: ingreso,
acomodación, entrega de detalles, alimentación y catering.

El plan de publicidad del evento.

El plan de publicidad del evento parte de una invitación a nuestros clientes fidelizados, a
influencers y distribuidores de nuestra marca, ya que este no es un evento masivo, se hará
masivo con directos por las diferentes redes sociales con streaming.
El plan contempla llamadas de invitación e invitación por correo físico 1 mes antes, luego se
llama durante la semana en la que se realiza el evento para confirmar asistencia.
3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

Concepto Estimado Total

Alquiler del espacio y 750.000 1’300.000

servicio de catering

Equipos 300.000 300.000

Adecuaciones locativas - 200.000 200.00

decoración

Publicidad y merchandising 250.000 350.000

Modelos 400.000 600.000

Transporte 100.000 130.000

Imprevistos 100.000 350.000

Total 2’100.000 3’230.00

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Entre Alina Pardo, mayor de edad y titular de la Cédula de identidad No.43978987,

representante legal de Café Central del Perpetuo Socorro, NIT 9384793838 ubicado
la calle 44 Nro. 34-30 Medellín, Colombia, quien en lo sucesivo y a los efectos del
presente contrato se denominará EL ARRENDADOR, por una parte, y por la otra
Zuleima Palau mayor de edad y titular de la Cédula de identidad No.43978987,
representante legal de Moda Oz-A, NIT 93746480394, quien en lo sucesivo y a los
efectos del presente contrato se denominará LA ARRENDATARIO, han decidido
celebrar de mutuo acuerdo el presente CONTRATO DE ALQUILER DEL ESPACIO
Y SERVICIO DE CATERING el cual se regirá por las siguientes cláusulas:

PRIMERA: LA ARRENDADORA da en alquiler a EL ARRENDATARIO única y

exclusivamente el salón de eventos y servicio de catering, para que se efectúe un
evento promocional de lanzamiento de nueva colección para el día
14/septiembre/2019. SEGUNDA: EL ARRENDATARIO (a) podrá hacer uso del
Salón de Eventos a partir de las ocho (8:00 a.m.) del día de la celebración del
evento, hasta las doce (10:00 pm.) del mismo día. Queda entendido por parte de EL
ARRENDATARIO que el horario entre las 8:00 a.m. y las 3:30 p.m. será designado
para el arreglo y decoración del Salón y que el horario de 4:00 p.m. hasta la 10:00
p.m. será utilizado para la realización de la fiesta o reunión y su respectivo
desmontaje, con la finalidad de que el mencionado salón sea entregado en
perfectas condiciones tal y como lo recibió por parte de LA ARRENDADORA. -

TERCERA: El ARRENDADOR se compromete a cumplir con el servicio de catering

convenido, de acuerdo a como lo prestan regularmente. Para tal fin, el
ARRENDADOR, destinará dentro de su servicio la atención de catering para 60
personas que incluyen invitados y personal logístico.

CUARTA: EL ARRENDATARIO se compromete a cancelar por el servicio el monto

de QUINIENTOS MIL PESOS (500.000.oo COP) quince (15) días antes de la
realización del evento y OCHOCIENTOS MIL PESOS (800.00.oo COP) tres (3) días
antes del evento, so pena de cancelarse el alquiler y la prestación del servicio-

QUINTA: Para todos los efectos que pudieren derivarse del presente Contrato, se
elige como domicilio especial y con exclusión de cualquier otro, a la ciudad de
MEDELLÍN, a la jurisdicción de cuyos Tribunales las partes declaran expresamente
someterse.

Se hacen dos (2) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto, en

MEDELLÍN, departamento de Antioquia - Colombia a los tres (3) días del mes de
agosto de dos mil diecinueve.

Para constancia firman

_______________________ _________________________

EL ARRENDATARIO EL ARRENDADOR

5. Protocolo del Evento

Protocolos antes del evento

- Establecer el lugar y el horario en la que se llevará a cabo el evento

- Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación o

notificación con un mes de antelación.
 - Diseñar un programa de presentación del evento para así llevar un orden.

- Conocer el lugar donde se presentará el producto, servicios que presta, el

personal de servicio y seguridad, sitios de información general etc.

- Realizar pruebas de conectividad para streaming.

Protocolo Durante el Evento

· Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.

· Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.

· Realizar streaming.

· Tener una adecuada presentación personal.

· Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.

· Expresarse de manera clara y concreta.

· Ubicarse en la entrada del café para recibir cordialmente a las personas invitadas.

· Tener listo los productos de merchandising a ofrecer y la correcta atención del

servicio de catering.

· Dar apertura al evento y presentar a los invitados destacados.

Protocolo al Finalizar el Evento

· Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.

· Publicar en redes sociales fotos del evento.

· Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

Nuestra principal estrategia para lanzar el producto al mercado es un fuerte trabajo en redes
sociales, por eso es fundamental tener presencia activa e interactiva con nuestro usuario.
La estrategia o plan busca promover la marca con post durante el día con imagenes y
frases que hagan referencia a la marca, usando los colores y actitudes que se quieren
reflejar y hacerlo en todas las redes. Igualmente publicitar en dichas redes para que la
imagen aparezca, aunque el usuario no la esté en el sitio oficial. Por otra parte, sortear
artículos de mercadeo y descuentos en dichas redes.

Para este caso específico hemos decidido dar una experiencia nueva a nuestros clientes,
un showroom para vivir la nueva colección AleO T-Shirt’s desde todos los sentidos. Para
eso definimos un plan de comunicación.
 Público Objetivo.
La propuesta es llegar a un grupo poblacional de jóvenes y adultos jóvenes con edades
entre los 18 y 35 años, clase media, seguidores de marca y redes sociales, con intereses en
causas sociales de moda y con alto gusto por las estéticas y tendencias en ropa. Son dos
grupos o nichos: uno joven que busque diseños únicos, dinámicos y rompedores: otro
adulto jóven que quiera proyectar su imagen dinámica a las diferentes esferas de su vida
diaria y que tenga presentes las causas sociales y ambientales.

Presupuesto.
La plan de relaciones públicas y de comunicación en general es vital para la organización,
por tal motivo tiene un rubro importante dentro de nuestro presupuesto, para este evento
específico se tiene un presupuesto que se ha desglosado arriba, en el punto 3, de este
informe.

Tipo de mensaje.
Las nuevas tecnologías te dan múltiples posibilidades en todas las etapas del evento: antes,
con invitación física para los invitados al evento, la planificación del mismo y campaña de
expectativa para la nueva colección en redes; durante, realizar el evento la realización de lo
planeado, la solución de los imprevistos y la transmisión en vivo mediante streaming; y
después, con una promoción activa de la nueva colección en Facebook, Twitter e
Instagram, además de la evaluación pertinente del evento.

Cronograma

Actividad Semanas Semana Semana del Semanas Semana del Semana del
1 al 14 de del 15 al 22 22-31 Julio del 1 al 15 15 al 31 de 1 al 15 de
julio Julio de Agosto Agosto septiembre

Elección y
planeación del
evento

Cotización de
locaciones y
proveedores

Diseño de
protocolo del
evento

Selección de
invitados - envío
de invitaciones

Recepción y
verificación de
publicidad

Confirmación
invitados,
ejecución evento
Cibergrafía
http://repositorio.upct.es/bitstream/handle/10317/6020/tfg-mar-
org.pdf?sequence=1&isAllowed=y

https://www.bolsalea.com/blog/2013/10/en-que-consiste-un-showroom/

https://mariaontheblog.wordpress.com/2015/07/28/relaciones-publicas-para-eventos/