GESTION DE INVENTARIOS

GESTION DE INVENTARIOS

1. Objetivo

El objetivo principal de la gestión de inventarios de almacenes es asegurar el

abastecimiento oportuno y adecuado de los productos (accesorios, equipos y
otros), para garantizar los servicios de manera constante y así optimizar la
eficiencia en las operaciones del montaje de las interconexiones al equipo
Decantador.

2. Requerimientos (nombrar)
 Norma ISO 9001: 2008 Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
 Manual de Políticas administrativas U.A.G.R.M.

3. Alcance

El presente procedimiento de gestión de inventarios aplica, abarca y cubre todas

las actividades de movilización de los materiales y equipos involucrados en el
proyecto.

4. Definiciones

Almacén: Local, edificio o parte de este que sirve para depositar o guardar gran
cantidad de artículos, productos o mercancías para su posterior venta, uso o
distribución.

Inventario: Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de

bienes que integran el patrimonio de la U.A.G.R.M.

Responsabilidad De Bienes: Son responsables administrativa y fiscalmente

todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o
usen elementos de propiedad de la U.A.G.R.M.

Elementos Faltantes: Son bienes que están incorporados en el inventario de

una dependencia y/o funcionario pero que al momento de la verificación física no
se encuentran o no se justificó su falta.
Elementos Sobrantes: Son bienes que se encontraron físicamente durante la
verificación, pero que no están incorporados en el inventario de la dependencia,
ni en el inventario del funcionario que lo tiene a su cargo.

Propiedades, Planta y Equipo: Son los bienes tangibles adquiridos,

construidos, o que se encuentran en tránsito, en construcción, en mantenimiento,
o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la
producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la
administración o usufructo del ente público y por tanto no están destinados para
la venta en desarrollo de actividades comerciales.

5. Responsables
 Encargado de almacén
 Auxiliar de almacén

6. Metodología
Debido a la no existencia de elementos pertenecientes a la empresa a excepción
del equipo decantador como tal, el siguiente procedimiento de Inventario será
tomado desde cero. Para este fin se debe:
 Realizar un levantamiento de preventivas para identificar las necesidades
de compra para la implementación de las líneas de conexión del decantador.
Punto desarrollado por el personal del departamento de Ingeniería.
 Definir un listado de requerimiento de materiales y equipos, los mismos
que una vez realizada la compra llegaran a formar parte de los bienes de la
empresa. Actividad desarrollada por el personal del departamento de Ingeniería
y por el departamento de compras.

1. Toma de Inventario en cero (Elementos en cero)

Las actividades que habrán de desarrollarse durante el levantamiento físico del

inventario serán las siguientes:

 El encargado de almacén deberá solicitar al departamento de Ingeniería

y al departamento de Compras el requerimiento de la solicitud de compra
que demanda el proyecto.
 Registrar los elementos detallados en la solicitud de compra (descripción
de unidades o piezas, cantidad), como parte del inventario de elementos
no existentes.

2. Proceso: Entradas a Almacén

 Al momento de la recepción de accesorios y equipos y otros, se deberá

contar con la presencia del encargado del Almacén para la verificación
técnica y se emita la conformidad de la entrega para su recepción. El
almacenista verifica que los artículos coincidan en descripción, unidad y
cantidad descrita en la factura, una vez hecho esto firma una copia de
factura de conformidad y la devuelve al Jefe de Almacenes para su
seguimiento.
 El encargado de Almacén deberá recibir la factura, especificaciones
técnicas y orden de compra, comprobar el pedido realizado, documento
que constituye el medio por el cual ingresan los artículos a los Almacenes,
consecuentemente deberá estar autorizado por la Unidad Solicitante,
aprobado por Gerencia. Finalmente sella y firma de recibido el original de
factura y la orden de compra.
 Si existiese faltante de cantidades no significativas o se considerare optar
por devoluciones de insumos deberán ser anotados en la factura, para su
posterior corrección sólo con la constancia y compromiso del proveedor y
la autorización del Jefe de la Unidad.
 El Almacén deberá emitir la nota de ingreso en doble ejemplar, donde
conste el ingreso de productos al Almacén. Con la primera copia, se
actualiza el Kárdex. La segunda copia de ingreso es enviada al
departamento de Administración.
 Corresponderá inspeccionar los aspectos formales que deben ser
completados en la nota de remisión, debiendo cumplir los siguientes
requisitos:
a) Concepto
b) Hora
c) Descripción de unidades o piezas
 d) Cantidad
e) Fecha
f) Firmas de revisión y aprobación de las entradas de los artículos
del pedido.
g) Distribución de copias de los pedidos.
h) Firmas de elaboración, revisión, autorización y recepción.
 Completados los documentos, el responsable del Almacén deberá
registrar en el sistema la recepción de los accesorios y equipos
procedentes de proveedores, donaciones de terceros y devoluciones si
existiere. En el sistema se deberá completar los siguientes datos de los
artículos:
a) Concepto
b) Hora
c) Descripción de unidades o piezas
d) Cantidad
e) Fecha
f) Nº de lote
 Al ingreso de los accesorios y equipos y otros deberán ser ordenados en
los estantes en grupos con características iguales o similares. Además de
estar de acuerdo al código exclusivo que se le asigna a cada producto
que figura en el catálogo y sobre todo separados por números de lotes.

3. Proceso: Salidas de Almacén

 Toda entrega de los insumos se deberá hacer al personal que esté

debidamente autorizado por las unidades involucradas para tal efecto.
 Para la salida de los accesorios, equipos y otros (insumos), el responsable
del Almacén exigirá que el documento de solicitud o pedido indique quién
lo recibe (unidad solicitante), la cantidad, el destino y que el documento
esté debidamente firmado. Este documento constituye el único medio de
constancia por el cual registra la salida de los accesorios, equipos y otros
de los Almacenes.
 Cuando se proceda a la entrega de accesorios, equipos y otros a las
demás unidades se deberá comprobar que la calidad, cantidad y
características de los mismos correspondan a los solicitados.
  Se deberá emitir la nota de remisión en doble ejemplar, donde conste la
salida de productos a Almacenes. Con la primera copia, se actualiza el
kárdex. La segunda copia de ingreso es enviada al departamento de
Administración. Para incorporaciones de insumos no catalogados y
revisión.
 Corresponderá inspeccionar los aspectos formales que deben ser
completados en la nota de remisión, debiendo cumplir los siguientes
requisitos:
a) Concepto
b) Folio consecutivo
c) Hora
d) Descripción de unidades o piezas
e) Cantidad
f) Fecha
g) Firmas de revisión y aprobación de las entradas y salidas de los
accesorios, equipos y otros.
h) Distribución de copias de los pedidos.
i) Firmas de elaboración, revisión, autorización y recepción.
 La nota de remisión deberá ser firmada por el Jefe de Almacenes o
personal autorizado.
 Una vez que el bien fue entregado, el responsable de Almacén actualiza
la información del sistema para efectos de conciliación.
 Para tener un mejor control sobre las existencias se deberá hacer conteos
físicos periódicamente y cotejarlos con las cantidades generadas por el
sistema SIGA (Sistema Integrado de Gestión Administrativa).
 Las devoluciones de insumos registrados por el Almacén deberán ser
anotado en las notas de remisión, para su posterior corrección.
7. Registros
Planilla de Inventario
8. Anexos

PLANILLA DE INVENTARIO
ALMACEN

Responsable: ……………………..(1)…………Fecha inicio del inventario:………………...(2)………….

Inventador:…....………………..….(3)….……...Fecha de cierre del inventario:…..…….…..(4)………….

EXISTENCIAS COND.MAT DIFERENCIAS

CODIGO
DESCRIPCION UNID OBSERVACIONES
SIGA KARDEX FISICO B D FALTANTES SOBRANTES

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

TOTALES

CUADRO RESUMEN
Total items inventariados
Total items con fallas
Total items con faltantes
Total items con sobrantes

RESPONSABLES: 15 JEFE DE ALMACEN JEFE INMEDIATO SUPERIOR GERENTE DE AREA

INVENTARIADORES: 16
 PLANILLA DE INVENTARIO
ALMACEN

Responsable: ……………………..(1)…………Fecha inicio del inventario:………………...(2)………….

Inventador:…....………………..….(3)….……...Fecha de cierre del inventario:…..…….…..(4)………….

EXISTENCIAS COND.MAT DIFERENCIAS

CODIGO
DESCRIPCION UNID OBSERVACIONES
SIGA KARDEX FISICO B D FALTANTES SOBRANTES

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

TOTALES

CUADRO RESUMEN 17
Total items inventariados
Total items con fallas
Total items con faltantes
Total items con sobrantes

RESPONSABLES: 15 JEFE DE ALMACEN JEFE INMEDIATO SUPERIOR GERENTE DE AREA

INVENTARIADORES: 16

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO PLANILLA DE INVENTARIOS

1. Responsable: el encargado o funcionario del almacén.
2. Fecha de inicio del inventario: día programado según cronograma de actividades.
3. Inventariador: personal destinado a realizar según memorándum
4. Fecha de cierre del inventario: según cronograma de actividades.
5. Código SIGA: serie de números que identifica al elemento
6. Descripción: nombre del elemento.
7. Unidad: forma como se presentan los elementos
8. Kardex: cantidad de elementos.
9. Físico: cantidad existente después del recuento del inventariadores.
10. Estado del producto: bueno o malo
11. Deteriorados: condición del elemento.
12. Faltantes: cantidad no existente según el kardex
13. Sobrantes: cantidad que existe de más según kardex.
14. Observaciones: sobre faltantes, sobrantes y fechas de vencimiento.
15. Responsables: firmas de los encargados de los almacenes, Jefe inmediato superior y Gerente o Director de área.
16. Inventariadores: firmas de todos los participantes en el inventario.
17. Cuadro resumen: suma de los totales.