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Operación Microsoft PowerPoint 97

Descrip ción del am bie nte de trabajo

Entrar y salir de la aplicación


Para ingres ar a la aplicación Microsoft PowerPoint 97, los pasos que se deben
seg uir pueden ser los siguientes:

b A través del botón :

1. Sele ccion ar el botón Inicio localizado en la ba rra de tareas de Windows.


2. En el menú que se despliega, señ alar la opción Programas.
3. Posteriormente y depen diendo de cómo estén configurados los grupos de
programas, puede existir una opción de menú que agrupe las aplicaciones
de Microsoft Office. En tal caso, señ alar dicha opción la que desplegará
un nuevo menú en el que se localiza una opción para Microsoft
PowerPoint; y sobre ésta, hacer clic para su ejecución.

b A través de un Acceso directo:

1. También se puede acce der a PowerPoint utilizando un icono de programa


que se loc alice sobre el escritorio de Windows. En tal caso, hacer doble
clic sobr e el mismo para ejecutar la aplicación.

b Ejecutando directamente un archivo asociado a la aplicación:

1. Abrir el Explorador de archivos o Mi PC.

2. Buscar el archivo (representado por el icono que indica el tipo de


archivo con extensión *.ppt) que se de sea abrir conjuntamente con la
aplicación que se utilizó para su creación.
3. Ha cer doble clic sobre el archivo. PowerPoint se ejecutará abrien do
dicho archivo, o sea presentándolo en pantalla para su posterior
manipulación.

Cuando se finaliza una sesión de trabajo con PowerPoint, se puede salir de la


aplicación con alguna de las siguientes opciones:

• Sele ccion ar la opción de menú Archivo, y luego la opción Salir.

• Ha cer doble clic sobre el cuadro Menú de control de la ventana


Microsoft PowerPoint.
• Ha cer un clic sobre el botón Cerrar de la ventana Microsoft PowerPoint.

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Si al salir PowerPoint detecta que se tienen archivos que se han modificado y


aún no se han guardado, pedirá confirmación para almacenar o no dichos archivos.
Una vez resuelto, la aplicación terminará y se reg res ará al escritorio de Windows o
a otra aplicación que se tenga abierta en ese momento.

Ay ud a en Microsoft PowerPoint
Siemp re es bueno sab er cómo manejar el sistema de Ayuda de cualquier
programa.

b Una manera de hacer uso del sistema


de ayuda de PowerPoint es por medio de
la opción Ayuda del menú principal. Éste
presentará un menú con distintas
opcio nes donde se podrá escoger cual es
el tipo de ayuda requerida.

Contenido e índice

Al seleccionar la opción Contenido e índice, se despliega un cuadro de diálogo


Temas de Ayuda. Este cuadro presenta tres fichas a través de las cuales se puede
acce der a las diferentes partes del sistema de ayuda.

b La ficha Contenido
despliega los más
importantes niveles de
información que presenta
el sistema de Ayuda de
PowerPoint.

Para ver qué temas se


encuentran dentro de una
categoría específica,
hacer doble clic en el icono
de libro que la representa.
Para ver un tema en
particular dentro de ésta,
hacer doble clic sobre el mismo. Así mismo si se desea cerr ar un libro abierto
de la lista, hacer doble clic sobre el mismo.

b La ficha Índice ofrece una lista de temas de ayuda en orden alfabético. Este
índice es bastante útil cuando no se puede localizar un tema de ayuda
en particular en el contenido de temas de ayuda.

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Para localizar un tema de


ayuda en particular,
escribir el tema o parte
de él en el cuadro Escriba
las primeras... Una vez
que PowerPoint muestra la
entrada del índice
sel eccion ada en la lista,
hacer clic en Mostrar o
hacer doble clic sobre la
entrada.

Otra forma de localizar un


tema, es desplazándose
por la lista de entradas
del índice utilizando la ba rra de desplazamiento, una vez localizado en dicha
lista, hay que seleccionarlo y hacer clic en Mostrar o hacer directamente
doble clic sobre el mismo.

PowerPoint mostrará para el elemento seleccionado un cuadro de temas


encontrados (si es que existen). En el mismo, se debe seleccionar el tema
deseado y hacer clic en Mostrar o hacer directamente doble clic sobr e dicho
tema.

☞ Ten er en cuenta que el sistema de Ayuda de PowerPoint es similar al sistema


de Ayuda de Windows y de las otras aplicaciones de Microsoft Office.

Sugerencias en pantalla

Las suge renci as en pantalla muestran información acerca de los diferentes


elementos presentes en la misma.

b Para ver una sugerencia en pantalla acerca de una opción de un cuadro de


diálogo, hacer clic en el botón de signo de interrogación que se muestra y, a
continuación, hacer clic sobr e la opción que se desee .

Si el cuadro de diálogo no presenta este botón, se debe seleccionar la opción


deseada y, a continuación, pres ionar la tecla !.

b Para que aparezca una sugerencia en pantalla acer ca de un comando del


menú, un botón de la ba rra de herr amientas o una región de la pantalla,
seleccionar el comando ¿Qué es esto? en el menú Ayuda y, a continuación,
luego de que el puntero del ratón adopta la forma flecha con un signo de
interrogación, hacer clic en el elemento acerca del cual se desee una ayuda.

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Descri pc ión de la pantalla de PowerPoint


Cuando se ingresa a PowerPoint, es decir, cuando existe la posibilidad de
cre ar y manipular objetos a través de los menús y herr amientas que proporciona el
programa, se dice que uno se encuentra en el ambiente PowerPoint.

PowerPoint 97 muestra en pantalla una estructura similar a cualquier ventana


del entorno Windows y los elementos que se visualizan en la misma son muy
parec idos a los que se muestran en las otras aplic aciones de Office.

La vista por defecto que proporciona PowerPoint es la vista Diapositiva.

Barra de Título Barra de Menú Reglas Barra de Herramientas

Modos de visualización Barra de Estado Barra de desplazamiento

® Barra de título. La ba rra de título situada en la parte superi or de la ventana


indica el nombre de la aplicación y el nombre del archivo de presentación que
se encuentra abierto o que se esté editando en ese momento. PowerPoint
asigna a la presentación que no se ha guardado un nombre de presentación
determinado “Presentación 1”, y mantiene este nombre hasta que se la guarde
con el nombre que se especifique. Si se abriera una segun da presentación en
blanco, se la nombraría como “Presentación 2”, y así sucesivamente con todas
las presentaciones que se comiencen. Además se visualizan en esta ba rra: a la
izquierda, el icono del Menú de control que contiene los comandos que
permiten mover, minimizar, ampliar o cerr ar una ventana; y a la derecha los
botones correspondientes a estas acciones.

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® Barra de Menú. La ba rra de menú, que se encuentra situada debajo de la
ba rra de título de la ventana, presenta los diferentes menús disponi bles para
la aplicación. Cada menú contiene una lista de dive rsos comandos que se
utilizarán según las nec esidades. A la derecha de alguna de las opciones de
los distintos menús, se muestra la combinación de teclas que ejecutan de
forma directa algunos de estos comandos. Otras opciones de menú tienen
representado el botón localizado en algunas de las ba rras de herr amientas.

® Barra de Herramientas. Las ba rras de herr amientas contienen botones de


acceso rápido de las operaciones más comunes o frecuentes que se pueden
realizar. Estos permiten acceder o ejecutar una determinada acción u
operación sin tener que recorr er las diferentes opciones en los distintos
menús despl egables. PowerPoint dispo ne de varias barr as de herr amientas
que pueden utilizarse para fines diversos. Depe ndiendo de la acción que se
este efectuando en determinado momento, PowerPoint activa o desactiva la
visualización de las ba rras de herr amientas asociadas al elemento que se está
cre ando, modificando, consultando, etc. Además las ba rras de herr amientas
pue den ser modificadas o personalizadas por el usuario según sus
necesidades.

® Barra de Estado. La ba rra de estado, que se encuentra situada en la parte


inferior de la ventana de la aplicación, muestra el tipo de visualización actual,
la plantilla de diseño que se está utilizando y la acción que se está
desarroll ando en ese momento (escri bir, guardar, imprimir, etc.).

® Opciones de visualización. En la parte inferior de la pantalla se muestran los


botones que corr espo nden a los cinco modos diferentes de visualización para
trabajar con una presentación. Cada uno de ellos proporciona una perspectiva
distinta del trabajo ofreciendo capacidades diferentes.

® Las barras de desplazamiento.. Las barras horizontal y vertical situadas en la


parte inferior y a la derecha de la ventana respectivamente, permiten
desplazarse a lo largo y ancho de la pantalla de forma rápida y sencilla cuando
el contenido no se visualiza por completo.

® Las reglas.. Las reglas permiten visualizar y configurar los márgenes,


las tabulaciones y las sangr ías de párr afo. Así mismo permiten mover y
alinear los objetos con toda precisión.
Vistas de una presentación
A través de las diferentes vistas o modos de
visualización que presenta PowerPoint se pueden
observar los distintos elementos que componen una
presentación y por consiguiente trabajar con ellos.

Para acce der a las distintas posi bilidad es de


modos de visualización, seleccionar la opción de menú
Ver, donde se muestran las diferentes opciones de vistas para la presentación.

® Vista Diapositiva En esta vista se


pue de agreg ar texto, imágenes y todo
tipo de objeto que se deseen insertar a
las diapositivas, una a una. Se puede
ver la diapositiva entera, o bien
cambiar el zoom para aumentar aquella
parte de la imagen en que se desee
trabajar. Esta representación es la que
aparece por defecto al comenzar la
aplicación.

En esta vista se encuentran a disposición todas las herr amientas de diseño y


tratamiento de objetos gráficos disponi bles. Además de pueden agregar
elementos visuales gener ados con otras aplicaciones.

® Vista Esquema En esta vista se


pue den org anizar mejor las ideas para
la presentación desarrollando
rápidamente el contenido de la misma,
se podrá ver cómo los
puntos principales se desarroll an de una
diapositiva a otra.

En esta vista se encuentran a


disposición herramientas que permiten
trabajar con el esquema de las diapositivas, las que permiten mover
diapositivas o texto, cambiar los niveles de sangría de los títulos y del texto,
y mostrar sólo los títulos de las diapositivas entre otras. Además es la mejor
configuración para trabajar texto dado que permite manipularlo de una
diapositiva a otra.
® Vista Clasificador de diapositivas
En esta vista se puede ver la
presentación de forma íntegra pudiendo
apreciar su flujo. A su vez se facilita la
tarea de agregar, eliminar y mover
diapositivas.

En esta vista se encuentran a


disposición herramientas que permiten
configurar los intervalos en la
presentación, así como para seleccionar transiciones animadas para pasar
de una diapositiva a otra.

Con el Zoom se puede controlar el tamaño y el número de diapositivas


visibl es en pantalla.

® Vista Página de notas En esta


vista se pueden escribir las notas
del orador que se desee utilizar
durante la presentación, diapositiva a
diapositiva. Además se puede imprimir
una copia de las mismas de forma de
mantenerlas como referencia a la hora
de la disertación, de esta forma el
orador dispone de información más
amplia que la que está observando el
auditorio.

La diapositiva se visualiza como una imagen no pudiéndola modificar. En la


zona de notas si se puede dibujar y escribir como en el modo de ver
diapositivas.

® Presentación con diapositivas


Esta vista produce la ejecución misma
de la presentación en pantalla completa.
El comienzo será por la diapositiva
actual si encuentra en la vista
Diapositiva, o por la diapositiva
sel eccion ada si se encuentra en la vista
Clasificador de diapositivas.

En esta vista se pueden apre ciar los


efectos de transición e intervalos de tiempo que se determinaron para las
diapositivas de la presentación así como los efectos de animación
establecidos a sus componentes. Para salir de la presentación con diapositivas
y volver a la vista anterior sólo basta con presionar la tecla X.
b También se puede cambiar el modo o vista de la presentación
utilizando los botones de la ba rra de modos de visualización que aparecen en
la esquina inferior izquierda de la presentación (a la izquierda de la ba rra de
desplazamiento horizontal).

Acercamiento o alejamiento de la pantalla


Se puede controlar la visualización en pantalla, realizando un acercamiento
para facilitar el diseño de determinados elementos o realizando un alejamiento
para obtener una vista más integra del elemento sobre el que se esté
trabajando. A esta propiedad se le denomina Zoom.

El zoom de la pantalla puede ser modificado realizando uno de los


siguientes procedimientos:

• Utilizando el botón Zoom de la ba rra de herr amientas Estándar,


se puede cambiar el porcentaje especificado basta con seleccionarlo
de la lista que se despliega o bien puede escribirse el nuevo porcentaje
en dicho cuadro.
• Utilizando la opción Zoom en el menú Ver, se desp liega un cuadro de
diálogo a través del cual puede definirse el nuevo porcentaje.

☞ En la vista Esquema y en la vista Clasificador de diapositivas se encuentra


restringido el porcentaje de zoom.

Uso de las guías y las reglas


Las guías se utilizan para facilitar la colocación y alineación de objetos en las
diapositivas.

b Si las guías no se encuentran visi bles, seleccionar la opción Guías en el menú


Ver para que aparezcan en pantalla.

Para agreg ar o eliminar una guía, se debe realizar el siguiente procedimiento:

• Para agreg ar una guía se debe mantener presionada la tecla C mientras


se arr astra una guía existente.
• Para eliminar una guía se la debe arr astrar fuera de la diapositiva.

☞ Las guías sólo se encuentran dispo nibles en la vista Diapositiva y en la vista


Página de notas.

Como se ha mencionado, las reglas permiten visualizar y configurar los


márgenes, las tabulaciones y las sangrías de párr afo. Así mismo permiten mover
y alinear los objetos con toda precisión.

b Si las regl as no se encuentran visi bles, seleccionar la opción Reglas en el


menú Ver para que aparezcan en pantalla.

Puntero sobre guía horizontal Guía vertical Guía horizontal

Las regl as sólo se encuentran dispo nibles en la vista Diapositiva y en la vista


Página de notas, en el borde supe rior e izquierdo de la ventana de diapositiva. Al
mover el puntero o una herr amienta de dibujo, su movimiento se traza en las
regl as para indicar con exactitud en qué punto de la diapositiva se encuentra.

El aspecto de la regla cambia según el elemento selecc ionado en la diapositiva.


Si se selecc iona una imagen o una autoforma, el punto de origen de la regla estará
en el centro. Si selecciona texto, su origen estará a la izquierda.

Marcadores de sangría Regla horizontal

Regla vertical Objeto seleccionado

Al seleccionar texto dentro de un cuadro de texto, la regla mostrará los


marcadores de sangría y las tabulaciones del texto. Cada cuadro de texto tiene su
propia regla, y su propia configuración de sangría y de tabulación.