CAPÍTULO IV

SISTEMATIZACIÓN DE LA EXPERIENCIA ADQUIRIDA

4 .1 Etapas de la Práctica Administrativa

La Práctica Administrativa fue desarrollada a través de tres fases, en las
cuales puede considerarse que cada una de ellas fue de suma importancia porque:
en la fase uno de Diagnóstico Institucional, el estudiante de práctica administrativa
recolecto información con respecto a la organización y funcionamiento de todos los
recursos humanos y materiales con los que dispone dicha institución.

En la segunda etapa que corresponde a la Asistencia Técnica, se enfocó

principalmente al apoyo que recibió la Coordinadora Técnica Administrativa por
parte del practicante, en las 40 horas que correspondían a esa fase.

En la Práctica Directa, en este período se desarrollaron diversas actividades

que fueron asignadas por el jefe inmediato y de iniciativa propia las cuales se
desempeñaron con ética y profesionalismo dentro de la institución, estas actividades
se evaluaron de manera satisfactoria por la autoridad máxima de la entidad
educativa.

4.1.1 Etapa de Diagnóstico Institucional

La etapa de diagnóstico se desarrolló al momento de sumergirse a la
entidad educativa, mediante la recolección de la información con la que se
fundamenta dicha organización, tomando en cuenta las condiciones,
procesos y resultados a los que se encaminan para generar una buena
dirección dentro de institución.

Esta fase brindo la oportunidad de alcanzar una idea global en cuanto

a la estructura física de la entidad educativa, esto se refirió principalmente a:
la misión, visión, estudio de sus fortalezas, oportunidades, debilidades, y
amenazas que se presentaban en la misma; el recurso humano y material,
 observando de esta manera la conforma como está organizada la institución
educativa.

En esta etapa de Diagnóstico Institucional permitió al estudiante la

evaluación de los ambientes en los que se desarrolla dicha entidad, la cual
fortaleció al alumno de práctica para poder desenvolverse de una manera
eficaz dentro de la institución educativa. Esto se encaminó principalmente
al desarrollo de las actividades las cuales fueron de gran utilidad para
cambiar positivamente las acciones en vista de un servicio y una excelente
administración educativa.

Este proceso permitió adquirir aprendizajes significativos como

futuro administrador, en esta vivencia se obtuvo en la Coordinación
Técnica Administrativa del distrito 21-05-12, donde se analizó el papel
que desarrolla dicha entidad educativa para el beneficio de los
establecimientos educativos en sus diferentes sectores, sin importar que
ellos pertenecen al área urbana o rural.

4.1.2 Etapa de Asistencia Técnica

La asistencia técnica se refirió a todo el apoyo que recibió la
Coordinadora Técnica Administrativa por parte del alumno practicante en las
diversas tareas que le fueron asignadas o por iniciativa propia, con el
propósito de poner en práctica las verdaderas funciones que se desarrollaran
dentro de la administración.

Esta experiencia fue una preparación consiente y eficiente

para el próximo administrador, porque por medio de ella se adquirió
excelentes conocimientos primordiales que le fueron de mucha
utilidad al momento de desenvolverse como dirigente; esto permitió
hacer un análisis sobre la importancia que tienen las funciones
administrativas y pedagógicas; debido a que cada una proporciona:
 actividades, métodos, técnicas y estrategias para guiarse como
coordinador de las diversas áreas que a este asunto comprende, con
el fin de proveer una mejor dirección educativa.

Este proceso fue llevado a la práctica mediante la acción que se

desarrolló en aplicación de los conocimientos adquiridos en el proceso de
formación como fututo administrador, la cual permitió adquirir una
vivencia efectiva y coherente dentro de la institución; la satisfacción
primordial de este proceso fue que el estudiante de práctica administrativa
realizo actividades efectivas relacionadas al área administrativo.

Todas las actividades que se desarrollaron en la Coordinación

Técnica Administrativa del distrito 21-05-12, permitieron conocer a
manera amplia todo el trabajo que desarrolla la institución educativa
dentro del municipio, tanto en papelería, expedientes, confrontaciones,
consolidados, actas, circulare, memorandos, conocimientos, oficios, y
organización del personal de servicio; la cual permitió responder de
manera eficiente a las expectativas que sugiere el sistema educativo
actual.

Todas las actividades desarrolladas durante el periodo de las 40

horas que le corresponden a la etapa de Asistencia Técnica fueron efectuadas
de manera agradable, porque el alumno practicante desarrolló todas las
actividades que le fueron asignadas, del cual se puede dar fe que los
objetivos fueron alcanzadas a un ochenta por ciento, ya que de una u otra
manera se logró desarrollar efectivamente las visiones propuestas en esta
fase.
4.1.3 Etapa de Práctica Directa
Esta fase se desarrolló mediante el desempeño del trabajo formal, con
ética y profesionalismo que desarrolló el estudiante de Práctica
Administrativa en las diversas actividades asignadas por su jefe inmediato,
mediante las 140 horas de Practica Directa.

La práctica Administrativa fue realizada en la Coordinación Técnica

Administrativa 21-05-12, con la Coordinadora Técnica Administrativa, la
Licda, Floricelda del Carmen Rodríguez Pérez en donde aprendí a como
autorizar libros de actas y conocimientos de otros documentos como:
resoluciones, redactar actas, providencias, traslado de un alumno a otro
centro educativo y todo lo relacionado a documentación que se maneja en la
dirección de un centro educativo.

Además implemente una estrategia para mejorar la administración del

centro educativo y tomando en cuenta lo observado durante los primeros días
en los que lleve a cabo la observación institucional de la institución
educativa aplique uno de los catorce principios de Henry Fayol, El Orden.
“un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” De esta forma se evita
demoras en búsquedas inadecuadas de las herramientas de trabajo, papelerías
o expedientes y documentos administrativos etc.

La estrategia que aplique consistió en ordenar archiveros, limpiar y

ordenar los documentos y libros, esto ayuda a facilitar la búsqueda que se
requieran en cualquier momento, además de crear un ambiente agradable
tanto para el desempeño de las personas que laboran en esta oficina, como
para los que la visitan.

Este proceso permitió adquirir aprendizajes significativos que

fortalecieron el proceso de formación, porque permito obtener aprendizajes
demostrativos en base a los documentos y procedimientos que en esta
entidad educativa efectúa y que los centros educativos no manejan; dicha
percepción permitió llevar en marcha los diversos contenidos
percibidos como fututo administrador, dicha etapa consto de 140 horas, en
 las cuales se llevan a cabo actividades que permite adquirir agradables
conocimientos los cuales son indispensables dentro de cualquier
institución.

Las actividades desarrolladas durante la Práctica Directa se

ejecutaron de manera agradable, debido a que el alumno practicante
desarrollo a cabalidad todas las acciones que le fueron asignadas por su jefe
inmediato, en el cual se obtuvo el conocimiento primordial sobre los
instrumentos administrativos que maneja esta entidad educativa tareas que
han sido evaluadas de modo aceptable y satisfactoria, del cual se puede dar
fe que los objetivos fueron alcanzadas a un ochenta por ciento, ya que de
una u otra manera se logró desarrollar efectivamente las metas propuestas.

4.2 Información general de la institución

La Coordinación Técnica Administrativa 21-05-12, está ubicada en una de las
oficinas municipales del municipio de San Carlos Alzatate, en Barrio Camelias ,
Jalapa; dicha institución educativa se encarga básicamente de organizar, coordinar,
dirigir y controlar los recursos físicos, financieros, e institucionales y humanos; con
el objetivo de optimizarlos y organizarlos adecuadamente al área pedagógica; estos
servicios que brinda a la población son aceptables por los directores y docentes que
trabajan en el distrito.

Esta Coordinación Técnica Administrativa presta servicios educativos que

tienen como finalidad de desarrollar en los estudiantes hacia buen proceso de
enseñanza – aprendizaje en sus diferentes niveles: pre primario, párvulos etapa 4, 5 y
6, primario, primero a sexto, ciclo básico de primero a tercero y diversificado de
cuarto a sexto. La cantidad de docentes a los que atiende en el distrito son: en Pre-
primaria 31, Primaria 116, Básico 13, Diversificado 5, quienes son los encargados
de Desarrollar actividades de dirección, planeación, coordinación, evaluación,
administración y programas relacionadas directamente en el proceso educativo que
establece el Ministerio de Educación.
4.3 Análisis de las competencias
Mediante la práctica administrativa el estudiante desarrollo actividades
administrativas de manera eficiente que le permitieron responder de manera
Aceptable a la Coordinación Técnica Administrativa.

En la fase de Diagnóstico Institucional, el estudiante de práctica

administrativa utilizó instrumentos administrativos que le permitieron recolectar
información con respecto a la organización y funcionamiento de todos los recursos
humanos y materiales con los que dispone dicha institución administrativa.

En la segunda etapa que corresponde a la Asistencia Técnica, se enfoca

principalmente al apoyo que recibió la Coordinadora Técnica Administrativa
mediante las actividades realizadas por el estudiante de Práctica Administrativa,
durante las 40 horas que corresponden a esta fase.

En la Práctica Directa, se desarrollaron diversas actividades que fueron

asignadas por el jefe inmediato y de iniciativa propia las cuales se efectuaron con
ética y profesionalismo dentro de la institución, las cuales fueron evaluadas de
manera satisfactoria por la autoridad máxima de la entidad educativa.

4.4 Preguntas de la sistematización

4.4.1 ¿Cuál fue la contribución de estudiante al llevar a cabo la práctica?
La contribución que efectuó el estudiante de práctica administrativa se
vio reflejado mediante el desarrollo de las diversas actividades asignadas
por el jefe inmediato, iniciativa propia y aportes proporcionados a beneficio
de la institución, los cuales son fundamentales dentro de la Coordinación
Técnica Administrativa.
 Entre algunas de las actividades asignadas por el jefe inmediato que
el estudiante desarrollo encontramos:
 Foliar libros para registro de asistencia
Esta actividad se realizó con el propósito de que centros educativos
hagan uso de este recurso el cual permitió inspeccionar el horario laboral
del personal de servicio; el cual sirve para llevar un control con relación al
horario de entrada y salida de los empleados de la entidad educativa,
favoreciendo así una mejor organización que beneficia a la comunidad
educativa.

 Elaboración de estadística por reglón presupuestario

Esta actividad se desarrolló mediante la clasificación de los docentes
del distrito, dicha base de datos tenía por objetivo conocer de manera
ordenada la cantidad de maestros que laboran en el municipio de San Carlos
Alzatate en los diversos niveles, permitiendo así efectuar una mejor
organización dentro de la Coordinación Técnica Administrativa; esto facilito
de una manera satisfactoria porque se logró tener un registro ordenado de los
maestros que laboran en las diversas partidas presupuestarias que fueron
establecidas por el Ministerio de Educación.

 Revisión de las declaraciones definitivas de docentes

En esta actividad fue desarrollada para tener el control
correspondiente del personal de servicio que presenta a la Superintendencia
de Administración Tributaria como un derecho de contribuyente. Esto se
realizó para verificar que todos los docentes de los diferentes centros
educativos de la comunidad tengan su documentación necesaria y primordial
que solicita la Dirección Departamental de Educación.

 Elaboración de planilla para la entrega bifoliares y calendario cívico

 Esto se realizó con el propósito de efectuar un mejor control y lograr
entregar el material que el Ministerio de Educación proporcionó a todos los
directores del distrito, tanto en el área urbana o rural; esta actividad fue
desarrollada con el objetivo de que las comunidades educativa sean
conscientes de los documentos que se le entregan y generar de esta manera
hacer un buen manejo de material proporcionado por el Ministerio de
Educación.

 Ordenar expedientes de docentes por establecimiento educativo

Esto consistió en ordenar todos los expedientes del personal de
servicio del distrito 21-05-12, el cual benefició a la Coordinadora Técnica
Administrativa a obtener un acceso rápido sobre la documentación de los
empleados que trabajan en las diferentes instituciones educativas; con la
finalidad de tener un registro de los integrantes de la organización.

Entre algunas de las actividades nuevas o adicionales que efectuó el

estudiante emprendidas por voluntad propia dentro del proceso de Práctica
Administrativa, podemos mencionar:

 Confrontación expedientes
En esta actividad se desarrolló por iniciativa propia para que todas las
personas que necesitaron de este servicio no presentaran ninguna dificulta
con respecto a su petición a la Coordinadora Técnica Administrativa;
evitando de esta manera un extravió de documentación puesto a que no se
podía realizar una confrontación si el interesado no presentaba toda su
documentación en original y copia para dar validez formal a su expediente;
dicha papelería fue evidenciada por medio de sellos, firma y nombre de la
persona responsable que realizo esta acción, con la cual se procedió a dar la
total validez a los mismos.
 Atender las visitas a la institución educativa
Esta actividad fue desarrollada por iniciativa propia puesto a que se
logró atender de manera satisfactoria a todas personas que visitaron a la
Coordinación Técnica Administrativa en donde se les dio la respectiva
bienvenida a todas las personas que visitaron la entidad educativa; esto
permitiendo atenderlas lo más pronto posible de acuerdo al orden y
al instante que llegaron, generando de esta manera así una mejor
atención y efectuar un excelente servicio el cual beneficia a las
necesidades que ellos requerían.

 Ordenar los cuadros PRIM de manera cronológica

Esta actividad consistió en ordenar todos los cuadros PRIM que
comprendían desde el año 2,000 hasta el 2,017, en la cual se clasifico cada
uno de acuerdo al ciclo escolar cursado y de acuerdo al nombre de la
institución educativa que pertenecía; esto permitió tener una agrupación
ordenada, de acuerdo al nombre del establecimiento educativo.

 Forrar e identificar los libros administrativos existentes en la institución

Esta actividad se desarrolló por iniciativa propia la cual ofreció una
mejor organización a la Coordinación Técnica administrativa, brindando de
esta manera una mejora a la instrucción mediante la señalización de libros de
actas, conocimientos, oficios, providencias, notas recibidas, consolidados y
actividades cívicas; la cual beneficio a todo el personal del distrito 21-05-12.

Entre las actividades que el estudiante de Práctica Administrativa

desarrolló para una mejora de la institución encontramos las siguientes:

 Organización del archivo en orden cronológico

Esta actividad consistió ordenar todos los expedientes de la
institución educativa tanto en nivel primario, básico y diversificado, las
cuales se dejaron archivadas de acuerdo al año laborado, logrando así tener
 toda la documentación dentro del archivo de una manera más adecuada; y
logrando así tener acceso a la de información de una manera más rápida
que beneficia a toda la comunidad instructiva del distrito 21-05-12.

 Forrar el escritorio de secretaría

Esta actividad se desarrolló con el propósito de mantener una mejor
presentación en el área de secretaría, proporcionando de esta manera una
mejora a la instrucción; la cual beneficio a todo el personal del distrito 21-
05-12; para esta acción fue necesario hacer uso de varios materiales como:
silicón en líquido, sellador, tijera y papel lustre el cual cubrió el mobiliario
de la asistente de la Coordinación Técnica Administrativa, brindando así una
mejor presentación a la entidad educativa.
4.4.2 ¿Qué factores influyeron en los logros alcanzados?
Que el estudiante de Practica Administrativa desarrolló la eficiencia y
la eficacia dentro de la institución porque hizo uso adecuado de los procesos
administrativos que se efectúan en la institución, al mismo tiempo se
desenvolvió satisfactoriamente en las diferentes actividades que se
presentaron en la coordinación técnica Administrativa.

Que la Coordinación Técnica Administrativa desarrollo de manera

satisfactoria, los procesos administrativos, mediante la utilización métodos,
técnicas y procedimientos adecuados, que permitieron responder con
eficiencia y eficacia los lineamientos que establece la Dirección
Departamental de Educación.

Uno de los factores primordiales para el desarrollo de la Práctica

Administrativa fue que la asesora de práctica proporciono una guía para
poder realizar dicho proceso. Del cual se puede dar fe cada una de las etapas
se efectuó con base las normas establecidas en el curso.
 Un mejor aprendizaje sobre la administración educativa mediante
la realización de actividades asignas o por iniciativa propia ejecutadas
dentro de la Coordinación Técnica Administrativa, el cual permitió adquirir
una mejor formación profesional como fututo Administrador.

4.4.3 ¿Qué factores limitaron la realización del proceso?

Entre los factores principales que limitaron el proceso de Práctica
Administrativa podemos resaltar que: desde el inicio el estudiante no le
explico a la Coordinadora Técnica Administrativa las fases que conformaban
dicho proceso, es por ello qué; cuando se inició la primera etapa de
Diagnóstico Institucional, el alumno de practica administrativa comenzó a
desarrollar diversas actividades que correspondían a la etapa de Asistencia
Técnica. También se observó que otro factor que limita llevar a cabo los
procesos administrativos es la falta de equipo de cómputo para ejecutar las
diversas actividades.