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Colombia
2019
Justificación
marco de alcanzar los objetivos, metas y logros propuestos por la compañía, lo que permite
identificar y distribuir de manera eficaz las labores, lo que a su vez se ve reflejado en la distribución
de funciones y actividades en específico que deben realizar los empleados, optimizando así el
manual de funciones permite suplir las diferentes situaciones que se hayan definido como falencias
en la organización respecto al quehacer de los empleados, esto permitirá que el personal tenga un
conocimiento claro y preciso respecto a sus funciones, responsabilidades, obligaciones, entre otras.
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Contenido
Justificación 2
Contextualización de la Distribuidora LAP 4
Misión 4
Visión 5
Valores 5
Políticas y normas 6
Normas internacionales 6
Normas nacionales 6
Definición de Manual de Funciones 8
Descripciones de Cargos 8
Beneficios de este proceso 26
Participantes 27
Periodicidad 27
Proceso a desarrollar en el manual 28
Objetivo General: 29
Objetivos Específicos: 29
Determinación de los puestos a analizar 29
Tipo de información necesaria 29
Método de levantamiento de la información 30
Instrumentos de medición 31
Instructivo para la utilización del manual. 32
Anexos 33
Formato 4 33
Formato 6 33
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Contextualización de la Distribuidora LAP
comercialización de productos de alimentos y aseo, fundada en 1994 por el señor Luis Alberto
Actualmente la distribuidora LAP no cuenta con un manual de funciones, que le permita a los
límites de sus actividades, desarrollar labores cotidianas, sin interferir en las capacidades
intelectuales, planear sistemas de incentivos, realizar una adecuada Evaluación del Desempeño,
profesional de cada uno de los trabajadores de la empresa. Con la implementación del Manual de
Funciones por Competencias (MFPC) los integrantes de la compañía podrán tomar las decisiones
claridad la responsabilidad y las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva.
Misión
altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución,
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Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas
prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.
Visión
Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia
expectativas.
Valores
Estos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos servicios a
nuestros clientes:
Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que trabajan bajo
nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con nuestros productos y servicios.
bienestar general.
Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos conductas
que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo sostenible
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Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto a nivel
Políticas y normas
Normas internacionales
● Declaración Universal de los Derechos Humanos, Artículo 23, libertad del trabajo
● Pacto Internacional de Derechos civiles y políticos, Ley 74 de 1968 artículo 8°, prohibición
● Convención Americana sobre Derechos Humanos, Ley 16 de 1972, Artículo 226, derechos
● Convenio III de Ginebra, Ley 5ta de 1960 art 49, 50, 53, 60,61,62
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Normas nacionales
● Código de comercio el cual tiene por objeto regular las relaciones mercantiles y
comerciales
● Código Sustantivo del Trabajo: El esclavo era una mercancía que el dueño podía vender
comprar regalar o cambiar para un beneficio propio, su trabajo se obtenía por la fuerza
física de la persona, lo cual era propiedad del dueño, que dispone a voluntad. En la
pero no existía unas leyes que regulará las relaciones laborales entre empleador y
comienza a regir el código sustantivo del trabajo donde nace con la finalidad de proteger
las relaciones entre los trabajadores y empleadores, buscan legislar el trabajo en Colombia
La distribuidora LAP fue creada en el año 1994 por lo cual se rige por el código sustantivo
(180 contratadas de manera indirecta, que hacen su labor en la Bodega), A término fijo
dentro de la empresa temporal (168 colaboradores y una nómina indirecta, manejada por
medio de una empresa temporal de unos 300 empleados en promedio, que aumenta o
disminuye según sea requerido por la demanda de los clientes o la fluctuación en los
pedidos)
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● Ley 78 de 1919 tenía por objeto regular los aspectos relativos a la huelga y a la contratación
colectiva
● Ley 51 de 1983, diciembre 6, días festivos, por la cual se traslada el descanso remunerado
● Ley 50 de 1990, por la cual se introducen reformas al Código sustantivo del trabajo y se
● Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras
disposiciones.
● Ley 776 de 2002 art.4 periodo de incapacidad temporal, los empleadores están obligados,
conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será
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resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores
cotidianas.
Descripciones de Cargos
1. Requerimiento.
2. Verificación del perfil requerido.
3. Definir fuentes de candidatos, externas o internas
4. Solicitud de viabilidad presupuestal
5. Revisión de bases de datos de hojas de vida
6. Promoción de la vacante
7. Recepción de ofertas.
8. Verificación preliminar de perfiles.
9. Selección de las hojas de vida más cercanas al perfil
10. Citación y cumplimiento de entrevista eliminatoria
11. Aplicación de pruebas.
12. Verificación de antecedentes (Policía, Contraloría, Procuraduría)
13. Verificación de requisitos.
14. Definición de los candidatos más idóneos.
15. Entrevista clasificatoria.
16. Selección de la persona (de acuerdo con el puntaje de las pruebas y las entrevistas)
17. Generar contrato.
18. Comunicación a los participantes no seleccionados
19. Presentación del nuevo empleado en la dependencia
20. Proceso de inducción y entrenamiento
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Requerimiento
Directora de Director
GTH Financiero
II. PROPÓSITO PRINCIPAL: Coordinar los procesos y actividades de promoción, venta y
INDIVIDUALES
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Norma: 210101051 -La determinación del tipo de -Pronosticar con un 95% de
clientes según métodos de -La clasificación de variables -Alcanzar el 90% de las ventas
las cadenas de suministro acorde con el marco estratégico clientes, recibiendo únicamente
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-La clasificación de los caso que se presente esta
integración atendidos.
dentro de la dependencia
comercial
- -Expandir el portafolio de
productos comercializados, en
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el sector de alimentos se
productos ya existentes.
segmento de grandes
superficies.
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OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS
-Investigar el mercado, previendo la evolución del mismo y anticipando las medidas necesarias
-Llevar a cabo las acciones de seguimiento necesarias para asegurar la máxima efectividad en
la consecución de objetivos.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES
-Administración y gerencia
- Mercadotecnia y ventas
- Servicio al cliente
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REQUISITOS:
ACADÉMICOS
DE DESEMPEÑO
-Liderazgo
-Comunicación asertiva
-Organización y planificación
-Trabajo en equipo
-Adaptabilidad
-Innovación
-Capacidad crítica
CIUDAD: Medellín
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ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Rojas
operaciones de las diferentes sedes, igual que los recursos de personal y físicos asociados a la
misma, mantener el flujo de trabajo del turno, cumpliendo con los indicadores logísticos y
velando por la custodia de los inventarios y la seguridad de los empleadores según la política y
lineamientos gerenciales.
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FUNCIONES CLAVES CONTRIBUCIONES METAS DEL CARGO
INDIVIDUALES
-Desarrollar y aplicar
procedimientos operativos
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almacenar y enviar
mercancías y materiales.
- Coordinar el proceso
Norma: 210201047 Desarrollar - Controlar la ejecución y los
inventariado, con su
programas de inducción de planes de operación logística
respectiva revisión de los
acuerdo con metodologías y según métodos de
bienes y enseres, haciendo
normativa técnica. seguimiento del
revisión al culminar la
departamento, empresa u
semana.
organización.
-hacer un seguimiento
-Coordinar el transporte según
riguroso al debido
rutas y medios establecidos.
funcionamiento de las
del personal.
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Norma: 210101073 - Ubicar y localizar centros -Diseñar un plan de zonas
- Negociar productos o
objetivos estratégicos de la
empresa u organización.
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OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS:
distribución y transporte.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
20
REQUISITOS:
ACADEMICOS:
DE DESEMPEÑO:
Experiencia mínima comprobada de 3 años relacionados con las funciones del cargo
el cargo
-Resolución de problemas
-capacidad de adaptación
-Trabajo en Equipo
-comunicación asertiva
-Responsabilidad
CIUDAD: Medellín
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FECHA DE APROBACIÓN: 26 de Abril del 2019
Bohórquez Cataño
entrega de bienes a los clientes o puntos de venta. Pueden ser empleados por fabricantes,
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FUNCIONES CLAVES CONTRIBUCIONES METAS DEL CARGO
INDIVIDUALES
acuerdo a procedimientos de
la organización.
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las actividades estratégicas de - Apoyar el entrenamiento -El jefe de distribución
empresa convenio.
su almacenaje y distribución
de acuerdos a
procedimientos de la
organización
la logística para la ejecución del área de almacén e deberá velar por el debido
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Acuerdo a procedimientos realizamiento de las
de la organización. actividades.
distribución y transporte.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
distribución).
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REQUISITOS:
ACADÉMICOS:
DE DESEMPEÑO:
Experiencia mínima comprobada de 3 años relacionados con las funciones del cargo.
cargo
● Capacidades organizativas.
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CIUDAD: Medellín
Tabares Hincapie
Emerson Darío Varela Rojas Coordinadora de talento
Echavarría
Este manual determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización, ayudando a soportar y dar una claridad a los cargos de manera coordinada en
actividades y funciones desempeñadas por los empleados evitando las duplicidades, asegurando
responsabilidades.
Interno, aumentando así su capacidad de respuesta frente al trabajo en equipo y ante nuevas
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exigencias, proporcionando información valiosa al mercado laboral, particularmente cuando se
para ocupar un cargo, asegurando la evolución del conocimiento en la medida que se mejoren los
la evaluación del control interno y su vigilancia, haciendo cumplir los parámetros normativos de
la organización.
Participantes
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Periodicidad
La revisión del manual de funciones se realizará cada semestre con el fin de verificar
normatividad, funcionalidad y aplicabilidad, en los diferentes puestos de trabajos para el cual fue
sistema tipo formato que debe reposar en el área de calidad para su seguimiento y control.
Dentro las periodicidades se deben tener en cuenta los siguientes pasos con el fin de modificar y
actualizar el manual:
esenciales
Las modificaciones y actualizaciones serán auditables por el área responsable con el fin de
aplicación directa.
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Conformar un equipo de trabajo integrado por personal vinculado a la organización, que
conozca las funciones determinadas para cada dependencia o área de trabajo y los procesos a
Objetivo General:
Objetivos Específicos:
1- Definir las funciones requeridas para desarrollar las metas de los diferentes puestos de trabajo
de trabajo.
1- Director Comercial
2- Coordinador Logístico
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Tipo de información necesaria
Actividades que desarrollan las personas los cargos analizados: Flujo de información en lo
entrevista directa con las personas que desarrollan los cargos dentro de la empresa LAP, en la
observación directa de cómo estas personas desarrollan los procesos dentro de la empresa, ambos
Se aplicarán los métodos de recolección de la información a las personas que desarrollan los
siguientes cargos:
Directivo
Asesor
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Profesional
Técnico
Asistencial
● Denominación del empleo: precisar el nombre del empleo según se encuentra previsto en
el acto administrativo que establece o ajusta la planta de personal, el cual deberá estar de
● Código: el código es una identificación numérica del empleo en un nivel jerárquico, que
● Asignación del grado: está constituido por dos dígitos que acompañan el código del
nombre de la dependencia.
directa frente al cargo del que estamos describiendo sus funciones y competencias
laborales.
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Instrumentos de medición
Es una herramienta que permite conocer a la organización cuáles son sus debilidades y
realizará desde el área de recursos humanos hasta su producción enfocados en mejorar y aportar
laborales internas.
Entrevistas
Encuesta
Foros
Listas de chequeo
con los cargos y el avance gerencial y organizacional en cuanto a la: Rotación de personal, la
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1- Rotación de personal: Se refiere al número de personas que son contratados en un compañía
vs los empleados que salen de ésta en determinado periodo de tiempo y debido a diferentes
En caso de que el índice de rotación de personal sea demasiado alto, puede significar que la
empresa no haya sido capaz de generar el suficiente sentido de pertenencia y satisfacción laboral
entre sus trabajadores. Este resultado se vincula a climas laborales negativos, baja
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es demasiado bajo, también puede desembocar en un envejecimiento y estancamiento de la
2- Productividad: Relación entre lo producido y los medios empleados (Española, 2019), tales
(Productos (Total bienes y servicios) /Insumos (total recursos utilizados)) (Betancourt, 2017)
Sirve para hacer una comparación con resultados anteriores de la misma aplicación de la fórmula
permite tener una comunicación con el cliente, sirve como medio de mejoramiento a los procesos
un proceso de la empresa cuyo objeto está relacionado con la prestación del servicio.
PETICIÓN: Es una actuación por medio de la cual el usuario, de manera respetuosa, solicita a la
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RECLAMO: Oposición o contrariedad que manifiesta el usuario, con el objetivo que la empresa
(Número de quejas y reclamos relacionados con la prestación de los servicios / Total PQR
El resultado ayuda a encontrar en qué área y que servicios a través del tiempo tiene incremento
en PQRS, con esta información se pueden tomar diferentes acciones correctivas y preventivas
4- Indicador de Capacitación: Los indicadores de capacitación son una brújula que nos indica
que caminos seguir, con respecto a las diferentes necesidades que se van presentando dentro de
la compañía. Ayuda también a ajustar los estándares de acuerdo con el rendimiento de los
empleados y a cerrar la brecha entre los regulares, buenos y excelentes empleados (Zuloaga,
2011).
Donde:
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• TPUO: total de personas en la unidad organizacional.
Este indicador nos permite priorizar las actividades de capacitación requeridas con respecto al
personal existente.
reunión con todos los empleados por áreas comenzando en el área comercial para dar a conocer
este manual de manera clara y coherente según los cargos y responsabilidades de los empleados,
Todos los funcionarios de la Distribuidora LAP deben consultar de manera permanente este
manual para que tengan un conocimiento claro de sus funciones y responsabilidades para así
Los líderes de todas las áreas deben tenerlo más a la mano por que pueden evaluar el desempeño
de las personas que están a su cargo y ver el proceso que se está llevando a cabo en su área para
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Le permite a todos los empleados conocer cómo está estructurada la compañía a nivel general y
por áreas; las actividades y responsabilidades de cada funcionario están clasificados según su
área de trabajo, la idea general es luego de su divulgación a todos los empleados se garantice el
Todos los funcionarios de la Distribuidora LAP deben consultar de manera permanente este
manual para que tengan un conocimiento claro de sus funciones y responsabilidades para así
Los líderes de todas las áreas deben tenerlo más a la mano para evaluar el desempeño de las
personas que están a su cargo y ver el proceso que se está llevando a cabo en su área para
Le permite a todos los empleados conocer cómo está estructurada la compañía a nivel general y
por áreas; las actividades y responsabilidades de cada funcionario están clasificados según su
área de trabajo, la idea general es luego de su divulgación a todos los empleados se garantice el
http//www.lap.com.co/talentohumano/manualdefunciones
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Anexos
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
TIPO DE PROCESO
DEPENDENCIA:
CONOCIMIENTOS ESENCIALES
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REQUISITOS:
ACADÉMICOS
DE DESEMPEÑO
CIUDAD:
FECHA DE APROBACIÓN:
41
Objetivo de la encuesta: Obtener la descripción del puesto de trabajo por parte del
empleado que lo desempeña
Identificación:
Cargo:
Área:
¿A quién le reporta?
Indique cuales son las actividades que realiza diariamente para cumplir
con los objetivos del área:
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1-
2-
3-
4-
5-
Observaciones:
Entrevistador:
Fecha:
43
Webgrafía
https://ingenioempresa.com/productividad/#Que_es_productividad
http://lema.rae.es/dpd/srv/search?key=productividad
pya.com/indice-rotacion-personal-concepto-calculo-evaluacion
https://arandasoft.com/por-que-tener-un-sistema-para-atencion-de-peticiones-
quejas-y-reclamos/
https://www.gestiopolis.com/indicadores-que-permiten-evaluar-la-gestion-de-la-
capacitacion/
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