Manual de funciones distribuidora Luis Alberto preciado - LAP

Harold Andres Tabares Hincapié - ficha:1855814

Wilfer Yair Bohórquez Cataño - ficha: 1855812

Valentina Gómez Echavarría - ficha: 1855812

Emerson Dario Varela rojas - ficha: 1855296

Instructores

Marta Lía Márquez silva

Nayit del Socorro Terán Bohórquez

Edwin Andrés palacio Gómez

Servicio nacional de aprendizaje - Sena

Especialización tecnológica gestión del talento humano por competencias - metodología

Colombia

2019
 Justificación

El presente manual de funciones por competencias, constituye una herramienta fundamental en el

marco de alcanzar los objetivos, metas y logros propuestos por la compañía, lo que permite

identificar y distribuir de manera eficaz las labores, lo que a su vez se ve reflejado en la distribución

de funciones y actividades en específico que deben realizar los empleados, optimizando así el

tiempo de desarrollo de cada actividad y evitando pérdidas monetarias. La implementación del

manual de funciones permite suplir las diferentes situaciones que se hayan definido como falencias

en la organización respecto al quehacer de los empleados, esto permitirá que el personal tenga un

conocimiento claro y preciso respecto a sus funciones, responsabilidades, obligaciones, entre otras.

2
Contenido
Justificación 2
Contextualización de la Distribuidora LAP 4
Misión 4
Visión 5
Valores 5
Políticas y normas 6
Normas internacionales 6
Normas nacionales 6
Definición de Manual de Funciones 8
Descripciones de Cargos 8
Beneficios de este proceso 26
Participantes 27
Periodicidad 27
Proceso a desarrollar en el manual 28
Objetivo General: 29
Objetivos Específicos: 29
Determinación de los puestos a analizar 29
Tipo de información necesaria 29
Método de levantamiento de la información 30
Instrumentos de medición 31
Instructivo para la utilización del manual. 32
Anexos 33
Formato 4 33
Formato 6 33

3
 Contextualización de la Distribuidora LAP

La distribuidora Luis Alberto Preciado (LAP) es una organización dedicada a la

comercialización de productos de alimentos y aseo, fundada en 1994 por el señor Luis Alberto

Preciado, quién delegó su función de gerente hace un año a Santiago Preciado.

Actualmente la distribuidora LAP no cuenta con un manual de funciones, que le permita a los

integrantes de la compañía conocer sus cargos, empoderarse, entender su aporte a la empresa,

límites de sus actividades, desarrollar labores cotidianas, sin interferir en las capacidades

intelectuales, planear sistemas de incentivos, realizar una adecuada Evaluación del Desempeño,

avanzar en adecuados procesos de selección, ni en la autonomía propia e independencia

profesional de cada uno de los trabajadores de la empresa. Con la implementación del Manual de

Funciones por Competencias (MFPC) los integrantes de la compañía podrán tomar las decisiones

más acertadas conociendo de primera mano la composición de la empresa y estableciendo con

claridad la responsabilidad y las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva.

Misión

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con

altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución,

orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un

excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y

capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados,

nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

4
Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas

prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.

Visión

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia

en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos

estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus

expectativas.

Valores

Estos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos servicios a

nuestros clientes:

Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que trabajan bajo

nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con nuestros productos y servicios.

Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su

bienestar general.

Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos conductas

que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo sostenible

comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo.

Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.

5
Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto a nivel

externo como interno con todos los grupos de interés.

Políticas y normas

Normas internacionales

● Declaración Universal de los Derechos Humanos, Artículo 23, libertad del trabajo

● Pacto Internacional de derechos económicos, sociales y culturales, Artículos 6°a 9°,

derecho a trabajar, condiciones equitativas, derechos de sindicalización y de huelga y

derecho de la seguridad social

● Pacto Internacional de Derechos civiles y políticos, Ley 74 de 1968 artículo 8°, prohibición

del trabajo forzoso

● Convención Americana sobre Derechos Humanos, Ley 16 de 1972, Artículo 226, derechos

económicos, culturales y sociales.

● Convenio III de Ginebra, Ley 5ta de 1960 art 49, 50, 53, 60,61,62

● Convenio IV de Ginebra, Ley 5ta de 1960 art 39, 40,51,52,95 y 96

● Protocolo I adicional, Ley 11 de 1992, art 16

● Convenios de la OIT. Convención internacional sobre la proyección de los derechos de

todos los trabajadores migratorios y de sus familiares, aplicable durante la migración, la

partida, el tránsito y todo el periodo de estancia y ejercicios de una actividad, remunerada

en el estado de empleo, ley 146 de 1994.

● Declaración de los derechos de la constitución francesa de 1793 artículos 17 y 18

6
Normas nacionales

● Código de comercio el cual tiene por objeto regular las relaciones mercantiles y

comerciales

● Código Sustantivo del Trabajo: El esclavo era una mercancía que el dueño podía vender

comprar regalar o cambiar para un beneficio propio, su trabajo se obtenía por la fuerza

física de la persona, lo cual era propiedad del dueño, que dispone a voluntad. En la

revolución industrial la manufactura y las grandes fábricas generalizaron un sistema de la

compraventa de la fuerza de trabajo y de la contratación a cambio de un salario, desde esta

época surge: el capital y el trabajo, el empleador y el trabajador, la empresa y el sindicato,

pero no existía unas leyes que regulará las relaciones laborales entre empleador y

trabajador, llevando consigo unos conflictos colectivos. En Colombia en el año 1950

comienza a regir el código sustantivo del trabajo donde nace con la finalidad de proteger

las relaciones entre los trabajadores y empleadores, buscan legislar el trabajo en Colombia

y controlar las modalidades de contratación.

La distribuidora LAP fue creada en el año 1994 por lo cual se rige por el código sustantivo

de trabajo, utilizando diferentes tipos de contrato: a término indefinido (En la Dirección

General trabajan en total 60 personas), prestación de servicios con la empresa temporal

(180 contratadas de manera indirecta, que hacen su labor en la Bodega), A término fijo

dentro de la empresa temporal (168 colaboradores y una nómina indirecta, manejada por

medio de una empresa temporal de unos 300 empleados en promedio, que aumenta o

disminuye según sea requerido por la demanda de los clientes o la fluctuación en los

pedidos)

● Ley 57 de 1915 Accidentes de trabajo.

7
 ● Ley 78 de 1919 tenía por objeto regular los aspectos relativos a la huelga y a la contratación

colectiva

● Ley 96 de 1993 creó el ministerio de trabajo

● Ley 90 de 1946 Creó en Colombia el seguro social obligatorio y como consecuencia de

este el instituto de seguros sociales, ISS.

● Ley 26 de 1976, regula el derecho de asociación sindical

● Ley 51 de 1983, diciembre 6, días festivos, por la cual se traslada el descanso remunerado

de algunos días festivos.

● Ley 50 de 1990, por la cual se introducen reformas al Código sustantivo del trabajo y se

dictan otras disposiciones

● Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras

disposiciones.

● Decreto-ley 663 de 1993, sobre sociedades administradoras de fondos de cesantías.

● Ley 776 de 2002 art.4 periodo de incapacidad temporal, los empleadores están obligados,

si el trabajador recupera su capacidad de trabajo o ubicarlo en el cargo que desempeñaba o

al reubicarlo en cualquier otro para el cual esté capacitado.

● Norma SA-8000 de Responsabilidad Social

● Reglamento interno de la distribuidora LAP

Definición de Manual de Funciones

Un manual de funciones es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el

conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será

elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que

8
resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores

cotidianas.

Descripciones de Cargos

DISTRIBUIDORA LAP S.A.S

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: Director Comercial

TIPO DE PROCESO Estratégico

DEPENDENCIA: Área Comercial

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General

1. Requerimiento.
2. Verificación del perfil requerido.
3. Definir fuentes de candidatos, externas o internas
4. Solicitud de viabilidad presupuestal
5. Revisión de bases de datos de hojas de vida
6. Promoción de la vacante
7. Recepción de ofertas.
8. Verificación preliminar de perfiles.
9. Selección de las hojas de vida más cercanas al perfil
10. Citación y cumplimiento de entrevista eliminatoria
11. Aplicación de pruebas.
12. Verificación de antecedentes (Policía, Contraloría, Procuraduría)
13. Verificación de requisitos.
14. Definición de los candidatos más idóneos.
15. Entrevista clasificatoria.
16. Selección de la persona (de acuerdo con el puntaje de las pruebas y las entrevistas)
17. Generar contrato.
18. Comunicación a los participantes no seleccionados
19. Presentación del nuevo empleado en la dependencia
20. Proceso de inducción y entrenamiento

9
 Requerimiento

Directora de Director
GTH Financiero
II. PROPÓSITO PRINCIPAL: Coordinar los procesos y actividades de promoción, venta y

distribución de los productos mediante la implementación de planes y estrategias que permitan

alcanzar los objetivos comerciales

FUNCIONES CLAVES CONTRIBUCIONES METAS DEL CARGO

INDIVIDUALES

10
Norma: 210101051 -La determinación del tipo de -Pronosticar con un 95% de

Proyectar los demanda corresponde con el fiabilidad el plan de ventas del

requerimientos de los método y técnica de pronóstico. bimestre.

clientes según métodos de -La clasificación de variables -Alcanzar el 90% de las ventas

compras y pronóstico. del mercado está acorde con proyectadas semestralmente y

técnicas y métodos de realizar un comparativo con los

pronóstico avances del plan comercial

-La estimación del balance entre vigente.

la demanda y oferta cumple con -Cumplimiento del índice de

los requerimientos del cliente y oferta del 95% con respecto a la

métodos de pronóstico demanda.

Norma: 210101067 -La especificación de los - Mensualmente se entregará la

Planear la integración de objetivos de integración está cantidad solicitada por los

las cadenas de suministro acorde con el marco estratégico clientes, recibiendo únicamente

según mejores prácticas y y metodologías el 2% de solicitud en cambios,

modelos de gestión -La estructuración de la además, el director comercial

estrategia está acorde con los deberá informar el desempeño

modelos de integración y los del área en todas las ciudades.

tipos de procesos -La meta por ciudad es no recibir

quejas de los clientes, llegado el

11
 -La clasificación de los caso que se presente esta

procesos corresponde con los contingencia no deberá superar

objetivos y criterios de el 5% con base a los clientes

integración atendidos.

Norma: 260101058 -La distribución del presupuesto- - El director comercial deberá

Coordinar la fuerza de está acorde con estrategia visitar cada sede

ventas de acuerdo con comercial y plan de ventas. trimestralmente con el fin de

metodologías de -La asignación de actividades realizar una distribución

planeación y técnicas de está acorde con plan de ventas y geográfica de la fuerza de

control. procedimientos técnicos. ventas en cada ciudad y

evaluar las problemáticas

-El monitoreo de presupuesto
obtenidas en el trimestre.
está acorde con procedimientos
- - Conocer los diferentes
técnicos
informes y evaluarlos en las

visitas a las ciudades, además

deberá conocer el nuevo

personal contratado en la sede,

dentro de la dependencia

comercial

- -Expandir el portafolio de

productos comercializados, en

12
 el sector de alimentos se

deberá anexar 5 referencias por

año, complementarias con

productos ya existentes.

Norma: 260101061 -La determinación de políticas -Aumentar la cuota del mercado

Formular el plan de ventas corresponde con el marco en un 3% en el año con

según objetivos y estratégico segmentos de pequeños

metodologías -La determinación de las comerciantes.

características del sector está -Aumentar la cuota del mercado

acorde con direccionamiento en un 3% en el año con

estratégico segmentos de medianos

-La fijación de objetivos está comerciantes.

acorde con las políticas y -Aumentar la cuota del mercado

especificaciones técnicas en un 1% en el año con el

segmento de grandes

superficies.

13
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS

- Determinar el potencial de compra de las diferentes categorías de clientes.

-Investigar el mercado, previendo la evolución del mismo y anticipando las medidas necesarias

para adaptarse a las nuevas inclinaciones o tendencias.

-Dirigir las actividades de la red comercial existente, formando al equipo y motivando.

-Llevar a cabo las acciones de seguimiento necesarias para asegurar la máxima efectividad en

la consecución de objetivos.

CONOCIMIENTOS ESENCIALES

-Administración y gerencia

- Comunicación y medios de comunicación

- Mercadotecnia y ventas

- Servicio al cliente

- Herramientas Office (Microsoft Excel, Microsoft Word, el programa de presentación de

gráficos Microsoft Power Point )

14
REQUISITOS:

ACADÉMICOS

Educación mínima: postgrado/ especialización en administración de empresas o carreras afines

DE DESEMPEÑO

Experiencia: mínimo 5 años como director o líder comercial

COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

-Liderazgo

-Comunicación asertiva

-Evaluación y control de actividades

-Organización y planificación

-Trabajo en equipo

-Adaptabilidad

-Innovación

-Capacidad crítica

CIUDAD: Medellín

FECHA DE APROBACIÓN: Abril 26 del 2019

15
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Wilfer Yair Bohórquez Cataño Harold Andres Tabares Carolina Prieto

Valentina Gómez Echavarría Hincapie Coordinadora de

Emerson Darío Varela talento Humano

Rojas

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: Coordinador Logístico

TIPO DE PROCESO: Operativo

DEPENDENCIA: Área Comercial

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de centro de distribución

PROPÓSITO PRINCIPAL: Coordinar y controlar todas las actividades correspondientes a las

operaciones de las diferentes sedes, igual que los recursos de personal y físicos asociados a la

misma, mantener el flujo de trabajo del turno, cumpliendo con los indicadores logísticos y

velando por la custodia de los inventarios y la seguridad de los empleadores según la política y

lineamientos gerenciales.

16
 FUNCIONES CLAVES CONTRIBUCIONES METAS DEL CARGO
INDIVIDUALES

Norma: 291201072 Manipular -Planear, organizar, dirigir y - Los tiempos máximos de

mercancía peligrosa para el controlar las operaciones de entregas serán de 8 días, el

transporte de acuerdo con la transporte, almacenamiento, objetivo es tener desviaciones

normatividad vigente. distribución y movimiento de mínimas.

bienes. - Reducir el inventario de

-Establecer rutas y centros de entregas al 50 % semanal

firmas según el promedio de

entrega,
producción almacenado en
transportadoras, seguros de

mercancías y tiempos y bodegas.

riesgos en la distribución de - Responder por las garantías

bienes. en un tiempo mínimo de una

semana, esto cuando existan

-Acordar y velar por el trámite
temas de calidad en el
de documentos de embarque,
producto e informar al área
controlar la programación y
encargada para realizar
despacho de bienes y realizar
trazabilidad de los lotes
seguimientos de mercancías
producidos para la
en tránsito.
comercialización.

-Desarrollar y aplicar

procedimientos operativos

para recibir, manejar,

17
 almacenar y enviar

mercancías y materiales.

Norma: 210201051 Vincular - Planificar la estrategia para - Implementar formatos de

personal de acuerdo con las actividades de suministro control, registrando el horario

normativa Mesa sectorial: Cód. de la empresa (transporte, de ingreso y salida de los

10201 RECURSOS almacenaje, distribución). empleados que ejecutan las

HUMANOS rutas de transporte de la

-Controlar los inventarios
organización.
según indicadores y métodos.

- Coordinar el proceso
Norma: 210201047 Desarrollar - Controlar la ejecución y los
inventariado, con su
programas de inducción de planes de operación logística
respectiva revisión de los
acuerdo con metodologías y según métodos de
bienes y enseres, haciendo
normativa técnica. seguimiento del
revisión al culminar la
departamento, empresa u
semana.
organización.

-hacer un seguimiento
-Coordinar el transporte según
riguroso al debido
rutas y medios establecidos.
funcionamiento de las

- Participar en la selección y actividades dentro del área

supervisión del entrenamiento cada semana.

del personal.

18
Norma: 210101073 - Ubicar y localizar centros -Diseñar un plan de zonas

Determinar costos del logísticos y plantas de mensual donde muestre los

transporte de mercancías según distribución según centros logísticos visitados,

el medio y métodos necesidades y políticas. los costos operacionales y

- Determinar los costos de los productos ofrecidos

Norma: 210101064 Coordinar operación logísticos según según la oferta y demanda

que posea la organización.
el transporte según rutas y objetivos y metodologías.

medios. - Diseñar áreas de

almacenamiento según - Mostrar y adjuntar en los

estrategias de logística y informes el registro de

sistemas de almacenaje. facturación por el sistema, el

- Coordinar el proceso de cual debe coincidir con los

recibo y despacho de inventarios realizados

mercancía según el medio de mensualmente.

transporte y plan operativo

- Negociar productos o

servicios de acuerdo con

objetivos estratégicos de la

empresa u organización.

19
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS:

- Garantizar el correcto, adecuado y oportuno despacho de mercancía.

- Controlar y supervisar todas las actividades inherentes a la logística, gestión de inventarios,

distribución y transporte.

- Lograr la optimización de las operaciones de Almacén y Distribución.

- Verificar la calidad del servicio y tener un monitoreo constante en la administración del

personal a su cargo y de los recursos materiales disponibles.

CONOCIMIENTOS ESENCIALES:

● Conocimientos de Inventario y cadena de abastecimiento y suministro.

● Manejo de software para facturación, y manejo del sistema administrativo.

● Manejo de herramientas ofimáticas Word, Excel (analizador de gráficos).

● Conocimiento y manejo de personal.

● Conocimientos en mercadotecnia y relación con clientes externos.

● Conocimiento en Normativa de Seguridad y Salud Ocupacional.

20
REQUISITOS:

ACADEMICOS:

Título: Ingeniería Industrial o Administración

Especialización: Especialización en Gestión Logística

DE DESEMPEÑO:

Experiencia mínima comprobada de 3 años relacionados con las funciones del cargo

Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con

el cargo

COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

-Resolución de problemas

-capacidad de adaptación

-Trabajo en Equipo

-comunicación asertiva

-Responsabilidad

-Flexibilidad ante las nuevas ideas

CIUDAD: Medellín

21
 FECHA DE APROBACIÓN: 26 de Abril del 2019

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Harold Andres Tabares Emerson Darío Varela Carolina Prieto

Hincapie Rojas Coordinadora de talento

Valentina Gómez Echavarría Wilfer Yair Humano

Bohórquez Cataño

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: Jefe de centro de distribución

TIPO DEL PROCESO: Táctico

DEPENDENCIA: Área Comercial

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Director Comercial

PROPÓSITO PRINCIPAL: Coordinar, verificar y organizar la recepción, almacenamiento y

entrega de bienes a los clientes o puntos de venta. Pueden ser empleados por fabricantes,

minoristas o empresas mayoristas que utilizan sus propios medios de transporte.

22
 FUNCIONES CLAVES CONTRIBUCIONES METAS DEL CARGO
INDIVIDUALES

Norma: 210201040 Elaborar -Establecer programas, - Generar una comunicación

manual de funciones de procedimientos de trabajo y asertiva con las demás áreas

acuerdo con metodologías y coordinar actividades con de la empresa, informando

normativa. otros grupos o departamentos los sucesos por medio de un

para las labores de archivo escrito.

almacenamiento, inventario y - Los informes de gestión

distribución. deberán presentarse cada dos

- Preparar y presentar meses al director comercial,

informes sobre la gestión del siendo claros y precisos con la

departamento a cargo de información.

acuerdo a procedimientos de

la organización.

Norma: 280501171 Coordinar - Solicitar materiales y -Para solicitar materiales a la

mantenimiento de acuerdo con suministros de acuerdo a compañía el jefe de

procedimientos técnicos. procedimientos de la distribución deberá haber

organización realizado previamente un

Norma: 280501006 Establecer - Garantizar el Inventario general, para tener

el plan, la programación y el funcionamiento de equipos y claridad del presupuesto que

control de las actividades de maquinaria, velar por su se entregará para los

mantenimiento de acuerdo a mantenimiento y reparación. materiales.

23
las actividades estratégicas de - Apoyar el entrenamiento -El jefe de distribución

la empresa. de empleados en labores deberá asistir a

asignadas, normas de capacitaciones cada 6 meses,

seguridad y políticas y con las instituciones que la

procedimientos de la organización realice el

empresa convenio.

- Velar por los inventarios

en el área a cargo, así como

su almacenaje y distribución

de acuerdos a

procedimientos de la

organización

Norma: 280501007 Organizar - Velar por el orden y aseo - El jefe de distribución

la logística para la ejecución del área de almacén e deberá velar por el debido

de las actividades de inventario de acuerdo con orden de los bienes y

mantenimiento. procedimientos técnicos y enseres del área

organizacionales correspondiente, para ello

- Apoyar la planificación de deberá hacer una revisión

Norma: 210201047 Desarrollar

la demanda para determinar semanal de los mismos.

programas de inducción de

acuerdo con metodologías y cantidades a comprar, - Coordinar el proceso de

normativa técnica. almacenar y/o distribuir de inducción y capacitación del

personal para el debido

24
 Acuerdo a procedimientos realizamiento de las

de la organización. actividades.

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS:

- Garantizar el correcto, adecuado y oportuno despacho de mercancía.

- Controlar y supervisar todas las actividades inherentes a la logística, gestión de inventarios,

distribución y transporte.

- Lograr la optimización de las operaciones de Almacén y Distribución.

- Verificar la calidad del servicio y tener un monitoreo constante en la administración del

personal a su cargo y de los recursos materiales disponibles.

CONOCIMIENTOS ESENCIALES:

- Formular, ejecutar y controlar el presupuesto de abastecimiento de bienes y servicios.

- Establecer rutas y centros de entrega, firmas transportadoras, seguros de mercancías y tiempos

y riesgos en la distribución de bienes.

- Planificar la estrategia para las actividades de suministro de la empresa (transporte, almacenaje,

distribución).

- Controlar los inventarios según indicadores y métodos.

25
REQUISITOS:

ACADÉMICOS:

Profesional en administración de empresas, Ingeniería industrial o afines.

Especialización: Especialización en Gestión Logística

DE DESEMPEÑO:

Experiencia mínima comprobada de 3 años relacionados con las funciones del cargo.

Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el

cargo

COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

● Analiza e interpreta datos.

● Aptitudes para la planificación.

● Capacidad para priorizar tareas.

● Capacidad para trabajar en equipo.

● Capacidades organizativas.

● Capaz de responsabilizarse en la toma de decisiones.

● Capaz de trabajar bajo presión.

● Habilidad para la negociación.

● Habilidad para resolver problemas.

● Responsable de contratar trabajo externo a compañías de transportes.

26
 CIUDAD: Medellín

FECHA DE APROBACIÓN: 26 de Abril del 2019

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Wilfer Yair Bohórquez Cataño Harold Andres Carolina Prieto

Tabares Hincapie
Emerson Darío Varela Rojas Coordinadora de talento

Valentina Gómez Humano

Echavarría

Beneficios de este proceso

Este manual determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la

organización, ayudando a soportar y dar una claridad a los cargos de manera coordinada en

actividades y funciones desempeñadas por los empleados evitando las duplicidades, asegurando

una continuidad y coherencia en los procedimientos de selección de personal, inducción y re

inducción a empleados, capacitaciones, entrenamientos e informacion de normas según las

responsabilidades.

En cuanto a la distribuidora LAP, se beneficiará además en la articulación en el manejo de los

recursos humanos, la integración de la Gestión en las Áreas de Planeación, Calidad y Control

Interno, aumentando así su capacidad de respuesta frente al trabajo en equipo y ante nuevas

27
exigencias, proporcionando información valiosa al mercado laboral, particularmente cuando se

trata de empresas empleadoras que se encuentran en proceso de contratación efectiva de personal

para ocupar un cargo, asegurando la evolución del conocimiento en la medida que se mejoren los

procedimientos, facilitando las labores de auditoría, estudio de los problemas de la organización,

la evaluación del control interno y su vigilancia, haciendo cumplir los parámetros normativos de

la organización.

Participantes

1. Nombre: Enrique Torres.

Cargo: Consultor externo en gestión del talento humano por competencias

2. Nombre: Harold Andres Tabares Hincapie.

Cargo: Líder de desarrollo organizacional

3. Nombre: Wilfer Yair Bohórquez Cataño.

Cargo: Líder de desarrollo organizacional

4. Nombre: Valentina Gómez Echavarría.

Cargo: Líder de desarrollo organizacional

5. Nombre: Emerson diario Varela rojas.

Cargo: Líder de desarrollo organizacional

6. Nombre: Carolina Prieto

Cargo: Coordinadora de Talento Humano

28
 Periodicidad

La revisión del manual de funciones se realizará cada semestre con el fin de verificar

normatividad, funcionalidad y aplicabilidad, en los diferentes puestos de trabajos para el cual fue

diseñado e implementado en la distribuidora LAP, en este periodo se deben realizar los

diferentes ajustes y actualizaciones, este proceso debe ser estructurado y documentado en un

sistema tipo formato que debe reposar en el área de calidad para su seguimiento y control.

Dentro las periodicidades se deben tener en cuenta los siguientes pasos con el fin de modificar y

actualizar el manual:

1. Identificación y ubicación de empleo

2. Identificación del área o proceso al cual se asigne el empleo

3. La descripción del contenido funcional, es decir, el propósito principal y las funciones

esenciales

4. Establecimiento de los conocimientos básicos

5. Identificación de las competencias comportamentales

6. Fijación de los requisitos de formación académica y experiencia

Las modificaciones y actualizaciones serán auditables por el área responsable con el fin de

realizar un seguimiento y control de su implementación en todos los procesos donde tenga

aplicación directa.

Proceso a desarrollar en el manual

29
 Conformar un equipo de trabajo integrado por personal vinculado a la organización, que

conozca las funciones determinadas para cada dependencia o área de trabajo y los procesos a

cargo de estas, con esto se termina los responsables de implementación y seguimiento.

Identificación del área de trabajo o proceso de desempeño, es pertinente la descripción específica

de su propósito principal y sus funciones:

Objetivo General:

1- Construir el manual de funciones de la distribuidora LAP.

Objetivos Específicos:

1- Definir las funciones requeridas para desarrollar las metas de los diferentes puestos de trabajo

2- Precisar los factores de educación, experiencia y de comportamiento requeridos en los puestos

de trabajo.

3- Indagar sobre las líneas de mando presentes y necesarias dentro de la organización.

Determinación de los puestos a analizar

1- Director Comercial

2- Coordinador Logístico

3-Jefe de centro de distribución

30
 Tipo de información necesaria

Para la creación del manual de funciones, se requiere de la siguiente información:

Cargos a analizar: Personas que desarrollan los cargos analizados.

Actividades que desarrollan las personas los cargos analizados: Flujo de información en lo

cargos (a quien le reporta y quien le reporta).

Método de levantamiento de la información

Para realizar el levantamiento de la información, se utilizarán dos métodos, el primero la

entrevista directa con las personas que desarrollan los cargos dentro de la empresa LAP, en la

cual se utiliza el Formato 4 – Encuesta descripción de puesto de trabajo. El segundo método es

observación directa de cómo estas personas desarrollan los procesos dentro de la empresa, ambos

se utilizarán de acuerdo a la necesidad que se presente y el nivel de operatividad del cargo.

Se aplicarán los métodos de recolección de la información a las personas que desarrollan los

siguientes cargos:

1- Director Comercial - Juan Antonio Linares

2- Coordinador Logístico - Laura Alexandra Flórez

3- Auxiliar de Transporte y Bodega - José David Pérez

● Nivel jerárquico del empleo: determinar el nivel al cual pertenece el empleo

Directivo

Asesor

31
Profesional

Técnico

Asistencial

● Denominación del empleo: precisar el nombre del empleo según se encuentra previsto en

el acto administrativo que establece o ajusta la planta de personal, el cual deberá estar de

acuerdo con la nomenclatura de empleos de la organización.

● Código: el código es una identificación numérica del empleo en un nivel jerárquico, que

comprende cuatro dígitos en el orden nacional y tres dígitos en el orden territorial.

● Asignación del grado: está constituido por dos dígitos que acompañan el código del

empleo y corresponde a la remuneración o asignación salarial mensual determinada en la

escala del correspondiente nivel jerárquico del empleo.

● Número de cargos: es el número de empleos de igual denominación, código y grado de

remuneración existentes en la planta de personal de la entidad bien sea por despacho,

dependencia o plana global.

● Ubicación del empleo: cuando el empleo pertenezca a la planta estructural señale el

nombre de la dependencia.

● Identificar el cargo del jefe inmediato: señalamiento de quien ejerce la supervisión

directa frente al cargo del que estamos describiendo sus funciones y competencias

laborales.

32
 Instrumentos de medición

Es una herramienta que permite conocer a la organización cuáles son sus debilidades y

fortalezas, que en orden jerárquico se debe realizar, en el caso de la Distribuidora LAP se

realizará desde el área de recursos humanos hasta su producción enfocados en mejorar y aportar

nuevos conocimientos con el propósito de mejorar la calidad, productividad y relaciones

laborales internas.

En la empresa LAP se aplicarán los siguientes instrumentos de medición para evaluar e

identificar las habilidades y posibles falencias en la organización:

Entrevistas

Encuesta

Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas)

Foros

Listas de chequeo

Indicadores de gestión a medir en la distribuidora LAP, estos están directamente relacionados

con los cargos y el avance gerencial y organizacional en cuanto a la: Rotación de personal, la

Productividad, los PQRS y la capacitación.

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1- Rotación de personal: Se refiere al número de personas que son contratados en un compañía

vs los empleados que salen de ésta en determinado periodo de tiempo y debido a diferentes

factores (Martinez, 2019).

Se calcula de las siguiente manera:

Índice de rotación de personal= (A+D)/2*100/ PE

- Siendo A, el número de personas contratadas durante el período considerado;

- D, las personas desvinculadas durante el mismo período;

- PE, es el » promedio efectivo» del período considerado. Se obtiene sumando el número

de empleados existente al comienzo y al final del período , y el resultado se divide por 2.

El resultado de la fórmula nos indica el índice de rotación de personal dentro de la compañía.

En caso de que el índice de rotación de personal sea demasiado alto, puede significar que la

empresa no haya sido capaz de generar el suficiente sentido de pertenencia y satisfacción laboral

entre sus trabajadores. Este resultado se vincula a climas laborales negativos, baja

productividad e impacto negativo de la imagen corporativa,. En cambio, si el índice de rotación

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es demasiado bajo, también puede desembocar en un envejecimiento y estancamiento de la

organización que frene la innovación y la vitalidad de los nuevo profesionales. Es importante

encontrar el equilibrio en este indicador para cada empresa en particular.

2- Productividad: Relación entre lo producido y los medios empleados (Española, 2019), tales

como mano de obra, materiales, energía, etc.

Se calcula de las siguiente manera:

(Productos (Total bienes y servicios) /Insumos (total recursos utilizados)) (Betancourt, 2017)

Sirve para hacer una comparación con resultados anteriores de la misma aplicación de la fórmula

y conocer si es es más o menos productivo de acuerdo a diferentes situaciones controladas o no.

3- PQRS - El sistemas de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias es un sistema que nos

permite tener una comunicación con el cliente, sirve como medio de mejoramiento a los procesos

de la organización (Software, 2019).

SUGERENCIA: Es una propuesta presentada por un usuario para incidir en el mejoramiento de

un proceso de la empresa cuyo objeto está relacionado con la prestación del servicio.

PETICIÓN: Es una actuación por medio de la cual el usuario, de manera respetuosa, solicita a la

empresa cualquier información relacionada con la prestación del servicio.

QUEJA: Manifestación de inconformidad que generó la prestación de nuestros servicios.

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RECLAMO: Oposición o contrariedad que manifiesta el usuario, con el objetivo que la empresa

evalúe su actuación en el producto en términos económicos.

Se calcula de las siguiente manera:

(Número de quejas y reclamos relacionados con la prestación de los servicios / Total PQR

recibidos en el periodo de evaluación) * 100

El resultado ayuda a encontrar en qué área y que servicios a través del tiempo tiene incremento

en PQRS, con esta información se pueden tomar diferentes acciones correctivas y preventivas

para mejorar los procesos.

4- Indicador de Capacitación: Los indicadores de capacitación son una brújula que nos indica

que caminos seguir, con respecto a las diferentes necesidades que se van presentando dentro de

la compañía. Ayuda también a ajustar los estándares de acuerdo con el rendimiento de los

empleados y a cerrar la brecha entre los regulares, buenos y excelentes empleados (Zuloaga,

2011).

Se calcula de las siguiente manera:

Cobertura = %Cob = (NPO/TPUO)*100

Donde:

• NPO: Número de personas “objetivo” quienes presentan la brecha de competencia.

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• TPUO: total de personas en la unidad organizacional.

Este indicador nos permite priorizar las actividades de capacitación requeridas con respecto al

personal existente.

Instructivo para la utilización del manual.

El área de Talento Humano de la Distribuidora LAP está en la obligación de organizar una

reunión con todos los empleados por áreas comenzando en el área comercial para dar a conocer

este manual de manera clara y coherente según los cargos y responsabilidades de los empleados,

la capacitación sobre el manual debe quedar registrada en listas de asistencia.

¿Quiénes deben usar el Manual de Funciones?

Todos los funcionarios de la Distribuidora LAP deben consultar de manera permanente este

manual para que tengan un conocimiento claro de sus funciones y responsabilidades para así

llevar un control sobre los procesos para su mejoramiento continuo.

Los líderes de todas las áreas deben tenerlo más a la mano por que pueden evaluar el desempeño

de las personas que están a su cargo y ver el proceso que se está llevando a cabo en su área para

manejar un buen ambiente laboral y así obtener excelentes resultados.

El área de talento humano se encargará de supervisar el cumplimiento del manual de funciones

de los empleados con el fin de lograr los objetivos de cada área.

¿Para qué se utiliza la descripción de Perfiles de Cargo?

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Le permite a todos los empleados conocer cómo está estructurada la compañía a nivel general y

por áreas; las actividades y responsabilidades de cada funcionario están clasificados según su

área de trabajo, la idea general es luego de su divulgación a todos los empleados se garantice el

cumplimiento en todo el personal de la Distribuidora LAP de los empleados, la capacitación

sobre el manual debe quedar registrada en listas de asistencia.

¿Quiénes deben usar el Manual de Funciones?

Todos los funcionarios de la Distribuidora LAP deben consultar de manera permanente este

manual para que tengan un conocimiento claro de sus funciones y responsabilidades para así

llevar un control sobre los procesos para su mejoramiento continuo.

Los líderes de todas las áreas deben tenerlo más a la mano para evaluar el desempeño de las

personas que están a su cargo y ver el proceso que se está llevando a cabo en su área para

manejar un buen ambiente laboral y así obtener excelentes resultados.

El área de talento humano se encargará de supervisar el cumplimiento del manual de funciones

de los empleados con el fin de lograr los objetivos de cada área.

¿Para qué se utiliza la descripción de Perfiles de Cargo?

Le permite a todos los empleados conocer cómo está estructurada la compañía a nivel general y

por áreas; las actividades y responsabilidades de cada funcionario están clasificados según su

área de trabajo, la idea general es luego de su divulgación a todos los empleados se garantice el

cumplimiento en todo el personal de la Distribuidora LAP.

● La última versión del Manual de funciones se encuentra publicado en el

http//www.lap.com.co/talentohumano/manualdefunciones

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 Anexos

Formato 1 – Manual de Perfiles de Cargo por Competencias

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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:

TIPO DE PROCESO

DEPENDENCIA:

CARGO DEL JEFE INMEDIATO:

II. PROPÓSITO PRINCIPAL:

FUNCIONES CLAVES CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES METAS DEL CARGO

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS

CONOCIMIENTOS ESENCIALES

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REQUISITOS:

ACADÉMICOS

DE DESEMPEÑO

COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Formato 2 - Encuesta Puesto de Trabajo

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Objetivo de la encuesta: Obtener la descripción del puesto de trabajo por parte del
empleado que lo desempeña

Nombre del empleado:

Identificación:

Cargo:

Área:

¿Hace cuánto tiempo desarrolla las actividades del cargo?

¿A quién le reporta?

¿Alguien le reporta a usted?

Indique cuales son las actividades que realiza diariamente para cumplir
con los objetivos del área:

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1-

2-

3-

4-

5-

Observaciones:

Entrevistador:

Fecha:

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Webgrafía

Betancourt, D. (27 de 07 de 2017). Ingenio y Empresa. Obtenido de

https://ingenioempresa.com/productividad/#Que_es_productividad

Española, R. A. (29 de 04 de 2019). Real Academia Española. Obtenido de

http://lema.rae.es/dpd/srv/search?key=productividad

Martinez, J. M. (29 de 04 de 2019). Grupo P&A. Obtenido de https://blog.grupo-

pya.com/indice-rotacion-personal-concepto-calculo-evaluacion

Software, A. (29 de 04 de 2019). Aranda Software. Obtenido de

https://arandasoft.com/por-que-tener-un-sistema-para-atencion-de-peticiones-

quejas-y-reclamos/

Zuloaga, K. G. (04 de 02 de 2011). Gestiopolis. Obtenido de

https://www.gestiopolis.com/indicadores-que-permiten-evaluar-la-gestion-de-la-

capacitacion/

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