Está en la página 1de 38

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTÍN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA ACADÉMICA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

TÍTULO:

GESTIÓN POR PROCESOS EN LA DOCUMENTACIÓN DE LA DE SUB

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO, MUNICIPALIDAD DISTRITAL

DE MORALES - AÑO 2018.

AUTOR:

YOLY VILLANUEVA JUZGA

DOCENTE:

Lic. Adm. MBA. SEIDY JANICE VELA REÁTEGUI

TARAPOTO – PERÚ

2018
PORTADA INTERNA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTÍN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA ACADÉMICA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

INFORME DE PRÁCTICAS

TÍTULO:

GESTIÓN POR PROCESOS EN LA DOCUMENTACIÓN DE LA DE SUB

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO, MUNICIPALIDAD DISTRITAL

DE MORALES - AÑO 2018.

AUTOR:

YOLY VILLANUEVA JUZGA

DOCENTE:

Lic. Adm. MBA. SEIDY JANICE VELA REÁTEGUI

20/08/2018 – 20/11/2018

2
ÍNDICE

I. PRESENTACIÓN 4
II. INTRODUCCIÓN 5
2.1. Problemática 5
2.2. Importancia 6
2.3. Objetivos 6
2.3.1. Objetivo General 6
2.3.2. Objetivos Específicos 6
III. MARCO TEÓRICO 8
3.1. Gestión 8
3.2. Proceso 8
3.3. Límites, elementos y factores de un proceso 11
3.4. Gestión por Procesos 11
3.5. Objetivo 11
3.6. Propósito de los procesos 12
3.7. Principios de la Gestión de Procesos 12
3.8. Tipos de procesos 13
3.9. Dimensiones 15
3.10. Métodos de la Gestión de Procesos 17
3.11. Técnicas de Gestión para el Rediseño de Procesos 17
IV. DESCRIPCIÓN DE LAS PRÁCTICAS 19
4.1. Ubicación de La Municipalidad Provincial de San Martin 19
4.2. Misión y Visión 19
4.2.1. Misión 20
4.2.2. Visión 20

4.3. Subgerencia de Planeamiento y Presupuesto de la Municipalidad de Morales 20


4.4. Funciones de la Subgerencia de Planeamiento y Presupuesto 20
4.5. Desarrollo de las Actividades realizadas dentro de la Práctica. 21
4.6. Materiales y equipos utilizados 21
4.6.1. Materiales 21
4.6.2. Equipos 21
V. RESULTADOS 22
VI. CONCLUSIONES 32
VII. RECOMENDACIONES 34
VIII. BIBLIOGRAFIA 35
IX: ANEXOS 36

3
4
I. PRESENTACIÓN

En el IX ciclo de la Carrera de Profesional de administración en la Universidad Nacional de


San Martín-Tarapoto, la malla curricular muestra el curso de prácticas pre-profesionales
III como uno de los requisitos principales que se deben cumplir para dar por culminada
nuestra formación como estudiante universitario, lo cual estará a cargo del docente
responsable asignado al curso.

Las prácticas pre-profesionales III son la oportunidad para nosotros como estudiantes de
poner en práctica todo lo aprendido en las aulas de nuestra Alma Mater, es la oportunidad
que tenemos para probarnos a nosotros mismos ante situaciones reales buscando
alternativas de solución inmediata.

Con referencia a la normatividad el presente informe que estoy realizando se basa, en el


D.S. N° 002-97-TR, TUO del D.L N° 728 Ley de Formación y Promoción Laboral,
CAPÍTULO II - DE LAS PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES, Artículo 17.- “… tiene por
objeto brindar orientación y capacitación técnica y profesional a estudiantes y egresados
de cualquier edad, de Universidades e Institutos Superiores, así como de entidades
públicas o privadas que brinden formación especializada o superior en las áreas que
correspondan a su formación académica. En el caso de los egresados la Práctica Pre-
Profesional será por un plazo no mayor al exigido por el centro de estudios como requisito
para obtener el grado o título respectivo”.

La práctica Pre-Profesional se está llevando a cabo, desde el mes de setiembre hasta el


mes de Diciembre del 2018 en el área de Subgerencia de Planeamiento y Presupuesto de
la Municipalidad Distrital de Morales.

5
II. INTRODUCCIÓN

2.1. Problemática

En la actualidad a nivel mundial la saturación de algunos procesos, que sumado a la


liberación del comercio internacional nos lleva a que sólo los mejores pueden subsistir
en mercados contraídos y de alta competitividad, dentro de este punto de vista la
gestión por procesos da un enfoque total sobre cómo distribuir tareas y cumplir con las
actividades dentro de una empresa para cumplir con los objetivos y lograr las metas.

En el Perú últimamente se ha visto que las actividades y formas de trabajo de las


entidades públicas se retrasan mucho por diversos factores (políticos, sociales,
económicos y culturales). El enfoque de la gestión por procesos es una parte
importante en el eje de la política pública, cuyo objetivo está basado en obtener
resultados beneficiosos al servicio del ciudadano.

En la región San Martín se puede observar que la gestión por procesos no es muy
implementada debido a que el sistema muestra algunas debilidades en alguna etapa
de las tareas, actividades o trabajos que se vienen realizando. Un claro ejemplo de
debilidad en la gestión por procesos son los proyectos no culminados o algunas
modificaciones en sus POI (plan operativo institucional).

Hablando a nivel local se observa que la gestión por procesos muestra algunos puntos
débiles, hay actividades que no siguen los procesos cómo se deberían. Si dichas
actividades se realizarán paso a paso en cada fase de elaboración, se obtendrían
resultados positivos que beneficien a los ciudadanos y estos se sientan satisfechos
con los servicios que se les brinda.

En el área de la subgerencia de planeamiento y presupuesto se ha podido observar


durante los primeros días de las prácticas, que recién se están subiendo al sistema el
Plan Operativo Institucional, cosa que muestra una debilidad en la gestión por
procesos debido a que el área tiene por función conducir y supervisar los procesos de
planeamiento y presupuesto de la municipalidad distrital de Morales. Y si es que no se
tiene el POI actualizado con las tareas, necesidades e insumos pues no se podrá
desarrollar las actividades planeadas durante el año.

En dicha área en la que vengo haciendo mis prácticas pre-profesionales he podido


observar durante estos días que la subgerencia de planeamiento y presupuesto no
elaboró el Plan Operativo Institucional en el tiempo que debió haberse realizado, se

6
menciona este problema porque dicho proceso se debe realizar y subir al sistema, al
inicio de cada año y no al final como se ha venido haciendo.

Otro punto que se pudo notar es que a la hora de subir el plan operativo institucional
se están utilizando los de años anteriores, El ejemplo más claro es que los últimos
días se ha estado utilizando el Plan Operativo Institucional del año 2015 para subir al
sistema y llenar la del año 2019; por lo que pude escuchar en una de las área es que
recién como ya está a punto de acabar la gestión del alcalde, el área de la subgerencia
de planeamiento y presupuesto está subiendo los planes operativos institucionales de
los años pasados.

La gestión por procesos en la Subgerencia de Planeamiento y Presupuesto se debe


aplicar en las actividades y documentaciones que se desarrollen en el área, de tal
modo que se minimice tiempo y costos.

2.2. Importancia

La importancia de las prácticas Pre Profesional recae en incursionar al joven del IX


ciclos en el mercado laboral, reconocer la capacidad de solución de problemas del
practicante y ver cómo se puede desenvolver en el campo con todos los conocimientos
adquiridos en las aulas de la casa superior de estudios.

2.3. Objetivos

2.3.1. Objetivo General

Analizar la gestión por procesos para realizar la documentación en la Subgerencia


de Planeamiento y presupuesto de la Municipalidad distrital de Morales y ver los
puntos débiles en los diversos procesos documentarios.

2.3.2. Objetivos Específicos

● Analizar si se cumple con el objetivo inicial de cada proceso en las áreas


afines a la Subgerencia de Planeamiento y Presupuesto de la Municipalidad
Distrital de Morales.

● Promover la ejecución de las funciones del responsable de guiar a los


trabajadores en cada proceso que se inicia y hasta donde llega su
responsabilidad.

7
● Determinar los alcances que tienen cada trabajador en los procesos
Municipales gestión por procesos.

● Determinar la implicancia de tener Insumos al alcance de las necesidades de


los trabajadores.

● Establecer la importancia de contar con los productos justos y necesarios para


no parar ningún proceso.

● Establecer los tipos de recursos que se necesitan para continuar con las
actividades diarias en la Municipalidad y evitar retrasos en la documentación.

● Analizar la duración de los procesos más importantes en la Sub Gerencia de


presupuesto, ya que de esa área dispone la ejecución de varios procesos y
según los ejecuten se desarrollaran las cosas en el justo a tiempo como se
solicita en las documentaciones.

● Establecer la Capacidad de la Sub Gerencia de ejecutar los procesos más


importantes que llegan a su área y dormir las documentaciones en la mesa.

8
III. MARCO TEÓRICO

3.1. Gestión

Según (Perez, 2004), El concepto de gestión lleva asociada la idea de acción para que
los objetivos establecidos se cumplan. Los elementos necesarios para gestionar algo
se resume en Identificación, medición 1, control, gestión, objetivos, planificación,
programación, ejecución, medición 2, mejora y objetivos. (p. 111)

La gestión es no solo un arte que pocas personas poseen, este concepto va más allá
de identificar, medir, planificar, programar y volver a medir para ver las mejoras. El arte
de gestionar es hacer las cosas evitar muchos tramites basarse en resultados positivos
más que nada

3.2. Proceso

Según (Agudelo & Escobar, 2007), El proceso es un conjunto de actividades


secuenciales o paralelas que ejecuta un productor, sobre un insumo, le agrega valor a
este y suministra un producto o servicio para un cliente externo e interno. (p. 29) (Ver
figura 1)

Los procesos se conocen más como actividades relacionas entre sí que de tal manera
si la documentación se duerme en un área todo el proceso se llega a retrasar.

Figura 1. Proceso

9
También menciona que en un proceso intervienen tres actores: el cliente, el productor
y el proveedor, que deben actuar unidos para obtener todos unos beneficios comunes.

Según (Carrasco, 2010), procesos representan el hacer de la organización.


Comercializar, por ejemplo, incluye: proyectar las ventas, comprar, vender, distribuir,
cobrar y hacer servicio posventa. Se trata de una cadena de tiendas donde el proceso
es realizado por muchas personas en diferentes áreas funcionales. Una actividad es
el hacer de una persona en un momento del tiempo, tal como llenar una solicitud o
cobrar en una caja. Una interacción es lo que sucede entre las actividades, tal como
un documento que se envía por mano entre ellas. (p. 23)

Para algunos autores el proceso va más allá de simplemente documentaciones,


pueden ser también la interacción de actividades en una organización como pueden
ser desde la producción hasta la comercialización del producto final.

Según (Perez, 2004), El proceso es una secuencia ordenada de actividades repetida


cuyo producto tiene valor para su usuario o cliente. (p. 41) (Ver figura 2)

Los procesos en su mayoría son secuenciales y en un orden determinado, de tal


manera que se pueden hacer flujo gramas por cada proceso.

Figura 2. Proceso

10
3.3. Límites, elementos y factores de un proceso

Según (Perez, 2004), Los límites de un proceso no tienen una interpretación


homogénea, ya que varía mucho según el tamaño de la empresa. Lo que realmente
importa es adoptar un criterio y mantenerlo a lo largo del tiempo.

Los elementos de un proceso todo proceso consta de los elementos siguientes: Un


Input (entrada), El Proceso y Un Output (salida).

Factores de un Proceso los factores se agrupan en personas, materiales, recursos


físicos y métodos/planificación del proceso. (p. 43-47).

Los límites que pueden tener los procesos dependerán mucho de la capacidad que
tenga la empresa de ejecutar las actividades complejas.

3.4. Gestión por Procesos

(Agudelo & Escobar, 2007), La gestión por procesos es la vía para lograr plena
satisfacción de los clientes por la forma en que permite identificar sus necesidades,
para determinar cómo cumplir entonces con sus requisitos y finalmente lograr esa
satisfacción. (p. 25).

Según (Carrasco, 2010), La gestión de procesos es una técnica de gestión que ayuda
a los dueños de procesos a identificar, diseñar, formalizar, controlar, mejorar y hacer
más productivos los procesos de la organización para lograr la confianza del cliente.
(p. 24).

Según (Perez, 2004), La gestión por procesos tiene el cuerpo de conocimientos


necesarios para conseguir satisfacer a los clientes y obtener un gran avance en mejora
de importancia en los resultados. (p. 13).

La gestión por procesos se le puede ver más como una herramienta de trabajo en las
organizaciones para controlar, mejorar y hacer más productivos los distintos procesos
que se desarrollen buscando siempre lograr satisfacción de los clientes y de las
necesidades de la empresa.

3.5. Objetivo

Según (Carrasco, 2010), El gran objetivo de la gestión de procesos es aumentar la


productividad en las organizaciones. Recuérdese que la productividad considera la
eficiencia y agregar valor para el cliente. (p. 23)

11
Su punto más importante de la gestión por procesos es mejorar y organizar los
procesos de manera que la productividad de las organizaciones sea muy buenas.

3.6. Propósito de los procesos

(Agudelo & Escobar, 2007), El propósito de cualquier proceso es satisfacer las


necesidades y las expectativas de los clientes. Se logra el propósito si se busca
permanentemente, que el proceso sea eficaz y eficiente. (p. 33)

EL principal propósito que la gestión por procesos debe cumplir es garantizar la


satisfacción de clientes y hacer más eficaz y eficiente los diversos procesos que puede
haber en una organización.

3.7. Principios de la Gestión de Procesos

Según (Carrasco, 2010), “Los principios funcionan un poco como la inteligencia


humana, son patrones que surgen cuando se les necesita y se adaptan a muchas
situaciones diferentes. Identificar los principios de la visión sistémica aplicada a la
gestión de procesos no es tarea fácil, porque están inmersos en lo que podríamos
llamar inteligencia organizacional, la cual permite que la organización sobreviva y se
desarrolle, que sea viable, que responda integralmente a los desafíos del medio y que
innove, porque es un sistema… ”. Entonces, los principios de la gestión de procesos
son: (p.153-167)

➢ Responsabilidad social: aquí no se trata de aplicar el conocimiento desprovisto


de emoción, sino que avanzamos hacia el entendimiento, el cual nos lleva al
desarrollo, directamente relacionado con el aumento en la calidad de vida.
➢ Planificación estratégica: Hacemos planificación porque queremos proyectar
el futuro deseable para nuestra organización, también aportamos un programa
de acción, es decir, la forma de llevar a cabo esos escenarios que visionamos.
➢ Alinear intereses: Se trata de alinear todo, en busca de la armonía. Alinear los
intereses personales con los intereses de la organización, de los trabajadores
con la gerencia.
Se verán más como que ambas partes queden a gusto con los procesos
garantizando eficacia.
➢ Agregar valor: El tema de agregar valor es uno de los más incomprendidos en
la gestión de procesos. Erróneamente, se piensa en una sumatoria de costos o
en un “agregado”, una especie de regalo sobre el servicio. Tampoco se trata de
la rentabilidad que obtiene un accionista.

12
3.8. Tipos de procesos

(Agudelo & Escobar, 2007), Los procesos se pueden clasificar dependiendo del
impacto, el alcance o el aporte que le hacen a la organización. (Ver figura 3)

Dependiendo del alcance, se puede dividir en cuatro niveles:

✓ Macro procesos
✓ Procesos
✓ Actividades
✓ Tareas

Figura 3. Estructura por procesos (Harrington, 1998, p. 34)

Según(Carrasco, 2010), existen tres tipos de procesos: de la estrategia, del negocio y


de apoyo. (p. 37-38) (Ver figura 4)

➢ Procesos de la estrategia: son similares para todas las empresas y asimilables


al Círculo PDCA para una mejora continua.
○ Planificar: proceso que nos permitirá obtener un plan estratégico.
○ Implementar: aquí se llevará a cabo el plan estratégico.
○ Verificar: se medirá y controlará que se está siguiendo el plan actualizado
de acuerdo con las nuevas necesidades.
○ Retroalimentar: referido a capturar el aprendizaje para incluir en un nuevo
ciclo de procesos de la estrategia.
➢ Procesos del negocio: aquí se atiende directamente la misión de la empresa y
se lo relaciona con los clientes. En rasgos generales los procesos del negocio
están asociados a los productos o servicios que presta una determinada
organización.

13
➢ Procesos de apoyo: engloban las acciones necesarias para ejecutar los
procesos del negocio.

Figura 4. Mapa de procesos global con dos procesos del negocio.

(Perez, 2004), distingue los tipos de procesos por su misión y propone la siguiente
clasificación: (p. 71-75)

➢ Procesos Operativos: son aquellos que transforman los recursos para obtener
el producto o brindar el servicio conforme los requisitos y necesidades del cliente.
➢ Procesos de apoyo: son aquellos que proporcionan la mano de obra (RRHH) y
los recursos físicos necesarios por el resto de proceso y están de acuerdo a los
requisitos de sus clientes internos.
➢ Procesos de Gestión: mediante las actividades de evaluación, control,
seguimiento y medición aseguran el funcionamiento controlado del resto de
proceso, además de proporcionar la información necesaria para la toma de

14
decisiones de tal manera que se puedan elaborar planes de mejora muy
eficaces.
➢ Procesos de Dirección: son aquellos que los concebimos con carácter
transversal a todo el resto de proceso de la empresa.

3.9. Dimensiones

(Agudelo & Escobar, 2007), Se puede inferir que un proceso es si es un sistema y


como tal su comportamiento está determinado por las mismas leyes del enfoque de
sistemas.

Un buen proceso se reconoce si tiene claramente definidas y establecidas las


siguientes características:

● Objetivo: propósito del proceso, que se pretende lograr con él, tiene relación
con el producto.
En esta dimensión se hace referencia más que nada a si se logra resultados tal
cual se esperaba con cada proceso, si estos resultaron como se había previsto
al inicio.
● Responsable: persona que orienta, observa y mantiene el proceso bajo control
y asigna los recursos necesarios para lograr el objetivo.
En este punto se aborda más que nada la responsabilidad del encargado de
encaminar al personal antiguo y nuevo sobre las herramientas que permitirán
gestionar los procesos hasta automatizarlos de manera que se ahorre tiempo y
mano de obra.
● Alcance: determinación de la responsabilidad del proceso, de tal manera que
facilite la labor, determina el inicio y fin del proceso como referencia. También
puede orientar sobre las inclusiones o exclusiones que afecten el objetivo.
En esta dimensión se ve más que nada si el personal conoce hasta donde llega
su responsabilidad sobre cada proceso o documentaciones de los procesos que
lleguen a su área de trabajo.
● Insumos: todo lo que requiere como materia prima para ser transformada en
producto final. Es el proceso el que convierte las entradas en salidas mediante
las actividades de transformación y utilización de los recursos. También se
requiere como insumo la información necesaria para la transformación y la
retroalimentación que permita hacer ajustes al proceso. Debe determinarse
quién provee los insumos, en otras palabras, quien es el proveedor (interno o
externo), mejor si se precisa cuál es el proceso que lo provee, para saber con
quién interactúa o a quien se dirige para establecer los requisitos.
15
En este punto se hace referencia a los materiales que se necesitaran para
desarrollar los procesos y si dichos materiales están a disponibilidad de la
necesidad apenas se acaben.
● Productos: todo lo que entrega el proceso para un cliente, bien sea interno o
externo y que debe responder a las necesidades identificadas para este, puede
ser tangible cuando es bien material o intangible cuando se trata de un servicio.
También se tiene en cuenta la información generada por el proceso como
resultado de las mediciones o información requerida para el uso del producto.
Se debe conocer a quien se entregan los productos, en otras palabras, quien es
el cliente (interno o externo), cuál es el proceso que lo requiere, para saber con
quién interactúa o a quien se dirige para verificar los resultados.
En esta dimensiones vemos si los cuadros de necesidades solicitados median el
proceso del POI se ejecutan de la manera correcta para no parar ningún proceso.
● Recursos: todo aquello que permite transformar los insumos en producto,
clasificados como mano de obra, maquinaria, medios logísticos o tecnología dura
y blanda (hardware y software), en general todo aquello que utiliza pero no se
consume a través de la transformación.
Aquí se ve si los trabajadores cuentan con lo necesario para realizar sus
actividades diarias, si la maquinaria de la se dispone es la correcta para realizar
las tareas a diario y si su red de internet es óptima para cubrir las necesidades
del internet para los trabajadores que suben información al sistema.
● Duración: para el cliente es importante la oportunidad en la respuesta o el
tiempo que se demora en entregar el producto, es el tiempo transcurrido desde
la actividad identificada como inicio, entrada del insumo, hasta la actividad
identificada como fin, entrega de producto. Se conoce usualmente como el
“Tiempo de ciclo”.
Aquí se va ver si los procesos se ejecutan en el tiempo justo y si lo que se
necesitara para las actividades será facilitado al personal para no alargar
procesos.
● Capacidad: lo que el proceso puede entregar en el tiempo determinado por la
duración, y establecido como volumen o cantidad de unidades entregadas en
relación con el producto ofrecido.
Aquí más que todo se ve si la organización tiene las condiciones necesarias para
agilizar procesos, automatizarlos y evitar paros o evitar burocracia. Se ve
también si los procesos se ejecutan tal cual deben y cuando deben ser
realizadas.

16
3.10.Métodos de la Gestión de Procesos

Según (Carrasco, 2010), los métodos de la gestión de procesos se basa inicialmente


en rediseñar procesos. (p. 195)

➢ Rediseñar Procesos: el rediseño de procesos es como la vía rápida que


aparece en la figura para llegar a tener clientes que confían en nosotros.
Al rediseñar ciertos procesos que tienen como pasos innecesarios por algunas
oficinas si se pueden realizar en el justo a tiempo
➢ Mejorar procesos: Mejorar procesos es como la vía más lenta que se puede
seguir para lograr muchos cambios pequeños que nos permitan llegar a tener
clientes que confían en nosotros.
Cuando se habla de mejorar los procesos se ve más como agilizar las
documentaciones, evitar todo tipo de burocracia. Es mejor ver hechos que
papeleos.
➢ El origen, Participación de todos: La participación de todos en la organización
es hoy el factor de contexto más importante para el rediseño y la mejora de los
procesos de la organización, como medio para llegar a tener clientes que confían
en nosotros.
➢ El destino, Clientes que confían: Tener clientes que confían aplica a todo tipo
de organizaciones, con o sin fines de lucro. Decir “clientes que confían” parece
más amplio que los términos habituales: clientes deleitados, contentos,
maravillados, encantados, satisfechos o fidelizados. Sin desconocer que
dependiendo del contexto, esos términos siguen siendo válidos.
Los métodos que se utilicen para establecer los procesos en la documentación
se ejecutarán de mejor manera si se rediseñará los procesos actuales de manera
que se acorten algunos procesos y se minimice el tiempo de espera.

3.11.Técnicas de Gestión para el Rediseño de Procesos

Según (Carrasco, 2010), las técnicas que se mencionan en su libro, no son buenas ni
malas, eso depende de la aplicación particular que se le dé: (p. 67).

Las técnicas siempre dependerán de cómo se las aplique y como reaccione la


organización ante estas ideas que siempre buscan una mejoría para la empresa
aunque no siempre se logren como uno prevé.

● Las nuevas directrices.


● Se quiebran reglas y surgen otras.

17
● Armonía entre contrastes.
● Empoderar a los colaboradores.
● Just-in-time, flujos tensados y kanban.
● La producción flexible.
● Teoría de las restricciones.
● Existencia gestionada por el proveedor.
● Compartir procesos de apoyo y del negocio.
● Diseño de incentivos.
● Gestión logística.
● La visión sistémica.
● Trabajo celular.
● Automatización, Internet y las versiones de procesos.
● Otras técnicas de gestión.
Las técnicas que se apliquen a los procesos de gestión en la Municipalidad resultaran
eficientes según como sean aplicadas, dependerá mucho de los dueños de los
procesos, de la armonía que existan entre las distan áreas, la capacitación que se les
brinde a los colaboradores, y si los procesos son automatizados mucho mejor todavía.

Si los jefes de cada área no saben cómo sostener una estrategia pues esta no lograra
con su objetivo y solo serán malas prácticas que generen fallas en los procesos.

18
IV. DESCRIPCIÓN DE LAS PRÁCTICAS

4.1. Ubicación de La Municipalidad Provincial de San Martin

Las practicas pre profesionales se llevaron a cabo en el ÁREA DE LA SUBGERENCIA


DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO, de la MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
MORALES, ubicado en Jr. Tarapoto N° 136, en el Distrito de Morales, Provincia de
San Martin, Departamento de San Martin. La municipalidad distrital de Morales como
se sabe es una institución de gobierno local que tiene como función principal
administrar los ingresos económicos y desarrollar labores en beneficio y progreso de
la comunidad local, y se encuentra ubicada en el jirón Tarapoto Nº 136. Su alcalde
vigente es el Ing. Carlos Philco Balvín, que cumple su período a finales de este año.

La Municipalidad de Morales cuenta con el siguiente organigrama:

19
4.2. Misión y Visión

4.2.1. Misión

La Municipalidad de Morales engloba como misión ser un distrito líder en la


provincia de San Martín y del Valle del Río Cumbaza, unificando a hombres,
mujeres y niños con mucha voluntad y compromiso de participación ciudadana en
busca del desarrollo del distrito Moralino, la Región y la Nación, con una firme
defensa de los recursos naturales y económicos en búsqueda de la superación de
la pobreza.

4.2.2. Visión

La Municipalidad Distrital de Morales, es una institución cuya administración se


rige por valores fundamentales como son honradez, solidaridad, profesionalismo,
ética, y desarrolla sus actividades de manera transparente, participativa y
concertada para brindar a la población, servicios de gran calidad en términos de
eficiencia y eficacia, comprometidos con el desarrollo Económico Local y el
Desarrollo Urbano en armonía con el medio que lo rodea.

4.3. Subgerencia de Planeamiento y Presupuesto de la Municipalidad de Morales

La Sub Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, es la encargada de conducir y


supervisar los procesos de Planeamiento y Presupuesto de la Municipalidad Distrital
de Morales, depende funcional y jerárquicamente de la Gerencia de Planeamiento y
Presupuesto.

4.4. Funciones de la Subgerencia de Planeamiento y Presupuesto

 Elaborar las metodologías para la formulación de los planes institucionales


establecidos en la Ley Orgánica de Municipalidades y disposiciones legales
vigentes, así como para el adecuado monitoreo y control de la planificación
municipal.

 Ejecutar y supervisar los procesos de programación, formulación, aprobación,


evaluación y control del presupuesto municipal en concordancia a las directivas
emitidas por el MEF y las políticas y objetivos de la municipalidad.

 Efectuar modificaciones al Presupuesto Institucional, de acuerdo a la normatividad


presupuestaria vigente.

20
 Realizar las evaluaciones presupuestales conforme lo señala la Dirección Nacional
del Presupuesto Público a través de la Normativa pertinente.

 Mantener actualizado el Plan Operativo Institucional.

4.5. Desarrollo de las Actividades realizadas dentro de la Práctica.

Al iniciar el proceso de Prácticas Pre Profesionales, recibí el trabajo de apoyar en el


área la subgerencia de Planeamiento y Presupuesto los primeros días en foliar los
documentos emitidos y recibidos.

Después de eso mi trabajo se basó en actualizar el Plan Operativo Institucional de los


años pasados y subirlos al sistema ya que se aproximaba el control interno a cargo de
OCI debido a que se debía dejar todos los procesos de documentación actualizados
para el nuevo gobernante que entrara el próximo año.

También estaba a cargo de decepcionar las documentaciones, informes, referéndum,


memorándum, resoluciones, etc.

4.6. Materiales y equipos utilizados

4.6.1. Materiales

 Celular
 Engrapador
 Perforador
 Foliador
 Archivador
 Lapiceros
 Corrector
 Cuaderno de cargo
 USB

4.6.2. Equipos

 01 computadora
 01 impresora
 01 scanner
 01 Fotocopiadora

21
V. RESULTADOS

Para realizar el informe de Prácticas se usó la encuesta como instrumento de investigación


para conocer la opinión de los trabajadores de la Municipalidad con respecto a la gestión
por procesos, que se aplica en los diversos procesos que se ejecutan en la Municipalidad
de Morales. La encuesta espero aclare un poco el panorama evidente que tenía sobre los
procesos que se desarrollan en la Entidad mencionada. La veracidad de los
datos obtenidos es única y fundamental para poder ver la realidad de la organización y
para permitirme elaborar estrategias de actuación futura con el fin de modificar los procesos
o la importancia que le dan a los procesos. De manera que el análisis se ha trabajado en
base a los siguientes objetivos planteados.

01. Objetivo inicial de cada proceso en las áreas afines a la Subgerencia de Planeamiento
y Presupuesto de la Municipalidad Distrital de Morales.
Dimensión: Objetivo

DIMENSIÓN 1: Objetivo
1. ¿Los procesos en la 2. ¿Usted, considera que en 3. ¿Los procesos que se
Municipalidad se la Municipalidad se cumple realizan para cada
Pregunta
desarrollan conforme a lo con los procesos en su documentación se resultan
esperado? debido momento? tal cual se esperan?
Descripción Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%)
Nunca 0.00% 0.00% 0.00%
Casi Nunca 5 33.33% 4 26.67% 4 26.67%
A veces 3 20.00% 2 13.33% 6 40.00%
Casi
Siempre 4 26.67% 7 46.67% 3 20.00%
Siempre 3 20.00% 2 13.33% 2 13.33%
Total 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00%
Fuente: Elaboración Propia

Dimension 1 - Objetivo
50.00%

40.00%
Procesos conforme lo esperado
30.00%

20.00% Procesos cumplidos en su


momento
10.00% Procesos de documentacion como
se esperan
0.00%
Nunca Casi Nunca A veces Casi Siempre
Siempre

Fuente: Elaboración Propia


22
Interpretación: Como se puede observar en el cuadro Nº 1 en la dimensión Objetivo
existe un resultado muy dividido si se le analiza de los medios negativos y positivos, lo
que me permite decir que los procesos no están siendo bien gestionados ya que no se
está cumpliendo con el objetivo como se esperaría y se debe a que los procesos y las
documentaciones que se realizan no resultan al cómo se planeó o espero.

02. Ejecución de las funciones del responsable de guiar a los trabajadores en cada proceso
que se inicia y hasta donde llega su responsabilidad.
Dimensión: Responsable

DIMENSIÓN 2: Responsable
5. ¿El encargado de
capacitar y enseñar a 6. ¿Los jefes de cada
4. ¿El encargado de orientar
manejar los sistemas de Gerencia son comprensivos
a las demás áreas sobre las
información y como subir cuando usted se equivoca
Pregunta documentaciones
los datos a la red, facilita la en algún proceso de las
respectivas, cumple con su
inducción de los nuevos documentaciones que
función?
participantes en la realiza?
Municipalidad?
Descripción Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%)
Nunca 0.00% 0.00% 0.00%
Casi Nunca 0.00% 3 20.00% 0.00%
A veces 5 33.33% 8 53.33% 10 66.67%
Casi
Siempre 8 53.33% 4 26.67% 5 33.33%
Siempre 2 13.33% 0.00% 0.00%
Total 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00%
Fuente: Elaboración Propia

Dimension 2 - Responsable
70.00%

60.00%

50.00%
El encargado orienta a las areas
40.00%

30.00% El encargado facilita la induccion


de los nuevos
20.00% Jefes comprensivos ante
equivocaciones
10.00%

0.00%
Nunca Casi Nunca A veces Casi Siempre
Siempre

Fuente: Elaboración Propia

23
Interpretación: Como se puede observar en el cuadro Nº 2 en la dimensión
Responsable en la que se ve la responsabilidad del encargado o coordinador de área
sobre los procesos no muestra resultados 100% favorables en las encuestas ya que no
siempre cumple con su rol de inducir al nuevo trabajador en los procesos que se
desarrollan en la Municipalidad y con relación a los jefes comprensivos sobre alguna
equivocación en los procesos estos si muestran empatía con el trabajador lo que hace
que el trabajador se sienta a gusto en su trabajo porque su jefe comprende que puede
tener un mal día.
03. Alcances que tiene cada trabajador en los procesos Municipales gestión por procesos.
Dimensión: Alcance

DIMENSIÓN 3: Alcance
7. ¿Considera usted que 8. ¿Usted sabe hacia quien 9. ¿Le informan a usted
existe coordinación con va dirigida la hasta donde es su
Pregunta todas las áreas de la documentación que responsabilidad con la
Municipalidad para evitar requiere cada proceso en la documentación que ingresa
percances en los procesos? Municipalidad? a su área?
Descripción Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%)
Nunca 2 13.33% 0.00% 0.00%
Casi Nunca 4 26.67% 0.00% 2 13.33%
A veces 7 46.67% 3 20.00% 7 46.67%
Casi
Siempre 2 13.33% 10 66.67% 5 33.33%
Siempre 0.00% 2 13.33% 1 6.67%
Total 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00%
Fuente: Elaboración Propia

Dimension 3 - Alcance
70.00%

60.00%
Coordinacion con todas las areas
50.00%

40.00%
Conocimiento de la
30.00% documentacion que se requiere
en cada proceso
20.00%
Informan del alcance de la
10.00% responsabilidad en la
documentacion
0.00%
Nunca Casi Nunca A veces Casi Siempre
Siempre

Fuente: Elaboración Propia

24
Interpretación: Como se puede observar en el cuadro Nº 3 de la dimensión Alcance
que se abarco el punto de si tienen conocimiento de hasta dónde llega sus
responsabilidad en las documentaciones y si existe coordinación entre las áreas el
resultado nos muestra que hay deficiencias en el conocimiento de sus
responsabilidades en los procesos no siempre les informan a los trabajadores hasta
donde debe llevar un determinado proceso lo que puede generar duplicidad d
información a la hora de seguir el desarrollo de los procesos.
04. Insumos al alcance de las necesidades de los trabajadores.
Dimensión: Insumos

DIMENSIÓN 4: Insumos

11. ¿Los materiales 12. ¿Si usted se queda sin


10. ¿Cuenta usted con los
necesarios para cumplir materiales para seguir con
materiales necesarios para
Pregunta con sus deberes en cada sus deberes le hacen
evitar que se retrasen los
proceso son entregados a entrega inmediata de
procesos?
tiempo? nuevos insumos?

Descripción Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%)
Nunca 0.00% 0.00% 0.00%
Casi Nunca 4 26.67% 0.00% 3 20.00%
A veces 8 53.33% 7 46.67% 7 46.67%
Casi
Siempre 2 13.33% 7 46.67% 5 33.33%
Siempre 1 6.67% 1 6.67% 0.00%
Total 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00%
Fuente: Elaboración Propia

Dimension 4 - Insumos
60.00%

50.00%

40.00% Existen materiales necesarios


para evitar retrasos
30.00%
Materiales entregados a tiempo
para cada proceso
20.00%
Hacen entrega inmediata de
10.00% nuevos insumos

0.00%
Nunca Casi Nunca A veces Casi Siempre
Siempre

Fuente: Elaboración Propia

25
Interpretación: Como se puede observar en el cuadro Nº 4 según la dimensión
insumos existe una significativa debilidad en mantener cubiertas las necesidades de
insumos y materiales no se hace entrega de los insumos requeridos para el momento
en que surgió la necesidad lo que puede generar retrasos en los procesos. Para que
un proceso siga su curso se debe contar con todo lo necesario y debemos de tenerlo
al alcance nuestro.
05. Productos justos y necesarios para no parar ningún proceso
Dimensión: Productos

DIMENSIÓN 5: Productos
15. ¿Si usted visita el
14. ¿Las impresoras, almacén de insumos y
13. ¿El cuadro de fotocopiadoras, recursos para solicitar los
necesidades que usted computadoras y scanner materiales que necesitará
facilita al área de reciben mantenimiento para desarrollar una
Pregunta
presupuestos, se le entrega para que funcionen actividad (Capacitación) se
en el tiempo que usted adecuadamente y permita encontraran ahí lo que
estimo en el documento? emitir la documentación usted solicitó a inicios de
diaria? año en su cuadro de
necesidades?
Descripción Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%)
Nunca 0.00% 0.00% 0.00%
Casi Nunca 0.00% 0.00% 5 33.33%
A veces 12 80.00% 13 86.67% 7 46.67%
Casi
Siempre 3 20.00% 2 13.33% 3 20.00%
Siempre 0.00% 0.00% 0.00%
Total 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00%
Fuente: Elaboración Propia

Dimension 5 - Productos
100.00%
90.00%
80.00%
Cuadro de necesidades ejecutado
70.00% sgun la documentacion
60.00%
50.00% Mantenimiento de los equipos
40.00% para un funcionamiento
adecuado
30.00%
20.00% Se encuentran los materiales en
almacen según lo que solicito a
10.00% inicios de año
0.00%
Nunca Casi Nunca A veces Casi Siempre
Siempre

Fuente: Elaboración Propia


26
Interpretación: Como se puede observar en el cuadro Nº 5 en la dimensión productos
se obtuvo un resultado signicativamente positivo ya que la tendencia se rige en el a
veces los cuadros de necesidades son ejecutados según la documentación y solo a
veces se realizan los mantenimientos de las maquinarias cuando lo ideal es darles
mantenimiento continuo para que funcionen de acuerdo a las necesidades.
06. Recursos que se necesitan para continuar con las actividades diarias en la
Municipalidad y evitar retrasos en la documentación.
Dimensión: Recursos

DIMENSIÓN 6: Recursos

18. ¿La red de internet


16. ¿Cuenta usted con los 17. ¿Las máquinas de la
funciona adecuadamente y
artículos para trabajar y Municipalidad son aptas
Pregunta no muestra inconveniente
hacer las actividades que para desarrollar los
para realizar los procesos
debe realizar a diario? procesos y sistematizarlos?
en línea (SIAF, POI, etc)?

Porcentaje
Descripción Cantidad (%) Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%)
Nunca 0.00% 0.00% 0.00%
Casi Nunca 3 20.00% 0.00% 0.00%
A veces 5 33.33% 8 53.33% 8 44.44%
Casi Siempre 7 46.67% 7 46.67% 7 38.89%
Siempre 0.00% 0.00% 3 16.67%
Total 15 100.00% 15 100.00% 18 100.00%
Fuente: Elaboración Propia

Dimension 6 - Recursos
60.00%

50.00%
Cuenta con articulos para trabajar
40.00% y hacer las actividades diarias

30.00% Maquinarias aptas para


desarrollar los procesos y
20.00% automatizarlos
La red de internet funciona
10.00% adecuadamente sin inconvenietes

0.00%
Nunca Casi Nunca A veces Casi Siempre
Siempre

Fuente: Elaboración Propia

27
Interpretación: Como se puede observar en el cuadro Nº 6 en su dimensión recursos
la Municipalidad solo a veces las maquinarias están aptas para desarrollar los procesos
y se puede deber a que no exista un mantenimiento continuo, lo bueno es que la red
de internet con la que trabajan si es óptima para trabajar en línea según las
necesidades y no muestra mayores inconvenientes.
07. Duración de los procesos más importantes en la Sub Gerencia de presupuesto, ya que
de esa área dispone la ejecución de varios procesos y según los ejecuten se
desarrollaran las cosas en el justo a tiempo como se solicita en las documentaciones
Dimensión: Duración

DIMENSIÓN 7: Duración

20. ¿Los materiales e


19. ¿Considera usted que
insumos que usted solicita 21. ¿Las documentaciones
el POI es subido a tiempo
en el POI que entrega al que usted realiza como
al sistema, y se registren
Pregunta área de presupuestos, se le trabajador y ciudadano,
las actividades, tareas e
entregan a tiempo para que considera que demoran el
insumos en el momento
cumpla con sus actividades tiempo justo?
que se debe?
y tareas durante el año?

Porcentaje
Descripción Cantidad (%) Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%)
Nunca 0.00% 0.00% 0.00%
Casi Nunca 0.00% 0.00% 0.00%
A veces 10 66.67% 4 26.67% 10 66.67%
Casi Siempre 5 33.33% 11 73.33% 3 20.00%
Siempre 0.00% 0.00% 2 13.33%
Total 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00%
Fuente: Elaboración Propia

Dimension 7 - Duracion
80.00%
70.00%
60.00% El POI es subido a tiempo al
sistema
50.00%
40.00% Los materiales e insumos que
solicito en el POI se entregan a
30.00%
tiempo
20.00% La documentacion demora el
10.00% tiempo justo

0.00%
Nunca Casi Nunca A veces Casi Siempre
Siempre

Fuente: Elaboración Propia

28
Interpretación: Como se puede observar en el cuadro Nº 7 en su dimensión duración
los procesos solo a veces el POI es subido a tiempo al sistema lo que generaría atraso
en la entrega de mercancías e insumos y otro punto es que los trabajadores consideran
que el tiempo de demora de un proceso a veces es el indicado cuando resulta que el
proceso fue bien gestionado y no presento problema alguno.
08. Capacidad de la Sub Gerencia de ejecutar los procesos más importantes que llegan a
su área y dormir las documentaciones en la mesa
Dimensión: Capacidad

DIMENSIÓN 8: Capacidad

23. ¿Si usted solicita un


presupuesto para un
22. ¿Se lleva un buen
determinado día, el área de 24. ¿El proceso de las
control del Plan
Pregunta presupuesto aprueba su planillas son ejecutadas
Operativo Institucional,
crédito presupuestario para según establece la ley?
según establece la ley?
la fecha que usted solicitó
en su documentación?

Porcentaje
Descripción Cantidad (%) Cantidad Porcentaje (%) Cantidad Porcentaje (%)
Nunca 0.00% 0.00% 0.00%
Casi Nunca 9 60.00% 3 20.00% 0.00%
A veces 1 6.67% 8 53.33% 5 33.33%
Casi Siempre 4 26.67% 3 20.00% 4 26.67%
Siempre 1 6.67% 1 6.67% 6 40.00%
Total 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00%
Fuente: Elaboración Propia

Dimension 8 - Capacidad
70.00%

60.00%

50.00%
Se lleva un buen control del POI
40.00% según establece la ley

30.00% Los creditos presupuestarios para


la fecha que se ha solicitado
20.00% Planillas ejecutadas según ley
10.00%

0.00%
Nunca Casi Nunca A veces Casi Siempre
Siempre

Fuente: Elaboración Propia

29
Interpretación: Como se puede observar en el cuadro Nº 8 según la dimensión
capacidad nuestra muestra arroja una seria negatividad en los procesos debido a que
no se está cumpliendo con el proceso que genera otros procesos y que es muy
importante lo que engloba subir los insumos y materiales, siendo uno de los requisitos
llevar un buen control del POI según establece la ley y hacerlo a principios de cada año
no a final del periodo de gobernación Sobre la ejecución de otros procesos si cumple
con lo que es la planilla y los créditos presupuestarios son los que más demoran.

30
Variable: Gestión por Procesos
Para analizar la variable de forma general opte por tomar en cuenta una pregunta de cada dimensión que reflejara mejor la problemática y
se enfocara a mis objetivos planteados.

VARIABLE - Gestión Por Procesos

Dimensión 1 - Dimensión 2 - Dimensión 5 - Dimensión 6 - Dimensión 8 -


Pregunta Dimensión 3 - Alcance Dimensión 4 - Insumos Dimensión 7 -Duración
Objetivo Responsable Productos Recursos Capacidad

5. ¿El encargado de 14. ¿Las impresoras,


19. ¿Considera usted
capacitar y enseñar a 7. ¿Considera usted fotocopiadoras,
que el POI es subido a
3. ¿Los procesos que manejar los sistemas que existe 10. ¿Cuenta usted con computadoras y 16. ¿Cuenta usted con
tiempo al sistema, y se 22. ¿Se lleva un buen
se realizan para cada de información y como coordinación con todas los materiales scanner reciben los artículos para
registren las control del Plan
documentación se subir los datos a la red, las áreas de la necesarios para evitar mantenimiento para trabajar y hacer las
actividades, tareas e Operativo Institucional,
resultan tal cual se facilita la inducción de Municipalidad para que se retrasen los que funcionen actividades que debe
insumos en el según establece la ley?
esperan? los nuevos evitar percances en los procesos? adecuadamente y realizar a diario?
momento que se
participantes en la procesos? permita emitir la
debe?
Municipalidad? documentación diaria?

Porcentaje Porcentaje Porcentaje Porcentaje Porcentaje Porcentaje Porcentaje Porcentaje


Descripción Cantidad (%) Cantidad (%) Cantidad (%) Cantidad (%) Cantidad (%) Cantidad (%) Cantidad (%) Cantidad (%)

Nunca 0.00% 0.00% 2 13.33% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%

Casi Nunca 4 26.67% 3 20.00% 4 26.67% 4 26.67% 0.00% 3 20.00% 0.00% 9 60.00%

A veces 6 40.00% 8 53.33% 7 46.67% 8 53.33% 13 86.67% 5 33.33% 10 66.67% 1 6.67%

Casi Siempre 3 20.00% 4 26.67% 2 13.33% 2 13.33% 2 13.33% 7 46.67% 5 33.33% 4 26.67%

Siempre 2 13.33% 0.00% 0.00% 1 6.67% 0.00% 0.00% 0.00% 1 6.67%

Total 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00% 15 100.00%


Fuente: Elaboración Propia

1
Variable - Gestion por Procesos
100.00%
90.00%
Dimensión 1 - Objetivo
80.00%
Dimensión 2 - Responsable
70.00%
60.00% Dimensión 3 - Alcance
50.00% Dimensión 4 - Insumos
40.00% Dimensión 5 - Productos
30.00% Dimensión 6 - Recursos
20.00% Dimensión 7 -Duración
10.00%
Dimensión 8 - Capacidad
0.00%
Nunca Casi Nunca A veces Casi Siempre Siempre

Fuente: Elaboración Propia

Interpretación: Como se puede observar en el Cuadro General de mi variable Gestión por procesos la dimensión que muestra un
resultado más crítico es la de Capacidad porque no se lleva un control del POI como se debe lo que provocaría imprevistos en los demás
procesos por que el POI es como la madre de los procesos, una dimensión intermedia sería la de Insumos ya que se menciona que no
siempre cuentan con los insumos o materiales para evitar paros o retrasos en los procesos, y la dimensión que obtuvo un mejor resultado
es la de Productos ya que se obtuvo como respuesta más repetitiva en que a veces los materiales son entregados de acuerdo al proceso
de elaboración del cuadro de necesidades y mantenimiento de los equipos para un óptimo funcionamiento.

2
VI. CONCLUSIONES

● El Área de la Subgerencia de Planeamiento y Presupuesto no muestra tener una buena


gestión por procesos en las documentaciones que llegan al área, puesto que no se
cumple con el objetivo de los procesos, el responsable de guiar e inducir las buenas
prácticas en los procesos no se encuentra muy comprometido con su función, los
trabajadores no siempre tienen claro de hasta qué punto del proceso llega sus
responsabilidades, no siempre se cuenta con los insumos para realizar las tareas, con
referencia a las maquinarias no se da los mantenimientos preventivos para evitar pares
en los procesos, en relación a los recursos si se cuenta con una adecuada línea de
internet para trabajar en el sistema, los procesos no siempre resultan en el tiempo justo
y con relación a la capacidad de los procesos se encuentra puntos débiles en el control
del POI siendo esta la base del desarrollo de las actividades y proyectos.

● En la dimensión objetivo no se está cumpliendo o no se están obteniendo buenos


resultados en los procesos, un número muy significativo nos revela que lo que uno se
puede proyectar está fallando en esa dimensión.

● En la segunda dimensión que abarca al responsable de guiar e inducir a las buenas


prácticas en los procesos no está muy comprometido con su labor, ya que la encuesta
nos muestra que el encargado no capacita a los nuevos trabajadores y si estos no
están capacitados como se pretende obtener buenos resultados en los procesos y que
resulten como lo esperamos.

● En relación a los alcances que tienen cada trabajador sobre qué información maneja
de hasta dónde llega su función en los procesos Municipales de gestión por procesos
no está muy claro para todos los trabajadores y que se debe ver como revertir esas
cifras.

● Sobre los Insumos no se tiene todo lo que se necesita a la mano o por lo menos que
estén el almacén.

● En la dimensión productos si bien se tiene buenas referencias de que algo se está


haciendo bien, lo malo que puede resultar es que las maquinarias se saturen y
malogren por tan solo no darle mantenimiento.

● Los recursos que se necesitan para continuar con las actividades diarias en la
Municipalidad y evitar retrasos en la documentación si existen nomas se debe hacer
buen uso de las máquinas, cuidando de tener una buena señal de internet.

1
● Con respecto a la duración de los procesos más importantes no se desarrollan en su
mayoría en el tiempo justo ya que al no subir el POI en su debido tiempo se puede
hasta atrasar las actividades o proyectos.

● En la dimensión Capacidad el proceso de control del POI no se está llevando acabo


como lo establece la ley, lo que puede generar inconvenientes en las otras
dimensiones anteriores al generarse un atraso en la entrega de los insumos y
materiales.

2
VII. RECOMENDACIONES

● Para la dimensión objetivo recomendaría que se busquen estrategias o maneras de


llevar un control sobre los procesos para que resulten tal cual se espera.

● Para la dimensión responsable sería bueno que el encargado de ver y coordinar con
las demás áreas, aplique capacitaciones de manera que nos podamos poner al día de
las nuevas tendencias

● Para la dimensión alcances recomendaría se haga de conocimiento a los trabajadores


de hasta qué punto del proceso llega su función con sus actividades.

● Para la dimensión Insumos se debería buscar la manera de cumplir en abastecer el


almacén con insumos y materiales, para que cada vez que se necesite se pueda
adquirir de manera breve.

● Para la dimensión productos hay que seguir manteniendo esa tendencia positiva en
las encuestas de manera que dé a pocos se mejore los procesos.

● Para la dimensión recursos se debe procurar tener no solo en el almacén los productos
si de contar con personas sumamente profesionales y con maquinarias optimas que
vayan de la mano y se cumpla con la gestión por procesos.

● Para la dimensión duración se debería ver la manera de acortar los espacios entre
cada parte del proceso y hasta ver que rediseñar muchos procesos porque a punto de
vista personal se puede obviar muchas etapas del proceso que son casi innecesarias.

● Para la dimensión Capacidad se debe mejorar el control del proceso del POI ya que
es la base de las demás actividades, si los cuadros de necesidades que les
proporcionan al área de presupuestos no se les sube inmediatamente de donde se
presupuesta los insumos, productos y recursos para seguir con las actividades diarias.

3
VIII. BIBLIOGRAFÍA

Agudelo, L., & Escobar, J. (2007). Gestion por Procesos. Mejoramiento continuo (Cuarta Edi). Colombia.

Carrasco, J. (2010). Gestion de procesos. La participacion es la clave. Chile. Retrieved from


https://www.scribd.com/document_downloads/direct/40547557?extension=pdf&ft=153904
9394&lt=1539053004&show_pdf=true&user_id=263459593&uahk=kfoylLRWf4kG7DRBn9Ps
_OvKvGg

Perez, J. (2004). Gestion por Procesos. Como utilizar ISO 9001: 2000 para mejorar la gestion de la
organizacion. Madrid.

4
IX. ANEXO

ENCUESTA

Buen día, el presente cuestionario es vital para la investigación que se viene realizando en el
lugar de Prácticas Pre profesionales III llevado en IX ciclo de la carrera de Administración,
UNSM-T; y la información que nos proporcione será manejada con la más estricta
confidencialidad y con fines académicos.

Sexo:
F ( ) M ( )
INDICACIONES:

Antes de elegir su respuesta, lea detenidamente la pregunta.

Tenga en cuenta el rango de calificación:


1. Nunca 2. Casi Nunca 3. A veces 4. Casi Siempre 5. Siempre

N° ITEMS 1 2 3 4 5
DIMENSIÓN 1: Objetivo
¿Los procesos en la Municipalidad se desarrollan conforme a
1
lo esperado?
¿Usted, considera que en la Municipalidad se cumple con los
2
procesos en su debido momento?
¿Los procesos que se realizan para cada documentación se
3
resultan tal cual se esperan?
DIMENSIÓN 2: Responsable
¿El encargado de orientar a las demás áreas sobre las
4
documentaciones respectivas, cumple con su función?
¿El encargado de capacitar y enseñar a manejar los sistemas
5 de información y como subir los datos a la red, facilita la
inducción de los nuevos participantes en la Municipalidad?
¿Los jefes de cada Gerencia son comprensivos cuando usted
6 se equivoca en algún proceso de las documentaciones que
realiza?
DIMENSIÓN 3: Alcance
¿Considera usted que existe coordinación con todas las áreas
7
de la Municipalidad para evitar percances en los procesos?
¿Usted sabe hacia quien va dirigida la documentación que
8
requiere cada proceso en la Municipalidad?
¿Le informan a usted hasta donde es su responsabilidad con
9
la documentación que ingresa a su área?
DIMENSIÓN 4: Insumos
¿Cuenta usted con los materiales necesarios para evitar que
10
se retrasen los procesos?
¿Los materiales necesarios para cumplir con sus deberes en
11
cada proceso son entregados a tiempo?
¿Si usted se queda sin materiales para seguir con sus deberes
12
le hacen entrega inmediata de nuevos insumos?

5
DIMENSIÓN 5: Productos
¿El cuadro de necesidades que usted facilita al área de
13 presupuestos, se le entrega en el tiempo que usted estimo en
el documento?
¿Las impresoras, fotocopiadoras, computadoras y scanner
14 reciben mantenimiento para que funcionen adecuadamente y
permita emitir la documentación diaria?
¿Si usted visita el almacén de insumos y recursos para
solicitar los materiales que necesitará para desarrollar una
15
actividad (Capacitación) se encontraran ahí lo que usted
solicitó a inicios de año en su cuadro de necesidades?
DIMENSIÓN 6: Recursos
¿Cuenta usted con los artículos para trabajar y hacer las
16
actividades que debe realizar a diario?
¿Las máquinas de la Municipalidad son aptas para desarrollar
17
los procesos y sistematizarlos?
¿La red de internet funciona adecuadamente y no muestra
18 inconveniente para realizar los procesos en línea (SIAF, POI,
etc)?
DIMENSIÓN 7: Duración
¿Considera usted que el POI es subido a tiempo al sistema, y
19 se registren las actividades, tareas e insumos en el momento
que se debe?
¿Los materiales e insumos que usted solicita en el POI que
20 entrega al área de presupuestos, se le entregan a tiempo para
que cumpla con sus actividades y tareas durante el año?
¿Las documentaciones que usted realiza como trabajador y
21
ciudadano, considera que demoran el tiempo justo?
DIMENSIÓN 8: Capacidad
¿Se lleva un buen control del Plan Operativo Institucional,
22
según establece la ley?
¿Si usted solicita un presupuesto para un determinado día, el
23 área de presupuesto aprueba su crédito presupuestario para
la fecha que usted solicitó en su documentación?
¿El proceso de las planillas son ejecutadas según establece
24
la ley?