PLAN DE

GESTIÓN DE CALIDAD

PLAN DE PROCURA

PROYECTO:
REMODELACIÓN DE LAS OFICINAS

LIMA – PERU
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1. OBJETIVO
Describir el procedimiento para gestionar la compra de bienes y servicios necesarios para la
obra.

2. ALCANCE
Todos los procesos de compra de bienes y servicios de la obra.

3. DEFINICIONES
Productos de stock: Productos que por su alta rotación, mínimo valor o negociación con
proveedores se mantienen permanentemente disponibles en almacén.

Requirente: El Ingeniero residente de obra solicita los bienes o servicios para el desarrollo de
sus labores cotidianas. El requirente puede hacer pedidos al almacén para productos de
stock o mediante un requerimiento de compra que deberá ser aprobado por el Gerente de
Obra.

Plan de Procura: Es el plan inicial que incluye el cronograma de adquisiciones, responsables y

contratistas propuestos para la obra. Este se entrega al inicio de la obra a todos los
involucrados y sirve como marco para el seguimiento semanal.

Reunión de adquisiciones: Reunión semanal que participan los requirentes, la gerencia de

obra y la logística corporativa. En esta se presentan y se aprueban las adquisiciones y se hace
seguimiento a las compras.

4. METODOLOGÍA

4.1 Pedidos de compras internas de almacen

EN OBRA
El requirente consultará si el producto solicitado se encuentra en almacén, de ser así se
elabora un vale de salida por el material en mención.
Dicho vale de salida deberá estar firmado por el requirente y por su jefe inmediato
superior.
Una vez aprobada la salida de almacén el responsable de almacén entregará los
productos solicitados al requirente validando en el sistema la entrega para su respectivo
registro electrónico de tal manera que se actualicen los saldos o stocks de materiales.

En el caso de no contar con el material en almacen, se procederá a hacer el

requerimiento por escrito. Se debe tener en cuenta el tiempo de atención del
requerimiento para realizarlo con anticipación.
El requerimiento debe tener el visto bueno del Gerente de Obra.
Con la aprobación del requerimiento, este es ingresado al sistema por el administrador
o jefe de almacén el mismo día en que es solicitado.
De no existir códigos del producto o servicio solicitado, éstos deberán ser solicitados al
personal de logística para lo cual deberá contarse con información básica y/o técnica
del producto a registrar. El personal de logística deberá crear el código en menos de 24
horas.
En el caso de un requerimiento de servicio el requirente indicará los detalles y las
especificaciones del servicio solicitado en el campo de Observaciones del sistema de
Logística y los proveedores propuestos si los tuviera.

Además, el requirente deberá de entregar en la reunión semanal de adquisiciones, el

legajo del servicio a adquirir que incluye, ofertas concursantes, cuadro comparativo y
puntaje. El requirente se apoyara en el Gerente de Obra y la oficina de procura para la
elaboración del legajo.
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Se debe hacer seguimiento al pedido para informar al requirente acerca el plazo de

entrega del mismo y así se puedan tomarse las medidas necesarias para
reprogramación de trabajos si así lo crea conveniente el requirente.

EN OFICINA CENTRAL y LOGISTICA CORPORATIVA

El encargado de logística corporativa asignado a la obra recibirá el requerimiento a

través del sistema y consultará si el producto requerido se encuentra en stock en el
almacén zonal respectivo.
Si el producto no se encuentra en stock, el personal de almacén (para el caso de
productos de stock) o el requirente, generara un requerimiento de compras en el
sistema de logística.

Si la obra solicita códigos para su creación estos deberán ser devueltos en un plazo no
mayor de 24 horas.
Una vez creado el requerimiento, este es revisado en cantidades, valores y centros de
costo asignados, para luego ser autorizado electrónicamente en el sistema de logística
por el jefe de obra, en caso de ausencia se deberá indicar quien asumirá su
responsabilidad.

En caso de presentarse un requerimiento de materiales/servicio con carácter de

URGENTE este será identificado en el sistema de logística con PRIORIDAD ALTA y se
atenderá preferentemente dependiendo de la naturaleza o dificultad de cotización y
aprovisionamiento del material/servicio requerido.
El personal de logística revisará que los datos del requerimiento de materiales/servicios
estén completos, caso contrario solicitará vía correo electrónico al usuario solicitante
completar la información necesaria para iniciar la gestión en un plazo no mayor a 1 día.
La generación de orden de compra debe de hacerse en un tiempo máximo de 3 días
una vez recibida toda la información.

4.2 Adquisición mediante orden de compra/servicio

FLUJO DE ADQUISICIONES
Todos los procesos de adquisición de bienes y servicios seguirán el siguiente flujo, en los
cuales se detallan los procesos hasta concluir finalmente en una orden de
compra/servicio, firmada por por el responsable de cada especialidad, la gerencia del
proyecto y el jefe de logística.
Los documentos validos comprenden las ordenes de compra (OC), ordenes de trabajo
(OT) y contratos.
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ALCANCES DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIONES MEDIANTE OC-OT.

EN OBRA
El Responsable por especialidad, en coordinación con el residente de obra y la
gerencia de obra entregará al personal de logística corporativo (de acuerdo a lo que
corresponda) la información necesaria (especificaciones, planos, bases de concurso,
requerimientos mínimos de ejecución, modelo de contrato, etc.) para que se proceda
a elaborar un concurso, si corresponde, o a ordenar la adquisición de productos o
contratar una actividad por parte del personal corporativo o de la empresa.

EN OFICINA CENTRAL Y LOGISTICA CORPORATIVA

El personal de Logística elaborará la orden de compra basándose en el requerimiento
de Materiales/Servicios registrado en el sistema de logística, si por la naturaleza del
Producto/Servicio se requiere la emisión de un contrato, se procederá con el párrafo
“Adquisición mediante contratos”.
En el caso que se trate de la adquisición del equipamiento de la obra, el responsable
será el Jefe del departamento de adquisiciones de equipamiento de la empresa,
basándose en el requerimiento de Materiales/Servicios registrado en el sistema logístico.

Para el caso de productos de uso recurrente se podrán establecer procesos de

selección de proveedores únicos mediante la modalidad de propuesta de
abastecimiento periódico que deberá tener vigencia según la naturaleza del producto
y/o los intereses de la empresa, culminada la vigencia del acuerdo, el personal de
Logística deberá iniciar un nuevo proceso con todos los proveedores posibles del
mercado. En caso no se pueda realizar este proceso se podrán emplear análisis
comparativos vigentes o precios históricos vigentes.

Para el caso de productos no recurrentes será necesario como mínimo dos cotizaciones
las cuales deberán ser analizadas en cuadros comparativos, caso contrario la Orden de
Compra deberá ser archivada con su debida justificación autorizada por el sub-
Gerente de Logística.
En el caso que el requirente proponga una compra directa a un proveedor de acuerdo
a su necesidad deberá indicarlo por escrito vía correo electrónico con copia a su
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gerente de área respectivo en señal de aprobación. Este documento será archivado

con la Orden de Compra como medida de control.
Es responsabilidad del personal de Logística evaluar a todos los proveedores ya sean
del Maestro de Proveedores o algún nuevo proveedor de acuerdo al Procedimiento de
Selección y Evaluación de Proveedores.

El Sub-Gerente de Logística aprobará todas las órdenes de compra, en caso que

alguna Gerencia Usuaria solicite acompañar con su firma la Orden de Compra, deberá
solicitarlo vía correo electrónico.
Una vez aprobada la Orden de Compra la oficina de logística corporativa confirmará
al proveedor vía telefónica, fax o correo electrónico, la adquisición del producto o
servicio, indicando la fecha de entrega del mismo. Esta confirmación debe ser también
comunicada a la obra.
En casos de compra de equipos y maquinarias se solicitará al proveedor en la Orden
de Compra el envió de los manuales operativos.

Cuando el proveedor entrega los productos solicitados en la Orden de Compra, el

encargado de almacén o la persona designada por éste emitirá una Nota de Ingreso
de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Ingresos y Salidas de Almacén, la
cual es entregada al proveedor para que lo adjunte a la factura respectiva.
Las facturas deberán ser entregadas con sus Notas de Ingreso, Orden de Compra y Guía
de Remisión del proveedor debidamente selladas y firmadas, en Obra.

En los casos de Servicios, el requirente responsable que verifica la realización del servicio
deberá emitir una Conformidad de Servicio en el sistema de Logística a manera de
atención de la respectiva Orden de Servicio, como conformidad del cumplimiento del
mismo, la misma que deberá ser impresa y firmada para que sea adjuntada a su
respectiva factura. El proveedor deberá entregar la factura adjuntando además copia
del presupuesto correspondiente al servicio realizado.
La generación de orden de compra debe de hacerse en un tiempo máximo de 3 días
una vez recibida toda la información.

APROBACION DE MATERIALES
Los materiales, que por su importancia ameriten contar con la verificación
y/aprobación de calidad de los materiales, estos serán remitidos a la supervisión
mediante las solicitudes de aprobación materiales y especificaciones (SAME), los cuales
no son restricción de poder iniciar con la ejecución de la partida.
En el caso de que la supervisión no apruebe un SAME, la supervisión emitirá una
notificación de no conformidad debidamente sustentado, la misma que deberá ser
levantada, hasta lograr levantar la observación.

4.4 Adquisición mediante contratos

EN OBRA
El Residente de obra en coordinación con la oficina de Procura y la gerencia de
acabados entregará al personal de logística la información necesaria
(especificaciones, planos, bases de concurso, requerimientos mínimos de ejecución,
modelo de contrato, etc.) para que se proceda a elaborar un contrato para la
adquisición de productos o contratar una actividad por parte del personal corporativo
o de la empresa.

EN OFICINA CENTRAL Y LOGISTICA CORPORATIVA

Las compras/Servicios recurrentes que se decidan negociarlas mediante contrato por
su complejidad y/o criticidad, serán negociadas por el área de logística corporativa o
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de adquisición de equipamiento de la empresa con la gerencia requirente, quedando

esta última libre de decidir su participación.
El sub-gerente de logística corporativa o el responsable de las adquisiciones de
equipamiento de parte de la empresa luego de haber negociado las condiciones con
el proveedor recibe de parte de éste el modelo de contrato el cual revisa y coordina
con el Gerente del área Requirente, luego de verificar que se consignen los términos
negociados lo remite al departamento Legal para su revisión y VºBº.

El Contrato debe contener como mínimo:

• Identificación del Contratante y el Contratado.
• Descripción completa del producto o servicio adquirido.
• Compromiso del contratante y del contratado.
• Términos Comerciales producto del contrato.
• Cuando corresponda, penalización en caso del incumplimiento de alguna de las
partes.
• Términos de resolución del contrato.

El Gerente General hará observaciones y devolverá el contrato para su adecuación o

le dará conformidad firmándolo.
El personal de Logística hará la difusión a los interesados, el seguimiento al cumplimiento
del contrato y coordinará el pago del producto o servicio motivo del contrato.
Ante cualquier incumplimiento, se seguirá lo estipulado en el contrato.

4.5 Devoluciones

EN OBRA
Es responsabilidad del jefe de almacén en conjunto con el requirente verificará y dará
conformidad al producto recibido, de lo contrario se hará la notificación o informe
respectivo al personal de logística para su coordinación con el proveedor.

EN OFICINA CENTRAL Y LOGISTICA CORPORATIVA

El personal de Logística coordinará con el proveedor la devolución de los productos
que han sido rechazados siempre y cuando haya recibido el Informe de
Producto/Servicio No Conforme, que es generado luego de la verificación de los
productos comprados y/o como consecuencia de alguna desviación durante el
proceso de uso del mismo.

4.6 Reuniones

Se establece las reuniones de adquisiciones según previa coordinación con el

departamento de logística, esta tendrá una duración de 1 hora. En estas reuniones
deberán de participar el Gerente de Obra, Residente, Logistico (de ser necesario),
Gerente de Edificaciones y Representante de Logística Corporativa.

La agenda general de las reuniones semanales será la siguiente.

1. Presentación de paquetes a adquirir. Incluye legajo completo.
2. Aprobación del propietario de los paquetes a adquirir.
3. Revisión de estatus de compra de acuerdo a cuadro pendientes.
4. Aclaración sobre especificaciones técnicas.

Se debe de preparar el acta de reunión que será comunicada vía correo electrónico a
todos los involucrados.
Las aprobaciones deben de tener la diligencia necesaria de la gerencia y del
propietario para no retrasar la obra.
La presentación de legajos debe de ser de acuerdo al cronograma de adquisiciones.
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5. ESTRATEGIAS

Las compras se efectuaran en base a las especificaciones técnicas definidas en los planos,
especificaciones técnicas y memorias descriptivas.

Se subcontratara todo lo relativo a tareas de soporte que habitualmente no son ejecutadas

por los empleados de la Constructora

Una vez definidas las especificaciones técnicas de los expertos correspondientes, se

evaluaran conjuntamente entre compras y los funcionarios responsables de las ofertas recibidas,
pidiendo siempre una contraoferta, incentivaremos tanto la reducción de coste como, y sobre
todo, la reducción de plazo.

Con todos los proveedores financiaremos un contrato en que se fijaran de manera

consensuada los precios, coste, garantías y penalización si la hubiera del no cumplimiento. Siendo
el plazo tan relevante para nosotros ha de figurar de manera notable en el contrato.

6. FORMATOS

Se adjuntan el formato enviado

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7. ANEXOS

Anexo 1: Cronograma de adquisiciones fase 1

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Anexo 2: Conograma de adquisiciones general

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Anexo 3. Lista de proveedores