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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIÓN

TABLA DE CONTENIDO

REQUISITOS DE COMUNICACIÓN

MATRIZ DE COMUNICACIONES

CANALES DE COMUNICACIÓN

DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

RENDIMIENTO
1. REQUISITOS DE COMUNICACIÓN

Para este proyecto hemos determinado que las partes demandantes de comunicación
son:
1. Equipo de Proyecto.

2. Ejecutivo de Proyecto.

3. Jefe de Proyecto.

4. Coordinador de Proyecto.

5. Usuario Líder.

Estos podrán comunicarse entre sí de acuerdo a un esquema jerárquico determinado, el


cual está representado en el siguiente diagrama:

"Diagrama de Comunicaciones”
6. MATRIZ DE COMUNICACIONES

El siguiente plan de gestión de las comunicaciones define los medios, frecuencias y


contenidos formales que deben ser considerados al momento de compartir información
relacionada con el proyecto, con el fin de que los interesados puedan transmitir y recibir
la información de forma oportuna y accesible.

MATRIZ DE COMUNICACIÓN
RESPONSABLE INFORMACION CANAL FRECUENCIA DESTINATARO
Equipo de Avance y estado Correo Diario Jefe de
Proyecto. del proyecto, electrónico / proyecto
problemas Reunión.
enfrentados y
acciones
correctivas.

Ejecutivo de Requerimientos y Correo Cuando Usuario líder


Proyecto. restricciones electrónico / corresponda
aplicables al Reunión /
proyecto. Teléfono.

Jefe de Información de Correo Semanal


Proyecto. cambios, logros y electrónico /
problemas no Reunión. Equipo de
solucionados del Proyecto,
proyecto. Coordinador de
Proyecto.

Coordinador de Inquietudes, Correo Diario Jefe de


Proyecto. consultas. electrónico / Proyecto,
Información de Reunión / Usuario Líder.
cambios. Teléfono.

Usuario Líder. Información de Correo Cuando Coordinador de


gestión de la electrónico / corresponda Proyecto.
empresa Reunión.
(procesos,
responsabilidades,
jerarquía, etc.)

Matriz de Comunicaciones”
7. CANALES DE COMUNICACIÓN

Para este proyecto se han definido los siguientes canales de comunicación:


Canales formales:

 Correos electrónicos

Es el canal que se utilizará con mayor frecuencia debido a su rapidez. Para que un correo
sea considerado válido, debe ser enviado con copia al Jefe de proyecto, Coordinación de
la Alcaldía Municipal de APULO y la secretaria de la de Alcaldía Municipal de APULO.
Además, se sugiere que los destinatarios notifiquen el recibo de un correo para así lograr
una comunicación más confiable.

 Reuniones

Estás serán realizadas principalmente cuando se quiere comunicar algo de gran


importancia para el proyecto o cuando se deba discutir un tema. Si bien no es necesario
que todas las partes se presenten siempre a una reunión, sí se requiere informar vía correo
electrónico sobre quienes se han reunido y los temas que han discutido.

 Canales informales:

Teléfono Móvil: Este canal se utilizará de forma auxiliar, debido a que el personal
de Alcaldía Municipal de APULO trabaja de forma ambulante y no siempre tiene
acceso inmediato a correo electrónico, y se utilizará principalmente cuando se
requiera una respuesta inmediata. Aun así, este medio no formaliza ningún tipo de
requerimiento o acuerdo.

8. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Anteriormente, en la matriz de comunicaciones, se han definido informes que deben ser


entregados periódicamente. Además de esto, todos los informes generados por el equipo
de proyecto serán almacenados en un computador específico y debe ser también
respaldados en un computador correspondiente a la secretaria de Alcaldía Municipal de
APULO.
Por otro lado, en caso de requerir o transmitir cualquier tipo de información relacionada
con el proyecto, se debe enviar un correo electrónico a quien corresponda y con copia a
las demás partes.
Para que esto funcione correctamente, se considera lo siguiente:

1. Las distintas partes deben tener 2 direcciones de correo: una principal, a


la cual serán enviados los mensajes de forma regular; y una secundaria,
a la cual le serán enviados los mensajes en caso de no poder hacerlo a
la dirección principal.

2. Las partes deben informar de al menos 1 número de teléfono móvil que


dispongan para ser contactados en forma inmediata.

3. Las reuniones serán concretadas en un lugar acordado por las partes de


forma anticipada, dependiendo de la ubicación y disponibilidad de cada
una de ellas, y siempre y cuando todas las partes participantes estén de
acuerdo.

9. RENDIMIENTO

De acuerdo a los informes que se entregarán periódicamente, se medirá el


rendimiento bajo el cual se está llevando a cabo el proyecto. Para esto se
considerarán los siguientes factores:

1. Cronograma.

2. Alcance.

3. Costos.

4. Calidad.

Esta evaluación se hará de con una frecuencia quincenal y permitirá determinar si


el proyecto presenta desviaciones y realizar acciones correctivas, o bien realizar
acciones preventivas en caso de que el proyecto corra el riesgo de desviarse.