EMPRESA PUBLICA QUIPUS REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA (RE — SOA) Bi Medel ee ISS eR Mee ar aie el ae a Empresa Poblica Quipus. Sra Wy: ADMINISTRACION ¥ CONTROL DEL LA LEY IeeeLa Paz, 16 de marzo de 2015, RESOLUCION ADMINISTRATIVA N° 019.2015 TEMA: APROBACION DEL REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA, VISTOS Y CONSIDERANDO: Que el Articulo 306 de la Constitucién Politica del Estado establece que el modelo econémico boliviano es plural y eslé orientado a mejora la calidad de vida y el vivir bien de todas la boliviana y bolivianos, que la economia esté constituida por las formas de organizacién econémica comunitaria, estatal, privada y social cooperativa, y que la articula las diferentes formas de organizacién econémica de los principios de complementariedad, reciprocidad, solidaridad, redistribuci6n, igualdad, seguridad juridica, sustentabilidad, equilibrio justicia y transparencia Que mediante Decreto Supremo N° 1759 de 9 de octubre de 2013, se crea la Empresa PUblica QUIPUS, como Empresa PUblica Nacional Estratégica - EPNE, con Personalidad juridica y patrimonio propio, de duracién indefinida, autonomia de gestion administrativa, financiera, técnica y legal, bajo tuicién del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economia Plural, con concesién de recursos del "Fondo para la Revolucién Industrial Productiva” FINPRO. Que el Articulo 6 de Ia Ley N° 1178 de 20 de diciembre de 1999, establece los Sistemas de Administracién y Control Gubemamentales, deben ser aplicados en todas las Instituciones del Estado. Que el Arliculo 27 de Ia ley 1178, determina que todas las instituciones del sector publico tienen el deber de elaborar regiamentos especiticos para dar cumpiimiento @ los Sistemas de Administracién y Control interno y a su vez, a los Sistemas de Planificacién e Inversién Publica Que Ia Resolucién Suprema N° 217055 de 23 de septiembre de 1997, que aprueba las Normas Bdsicas del Sistema de Organizacién Administrativa, de aplicacién obligatoria enel sector publico. Que Ia Nota Externa QUIPUS/GG/JDP/NE/N? 018-2014, de 23 de septiembre de 2014, mediante el cual, se remite el Reglamento Especifico del Sistema de Organizacién Administrativa (RE - SOA), al Ministerio de Economia y Finanzas PUblicas para su compatibilizacion Que Ia Nota Externa QUIPUS/GG/JDP/NE/N? 023-2014, de 16 de diciembre de 2014, mediante 1a cual se reitera la solicitud de compatibilizacién de! Reglamento deEspecifico del Sistema de Organizacién Admi Economia y Finanzas Publicas. rativa [RE - SOA], al Ministerio de Que Ia Nota Externa QUIPUS/GG/JDP/NE/N° 001-2015 de 11 de febrero de 2015, mediante Ia cual se reitera por segunda vez la solicitud de compatibilizacién det Reglamento de Especifico del Sistema de Organizacién Administrativa (RE - SOA), al Ministerio de Economia y Finanzas PUblicas. Que la Nota MEFP/VPCF/DGNGP/UNPE/N® 312/2015 de 26 de febrero de 2015, del Ministerio de Economia y Finanzas PUblicas, referente a la compatibiizacién del RE- SOA, la cual establece que el documento presentado es compatible con las Normas Basicas del Sistema de Organizacién Administrativa (NB-SOA), por tanto, comesponde a su entidad aprobar el RE-SOA, mediante Resolucién Administrativa y remitir una copia a esta Direccién para su registro y archivo. Que la Jefatura de! Departamento de Planificacién dependiente de la Gerencia General ha emitido el informe QUIPUS/JOP/IS/N® 008-2015 solicitando Ia elaboracién de Resolucién Administrativa, autorizando la aprobacién del Reglamento Especifico del Sistemas de Organizacién Administrativa de la Empresa Publica Quipus; asimismo, la Jefatura del Departamento Legal ha emitido el Informe Juridico QUIPUS/GG/JDL/IS/N° 023-2015, recomendando elaborar la Resolucién Administrativa para la respetiva aprobacién. Que la Empresa PUblica Quipus debe contar con los medios intemos suficientes para poder lograr objetivos y metas institucionales, asimismo alcanzar una eficiente gestion administrative. POR TANTO: la Maxima Autoridad gjecutiva de la Empresa Publica QUIPUS, en uso de sus atrisuciones conferidas por ley: RESUELVE: ARTICULO PRIMERO.- Aprobor el Reglamento Especifico del Sisiemas de Organizacién Administrativa de la Empresa PUblica Quipus, conforme a Informe QUIPUS/JOP/IS/N? 008-2015, documento adiunto que forma parte indisoluble de la presente Resoluci6n Administrativa, compuesto por veinticuatro (24) Articulos. ARTICULO SEGUNDO.- La Jefatura del Departamento de Planificacién dependiente de la Gerencia General de la Empresa PUblica QUIPUS, queda encargétia de la realizacién, ejecucién y cumplimiento de la presente Resolucion Adminisijativa. Reaisirese, comuniquese, cumplase y archivese.indice CAPITULO |: DISPOSICIONES GENERALES.. Arliculo 1. Objetivos del Regiamento Especitico.. Articulo 2. Alcances del Reglamento Especifico... Ariculo 3. Revision y Actualizacién del Reglamento Aprobacién, Vigencia, y Difusion del Reglamento, Ariculo 4. Aprobacién, Vigencia, y Difusién del Reglamento. Articulo 5. Responsable de Ia Elaboracién de! Reglamento e Implantacién del Sistema de Organizacién Administrativa, Atticulo 6. Cldusula de Previsién Atticulo 7. Adecuacién de la Estructura Organizacional de la entidad .. CAPITULO I: ANALISIS ORGANIZACIONAL. Articulo 8. Objetivo y Propésito del Proceso de Andlisis Organizacional...n Ariculo 9. Base Legal para el Analisis Organizacional Articulo 10. Proceso de Analisis Organizacional, Articulo 11. Responsable de! Proceso de Andilsis Organizacional... Atticulo 12. Periodo de Ejecucién del Proceso de Andlisis Organizacional Articulo 13. Ani isis Coyuntural 3 CAPITULO I: DISENO - REDISENO ORGANIZACIONAL we Articulo 14. Objetivo del Proceso de Disefo 0 Rediseo Organizacional.. Atticulo 15. Proceso de Diserio o Redlsefio Organizacional Articulo 16. Conformacién de Areas y Unidades Organizacionale: Articulo 17. Comunicacién y Coordinacién Organizacional.. Articulo 18. Formalizacion y Aprobacién de Manvales. Articulo 19. Responsable de Disefio Organizacional Adiculo 20. Periodo de Tiempo para la Ejecucién del Proceso de Organizacional CAPITULO IV: IMPLANTACION DEL DISENO ORGANIZACIONAL.. Arliculo 21. Objetivo del Proceso de Implantacién del Diseno © Redisefio. Organizacioncl.. ELABORADOPOR: JDP REVISADO PORSIDP Vob0 ss Vobo of) FECHA: 16/03/2015, 16/03/2015 PaginalArticulo 22, Plan de implantacién.... Articulo 23. Responsable del Proceso de Implantacién del Disefio o Redisefio Organizacional Articulo 24. Periodo de Tiempo para la Ejecucién del Proceso de Implantacién del Diseio 0 Rediseio Organizacional ELABORADO POR: JDP REVISADO POR: JOP ‘APROBADO POR: GG veto Fa Vobo obo e) FECHA: 16/03/2015 FECHA: 16/63/2015 FECHA: Pagina 2REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA. DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA (RE - SOA) EMPRESA PUBLICA “QUIPUS” CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES Articulo 1. Objetivos del Reglamento Especifico EI Reglamento Especifico del Sistema de Organizacién Administrativa de la Empresa Publica QUIPUS constituye la metodologia para elaborar y reajustar la estructura organizacional cuando sea necesario, con la finalidad de dar cumplimiento al Plan Operative Anual, de acuerdo a las Normas Basicas del Sistema de Organizacién Administrativa (NB - SOA). Los objetivos del presente Reglamento son: * Direccionar la ejecucién e implantacién de los procesos de Andlisis y Disefo Organizacional. + Eslablecer responsabilidades para la elaboracién y seguimiento de los procesos de anélisis, diserio y/o redisefio e implantacién. + Determinar los plazos para el andlss y disefio organizacional, ademés de su aplicacién de acuerdo a las necesidades de Ia Empresa * Proporcionar criterios y elementos técnico - administrativos a nivel operativo, con el propésito de encarar el proceso de disefio y/o redisefio de la estructura organizacional de la Empresa Publica QUIPUS. Ariculo 2. Alcances del Reglamento Especifico El presente Reglamento Especifico es de aplicacién obligatoria para todos los funcionarios de las diferentes unidades organizacionales de la Empresa PUblica QUIPUS. Ningtin funcionario de Ia entidad podra alegar desconocimiento de las NB SOA, ni del presente Reglamento. 'VISADO POR: JDP ‘APROBADO POR: GG ELABORADO POR: JOP VoBo Ey | voBo y VoBo A FECHA: 16/0373 FECHA: 16/03/2015 Pagina 3Ariculo 3. Revisién y Actualizacién det Reglamento Aprobacién, Vigencia, y Difusién del Reglamento Los Departamentos de Planificacién y Administracién de la Empresa revisaran anualmente el presente Reglamento, y de ser necesario lo actualizaran, basandose en su aplicacién y funcionamiento, modificaciones de las Normas Bdsicas del Sistema de Orgonizacién Administrative y observaciones y recomendaciones formuladas por las diferentes unidades organizacionales; sin inftingir los principios que rigen las NB - SOA y las disposiciones legales vigentes. Articule 4. Aprobacién, Vigencia, y Difusién del Reglamento La Maxima Autoridad Ejecutiva de la Empresa aprobard el Reglamento Especifico del Sistema de Organizacién Administrativa mediante Resolucién Administrativa. & Departamento de Planificacién es el responsable de difundir y controlar su vigencia en forma interna, Article 5. Responsable de la Elaboracién del Reglamento e Implantacién del Sistema de Organizacién Administrativa En funcién a lo establecido en la Ley N° 1178, Art. 27, el Gerente General, como Maxima Autoridad Ejecutiva (MAE), es responsable del proceso de implantacién, ‘operacién y de los resultados del SOA. El anélisis, disefio e implantacién de Ia estructura organizacional de la Empresa Publica QUIPUS es también responsabilidad de los Gerentes de Area y Jefes de Departamento, asi como de todo el personal de Ia entidad, en el marco de su competencia. Las tareas de coardinacién y monitoreo de las actividades relacionadas con el andlisis, disefio € implantacién de la estructura organizacional serén llevadas a cabo por los Departamentos de Administracién y Planificacién. Atticulo 6. Cldusula de Prevision En caso de presentarse omisiones, contradicciones o diferencias de criterio en la interpretacién del presente Reglamento, éstas serdn resueltas a través de los ELABORADO PORT IDF REVISADO POR: JOP ‘APROBADO POR: GG vote zee) [obo vaRe Ur NS Aner Yo Ada / _ of! y s FECHA: 16/03/2015 FECHA: 16/03/2015 FecHa; Pagina 4alcances y previsiones de las Normas Bdsicas del Sistema de Organizacién Administrativa Atticulo 7, Adecuacién de Ia Estructura Organizacional de la entidad De ser necesario, la Empresa adecuara su estructura organizacional inmediatamente después de la aprobacién tanto del Plan Operativo Anual de gestion, como del Presupuesto 0 cuando se vea la necesidad justificada de realizar una modificacién en el marco de las NB -SOA y el presente Reglamento. CAPITULO II: ANALISIS ORGANIZACIONAL Arliculo 8. Objetivo y Propésito del Proceso de Andlisis Organizacional Los objetivos del Andlisis Organizacional de la Empresa Publica QUIPUS son: + Evaluar sila estructura organizacional de la empresa conitibuye al logro de los objetivos de gestién. + Analizar la necesidad de gjustar la estructura organizacional actual en funcién de los objetivos del POA de la siguiente gestién. + Analizar la estructura organizacional frente a cambios internos y/o externos no previstos. Articulo 9. Base Legal para el Andlisis Organizacional EI Marco Legal para Ia elaboracién del presente Regiamento esta conformado, por: * Articulos 3 y 27 de Ia Ley N° 1178 de Administracién y Control Gubernamentales. * Plan Estratégico Institucional. * Plan Operative Anual. * Plan de Negocios Articulo 10. Proceso de Andiisi Organizacional EI Analisis Organizacional abarcaré el andiisis retrospective, el andlisis prospectivo, sus resultados y formalizacién. ELABORADOPOR:JOP __—_—_—«| REVISADO.POR:JOP___ _ | APROBADO POR: GG VoBo VoBo 4 SF. FECHA: 16/03/2013! | FECHA:) Andlisis Retrospective: Cada Gerencie y Departamento deberd realizar el andlisis retrospective tomando en cuenta todos los aspectos organizacionales que aporien al cumplimiento de los objetives de la gestin pasada y el primer semestre de la gestién en curso. Se determinara si la estructura organizacional representa un medio eficiente y eficaz para la consecucién de los objetives planteados en el POA. Este andlisis debera realizarse en base a cinco criterios 1. Calidad de los bienes y/o servicios proporcionados por la Empresa, Tespecto a las necesidades de los destinatarios y la relacion costo/beneficio. 2. Efectividad de los procesos. 3. Consistencia de las operaciones llevadas a cabo por unidades organizacionales, con los procesos y procedimientos determinados en el Gmbito de sus competencias y nivel jerarquico. 4, Formalizacién de canales de comunicacién 5. Informacién generada en términos de oportunidad, cloridad y confiabilidad. El andlisis retrospectivo deberd efectuarse de manera conjunta con el ndlisis de situacin del Sistema de Programacién de Operaciones. b) Andlisis Prospectivo: E| andlisis prospective es la visualizacion de la situacion futura que deberd afrontar QUIPUS para lograr sus objetivos; mismos que deben estar planteados en el Plan Estratégico institucional y en el Plan Operativo Anual de la proxima gestién, con el fin de detectar si existe la necesidad de realizar ajustes o cambios a Ia estructura organizacional. De Ia misma manera, Ia institucién podré realizar un andiisis parcial de la organizacién administrativa en el momento que considere oporluno, con el Propésito de solucionar problemas coyunturales que se presenten durante la gestion. ¢} Resultados y Formalizacién del Andlisis Organizacional: Los resultados y conclusiones del andlisis organizacional deberdn ser formalizados en un Informe de Resultados, que contenga las recomendaciones que sirvan de ELABORADO POR: JDP REVISADO POR: JOP ___| APROBADO PoR: VoBo “‘VoBo VoBo f [ FECHA: 16/03/2035 16/03/2015 FECHA: — Pagina 6insumo para la toma de decisiones por las instancias correspondientes, que pueden considerar: * Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear Greas y departamentos en funcién de lograr los objetivos propuestos. * Reubicar unidades dentro de la misma estructura. + Redefinir canales y medios de comunicacién interna. * Redefinir instancias de coordinacién intema y de relacién interinstitucional. Redisefiar procesos. Aiticulo 11, Responsable del Proceso de Andlisis Organizacional El Departamento de Planificacién es responsable del proceso de Andlisis Organizacional en coordinacién con las otras Gerencias y Departamentos. El documento final de Andlisis Organizacional deberé ser consolidado por el Departamento de Planificacién y presentado a la Gerencia General, Aiticulo 12. Periodo de Ejecucién del Proceso de Andlisis Organizacional El Analisis Organizacional debe realizarse al concluir el primer semestre de cada gestion, este periodo podra ser modificado de acuerdo a los plazos establecidos para la elaboracién del POA o de acuerdo a requerimiento. Arliculo 13. Andlisis Coyuntural Excepcionalmente, se podra realizar un andlisis organizacional por cambios del entomo, internos y/o externos, previa instruccién del Gerente General o autoridad delegada, cuando se considere necesario y oportuno. En caso de que la impiantacién sea efectuada durante Ia elaboracién del Plan Esiratégico Institucional 0 sea por resultado de un andllisis coyuntural, el periodo de implantacién no debe ser mayor a los noventa (90) dias calendario a partir de la aprobacién del plan de implantacién. ELABORADO POR: JDP ___| REVISADO.POR: JOP APROBADO POR: GG _ ‘VoBo VoBo VoBo A EX Ser WwW) FECHA: 16/03/2015 FECHA: 16/03/2015 FECHA: Pagina 7CAPITULO Ill: DISENO - REDISENO ORGANIZACIONAL Arliculo 14. Objetivo del Proceso de Disefio 0 Redisefio Organizacional Tien por objeto disefar y/o ajustar la estructura organizacional, con base a las recomendaciones del andiisis organizacional y/o a los objetivos y atribuciones plonteados en los Planes de Desarrollo vigentes y en el Plan Fstratégico Institucional. Los resultados que se obtengan del proceso de disefio o redisefio organizacional, deberén permitir a la institucién, adopter una estructura organizacional apropiada y bien dimensionada para alcanzar los objetivos de gestion y satisfacer las necesidades de sus usuarios, Articulo 18. Proceso de Disefio 0 Redisefio Organizacional Este proceso se iniciaré tomando como base las conclusiones y recomendaciones resultado del proceso de andlisis organizacional, siendo su coordinacién responsabilidad del Departamento de Planificacién. El proceso de disefio o rediseio organizacional sélo se iniciaré con la autorizacién del Gerente General, quien instruiré al Departamento de Planificacién desarrollar el proceso, pudiendo 6ste solicitar al Grea afectada por el redisefio, el apoyo y Ia informacién requeridas. Las etapas contempladas en el Redise“io Organizacional son las siguientes: Conformacién de areas y unidades organizacionales. Comunicacién y coordinacién interna. Relaciones interinstitucionales. Formalizacién del disefio organizacional. hONS> Cuando producto del andiisis organizacional (retrospective y/o prospectivo), se apruebe el disefio 0 redisefio organizacional, éste serd ejecutado el primer dia habil posterior la aprobacién mediante Resolucién Administrative. Articulo 16. Conformacién de Areas y Unidades Organizacionales ) Identificacién de los usuarios de QUIPUS y las necesidades de productos (bienes y/o servicios}. $¢ considera usuario a toda persona, unidad, sistema ELABORADG POR: JDP REVISADO POR; JDP ‘APROBADO POR; GG , VoBo i von, voBo YZ Os lsdcu 4) _ oy ae FECHA: 16/03/2015 FECHA: 16/03/2015 FECHA: - Pagina 89 institucién que utiliza los productos de los procesos que se desarrollan en QUIPUS, de acuerdo al ambito de su competencia, su Estatuto Orgdnico, el Plan Operative Anual y oras disposiciones legales relacionadas y conexas. Los usuarios identificados podran ser: + Usuarios intemos, constituides por las Gerencias y Departamentos de la Empresa. * Usuarios extemos, consfituidos por el pUblico en general ¢ instituciones relacionadas con la Entidad, b) Identificacion de los servicios que satisfacen las necesidades. Se elaboraré un detalle de los productos que ofrece QUIPUS, priorizando los mismos de acuerdo a los objetivos institucionales. Esta informacién servira para gjustar los productos desarrollados de forma que cumplan con las demandas de los usuarios, ¢} Disefio 0 redisefio de los procesos, resultados e indicadores. En esta etopa se procederd al disefio de los procesos necesarios para la generacién de productos, que coadyuven al logro de los objetivos y satisfagan las necesidades de los usuarios identificados. —l disefio de los procesos ser formalizado en el Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se deberd eliminor las operaciones ineficientes, buscando simpiificar y optimizar aquellas que estén dirigidas a satisfacer a sus usuarios. Se procedera al disefio de los procesos 0 procedimientos en forma general, de acuerdo a requerimientos. Las premisas de un proceso que se tomarén en cuenta, durante la etapa de disefio. © redisefo son las siguientes: a) El contenido de un proceso, debe describir la secuencia légica de las distintas operaciones de que se compone, sefialando: quién lo hace, qué se hace, cémo se hace, cuéndo se hace y cuanto tiempo tarda en realizarse la operacién. ELABORADQ-POR: JDP REVISADO POR:JDP APROBADO POR: GG_ a ft Yi FECHA: 16/03/2015 | FECHA: 16/03/2015 FECHA: Pagina 9'b) Los procesos seleccionados para ser descritos hasta nivel de procedimientos seauirdn al menos las siguientes etapas. * Ordenamiento légico y secuencial de las tareas necesarias para llevar a.cabo la operacién. + Identificacién de los insumos que requieren los procedimientos y sus especificaciones. + Idenfificacién de la unidad responsable de Ia ejecucién de cada tarea. + Descripcién de los registros, formularios u otros impresos a utilizarse. ¢) Identificacién y conformacién de areas y unidades organizacionales. Con bose a las operaciones componentes de los diferentes procesos, se identificaran y conformardn las unidades organizacionales necesarias para ejecutorias, de acuerdo ala especificacién y division del trabajo. Concluida esta etapa, se conformaran las Greas organizacionales, agrupando las unidades que se relacionan entre si para determinar su ambito de competencia. Posteriormente, se disefiard la estructura orgénica. De acuerdo a Ia funcién desarrollada, se ubicaré a las unidades en una escala que permita su atencién, control y supervision, estructurando a la Empresa en niveles jerérquicos que permitan asignar la autoridad y responsabilidad determinada. ) Clasificacién de unidades organizacionales. Las unidades organizacionales de QUIPUS se clasificarén de acuerdo a los siguientes criterios: + Operativas, cuyas funciones contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos de la institucién. * Ejecutivas, Ejecutivas de Asesoramiento y Planificacién, cuyas funciones contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos en base a las funciones de las unidades operativas, dirigiendo y generando lineamientos para el accionar de estas. En fal sentido, la definicién de Ia estructura organizacional consideraré la naturaleza, complejidad e importancia de las funciones de cada Departamento. ELABORADO POR: JO? | REVISADO POR: DP ‘APROBADO POR: G VoBo VoBo LE) A FECHA: 16/03/2015 FECHA: 16/03/2015En caso de surgir una nueva actividad se contemplaré como primera alternativa su asignacién a una de las unidades existentes, considerando pora ello la naturaleza de las acciones de éstas. @} Unidades organizacionales pora programas y proyectos. Para la ejecucion de proyectos, se podrén crear unidades organizacionales, siempre que las funciones de estos no puedan ser ejecutadas por otras unidades de la Empresa. La vigencia de dichas unidades estaré limitada al cumplimiento de sus objetivos. La creacién de programas y proyectos especiales seré factible, en la medida en que garanticen una mejor prestacién de servicios en términos de oportunidad, costo, calidad y sobre todo contribucién al logro de objetivos estratégicos y de gestion. De la misma manera, sera procedente cuando respondan a iniciativas de orden coyuntural, con resultados concretos y presupuestos definidos 0 condicionados por la disponibiidad de recursos, la creacién de estos programas y proyectos deberan ser autorizados mediante Resolucién Administrativa, en base a un informe técnico que establezca los objetivos, ambito de competencia, organizacién interna, funciones especificas y los niveles de coordinacién y financiamiento de estos programas y proyectos. Atticulo 17. Comunicacién y Coordinacién Organizacional La comunicacién y coordinacién organizacional comprende: 4) La definicién de canales y medios de comunicacién, entre las unidades organizacionales que componen la empresa. 1. Los canales de comunicacién formal, se estableceran a través de las felaciones de autoridad de linea y funcional, las cuales tendran caracter reciproco y deberan ser utilizadas permanentemente. 2. Se especificaran las caracteristicas de Ia informacién que se genera la cual debe ser Util y adecuada pora todos los usuarios y para el proceso de toma de decisiones. ELABORADO PORSIDP REVISADOPOR:JOP [ APROBADO POR: GG VoBo VoBo eae: FECHA: 16/03/2015 (FECHA:3. Se estableceran: la periodicidad y el medio oral o escrito, si es escrito, se determinara claramente el contenido y la forma narrative, estadistica 0 grafica) de la informacién a transmit. 4, Seguin el tipo de informacién a transmitir, los canales y medios de comunicacién seran: * Descendente.- Se utilizan cuando la comunicacién fluye de los niveles superiores de la estructura organizacional hacia los niveles inferiores, siuiendo el orden de jerarquia y el conducto regular. * Ascendente.- Cuando la comunicacién fluye de los niveles inferiores de la estructura organizacional para los niveles superiores, respetando el orden jerérquico y siguiendo el conducto regular. + Cruzada.- La comunicacién cruzada se da entre una unidad organizacional y otra de nivel jerarquico menor, igual © superior, es decir, el mensaje no sigue el conducto regular, sino que emplea una comunicacién directa a fin de lograr rapidez y comprensién en la informacién que se desea transmitir. 5. El tipo de informacién que se transmite regularmente se clasificara considerando su importancia, destino y tipo en: * Informacién confidenciol, Se estableceré que todo documento 0 asunto confidencial, sea supervisado directamente por la autoridad confidencial, sea supervisado directamente por la autoridad ejecutiva de mayor jerarquia, manteniendo un control directo del mismo. + Informacién rutinaria. Es la informacién que fluye por toda la organizacién y se refiere a la generada por los procedimientos ue se desarrollan en el cumplimiento de las tareas inherentes cada unidad funcional. ELABORADOPOR:J0P___| REVISADO POR: JDP ‘APROBADO POR: GG ‘VoBo ‘VoBo ‘VoBo oy has! Xe FECHA: 16/03/2015 FECHA: 16/03/2015 FECHA: _ Pagina 126) Determinacién de instancias de coordinacién intema: Las instancias de coordinacién se crearén para el tratamiento de asuntos, entre éreas 0 unidades organizacionales conformando equipos de trabajo. Dependiendo de las funciones asignadas pueden clasificarse en: 1. Comités: Son equipos de trabajo creados para el cumplimiento de funciones como ser guiar y dar consejo, con la potestad de recomendar soluciones. Estos pueden tener cardcter: * Informativo, de asesoramiento o de resolucién de problemas, * Ejecutives, que podran presenter sugerencias en materia administrativa y estaran conformades por miembros pertenecientes al nivel ejecutivo de la Empresa. * Especiales, se conforman para realizar un trabajo concreto, es decir, no tratan asuntos rutinarios, * Mixto, se conforman para coordinar las actividades de dos 0 més comités, * Con relacién al tiempo de vigencia pueden ser permanentes © transitorios. 2. Comisiones: Se crearén con el objeto de cumplir una misién especifica, al término de la cual se disolveran de forma inmediata. ©) Definicion y formalizacién de tipos e instancias de relacién interinstitucional Las relaciones interinstitucionales de la Empresa, en el ambito de sus competencias y funciones, pueden ser de complementacién, cuando interactUa con otra entidad en el tratamiento de asuntos de interés compartide. Dependiendo de su objetivo, duracién y caracteristicas operativas, estas relaciones deberan ser formalizadas mediante convenios especificos y ELABORADO PORTDE REVISADO POR: ‘APROBADO POR: GG VoBo Cigted) VoBo 4 VoBo f WY, Ne Z) FECHA: 16/03/2015 FECHA: 16/03/2015 FECHA:aprobadas por Resolucién Administrativa, estableciendo claramente las competencias especificas de las entidades involucradas. Atticulo 18. Formalizacién y Aprobacién de Manuales El disefio organizacional se formalizaré en el Manual de Organizacién y Funciones y en el Manual de Procesos y Procedimientos, los cuales deberan ser aprobados mediante Resolucién Administrativa, @) Manual de Organizacién y Funciones, debe contener informacin sobre las disposiciones legales que regulon Ia estructura, los objetivos institucionales, el organigrama, el nivel jerdrquico y relacién de dependencia de las dreas y/o departamentos, funciones inherentes a cada una de elias y las relaciones intra e interinstitucionales. b) Manual de Procesos, incluira para los procesos, denominacién, objetivo, normas de operacién, la descripcién y la secuencia ldgica de sus operaciones, c} Manual de Procedimientos, sefialaré para cada procedimiento, su denominacién, objetivo {s), insumos, responsables, registros, formularios u otros impresos, orden Idgico y secuencial de sus tareas y flujogramas. Arliculo 19. Responsable de Disefio Organizacional El Departamento de Planificacién es responsable de coordinar, consolider y formalizar el proceso de disefio © redisefio organizacional en coordinacién con la Gerencia General. Articulo 20. Perlodo de Tiempo para la Ejecucién del Proceso de Disefio Organizacional Cuando se establezca la necesidad de encarar un proceso de disefo 0 redisefio organizacional, producto del andlisis organizacional realizado en la elaboracién del POA, este podrd iniciarse en octubre hasta diciembre. En caso de que este proceso sea producto de un andlisis de coyuntura, se realizara de acuerdo al cronograma establecido por el Departamento de Planificacion. ELABORADO POR! JQP REVISADO POR: JOP APROBADO POR: GG { VoBo (eee 5) ‘VoBo A) VoBo ( [ Fecha: 16/03/2015 FECHA: 16/08/2015 FECHA: Pagina 14CAPITULO IV: IMPLANTACION DEL DISENO ORGANIZACIONAL Articulo 21. Objetivo del Proceso de Implantacién del Disefio o Redisefio Organizacional Laimplantacién del disefio 0 redisefio organizacional tiene por objeto la aplicacién de las medidas de mejoramiento administrative establecidas en la etapa de disefio © redisefio organizacional. Articulo 22. Plan de Implantacién Aprobado el disefio o redisefio organizacional por la Gerencia General, se debera proceder a formular un plan de implantacién que, es el proceso mediante el cual se ajusta la estructura organizacional, de forma que ésta se ajuste al POA y, debera Contar con la participacién de los niveles ejecutive y operative de acuerdo a sus funciones. El mencionado plan seré aprobado por el Gerente General, e incluira: 4) Objetivos y estrategias de implantacién: Se deberd establecer los resultados que se espera alcanzar en la implantacién de la estructura organizacional adoptada, incluyendo la descripcion de las actividades que se desarrollarén para alcanzar dichos objetives. b) Cronograma: Se deberé determinar las fechas y los plazos en que se llevaran acabo las actividades de implantacién, c) Recursos: Se deberd definir los recursos humanes y financieros que se estimen necesarios para implantar el plan. d) Responsables de la implantacién: se estableceran los responsables involucrados de cada Gerencia y/o Departamento. e) Programa de difusién: se disefiaran programas de difusién y orientacion mediante manuales, guias 0 instructivos, a fin de internalizar y/o capacitar a funcionarios involucrados, sobre los cambios a ser introducidos en la estructura organizacional. ELABORADO POR REVISADO POR: JOP "TAPROBADO POR: GG 7 VoBo 5, VoBo VoBo a eu aa FECHA: 16/03/2015 ___| FECHA: 16/03/2015 FECHA: Pagina 15f) Seguimiento: deberdn realizarse acciones de seguimiento para realizar aiustes necesarios en la estructura vigente Articulo 23. Responsable del Proceso de Implantacién del Disefio o Redisefio Organizacional El proceso de implantacién estaré dirigido, coordinade y supervisado por el Departamento de Planificacién, que procederd a la implementacién del diseno organizacional en coordinacién con las unicades organizacionales involucradas. Articulo 24. Periodo de Tiempo para la Ejecucién del Proceso de Implantacién del Disefio 0 Redisefio Organizacional La implantacién del disefio 0 redisefio organizacional, cuando sea producto del anélisis organizacional planteado en Ia elaboracién del POA, se realizara hasta el primer trimestre del afio en curso. La implantacién podra proporcionar los elementos para realizar cambios en el Plan Operativo Anual, si corresponde, conforme lo establecen las Normas Basicas del Sistema de Organizacién Administrativa. ELABORADQ-POR: JOP _REVISADO POR: JDP_ APROBADO PQR: GG. vob) VoBo Le j FECHA: 16/03/2015 "FECHA: 16/03/2015 FECHA: ~ Pagina 16