UTILIZANDO

UNIDAD 2
FÓRMULAS
AVANZADAS

OBJETIVO DE LA UNIDAD
Al finalizar el estudio de esta unidad,
el participante estará en capacidad
de:
Compartir y combinar Libros.
Aplicar las funciones vistas en la
unidad para realizar cálculos
avanzados.
2.1 Combinar y Compartir Libros
Un libro compartido permite que varias personas lo modifiquen
simultáneamente. Resulta especialmente útil para administrar listas
que cambian con frecuencia.

El autor original del libro lo prepara para compartirlo escribiendo

los datos que deben estar presentes y aplicándoles formato. El libro se
guarda como compartido y se coloca en una ubicación de la red (no en
un servidor Web) disponible para todos sus usuarios.

Tenga en cuenta las funciones no disponibles, dado que algunas

funciones de Microsoft Excel se pueden ver o utilizar pero no cambiar
una vez que el libro esté compartido, es preciso definirlas antes de
compartir el libro.

Las siguientes funciones no se pueden modificar después de

compartir el libro: celdas combinadas, formatos condicionales,
validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de
dibujo), hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de
datos, informes de tabla dinámica, protección de libros y de hojas de
cálculo, y macros.

Defina la configuración que afecta a todos los usuarios

Cuando se comparte el libro, es posible personalizar algunas
funciones compartidas. Por ejemplo, puede decidir si desea controlar
los cambios durante los 30 días predeterminados o durante un período
de tiempo mayor o menor.

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2.1.1 Compartir un Libro
• Cree un libro que desea que esté disponible para que lo modifiquen
varios usuarios y escriba los datos que desee proporcionar.
• Si desea incluir cualquiera de las siguientes características,
agréguelas antes de compartir el libro: celdas combinadas,
formatos condicionales, validación de datos, gráficos, imágenes,
objetos (incluidos los de dibujo), hipervínculos, escenarios,
esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinámica,
protección de libros y hojas de cálculo, y macros. No podrá realizar
cambios en estas características una vez que comparta el libro.
• En el menú Herramientas, elija Compartir libro
• En la ficha Modificación, active la casilla de verificación Permitir la
modificación por varios usuarios a la vez y, a continuación,
haga clic en Aceptar.

• Cuando se solicite, guarde el libro.

• En el menú Archivo, haga clic en Guardar como y guarde el libro
compartido en una ubicación de red a la que otros usuarios puedan
tener acceso. Utilice una carpeta de red compartida, no un servidor
Web.

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2.1.2 Trabajar en una copia de un libro
Compartido
• Cree una copia del libro compartido (use un nombre que sugiera
que es una copia del libro original, por ejemplo: Si el original se
llama Planilla, la copia puede llamarse Planilla Sergio).
• Trabaje normalmente

2.1.2 Combinar Libros

• Asegúrese de que la(s) copia(s) del libro compartido que desea
combinar está(n) almacenada(s) en la misma carpeta. Para ello,
debe dar a cada copia un nombre diferente.
• Abra la copia en la que desea combinar los cambios. En este
ejemplo usaremos el archivo Balance.

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• En el menú Herramientas, haga clic en Comparar y combinar
libros.
• Si se solicita, guarde el libro.
• En el cuadro de diálogo Seleccione archivos para combinar en
el libro actual, haga clic en una copia que tenga cambios para
combinar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
• Para combinar más de una copia a la vez, mantenga presionada la
tecla CTRL o MAYÚS mientras hace clic en los nombres de
archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
•

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• Los cambios se realizarán, si desea ver los cambios realizados, de
un clic en Herramientas, seleccione Control de Cambios y de un
clic en Resaltar cambios, las celdas con cambios tienen una
pequeña marca en la esquina superior izquierda, al colocar el
puntero del Mouse sobre una de las celdas modificadas, se
muestra un comentario especificando el cambio realizado, AsÍ:

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2.2 Función SUMAR.SI
Esta función suma las celdas en el rango especificado que coinciden
con el argumento criterio.

Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterio; rango_suma)

Rango: es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio: es el criterio puede ser un número ó una expresión o texto,

que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los
criterios pueden expresarse como 60, "60" ">60", "naranjas".

Rango_suma: son las celdas que se van a sumar.

Observaciones:
Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas
correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se
omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.

Ejemplo: Sumaremos las comisiones para los valores de propiedad

superiores a 160,000, Así:

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Para obtener el resultado, podemos editar la función directamente
sobre la celda en la que deseamos el resultado (colocando antes del
nombre de la función el signo “=”) ó podemos dar clic en el botón fx
que se encuentra en la barra de edición de fórmula, buscar la fórmula
e ingresar los datos necesarios. Así:

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2.3 Función CONTAR.SI
Esta función cuenta las celdas, dentro del rango, que no están
en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio)

Rango: es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio: es el criterio en forma de número, expresión, referencia a

celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por
ejemplo, los criterios pueden expresarse como 60, "60", ">60",
"aprobado" o B4.

Ejemplo: Contaremos el total de alumnos aprobados de un listado,

podemos editar la función directamente sobre la celda en la que
deseamos el resultado (colocando antes del nombre de la función el
signo “=”) ó podemos dar clic en el botón fx que se encuentra en la
barra de edición de fórmula.

Colocamos en Rango, el rango en donde se encuentra el resultado

de los alumnos(aprobados ó reprobados), en el cuadro Criterio,
colocamos la condición que se debe cumplir para hacer la suma, en
este caso es la palabra “Aprobado” y damos un clic en aceptar.

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El resultado de la función es 4, ya que hay 4 alumnos aprobados.

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2.4 Función SI
Esta función Devuelve un valor si la condición especificada es
VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica: es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse

como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una
expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la
expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión
se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier
operador de comparación.

Valor_si_verdadero: es el valor que se devuelve si el argumento

prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la
cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento
prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el
texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este
argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO,
utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento.
Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso: es el valor que se devuelve si el argumento

prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena
de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se
evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto
excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay
ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica
es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de
valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre),
se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

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Observaciones

• Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos

valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más
elaboradas.
• Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se
evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de
las instrucciones.
•

Ejemplo: Si la nota final de un alumno es mayor o igual a 60 estará

aprobado, de lo contrario, Reprobado. Así:

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2.5 Función BUSCARV
Esta función compara el valor de búsqueda con la columna
especificada de la lista y luego devuelve un valor asociado en la
misma fila. La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV
cuando los valores de comparación estén ubicados en una columna a
la izquierda de los datos que desee encontrar.

Sintaxis:
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columna; ordenado)

Valor_buscado: es el valor que se busca en la columna que se

especifica de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una
referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en: es una tabla de información ó rango de datos en

los que se busca el dato especificado en Valor_buscado. Utilice una
referencia a un rango o el nombre de un rango.

Indicador_columnas: es el número de columna en matriz_buscar_en

desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_
columna es 1, devuelve el valor de la primera columna en
matriz_buscar_en; si indicador_ columna es 2, devuelve el valor de la
segunda columna en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si
indicador_ columna es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de
error #¡VALOR!; si indicador_ columna es mayor que el número de
columnas en matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error
#¡REF!.

Ordenado: es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe

localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o
se omite, devolverá una coincidencia aproximada. Es decir, si no
encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor
mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará
una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor
de error #N/A.

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Si ordenado es VERDADERO, los valores de la columna de
matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1,
2,... , A-Z, FALSO, VERDADERO; si no se encontrara el dato exacto,
BUSCARV devuelve un dato aproximado.

Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor exacto.

Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en. El

texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

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2.6 Función CONCATENAR
Esta función concatena argumentos de texto.

Sintaxis: CONCATENAR (texto1;texto2; ...)

Texto1, texto2, ... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirán

en un elemento de texto único. Los elementos de texto pueden ser
cadenas de texto, números o referencias a celdas únicas.

Observaciones

Puede utilizar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir

elementos de texto.

Ejemplo: Tenemos una columna con nombres y otra con apellidos,

uniremos ambas columnas en una tercera columna denominada
Nombre Completo, Así:

Observe que entre la referencia de la celda A2 y B2 hay un espacio en

blanco entre comillas, se puede agregar texto en cualquier parte (al
inicio, en medio o al final) siempre y cuando esté entre comillas y
separado por comas.

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ACTIVIDAD

ACTIVIDAD No. 2
• Abra un nuevo libro.
• Genere una base de datos que contenga las columnas: Nombre,
Apellido, Puesto y Sueldo(incluya 2 ó más secretarias), que contenga
los datos de 10 personas.
• A la columna sueldos ingrese valores que estén en el rango entre 2000
y 5000.
• Aplique formato de moneda, renombre la hoja como Planilla
• Agregue al final de la tabla una columna con título Nombre Completo y
concatene las columnas Nombre y Apellido.
• Debajo de la tabla cuente el total de secretarias, rotule el resultado.
• Sume los salarios si el puesto es Secretaria.
• En la hoja 2, coloque la función que considere para que al teclear los
apellidos del empleado en una columna se visualice el Puesto y en otra
el Sueldo.
• Guarde el archivo con nombre Ejercicio Unidad 2 .

RESUMEN

RESUMEN:
En esta unidad usted aprendió a:

• Compartir y combinar libros.

• Utilizar el cuadro Insertar función para editar una función
• Editar directamente sobre la celda la función, sabiendo la
sintaxis de la función a utilizar.
• Utilizar fórmulas avanzadas para manipular información
de forma eficiente.

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