EXCEL AVANZADO CON MACROS Nro.

DD-106
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Laboratorio – 04

TEMA: FORMULARIOS

OBJETIVOS

 Identificar las principales características de los formularios en VBA

 Implementar formularios en VBA
 Identificar y utilizar los principales controles de formularios
 Personalizar las propiedades de los controles de un formulario
 Identificar código VBA en los eventos en un formulario

REQUERIMIENTOS

 PC con 2 GB memoria RAM

 Microsoft Excel instalado

INTRODUCCIÓN

Los formularios en VBA permiten implementar interfaces de usuario mucho más amigables.
Los formularios se implementan en dos etapas:

1. Diseño del formulario:

 En esta etapa se implementa “Visualmente” el formulario arrastrando controles desde una
barra de herramientas hacia la superficie de dicho formulario.
 Una vez que se han ubicado los controles sobre el formulario se procede a personalizar el
aspecto visual de cada control, para esto se hace uso de la ventana de “Propiedades” donde
encontraremos un listado completo de cada una de las propiedades que posee el control
que en ese momento se encuentre seleccionado
2. Programación de código:
 Una vez finalizada la etapa de diseño anterior se procede a ingresar el código VBA que
deberá ejecutarse como respuesta a diversas acciones que realice el usuario del formulario
durante su interacción. Por ejemplo se debe incluir el código que debe ejecutar el
formulario cuando un usuario presione con el mouse los botones que hayamos situado
sobre él, o tal vez código que debe ejecutarse ante la presión de alguna determinada tecla
o combinación de teclas que efectúe el usuario.
 Este código a ingresar se define en bloques de código en forma de Subrutinas denominados
“Eventos”.
PROCEDIMIENTO

1. Diseño de formularios (PARTE I)

1.1. Crear un documento nuevo
 Encienda la PC utilice la cuenta de usuario: tecsup clave: Virtu@l
 Inicie el software MS Excel
 Crear un nuevo libro con soporte para macros
 Guardar el nuevo libro con el nombre Lab_04 <nombre completo>.xlsm en la carpeta creada en la
unidad E:\
 Renombrar la hoja 1 con el nuevo nombre “datos”

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 Ingrese los siguientes textos y aplique el formato indicado en la hoja “datos”

1.2. Creación de un formulario simple

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 Inserte un botón ActiveX cerca de la celda F1.
Ficha: Desarrollador Categoría: Controles  Herramienta: Insertar  Controles ActiveX

 Para cambiar el nombre del nuevo botón y el texto que muestra dicho botón aplicaremos el siguiente
procedimiento:
o Click derecho sobre el botón  Propiedades
o En la ventana Propiedades. Modifique los siguientes valores:
Propiedad Nuevo Valor
(Name) botonIngresar
Caption Ingreso de datos
Font Negrita, Tamaño 12
 Verifique el nuevo aspecto que tiene el botón ActiveX

 Doble click al botón para modificar el código asociado al evento click de dicho botón. Ingrese el
siguiente comando:

 Antes de verificar la acción del botón anterior. Desactive el modo de diseño a través de la siguiente
herramienta de la ficha Desarrollador:
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 Presione el nuevo botón y realice el ingreso de algunos registros a través del formulario que aparece.
(Cierre cualquier cuadro de diálogo que pueda mostrarse)

Guardar los cambios y cerrar formulario

 Cierre el formulario anterior.

 Verifique que los registros ingresados se hayan adicionado a la hoja “datos” como se muestra a
continuación:

 Mencione algunas ventajas y desventajas del uso del comando ”ShowDataForm” para la creación de
un formulario de ingreso y consulta de datos
Ventajas Desventajas

Te permite agregar valores con un formulario ya Borra los datos colocados anteriormente si no se
definido por excel coloca en la celda correcta

1.3. Creación de un formulario de ingreso de datos personalizado

 Ingrese a la herramienta Visual Basic desde la ficha Desarrollador

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 En la herramienta visual Basic. Agregue un nuevo Formulario empleando la opción del menú:
Insertar  UserForm

 A continuación se muestra el aspecto del nuevo Formulario totalmente vacío

 Empleando la ventana de propiedades modificaremos algunas propiedades del nuevo formulario

Nota: En caso no estuviera visible la ventana de propiedades puede activarla a través de la opción
del menú: Ver  Ventana Propiedades o también presionando la tecla F4
Propiedad Nuevo Valor
(Name) formIngresoNotas
BackColor &H00C0FFFF&
Caption Ingreso de notas finales
Picture Seleccione el archivo “logo.gif” o algún otro
PictureAlignment 4 – fmPictureAlignmentBottomRight
 A continuación se muestra el aspecto del nuevo formulario

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1.4. Trabajar con controles de formularios

 Haremos uso de la ventana de Cuadro de herramientas, la cual contiene los controles más comunes
para el diseño de formularios
Nota: En caso no estuviera visible la ventana de “Cuadro de herramientas” puede activarla a través
de la opción del menú: Ver  Cuadro de herramientas

Checkbox: Casillas de
Label: Etiquetas o títulos verificación

TextBox: Cajas para ingreso de datos RadioButton: Elementos de

selección única
Button: Botón de comandos

 Desde la ventana “Cuadro de herramientas” arrastre los siguientes controles al formulario:

Cuadros de Texto:
(TextBox 1 - 4)

 Desde la ventana de Propiedades, modifique las siguientes propiedades de cada uno de los controles
Label:
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Control Propiedad Nuevo Valor

Label1 Caption Nro
Label2 Caption Curso
Label3 Caption Nota final
Label4 Caption Estado
 Verifique el efecto que produjo la modificación de propiedades anterior

 Desde la ventana de Propiedades, modifique las siguientes propiedades de cada uno de los controles
TextBox:
Control Propiedad Nuevo Valor
TextBox1 (Name) txtNro
TextBox2 (Name) txtCurso
TextBox3 (Name) txtNota
TextBox4 (Name) txtEstado
 Desde la ventana de Propiedades, modifique las siguientes propiedades de cada uno de los controles
CommandButton:
Control Propiedad Nuevo Valor
CommandButton1 (Name) btnAceptar
Caption Aceptar
CommandButton2 (Name) btnSalir
Caption Salir

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1.5. Trabajar con eventos

 Actualmente el formulario es una simple interfaz visual pero no tiene incorporada ningún tipo de
funcionalidad. Para poder asignarle funcionalidad a los diferentes componentes de nuestro formulario
se necesita especificar código VBA. Este código generalmente es ingresado como eventos asociados a
los controles involucrados.
 Se desea que al presionar el botón Salir se cierre todo el formulario.
 Para ello. Asignaremos el código necesario al evento click del botón “Salir” de nuestro formulario.
 Presione “doble click” sobre el botón Salir. Se mostrará una ventana de código con el esqueleto de la
subrutina asociada al evento click de dicho botón

 Adicionaremos al evento anterior la única instrucción VBA requerida para cerrar el formulario

1.6. Verificar la acción de los eventos

 Para verificar el funcionamiento de nuestro formulario y de la única acción implementada “Salir”.
Debemos adicionar un botón a nuestra hoja Excel que permita cargar el formulario creado.
 Regrese al libro creado en Excel.
 Inserte un botón ActiveX a la altura de la celda H1. Empleando
Ficha: Desarrollador Categoría: Controles  Herramienta: Insertar  Controles ActiveX
 Para cambiar el nombre del nuevo botón y el texto que muestra dicho botón aplicaremos el siguiente
procedimiento:
o Click derecho sobre el botón  Propiedades
o En la ventana Propiedades. Modifique los siguientes valores:
Propiedad Nuevo Valor
(Name) botonAbrirformulario
Caption Abrir Formulario
Font Negrita, Tamaño 12
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 Verifique el nuevo aspecto que tiene el botón ActiveX

 Doble click al botón para modificar el código asociado al evento click de dicho botón. Ingrese el
siguiente comando:

 Antes de verificar la acción del botón anterior. Desactive el modo de diseño a través de la siguiente
herramienta de la ficha Desarrollador:

 Presione el nuevo botón y verifique si se muestra el nuevo formulario que acaba de crear y si funciona
el botón Salir

 Anote a continuación los principales detalles asociados al desarrollo del ejercicio realizado hasta el
momento
Se utiliza las diferentes herramientas de Controles X, en el UserForm, también se interactua con los
eventos al poner la programación el código que llama a los nombres de los controlesX

1.7. Implementar el código del evento click del botón Aceptar

 Regrese al editor de Visual Basic
 Indicaremos en palabras la secuencia de acciones que debe realizar el botón Aceptar:
1. Declarar variables para referenciar la fila donde se incluirán los datos del nuevo registro
2. Buscar en la hoja “Datos” de nuestro libro Excel la ubicación para la nueva fila de datos

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3. Copiar el valor ingresado en cada uno de los controles TextBox de nuestro formulario en cada
una de las celdas de la nueva fila que se acaba de ubicar. Esta acción físicamente agregará la
información del nuevo registro en nuestra hoja “Datos”
4. Enviar un aviso al usuario que la inserción del nuevo registro se realizó correctamente
5. Colocar en blanco cada uno de los controles TextBox del formulario para facilitar el ingreso de
un nuevo registro.
 Active el formulario creado en las secciones anteriores
 Doble click sobre el botón “Aceptar” para acceder al esqueleto de su evento Click

 Adicione las siguientes instrucciones al evento anterior

'Declaración de variables requeridas
Dim nuevaFila As Long
Dim totalFilas As Long
Dim hojaDatos As Worksheet

'Asignación de datos a las variables anteriores

Set hojaDatos = Worksheets("datos")
totalFilas = hojaDatos.Rows.Count

'Ubicar la posición de la nueva fila de datos a utilizar

nuevaFila = hojaDatos.Cells(totalFilas, "A").End(xlUp).Offset(1, 0).Row

'Copiar el contenido de cada control TextBox a cada celda.

hojaDatos.Cells(nuevaFila, 1).Value = txtNro.Text
hojaDatos.Cells(nuevaFila, 2).Value = txtCurso.Text
hojaDatos.Cells(nuevaFila, 3).Value = txtNota.Text
hojaDatos.Cells(nuevaFila, 4).Value = txtEstado.Text

'Muestra el mensaje sobre el resultado del nuevo registro agregado

MsgBox "Registro agregado correctamente…"

'Colocar los controladores de textbox en blanco.

txtNro.Text = ""
txtCurso.Text = ""
txtNota.Text = ""
txtEstado.Text = ""

1.8. Verificar la acción del botón Aceptar

 Regrese al libro creado en Excel.
 Presione el botón que abre nuestro formulario y que ya fue creado previamente

 Verifique que se muestre nuevamente el formulario

 Ingrese un nuevo registro y luego presione el botón Aceptar para verificar si adiciona un nuevo registro
a la hoja “datos” del libro excel

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Estado actual de la hoja

de cálculo “Datos”
antes del ingreso del
nuevo registro

Ingreso de datos para

un nuevo registro
empleando el
formulario creado.
Al finalizar el ingreso
presione el botón
“Aceptar”

Cuadro de diálogo generado por el

formulario anterior para avisarle al
usuario sobre el éxito de la adición del
nuevo registro

Verificación de la existencia
del nuevo registro agregado
a través de nuestro
formulario

 Anote a continuación los principales detalles asociados al desarrollo del ejercicio realizado a la fecha
El botón aceptar coloca los datos colocandos en las cajas de textos, los coloca en la última casilla y
luego borra los datos colocados.

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2. Diseño de formularios (PARTE II)

2.1. Crear una nueva hoja de cálculo
 Crear una nueva hoja de cálculo en el libro.
 Renombrar la etiqueta con el nombre “datos2”
 Ingrese los siguientes títulos y aplique el formato siguiente:

2.2. Creación de un formulario de ingreso de datos personalizado

 Ingrese a la herramienta Visual Basic desde la ficha Desarrollador

 En la herramienta visual Basic. Agregue un nuevo Formulario empleando la opción del menú:
Insertar  UserForm

 Diseñe el nuevo formulario como se indica a continuación (primero crear los marcos o frames):

Marco1

Marco2

 Desde la ventana de propiedades modifique las siguientes propiedades de los controles indicados:

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Control Propiedad Nuevo Valor

UserForm (Name) frmNotas
Caption Ingreso de Notas
Height 270
Width 300
Frame1 Caption Datos requeridos
Frame2 Caption Acciones
Label1 Caption Nro:
Label2 Caption Curso:
Label3 Caption Nota:
Label4 Caption Estado:
TextBox1 (Name) txtNro
Locked True
TabIndex 1
TextBox2 (Name) txtCurso
TabIndex 2
TextBox3 (Name) txtNota
Locked True
TabStop False
SpinButton1 (Name) SpinNota
Min 0
Max 20
SmallChange 1
Orientation 0 – fmOrientationVertical
Value 0
TabIndex 3
OptionButton1 (Name) optAprobado
Caption Aprobado
GroupName grupoEstado
TabIndex 5
OptionButton2 (Name) optDesaprobado
Caption Desaprobado
GroupName grupoEstado
TabIndex 6
CommandButton1 (Name) btnGrabar
Caption
Picture _active__save.gif
PicturePosition 12 – fmPicturePositionCenter
TabIndex 0

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CommandButton2 (Name) btnSalir

Caption
Picture _active__exit.gif
PicturePosition 12 – fmPicturePositionCenter
TabIndex 1

2.3. Programación de código del formulario

 Desde la ventana de proyectos cambie a la vista de código del formulario presionando el siguiente
botón:

 En la ventana de código seleccione el evento Initialize del Formulario:

 Adicione la línea indicada al evento Initialize:

Private Sub UserForm_Initialize()

limpiarControles
End Sub

 La Subrutina “limpiarControles” se encargará de reinicializar el contenido de los controles del

formulario. Debemos crear dicha subrutina. Adicione la subrutina indicada inmediatamente después
del evento Initialize con el siguiente código:
Private Sub limpiarControles()
txtNro.Text = SiguienteNro()
txtCurso.Text = ""
txtNota.Text = 0
SpinNota.Value = 0
optAprobado.Value = False
optDesaprobado.Value = True
End Sub

 La Subrutina anterior hace referencia a una función denominada SiguienteNro(). Esta función se
encargará de calcular en forma automática el número del nuevo registro a ingresar. Adicionaremos
dicha función a continuación de la subrutina limpiarControles() con el siguiente código:

Private Function SiguienteNro() As Integer

Dim fila As Integer
fila = 2
Do While Worksheets("datos2").Cells(fila, 1).Value <> ""
fila = fila + 1
Loop
SiguienteNro = fila - 1
End Function
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 Para modificar el valor de la nota se hará uso del control SpinButton denominado SpinNota en nuestro
formulario. Para ello dicho control posee un evento denominado Change() el cual se ejecuta cada vez
que el usuario interactúa con el control. A continuación se muestra el código de dicho control. (Nota:
Para acceder al evento Change()presione doble click sobre el control numérico):

Private Sub SpinNota_Change()

txtNota.Text = SpinNota.Value
End Sub

 Ahora, cada vez que el contenido del Cuadro de Texto de la nota sea modificada por el control
numérico anterior, se debe verificar si la nota que se vaya asignando corresponde a una nota
aprobatoria o no y por lo tanto se debe actualizar en forma automática el estado de los botones de
radio asociados al estado. Por lo tanto activaremos el evento Change() del cuadro de texto de la nota,
para que al modificarse su contenido, automáticamente se actualice su estado:

Private Sub txtNota_Change()

If txtNota.Value * 1 > 10 Then
optAprobado.Value = True
optDesaprobado.Value = False
Else
optAprobado.Value = False
optDesaprobado.Value = True
End If
End Sub

 Al presionar el botón Salir deberá cerrarse la ventana, para ello es necesario adicionar el siguiente
código al evento click del botón Salir:

Private Sub btnSalir_Click()

Unload Me
End Sub

 En la mayoría de los casos es necesario preguntar al usuario si realmente desea cerrar la ventana para
evitar manipulaciones involuntarias del botón Salir o del botón Cerrar del propio formulario. Para ello
adicionaremos el siguiente código de validación en el formulario en el evento QueryClose()

Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer, CloseMode As Integer)

If MsgBox("Esta seguro de salir", _
vbYesNo, _
"Aviso de seguridad") = vbNo Then
Cancel = True
End If
End Sub

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 Finalmente será necesario adicionar el código para el evento click del botón Grabar. A continuación se
muestra dicho código:

Private Sub btnGrabar_Click()

If MsgBox("Esta seguro de grabar el registro?", _
vbYesNo, "Aviso de confirmacion") = vbYes Then
With Worksheets("datos2")
.Cells(txtNro.Text + 1, 1).Value = txtNro.Text
.Cells(txtNro.Text + 1, 2).Value = txtCurso.Text
.Cells(txtNro.Text + 1, 3).Value = txtNota.Text
.Cells(txtNro.Text + 1, 4).Value = _
IIf(optAprobado.Value = True, "Aprobado", _
"Desaprobado")
End With
limpiarControles
End If
End Sub

 Adicione una macro a su documento Excel denominada: m_ing_notas con el siguiente código:

Public Sub m_ing_notas()

frmNotas.Show
End Sub

 Adicione un Botón, de la categoría controles de formularios, a su documento Excel y asocie dicho botón
a la macro anterior
 Ejecute el formulario anterior y adicione registros de cursos y notas:

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 Anote los detalles más importantes del ejercicio realizado:

Se utilizo UserForm para colocar los controles Active X, se cambió en todos los parámetros para
poder Colocar los eventos y programar los códigos necesarios que nos permitan grabar salir y
colocar todos los datos en la celda de la hoja seleccionada.

2.4. Navegación entre registros

 Modifique el aspecto del formulario y agregue dos botones como se indica a continuación:

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 Modifique las siguientes propiedades de los nuevos botones:

Control Propiedad Nuevo Valor
CommandButton1 (Name) btnAnterior
Caption Anterior
CommandButton2 (Name) btnSiguiente
Caption Siguiente
 En la ventana de código del formulario seleccione la sección General como se indica a continuación:

 En la sección general adicione una variable de nombre “fila”. Dicha variable servirá para referenciar el
numero de fila del registro actual:

 Adicione la siguiente línea al evento Initialize creada en la sección anterior:

Private Sub UserForm_Initialize()

limpiarControles
fila = 1
End Sub

 Adicione el siguiente código al evento click del botón Anterior:

Private Sub btnAnterior_Click()

With Worksheets("datos2")
If fila > 2 Then
fila = fila - 1
mostrarRegistro
End If
End With
End Sub

 Adicione el siguiente código al evento click del botón Siguiente:

Private Sub btnSiguiente_Click()

With Worksheets("datos2")
If .Cells(fila + 1, 1).Value <> "" Then
fila = fila + 1
mostrarRegistro
End If
End With
End Sub

 Los últimos dos eventos requieren el empleo de una subrutina denominada mostrarRegistro. Dicha
subrutina se encargará de cargar el formulario con los datos del registro actual. A continuación se
muestra el código (agregarlo al final de todo):

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Private Sub mostrarRegistro()

With Worksheets("datos2")
txtNro.Value = .Cells(fila, 1).Value
txtCurso.Value = .Cells(fila, 2).Value
SpinNota.Value = .Cells(fila, 3).Value
End With
End Sub

 Ejecute el formulario y verifique la operación de los nuevos botones

 Anote los detalles más importantes del ejercicio realizado:

3. Trabajo adicional
 Adicione al formulario anterior dos botones adicionales (Inicio, Último). Los cuales permitirán
desplazarnos hacia el primer registro o hacia el último registro respectivamente
 Adicione al formulario anterior un botón denominado BUSCAR el cual al ser presionado buscará el
primer registro cuyo nombre de curso sea igual al texto ingresado en el cuadro de texto “txtCurso”

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OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES
Se utiliza el useform para distribuir mejor los controles de ActiveX
Los controles de Active X nos sirven para poder generar los códigos que nos permitirán realizar las funciones
que deseamos
Si se coloca bien el código de programación se podrá interactuar adecuadamente con los controles de
Activex
Useform , sirven para ejecutar operaciones como el registro, actualización, eliminación o procesamiento de
los datos existentes en Excel, o como una interfaz de usuario desde la que se pueden ejecutar macros
previamente existentes.
Pueden ser empleados desde cualquier hoja, por medio de algún botón que coloquemos, o desde la alguna
Macro existente en Excel, para lo cual deberemos colocar la invocación
Puede ser empleado para interactuar con algún contenido en cualquiera de las hojas que encuentren en
nuestro archivo Excel, o solo interactuar entre los datos disponibles desde el mismo Userform.

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