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Manual Teórico Práctico del Módulo

Autocontenido:

Planeación del Proceso de Compras

Profesional Técnico-Bachiller en
Administración
MANUAL TEÓRICO-PRÁCTICO DEL MÓDULO
PLANEACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS

Carrera: Administración

Derechos Reservados
D.R. © 2008, Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica

Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por


cualquier medio, sin autorización por escrito del Conalep.

Primera Edición
Calle 16 de Septiembre No. 147 Nte., Col. Lázaro Cárdenas,
Metepec, Edo. De México, C.P. 52148
Índice

I Mensaje al alumno 8
II Competencias 8
III Simbología 9
Capítulo 1. Utilizar el Procedimiento de Compras 10
Presentación 11
Mapa Curricular 12
1.1.1. Tipos de compra. 13
• Centralizada 13
• Descentralizada 14
• Importación 14
• Mayoreo 14
• Menudeo 14
• Servicio 15
• Nacional 15
Actividades 15
1.1.2. Productos e insumos 15
• Materia prima directa 16
• Materiales indirectos 16
• Producto terminado 16
• Producto en proceso 16
• Bienes de activo fijo 17
Actividades 17
1.1.3. Documentos de compra 17
• Requisición de compra 18
• Solicitud de cotización 18
• Cotización 19
• Orden de compra 20
• Remisión 20
• Factura 20
• Entrada de almacén 21
• Tarjeta auxiliar de movimientos de almacén 21
• Contrato de suministro 23
Actividades 23
1.1.4 Términos de negociación 24
• Condiciones de compra 24
• Precio 24
• Plazo de entrega 24
• Crédito 25
• Garantía 25
• Servicio 25
• Calidad 26
Actividades 26
1.2.1. Áreas participantes en las compras 26
• Compras 26
• Almacenes 26
• Producción 27
• Mantenimiento 27
• Apoyo administrativo 27
Actividades 28
1.2.2. Fases del proceso de compras 28
• Requisición de compra 28
• Solicitud de cotización a proveedores 28
• Cotización de proveedor 28
• Comparación de cotizaciones 29
• Orden de compra 29
• Contrato de suministro 30
Actividades 30
1.2.3. Diagrama de flujo del procedimiento de compras 30
• Descripción 31
• Graficación 33
Actividades 35
1.3.1. Disposiciones legales del área de compras 35
• Ley de Adquisiciones y su Reglamento 35
• Comité de compras 37
• Adjudicación directa 38
• Licitación pública 43
Actividades 43
1.3.2. Convocatoria de licitación 43
• Requisitos legales 43
• Bases para una licitación 44
• Modelo de una convocatoria 50
Actividades 51
1.3.3. Acto de apertura de ofertas 51
• Oferta técnica 51
• Oferta económica 52
• Requisitos legales 23
• Modelo de acta de apertura de ofertas 54
Actividades 55
1.3.4. Acto de fallo 55
• Requisitos legales 55
• Modelo de acta de fallo 57
Actividades 60
1.3.5. Contrato de suministro por licitación 60
• Contenido 60
• Requisitos legales 60
• Modelo de contrato de suministro 62
Actividades 63
Transferencia a otros contextos 63
Capítulo 2. Manejo de la Documentación de Compras 64
Presentación 65
Mapa Curricular 66
2.1.1 Requisición de compra 67
• Punto de origen 67
• Contenido 67
• Modelos de requisición de compra 68
• Número de ejemplares y destino 69
• Implicaciones contables 69
Actividades 69
2.1.2 Solicitud de cotización a proveedores 69
• Punto de origen 69
• Contenido 69
• Modelos de solicitud de cotizaciones 71
• Número de ejemplares y destino 73
• Implicaciones contables 73
• Seguimiento 73
Actividades 73
2.1.3 Cotización del proveedor 73
• Punto de origen 73
• Contenido 73
• Modelos de cotización de proveedor 74
• Número de ejemplares y destino 75
• Implicaciones contables 75
Actividades 75
2.1.4 Cuadro comparativo de cotizaciones de proveedores 75
• Punto de origen 75
• Contenido 75
• Modelos de cuadros comparativos 76
• Evaluación de cotizaciones 76
• Toma de decisiones 76
Actividades 76
2.1.5 Orden de compra 76
• Contenido 76
• Modelos de órdenes de compra 78
• Número de ejemplares y destino 79
• Implicaciones contables 79
• Aspectos formales 79
• Seguimiento 80
Actividades 80
2.2 Elaborar documentos de compras de acuerdo con la técnica establecida 80
2.2.1 Diseño de documentación del área de compras 80
• Propósito 80
• Definición 81
• Características 81
Actividades 82
2.2.2 Elementos que integran el diseño de documentación del área de compras 82
Técnicas 83
• Elementos 84
• Registros 85
• Implantación 85
• Control 85
Actividades 85
Transferencia a otros contextos 85
Capítulo 3. Selección de Proyectos y Fuentes de Abastecimiento 87
Presentación 88
Mapa Curricular 89
3.1 Definir los productos a adquirir de acuerdo con la demanda del mercado y al
90
presupuesto de compras del negocio
3.1.1 Análisis de precios 90
• Conceptos 90
• Objetivos 90
Actividades 91
3.1.2 Determinación de máximos y mínimos de existencias 91
• Conceptos 92
• Objetivos 92
• Métodos 92
Actividades 93
3.1.3 Características de los productos 93
• Intrínsecas 94
• Extrínsecas 94
Actividades 94
3.1.4 Monitoreo del mercado 95
• Conceptos 95
• Objetivos 95
• Métodos 95
Actividades 97
3.2 Seleccionar proveedores que ofrezcan la calidad, precio, servicio, producto y las
97
condiciones comerciales convenientes a la política del negocio
3.2.1 Características de los productos ofertados en el mercado 97
• Tipos de productos 98
• Tipos de mercados 99
• Características intrínsecas 101
• Características extrínsecas 101
Actividades 102
3.3.2 Condiciones comerciales vigentes 102
• Calidad 102
• Precio 103
• Servicio 103
• Producto 103
• Plazo 103
• Descuentos 104
• Crédito 104
• Intereses 105
• Cobranza 105
• Otros 106
Actividades 106
Transferencia a otros contextos 106
Prácticas 108
Autoevaluación 115
Respuestas a la autoevaluación 116
Sugerencias bibliográficas 120
Glosario 121
Referencias documentales 123
I Mensaje al Alumno Contempla lo referente
El a la documentación que
Este manual apoya al Programa de Estudio capítulo se genera en el área de
“Planeación del Proceso de Compras”, módulo 2 compras, para soportar
que fue diseñado con base a una Norma de documentalmente dicha
Institución Educativa (NIE), es autocontenido función.
específico, se ubica en el 3er. semestre, y tiene
como propósito que dentro de las funciones
que vas ha desarrollar como Profesional Trata acerca de la
Técnico-Bachiller en Administración, se El selección de productos
encuentra la de controlar administrativamente capítulo y fuentes del
las compras mediante su proceso y 3 abastecimiento.
documentación que se genera en el área de
compras.

Las compras son una función elemental para la


operación de las empresas, sin importar si éstas II Competencias
son comerciales, industriales, de servicios, del
sector público o del sector privado; cualquier La relación entre competencias laborales que se
tipo de organización fundamenta su operación desarrollarán en este manual y los capítulos en que
en contar con productos terminados para se encuentran ellas, se muestran a continuación:
vender, y para ello requiere realizar la compra
de los artículos que va a comercializar, o bien la Módulo: Planeación del Proceso de Compras
compra de materia prima y materiales
indirectos necesarios para fabricar los Competencias Laborales Capítulos
productos terminados que ofrecerá. Es por ello Controlar el proceso de compras de
que el proceso de compras adquiere gran acuerdo con las políticas, objetivos y
relevancia; su estudio es básico para el demás normatividad establecida por 1,2
estudiante de la carrera de Profesional Técnico la empresa.
en Administración.
Manejar la documentación del área
En este manual se te proporcionan, inclusive, de compras de la empresa para su
conocimientos en materia de compras dentro 1,2
control administrativo.
del sector público, pues representa un escenario
viable para que cuando egreses de la carrera te Definir las fuentes de abastecimiento
desempeñes profesionalmente. de productos de acuerdo con las
3
necesidades del sector comercial.
El manual está integrado por 3 capítulos:

Se refiere al
procedimiento de
El compras de acuerdo
capítulo con el sistema de
1 compras que la
empresa tenga
establecido.

Planeación del Proceso de Compras 8


III Simbología

Investigación de campo Investigación documental

Actividad Individual Trabajo en equipo

Ejercicios Prácticas

Transferencia a otros contextos Autoevaluación

Elaboración de redes semánticas y


Resolver situaciones problemáticas
mapas conceptuales

Realización de inferencias,
Investigaciones y demostraciones
resúmenes y analogías

Cuadros sinópticos, cuadros de doble Elaborar diagramas, ilustraciones y


entrada y tablas esquemas

Lluvia de ideas
Lectura comentada

Mesa redonda
Conferencia o exposición

Planeación del Proceso de Compras 9


UTILIZAR EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
1

Planeación del Proceso de Compras 10


Presentación funciones que realizaban estaban completamente
desligadas de la función de compras y, en general,
la organización de la función misma estaba mal
ubicada y completamente fuera de lugar y de
¿Cuáles fueron los primeros actos de comercio de
control.
la historia?
¿En qué país se inició el estudio de las compras?
Hoy en día muchos empresarios se han dado
¿Cómo funcionaban las empresas comerciales en el
cuenta esta situación, por lo que, deciden cambiar
México antiguo?
sus administraciones, hacer que su personal se
prepare mejor e involucrarlos más en otras
El acto de comprar es uno de los más antiguos de
funciones afines.
la humanidad, cuando en la edad de piedra se les
ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor
conocido como trueque), por lo que nacen las
compras y las ventas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica


empezaba a hablarse de la administración de
materiales, hasta que después de 20 años la
administración y control de compras maduró.

En México, dicha administración era incipiente y


lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de
las empresas que operaban eran simplemente
departamentos de colocación de pedidos, las
requisiciones llegaban con proveedores ya
escogidos en las áreas técnicas, negociaciones ya
elaboradas por otras personas, faltando sólo el
papeleo administrativo que realizaba el llamado
departamento de compras.

Por lógica, las personas encargadas de esos


departamentos no contaban con preparación en el
manejo del área en la que se encontraban; las

Planeación del Proceso de Compras 11


Mapa Curricular

Módulo Planeación del


Proceso de
Compras

1. Utilizar el 2. Manejo de la 3. Selección de


procedimiento documentación productos y
Unidad de de compras. de compras fuentes de
abastecimiento
Aprendizaje

1.1 Manejar la terminología técnica de acuerdo con la documentación


de compras para su manejo.
Resultados de
Aprendizaje
1.2 Operar la relación de las áreas de la organización de las compras
mediante los procedimientos y diagramas de flujo.

1.3 Utilizar la mecánica de operación de compras de acuerdo con la


normatividad gubernamental, para el cumplimiento de los
requisitos legales establecidos por la administración pública.

Planeación del Proceso de Compras 12


1.1 Manejar la terminología técnica de Las ventajas de las compras centralizadas son las
acuerdo con la documentación de compras siguientes:
para su manejo.
1. Como todos los pedidos pasan por una
1.1.1. Tipos de Compra oficina se lleva mejor control sobre las
compras y sobre el inventario. Esto suele
Todos somos consumidores. Nuestros actos de conducir a beneficios tales como
compra obedecen a varios factores: económicos, aprovechar todos los descuentos por pago
psicológicos, sociológicos, intelectuales etc. Aquí oportuno, utilizar pedidos en cantidades
sólo analizaremos aquellos relacionados con su económicas y el uso de los puntos de
frecuencia y comodidad. repedido.
2. Pueden consolidarse los pedidos, de
Lo que antes y hoy todavía, sin duda, es un factor manera que se puedan aprovechar los
muy importante, el precio cobra con el paso del descuentos por cantidad.
tiempo una menor relevancia. Las diferencias de 3. Como el personal de compras centralizado
precios entre los principales competidores son es mayor que el personal descentralizado,
cada vez más insignificantes y en un surtido tan hay más oportunidades para que los
largo quedan diluidas. agentes de compras se especialicen y se
concentren sobre unos cuantos productos
Otros factores como surtido, comodidad y de los que compra la compañía.
sobretodo ahorro de tiempo pasan a ser una de las 4. El volumen de los pedidos procesados en
claves decisorias del factor compra. las compras centralizadas hace posible el
uso del proceso electrónico de datos.
Si tenemos en cuenta la concentración de la 5. Como está representado un poder de
población en grandes ciudades, nos daremos compra más fuerte en un departamento de
cuenta de la importancia del hecho, todo ello compras centralizado, el agente de
unido al factor más importante de las últimas tres compras puede negociar con más
décadas: La incorporación de la mujer a la efectividad con los proveedores.
sociedad laboral de una manera masiva. El rol de la
mujer como ama de casa como única profesión es En algunos casos, difieren las necesidades locales.
un esquema de escasa vigencia. Un agente de compras centralizado puede no
conocer tan bien esas necesidades locales como un
El acto de la compra es cada vez más familiar, más agente de compras local.
lúdico, más compartido. Lo que hace unos años
era impensable: el varón con su carrito, su lista, Aún cuando el negociador de los pedidos con
aprovisionándose en una gran superficie es hoy en varios proveedores de la misma línea al mismo
día una imagen cada vez más habitual. tiempo puede presentar problemas en términos de
la calidad y en los descuentos por cantidad, esto
Podríamos clasificar las compras en varios tipos: proporciona un seguro contra interrupciones en la
planta de un proveedor determinado, o contra
1. Compra Ocasional huelgas y catástrofes naturales que puedan cortar
2. Compra de Proximidad una fuente de abastecimiento.
3. Compra de Comodidad
4. Compra de Consumo Pueden ser más bajos los costos de transporte
5. Compra Especialista cuando los pedidos los despachan proveedores
que se encuentren cerca de alguna de las
• Centralizada operaciones.

La mayoría de las compañías practican las compras Puede generarse crédito mercantil local si los
centralizadas. Esto quiere decir que todas las agentes de compras descentralizados compran a
compras las hace un departamento de compras.

Planeación del Proceso de Compras 13


proveedores ubicados en las mismas comunidades Ventajas de la descentralización
que las plantas descentralizadas.
1. Conocimiento de las características de los
Algunos departamentos de compra utilizan las artículos requeridos (en las compras
ventajas tanto de las compras centralizadas como centralizadas no hay " compradores
las descentralizadas, combinando ambas. Algunos peritos", pues pocos podrán conocer todos
artículos son comparados centralmente, en los efectos de todos los artículos
especial los de elevado valor y los que se compran empleados en la organización.
en grandes cantidades. 2. Surtimiento expedito de pedidos, el
departamento que los requiere no
La mayoría de los pedidos pequeños y los de delegará la responsabilidad de adquirirlos
urgencia son manejados por agentes de compras ("producción" conoce cuando requiere el
descentralizados. producto y de qué especificaciones, y
entregar una orden al departamento de
Ventajas de la centralización compras puede generar retrasos.
3. Se evita mala interpretación de las
1. Especialización del departamento requisiciones (en compras centralizadas,
encargado de abastecimientos (no desviar pueden resultar errores de comunicación).
de otras áreas a realizar compras).
2. Uniformización en la clase de producto • Importación
(marca), minimizando su costo unitario.
3. Descuentos por cantidad comparada Es el conjunto de bienes y servicios que son
(varios departamentos pueden solicitar el comprados y consumidos por un país, el
mismo producto por ejemplo: papelería, y importador, pero que no han sido producidos por
por volumen resulta más costeable). él, sino adquiridos a otro país diferente, el
4. Contabilización expedita (la exportador. En economía, una importación es
documentación solo proviene de una cualquier bien o servicio recibido desde otro país,
fuente: departamento de compras). provincia, pueblo u otra parte del mundo.
5. Mejor control presupuestario (la
información se centraliza en el • Mayoreo
departamento de compras).
Son aquellas compras que se realizan en grandes
• Descentralizada volúmenes.

Las compras descentralizadas implican el Todas las empresas buscan minimizar costos, es
establecimiento de departamentos de compra por por ello que usualmente se recurre a las compras
separado en operaciones separadas por mayoreo ya que tiene como ventaja principal la
geográficamente. Aún cuando las compras disminución del precio.
descentralizadas en ocasiones eliminan algunas de
las ventajas antes anotadas para los Sin embargo, si se quieren cuidar los procesos de
departamentos centralizados, también calidad es importante que en las compras al
proporcionan algunas ventajas. mayoreo se tenga un control específico de las
características de los insumos que se adquieren ya
Desde el punto de vista de la producción, las que a mayor volumen es mayor la complejidad de
compras descentralizadas ofrecen una acción más los controles de entrada de la mercancía.
rápida.
• Menudeo
Puesto que se dispone de un agente de compras
para cada operación, es posible lograr líneas más Son aquellas compras que se realizan en menor
cortas de comunicación y conseguir rápidamente escala o en cantidades mínimas.
materiales, equipo, suministros y servicios.

Planeación del Proceso de Compras 14


En el caso de las compras por menudeo se debe actividades que dicha persona física o moral realice
tener cuidado en observar los precios a los que se para el residente en el extranjero, aún cuando no
adquiere la mercancía. No necesariamente es malo tenga en territorio nacional un lugar de negocios o
que se realicen compras al menudeo. Existen para la prestación de servicios, si dicha persona
ciertos factores que pudieran dar origen a la ejerce poderes para celebrar contratos a nombre o
necesidad de adquirir algún insumo en cantidades por cuenta del residente en el extranjero
pequeñas, como los son la duración de los insumos tendientes a la realización de las actividades de
o los stocks mínimos y máximos requeridos por la éste en el país, que no sean de las mencionadas en
organización. el artículo 3o. de esta Ley.

• Servicio En caso de que un residente en el extranjero realice


actividades empresariales en el país, a través de un
Los servicios no se pueden “comprar”, sin embargo fideicomiso, se considerará como lugar de
existe una erogación cuando se requiere que una negocios de dicho residente, el lugar en que el
persona física o moral “preste” sus servicios a la fiduciario realice tales actividades y cumpla por
empresa, por los que se tiene que pagar. cuenta del residente en el extranjero con las
obligaciones fiscales derivadas de estas
Para poder contratar los servicios de personas actividades.
físicas o morales es necesario, inicialmente,
realizar un contrato en el que se especificarán los Actividades
términos bajo los cuales se realizará la contratación
de dichos servicios. El pago de esta contratación se
realizará mediante el intercambio de una factura o Trabajo en equipo
recibo por dinero.

• Nacional Mesa redonda

Las compras nacionales son aquellas que se


realizan dentro del territorio nacional no
Para que identifiques los tipos de compra, forma
importando si la empresa a la que se le van a
un equipo de cinco personas y discutan el tipo de
comprar los insumos es de procedencia nacional o
compra que se aplicaría o manejaría en una
extranjera.
empresa dedicada a la producción de automóviles,
tomando en cuenta la clasificación expuesta en
Artículo 2º (Ley del Impuesto Sobre la Renta). Para
este tema. Presenten a sus compañeros y profesor
los efectos de esta Ley, se considera
sus conclusiones.
establecimiento permanente cualquier lugar de
negocios en el que se desarrollen, parcial o
1.1.2. Productos e Insumos
totalmente, actividades empresariales o se presten
servicios personales independientes. Se entenderá
como establecimiento permanente, entre otros, las Los materiales o suministros son los elementos
sucursales, agencias, oficinas, fábricas, talleres, básicos que se transforman en productos
instalaciones, minas, canteras o cualquier lugar de terminados a través del uso de la mano de obra y
exploración, extracción o explotación de recursos de los costos indirectos de fabricación en el
naturales. proceso de producción.

No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, Los costos de los materiales puede ser directos o
cuando un residente en el extranjero actúe en el indirectos, los materiales directos son aquellos que
país a través de una persona física o moral, distinta pueden identificarse con la producción de un
de un agente independiente, se considerará que el artículo terminado, que pueden asociarse
residente en el extranjero tiene un establecimiento fácilmente al producto y que representan un costo
permanente en el país, en relación con todas las

Planeación del Proceso de Compras 15


importante del producto terminado. Ejemplo: el producción, excesivos costos de preparación de
acero utilizado en la fabricación de automóvil. máquinas y costos elevados de procesamiento de
facturas y pedidos.
Los materiales indirectos son los demás materiales
o suministros involucrados en la producción de un La materia prima es el único elemento del costo de
artículo que no se clasifican como materiales fabricación nítidamente variable.
directos. Ejemplo: el pegamento que se emplea en
la fabricación de muebles. Los materiales indirectos • Materiales indirectos
son considerados como costos indirectos de
fabricación. Las especificaciones de las materias primas
secundarias, varían según el tipo de industria, por
• Materia prima directa ejemplo, las sales para el tratamiento de agua en la
industria cervecera.
Las materias primas constituyen todos aquellos
elementos físicos que es imprescindible consumir Los artículos de consumo destinados para ser
durante el proceso de elaboración de un producto, usados en la operación de la industria más
de sus accesorios y de su envase. Esto con la importantes son los destinados a las operaciones, y
condición de que el consumo del insumo debe están formados por los combustibles y lubricantes,
guardar relación proporcional con la cantidad de éstos en las industria tiene gran relevancia.
unidades producidas.
Los artículos y materiales de reparación y
Comprende los elementos básicos o principales mantenimiento de las maquinarias y aparatos
que entran en la elaboración del producto. operativos, por su gran volumen necesitan ser
En toda actividad industrial concurren una controladores adecuadamente, la existencia de
variedad de artículos (materia prima) y materiales, estos varían en relación a sus necesidades.
los que serán sometidos a un proceso para obtener
al final un articulo terminado o acabado. También se encuentran aquellos que no pueden
asignarse con precisión; por lo tanto se necesita
A los materiales que intervienen en mayor grado una base de prorrateo (seguros, lubricantes).
en la producción se les considera "Materia Prima",
ya que su uso se hace en cantidades lo • Producto terminado
suficientemente importantes del producto
acabado. La materia prima, es aquel o aquellos Son los artículos transferidos por el departamento
artículos sometidos a un proceso de fabricación de producción al almacén de productos
que al final se convertirá en un producto terminados por haber alcanzado su grado de
terminado. terminación total y que a la hora de la toma física
de inventarios se encuentran aún en los almacenes,
Los materiales que realmente forman parte del es decir, los que todavía no han sido vendidos. El
producto terminado se conocen con el nombre de nivel de inventarios de productos terminados va a
materias primas o materiales principales. Los que depender directamente de las ventas, es decir su
no se convierten físicamente en parte del producto nivel está dado por la demanda.
o tienen importancia secundaria se llaman
materiales o materiales auxiliares. • Producto en proceso

Para mantener una inversión en existencias El inventario de productos en proceso lo


debidamente equilibrada, se requiere una labor de constituyen todos los artículos o elementos que se
planeación y control. Un inventario excesivo utilizan en el actual proceso de producción. Es
ocasiona mayores costos incluyendo pérdidas decir, son productos parcialmente terminados que
debidas a deterioros, espacio de almacenamiento se encuentran en un grado intermedio de
adicional y el costo de oportunidad del capital. La producción y a los cuales se les aplicó la labor
escasez de existencias produce interrupciones en la

Planeación del Proceso de Compras 16


directa y gastos indirectos inherentes al proceso de
producción en un momento dado. Equipos de oficina. Debido, primero a la
mecanización y actualmente a la computarización
Una de las características del inventario de de los sistemas administrativos y, como
producto en proceso es que va aumentando el consecuencia, del elevado costo de estos equipos,
valor a medida que es transformado de materia que en algunos casos tienen una vida muy limitada
prima en el producto terminado, como a consecuencia de los cambios rápidos en su
consecuencia del proceso de producción. tecnología, se ha hecho necesario abrir la cuenta
Equipos de Oficina, que controlará la inversión en
• Bienes de activo fijo computadoras, calculadoras, procesadores de
palabras, máquinas de escribir, fotocopiadoras,
Son cuentas que representan activos de carácter etc.
permanente destinados a la producción de bienes
y servicios. Sus componentes más importantes Actividades
deben separarse por rubros, tales como:

La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa Actividad Individual


el valor de la tierra, donde tenemos instalada
nuestra empresa y donde se han levantado las
edificaciones (Edificios, plantas comerciales o Investigación de campo
industriales, etc.).

La cuenta terrenos (dentro del activo, en el grupo Para que distingas los tipos de productos que se
de inversiones) significa el valor de los terrenos ofrecen en el mercado, investiga cuál es la materia
adquiridos por la empresa para futuras prima que se utiliza en la cafetería de tu institución
expansiones, para rentarlos o bien con fines de educativa y cuáles son los principales productos ya
especulación a corto o a largo plazo. elaborados que se consumen. Presenta un informe
de tu investigación a tus compañeros y profesor
Edificios. Cuando la incluimos dentro del activo para tu retroalimentación.
fijo, representa el valor de construcción de los
edificios, plantas comerciales o industriales, etc., 1.1.3. Documentos de Compra
que sean empleados por la empresa para la
producción de bienes o servicios. El almacenamiento de materiales depende de la
dimensión y características de los mismos, éstos
Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, pueden exigir desde una simple estantería hasta
significa el valor de los edificios adquiridos para sistemas complicados, que involucran grandes
futuras expansiones, para rentarlos o bien con el inversiones y complejas tecnologías.
fin de especular a corto o largo plazo.
La elección del sistema de almacenamiento de
Maquinaria. En las empresas de tipo industrial materiales depende de los siguientes factores:
(fabricación de productos) y en determinadas
empresas de servicios, como por ejemplo: 1. Espacio disponible para el almacenamiento
producción de energía eléctrica, etc., empleamos la de los materiales.
cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos 2. Tipos de materiales que serán
de máquinas empleadas en la producción de almacenados.
bienes y servicios. 3. Número de artículos guardados.
4. Velocidad de atención necesaria.
Muebles y enseres. Esta cuenta, también 5. Tipo de embalaje.
denominada Mobiliario, la emplearemos para
controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en
las diversas oficinas de la empresa.

Planeación del Proceso de Compras 17


• Requisición de compra Número: Consecutivo a la solicitud anterior, en
relación al ejercicio presupuestal.
Una requisición de compra es una solicitud escrita
que usualmente se envía para informar al Fecha: La correspondiente a la formulación del
departamento de compras acerca de una pedido de cotización.
necesidad de materiales o suministros. Las
requisiciones de compra están generalmente Señor (es): Para consignar el nombre o razón social
impresas según las especificaciones de cada del proveedor.
compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
Dirección y Teléfono: Se inscribirá la dirección y
1. Número de requisición teléfono del proveedor.
2. Nombre del departamento o persona que
solicita Sirva(n)se cotizarnos precios netos de los artículos
3. Cantidad de artículos solicitados que se detallan más abajo, para ser entregados en:
4. Identificación del número de catálogo (indicar la Dirección donde serán recibidas las
5. Descripción del artículo respuestas a las solicitudes de cotización).
6. Precio unitario
7. Precio total Artículo: Se divide en tres columnas:
8. Costo de embarque, de manejo, de seguro 1. Cantidad: Se anotará el número de
y costos relacionados artículos necesarios según programación
9. Costo total de requisición 2. Unidad de Medida: Término usado para
10. Fecha del pedido y fecha de entrega contar, medir o pesar los artículos
requerida solicitados.
11. Firma autorizada. 3. Descripción: Nombre de los artículos
solicitados, de uso común o de consumo.
• Solicitud de cotización
Precios: Divididas en dos columnas que serán
Tiene por finalidad solicitar a tres o más llenadas por el proveedor.
proveedores, en cumplimiento de los dispositivos
legales vigentes, la cotización de los artículos por Unitario: Valor unitario del artículo solicitado.
adquirir, con el propósito que el Comité de
Adquisiciones establezca las comparaciones de los Total: Valor obtenido al multiplicar Cantidad por
precios, calidad, especificaciones y fecha de Precio Unitario.
entrega más conveniente.
Plazo de Entrega: Indicar la fecha máxima de
El formulario está diseñado de acuerdo a las recepción de documentos.
directivas de la empresa y consta de las siguientes
especificaciones. Fecha: La que consigna el proveedor al devolver el
documento.
En el anverso:
Firma del Director de Abastecimiento o Jefe de la
Encabezado Unidad Administrativa que haga sus veces.

Nombre de la Entidad, considerando además la Firma y Sello del Proveedor: Para consignar la firma
dirección y teléfono del área de abastecimiento, del proveedor.
mantenimiento o la unidad administrativa que
haga sus veces. El Formulario se prepara en original y tantas copias
como proveedores sean solicitados.
Nombre del Formulario: Solicitud de cotización

Planeación del Proceso de Compras 18


1. Original: Para el archivo de la Dirección de 2. Descripción: Nombre de los artículos de uso
Abastecimiento, o la unidad administrativa común o de consumo cotizados.
que haga sus veces. 3. Cantidad: Se anota el número de artículos
2. Copia: Una para cada proveedor que sea cotizados.
solicitado. 4. Unidad de Medida: Término usado para
contar, medir o pesar los artículos
• Cotización cotizados.
5. Precios Netos: Divididos en ocho
Tiene por finalidad trasladar las informaciones subcolumnas distribuidos de la siguiente
proporcionadas por los proveedores en las manera.
solicitudes de cotización, con el propósito de a. Unitario: Es el precio neto de cada
comparar precios, calidad, especificaciones, fecha artículo cotizado por cada
de entrega y otras características requeridas para proveedor.
otorgar la Buena Pro a los proveedores que coticen b. Total: Es el producto de multiplicar
en las mejores condiciones. la cantidad por el precio neto
unitario.
El formulario está de acuerdo a las directivas y c. Las columnas restantes tienen la
consta de las siguientes especificaciones. misma aplicación.

En el anverso En el reverso

Encabezado Encabezado
Nombre de la empresa o entidad Título: Acta de otorgamiento (Del comité de
Nombre y Nº del Formulario: CUADRO Adquisiciones)
COMPARATIVO DE COTIZACIONES, numerado en Cuerpo
forma consecutiva al cuadro anterior.
Dependencia: Indicar el nombre de la unidad Dividida en cinco columnas:
administrativa encargada de ejecutar las
adquisiciones. 1. Número de Orden: Numeración señalada
Referencia: Solicitud de Cotización Nº. Indicar el para el artículo cotizado.
número que corresponda a la solicitud de 2. Proveedor: El nombre o razón social del
cotización comparada. proveedor que ha obtenido la Buena Pro.
Fecha: La correspondiente a la preparación del 3. Neto Cotizado: Se considera el precio neto
documento. total indicado en el anverso.
4. Justificación: Breve explicación de por qué
Cuerpo el Comité de Adquisiciones otorgó la
Buena-Pro para cada artículo.
1. Referencias del Solicitante 5. Observaciones: Anotación especial
2. Nombre o razón social de cada uno de los referente al proveedor (Competencia,
proveedores consignados en las columnas experiencia, calidad de los artículos, etc.).
correspondientes.
3. Representante : Persona autorizada por los Base
proveedores para actuar como nexo entre
el cotizante y el comprador 1. Lugar y fecha: Localidad de la dependencia
4. Fecha de Entrega Ofrecida: La señalada por y fecha de la formulación del documento.
los proveedores para entregar los artículos. 2. Firmas: Las de los miembros integrantes del
Comité de Adquisiciones.
Artículo: Se divide en las siguientes columnas:
Se prepara en Original y Copia.
1. Nº de Orden: Numeración sucesiva de los
renglones.

Planeación del Proceso de Compras 19


Original: Para el archivo de la Dirección de 9. Conformidad del comprador (en el
Abastecimiento, o la unidad administrativa que ejemplar que queda en poder del
haga sus veces vendedor).
Copia: Para remitir al Comité de Adquisiciones 10. Firma del vendedor (en el ejemplar que
queda a cargo del comprador)
• Orden de compra
En casi ninguna nota de remisión figura el precio
Es el comprobante que emite el comprador para de los bienes entregados, porque ello constituye
pedir mercancías al proveedor indicando una información que no interesa a los efectos de la
condiciones de pago y forma de entrega. También entrega. Lo que sí importa es la cantidad y
es llamada nota de pedido. características de dichos bienes en concordancia
con lo solicitado.
Es un documento mediante el cual una persona o
empresa formula un pedido de compra a un La nota de remisión se extiende por triplicado: el
comerciante. Este documento comercial no obliga original firmado por el vendedor se entrega al
a realizar la operación. adquiriente; el duplicado, con la conformidad del
comprador por los efectos que ha recibido, queda
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: en poder del vendedor y se destina a la sección de
uno que queda en poder del que lo suscribió facturación para que ésta proceda a la emisión de
(comprador) y otro, que es el que se entrega o la factura; por último, el triplicado permanece en
envía al vendedor. poder de la sección de depósito para constancia de
las mercancías salidas.
• Remisión
A través de lo expuesto se advierte claramente la
Se utiliza este comprobante para ejecutar la importancia de la nota de remisión, con ella se
entrega remisión de los bienes vendidos. En él se materializa el derecho del vendedor y la obligación
deja constancia, con la conformidad del que del comprador. Justifica la salida de mercaderías
recibe, de la entrega de los efectos solicitados. Con de los depósitos y, por lo tanto, constituye un
ello queda concretado el derecho del vendedor a elemento de control de verdadera significación.
cobrar y la obligación del comprador a pagar. Finalmente, con este documento se procede a
expedir la factura, para hacer efectivo el cobro de
La nota de remisión se utiliza aunque no haya las mercaderías vendidas.
orden de compra extendida en formulario ni nota
de venta, y sirve de base para la preparación de la • Factura
factura.
Después de entregada la mercancía mediante la
Requisitos o datos de la nota de remisión correspondiente nota de remisión y de acuerdo
con las condiciones de la orden de compra y la
Los datos fundamentales de la nota de remisión nota de venta (si la hay), se extiende la factura.
son los siguientes: Con este documento se hace el cargo al cliente y se
1. Fecha. contabiliza su deuda a favor del vendedor.
2. Nombre y domicilio del vendedor.
3. Nombre y domicilio del comprador. Para el comprador es el documento que justifica la
4. Número de la nota de remisión compra y con su contabilización queda registrado
5. Número de la orden de compra y de la nota su compromiso de pago.
de venta (si ha utilizado estos
comprobantes). De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación
6. Detalle de las mercaderías entregadas (sin vigente, los datos que debe contener toda factura
precio). son los siguientes:
7. Forma de entrega (ferrocarril, camión, etc.).
8. Lugar de entrega.

Planeación del Proceso de Compras 20


1. Título del documento en donde se señale La recepción adecuada de materiales y de otros
que es factura, nota de crédito o remisión artículos es de vital importancia, ya que una gran
2. Fecha. parte de las empresas tienen como resultado de su
3. Nombre y domicilio del vendedor. experiencia centralizada la recepción total bajo un
4. Registro Federal de Contribuyentes de la departamento único, las excepciones principales
persona que expide el comprobante son aquellas grandes empresas con plantas
5. Nombre y domicilio del comprador. múltiples. La recepción está estrechamente ligada
6. Número de la factura. a la compra, ya que probablemente el 70% de los
7. Número de la orden de compra, nota de casos, el departamento bajo la responsabilidad del
venta y remito. departamento de compra.
8. Especificación y precio de las mercancías
vendidas. Al recibir un envío: Se le someterá a verificación
9. Condiciones de la venta. para comprobar si está en orden y en buenas
10. Bonificaciones y descuentos. condiciones, si el recipiente está dañado o no se
11. Neto a pagar. recibió el número de paquetes requeridos. Se debe
12. Forma de pago. hacer la salvedad correspondiente inmediatamente
13. Firmas de las personas que lo autorizan y y no se podrá dar recibo de conformidad por el
son responsables del documento por la envío, esto es esencial sin tomar en cuenta si el
entrega transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se
14. Leyenda en la que indique la fecha de podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo
término del comprobante. resultante sobre envíos ocultos.

Como mínimo la factura debe extenderse por De manera similar: El material que recibe una
duplicado. El original se envía al comprador. Este, instalación de la compañía también debe ser
previo su cotejo con orden de compra y la nota de sometido a una inspección preliminar, antes de
remisión, contabilizará la compra y el compromiso introducirles en el área de almacenamiento, en el
a favor del vendedor. El duplicado queda en caso de que en la inspección inicial se detecte
manos de éste y con él se contabiliza la venta y el materiales de calidad inferior o en malas
cargo al comprador. condiciones, se le debe rechazar.

La factura es el documento principal de la


compraventa porque con ella queda concretada y
concluida la operación. Constituye el comprobante
de la deuda a favor del vendedor, junto con la nota
de remisión. De ahí su importancia como
documento de contabilidad y medio de prueba
legal.

• Entrada de almacén

Es un documento que sirve para recibir la


mercancía que se adquiere y en el que se hace una
descripción detallada de los artículos que se
reciben y los responsables de la compra y
recepción.

La función de recepción de una unidad de la • Tarjeta auxiliar de movimientos de almacén


compañía o de un transportador común, es la
misma. Si el material se recibe de cualquier otra Para llevar un buen control en los inventarios es
fuente u otro departamento de la compañía, el necesario tener tarjetas auxiliares en las que se
procedimiento será el mismo.

Planeación del Proceso de Compras 21


registren, por cada proceso, la entrada y salida de
los inventarios, así como el costo que tiene cada
proceso.

Los inventarios físicos generalmente no se hacen


simultáneamente en todos los almacenes debido a
que obligaría a paralizar las actividades de los
centros de costos, además absorbería gran
cantidad de personal.

Los recuentos físicos deben planearse al iniciar un


período de costos, repartiéndose a lo largo del
año. Los inventarios físicos consisten en realizar
verificaciones confrontando las tarjetas auxiliares
de almacén contra las existencias físicas.

Planeación del Proceso de Compras 22


Movimiento
de Almacén
Fecha de Especie Existencias $ Precio Valores
entrada/ salida Unidad Medio
Entrada Salida Debe Haber Saldo
Marzo 3 100 100 10 1000 1000
Marzo 17 100 200 14 1400 2400
Marzo 24 100 300 12 1200 3600
Marzo 30 100 200 12 1200 2400
Marzo 30 50 150 14 700 1700
Moneda, tiempo y lugar de pago; mora en
• Contrato de suministro el pago
Garantías de pago
Son contratos que se realizan entre la empresa y el Pago de costos
proveedor, en ellos, el proveedor se compromete a Incumplimiento en el pago
suministrar los inventarios de manera oportuna y Otras declaraciones y obligaciones
con las especificaciones requeridas y, por su parte, Causas y Efectos de Rescisión
la empresa se compromete al pago oportuno Confidencialidad
según lo convenido en dicho contrato. No Estipulación en favor de
terceros; Cesiones
El contrato incluye: Caso Fortuito o Fuerza Mayor
Liberación de responsabilidad
Volumen y Programación de Notificación
Entregas Pago del GLP vendido y entregado
Volumen Contractual Reducción a prorrata
Programas propuestos por el Comprador Improrrogabilidad del Contrato; derecho de
Determinación del Volumen Contractual terminación
Programa Tentativo de Entregas Limitación de Responsabilidad
Programa Definitivo de Entregas Documentación Satisfactoria
Cancelaciones Notificaciones
Reprogramaciones Modificaciones y renuncias
Volumen no suministrado o recibido Legislación Aplicable y Jurisdicción
Medición del Volumen Vigencia
Calidad del producto Totalidad del contrato
Especificaciones Firmas
No estipulación de garantías
Entrega y Transmisión de la Propiedad Actividades
Transmisión de la propiedad
Procedimientos; verificación de las entregas
Notificación de Reclamaciones Trabajo en equipo
Volumen o calidad
Otras reclamaciones
Liberación de responsabilidad Cuadros sinópticos, cuadros de
doble entrada y tablas
Precio

Términos de pago Para que visualices los tipos de documentos que se


Procedimiento de facturación necesitan en el departamento de compras, integra
un equipo de cuatro personas y elaboren un

Planeación del Proceso de Compras 23


cuadro sinóptico que incluya los tipos de Plazo normal de entrega se define como aquel en
documentos mercantiles y sus finalidad o el que 95% de todas las líneas susceptibles de
aplicación principal. Presenten su cuadro ante sus arrendamiento del mismo tipo, hayan sido puestas
compañeros y profesor. en servicio para los solicitantes.

1.1.4. Términos de Negociación Medida

Para poder adquirir o vender productos, artículos o La medida se expresará en días laborables.
servicios, las empresas deben tener claros los
términos de negociación y así evitar demandas. Se facilitarán medidas separadas para cada uno de
los tipos de líneas contempladas en la oferta
• Condiciones de compra mínima de líneas arrendadas, e incluirá, por un
lado, los circuitos de ámbito nacional y por el otro,
Se incluyen todos los términos de precio, garantía, los de ámbito intracomunitario. Para su cálculo se
tiempos de entrega y condiciones de embarque tendrán en cuenta todas las líneas entregadas
que tendrán las mercancías. durante el trimestre al que se refiere la medida.

• Precio Su valor numérico será el percentil de orden 95 de


la distribución del plazo de entrega, el cual se
Se puede definir al precio de un bien o servicio corresponde con el plazo máximo que se hubiera
como el monto de dinero que debe ser dado a obtenido una vez excluido 5% de solicitudes con
cambio del bien o servicio. Otra definición nos dice mayores plazos de entrega.
que el precio es el monto de dinero asignado a un
producto o servicio, o la suma de los valores que Notas: Se contabilizará una solicitud por cada
los compradores intercambian por los beneficios línea.
de tener o usar un producto o servicio.
Exclusiones: Todas aquellas solicitudes en las que
El precio no tiene que ser necesariamente igual al se haya acordado un plazo de entrega mayor a
"valor" del bien o servicio, o al costo del mismo, ya petición del solicitante, siempre que esta
que el precio fluctúa de acuerdo a muchos circunstancia quede reflejada en un compromiso
factores, entre otros, el precio varía de acuerdo a escrito con el mismo.
las condiciones de oferta y demanda, estructura
del mercado, disponibilidad de la información de Aquellas en las que no se haya podido obtener el
los compradores y vendedores, capacidad de acceso necesario a las dependencias del solicitante
negociación de los agentes, etc. en la fecha y hora acordadas.

• Plazo de entrega Porcentaje de cumplimiento de plazos de entrega.

Finalidad: Obtener un valor de referencia del Finalidad: Obtener una medida del grado de
tiempo que los solicitantes tendrán que esperar cumplimiento de los compromisos relativos al
para disponer de las líneas. Es una medida del plazo de entrega por parte del proveedor. Es una
tiempo que tarda el proveedor en suministrar el medida de cómo los servicios de instalaciones del
servicio. proveedor cumplen con los compromisos de
entrega.
Plazo de entrega es el tiempo que transcurre desde Definición: Es el porcentaje de solicitudes
el instante en el que el proveedor del servicio atendidas dentro del plazo comprometido con el
recibe una solicitud válida de suministro hasta que solicitante.
la línea o líneas referidas en la solicitud, están
disponibles para su uso y se ha notificado al Medida:
solicitante.

Planeación del Proceso de Compras 24


Para su cálculo se tendrán en cuenta todas las El servicio es intangible. El servicio no se puede
solicitudes válidas de suministro atendidas en el oler ni tocar, pero el servicio en sí mismo guarda
trimestre de medida, y referentes a cualquiera de una característica común al producto o artículo: se
los tipos de líneas contempladas en la oferta puede comparar, sin embargo, se cuenta para ello
mínima que se establece en el anexo I de la Orden con muchas más variables que las que
de Licencias. utilizaríamos para juzgar un producto, ya que en el
ejercicio del servicio deportivo entran en juego
Su valor numérico se obtendrá multiplicando por instalaciones, nivel formativo, empatía personal,
100, el cociente entre el número de solicitudes atención al cliente, imagen, etc.
atendidas dentro del plazo comprometido y el
número total de solicitudes atendidas durante el El compendio de todas esas variables es lo que
trimestre al que se refiere la medida. forma el servicio en sí mismo, y la calidad de todas
y cada una de esas áreas dará como resultado la
Junto con la medida se facilitará el número de calidad final del servicio y por tanto la viabilidad
líneas entregadas, desglosados por cada uno de los del proyecto o actividad. Sin calidad no hay
tipos de líneas contempladas en la oferta mínima viabilidad.
de líneas arrendadas y por los ámbitos geográficos:
nacional e intracomunitario. El servicio es inseparable. Con frecuencia los
servicios no se pueden separar de la figura del
Se contabilizará una solicitud por cada línea profesor o entrenador. Una consecuencia de esto
es que la creación o realización del servicio puede
Exclusiones: Aquellas en las que no se haya ocurrir al mismo tiempo que su consumo. Los
podido obtener el acceso necesario a las bienes son producidos, luego vendidos y
dependencias del solicitante en la fecha y hora consumidos mientras que los servicios se venden y
acordadas. luego se producen y consumen por lo general de
manera simultánea.
• Crédito
El producto se puede comparar antes de pagarlo o
Préstamo concedido por un banco a un cliente por consumirlo, el servicio en cambio se compara
su prestigio de solvencia. Cambio de una mientras se utiliza, por ello todas las variantes
prestación presente por una contraprestación anexas a este (Atención al cliente, empatía,
futura; es decir, se trata de un cambio en el que capacidad de motivación, liderazgo) son esenciales
una de las partes entrega de inmediato un bien o para su éxito. Un buen entrenador personal -por
servicio, y el pago correspondiente más los ejemplo- debe ante todo ser un buen comercial
intereses devengados, los recibe más tarde. máxime cuando estamos hablando se servicios con
un nexo común: la personalización.
• Garantía
Por tanto cuando estamos hablando de poner en
La que se basa en bienes tangibles, y que el sujeto marcha un servicio o actividad dirigida a personas
del crédito otorga en garantía para responder por individuales o pequeños grupos de personas es
la obligación contraída. imprescindible que incluyamos en nuestra
“planificación de puesta en marcha” el concepto
Un programa sistemático de controles y de de Coaching Y el concepto de liderazgo ya que
inspección aplicada por toda organización o todo difícilmente conseguiremos que nuestro servicio
organismo y dirigida a ofrecer una garantía sea competitivo si no prestamos especial atención
apropiada de que las disposiciones de seguridad a estos dos conceptos.
sean respetadas en la práctica.
El servicio es adaptable. El servicio de
• Servicio entrenamiento personalizado debe adaptarse al
cliente, por eso es personalizado. Debe estar por

Planeación del Proceso de Compras 25


tanto programado por el target de usuario subdepartamentos, ya que este departamento
existente. realiza muchas funciones que si se concentraran en
una sola, sería imposible su desarrollo.
• Calidad
• Compras

Funciones del departamento de compras

Recibe las requisiciones de compras, es


decir, atiende las peticiones en cuanto a
carencia de material se refiere, en cada uno
de los departamentos involucrados en el
proceso productivo (cemento, arena,
granza, granito, herramientas de trabajo,
etc.).
Analiza detalladamente las fuentes de
abastecimiento, tomando en cuenta todos
los proveedores activos y potenciales con
los cuales la empresa mantiene relaciones
comerciales
Envía las solicitudes de cotización,
describiendo detalladamente los materiales
que se desean adquirir a los proveedores
Actividades que han sido preseleccionados por la
empresa.
Recibe y analiza las cotizaciones de los
Trabajo en equipo proveedores, es decir, realiza un estudio
riguroso de cada proveedor por separado
en un formato que contendrá los
Resolver situaciones problemáticas siguientes elementos: cantidad, precio
unitario, precio total, calidad, tiempo de
entrega y condiciones de pago
A fin de que identifiques los tipos de plazos que se Selecciona el mejor proveedor que cumpla
manejan en las transacciones comerciales, forma con mayor cantidad de especificaciones,
un equipo de cinco personas y elaboren un plan de resultante del análisis anteriormente
compras para la tienda escolar de su institución efectuado.
que contenga los mejores plazos de entrega y las
condiciones de pago más accesibles. Presenten su • Almacenes
plan a la persona encargada de la cafetería para su
cotejo y a sus compañeros y profesor para su Funciones del departamento de almacenes
retroalimentación.
Recibe del Departamento de Compras una
1.2. Operar la relación de las áreas de la copia de cada pedido efectuado.
organización de las compras mediante Entrega al encargado de control de
los procedimientos y diagramas de flujo. existencias la documentación.
Entrega al auxiliar del Almacén los
materiales comprados para que los
1.2.1. Áreas participantes en las Compras acomode en los respectivos estantes y
patios de almacenamiento.
En el departamento de compras se deben deslindar Registra las entradas y salidas en tarjetas
responsabilidades entre varias áreas o de existencia.

Planeación del Proceso de Compras 26


Indica al Supervisor del Almacén sobre la El gerente de control de producción se encarga
carencia de algunos materiales. principalmente de establecer y mantener
Coloca los materiales en sus respectivos programas de producción, sin perder de vista las
lugares de almacenamiento. necesidades de los clientes y las condiciones
Transporta y entrega el material requerido económicas favorables que se obtienen con una
al departamento solicitante. programación adecuada.
Recibe y revisa el pedido, para constatar
que cumpla cabalmente con las El gerente de métodos, estudio de tiempos y
especificaciones estipuladas en la orden de sistema de salarios se ocupa principalmente de
compra. combinar el costo más bajo posible de la
Descarga los materiales adquiridos. producción con la máxima satisfacción de los
Transporta el material comprado hasta el empleados. El gerente de mantenimiento se
departamento de almacén, para su encarga de reducir al mínimo el tiempo muerto o
respectivo almacenamiento. improductivo de las instalaciones, debido a
Revisa las condiciones de los materiales descomposturas y reparaciones no previstas.
adquiridos. En caso de que parte de ellos
estén dañados, notifica de inmediato al • Mantenimiento
Departamento de Compras para iniciar las
rebajas con el proveedor. La labor del departamento de mantenimiento, está
Notifica al Departamento de Compras, en relacionada muy estrechamente con la prevención
caso de que los materiales comprados de accidentes y lesiones en el trabajador, ya que
estén en buenas condiciones para que tiene la responsabilidad de mantener en buenas
pueda pagarse la factura. condiciones la maquinaria, herramienta y equipo
de trabajo, lo cual permite un mejor
• Producción desenvolvimiento y seguridad y evitar, en parte,
riesgos en el área laboral.
Es en el departamento de producción donde se
solicita y controla el material con el que se va a Características del Personal de Mantenimiento
trabajar, se determina la secuencia de las
operaciones, las inspecciones y los métodos, se El personal que labora en el departamento de
piden las herramientas, se asignan tiempos, se mantenimiento, se ha formado una imagen, como
programa, se distribuye y se lleva el control del una persona tosca, uniforme sucio, lleno de grasa,
trabajo y se logra la satisfacción del cliente. La mal hablado, lo que ha traído como consecuencia
instrucción en este campo revela como se realiza la problemas en la comunicación entre las áreas
producción, como se lleva a cabo, como se ejecuta operativas y este departamento, además de un mal
y cuánto tiempo toma hacerla. concepto de la imagen, generando poca confianza.

El objetivo de un gerente de fabricación o • Apoyo Administrativo


producción es elaborar un producto de calidad
oportunamente y a menor costo posible, con una Tramitar los asuntos relacionados con los recursos
inversión mínima de capital y con un máximo de humanos, materiales y financieros en tiempo y
satisfacción de sus empleados. forma.

El gerente de control de calidad centra sus Mantener actualizados los controles


objetivos a fin de que se cumplan las administrativos necesarios para la buena
especificaciones de ingeniería y para que los administración de los recursos humanos,
clientes queden satisfechos con el nivel de calidad materiales y financieros.
del producto y la confiabilidad del mismo durante
su vida. Asegurar que los tramites efectuados por la
empresa, en relación a los Recursos Humanos,
Materiales y Financieros se efectúen conforme a los

Planeación del Proceso de Compras 27


lineamientos y normatividad establecidos, externos (pasas por una pastelería y al ver los
mediante la elaboración e integración de acciones pasteles te apetece comprarte uno).
y controles administrativos internos, que
garanticen la entrega oportuna de los recursos • Requisición de compra
necesarios.
La requisición de compra es el documento formal
Actividades para solicitar al Departamento de Compras la
adquisición de cualquier producto o material.

Actividad Individual Sólo se recibirán requisiciones de compra llenadas


en forma clara, completa y detallada con la
Elaborar diagramas, ilustraciones y información requerida en cada campo,
esquemas presentando original y copia.

• Solicitud de cotización a proveedores

Para que visualices los departamentos que integran Una vez que el encargado de hacer las compras de
una empresa, elabora un organigrama que materiales recibe la solicitud de compras,
muestre las áreas que integran el departamento de debidamente autorizada, puede empezar a hacer
compras con sus funciones respectivas. Presenta tu los trámites necesarios para efectuar las compras
organigrama a tu profesor para tu del material que se le solicitó.
retroalimentación.
El primer trámite consiste en buscar al proveedor
1.2.2. Fases del Proceso de Compras que le ofrezca las mejores condiciones y precios a
la empresa. De tal forma que el encargado de
Podemos ver el Comportamiento de Compra como compras debe efectuar una investigación con
un "Proceso de Resolución de un Problema", en el varios proveedores potenciales para,
cual el comprador participa activamente, tiene un posteriormente, elegir al que más le convenga.
comportamiento racional según el principio de la
racionalidad limitada, es decir, es racional dentro • Cotización de proveedor
de los límites de sus capacidades cognoscitivas y
de aprendizaje y por tanto, va a ser coherente con Otra de las tareas del encargado de compras es
relación a los objetivos que ha preestablecido, negociar descuentos sobre compras, ya sea, por
cualquiera que sean esos objetivos. volumen o bien por pronto pago, dependiendo de
las condiciones y necesidades del negocio.
El comportamiento racional no excluye, pues,
cualquier forma de comportamiento impulsivo, si Es conveniente hacer dos formas de solicitud de
éste es adoptado de forma deliberada, ya sea por cotización de proveedores:
el placer de actuar impulsivamente o ya sea por la
excitación de estar confrontado a las 1. Una de ellas debe quedar en poder de la
consecuencias de no haber evaluado persona autorizada para hacer dicha solicitud, ello
cuidadosamente. le permitirá constatar que la cotización hecha por
el proveedor se refiere realmente al material
El proceso de compra comienza cuando el solicitado.
comprador reconoce tener un problema o
necesidad. El comprador siente una diferencia 2. La otra forma se envía a cada uno de los
superior a un nivel mínimo entre el estado real del proveedores potenciales para que la regresen a
consumidor y el estado ideal, el estado deseado. más tardar en la fecha fijada como límite.
La necesidad puede ser provocada por estímulos
internos (hambre, sed, frío) o por estímulos

Planeación del Proceso de Compras 28


En caso de que el proveedor no conteste, se 15. Firma del encargado de compras.
tomará como solicitud no enviada y el proveedor 16. Firma del proveedor.
no entrará en la selección.
En caso de que el proveedor no sea local, sino
• Comparación de cotizaciones extranjero, en la orden de compra se debe hacer
mención también de lo siguiente:
Cuando el encargado de compras recibe las
contestaciones a las solicitudes de cotización 1. Medio de transporte que se utilizará.
enviadas a los proveedores potenciales, se inicia 2. Hacer notar, en su caso, que la mercancía
otra fase del trámite de compras, que consiste en está asegurada y los riesgos que cubre el
elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, seguro.
las mejores condiciones y precios al negocio. 3. Fracción aduanal aplicable.

No está de más que el encargado de compras le Al ser la orden de compra, como se mencionó
pida su opinión a la persona que le solicitó el anteriormente, un documento que formaliza la
material para hacer la elección del proveedor. operación de compra, es importante que en el
reverso de dicho documento se especifiquen los
Es importante señalar que el encargado de derechos y obligaciones contraídos por el
compras no puede hacer ningún pedido, sin antes vendedor, y que éste firme al calce del mismo.
haber solicitado la cotización del material a varios
proveedores. Aunque las obligaciones del vendedor pueden ser
diferentes en cada caso, en términos generales
• Orden de compra debe hacerse mención de lo siguiente:

Una vez que se ha seleccionado al proveedor que 1. Que el vendedor queda obligado a resarcir los
ofrece las mejores condiciones y precios, el daños y perjuicios ocasionados al comprador en
encargado de compras efectúa el pedido mediante caso de incumplimiento:
un documento conocido como: orden de compra,
el cual tiene por objeto formalizar la operación de ¾ en la fecha de entrega estipulada.
compra. ¾ en cuanto al lugar de entrega estipulado.
¾ en cuanto a la calidad del material
Los datos que debe contener la orden de compra, solicitada por el comprador.
son los siguientes: ¾ por parte del vendedor de marca
registrada o patente alguna.
1. Número de orden de compra.
2. Nombre del proveedor. 2. Que el vendedor asumirá la responsabilidad de
3. Fecha en la que se efectúa la orden. sustituir los bienes solicitados en caso de que éstos
4. Hacer referencia a la solicitud de cotización a no sean nuevos, a menos que se hubiera pactado
proveedores, indicando su número y fecha. lo contrario, o bien en caso de que no sirvan para
5. Fecha en la que el proveedor deberá entregar la el fin que se adquirieron.
mercancía.
6. Condiciones de pago. 3. Que el comprador tiene el derecho de hacer la
7. Hacer referencia a la solicitud de compras, devolución de los bienes, en caso de que la
indicando su número. inspección realizada por su personal no resultara
8. Clave del material. satisfactoria.
9. Descripción.
10. Cantidad solicitada. En caso de que la compra se efectúe a un
11. Precio unitario. proveedor local, se deben manejar las siguientes
12. Importe parcial (precio unitario x unidades). copias:
13. Impuestos.
14. Importe total (importe parcial + impuestos).

Planeación del Proceso de Compras 29


1. Una copia se envía a la persona encargada 1.2.3. Diagrama de flujo del procedimiento de
de controlar los inventarios para que haga compras
el registro correspondiente en las tarjetas
de almacén. Los diagramas de flujo pretenden establecer los
2. Una copia para el proveedor, ya que dicha lineamientos y la secuencia de actividades que
orden de compra constituye, en sí misma, deberán realizarse para controlar la recepción
un contrato de compra-venta. documental y física de las compras de bienes,
3. Una copia a la persona encargada de la conforme a los términos de calidad y cantidad
contabilidad. pactados con los proveedores.
4. Una copia para la persona encargada de
recibir el material, ya que toda recepción El procedimiento para la entrada al almacén
de material debe ampararse con una orden general de los bienes adquiridos por el Centro se
de compra. aplica a todos los bienes adquiridos y elaborados
5. Dos copias para la persona encargada de por la empresa.
efectuar las compras, una de ellas para su
registro de proveedores y, la otra, para El responsable de activos fijos es el responsable de
llevar un registro de pedidos. la eficacia de este procedimiento.

En caso de tratarse de un proveedor foráneo, se


debe expedir además, una copia al agente aduanal
incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la
mercancía en cuestión.

• Contrato de suministro

Son contratos que se realizan entre la empresa y el


proveedor, donde el proveedor se compromete a
suministrar los inventarios de manera oportuna y
con las especificaciones requeridas y, por otra
parte, la empresa se compromete al pago
oportuno y según lo convenido en dicho contrato.

Actividades

Trabajo en equipo

Elaborar diagramas, ilustraciones y


esquemas

Para que identifiques los momentos de cada uno


de los procesos que se realizan en el departamento
de compras, Integra un equipo de cuatro personas
y elaboren un diagrama de flujo en el que deben
identificar los documentos que se utilizan en el
área de compras y cómo se conectan entre cada
proceso. Presenten su diagrama de flujo a sus
compañeros y profesor.

Planeación del Proceso de Compras 30


• Descripción

DIAGRAMA DE FLUJO DE CUENTAS FFUUUNNNCCCIIIÓ


ÓN
Ó NP
N OD
PRRRO
O DU
D UC
U CC
C C ÓN
CIIIÓ
Ó N
N FFUUN
U NC
N CIIIÓ
C ÓN
Ó NNDDE
D E
E
D I ST R I B U C I Ó
ÓN
DIISSTTRRIIBBUUCCIIÓ N
N
MATERIAS PRIMAS A LMACÉN ALMACÉN DE
EN TRÁNSITO MATERIAS PRIMAS PRODUCTOS

Facturas de
Proveedores
Foráneos
Erogaciones PRODUCCIÓN DE
de Compra PROCESO
Facturas de COSTO DE
Proveedores VENTA

Sueldos y
Salarios
Fabriles
CARGOS
Erogaciones
Indirectas
Depreciaciones
Amortizaciones
Aplicaciones

Planeación del Proceso de Compras 31


Planeación del Proceso de Compras 32
• Graficación

Planeación del Proceso de Compras 33


Planeación del Proceso de Compras 34
Actividades Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 7
de Julio del 2005
(Entra en vigor el 8/7/2005)
Trabajo en equipo
_______________________________________

Mesa redonda Artículo Único.- El presente Decreto entrará en


vigor al día siguiente de su publicación en el Diario
Oficial de la Federación.
Conferencia o exposición México, D. F., a 9 de diciembre de 2004.- Sen.
Diego Fernández de Cevallos Ramos, Presidente.-
Dip. Manlio Fabio Beltrones Rivera, Presidente.-
Sen. Sara I. Castellanos Cortés, Secretaria.- Dip.
Para que identifiques cuál es la mejor forma de Marcos Morales Torres, Secretario.- Rúbricas."
elaborar los diagramas de flujo utilizando canales
de comunicación, forma un equipo de cinco En cumplimiento de lo dispuesto por la fracción I
personas y discutan acerca de la importancia de los del Artículo 89 de la Constitución Política de los
canales de comunicación en el departamento de Estados Unidos Mexicanos, y para su debida
compras de una empresa comercial. Al terminar la publicación y observancia, expido el presente
discusión elabora un documento y presenta ante el Decreto en la Residencia del Poder Ejecutivo
grupo y profesor tus conclusiones. Federal, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a
los cuatro días del mes de julio de dos mil cinco.-
1.3 Utilizar la mecánica de operación de Vicente Fox Quesada.- Rúbrica.- El Secretario de
compras de acuerdo con la normatividad Gobernación, Carlos María Abascal Carranza.-
gubernamental, para el cumplimiento de los Rúbrica.
requisitos legales establecidos por la ________________________________________
administración pública.
Título Tercero
1.3.1 DISPOSICIONES LEGALES DEL AREA DE COMPRAS De los Procedimientos de Contratación
Capítulo Primero
Generalidades
LEY DE
ADJUDICACIÓN
ADQUISICIONES Y SU COMITÉ DE COMPRAS LICITACIÓN PÚBLICA
DIRECTA
Artículo 25.- Las dependencias y entidades podrán
REGLAMENTO

convocar, adjudicar o contratar adquisiciones,


1.3.1. Disposiciones legales del área de arrendamientos y servicios, solamente cuando se
compras cuente con la autorización global o específica por
parte de la Secretaría, del presupuesto de inversión
El encargado del área de compras debe tener y de gasto corriente, según sea el caso, conforme a
cuidado en considerar los lineamientos que marcan los cuales deberán programarse los pagos
las leyes y reglamentos que la regulan para así respectivos.
evitar retrasos, altos costos o multas e infracciones.
En casos excepcionales y previa aprobación de la
• Ley de adquisiciones y su reglamento Secretaría, las dependencias y entidades podrán
convocar, adjudicar y formalizar contratos cuya
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios vigencia inicie en el ejercicio fiscal siguiente de
del Sector Público aquél en el que se formalizan.

TRANSITORIOS Los referidos contratos estarán sujetos a la


disponibilidad presupuestaria del año en el que se
prevé el inicio de su vigencia, por lo que sus

Planeación del Proceso de Compras 35


efectos estarán condicionados a la existencia de los así como otra información relativa a las materias
recursos presupuestarios respectivos, sin que la no que regula esta Ley, con excepción de aquella que,
realización de la referida condición suspensiva de conformidad con las disposiciones aplicables,
origine responsabilidad alguna para las partes. sea de naturaleza reservada, en los términos
establecidos en la Ley Federal de Transparencia y
Cualquier pacto en contrario a lo dispuesto en este Acceso a la Información Pública Gubernamental.
párrafo se considerará nulo.
Artículo 27.- Las adquisiciones, arrendamientos y
Artículo 26.- Las dependencias y entidades, bajo servicios se adjudicarán, por regla general, a través
su responsabilidad, podrán contratar de licitaciones públicas, mediante convocatoria
adquisiciones, arrendamientos y servicios, pública, para que libremente se presenten
mediante los procedimientos de contratación que proposiciones solventes en sobre cerrado, que será
a continuación se señalan: abierto públicamente, a fin de asegurar al Estado
las mejores condiciones disponibles en cuanto a
I. Licitación pública precio, calidad, financiamiento, oportunidad,
II. Invitación a cuando menos tres personas eficiencia energética, el uso responsable del agua y
III. Adjudicación directa demás circunstancias pertinentes, de acuerdo con
lo que establece la presente Ley.
En los procedimientos de contratación deberán
establecerse los mismos requisitos y condiciones El sobre a que hace referencia este artículo podrá
para todos los participantes, especialmente por lo entregarse, a elección del licitante, en el lugar de
que se refiere a tiempo y lugar de entrega, forma y celebración del acto de presentación y apertura de
tiempo de pago, penas convencionales, anticipos y proposiciones; o bien, si así lo establece la
garantías; debiendo las dependencias y entidades convocante, enviarlo a través del servicio postal o
proporcionar a todos los interesados igual acceso a de mensajería, o por medios remotos de
la información relacionada con dichos comunicación electrónica, conforme a las
procedimientos, a fin de evitar favorecer a algún disposiciones administrativas que establezca la
participante. Secretaría de la Función Pública.

La licitación pública inicia con la publicación de la Las unidades administrativas de las dependencias y
convocatoria y, en el caso de invitación a cuando entidades que se encuentren autorizadas por la
menos tres personas, con la entrega de la primera Secretaría de la Función Pública para realizar
invitación; ambos procedimientos concluyen con la licitaciones públicas mediante el uso de medios
firma del contrato. remotos de comunicación electrónica, estarán
obligadas a realizar todos sus procedimientos de
La Secretaría de Economía, mediante reglas de licitación mediante dicha vía, salvo en los casos
carácter general y tomando en cuenta la opinión justificados que autorice la Secretaría de la Función
de la Secretaria de la Función Pública, determinará Pública.
los criterios para la aplicación de las reservas,
mecanismos de transición u otros supuestos Lo anterior, sin perjuicio de que los licitantes
establecidos en los tratados. puedan optar por presentar sus propuestas por
escrito durante el acto de presentación y apertura
La Secretaría de la Función Pública pondrá a de propuestas.
disposición pública, a través de medios de difusión
electrónica que establezca, la información que En el caso de las proposiciones presentadas por
obre en su base de datos correspondiente a las medios remotos de comunicación electrónica, el
convocatorias y bases de las licitaciones y, en su sobre será generado mediante el uso de
caso, sus modificaciones; las actas de las juntas de tecnologías que resguarden la confidencialidad
aclaraciones y de visita a instalaciones, los fallos de de la información de tal forma que sea inviolable,
dichas licitaciones o las cancelaciones de éstas, y conforme a las disposiciones técnicas que al efecto
los datos relevantes de los contratos adjudicados; establezca la Contraloría.

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Las proposiciones presentadas deberán ser Capítulo Único
firmadas autógrafamente por los licitantes o sus
apoderados; en el caso de que éstas sean enviadas Artículo 44.- En las adquisiciones, arrendamientos
a través de medios remotos de comunicación y servicios deberá pactarse preferentemente la
electrónica, se emplearán medios de identificación condición de precio fijo. No obstante, en casos
electrónica, los cuales producirán los mismos justificados se podrán pactar en el contrato
efectos que las leyes otorgan a los documentos decrementos o incrementos a los precios, de
correspondientes y, en consecuencia, tendrán el acuerdo con la fórmula o mecanismo de ajuste que
mismo valor probatorio. determine la convocante previamente a la
presentación de las propuestas.
La Secretaría de la Función Pública operará y se
encargará del sistema de certificación de los Cuando con posterioridad a la adjudicación de un
medios de identificación electrónica que utilicen contrato se presenten circunstancias económicas
las dependencias, entidades o los licitantes y será de tipo general, como resultado de situaciones
responsable de ejercer el control de estos medios, supervenientes ajenas a la responsabilidad de las
salvaguardando la confidencialidad de la partes, que provoquen directamente un aumento o
información que se remita por esta vía. reducción en los precios de los bienes o servicios
aún no entregados o prestados o aún no pagados,
La Secretaría de la Función Pública deberá aceptar y que por tal razón no pudieron haber sido objeto
la certificación de medios de identificación de consideración en la propuesta que sirvió de
electrónica que realicen las dependencias y base para la adjudicación del contrato
entidades, las entidades federativas y el Distrito correspondiente, las dependencias y entidades
Federal, así como terceros facultados por deberán reconocer incrementos o requerir
autoridad competente en la materia, cuando los reducciones, conforme a los lineamientos que
sistemas de certificación empleados se ajusten a las expida la Contraloría.
disposiciones que emita la Secretaría de la Función
Pública. Tratándose de bienes o servicios sujetos a precios
oficiales, se reconocerán los incrementos
México, D. F., a 30 de noviembre de 1999.- Sen. autorizados.
Dionisio Pérez Jácome, Vicepresidente en
funciones.- Dip. Francisco José Paoli Bolio, Artículo 45.- Los contratos o pedidos de
Presidente.- Sen. Raúl Juárez Valencia, Secretario.- adquisiciones, arrendamientos y servicios
Dip. Francisco J. Loyo Ramos, Secretario.- contendrán, en lo aplicable, lo siguiente:
Rúbricas".
I. La autorización del presupuesto para cubrir
En cumplimiento de lo dispuesto por la fracción I el compromiso derivado del contrato.
del Artículo 89 de la Constitución Política de los II. La indicación del procedimiento conforme al
Estados Unidos Mexicanos, y para su debida cual se llevó a cabo la adjudicación del
publicación y observancia, expido el presente contrato.
Decreto en la residencia del Poder Ejecutivo III. El precio unitario y el importe total a pagar
Federal, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a por los bienes o servicios.
los veintinueve días del mes de diciembre de mil IV. La fecha o plazo, lugar y condiciones de
novecientos noventa y nueve.- Ernesto Zedillo entrega.
Ponce de León.- Rúbrica.- El Secretario de V. Porcentaje, número y fechas o plazo de las
Gobernación, Diódoro Carrrasco Altamirano.- exhibiciones y amortización de los anticipos
Rúbrica que se otorguen.
VI. Forma, términos y porcentaje para garantizar
• Comite de compras los anticipos y el cumplimiento del contrato.
VII. Plazo y condiciones de pago del precio de los
Título Cuarto bienes o servicios.
De los Contratos

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VIII. Precisión de si el precio es fijo o sujeto a artículo 36 de esta Ley, y así sucesivamente en caso
ajustes y, en este último caso, la fórmula o de que este último no acepte la adjudicación,
condición en que se hará y calculará el siempre que la diferencia en precio con respecto a
ajuste. la propuesta que inicialmente hubiere resultado
IX. Condiciones, términos y procedimiento para ganadora, no sea superior al diez por ciento.
la aplicación de penas convencionales por
atraso en la entrega de los bienes o servicios, El licitante a quien se hubiere adjudicado el
por causas imputables a los proveedores. contrato no estará obligado a suministrar los
X. La descripción pormenorizada de los bienes bienes o prestar el servicio, si la dependencia o
o servicios objeto del contrato, incluyendo en entidad, por causas imputables a la misma, no
su caso la marca y modelo de los bienes. firmare el contrato.
XI. Salvo que exista impedimento, la
estipulación de que los derechos inherentes a En este supuesto, la dependencia o entidad, a
la propiedad intelectual, que se deriven de solicitud escrita del licitante, cubrirá los gastos no
los servicios de consultorías, asesorías, recuperables en que hubiere incurrido para
estudios e investigaciones contratados, preparar y elaborar su propuesta, siempre que
invariablemente se constituirán a favor de la éstos sean razonables, estén debidamente
dependencia o de la entidad, según comprobados y se relacionen directamente con la
corresponda, en términos de las licitación de que se trate.
disposiciones legales aplicables.
XII: Los demás aspectos y requisitos previstos en El atraso de la dependencia o entidad en la
las bases e invitaciones, así como los formalización de los contratos respectivos, o en la
relativos al tipo de contrato de que se trate. entrega de anticipos, prorrogará en igual plazo la
fecha de cumplimiento de las obligaciones
Para los efectos de esta Ley; las bases de licitación, asumidas por ambas partes.
el contrato, sus anexos son los instrumentos que
vinculan a las partes en sus derechos y Los derechos y obligaciones que se deriven de los
obligaciones. Las estipulaciones que se establezcan contratos no podrán cederse en forma parcial ni
en el contrato no deberán modificar las total en favor de cualquier otra persona, con
condiciones previstas en las bases de licitación. excepción de los derechos de cobro, en cuyo caso
se deberá contar con el consentimiento de la
En la formalización de los contratos, podrán dependencia o entidad de que se trate.
utilizarse los medios de comunicación electrónica
que al efecto autorice la Secretaria de la Función Artículo 47.- Las dependencias y entidades que
Pública. requieran de un mismo bien o servicio de manera
reiterada, podrán celebrar contratos abiertos
• Adjudicación directa conforme a lo siguiente:

Artículo 46.- La adjudicación del contrato I. Se establecerá la cantidad mínima y máxima de


obligará a la dependencia o entidad y a la persona bienes por adquirir o arrendar; o bien, el
en quien hubiere recaído, a formalizar el presupuesto mínimo y máximo que podrá
documento relativo dentro de los veinte días ejercerse en la adquisición, el arrendamiento o
naturales siguientes al de la notificación del fallo. la prestación del servicio. La cantidad o
Si el interesado no firmare el contrato por causas presupuesto mínimo que se requiera no podrá
imputables al mismo, dentro del plazo a que se ser inferior al cuarenta por ciento de la
refiere el párrafo anterior, la dependencia o cantidad o presupuesto máximo que se
entidad podrá, sin necesidad de un nuevo establezca.
procedimiento, adjudicar el contrato al
participante que haya presentado la siguiente En casos de bienes que se fabriquen en forma
proposición solvente más baja, de conformidad exclusiva para las dependencias y entidades, la
con lo asentado en el dictamen a que se refiere el cantidad o presupuesto mínimo que se

Planeación del Proceso de Compras 38


requiera no podrá ser inferior al ochenta por II. Las entidades, cuando los actos o contratos se
ciento de la cantidad o presupuesto máximo celebren con ellas.
que se establezca. III. Las Tesorerías de las entidades federativas, del
No se podrán establecer plazos de entrega en Distrito Federal o de los municipios, en los
los cuales no sea factible producir los bienes. casos de los contratos celebrados al amparo de
la fracción VI del artículo 1 de esta Ley.
II. Se hará una descripción completa de los bienes
o servicios con sus correspondientes precios Artículo 50.- Las dependencias y entidades se
unitarios. abstendrán de recibir propuestas o celebrar
III. En la solicitud y entrega de los bienes o contrato alguno en las materias a que se refiere
servicios se hará referencia al contrato esta Ley, con las personas siguientes:
celebrado.
IV. Los plazos para el pago de los bienes o I. Aquéllas en que el servidor público que
servicios no podrán exceder de treinta días intervenga en cualquier etapa del
naturales. procedimiento de contratación tenga interés
personal, familiar o de negocios, incluyendo
Artículo 48.- Los proveedores que celebren los aquéllas de las que pueda resultar algún
contratos a que se refiere esta Ley deberán beneficio para él, su cónyuge o sus parientes
garantizar: consanguíneos hasta el cuarto grado, por
afinidad o civiles, o para terceros con los que
I. Los anticipos que, en su caso, reciban. Estas tenga relaciones profesionales, laborales o de
garantías deberán constituirse por la totalidad negocios, o para socios o sociedades de las
del monto de los anticipos. que el servidor público o las personas antes
II. El cumplimiento de los contratos. referidas formen o hayan formado parte
durante los dos años previos a la fecha de
Para los efectos de este artículo, los titulares de las celebración del procedimiento de contratación
dependencias o los órganos de gobierno de las de que se trate.
entidades, fijarán las bases, forma y porcentajes a II. Las que desempeñen un empleo, cargo o
los que deberán sujetarse las garantías que deban comisión en el servicio público, o bien, las
constituirse. En los casos señalados en los artículos sociedades de las que dichas personas formen
41, fracciones IV, XI y XIV, y 42 de esta Ley, el parte, sin la autorización previa y específica de
servidor público que deba firmar el contrato, bajo la Secretaría de la Función Pública.
su responsabilidad, podrá exceptuar al proveedor, III. Aquellos proveedores que, por causas
de presentar la garantía de cumplimiento del imputables a ellos mismos, la dependencia o
contrato respectivo. entidad convocante les hubiere rescindido
administrativamente más de un contrato,
La garantía de cumplimiento del contrato deberá dentro de un lapso de dos años calendario
presentarse a más tardar dentro de los diez días contados a partir de la notificación de la
naturales siguientes a la firma del contrato, salvo primera rescisión. Dicho impedimento
que la entrega de los bienes o la prestación de los prevalecerá ante la propia dependencia o
servicios se realice dentro del citado plazo y, la entidad convocante por el plazo que se
correspondiente al anticipo se presentará establezca en las políticas, bases y lineamientos
previamente a la entrega de éste, a más tardar en a que se refiere el artículo 1 de esta Ley, el cual
la fecha establecida en el contrato. no podrá ser superior a dos años calendario
contados a partir de la notificación de la
Artículo 49.- Las garantías que deban otorgarse rescisión del segundo contrato.
conforme a esta Ley se constituirán en favor de: IV. Las que se encuentren inhabilitadas por
resolución de la Contraloría en los términos del
I. La Tesorería de la Federación, por actos o Título Sexto de este ordenamiento y Título
contratos que se celebren con las Séptimo de la Ley de Obras Públicas y Servicios
dependencias. Relacionados con las Mismas.

Planeación del Proceso de Compras 39


V. Los proveedores que se encuentren en que quienes las reciban tengan o no relación
situación de atraso en las entregas de los con la contratación.
bienes o en la prestación de los servicios por XIII. Las demás que por cualquier causa se
causas imputables a ellos mismos, respecto de encuentren impedidas para ello por
otro u otros contratos celebrados con la propia disposición de Ley.
dependencia o entidad, siempre y cuando
éstas hayan resultado gravemente Las políticas, bases y lineamientos a que alude el
perjudicadas. artículo 1 de esta Ley, que emitan las dependencias
VI. Aquellas que hayan sido declaradas sujetas a y entidades cuyo objeto comprenda la prestación
concurso mercantil o alguna figura análoga. de servicios de salud, podrán establecer que las
VII. Aquellas que presenten propuestas en una hipótesis previstas en las fracciones III y V de este
misma partida de un bien o servicio en un artículo, se encuentren referidas solamente a cada
procedimiento de contratación que se una de sus áreas facultadas para llevar a cabo
encuentren vinculadas entre sí por algún socio procedimientos de contratación, de tal manera que
o asociado común. el impedimento de una de éstas para contratar en
VIII. Las que pretendan participar en un dichos casos, no se hará aplicable a las demás.
procedimiento de contratación y previamente
hayan realizado o se encuentren realizando, En estos supuestos, el oficial mayor o su
por sí o a través de empresas que formen parte equivalente de la dependencia o entidad, deberá
del mismo grupo empresarial, en virtud de otro llevar el registro, control y difusión de las personas
contrato, trabajos de análisis y control de con las que se encuentren impedidas de contratar.
calidad, preparación de especificaciones,
presupuesto o la elaboración de cualquier Artículo 51.- La fecha de pago al proveedor que
documento vinculado con el procedimiento en las dependencias y entidades estipulen en los
que se encuentran interesadas en participar. contratos quedará sujeta a las condiciones que
IX. Aquellas que por sí o a través de empresas que establezcan las mismas; sin embargo, no podrá
formen parte del mismo grupo empresarial exceder de cuarenta y cinco días naturales
pretendan ser contratadas para elaboración de posteriores a la presentación de la factura
dictámenes, peritajes y avalúos, cuando éstos respectiva, previa entrega de los bienes o
hayan de ser utilizados para resolver prestación de los servicios en los términos del
discrepancias derivadas de los contratos en los contrato.
que dichas personas o empresas sean parte.
X. Las que celebren contratos sobre las materias En caso de incumplimiento en los pagos a que se
reguladas por esta Ley sin estar facultadas para refiere el párrafo anterior, la dependencia o
hacer uso de derechos de propiedad entidad, a solicitud del proveedor, deberá pagar
intelectual. gastos financieros conforme a la tasa que será
igual a la establecida por la Ley de Ingresos de la
XI. Las que hayan utilizado información Federación en los casos de prórroga para el pago
privilegiada, proporcionada indebidamente de créditos fiscales. Dichos gastos se calcularán
por servidores públicos o sus familiares por sobre las cantidades no pagadas y se computarán
parentesco consanguíneo y, por afinidad por días naturales desde que se venció el plazo
hasta el cuarto grado, o civil. pactado, hasta la fecha en que se pongan
XII. Las que contraten servicios de asesoría, efectivamente las cantidades a disposición del
consultoría y apoyo de cualquier tipo de proveedor.
personas en materia de contrataciones
gubernamentales, si se comprueba que todo Tratándose de pagos en exceso que haya recibido
o parte de las contraprestaciones pagadas al el proveedor, éste deberá reintegrar las cantidades
prestador del servicio, a su vez, son recibidas pagadas en exceso, más los intereses
por servidores públicos por si o por correspondientes, conforme a lo señalado en el
interpósita persona, con independencia de párrafo anterior. Los intereses se calcularán sobre
las cantidades pagadas en exceso en cada caso y se

Planeación del Proceso de Compras 40


computarán por días naturales desde la fecha del dependencias y entidades podrán modificarlos
pago, hasta la fecha en que se pongan mediante la cancelación de partidas o parte de las
efectivamente las cantidades a disposición de la cantidades originalmente estipuladas, siempre y
dependencia o entidad. cuando no rebase el cinco por ciento del importe
total del contrato respectivo.
En caso de rescisión del contrato, el proveedor
deberá reintegrar el anticipo y, en su caso, los Cualquier modificación a los contratos deberá
pagos progresivos que haya recibido más los formalizarse por escrito por parte de las
intereses correspondientes, conforme a lo indicado dependencias y entidades, los instrumentos legales
en este artículo. Los intereses se calcularán sobre el respectivos serán suscritos por el servidor público
monto del anticipo no amortizado y pagos que lo haya hecho en el contrato o quien lo
progresivos efectuados y se computarán por días sustituya o esté facultado para ello.
naturales desde la fecha de su entrega hasta la
fecha en que se pongan efectivamente las Las dependencias y entidades se abstendrán de
cantidades a disposición de la dependencia o hacer modificaciones que se refieran a precios,
entidad. anticipos, pagos progresivos, especificaciones y, en
general, cualquier cambio que implique otorgar
Las dependencias y entidades podrán establecer en condiciones más ventajosas a un proveedor
sus políticas, bases y lineamientos, comparadas con las establecidas originalmente.
preferentemente el pago a proveedores a través de
medios de comunicación electrónica. Artículo 53.- Las dependencias y entidades
deberán pactar penas convencionales a cargo del
Artículo 52.- Las dependencias y entidades proveedor por atraso en el cumplimiento de las
podrán, dentro de su presupuesto aprobado y fechas pactadas de entrega o de la prestación del
disponible, bajo su responsabilidad y por razones servicio, las que no excederán del monto de la
fundadas y explícitas, acordar el incremento en la garantía de cumplimiento del contrato, y serán
cantidad de bienes solicitados mediante determinadas en función de los bienes o servicios
modificaciones a sus contratos vigentes, dentro de no entregados o prestados oportunamente. En las
los doce meses posteriores a su firma, siempre que operaciones en que se pactare ajuste de precios, la
el monto total de las modificaciones no rebase, en penalización se calculará sobre el precio ajustado.
conjunto, el veinte por ciento del monto o
cantidad de los conceptos y volúmenes Los proveedores quedarán obligados ante la
establecidos originalmente en los mismos y el dependencia o entidad a responder de los defectos
precio de los bienes sea igual al pactado y vicios ocultos de los bienes y de la calidad de los
originalmente. servicios, así como de cualquier otra
responsabilidad en que hubieren incurrido, en los
Igual porcentaje se aplicará a las modificaciones términos señalados en el contrato respectivo y en
que por ampliación de la vigencia se hagan de los la legislación aplicable.
contratos de arrendamientos o de servicios, cuya
prestación se realice de manera continua y Los proveedores cubrirán las cuotas
reiterada. compensatorias a que, conforme a la ley de la
materia, pudiere estar sujeta la importación de
Tratándose de contratos en los que se incluyan bienes objeto de un contrato, y en estos casos no
bienes o servicios de diferentes características, el procederán incrementos a los precios pactados, ni
porcentaje se aplicará para cada partida o cualquier otra modificación al contrato.
concepto de los bienes o servicios de que se trate.
Artículo 54.- Las dependencias y entidades podrán
Cuando los proveedores demuestren la existencia en cualquier momento rescindir
de causas justificadas que les impidan cumplir con administrativamente los contratos cuando el
la entrega total de los bienes conforme a las proveedor incurra en incumplimiento de sus
cantidades pactadas en los contratos, las obligaciones, conforme al procedimiento siguiente:

Planeación del Proceso de Compras 41


I. Se iniciará a partir de que al proveedor le sea Las dependencias y entidades podrán establecer en
comunicado por escrito el incumplimiento en las bases de licitación, invitaciones y contratos,
que haya incurrido, para que en un término de deducciones al pago de bienes o servicios con
cinco días hábiles exponga lo que a su derecho motivo del incumplimiento parcial o deficiente en
convenga y aporte, en su caso, las pruebas que que pudiera incurrir el proveedor respecto a las
estime pertinentes. partidas o conceptos que integran el contrato. En
II. Transcurrido el término a que se refiere la estos casos, establecerán el límite de
fracción anterior, se resolverá considerando los incumplimiento a partir del cual podrán cancelar
argumentos y pruebas que hubiere hecho total o parcialmente las partidas o conceptos no
valer. entregados, o bien rescindir el contrato en los
III. La determinación de dar o no por rescindido el términos de este artículo.
contrato deberá ser debidamente fundada,
motivada y comunicada al proveedor dentro Cuando por motivo del atraso en la entrega de los
de los quince días hábiles siguientes a lo bienes o la prestación de los servicios, o el
señalado en la fracción I de este artículo. procedimiento de rescisión se ubique en un
IV. Cuando se rescinda el contrato se formulará el ejercicio fiscal diferente a aquél en que hubiere
finiquito correspondiente, a efecto de hacer sido adjudicado el contrato, la dependencia o
constar los pagos que deba efectuar la entidad convocante podrá recibir los bienes o
dependencia o entidad por concepto de los servicios, previa verificación de que continúa
bienes recibidos o los servicios prestados hasta vigente la necesidad de los mismos y se cuenta con
el momento de rescisión. partida y disponibilidad presupuestaria del ejercicio
fiscal vigente, debiendo modificarse la vigencia del
Si previamente a la determinación de dar por contrato con los precios originalmente pactados.
rescindido el contrato, se hiciere entrega de los Cualquier pacto en contrario a lo dispuesto en este
bienes o se prestaren los servicios, el artículo se considerará nulo.
procedimiento iniciado quedará sin efecto, previa
aceptación y verificación de la dependencia o Asimismo, podrán dar por terminados
entidad de que continúa vigente la necesidad de anticipadamente los contratos cuando concurran
los mismos, aplicando, en su caso, las penas razones de interés general, o bien, cuando por
convencionales correspondientes. causas justificadas se extinga la necesidad de
requerir los bienes o servicios originalmente
La dependencia o entidad podrá determinar no dar contratados, y se demuestre que de continuar con
por rescindido el contrato, cuando durante el el cumplimiento de las obligaciones pactadas, se
procedimiento advierta que la rescisión del ocasionaría algún daño o perjuicio al Estado, o se
contrato pudiera ocasionar algún daño o determine la nulidad total o parcial de los actos
afectación a las funciones que tiene que dieron origen al contrato, con motivo de la
encomendadas. En este supuesto, deberá elaborar resolución de una inconformidad emitida por la
un dictamen en el cual justifique que los impactos Secretaría de la Función Pública.
económicos o de operación que se ocasionarían
con la rescisión del contrato resultarían más En estos supuestos la dependencia o entidad
inconvenientes. reembolsará al proveedor los gastos no
recuperables en que haya incurrido, siempre que
Al no dar por rescindido el contrato, la éstos sean razonables, estén debidamente
dependencia o entidad establecerá con el comprobados y se relacionen directamente con el
proveedor otro plazo, que le permita subsanar el contrato correspondiente.
incumplimiento que hubiere motivado el inició del
procedimiento. El convenio modificatorio que al Artículo 55.- Las dependencias y entidades estarán
efecto se celebre deberá atender a las condiciones obligadas a mantener los bienes adquiridos o
previstas por los dos últimos párrafos del artículo arrendados en condiciones apropiadas de
52 de esta Ley. operación y mantenimiento, así como vigilar que

Planeación del Proceso de Compras 42


los mismos se destinen al cumplimiento de los proporcionar el citado equipo sin costo alguno
programas y acciones previamente determinados. para la dependencia o entidad durante el tiempo
requerido para el consumo de los materiales.
Para los efectos del párrafo anterior, las
dependencias y entidades en los contratos de Actividades
adquisiciones, arrendamientos o servicios, deberán
estipular las condiciones que garanticen su
correcta operación y funcionamiento; en su caso, Trabajo en equipo
la obtención de una póliza de seguro por parte del
proveedor, que garantice la integridad de los
bienes hasta el momento de su entrega y, de ser Cuadros sinópticos, cuadros de
necesario, la capacitación del personal que operará doble entrada y tablas
los equipos.

La adquisición de materiales cuyo consumo haga Para que puedas identificar la importancia de la
necesaria invariablemente la utilización de equipo legislación en materia de compras, integra un
propiedad del proveedor podrá realizarse siempre equipo de tres personas y elaboren un cuadro
y cuando en las bases de licitación se establezca sinóptico que contenga los puntos más
que a quien se adjudique el contrato deberá importantes de los artículos de la Ley de
proporcionar el citado equipo sin costo alguno Adquisiciones y su Reglamento referentes a las
para la dependencia o entidad durante el tiempo licitaciones. Presenten su cuadro sinóptico a sus
requerido para el consumo de los materiales. compañeros y profesor.

Artículo 55 Bis.- Cuando en la prestación del 1.3.2. Convocatoria de Licitación


servicio se presente caso fortuito o de fuerza
mayor, la dependencia o entidad, bajo su • Requisitos legales
responsabilidad podrá suspender la prestación del
servicio, en cuyo caso únicamente se pagarán Título Tercero
aquellos que hubiesen sido efectivamente De los Procedimientos de Contratación
prestados y se reintegrarán los anticipos no Capítulo Segundo
amortizados. De la Licitación Pública

Cuando la suspensión obedezca a causas Artículo 28.- Las licitaciones públicas podrán ser:
imputables a la dependencia o entidad, en las
bases de la licitación y el contrato deberá preverse I. Nacionales, cuando únicamente puedan
la forma de pagar al proveedor los gastos no participar personas de nacionalidad mexicana y
recuperables durante el tiempo que dure esta los bienes a adquirir sean producidos en el país
suspensión. y cuenten por lo menos con un cincuenta por
ciento de contenido nacional, el que será
En cualquiera de los casos previstos en este determinado tomando en cuenta el costo de
artículo, se pactará por las partes el plazo de producción del bien, que significa todos los
suspensión, a cuyo término podrá iniciarse la costos menos la promoción de ventas,
terminación anticipada del contrato. comercialización, regalías y embarque, así
como los costos financieros. La Secretaría de
• Licitación Pública Comercio y Fomento Industrial, mediante
reglas de carácter general, establecerá los
La adquisición de materiales cuyo consumo haga casos de excepción correspondientes a dichos
necesaria invariablemente la utilización de equipo requisitos, así como un procedimiento
propiedad del proveedor podrá realizarse siempre expedito para determinar el grado de
y cuando en las bases de licitación se establezca contenido nacional de los bienes que se
que a quien se adjudique el contrato deberá

Planeación del Proceso de Compras 43


oferten, para lo cual tomará en cuenta la • Bases para una licitación
opinión de la Secretaría y de la Contraloría.
Artículo 29.- Las convocatorias podrán referirse a
La Secretaría de Comercio y Fomento uno o más bienes o servicios, y contendrán, en lo
Industrial, de oficio o a solicitud de la aplicable, lo siguiente:
Contraloría, podrá realizar visitas para verificar
que los bienes cumplen con los requisitos I. El nombre, denominación o razón social de la
señalados en el párrafo anterior. dependencia o entidad convocante.
II. La indicación de los lugares, fechas y horarios
II. Internacionales, cuando puedan participar en que los interesados podrán obtener las
tanto personas de nacionalidad mexicana como bases de la licitación y, en su caso, el costo y
extranjera y los bienes a adquirir sean de origen forma de pago de las mismas. Cuando las
nacional o extranjero. bases impliquen un costo, éste será fijado sólo
en razón de la recuperación de las erogaciones
Solamente se deberán llevar a cabo licitaciones por publicación de la convocatoria y de la
internacionales, en los siguientes casos: reproducción de los documentos que se
entreguen; los interesados podrán revisarlas
a. Cuando resulte obligatorio conforme a lo previamente a su pago, el cual será requisito
establecido en los tratados. para participar en la licitación. Igualmente, los
b. Cuando, previa investigación de mercado que interesados podrán consultar y adquirir las
realice la dependencia o entidad convocante, bases de las licitaciones por los medios de
no exista oferta de proveedores nacionales difusión electrónica que establezca la
respecto a bienes o servicios en cantidad o Contraloría.
calidad requeridas, o sea conveniente en III. La fecha, hora y lugar de celebración del acto
términos de precio. de presentación y apertura de proposiciones,
c. Cuando habiéndose realizado una de carácter de la primera junta de aclaración a las bases de
nacional, no se presente alguna propuesta o licitación, en su caso, la reducción del plazo a
ninguna cumpla con los requisitos a que se que alude el artículo 32 de la presente Ley, y el
refiere la fracción I de este artículo. señalamiento de sí se aceptará el envío de
d.Cuando así se estipule para las contrataciones propuestas por servicio postal o de mensajería,
financiadas con créditos externos otorgados al o por medios remotos de comunicación
gobierno federal o con su aval. electrónica.
IV. La indicación de si la licitación es nacional o
En este tipo de licitaciones la Secretaría de internacional; y en caso de ser internacional, si
Comercio y Fomento Industrial, mediante se realizará o no bajo la cobertura del capítulo
publicación en el Diario Oficial de la Federación, de compras del sector público de algún
determinará los casos en que los participantes tratado, y el idioma o idiomas, además del
deban manifestar ante la convocante que los español, en que podrán presentarse las
precios que presentan en su propuesta económica proposiciones.
no se cotizan en condiciones de prácticas desleales V. La indicación que ninguna de las condiciones
de comercio internacional en su modalidad de contenidas en las bases de la licitación, así
discriminación de precios o subsidios. como en las proposiciones presentadas por los
licitantes, podrán ser negociadas;
Podrá negarse la participación a extranjeros en VI. La descripción general, cantidad y unidad de
licitaciones internacionales, cuando con el país del medida de los bienes o servicios que sean
cual sean nacionales no se tenga celebrado un objeto de la licitación, así como la
tratado y ese país no conceda un trato recíproco a correspondiente, por lo menos, a cinco de las
los licitantes, proveedores, bienes o servicios partidas o conceptos de mayor monto.
mexicanos. VII. Lugar y plazo de entrega.
VIII. Condiciones de pago, señalando el momento
en que se haga exigible el mismo.

Planeación del Proceso de Compras 44


IX. Los porcentajes de los anticipos que, en su anexos técnicos y folletos podrán presentarse
caso, se otorgarían. en el idioma del país de origen de los bienes o
X. La indicación de que no podrán participar las servicios, acompañados de una traducción
personas que se encuentren en los supuestos simple al español.
del artículo 50 de esta Ley. Tratándose de bienes y servicios en los que se
XI. En el caso de arrendamiento, la indicación de requiera que las especificaciones técnicas, las
si éste es con o sin opción a compra, y proposiciones, anexos técnicos y folletos se
XII. La indicación de que cualquier persona presenten en un idioma diferente del español,
podrá asistir a los diferentes actos de la previa autorización del titular del área
licitación en calidad de observador, sin solicitante, se podrá establecer el idioma
necesidad de adquirir las bases, registrando extranjero en que se formulen y presenten
previamente su participación. dichos documentos sin la traducción
respectiva.
Artículo 30.- Las convocatorias se publicarán en el VI. Moneda en que se cotizará y efectuará el pago
Diario Oficial de la Federación. respectivo. En licitaciones públicas nacionales,
Artículo 31.- Las bases que emitan las las propuestas y el pago de bienes o servicios
dependencias y entidades para las licitaciones se realizarán en pesos mexicanos.
públicas se pondrán a disposición de los
interesados, tanto en el domicilio señalado por la Tratándose de servicio de fletamento de
convocante como en los medios de difusión embarcaciones, adquisición de boletos de
electrónica que establezca la Secretaría de la avión y el aseguramiento de bienes, las
Función Pública, a partir del día en que se publique propuestas se podrán presentar en la moneda
la convocatoria y hasta, inclusive, el sexto día extranjera que determine la convocante y su
natural previo al acto de presentación y apertura pago se podrá realizar en moneda nacional al
de proposiciones, siendo responsabilidad exclusiva tipo de cambio vigente en la fecha en que éste
de los interesados adquirirlas oportunamente se realice. En todo caso, se aplicará lo que
durante este período y contendrán, en lo aplicable, dispongan las disposiciones específicas en la
lo siguiente: materia.

I. Nombre, denominación o razón social de la En licitaciones internacionales, en que la


dependencia o entidad convocante. convocante determine efectuar los pagos a
II. Forma en que se acreditará la existencia y proveedores extranjeros en moneda extranjera,
personalidad jurídica del licitante. los licitantes nacionales podrán presentar sus
III. Fecha, hora y lugar de la junta de aclaraciones proposiciones en la misma moneda extranjera
a las bases de la licitación, siendo optativa la que determine la convocante. No obstante, el
asistencia a las reuniones que se realicen; pago que se realice en el territorio nacional
fecha, hora y lugar de celebración del acto de deberá hacerse en moneda nacional y al tipo
presentación y apertura de proposiciones; de cambio vigente en la fecha en que se haga
comunicación del fallo y firma del contrato. dicho pago. Tratándose de proveedores
extranjeros, los pagos podrán hacerse en el
IV. Señalamiento de que será causa de extranjero en la moneda determinada en las
descalificación el incumplimiento de alguno de bases respectivas.
los requisitos establecidos en las bases de la
licitación que afecte la solvencia de la VII. La indicación de que ninguna de las
propuesta, así como la comprobación de que condiciones contenidas en las bases de la
algún licitante ha acordado con otro u otros licitación, así como en las proposiciones
elevar los precios de los bienes o servicios, o presentadas por los licitantes podrán ser
cualquier otro acuerdo que tenga como fin negociadas.
obtener una ventaja sobre los demás licitantes. VIII. Criterios claros y detallados para la evaluación
V. Idioma o idiomas, además del español, en que de las propuestas y adjudicación de los
podrán presentarse las proposiciones. Los

Planeación del Proceso de Compras 45


contratos de conformidad a lo establecido porcentaje diferencial en precio que se
por el artículo 36 de esta Ley. considerará.
IX. Descripción completa de los bienes o XV. En el caso de contratos abiertos, la
servicios, o indicación de los sistemas información a que alude del artículo 47 de
empleados para identificación de los este ordenamiento.
mismos; información específica que XVI. Las penas convencionales que serán
requieran respecto a mantenimiento, aplicables por atraso en la entrega de los
asistencia técnica y capacitación; relación de bienes o en la prestación de los servicios, en
refacciones que deberán cotizarse cuando los términos señalados en el artículo 53 de
sean parte integrante del contrato; esta Ley.
aplicación de normas conforme a lo XVII. La indicación de que el licitante ganador que
establecido en la Ley Federal sobre no firme el contrato por causas imputables al
Metrología y Normalización; dibujos; mismo será sancionado en los términos del
cantidades; muestras, y pruebas que se artículo 60 de esta Ley.
realizarán, así como método para ejecutarlas. XVIII. En su caso, términos y condiciones a que
deberá ajustarse la participación de los
X. Plazo y condiciones de entrega; así como la licitantes cuando las proposiciones sean
indicación del lugar, dentro del territorio enviadas a través del servicio postal o de
nacional, donde deberán efectuarse las mensajería, o por medios remotos de
entregas. Cuando se trate de diferentes comunicación electrónica. El que los
lugares de entrega, podrá establecerse que licitantes opten por utilizar alguno de estos
se propongan precios para cada uno de éstos medios para enviar sus proposiciones no
o uno solo para todos ellos. limita, en ningún caso, que asistan a los
XI. Requisitos que deberán cumplir quienes diferentes actos derivados de una licitación.
deseen participar, precisando como serán XIX. Las condiciones de precio, en el que se
utilizados en la evaluación. precisará si se trata de precios fijos o
XII. Condiciones de pago, señalando el momento variables, para este último caso, se deberá
en que se haga exigible el mismo. indicar la fórmula o mecanismo de ajuste de
Tratándose de adquisiciones de bienes precios en los términos que prevé el artículo
muebles, podrá establecerse que el pago se 44 de esta Ley.
cubra parte en dinero y parte en especie, XX. Los casos en que podrán otorgarse prórrogas
siempre y cuando el numerario sea mayor, para el cumplimiento de las obligaciones
sin perjuicio de las disposiciones relativas de contractuales y los requisitos que deberán
la Ley General de Bienes Nacionales. observarse.
XIII. Datos sobre las garantías; así como la XXI. Las causales para la rescisión de los
indicación de si se otorgará anticipo, en cuyo contratos, en los términos previstos en esta
caso deberá señalarse el porcentaje Ley;
respectivo y el momento en que se XXII. Las previsiones relativas a los términos y
entregará, el que no podrá exceder del condiciones a las que se sujetará la
cincuenta por ciento del monto total del devolución y reposición de bienes por
contrato. motivos de fallas de calidad o cumplimiento
XIV. La indicación de si la totalidad de los bienes de especificaciones originalmente
o servicios objeto de la licitación, o bien, de convenidas, sin que las sustituciones
cada partida o concepto de los mismos, impliquen su modificación.
serán adjudicados a un solo proveedor, o si
la adjudicación se hará mediante el XXIII. El señalamiento de las licencias,
procedimiento de abastecimiento simultáneo autorizaciones y permisos que conforme a
a que se refiere el artículo 39 de esta Ley, en otras disposiciones sea necesario contar para
cuyo caso deberá precisarse el número de la adquisición o arrendamiento de bienes y
fuentes de abastecimiento requeridas, los prestación de los servicios correspondientes,
porcentajes que se asignarán a cada una y el

Planeación del Proceso de Compras 46


cuando sean del conocimiento de la abstendrán de firmar los contratos
dependencia o entidad. correspondientes.
XXIV. La indicación de que no podrán participar las
personas físicas o morales inhabilitadas por XXV. La indicación de que en caso de violaciones
resolución de la Secretaría de la Función en materia de derechos inherentes a la
Pública, en los términos de este propiedad intelectual, la responsabilidad
ordenamiento o de la Ley de Obras Públicas y estará a cargo del licitante o proveedor
Servicios Relacionados con las Mismas. según sea el caso. Salvo que exista
impedimento, la indicación de que los
Asimismo, la indicación de que los mencionados derechos, para el caso de la
participantes deberán presentar manifestación contratación de servicios de consultoría,
bajo protesta de decir verdad de que por su asesorías, estudios e investigaciones, se
conducto, no participan en los procedimientos estipularán a favor de la dependencia o
de contratación establecidos en esta Ley, entidad de que se trate, en los términos de
personas físicas o morales que se encuentren las disposiciones legales aplicables.
inhabilitadas en los términos del párrafo
anterior, con el propósito de evadir los efectos XXVI. El tipo y modelo de contrato.
de la inhabilitación, tomando en
consideración, entre otros, los supuestos Para la participación, adjudicación o
siguientes: contratación de adquisiciones,
arrendamientos o servicios no se podrán
A. Personas morales en cuyo capital social exigir requisitos que tengan por objeto
participen personas físicas o morales que limitar la libre participación. En ningún caso
se encuentren inhabilitadas en términos se establecerán requisitos o condiciones
del primer párrafo de esta fracción. imposibles de cumplir. Previo a la emisión de
B. Personas morales que en su capital social la convocatoria, las bases de licitación cuyo
participen personas morales en cuyo presupuesto en conjunto represente al
capital social, a su vez, participen personas menos el cincuenta por ciento del monto
físicas o morales que se encuentren total a licitarse por la dependencia o entidad
inhabilitadas en términos del primer en cada ejercicio fiscal, deberán ser
párrafo de esta fracción. difundidas a través de su página en Internet
C. Personas físicas que participen en el capital o en los medios de difusión electrónica que
social de personas morales que se establezca la Secretaría de la Función
encuentren inhabilitadas. Pública, al menos durante cinco días hábiles,
contados a partir del día siguiente al de su
La participación social deberá tomarse en difusión en dicho medio, lapso durante el
cuenta al momento de la infracción que cual se recibirán los comentarios pertinentes
hubiere motivado la inhabilitación. en la dirección electrónica que para tal fin se
señale, o bien, invitarán a los interesados,
La falsedad en la manifestación a que se refiere profesionales, cámaras o asociaciones
esta fracción será sancionada en los términos empresariales del ramo para participar en la
de Ley. revisión y opinión de las mismas.

En caso de omisión en la entrega del escrito a Artículo 32.- El plazo para la presentación y
que se refiere esta fracción, o si de la apertura de proposiciones de las licitaciones
información y documentación con que cuente internacionales no podrá ser inferior a veinte días
la Secretaría de la Función Pública se naturales, contados a partir de la fecha de
desprende que personas físicas o morales publicación de la convocatoria.
pretenden evadir los efectos de la En licitaciones nacionales, el plazo para la
inhabilitación, las dependencias y entidades se presentación y apertura de proposiciones será,
cuando menos, de quince días naturales contados

Planeación del Proceso de Compras 47


a partir de la fecha de publicación de la Las modificaciones de que trata este artículo
convocatoria. en ningún caso podrán consistir en la
sustitución de los bienes o servicios
Cuando no puedan observarse los plazos indicados convocados originalmente, adición de otros de
en este artículo porque existan razones justificadas distintos rubros o en variación significativa de
del área solicitante de los bienes o servicios, sus características.
siempre que ello no tenga por objeto limitar el Cualquier modificación a las bases de la
número de participantes, el titular del área licitación, derivada del resultado de la o las
responsable de la contratación podrá reducir los juntas de aclaraciones, será considerada como
plazos a no menos de diez días naturales, contados parte integrante de las propias bases de
a partir de la fecha de publicación de la licitación.
convocatoria.
En las juntas de aclaraciones, las convocantes
Artículo 33.- Las dependencias y entidades, resolverán en forma clara y precisa las dudas o
siempre que ello no tenga por objeto limitar el cuestionamientos que sobre las bases de
número de licitantes, podrán modificar los plazos u licitación les formulen los interesados,
otros aspectos establecidos en la convocatoria o en debiendo constar todo ello, en el acta
las bases de licitación, a partir de la fecha en que respectiva que para tal efecto se levante.
sea publicada la convocatoria y hasta, inclusive, el
sexto día natural previo al acto de presentación y De proceder las modificaciones en ningún caso
apertura de proposiciones, siempre que: podrán consistir en la sustitución o variación
sustancial de los trabajos convocados
I. Tratándose de la convocatoria, las originalmente, o bien, en la adición de otros
modificaciones se hagan del conocimiento de distintos.
los interesados a través de los mismos medios
utilizados para su publicación. Artículo 34.- La entrega de proposiciones se hará
II. En el caso de las bases de la licitación, se en sobre cerrado que contendrá la propuesta
publique un aviso en el Diario Oficial de la técnica y económica. La documentación distinta a
Federación, a fin de que los interesados la propuesta podrá entregarse, a elección del
concurran ante la propia dependencia o licitante, dentro o fuera del sobre que la contenga.
entidad para conocer, de manera específica,
las modificaciones respectivas. Salvo los casos justificados por las dependencias o
No será necesario hacer la publicación del entidades, en las bases de licitación, se establecerá
aviso a que se refiere esta fracción, cuando las que dos o más personas podrán presentar
modificaciones deriven de las juntas de conjuntamente proposiciones sin necesidad de
aclaraciones, siempre que, a más tardar dentro constituir una sociedad, o nueva sociedad en caso
del plazo señalado en este artículo, se de personas morales, siempre que, para tales
entregue copia del acta respectiva a cada uno efectos, en la propuesta y en el contrato se
de los licitantes que hayan adquirido las bases establezcan con precisión y a satisfacción de la
de la correspondiente licitación. dependencia o entidad, las partes a que cada
III. En el caso de las bases de licitación, o las persona se obligará, así como la manera en que se
modificaciones de éstas, se de la misma exigiría el cumplimiento de las obligaciones.
difusión que se haya dado a la documentación
original, o bien, cuando las modificaciones En este supuesto la propuesta deberá ser firmada
deriven de las juntas de aclaraciones, se ponga por el representante común que para ese acto
a disposición o se entregue copia del acta haya sido designado por el grupo de personas.
respectiva a cada uno de los licitantes que
hayan adquirido las bases de la Previo al acto de presentación y apertura de
correspondiente licitación. proposiciones, las convocantes podrán efectuar el
registro de participantes, así como realizar
revisiones preliminares a la documentación distinta

Planeación del Proceso de Compras 48


a la propuesta. Lo anterior será optativo para los convocante procederá a realizar la evaluación
licitantes, por lo que no se podrá impedir el acceso de la o las propuestas aceptadas. Cuando no
a quienes hayan cubierto el costo de las bases y se hubiere establecido para dicha evaluación el
decidan presentar su documentación y criterio relativo a puntos y porcentajes, el de
proposiciones en la fecha, hora y lugar establecido costo beneficio la convocante evaluará, en su
para la celebración del citado acto. caso, al menos las dos propuestas cuyo precio
resulte ser más bajo.
Artículo 35.- El acto de presentación y apertura de
proposiciones se llevará a cabo conforme a lo
siguiente:

I. Una vez recibidas las proposiciones en sobre


cerrado, se procederá a su apertura, se
desecharán las que hubieren omitido alguno
de los requisitos exigidos.

II. Por lo menos un licitante, si asistiere alguno, y


el servidor público de la dependencia o entidad
facultado para presidir el acto o el servidor
público que éste designe, rubricarán las partes
de las propuestas que previamente haya
determinado la convocante en las bases de
licitación, las que para estos efectos constarán
documentalmente, debiendo en seguida dar
lectura al importe total de cada una de las
propuestas.

III. Se levantará acta que servirá de constancia de


la celebración del acto de presentación y
apertura de las proposiciones, en la que se
harán constar las propuestas aceptadas para su
posterior evaluación y el importe de cada una
de ellas, así como las que hubieren sido
desechadas y las causas que lo motivaron; el
acta será firmada por los asistentes y se pondrá
a su disposición o se les entregará copia de la
misma; la falta de firma de algún licitante no
invalidará su contenido y efectos, poniéndose
a partir de esa fecha a disposición de los que
no hayan asistido, para efectos de su
notificación.

IV. En el acta a que se refiere la fracción anterior,


se señalará lugar, fecha y hora en que se dará
a conocer el fallo de la licitación; esta fecha
deberá quedar comprendida dentro de los
veinte días naturales siguientes a la establecida
para este acto y podrá diferirse, siempre que el
nuevo plazo fijado no exceda de veinte días
naturales contados a partir del plazo
establecido originalmente para el fallo. La

Planeación del Proceso de Compras 49


• Modelo de una convocatoria.

GOBIERNO DEL ESTADO DE….


Licitación Pública Nacional N____________

De conformidad con lo que establece la normatividad Estatal en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y


Servicios, se convoca a los interesados en participar en la(s) licitación(es) de carácter nacional para la
Contratación de_____________, de conformidad con lo siguiente:

Costo de las bases Fecha límite Junta de Presentación y apertura de


para inscripción aclaraciones proposiciones
bases
$____ ________ _____Horas. _________ horas
Costo en CompraNET:
$___

Descripción de los bienes

1. Las bases de la licitación se encuentran disponibles para consulta y venta en Internet:


http://www..compranet.gob.mx, o bien en: las oficinas de _____________, sito en
___________________, Hermosillo, Sonora; con el siguiente horario: _________, en días hábiles.
2. La forma de pago para la compra de las bases es: En convocante: En efectivo o mediante cheque
certificado o de caja a nombre de la Secretaría de Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora. En
CompraNET mediante los recibos que genera el sistema.
3. La Junta de Aclaraciones y el acto de presentación y apertura de proposiciones técnica y económica se
llevarán a cabo en el _______________________________, ubicado en _______________, Hermosillo,
Sonora.
4. Anticipos en su caso.

REQUISITOS QUE DEBERÁN CUBRIR LOS INTERESADOS DENTRO DEL PERÍODO DE INSCRIPCIÓN, PARA
PODER QUEDAR INSCRITOS EN LA PRESENTE LICITACION. DICHA DOCUMENTACIÓN SE DEBERÁ
PRESENTAR EN EL DOMICILIO Y HORARIO SEÑALADO EN EL PUNTO 1 DE LA PRESENTE CONVOCATORIA.
a).- Capital contable mínimo requerido de $____________________; b).- acreditación de la personalidad
jurídica; relación de pedidos y contratos; c).- capacidad técnica; d).- Declaración escrita y bajo protesta de
decir verdad de no encontrarse en ninguno de los supuestos del artículo 33 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública
Estatal, y; e).- Recibo por la compra de bases. Cabe señalar que la descripción de cada uno de los requisitos
señalados anteriormente, se encuentran en las bases de la licitación en comento, mismas que están a su
disposición tal y como se señala en la presente convocatoria. Por lo anterior, la convocante expedirá
constancia de inscripción.

Hermosillo, Sonora, a __ de _____ de _____

Titular

Planeación del Proceso de Compras 50


Actividades

Trabajo en equipo

Elaborar diagramas, ilustraciones y


esquemas

Para aplicar el formato de licitación en un caso


práctico, forma un equipo de cinco personas y
elaboren un proyecto de convocatoria de licitación
para la construcción de un aula, con todas sus
características y elementos. Presenten su proyecto
a sus compañeros y profesor para su
retroalimentación.

1.3.3. Acta de apertura de ofertas

Oferta
Es el documento que sirve para ofrecer un servicio
a quien lo solicita (la respuesta al PPT). Las ofertas
presentadas por las diferentes empresas
consultoras o profesionales se someten a un
proceso de análisis y selección. La empresa
seleccionada firma un contrato para desarrollar el
proyecto.

• Oferta Técnica

Pliego de Condiciones o Pliego de Prescripciones


Técnicas, establece los criterios y especificaciones
para la redacción y/o ejecución de un proyecto.
Una vez realizado el documento se traslada a
diferentes empresas consultoras o profesionales
para que presenten ofertas.

Contenidos Básicos de una Oferta Técnica

1. Objetivos y descripción del proyecto


2. Antecedentes
3. Contenido del Proyecto (propuesta técnica)
Trabajos a realizar y metodología
4. Medios materiales y humanos de la empresa
5. Medios materiales y humanos para el proyecto
6. Cronograma y Plazo de Ejecución
7. Presupuesto

Planeación del Proceso de Compras 51


• Oferta Económica

Es el importe que se pretende obtener en una licitación

PROPOSICIÓN ECONÓMICA DE [Nombre de la empresa] PARA "SERVICIOS DE ELABORACIÓN DE ENTORNOS DE


SIMULACIÓN PARA FORMACIÓN PROFESIONAL" LOTE 4
EXP: 729/07-SD

Apellidos, nombre y DNI del firmante de la proposición económica.

Relación que une al firmante con el licitador.

Razón social del licitador, NIF, domicilio, teléfono, fax y e-mail (del representante).

Tabla de desglose de los importes

Concepto Unidades Precio unitario (IMPUESTOS INDIRECTOS


APLICABLES EXCLUIDOS)
Hora de trabajo de un recurso en servicios de soporte a la gestión (Psg) Psg 4000
PRECIO TOTAL OFERTA = 4000*Psg 0.00 €
Rellenar oferta
PRECIO TOTAL OFERTA <= 180.000 €

El abajo firmante, en virtud de la representación que ostenta, se compromete, en nombre de su representado,


a la ejecución del contrato de "Servicios de elaboración de entornos de simulación para formación profesional"
en la cantidad referida como PRECIO TOTAL OFERTA con IMPUESTOS INDIRECTOS APLICABLES EXCLUIDOS en
la tabla anterior.

En [ ] a [ ] de [ ] de 2007

Firmado

Planeación del Proceso de Compras 52


• Requisitos legales
La convocante emitirá un dictamen que servirá
Artículo 31.- Las bases que emitan las como base para el fallo, en el que se hará constar
dependencias y entidades para las licitaciones una reseña cronológica de los actos del
públicas se pondrán a disposición de los procedimiento, el análisis de las proposiciones y las
interesados, tanto en el domicilio señalado por la razones para admitirlas o desecharlas.
convocante como en los medios de difusión
electrónica que establezca la Secretaría de la
Función Pública, a partir del día en que se publique
la convocatoria y hasta, inclusive, el sexto día
natural previo al acto de presentación y apertura
de proposiciones, siendo responsabilidad exclusiva
de los interesados adquirirlas oportunamente
durante este período y contendrán, en lo aplicable,
lo siguiente:

Moneda en que se cotizará y efectuará el pago


respectivo. En licitaciones públicas nacionales, las
propuestas y el pago de bienes o servicios se
realizarán en pesos mexicanos.

Tratándose de servicio de fletamento de


embarcaciones, adquisición de boletos de avión y
el aseguramiento de bienes, las propuestas se
podrán presentar en la moneda extranjera que
determine la convocante y su pago se podrá
realizar en moneda nacional al tipo de cambio
vigente en la fecha en que éste se realice. En todo
caso, se aplicará lo que dispongan las disposiciones
específicas en la materia.

Artículo 36 Bis.- Una vez hecha la evaluación de


las proposiciones, el contrato se adjudicará a:

I. Aquél cuya propuesta resulte solvente


porque reúne, conforme a los criterios de
adjudicación establecidos en las bases de
licitación, las condiciones legales, técnicas y
económicas requeridas por la convocante, y
garantice satisfactoriamente el cumplimiento
de las obligaciones respectivas.
Si resultare que dos o más proposiciones son
solventes porque satisfacen la totalidad de los
requerimientos solicitados por la convocante,
el contrato se adjudicará a quien presente la
proposición cuyo precio sea el más bajo,
incluyendo, en su caso, el porcentaje previsto
por el artículo 14 de este ordenamiento, y
II. La propuesta que tenga la mejor evaluación
combinada en términos de los criterios de
puntos y porcentajes o de costo beneficio.

Planeación del Proceso de Compras 53


• Modelo de acta de apertura de ofertas

ACTA DE APERTURA DE OFERTAS DE LA LICITACIÓN PÚBLICA No. INFOTEC/LP/001/02.


CONVOCADA PARA LA ENAJENACIÓN DE MOBILIARIO, EQUIPO DE OFICINA Y EQUIPO DE
CÓMPUTO EN DESUSO.

SIENDO LAS 13:00 HORAS DEL DÍA 26 DE MARZO DEL DOS MIL DOS, EN CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO
EN EL ARTÍCULO 35 FRACCIÓN I, DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL
SECTOR PÚBLICO, SE REUNIERON EN EL AULA CUATRO DEL INFOTEC, DEL EDIFICIO UBICADO EN AV. SAN
FERNANDO 37, COL. TORIELLO GUERRA, TLALPAN, DE ESTA CIUDAD, LOS SIGUIENTES SERVIDORES
PÚBLICOS: LIC. ÁLVARO MARCO SOLIS RIVERO.- JEFE DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS GENERALES. Y EL
LIC. JUAN PONCE MONTIEL.- OBSERVADOR DE LA CONTRALORÍA INTERNA EN EL INFOTEC; PARA
PROCEDER A LA APERTURA DE OFERTAS DE LA LICITACIÓN PÚBLICA No. INFOTEC/LP/001/02 CONVOCADA
POR ESTA ENTIDAD PARA LA ENAJENACIÓN DE MOBILIARIO, EQUIPO DE OFICINA Y EQUIPO DE CÓMPUTO
EN DESUSO---------------------------------------------------------------------------------------HECHOS---------------------------------
-------------

SE PROCEDE A INICIAR EL ACTO DE APERTURA DE LOS SOBRES QUE CONTIENEN LAS OFERTAS
PRESENTADAS POR LOS INTERESADOS.

AL NO CONTARSE CON NINGUNA PROPUESTA, SE DECLARA DESIERTA LA LICITACIÓN DE


ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN LOS ARTÍCULOS 38 DE LA LEY DE ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO--------------------------------------------------
---CIERRE DEL ACTA---------------------------------------

NO HABIENDO MÁS QUE HACER CONSTAR, SE DA POR CONCLUIDA LA PRESENTE ACTA, SIENDO LAS
13:20 HORAS DEL DÍA DE SU INICIO, FIRMADA POR CONSTANCIA LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON.--------
---------------------------------------------------

LIC. ÁLVARO M. SOLIS RIVERO LIC. JUAN PONCE MONTIEL


JEFE DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS OBSERVADOR DE LA CONTRALORÍA INTERNA EN
GENERALES EL INFOTEC

Planeación del Proceso de Compras 54


Actividades del cincuenta por ciento, indicando en las
bases la ponderación que corresponderá a
cada uno de los demás rubros que serán
Trabajo en equipo considerados en la evaluación, de acuerdo con
los lineamientos que para tal efecto emita la
Resolver situaciones problemáticas Secretaría de la Función Pública. Asimismo,
cuando sea necesario, en el caso de servicios se
solicitará el desglose de precios unitarios,
precisando de qué manera será utilizado éste,
Para aplicar un modelo de convocatoria en un caso y
específico, integra un equipo de cuatro personas y
elaboren una convocatoria para solicitar el IV. Dentro de los criterios de evaluación, podrá
suministro de papelería para todos los planteles de establecerse el relativo al de costo beneficio,
CONALEP de la República Mexicana. Presenten su siempre y cuando sea definido, medible, y
convocatoria a sus compañeros y profesor para su aplicable a todas las propuestas.
retroalimentación.
No serán objeto de evaluación, las condiciones
1.3.4. Acto de fallo establecidas por las convocantes que tengan como
propósito facilitar la presentación de las
Una vez revisadas las propuestas de las licitaciones proposiciones y agilizar la conducción de los actos
la dependencia debe realizar el fallo o dicho en de la licitación; así como cualquier otro requisito
otros términos, deberá tomar la decisión de cuál cuyo incumplimiento, por sí mismo, no afecte la
fue la mejor postura. solvencia de las propuestas. La inobservancia por
parte de los licitantes respecto a dichas
• Requisitos legales condiciones o requisitos no será motivo para
desechar sus propuestas.
Artículo 36.- Las dependencias y entidades para
hacer la evaluación de las proposiciones deberán Quedan comprendidos entre los requisitos cuyo
verificar que las mismas cumplan con los requisitos incumplimiento, por sí mismos, no afecten la
solicitados en las bases de licitación considerando, solvencia de la propuesta, el proponer un plazo de
en su caso, lo siguiente: entrega menor al solicitado, en cuyo caso,
prevalecerá el estipulado en las bases de licitación;
I. Los criterios de evaluación y adjudicación de el omitir aspectos que puedan ser cubiertos con
las propuestas establecidos en las bases de información contenida en la propia propuesta
licitación, considerando las características de la técnica o económica; el no observar los formatos
contratación que se trate. establecidos, si se proporciona de manera clara la
información requerida; y el no observar requisitos
II. Corresponderá a los titulares de las que carezcan de fundamento legal o cualquier otro
dependencias y a los órganos de gobierno de que no tenga por objeto determinar objetivamente
las entidades establecer dichos criterios en sus la solvencia de la propuesta presentada. En ningún
políticas, bases y lineamientos, considerando caso podrán suplirse las deficiencias sustanciales
los principios de transparencia, igualdad, de las propuestas presentadas.
imparcialidad, claridad, objetividad y precisión,
por lo que no podrán estar orientados a Artículo 37.- En junta pública se dará a conocer el
favorecer a algún licitante. fallo de la licitación, a la que libremente podrán
asistir los licitantes que hubieren participado en el
III. Tratándose de servicios, podrá utilizarse el acto de presentación y apertura de proposiciones,
mecanismo de puntos y porcentajes para levantándose el acta respectiva que firmarán los
evaluar las propuestas, en el que el rubro asistentes, a quienes se entregará copia de la
relativo al precio tendrá un valor porcentual misma. La falta de firma de algún licitante no
invalidará su contenido y efectos, poniéndose a

Planeación del Proceso de Compras 55


partir de esa fecha a disposición de los que no determinación de dar por cancelada la licitación,
hayan asistido, para efectos de su notificación. En partidas o conceptos, deberá precisar el
sustitución de esa junta, las dependencias y acontecimiento que motiva la decisión, la cual se
entidades podrán optar por notificar el fallo de la hará del conocimiento de los licitantes.
licitación por escrito a cada uno de los licitantes,
dentro de los cinco días naturales siguientes a su
emisión. Artículo 39.- Las dependencias y entidades previa
justificación de la conveniencia de distribuir, entre
En el mismo acto de fallo o adjunta a la dos o más proveedores de la partida de un bien o
comunicación referida, las dependencias y servicio, podrán hacerlo siempre que así se haya
entidades proporcionarán por escrito a los establecido en las bases de la licitación.
licitantes la información acerca de las razones por
las cuales su propuesta no resultó ganadora. En este caso, los precios de los bienes o servicios
contenidos en una misma partida y distribuida
Contra la resolución que contenga el fallo no entre dos o más proveedores no podrán exceder
procederá recurso alguno; sin embargo, procederá del cinco por ciento respecto de la propuesta
la inconformidad que se interponga por los solvente más baja.
licitantes en los términos del artículo 65 de esta
Ley.

Artículo 38.- Las dependencias y entidades


procederán a declarar desierta una licitación y
deberán expedir una segunda convocatoria,
cuando las propuestas presentadas no reúnan los
requisitos de las bases de la licitación o sus precios,
conforme a la investigación de precios realizada,
no fueren aceptables.

Los resultados de la investigación por los que se


determine que los precios no son aceptables, se
incluirá en el dictamen a que alude el artículo 36
Bis de esta Ley. Dicha determinación se hará del
conocimiento de los licitantes en el fallo
correspondiente.

Tratándose de licitaciones en las que una o varias


partidas se declaren desiertas, la convocante podrá
proceder, sólo respecto a esas partidas, a celebrar
una nueva licitación, o bien un procedimiento de
invitación a cuando menos tres personas o de
adjudicación directa, según corresponda.
Las dependencias y entidades podrán cancelar una
licitación, partidas o conceptos incluidos en éstas,
por caso fortuito o fuerza mayor. De igual manera,
podrán cancelar cuando existan circunstancias,
debidamente justificadas, que provoquen la
extinción de la necesidad para adquirir o arrendar
los bienes o contratar la prestación de los servicios,
y que de continuarse con el procedimiento de
contratación se pudiera ocasionar un daño o
perjuicio a la propia dependencia o entidad. La

Planeación del Proceso de Compras 56


• Modelo de acta de fallo

ACTA DE FALLO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL 11262001-002-07, CONVOCADA


PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS INFORMÁTICOS.

Siendo las 17:00 horas del día 11 de septiembre del 2007, se reunieron en la sala 5 del edificio del fondo de
información y documentación para la industria infotec, ubicada en el segundo piso del edificio de Av. San
Fernando 37, col. Toriello Guerra, Tlalpan, de esta ciudad, los siguientes servidores públicos: el Lic. Hugo Eric
Zertuche guerrero, Director adjunto de administración; el Lic. Pedro Meza Jiménez, Jefe de adquisiciones, el C.
P. Flavio Velásquez Espejel, Titular del Órgano Interno de Control; el Lic. Luis Miguel Padilla de la Torre,
Subgerente de lo consultivo; la Lic. Blanca Chavarría Narváez, Subgerente de desarrollo, del área de sistemas
de información estratégicos y el Lic. Juan López Machuca, comprador; para emitir el fallo de la licitación
pública nacional 11262001-002-07, derivado del análisis de las propuestas recibidas y designar a los
proveedores ganadores, de conformidad con el artículo 37 de la ley de adquisiciones, arrendamientos y
servicios del sector público.

A continuación, el Lic. Pedro Meza Jiménez, jefe de adquisiciones del INFOTEC, inició el acto, informando el
resultado del dictamen técnico elaborado por la subgerente de desarrollo, del área de sistemas de información
estratégicos, dependiente de la dirección adjunta de desarrollo tecnológico, así como el resultado del
dictamen para fallo elaborado por el área de adquisiciones, de los cuales se desprende lo siguiente:

El día 28 de agosto de 2007, el fondo de información y documentación para la industria INFOTEC publicó en
el diario oficial de la federación la convocatoria para la licitación 11262001-002-07 relativa a la contratación
de servicios informáticos.
De tal manera el día 07 de septiembre de 2007, a las 11:00 hrs., se llevó a cabo el acto de recepción y
apertura de proposiciones, registrándose los siguientes proveedores; Mar System, S. A. de C. V.; Winter Web
Internet and Network Technology for Enterprise Resources, S. A. de C. V.; Dynamo Studio, S.A. de C. V.; Grupo
de Servicios de Tecnologías de Información, S. A. de C. V. y Sw Factory Jcenter,
S. A. de C. V.

Procediéndose a la apertura de los sobres que contenían las propuestas, realizándose la revisión del
contenido de las mismas, observándose que la propuesta de la empresa: Sw Factory Jcenter, S. A. de C. V. no
cumple, en razón de que no presentó el documento 13 “Manifiesto relativo al período de garantía” y
documento 14 “Validez de la propuesta por un período de 60 días” solicitados en las bases de la presente
licitación, por lo tanto y de conformidad con el numeral 12, apartado 12.1, “descalificar un licitante”, así
como el artículo 35, fracción I de la ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público, y
antepenúltimo párrafo del artículo 30 del reglamento de la misma ley, se desecha la propuesta, situación que
se hizo ver con el respectivo representante de la empresa y quien revisó directamente toda la documentación
en busca de los documentos faltantes, admitiendo que su propuesta carecía de dichos documentos
solicitados; las demás propuestas recibidas cumplen con la documentación solicitada en las bases, siendo
aceptadas para su revisión y evaluación detallada, de conformidad con lo señalado en los artículos 36 y 36 bis
de la ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público.

Estas propuestas fueron evaluadas cualitativamente por la subgerencia de desarrollo y con sustento en su
dictamen técnico, se determina que ninguna de las proposiciones se considera como solvente de conformidad
con lo siguiente:

Planeación del Proceso de Compras 57


Por lo anterior, se declara desierto el procedimiento de licitación pública 11262001-002-07, con fundamento
en el artículo 38 primer párrafo de la ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público, así
como el artículo 47 primer párrafo del reglamento de la misma ley, así como el punto 12.4, numeral 12.4.2
“cuando ninguna de las ofertas presentadas reúna los requisitos establecidos en las bases”, en razón de que
las propuestas presentadas no cumplen con los documentos señalados en las bases.

Planeación del Proceso de Compras 58


No habiendo más que hacer constar, se da por concluida la presente acta, siendo las 17:30 horas del día de su
inicio.

LIC. HUGO ERIK ZERTUCHE GUERRERO


DIRECTOR ADJUNTO DE
ADMINISTRACIÓN

LIC. PEDRO MEZA JIMÉNEZ


JEFE DE ADQUISICIONES

C. P. FLAVIO VELÁZQUEZ ESPEJEL


TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE
CONTROL

LIC. LUÍS MIGUEL PADILLA DE LA TORRE


SUBGERENTE DE LO CONSULTIVO

LIC. BLANCA E. CHAVARRIA NARVÁEZ


SUBGERENTE DE DESARROLLO, DEL
ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ESTRATÉGICOS.

JUAN LÓPEZ MACHUCA


COMPRADOR
PROVEEDORES:

NOMBRE O RAZON SOCIAL REPRESENTANTE FIRMA


Mar System, S.A. de C. V.

Planeación del Proceso de Compras 59


Actividades productos o bienes muebles, por un precio unitario
y sin que se conozca la cuantía o volumen total de
los bienes que han de adquirirse (adquisición de
Trabajo en equipo alimentos para un hospital, adquisición de papel
para una oficina, etc.).

Mesa redonda Adquisición y arrendamiento de equipos y sistemas


para el tratamiento de la información, sus
dispositivos y programas y la cesión del derecho de
Conferencia o exposición uso de estos últimos, así como de equipos y
sistemas de telecomunicaciones.

Los de fabricación, por los que la cosa o cosas que


hayan de ser entregadas por el empresario deban
Para identificar el momento en que se da el acto ser elaboradas con arreglo a características
de fallo, forma equipos de cuatro personas y peculiares fijadas previamente por la
discutan, con base en las convocatorias de los Administración, aún cuando ésta se obligue a
puntos anteriores, cuál es la mejor propuesta en aportar, total o parcialmente, los materiales
cuanto al costo, línea de crédito y características de precisos.
lo solicitado.
En estos contratos el pliego de cláusulas
Presenten sus conclusiones ante el grupo y administrativas particulares podrá remitirse y
profesor exponiendo las razones y puntos concretar las normas propias del contrato de
específicos tomados en cuenta para su fallo. obras, salvo por lo que respecta a la publicidad.

1.3.5. Contrato de suministro por licitación Contrato de suministro de contenidos

Se puede definir como contrato de suministro el PARTES INTERVINIENTES:


que tenga por objeto la compra, el arrendamiento
financiero, el arrendamiento, con o sin opción de Prestador de servicios y cliente
compra, o la adquisición de productos o bienes
muebles, salvo los relativos a propiedades CLÁUSULAS GENERALES:
incorporales y valores negociables, que se regirán
por la legislación patrimonial de las Definiciones
Administraciones Públicas aplicable a cada caso. Objeto
Duración del contrato
Es un contrato en virtud del cual una de las partes, Precio y forma de pago
el suministrador (creador o titular de derechos de
explotación sobre unos determinados contenidos), • Requisitos legales
suministrará y pondrá a disposición de la otra
parte, el suministrado, determinados contenidos Los procedimientos y formas de adjudicación
para que sean comunicados públicamente a través aplicables a los contratos de suministro son los de
de una determinada página web, a cambio de una procedimiento abierto, el restringido y, en ambos
contraprestación. casos, con la posibilidad de adjudicarse el contrato
mediante subasta o concurso, y el procedimiento
• Contenido negociado.

Se consideran contratos de suministros: La subasta como forma de adjudicación del


contrato de suministro sólo podrá utilizarse en
El contrato de suministro tradicional caracterizado aquellas adquisiciones de escasa cuantía en las que
por la adquisición, en forma sucesiva, de los productos a adquirir estén perfectamente

Planeación del Proceso de Compras 60


definidos por estar normalizados y no ser posible
variar los plazos de entrega, ni introducir
modificaciones de ninguna clase en el contrato,
quedando por consiguiente el precio como único
factor determinante de la adjudicación.

En el procedimiento negociado, el contrato será


adjudicado al empresario justificadamente elegido
por la Administración, previa consulta y
negociación de los términos del contrato con uno
o varios empresarios (Art. 73).

De acuerdo con el Art. 109 TRLCAP, los contratos


de gestión de servicios públicos, como el resto de
contratos, se extinguen por cumplimiento o por
resolución.

Extinción por cumplimiento

En los contratos de suministros la extinción normal


es la recepción de los bienes o productos
suministrados. Pero en este caso habrán de tenerse
en cuenta los avatares que se produzcan durante el
período de garantía.

Si durante este período aparecen vicios o defectos


en los bienes suministrados, la Administración
tendrá derecho a la reparación o reposición.
Pasado el período de garantía, la Administración ya
nada podrá reclamar (Art. 191).

Si el órgano de contratación estimase, durante el


plazo de garantía, que los bienes suministrados no
son aptos para el fin pretendido, como
consecuencia de los vicios o defectos observados
en ellos e imputables al contratista y exista la
presunción de que la reposición o reparación de
dichos bienes no serán bastantes para lograr aquel
fin, podrá, antes de expirar dicho plazo, rechazar
los bienes dejándolos de cuenta del contratista y
quedando exento de la obligación de pago o
teniendo derecho, en su caso, a la recuperación del
precio satisfecho (Art. 191.3).

Planeación del Proceso de Compras 61


• Modelo de contrato de suministro

OFICIO POR EL QUE SE AUTORIZA EL MODELO DE CONTRATO DE


SUMINISTRO DE ENERGÍA ELÉCTRICA

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría - de Comercio y
Fomento Industrial.- Dirección General de Inspección y Vigilancia.- Dirección de V Electricidad y Gas.-
Subdirección de Electricidad.- Of.: 5600.-

Exp.: 135.0.604.06.

ASUNTO: Se autoriza el modelo de contrato de suministro de energía eléctrica.

C. Lic. José Athié Carrasco Jefe del Departamento Jurídico de la Comisión Federal de Electricidad.

Hago referencia a sus oficios 19-RACH-3903 del 13 de noviembre de 2005, expediente 19/141/21/1, Ref. Int.
XI-262 y 19-RACH-27/328 del 29 de agosto de 2006, mediante los cuales se sirvió enviarnos para nuestra
consideración y, en su caso, autorización, el modelo de contrato de suministro de energía eléctrica que se
pretende utilizar por la Comisión Federal de Electricidad en substitución al que se viene aplicando, por estimar
necesaria la adecuación de este último a los términos de las reformas y adiciones efectuadas a la Ley del
Servicio Público de Energía Eléctrica.

Revisado por esta Dirección General el modelo de contrato que se sirvió remitirnos, y toda vez que el requisito
señalado por el Artículo 30 de la Ley del Servicio Público de Energía Eléctrica en el sentido de haber oído
previamente a la Secretaria de Energía, Minas e Industria Paraestatal ya se cumplió en el caso al haber
expresado su conformidad al respecto, según consta en oficio número 211.1230/05 del 6 de noviembre de
2005.

Esta Dirección, atento a lo dispuesto en el precepto legal invocado y con fundamento en el Artículo 26
fracción 1 II del Reglamento Interior de esta Secretaría publicado en el Diario Oficial de la Federación del 20 de
agosto de 2005, y reformado por Decreto publicado en el mismo Órgano informativo del 12 de febrero de
2006, resuelve aprobar el modelo de contrato de suministro de energía eléctrica que se sirvió anexar al oficio
que se contesta.
Conforme a lo ordenado por el Articulo 30 de la Ley del Servicio Público de Energía Eléctrica, se procede a
efectuar los trámites necesarios para que el modelo de contrato en cuestión sea publicado en el Diario Oficial
de la Federación.

Atentamente.
Sufragio Efectivo. No Reelección.
México, D. F., a 5 de septiembre de 2006.- El Director General, Víctor Campos
Chargoy.- Rúbrica. Al margen un logotipo que dice: Comisión Federal de
Electricidad.- Dirección General.
Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de octubre de 2006.

Nota: los datos son ficticios

Planeación del Proceso de Compras 62


Actividades área tomen en cuenta las políticas de adquisiciones
así como los formularios necesarios para su
solicitud. Las grandes empresas como Productos
Trabajo en equipo Sigma o Gerber son muy estrictos en este sentido,
ya que la calidad de los insumos serán
responsables directos de la calidad de sus
Mesa redonda productos.

Es por ello que el representante de compras debe


elegir a qué proveedor confiará la orden,
Conferencia o exposición dependiendo de las condiciones que éste otorgue
como son calidad, precio, crédito o financiamiento
y servicio. En las negociaciones, el departamento
de compras determina a qué proveedor dirigirse,
Para identificar la importancia del contrato de enviar las especificaciones, y pedir cotización. Las
suministro, integra un equipo de cuatro personas y negociaciones que siguen, comprenden precios,
discutan acerca de los puntos que se deben incluir servicios, y equipo, culminando en la selección de
en el contrato de que se realizaría entre el un proveedor en particular. Las opciones de pago
CONALEP y la empresa elegida con base en el fallo términos de transporte y condiciones de garantía,
del punto anterior. se incluyen en el proceso de negociación.
Elaboren un documento y expongan ante el grupo
y profesor sus criterios para elegir los puntos a También cabe decir que el departamento de
incluir en sus contratos. compras tiene un contacto estrecho con varios
sectores de una empresa. Esa relación se observa
de manera acentuada con los departamentos de
almacenes y producción, y en buena medida
Transferencia a otros contextos también, con los de ingeniería, tesorería, ventas,
contabilidad y tráfico. Todos ellos, en algún
momento de sus actividades, deben solicitar al
departamento de compras la adquisición de
Módulo: Planeación del Proceso de Compras materiales. Por ejemplo, el gerente de compras de
Nissan no debe solicitar un pedido de autos sin la
previa autorización de los demás departamentos.
Competencias Laborales Capítulos
Controlar el proceso de compra de
Por último para que puedas aplicar correctamente
acuerdo con las políticas, objetivos y
los documentos que se manejan en el
demás normatividad establecida por 1,2
departamento de compras, es necesario analizar si
la empresa.
están diseñados de acuerdo a los objetivos,
políticas y necesidades de todos los departamentos
Manejar la documentación del área
de la empresa, además de tomar en cuenta los
de compras de la empresa para su
1,2 requisitos legales que se solicite, (cada
control administrativo.
Ayuntamiento o Secretaria de Estado tienen sus
propios lineamientos cuando convocan
proveedores vía concurso).
Para reforzar lo visto en este capítulo, iniciaremos
por decir que hay compañías en las cuales existe el
departamento de compras para abastecer de
insumos a todos los departamentos y, en cambio,
en otras cada uno de los departamentos se
encarga de adquirir los recursos que necesita. Es
necesario que los gerentes o encargados de cada

Planeación del Proceso de Compras 63


MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN DE COMPRAS
2

Planeación del Proceso de Compras 64


Presentación

¿Qué son los documentos comerciales?


¿Para qué son importantes los documentos
mercantiles en el área de compras?
¿Son necesarios todos los documentos mercantiles
para una empresa de servicios?

Los documentos comerciales son todos los


comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan
en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la
ley. Éstos son de vital importancia para mantener
un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compañía o empresa.

Su misión es importante, ya que en ellos queda


precisada la relación jurídica entre las partes que
intervienen en una determinada operación.
También ayudan a demostrar la realización de
alguna acción comercial y, por ende, son el
elemento fundamental para la contabilización de
tales acciones.

Planeación del Proceso de Compras 65


Mapa Curricular

Planeación del
Proceso de
Módulo Compras

1. Utilizar el 2. Manejo de la 3. Selección de


Unidad de procedimiento documentación productos y
Aprendizaje de compras de compras fuentes de
abastecimiento
.

2.1 Manejar la documentación de compras de acuerdo con sus


características y contenido.
Resultados de
Aprendizaje
2.2 Elaborar documentos de compras de acuerdo con la técnica
establecida.

Planeación del Proceso de Compras 66


2.1 Manejar la documentación de compras
de acuerdo con sus características y contenido.

2.1.1. Requisición de compra

Es un documento mediante el cual una persona o


empresa formula un pedido de compra a un
comerciante. Este documento comercial no obliga
a realizar la operación.

• Punto de origen

Se solicita en el momento en que el encargado de


suministros considere que es tiempo de hacerlo,
previendo tiempos de entrega y salidas de
almacén.

• Contenido

Las requisiciones de compra están generalmente


impresas según las especificaciones de cada
compañía, la mayor parte de los formatos incluye:

- Número de requisición.
- Nombre del departamento o persona que solicita.
- Cantidad de artículos solicitados.
- Identificación del número de catálogo.
- Descripción del artículo.
- Precio unitario.
- Precio total.
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y
costos relacionados.
- Costo total de requisición.
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
- Firma autorizada.

Planeación del Proceso de Compras 67


• Modelos de requisición de compra

Campus Ciudad de México

Requisición de Compra
Compras

No. REQUISICION
NOMBRE E-MAIL EXTENSION FECHA
DEPARTAMENTO DIRECCION FECHA REQUERIDA DE ENTREGA

Cantidad Unidades Descripción detallada Costo. Unit. Importe Proveedor


1 -
2 -
3 -
4 -
5 -
6 -
7 -
8 -
9 -
10 -
11 -
12 -
13 -
14 -
15 -
16 -
17 -
18 Subtotal $ -
Iva $ - M.N.
Total $ - DLLS.

Planeación del Proceso de Compras 68


• Número de ejemplares y destino dedicadas a la compra y venta de equipo de
cómputo y derivados, ubicadas en tu región o
Se presenta en original y dos copias; la primera es entorno económico, requieren de una solicitud de
para el área de contabilidad, la segunda es para la compra. Presenta los resultados de tu investigación
persona encargada de autorizar la compra y la a tus compañeros y profesor.
tercera para el almacén.
2.1.2. Solicitud de cotización a proveedores
• Implicaciones contables
La mayoría de los proveedores otorgan el servicio
Asiento de diario para el registro de compra de de envío de cotizaciones a los clientes que así lo
materiales requieran, ya que de esta forma se dan a conocer y
se acreditan en el mercado.
ASIENTO 1
Debe Haber • Punto de origen
Inventario de 98,601
Materia y Con el objeto de llevar un buen registro de los
Suministros proveedores y para que quede evidencia por
Impuesto al valor 12,861 escrito de la investigación realizada, el encargado
agregado (IVA) de compras debe enviar a cada proveedor un
Acreditable documento conocido como: solicitud de cotización
Proveedores 98,601 a proveedores.
98,601 98,601
• Contenido
ASIENTO 2
Debe Haber Dicho documento incluye la siguiente información:
Proveedores 98,601
1. Número de solicitud de cotización a
Caja o Bancos 98,601
proveedores.
98,601 98,601
2. Fecha en la que se elabora.
3. Nombre del proveedor a quien se le pide la
cotización.
Para el registro de los materiales y suministros en
4. Clave del material que se solicita.
el asiento de diario se debe hacer un débito a la
5. Descripción del material solicitado.
cuenta de inventario de materiales y suministros
6. Cantidad solicitada.
que es donde se controla las compras de materias
7. Fecha límite para que el proveedor
primas y se crea la obligación con el proveedor, en
conteste.
caso que sea de crédito o la afectación a efectivo
8. Hacer referencia a la solicitud de compras,
en caja y bancos, si es de contado.
anotando su número y la fecha en la que
se expidió.
Actividades
9. Firma de la persona autorizada para hacer
la solicitud de cotización, es decir, del
encargado de compras.
Trabajo en equipo
La solicitud de cotización a proveedores, deberá
contener el espacio necesario para que el
Investigación de campo proveedor conteste lo siguiente:

1. Precio por unidad.


Para que identifiques los elementos que contienen 2. Plazo máximo en el que se compromete a
las requisiciones de compra, forma un equipo de entregar la mercancía.
tres personas e investiguen si las empresas 3. Condiciones de pago.

Planeación del Proceso de Compras 69


4. Firma de la persona que recibió la solicitud
de cotización en el establecimiento del
proveedor.

Es de suma importancia que el encargado de


compras de tu negocio envíe las solicitudes de
cotización a los proveedores potenciales en
aquellas épocas que se consideran adecuadas para
obtener los mejores precios. Asimismo, deberá
actualizar los datos y cotizaciones de sus
proveedores para poder elegir rápidamente al
proveedor en el momento en el que se le solicite
una nueva compra.

Otra de las tareas del encargado de compras es


negociar descuentos sobre compras, ya sea, por
volumen o bien por pronto pago, dependiendo de
las condiciones y necesidades del negocio.

Planeación del Proceso de Compras 70


• Modelos de solicitud de cotizaciones

Formato de solicitud para cotización

Bienvenido al sistema de solicitud de cotización en línea de Universal Cargo. Para procesar esta solicitud
correctamente necesitamos nos suministre la información necesaria.
Favor de completar este formato con todos los datos que le sean posibles.

Origen del Embarque


Compañía:
Contacto
Domicilio:
Ciudad:
Estado/Provincia:
Código Postal: País:
Teléfono
Fax Email

Destino del Embarque


Compañía:
Domicilio:
Ciudad:
Estado/Provincia:
Código Postal: País:
Teléfono
Fax Email

Descripción del Embarque

Tipos Dimensiones x Peso


No. de pieza/cms
Producto de Unitario/Kg Peso Total l/Kgs
Piezas
piezas largo Ancho Alto s
1

Planeación del Proceso de Compras 71


5

Mercancía Peligrosa Productos Perecederos Manejo Especial


Requerido

Valor Comercial USD$

Termino de Venta (Incoterm)


Selecione el INCOTERM

Fecha de Entrega Deseada

(Mes/Día/Año) / /

Información Adicional

Planeación del Proceso de Compras 72


• Número de ejemplares y destino específicamente butacas de trabajo escolar.
Presenten su información a sus compañeros y
Es conveniente hacer dos formas de solicitud de profesor para su retroalimentación.
cotización de proveedores:
2.1.3. Cotización de Proveedor
1. Una de ellas debe de quedar en poder de
la persona autorizada para hacer dicha El primer trámite consiste en buscar al proveedor
solicitud, ello le permitirá constatar que la que le ofrezca las mejores condiciones y precios a
cotización hecha por el proveedor se la empresa. De tal forma que el encargado de
refiere realmente al material solicitado. compras debe efectuar una Investigación con
varios proveedores potenciales para
2. La otra forma, se envía a cada uno de los posteriormente elegir al que más le convenga.
proveedores potenciales para que la
regresen a más tardar en la fecha fijada • Punto de origen
como límite.
Tiene origen en la solicitud de cotización al
En caso de que el proveedor no conteste, se proveedor, es conocido como respuesta a la
tomará como solicitud no enviada y el proveedor solicitud de cotización.
no entrará en la selección.
• Contenido
• Implicaciones contables
9 Membrete del proveedor
Las solicitudes de cotización ayudan al encargado 9 Destinatario
de compras a comparar precios y calidad de los 9 Fecha de respuesta
insumos; el departamento de contabilidad debe 9 Descripción del presupuesto
analizar las solicitudes y determinar si es correcta 9 Texto formal
la elección. Las solicitudes no se contabilizan, sin 9 Despedida
embargo sirven como soporte de los importes que 9 Firma
han de facturarse una vez elegida la mejor opción. 9 Número de copias

• Seguimiento

Una vez que se ha elaborado la solicitud de


cotización se debe proceder a elaborar la
cotización.

Actividades

Trabajo en equipo

Investigación documental

Para que identifiques la importancia que tienen las


solicitudes de cotización a los proveedores, integra
un equipo de cuatro personas e investiguen en
Internet cuáles son los proveedores a quienes se les
podría solicitar una cotización de mobiliario,

Planeación del Proceso de Compras 73


• Modelos de cotización de proveedor

Planeación del Proceso de Compras 74


• Número de ejemplares y destino

Tantos como sean necesarios

• Implicaciones contables

Sirve como referencia para poder realizar


presupuestos de los materiales, productos o
servicios que se hayan cotizado.

Actividades

Trabajo en equipo

Resolver situaciones problemáticas

Para que identifiques los elementos que contienen


las solicitudes a los proveedores, integra un equipo
de tres personas y envíen una solicitud a por lo
menos tres proveedores elegidos de la actividad
anterior. Presenten sus formatos a su profesor para
su cotejo.

2.1.4. Cuadro comparativo de cotizaciones de


proveedores

Una vez que se han elegido las mejores opciones


de cotización se debe hacer el cuadro comparativo.

• Punto de origen

Tiene origen en el fallo económico.

• Contenido

Debe contener los datos generales de las empresas


ganadoras del fallo económico así como el
comparativo de los presupuestos y características
de los productos o servicios que ofertan.

Planeación del Proceso de Compras 75


• Modelos de cuadros comparativos

U N I V E R S I D A D N A C I O N A L A U T Ó N O M A D E M É X I C O
FACULTAD DE ODONTOLOGÍA CLAVE: 421 01 - 02 FACULTAD
DE
SECRETARÍA. ADMINISTRATIVA ODONTOLOGÍA

BIENES Y SUMINISTROS UNAM


1904
CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS
SOLICITANTE / RESPONSABLE DEL
PROYECTO FECHA DE ELABORACIÓN

FOLIO DE LA SOLICITUD
NO. DE PROYECTO
INTERNA DE COMPRA

PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3


NO. DE
NO. DESCRIPCIÓN MARCA MODELO UNIDAD CANTIDAD PRECIO PRECIO PRECIO
CATÁLOGO IMPORTE IMPORTE IMPORTE
UNITARIO UNITARIO UNITARIO
1 29,400.00 56.84 0.00
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

PROVEEDOR(ES) SELECCIONADO(S) SUBTOTAL


DESCUENTO ADICIONAL
IVA
TOTAL
CRITERIOS BASE PARA LA SELECCIÓN DEL(LOS) PROVEEDOR(ES) DIVISA
TIPO DE CAMBIO
EQUIVALENTE EN MONEDA NACIONAL

CONDICIONES DE VENTA
CONDICIONES DE PAGO
GARANTÍAS
NUMERO D E COTIZACIÓN
FECHA DE COTIZACIÓN
VIGENCIA DE COTIZACIÓN
TIEMPO DE ENTREGA

JEFE DE BIENES Y SUMINISTROS CONFORME SECRETARIO ADMINISTRATIVO

Mtro. Saúl Dufoo Olvera SOLICITANTE Lic. Jorge Ramírez Oropeza

F01 IPBS0101-02 REV

Planeación del Proceso de Compras 76


• Evaluación de Cotizaciones convenido. La solicitud también especifica los
términos de pago y de entrega.
La Evaluación de cotizaciones se realiza tomando
en cuenta en primer lugar el acreditamiento del • Contenido
proveedor, después las características de calidad,
tiempo de entrega y precio y, por último, la Por lo general se incluyen los siguientes aspectos
decisión que tomen los encargados o directivos. en una orden de compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que
• Toma de decisiones hace el pedido.
- Número de orden de compra.
Se debe realizar un dictamen técnico, - Nombre y dirección del proveedor-
posteriormente el registro de las propuestas - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
económicas y por último el dictamen del fallo - Términos de entrega y de pago.
económico. - Cantidad de artículos solicitados.
- Número de catálogo.
Además se debe tomar en cuenta los siguientes - Descripción.
factores: - Precio unitario y total.
- Costo de envío, de manejo, de seguro y
1. La asignación de la partida relacionados. Costo total de la orden.
presupuestal - Firma autorizada.
2. La autorización de las áreas
involucradas
3. El control de modificaciones al pedido

Actividades

Trabajo en equipo

Resolver situaciones problemáticas

Para que identifiques la importancia de la


comparación de las cotizaciones a los
proveedores, forma un equipo de cuatro
personas y elaboren un cuadro comparativo de
las respuestas de las solicitudes enviadas en el
punto anterior y determinen la mejor alternativa
de compra. Presenten sus resultados a sus
compañeros y profesor para su retroalimentación.

2.1.5. Orden de Compra

Una vez que se ha dado el fallo económico a las


propuestas de cotización, se debe elaborar la
orden de compra.

Una orden de compra es una solicitud escrita a un


proveedor por determinados artículos a un precio

Planeación del Proceso de Compras 77


• Modelos de órdenes de compra

Planeación del Proceso de Compras 78


• Número de ejemplares y destino Las requisiciones se turnarán luego a la persona
que mecanografía, quien habrá de elaborar las
La orden de compra es una autorización al formas de solicitud de cotización entregándoselas
proveedor para entregar los artículos y presentar a la persona encargada de compras quien las
una factura. Todos los artículos comprados por revisará y firmará antes de enviarlas.
una compañía deben acompañarse de las órdenes
de compra, que se enumeran en serie con el fin de Cuando se reciban las cotizaciones de los diversos
suministrar control sobre su uso. proveedores, habrá de vaciarse los datos en una
hoja de cotizaciones y el empleado que haga tal
El original se envía al proveedor y las copias trabajo la turnará al encargado de compras, quien
usualmente van al departamento de contabilidad decidirá a cuál de los proveedores se le pasará el
para ser registrados en la cuenta por pagar y otra pedido.
copia para el departamento de compras.
El comprador inicial hará la requisición y la turnará
• Implicaciones contables al empleado que se encargará de mecanografiar la
orden de compra.
El procedimiento que aplica el departamento de
compras para manejar las requisiciones al • Aspectos formales
recibirlas, se considera de tanta importancia que
amerita citar un ejemplo: Se considera de suma importancia para el
departamento de compras que se sepa quién tiene
Cuando el departamento de compras recibe las la autoridad para presentar solicitudes de compra.
requisiciones, después de que se les anota la fecha,
se turnan en su totalidad a la persona que Bajo ningún concepto se aceptarán requisiciones
mecanografía la orden y las tarjetas de de personas que no estén específicamente
especificaciones, quien habrá de adjuntar la tarjeta autorizadas para elaborarlas. Esto se considera tan
correspondiente de especificación a cada una de importante como el que todo el personal de ventas
las requisiciones. esté consciente que una requisición de compra no
es en definitiva una orden de compra.
Éstas se turnan luego al comprador quien habrá de
señalar cuáles corresponden a contratos, anotando Será necesario que se revisen cuidadosamente
el término "contrato" en la orden, el nombre de la todas las requisiciones antes de proseguir. La
empresa a la cual se le hará el pedido, el precio, los cantidad solicitada deberá basarse en necesidades
términos, las condiciones de l. a. b., el valor total y previstas y deberá cotejarse con lo que se
la fecha de pago, información que necesita el consideran lotes óptimos de compras.
contralor.
La fecha de entrega solicitada deberá conceder el
Las requisiciones se habrán de regresar a la suficiente tiempo para que se obtengan
persona que mecanografía las órdenes, quien cotizaciones y muestras, si fueran necesarias, así
procederá a elaborar la orden y al terminar de como para colocar el pedido y obtener la entrega
hacer esto se procederá a compararla con la tarjeta de los productos.
de especificación, con el precio y términos, etc.,
antes de enviarla finalmente al proveedor. Si no se concediera tiempo suficiente, o si para
poder cumplir con la fecha estipulada se tuviera
Cuando los artículos no estén comprendidos en que incurrir en costos adicionales, esto deberá
contratos, será necesario que se envíen solicitudes comunicarse de inmediato a la persona que
de cotización en las formas estándar que se tienen presenta.
para tal efecto. Cuando se tenga que enviar
solicitudes de cotizaciones, será necesario que en
el reverso de las requisiciones se anote el listado de
nombres de los proveedores potenciales.

Planeación del Proceso de Compras 79


• Seguimiento Para que identifiques los elementos que contienen
las órdenes de compra, forma un equipo de cuatro
Se considera una práctica generalizada que en una personas y elaboren una orden de compra con
requisición sólo se incluya un tipo de producto, base en los datos de la cotización elegida en el
particularmente cuando se trata de artículos punto anterior. Presenten su formato a su profesor
estandarizados. En el caso de algunos artículos para su cotejo.
especiales, como podrían ser los materiales de
plomería que no se mantienen en inventario, se 2.2 Elaborar documentos de compras de
podrán incluir diferentes artículos en una sola acuerdo con la técnica establecida.
requisición, condicionado esto a que se hayan de
comprar a un solo proveedor y con entrega a una 2.2.1. Diseño de documentación del área de
misma fecha. compras.

Esto simplificará el manejo de los registros, puesto La calidad se ha convertido en el mundo


que se adquirirán artículos específicos de globalizado de hoy, en una necesidad insoslayable
diferentes proveedores, se precisarán fechas de para permanecer en el mercado. Por ello, los
entrega diferentes, órdenes de compra por sistemas de gestión de la calidad basados en las
separado y otras clases de tratamiento. normas ISO 9000, que reflejan el consenso
internacional en este tema, han cobrado una gran
Una vez que el departamento de compras haya popularidad y muchas organizaciones se han
resuelto la elección del proveedor para la decidido a tomar el camino de implantarlo.
adquisición de uno o más materiales, emitirá el
pedido de compras. Existen diversas metodologías para la
implementación de sistemas de gestión de la
Este documento formaliza la operación de compra, calidad, y en todas sus autores coinciden en
siempre y cuando reúnan los requisitos legales y considerar a la elaboración de la documentación
comerciales. como una etapa importante, pero existe una
tendencia a reducir el enfoque de esta cuestión a
La emisión del pedido de compra debe ser ofrecer algunos consejos para la elaboración de
efectuado para formalizar la operación de compra, documentos (fundamentalmente del Manual de
independientemente de que éste se haya Calidad y los procedimientos), cuando no se trata
convenido con anterioridad por teléfono, sólo de confeccionarlos sino de garantizar que el
telégrafo, carta o empleando alguna forma que sistema documental funcione como tal y pase a ser
adopte el proveedor. una herramienta eficaz para la administración de
los procesos.
Este documento aún cuando no se contabiliza,
sirve como soporte de la compra además de que, • Propósito
en algún momento dado, con él se pueden
verificar las características de los productos que se La documentación es el soporte del sistema de
solicitaron. gestión de la calidad, pues en ella se plasman no
sólo las formas de operar de la organización sino
Actividades toda la información que permite el desarrollo de
todos los procesos y la toma de decisiones.

Trabajo en equipo Por ello, este trabajo tiene como objetivo ofrecer
una metodología para implementar un sistema
documental que cumpla con los requisitos de las
Resolver situaciones problemáticas normas ISO 9000:2000, y pueda ser aplicada por
los especialistas de calidad de cualquier
organización que se enfrente a la compleja tarea
de establecer un sistema de gestión de la calidad.

Planeación del Proceso de Compras 80


• Definición - Control de los equipos de medición y
seguimiento cuando no existen patrones
Determinar los tipos de documentos que deben nacionales o internacionales.
existir en la organización para garantizar que los - Resultados de la verificación y calibración de los
procesos se lleven a cabo bajo condiciones instrumentos de medición.
controladas. - Auditorías internas.
- Autoridad responsable de la puesta en uso del
• Características producto.
- Tratamiento de las no conformidades.
La versión del año 2000 de las normas ISO 9000 - Acciones correctivas.
dan la posibilidad de aplicar el sentido común y - Acciones preventivas.
decidir la extensión de la documentación del
sistema de gestión de la calidad, de acuerdo con Es necesario estudiar las regulaciones específicas
las características de la organización en cuanto a del sector en que se desenvuelve la organización,
tamaño, tipo de actividad que realiza, complejidad para determinar los documentos que deben
de los procesos, sus interacciones y la competencia responder al cumplimiento de estos requisitos
del personal. legales.

No obstante exigen la existencia de los siguientes Cada sector establece determinadas regulaciones
documentos: que deben ser cumplidas para garantizar la
uniformidad de los productos y servicios que
• Declaraciones documentadas de una política de oferten sus organizaciones y el cumplimiento de
calidad y objetivos de la calidad. los requisitos legales que impone el estado como
• Manual de Calidad. representante de los intereses de la sociedad en su
conjunto.
• Procedimientos documentados para:
- Control de documentos. Podemos citar por ejemplo en el sector
- Control de los registros de calidad. farmacéutico las Buenas Prácticas de Producción
- Auditorías internas. Farmacéutica, en el sector de la Salud, las Buenas
- Control de productos no conformes. Prácticas de Laboratorio Clínico, en el sector del
- Acciones correctivas. software las normas ISO, SPICE y el modelo de
- Acciones preventivas. evaluación CMM, entre otros.

Asimismo, se requieren registros para: Es por ello que la documentación del sistema de
calidad debe armonizar los requisitos de las ISO
- Revisiones efectuadas por la dirección al sistema que son genéricos, con los requisitos específicos
de gestión de la calidad del sector en que se desenvuelve la organización.
- Educación, formación, habilidades y experiencia
del personal. Con los resultados de las tareas anteriores, se
- Procesos de realización del producto y deben decidir cuáles son los tipos de documentos
cumplimiento de los requisitos del producto. que deben existir en la organización para cumplir
- Revisión de los requisitos relacionados con el con los requisitos de las normas ISO 9000 y de las
producto. regulaciones propias del sector.
- Elementos de entrada del diseño y desarrollo.
- Resultados de la verificación del diseño y Así tenemos que usualmente las organizaciones
desarrollo. tendrán que contar con:
- Resultados de la validación del diseño y - Manual de Calidad
desarrollo. - Manuales de Procedimientos
- Control de cambios del diseño y desarrollo. - Procedimientos generales y específicos
- Evaluación de proveedores. - Registros
- Planes de Calidad

Planeación del Proceso de Compras 81


- Especificaciones Otro criterio es el que clasifica los documentos
regulatorios en tres niveles: el primero donde se
Además podrán existir otros documentos como: encuentra el Manual de Calidad, el segundo donde
- Planes de inspección y ensayo. se encuentran los procedimientos generales y el
- Expedientes maestros de los productos tercero, donde se encuentran los procedimientos
- Informes específicos, especificaciones y otros documentos.
- Planos
- Dibujos, esquemas Los registros al no ser documentos regulatorios no
- Etiquetas entran dentro de esta clasificación. Ambos criterios
- Certificados no ubican en ningún lugar dentro de la jerarquía,
- Prospectos la documentación regulatoria de procedencia, sin
- Reglamentos embargo, estos documentos también deben ser
- Facturas controlados.
- Tarjetas de almacenamiento
- Modelos
- Instrucciones

Estos documentos pueden ser útiles para obtener


los resultados que la organización desea en
materia de gestión de la calidad.

Actividades

Trabajo en equipo

Cuadros sinópticos, cuadros de


doble entrada y tablas

A fin de que identifiques la importancia que tiene


el diseñar los documentos utilizados en el proceso
mercantil, forma un equipo de tres personas y
elaboren un cuadro sinóptico de las características
y requisitos de calidad que deben contener los
documentos comerciales. Presenten su cuadro
sinóptico a sus compañeros y profesor para su
retroalimentación.

2.2.2. Elementos que Integran el Diseño de


Documentación del Área de Compras.

Para realizar esta tarea se debe clasificar la


documentación y definir su jerarquía utilizando un
criterio único. Usualmente se utiliza el criterio de la
pirámide que aparece en la ISO 10013:94, donde
se ubica en el nivel más alto el Manual de Calidad,
en el segundo nivel los procedimientos y, en el
tercer nivel, instrucciones, registros,
especificaciones y otros documentos.

Planeación del Proceso de Compras 82


• Técnicas

Para elaborar los procedimientos generales se sugiere utilizar la siguiente estructura:

Partes Carácter Contenido


Objetivo Obligatorio Definirá el objetivo del procedimiento

Alcance Obligatorio Especificará el alcance de la aplicación del


procedimiento.

Responsabilidades Obligatorio Designará a los responsables de ejecutar y supervisar


el cumplimiento del procedimiento.

Términos y definiciones Opcional Aclarará, de ser necesario, el uso de términos o


definiciones no comunes aplicables al procedimiento.

Procedimiento Obligatorio Describirá en orden cronológico el conjunto de


operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento.

Requisitos de documentación Obligatorio Relacionará todos los registros que deben ser
completados durante la ejecución del procedimiento.

Referencias Obligatorio Referirá todos aquellos documentos que hayan sido


consultados o se mencionen en el procedimiento.

Anexos Opcional Incluirá el formato de los registros, planos, tablas o


algún otro material que facilite la comprensión del
procedimiento.

Planeación del Proceso de Compras 83


• Elementos

La metodología que se propone cuenta con seis etapas y se describe de manera general en el siguiente
esquema:

Determinación de las
necesidades de
documentación

Diagnóstico de la situación de
la documentación en la
organización.

Diseño del sistema


documental

Elaboración de los
documentos

Implantación del sistema


documental

Mantenimiento y mejora del


sistema

Planeación del Proceso de Compras 84


• Registros 4. Poner en práctica lo establecido en los
documentos.
El grupo seleccionado elaborará el Manual de
acuerdo con el formato establecido en la etapa de 5. Recopilar evidencia documentada de lo anterior.
diseño, teniendo en cuenta la necesaria
participación de todas las áreas involucradas. • Control

Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan Objetivo: Mantener la adecuación del sistema a las
trazado en la etapa anterior. necesidades de la organización a través de la
mejora continua.
Los otros documentos se elaborarán de acuerdo
con el plan y siguiendo las instrucciones Tareas:
confeccionadas para cada tipo de documento que
deben haber sido aprendidas durante la 1. Realizar auditorías internas para identificar
capacitación. oportunidades de mejora.
2. Implementar acciones correctivas y preventivas
Revisar y aprobar todos los documentos por parte tendientes a eliminar no conformidades en la
del personal competente autorizado. documentación.

La revisión y aprobación de la documentación se Actividades


realizará a medida que ésta se vaya elaborando.

• Implantación Trabajo en equipo

Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los


documentos elaborados. Mesa redonda

Tareas:

1. Definir el cronograma de implantación. Resolver situaciones


problemáticas
Para ejecutar esta tarea se deben tener en cuenta
las características propias de la organización y los
recursos existentes. Para que identifiques los elementos que debe llevar
el diseño de documentos comerciales, integra un
2. Distribuir la documentación a todos los equipo de cinco personas y discutan qué tipos de
implicados. documentos comerciales se deben emplear en una
empresa dedicada a la fabricación de pañales
La documentación aprobada debe ser distribuida a desechables y elaboren un prototipo de ellos.
las áreas en la medida en que vaya siendo Elaboren una hoja de soluciones y expónganla a
aprobada. sus compañeros y profesor.

3. Determinar las necesidades de capacitación y


actualizar el plan de capacitación.
Transferencia a otros contextos
Cuando existan dificultades con la implantación de
un procedimiento y se determinen necesidades de
capacitación, el plan elaborado debe ser
actualizado y requiere ejecutar la acción correctora
en el período de tiempo más breve posible.

Planeación del Proceso de Compras 85


Es por ello que toda organización debe diseñar sus
Módulo: Planeación del Proceso de Compras propios formatos de solicitud de compra, así
como requisición de compra para llevar un control
Competencias Laborales Capítulos y registro de las adquisiciones y que no haya forma
Controlar el proceso de compra de de duplicarlas al momento de solicitarlas.
acuerdo con las políticas, objetivos y
demás normatividad establecida por 1,2 Sin embargo, se deben tomar en cuenta los
la empresa. requisitos de calidad y las necesidades de la
empresa para su diseño. Ninguna empresa (a
Manejar la documentación del área menos que sea sucursal o filial de otra) debe
de compras de la empresa para su poseer los mismos formatos de otra.
1,2
control administrativo.
Los formatos de Bonafont no son los mismos de
Agua de los Ángeles. Ni los de la Pepsi igual a los
Con el fin de reforzar los conocimientos vertidos en de Coca Cola.
este capítulo diremos que en las industrias que
producen un gran volumen de artículos, se practica
el análisis en forma amplia.

Los encargados de la determinación anticipada de


costos, que pertenecen al departamento de
compras, realizan informes de los costos para tener
bases y así poder negociar con los proveedores,
quienes deben hacer las cotizaciones en forma
analítica, conteniendo diversos datos de manera
adecuada.

Los presupuestos juegan un papel muy importante


en este proceso, ya que en ellos se basan las
políticas de producción.

Por lo tanto, debes saber que para cualquier


empresa sería ventajoso confeccionar una plantilla
de análisis de cotizaciones con el fin de poder
cotejar las distintas cotizaciones recibidas.

En esta plantilla se encolumnarán los datos


vinculados con la solicitud de cotización remitida.
Posteriormente, se adicionarán las respuestas
obtenidas de los vendedores para, entonces, poder
decidir a qué proveedor se le colocará el pedido de
compra.

Esta plantilla constituye un interesante método de


seguimiento de las solicitudes de cotización. Estas
plantillas se pueden diseñar en forma manual
aunque lo ideal es que se puedan diseñar en hojas
electrónicas. Muchas empresas importantes como
Chrysler toman estos modelos de plantillas para
aplicarlas en sus procesos.

Planeación del Proceso de Compras 86