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AUDITORIA ADMINISTRATIVA

EJE 4

BRIANDA LUCIA CASTRO CARRASCAL


DIEGO FERNANDO CASTRO GOMEZ
LIDIS JASNEIRA FAJARDO RODRÍGUEZ
LISBETH TATIANA PATIÑO GALEANO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA


ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTA D.C
2019
Bogotá D.C., 01 de Abril de 2019.

Servicios públicos de aseo la Dorada, Caldas E.S.P.D.

Calle 9 N° 4-12

La Dorada, Caldas.

Atención.

Dr. Jorge Ivan Zamora Niño.

Presidente.

Asunto: Informe de auditoría administrativa

Áreas funcionales de la empresa (talento humano, sistemas de información, área

administrativa, área jurídica, personal de barrido)

De manera atenta informo que el día 18 de marzo del presente año ha culminado la

evaluación de las áreas que nos ha solicitado para realizar el debido proceso de auditoría,

y para formalizarla me permito anexar el siguiente informe donde encontrará detalladamente los

resultados evaluados durante el proceso. El tiempo de auditoría no se excedió con relación a lo

acordado en las reuniones anteriores.

Con la finalidad de exponer en orden los resultados, hemos integrado la exposición conforme

a los siguientes puntos centrales.


1. Introducción y antecedentes

2. Finalidad.

3. Metodología.

4. Alcance.

5. Apreciación de hechos relevantes.

6. Observaciones.

7. Salvedades.

8. Limitaciones.

9. Recomendaciones.

10. Anexos.

Nuestro equipo de auditoría lo conforman las siguientes personas:

-Brianda Lucia Castro Carrascal

-Diego Fernando Castro Gómez

-Lidis Jasneira Fajardo Rodríguez

-Lisbeth Tatiana Patiño Galeano

De esta manera y en atención a lo anteriormente señalado daremos inicio en la forma

siguiente:

1. Introducción y antecedentes:

En el siguiente informe se mostrará detalladamente la evaluación realizada a los jefes de área

de la empresa de servicios públicos de aseo de la Dorada Caldas E.S.P.D. como el área de talento

humano, sistemas de información de la entidad, área administrativa (contabilidad, tesorería y

cartera), área jurídica y de contratación, terminando con la auditoría al personal de barrido en las
zonas asignadas por sus supervisores.

Se anexara en el debido informe las tablas, porcentajes e imágenes correspondientes para que

la evaluación sea transparente clara y concisa dando a conocer el estado real de la empresa y sus

aspectos a mejorar para que de esta misma manera el área de comité administrativo gerencial tome

las decisiones adecuadas basándose en la auditoría solicitada.

En cuanto a las áreas auditadas encontramos factores preocupantes como en el área de talento

humano donde se encontró que no realizan una capacitación en general para todos sus empleados lo

cual afecta a la compañía y a sus funcionarios a la hora de desarrollar las labores que se les asigna,

por otro lado el personal administrativo no se encuentra capacitado para ejercer las funciones de la

administración, es decir que no cuentan con un título profesional para el cargo, por ende esto

representa un riesgo para el desarrollo y el cumplimiento de los objetivos misionales, por otro lado se

encuentra el área de sistemas de información en donde se evidencio que la empresa no maneja su

propio sistema de información comercial y de facturación lo cual no le permite tener el conocimiento

exacto de la cartera morosa con sus respectivos intereses, el jefe de área manifestó que la facturación

se está realizando a través de la empresa Empocaldas.

La entidad no tiene su propia página web, toda la información se encuentra a través del link

del municipio de la Dorada, lo cual muestra que no es útil ni satisface las necesidades de la

comunidad de la ciudad.

Los sistemas de información no son confiables ya que son obsoletos como el caso del sistema

financiero actual que no integra la parte contable y tesorería, lo cual la empresa debería tener los

sistemas tecnológicos al día puesto que es muy importante para registrar y adquirir la información

necesaria en el tiempo adecuado.

En el área de cartera se pudo evidenciar que existe una cartera morosa de por un valor
específico de $199.942 (miles de pesos) por el concepto de cuentas por cobrar de servicios de aseo,

es necesario implementar medidas estrictas que permitan la recuperación de esta, ya que el total de

los activos se representa con un 27% es decir que se halla negativo.

Área de jurídica y contratación, se pudo evaluar y evidenciar tomando para el informe las

tipologías contractuales suscritas en la Empresa E.S.P.D, como los la modalidad de contratación fue

un total de 103 auditados a la fecha, dicha información será anexada en el transcurso del informe

para obtener una mayor claridad sobre el tema.

Área del personal de barrido: realizada al periodo comprendido del 18/02/2019 a la fecha, en

cuanto a las actividades de barrido, en el cual se pudo observar mediante el proceso de auditoría que

las labores se realizan en el tiempo establecido por la empresa, los trabajadores portan de manera

adecuada los uniformes suministrados, los trabajadores realizan sus pausas activas de acuerdo a lo

establecido por salud ocupacional, se respeta el tiempo de descanso y refrigerio del empleado. por lo

anterior se anexan fotografías y la información detallada sobre el área auditada.

Con lo mencionado anteriormente es un breve resumen de los resultados de la evaluación de

la auditoría generada a esta empresa.

Finalidad:

El objetivo de la finalidad de dicho proceso de auditoría es mostrar de manera clara y

transparente las áreas evaluadas para poder observar con claridad las debilidades y fortalezas de cada

una y así poder tomar las decisiones correctas sobre los procesos auditados ya que nuestro objetivo

es dar a conocer los aspectos a mejorar para que la empresa de servicios de aseo de la Dorada

obtenga un excelente manejo administrativo, sistemático, jurídico, de talento humano y de cartera ya

que al mejorar estas áreas por las cuales el comité ejecutivo de la empresa solicitó la auditoría sean

fortalecidas en todos sus aspectos y de esta manera se llegue a un plan de estratégico y de acción para
poder cumplir con la misión, visión y objetivos de la compañía, pero ante todo brindar el mejor

servicio a los ciudadanos de la Dorada, Caldas, dando todo de sí para aportar higiene ambiental

cumpliendo con todos los parámetros que este exige.

Esperamos de antemano que este informe brinde la mejor información para la toma de

decisiones a nivel administrativo y ejecutivo.

Metodología.

En los temas que se analizaron, la metodología consistió en el relevamiento del sistema del

control interno de la empresa de servicio de aseo la Dorada, Caldas E.S.P.D.

A continuación se detallan los tópicos auditados por esta auditoría cuyos procedimientos se

encuentran detallados en el ítem de anexos, los procedimientos que se llevaron a cabo durante este

proceso son los siguientes:

a. Área de talento humano

b. Sistemas de información

c. Área administrativa y financiera

i. 1.1. Indicadores financieros

ii. 1.2. Cartera

iii. 1.3. Contabilidad y Tesorería.

d. Área jurídica y / o contratación.

e. Área del personal de barrido.

f. Anexos de las áreas evaluadas.


Alcances.

La auditoría en una empresa es importante para evidenciar aspectos relevantes de la

compañía, también permite la adecuación y efectividad del sistema de control interno, así mismo el

cumplimiento de las funciones asignadas a cada departamento.

A continuación mencionaremos varios alcances que tiene la auditoría en una empresa:

➔ La auditoría permite evaluar, conocer, identificar la suficiencia, calidad, entre otros de

los controles operativos y financieros de una organización, promoviendo siempre una

supervisión constante y lógicamente una reducción de costos bastante significativa.

➔ Garantiza que las políticas y programas administrativos se cumplan en su totalidad,

según los procedimientos establecidos por la compañía.

➔ Permite tener un archivo amplio, suficiente y organizado, con el fin de proteger

documentación importante para la empresa, evitando pérdidas de cualquier tipo.

➔ Garantiza que la información que se utilice siempre sea relevante e importante para la

dirección de la compañía.

➔ Evalúa la calidad, eficiencia y eficacia de la ejecución de las responsabilidades de

cada departamento de la compañía o empresa.

➔ Encuentra y evidencia posibles mejoras operativas dentro de la empresa y sus

departamentos.

➔ identifica gastos innecesarios y garantiza ahorros potenciales, siempre teniendo en

cuenta los resultados financieros.

➔ Brinda recomendaciones y sugerencias relevantes y de mejora para el excelente

funcionamiento de la empresa.

Todo lo anteriormente mencionado siempre va de la mano con las tareas y funciones que se le
asignen al departamento encargado de la auditoría, puesto que, si no se le dan las suficientes

herramientas para realizar a cabalidad el proceso, el resultado no será óptimo.

Apreciación de hechos relevantes.

En la empresa Servicios públicos de aseo la Dorada, Caldas E.S.P.D, el auditor da a conocer

las actividades y problemas que requieran mayor atención de la persona encargada.

Dentro de la auditoría si se encuentran áreas, o actividades de riesgo elevado para la

compañía o para sus colaboradores se deben dar a conocer y proponer sus respectivas soluciones sin

que estas generan inconformidad o inconvenientes dentro de la empresa.

Las posibles soluciones o estrategias inferidas por el auditor o el departamento encargado, se

deben tener en cuenta, ya que son las que dan una perspectiva más completa sobre lo que se debe

llevar a cabo, siempre se debe tener en cuenta también las estimaciones contables, para reducir la

incertidumbre en los resultados.

Los aspectos más relevantes a tener en cuenta sin duda son los riesgos, los cuales

mencionaremos algunos a continuación:

➔ Que existan incorrecciones materiales, incluyendo las que se deben a la realización de

fraude.

➔ La entrega de informe final de la auditoría mediante resumen y no un informe

completo y detallado junto con las evidencias de dichos riesgos.

Observaciones.

➔ Una de las observaciones realizadas es fortalecer la política adecuada de formación y

capacitación de personal no solo de unos cuantos sino en su totalidad.

➔ Cambiar, renovar o transformar la motivación y seguimiento realizado por el departamento de

recursos humanos específicamente de bienestar, pues no contribuyen de manera efectiva en


el crecimiento profesional y personal de los empleados de la empresa, pues son de tipo

recreativo y no constructivo.

➔ Renovar el departamento administrativo con personal idóneo que permita cumplir a cabalidad

con las necesidades de la empresa, para garantizar el cumplimiento de los objetivos

misionales.

➔ Crear un manual de funciones que esté debidamente aprobado y sustentado mediante

acciones y procedimiento legales y establecidos en la norma que le rija, con el fin de

garantizar el estricto cumplimiento de los procesos de la empresa.

➔ Realizar censos de los funcionarios de la compañía, con el fin de tener información exacta y

relevante de las personas que laboran en la empresa.

➔ Tener en cuenta la nueva tecnología con el fin de usar todas sus funciones y explotarlas de

manera satisfactoria para la empresa.

Salvedades.

➔ Es el cumplimiento de los estados financieros en relación a reglamentos relevantes o

requerimientos estatuarios

➔ En algunos procesos precontractuales se observó que son descalificados los proponentes por

incumplimientos que no son comprensibles teniendo en cuenta la poca oferta de contratos que

se presentan en la ciudad; sucede que al inicio de la evaluación son descalificados los

proponentes por falta de algún documento o se aporta sin firma, sin fecha, etc.; es decir,

propuestas incompletas, teniendo como consecuencia que al final, la evaluación económica se

realiza sobre un solo proponente.

➔ Incumplimiento por parte de un contratista de algunas de las obligaciones estipuladas en la

minuta del contrato.


➔ Apoyo de actividades para la gestión integral de residuos en el Municipio de Dorada.

➔ Recuperación Cartera, por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública

y se dictan otras disposiciones. Conforme a los principios que regulan el recaudo de

obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz,

eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público.

Limitaciones.

➔ El recaudo de obligaciones a favor del Tesorero Público deberán realizar su gestión de

manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro

Público.

➔ Disponer de cajas de almacenamiento adecuadas y suficientes para iniciar allí la presentación

y almacenamiento de los residuos sólidos, aprovechables y no aprovechables, por parte de la

comunidad de acuerdo con la frecuencia de recolección. La frecuencia, día y hora de

recolección debe ser de obligatorio cumplimiento por parte de la persona prestadora del

servicio público de aseo con el fin de evitar la acumulación de residuos sólidos en estos

sitios.

➔ Las personas prestadoras del servicio público de aseo deberán establecer las macro rutas y

micro rutas que deben seguir cada uno de los vehículos recolectores en la prestación del

servicio, de acuerdo con las necesidades y cumpliendo con las normas de tránsito. Estas rutas

deberán diseñarse atendiendo a la eficiencia en la asignación de recursos físicos y humanos.

➔ La recolección se efectuará según horarios y frecuencias en las macro rutas establecidas

previamente en el programa de prestación del servicio, las cuales deberán darse a conocer a

los usuarios, utilizando medios masivos de difusión de amplia circulación local. En las
facturas de cobro del servicio público de aseo, deberá informarse las frecuencias de las

diferentes actividades de recolección del servicio.

➔ El municipio o distrito deberá coordinar con las personas prestadoras del servicio público de

aseo o con terceros la ejecución de estas actividades y pactar libremente su remuneración

para garantizar la recolección, transporte y disposición final adecuados. No obstante, la

entidad territorial deberá tomar acciones para la eliminación de los sitios de arrojo

clandestinos de residuos de construcción y demolición en vías, andenes, separadores y áreas

públicas según sus características.

Recomendaciones.

En relación a los resultados arrojados durante el proceso de auditoría a la empresa de aseo de

la Dorada, Caldas E.S.P.D., damos las siguientes recomendaciones para mejorar las áreas en las que

se encontraron falencias.

Es importante que talento humano realice las respectivas capacitaciones a todos sus

empleados, para que todas las áreas de la organización cumplan con los objetivos misionales y se

pueda alcanzar lo propuesto por el comité directivo, puesto que con dichas capacitaciones se puede

lograr un mayor rendimiento en las labores asignadas a cada uno de los funcionarios.

Es importante que sean revisados los perfiles de cada trabajador para evaluar si este tiene

conocimiento del área al que se encuentra vinculado y que obtenga un título tecnológico o

profesional para ejercer los cargos administrativos en este caso ya que esta área es muy importante

para la compañía y su desarrollo.

Realizar el manual de funciones donde se especifiquen cada una de ellas para evitar el

incumplimiento de las funciones y así mismo llevar un control riguroso.


Área de sistemas de información: Recomendamos que la empresa invierta en un software

competente para registrar y obtener la información que la empresa necesita, ya que es preocupante su

situación contable y administrativa por la falta de un buen sistema que respalde y almacene dicha

información, se recomienda tener una página web donde se transmita una información correcta y

clara a los ciudadanos de la Dorada.

Indicadores financieros: se recomienda que analicen a profundidad la situación de la empresa

ya que en la auditoría encontramos que los indicadores de gestión presentados por la Empresa de

servicios públicos de La Dorada E.S.P. muestran que la entidad contiene en su interior mecanismos

de medición y control de logro de objetivos, lo que permite un proceso de mejoramiento continuo

efectivo y permanente al interior de la entidad.

Los indicadores financieros presentados por la entidad, muestran iliquidez, porque de cada

peso que debe la entidad tienen 0,77 centavos para responder. El Capital de Trabajo arroja un

resultado negativo, toda vez que la empresa no cuenta con los recursos necesarios que garanticen su

subsistencia; hecho que fue sustentado por la empresa a través de la compra de un recolector para la

vigencia 217; lo que denota falta de planeación al programar las compras, falta de gestión en el

recaudo y recuperación de cartera que ascienden a $180.938.860.00. (Hallazgo calificado en

contabilidad).

Con lo expuesto anteriormente deben desarrollar un plan estratégico donde sean impuestas

nuevas normas a la hora de programar las compras que la entidad realiza y cómo van a recuperar la

cartera correspondiente, para llevar a cabo este proceso se debe reportar mensualmente un listado de

los deudores morosos, en base a dichos datos reportados por el área de cartera se tomarán las

decisiones que ustedes consideren pertinentes para realizar los cobros de las facturas en mora.

Área de cartera: Es preocupante la situación en la que se encuentra este departamento ya que


se evidencio que la compañía tiene unas cuentas por cobrar de $199.942 (miles de pesos), esto afecta

en gran manera los estados financieros de la organización puesto que a raíz de ello no tiene un punto

de equilibrio y al no obtenerlo causa gran dificultad al momento de cubrir los pasivos y deberes que

la organización tiene.

Por ende recomendamos actuar de inmediato sobre este departamento y en base al plan

estratégico que el comité ejecutivo plantee se debe generar un plan de acción constante para

recuperar a mediano plazo el 50% de las facturas no canceladas por los deudores activos.

A continuación se mostraran los anexos para obtener una mayor claridad de la auditoría

realizada.

Anexos.

Empresa de Servicios de Aseo la Dorada, Caldas E.P.S.D.

Imagen 1 http://www.espladorada.com

Los resultados de las áreas auditadas son las siguientes:

Talento Humano

Presenta una relación adecuada de su talento humano para el cumplimiento de sus objetivos

misionales, pero adolece de una política adecuada de formación y capacitación; los programas de

capacitación se han concentrado en algún sector de los funcionarios, dejando de lado el resto de

ellos. Los estímulos de bienestar no contribuyen de manera efectiva al crecimiento personal de los
funcionarios, son actividades más de carácter recreativo. A lo anterior se suma que en la entidad no

existe personal en carrera administrativa, lo cual genera inestabilidad laboral y alto riesgo en el

compromiso de sus funcionarios para el cumplimiento de sus objetivos misionales.

No se cuenta con manual de funciones debidamente aprobado, se tiene un documento que se

asemeja como tal, sin adopción legal para su cumplimento, generando con ello alto riesgo en la

ejecución y cumplimiento de los procesos; en tal sentido se ha desconocido la normatividad de

carrera administrativa al no adoptar su planta de personal de manera adecuada y ajustada a dichas

normas. El personal contratado por prestación de servicios para desarrollar actividades misionales

reúne los requisitos normativos exigidos para la ejecución de sus labores.

Sistemas de Información

La entidad no presenta un censo de usuarios actualizado, no maneja su propio sistema de

información comercial y programa de facturación lo cual no le permite tener una información exacta

de la cartera morosa y sus respectivos intereses de mora, esta facturación se realiza mediante

convenios con la empresa EMPOCALDAS. En la actualidad la entidad está implementando un

sistema de información integrado para el manejo de presupuesto, contabilidad y tesorería; que le

permita generar una información confiable, veraz y oportuna en aras de reportar a los entes de

control la realidad de los hechos financieros. La entidad no presenta página web toda la información

se registra por intermedio del link del municipio de La Dorada. Los sistemas de información de la

entidad no son confiables, porque estos son obsoletos caso del sistema financiero actual qué no

integra contabilidad y tesorería.

Los indicadores de gestión

Presentados por la Empresa de servicios públicos de La Dorada E.S.P. muestran que la

entidad contiene en su interior mecanismos de medición y control de logro de objetivos, lo que


permite un proceso de mejoramiento continuo efectivo y permanente al interior de la entidad. Dichos

indicadores, muestran la siguiente relación de efectos para la entidad:

Los indicadores financieros presentados por la entidad, muestran iliquidez, porque de cada

peso que debe la entidad tienen 0,77 centavos para responder. El Capital de Trabajo arroja un

resultado negativo, toda vez que la empresa no cuenta con los recursos necesarios que garanticen su

subsistencia; hecho que fue sustentado por la empresa a través de la compra de un recolector para la

vigencia 217; lo que denota falta de planeación al programar las compras, falta de gestión en el

recaudo y recuperación de cartera que ascienden a $180.938.860.00. (Hallazgo calificado en

contabilidad)

Cartera

Deudores Se evidencia una cartera morosa por valor de $199.942 (miles de pesos) correspondiente a

cuentas por cobrar de servicios de aseo; es necesario, iniciar e implementar medidas de cobro

coactivo y procesal para recuperar dicha cartera, ya que del total del activo esta cifra representa el

27%. Hallazgo negativo.


Imagen 3 http://www.espladorada.com

Imagen 4 http://www.espladorada.com

Área jurídica y /o contratación

En esta área se evaluó y se pudo evidenciar tomando para el informe las tipologías

contractuales suscritas en la Empresa E.S.P.D, como los la modalidad de contratación fue un total
de 103 auditados a la fecha.

Imagen 5. fuente: http://www.espladorada.com

El manual de contratación de la empresa E.S.P.D, Lo acoge, la entidad por acuerdo N. 002

de septiembre 29 de 2016, establece los sistemas y reglas para la contratación que requiera celebrar,

la instaura de acuerdo al artículo 333 de la Constitución política, Ley 142 de 1.994 artículo 30 y 31 y

las Leyes 689 de 2.001 artículo 3, y Ley 632 de 2.000, En este manual se incluyen las cláusulas

excepcionales al derecho común, como las de terminación, interpretación y modificación

unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales, también las de caducidad y de reversión. En sus

principios generales expresa aplicación a los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía,

celeridad, imparcialidad y publicidad como trámite y procedimiento general en su contratación,

cumpliendo el mandato constitucional del artículo 209 y el artículo 3 de la Ley 489 de 1.998.

En las normas aplicables a los contratos, no solo se aplican las reglas ya referidas que son de

carácter especial, además las normas civiles y comerciales e igualmente la Ley 80 de 1.993 en cuanto

corresponda. Maneja también cuantías para la contratación planteando requisitos para sus procesos

contractuales y conceptuando que la selección del contratista se hace por solicitud privada o pública

de ofertas, enmarcando la tipología contractual en estos dos tipos de sistemas, como norma general

se dice en este reglamento que la liquidación de los contratos se deberá expresar en los eventos que

considere el gerente general de la empresa, lo cual jurídica y económicamente para la empresa es


inconveniente y no es el deber ser.

Una vez realizada la auditoria se pudo constatar que la empresa realiza sus publicaciones de

diferentes modalidades de contratación en las páginas SIA OBSERVA y SECOP II, respetando el

lineamiento de publicación en los tiempos determinados por cada entidad, con sus respectivos

documentos, desde la etapa precontractual hasta la etapa post-contractual; los cuales están siendo

vigiladas y controladas por la contraloría general de caldas, ente encargado de realizar cada año

auditorías, para la transparencia en el principio de la contratación a nivel caldas.

Auditoría al personal de barrido

Realizada al periodo comprendido del 01/08/2018 a la fecha, en cuanto a Actividades de

barrido.

Imagen 6. fuente: http://www.espladorada.com


Cronograma de actividades

Cuestionario auditor

1. Describa el proceso paso a paso de inicio a fin de barrido y limpieza de áreas y vías públicas.

2. Describa el alistamiento y asignación del programa de recorrido.

3. Conoce el código de ética de la entidad, describa dos principios corporativos de la E.S.P.

4. conoce la misión y la visión de la empresa, favor descríbala.

Observación del proceso de inicio a fin, en compañía de la supervisora

Desarrollo de la auditoría

Respuestas al cuestionario

1. Barrido y limpieza realiza un proceso en 26 rutas asignadas en diferentes puntos de la ciudad allí

se realiza el barrido y limpieza de cunetas, zonas verdes, parques, casa en abandono y se tiene en

cuenta la recolección de arena en diferentes rutas por lo menos una o dos veces por semana, también

se tiene en cuenta las jornadas establecidas según el cronograma de actividades de jornadas de

limpieza que se realizan dos veces por semana en diferente sectores. Teniendo en cuenta que la

jornada inicia desde las 5: 00 am y finaliza a la 1:00 pm.

2. Se inician labores desde las 5:00 am donde se llegan a los diferentes puntos asignados los cuales

son: bodegas del ferrocarril, IDEMA, escuela juan pablo segundo, escuela Kennedy y parqueadero

contiguo a bomberos desde allí firman su planilla de entrada y realizan alistamiento de herramientas

luego se desplazan hacia las rutas asignadas donde empiezan a realizar su actividad de barrido en

cunetas, parques, zonas verdes, casas en abandono lo cual lo hacen de manera lineal según lo

establecido, toman dos medias horas de descanso donde aprovechan para realizar pausas activas,

relajamiento, toman sus alimentos y se hidratan la jornada termina a las 1:00 pm donde llegan
guardan los carritos recolectores manuales y registran su hora de salida en la planilla y se dirigen a

sus casas.

3. La Empresa de Servicios Públicos que tiene como fundamento básico las relaciones

interpersonales entre sus colaboradores teniendo en cuenta que esto fortalece la prestación del

servicio y es consciente que el manejo de la información debe ser clara y concisa para fortalecer los

diferentes procesos.

4. La Empresa de Servicios Públicos tiene como VISIÓN ampliar su cobertura en la prestación de

servicio de aseo donde se establecerá con mayor eficacia efectividad y cumplimiento, la MISIÓN se

basa en optimizar los diferentes procesos operativos de la empresa garantizando la transparencia y

equidad de nuestros recursos pensando en el mejoramiento del medio ambiente.

Observación del proceso de inicio a fin, en compañía de la supervisora

Se inicia el recorrido en compañía de la supervisora, se escogen tres rutas de barrido de forma

aleatoria, se observa que las operarias portan sus uniformes de forma adecuada, los implementos de

protección personal son portados de forma correcta y se encuentran en buen estado; también se

observó el desarrollo de la actividad y concuerda con la respuesta dada por la supervisora en el

cuestionario además cumple con las funciones establecidas en el Manual.

Evidencia

fotográfica
Imagen 7. Fuente: http://www.espladorada.com

Es un componente organizado, con buen desempeño y cumplimiento de la labor, la

supervisora atiende las quejas que socializa la comunidad logrando darle respuesta con prontitud,

realizando el barrido de las calles principales, la realización de actividades en los lugares deportivos

y recreativos de la ciudad apoyo a brigadas de limpieza con los demás componentes, el cumplimiento

del horario y el uso de los elementos de protección personal aclarando que su objetivo final es

permanecer limpia la ciudad para una vista paisajísticamente agradable y amigable con el medio

ambiente.

c. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

Dentro del análisis realizado es importante destacar que para lograr los objetivos planteados

todas las áreas deben ir alineadas a la misión y visión de la empresa. se incluye como factor que

hace falta para el logro de los objetivos dentro de cada área auditada, se debe realizar una adecuada

intervención y capacitaciones al personal para enseñar la importancia de manejo de servicio al

cliente, ya que el área de atención al público y la evacuación de los P.Q.R, no está siendo la más

rápida y eficiente; el proceso de evacuación demora hasta más de 1 mes, que no es el tiempo

adecuado para depurarlos, el tiempo estimado es de 15 días máximo para la respuestas de este,

según el reglamento, ya que se encuentra un acumulado de P.Q.R, a la fecha sin dar solución.

d. ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

Dados los factores anteriores que se interpone como obstáculo para el logro de los objetivos,

se debe prestar mayor atención a la calidad y control para la intervención por medio de gerencia, para
la solución de depuración de los P.Q.R. radicados diariamente en la empresa, de forma estratégica

que estos se puedan resolver en un tiempo estimado para dar solución rápida a todos, esto con el fin

de cerciorarse que el usuario esté satisfecho con el servicio brindado.

e. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

Los objetivos expuestos son claros y todos funcionan en pro a la mejora de la atención y

servicio brindado al usuario.

En el cual si el funcionario realiza sus funciones de la forma adecuada y se establecen

organismos de control, eficiencia y eficacia, es posible alcanzar lo planteado.

También es necesario que, para no incidir en el error, la capacitación es una herramienta que

brinda mejora y retroalimentación de procesos a todos los empleados, en donde se incorporan las

debilidades para convertirlas luego en el fuerte.

De esta forma se logra concienciar a los empleados de la realidad actual y que brinden un

mejor servicio a la razón de ser de la E.S.P.D que son los usuarios, los cuales son el motor principal

de la empresa.

f. ¿Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores?

Considerando el progreso dentro del cronograma de actividades realizado es de importancia

que todo el equipo de auditores examine si se está realizando de forma adecuada y si se está dando

respuesta a los objetivos planteados, esto con el fin de continuar con la intervención y mejorar

aquellos espacios en los que se encontraron falencias.

2. Presentación del diagnóstico

a. Documentación analizada

· Historia, misión, visión y objetivos principales de E.S.P.D.

· Características del proceso


· Análisis del ambiente laboral

· Planes de capacitación y entrenamiento

· Estrategias y planteamientos de mejora.

b. Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan

Considerando que el usuario busca un servicio de aseo excelente, no es solo está la razón que

los atrae, pues el servicio y la atención adecuada son factores que intervienen a una posible

fidelización y la buena imagen.

Problemática: La E.S.P.D, contrata personal cada 3 meses, para dar oportunidad laboral, lo

cual en muchas ocasiones no es una manera adecuada para la empresa, ya que el personal, tiene muy

poco tiempo para capacitarse y poder realizar sus funciones de manera eficaz y eficiente el proceso

de atención al cliente, es una gran problemática, por lo cual se debe reconsiderar el método de

contratación a más tiempo y así evitar contratiempos en la evacuación de los P.Q.R y la debida

atención al público.

c. Exponer a las personas involucradas.

Coordinador General de la Auditoria: Miriam Vargas Montealegre

d. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.

Como medida de mejora se evidencia que en los últimos meses implementaron un mayor

control de la forma de contratación, que se debe tener en cuenta bajo la supervisión de la junta

directiva y gerente, quien son los encargados de examinar y reestructurar el método de tiempo

contratación de personal, siendo así la solución de poder contar con el tiempo del personal que se

pueda acoplar y mantener la mejor atención del cliente y depuración más rápida de los P.Q.R.
Por ende damos terminado el informe de Auditoría a la empresa de Servicios de Aseo la

Dorada, Caldas E.P.S.D. a 01 de Abril del 2019, fecha acordada de la entrega de dicho informe,

quedamos a la disposición del comité ejecutivo para aclaración de dudas sobre el tema expuesto.

Cordialmente,

Auditor titular.

Lidis Jasneira Fajardo Rodríguez.


C.C. 1.054.539.057. De Dorada, Caldas.
T.P. 349.054.0

Brianda Lucia Castro Carrascal


C.C.: 81928409 De Bogotá
T.P: 897654

Diego Fernando Castro Gómez


C.C.: 28382833
T.P. 345432

Lisbeth Tatiana Patiño Galeano


C.C.:1918718171
T.P. 675432

CONCLUSIONES.

Por último podemos concluir que la empresa de servicios públicos de aseo de la Dorada,

cuenta con un esquema administrativo muy básico, el cual es necesario renovar y actualizar con base

a las nuevas tecnologías y necesidades de los usuarios, pues como lo mencionamos anteriormente en

uno de los puntos mencionamos la poca liquidez del tesorero Público, siendo esta muy necesaria para

la realización de sus funciones.

También llegamos a la conclusión de la necesidad de capacitar a los funcionarios sobre la


cultura de almacenar los residuos aprovechables y los no aprovechables, su debido almacenamiento,

el uso de las canecas y bolsas, y así capacitar a los ciudadanos para contribuir con el cuidado del

medio ambiente.

También identificamos la necesidad de crear macro y micro rutas que permitan suplir las

necesidades de los ciudadanos, cumpliendo con las normas de tránsito establecidas, de esta forma

efectivizar el servicio en pro de la comunidad.

Establecer normas y multas drásticas sobre el arrojo clandestino de residuos de construcción

en áreas públicas, educar a la comunidad sobre la cultura de cumplir las normas establecidas, con el

fin de beneficiar a los ciudadanos respetando el espacio público.

En este trabajo encontramos la necesidad y la importancia de la realización de un proceso de

auditoría administrativa, ya que mediante esta actividad se puede garantizar el adecuado

funcionamiento de cada uno de los departamentos de una empresa, el descubrimiento de falencias e

inconsistencias de un departamento, de un área o de un puesto de trabajo.


REFERENCIAS.

Tomado de internet el 28 de marzo de 2019

https://www.solocontabilidad.com/contenido/contribuciones-y-limitaciones-de-la-teoria-de-

la-administracion-clasica

Tomado de internet el 28 de marzo de 2019 http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse182.html

Tomado de internet el 28 de marzo de 2019 http://acacia.org.mx/busqueda/pdf/07-

004_Eduardo_Jos___Mancillas_P__rez.pdf