POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

Facultad de Ingenieria y Ciencias Básicas

Gestión de la Información 20185

NÚMERO ESTUDIANTE LIDER ID VIRTUAL CORREO ELECTRONICO

1 Alonso Benito Raul Giovany x 24764 rgalonso@poligran.edu.co
2 Hernandez Arias Libardo 26198 lihernandez5@poligran.edu.co
3 Parra Reyes Ivan Manuel 27059 ivparrap@poligran.edu.co
4 Jaramillo Arroyave Rosa Adriana 27136 rojaramillo1@poligran.edu.co
5 Franco Alvarez Elizabeth 26982 elfranco1@poligran.edu.co

Observaciones:

PLASME AQUÍ, SI ES EL CASO, LAS NOVEDADES DEL EQUIPO DURANTE EL DESARROLLO DEL PROYECTO

CONTENIDO
DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
1 INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y OPORTUNIDAD DE AVANCE
3 MÓDELO DE ENTES
4 DICCIONARIO DE DATOS
5 MAPA DE RELACIONES
6 REPORTES PARA LOS USUARIOS
7 PORTAL GRÁFICO
8 TABLAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
9 INTERFAZ CON EL USUARIO FINAL / MENÚ
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y Ciencias Básicas
rmación 20185

EMPRESA PARA EL PROYECTO CARRERA SEMESTRE

Ofixpres Administracion de Empresas 8
Ofixpres Administracion de Empresas 8
Ofixpres Administracion de Empresas 8
Ofixpres Administracion de Empresas 8
Ofixpres Administracion de Empresas 8

DEL PROYECTO
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INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
La compañia Ofiexpres en Colombia es una entidad que presta servicios através de la tercerización actua
a este tipo de servicio y hace parte de Oficce Depot la cual es la Organización más grande a nivel mundia
cuenta con 11 tiendas, las cuales son controladas operativamente por Oficce Depot desde la ciudad de M
abastecer a las diferentes empresas en implementos de aseo, muebles, equipos y suministros de oficina
ser mas eficientes, dismuir gastos y ganar tiempo en la labor que requieren. La operación de Centro y Su
donde es la cadena de retail de artículos especializados de oficina más grande y exitosa, contando con 1
República Mexicana y en Centro América con: 5 tiendas en Guatemala, 4 en Costa Rica, 3 en Honduras, 3

El Centro de Distribución
de Tenjo, cuenta con un área de 10.200mts2, 15 muelles, un sistema ERP, donde diariamente se recibe m
administra más de 18,000 referencias.La planta de producción ubicada en el km 10 via Cali – Candelaria,
requerimientos para la fabricación de formas preimpresas especiales y de etiquetas autoadhesivas, las c
acuerdo con los requerimientos del mercado y necesidades particulares de cada uno de ellos teniendo c
generando gran impacto en el consumidor final.

MISIÓN: Ser la compañía más exitosa en la venta

relaciones de mutuo valor con nuestros clientes, colaboradores, proveedores, accionistas, comunidad y
sustentablemente.
POLITICA DE CALIDAD: Esta se encuentra enfocada en la mejora continua de acuerdo al Sistema Gestión
los siguientes valores:
• Disciplina con las normas de calidad y conciencia de un trabajo individual y en equipo libre de errores.
• Amabilididad en el servicio, agilidad en los procesos y eficiencia en costos.
• Trabajo en equipo y desarrollo integral de las personas.
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DE LA EMPRESA
través de la tercerización actualmente en nuestro país es la más grande en cuanto
ión más grande a nivel mundial en la venta de artículos para oficina. En Colombia
cce Depot desde la ciudad de México. Esta organización nace de la necesidad de
quipos y suministros de oficina tiene tambien como finalidad permitir a las mismas
n. La operación de Centro y Sur América se controla desde Office Depot México
ande y exitosa, contando con 173 tiendas en 73 ciudades a lo largo de toda la
en Costa Rica, 3 en Honduras, 3 en Panamá y 11 en Colombia.

El Centro de Distribución de Ofixpres, se encuentra ubicado en el municipio

donde diariamente se recibe mercancía de aproximadamente 70 proveedores y se
el km 10 via Cali – Candelaria, en esta se encuentran todos los procesos y/o
etiquetas autoadhesivas, las cuales son solicitadas por parte de los clientes de
e cada uno de ellos teniendo como objetivo servicios y productos de alta calidad

mpañía más exitosa en la venta de artículos para oficina en Colombia, generando

ores, accionistas, comunidad y medio ambiente; para continuar creciendo

de acuerdo al Sistema Gestión de Calidad que posee la organización basandose en

al y en equipo libre de errores.

os.
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DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y PLANTEAMIENTO DE

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA: Ofiexpres como compañía tiene la necesidad de impleme

permita al área comercial identificar que cotizaciones no han sido procesadas de acuerdo
modo el Gerente comercial podrá saber el inventario de los suministros y determinar la r
cual es el suministro o servicio que más cotizan los clientes para identificar cual es el mas

PLANTEAMIENTO DE LA OPORTUNIDAD: Este tipo de información permitirá a Ofiexpres

que sirvan para lograr un mayor y mejor control en la toma de decisiones correspondient
en el cual se desempeña es muy competitivo y es necesario estar a la par de las demás co
planes de mejora que permita tener una mayor competitividad con un valor agregado pa
organización es su fuerza de ventas identificando por medio de las cotizaciones que servi
los que a su vez, generan mayor utilidades a este tipo de negocio.
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NTEAMIENTO DE LA OPORTUNIDAD

e la necesidad de implementar un sistema de información que le

do procesadas de acuerdo a lo requerido por los clientes, de este
ministros y determinar la rotación de los mismos. Así mismo establecer
a identificar cual es el mas solicitado.

ión permitirá a Ofiexpres generar un orden y establecer parámetros

decisiones correspondientes al crecimiento de esta, dado que el sector
ar a la par de las demás compañías. Todo ello con el fin de establecer
d con un valor agregado para sus grupos de interés. Lo esencial en esta
las cotizaciones que servicios y clientes son los de mayor consumo,
io.
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MODELO DE EN
DEFINICIÓN DE ENTES

# DESCRIPCIÓN
Ente 1 Clientes Permite actualizar y almacenar datos de los clientes de Ofixpres
Ente 2 Producto/Servicios Listado de productos y/o servicios que se ofrece
Ente 3 Cotizaciones Número de cotizaciones con relacion a las ventas y/o servicios
Ente 5 Ventas Detalle de las ventas de productos y /o servicios solicitadas por los clientes

Requerimientos
No Reporte Descripcion
1 Clientes Información de los clientes
2 Producto Conocer portafolio y cuales tienen más y menos demanda
3 Cotizaciones Determinar las cotizaciones realizadas y si han sido efectivas o
4 Servicios Determinar los servicios solicitados por los clientes
5 Ventas Determinar los articulos vendidos a los clientes
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MODELO DE ENTES
N DE ENTES DIAGRAMA DE ENTES

ESCRIPCIÓN
nar datos de los clientes de Ofixpres
rvicios que se ofrece
n relacion a las ventas y/o servicios
oductos y /o servicios solicitadas por los clientes

mientos
Descripcion
Información de los clientes
ocer portafolio y cuales tienen más y menos demanda
inar las cotizaciones realizadas y si han sido efectivas o no
Determinar los servicios solicitados por los clientes
Determinar los articulos vendidos a los clientes
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DIAGRAMA DE ENTES
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Gestión de la Inform

DICCIONARIO
Tabla 1 - CLIENTES

CLIENTES Tipo Longitud Descripción

cedula/NIT numérico 15 Número de identificación del cliente
Nombres texto 60 Nombre del cliente
Apellidos texto 60 Apellido del cliente
ciudad texto 35 Ciudad de residencia cliente
correo electrónico alfanumérico 300 correo electrónico/e-mail del cliente
contacto numérico 50 número telefónico del cliente: fijo y/o celular
Importancia y Caracteristicas : Con esta tabla tendremos la información básica y
actualizada de nuestros clientes .

Tabla 2 - PRODUCTOS-SERVICIOS

PRODUCTO Y/O
SERVICIOS Tipo Longitud Descripción
ID del producto/servicio numérico 15 código del producto
nombre texto 100 nombre del producto/servicio
descripción texto 100 descripción del producto/servicio
estado texto 2 disponible/no disponible

Importancia y Caracteristicas: Tener identificados y clasificados los productos y/o

servicios ofrecidos al cliente y la disponibilidad que se tiene para satisfacer las
necesidades del consumidor.
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CCIONARIO DE DATOS
Tabla 3 - COTIZACIONES

COTIZACIONES Tipo Longitud

ID cotizacion numérico 50
cliente numérico 15
fecha alfanumérico 30
producto/servicio numérico 15
valor numérico 50
estado de la cotizacion texto 10
Importancia y Caracteristicas: Identificar que cotizaciones se encuentran pendientes de
concretarse y con ello plantear una estrategia con la que se logre efectuar dicho
ofrecimiento al cliente.

Tabla 4 -VENTAS

VENTAS Tipo Longitud

ID de producto/servicio numérico 15
producto texto 100
cliente numérico 15
fecha alfanumérico 30
valor venta numérico 30
Importancia y Caracteristicas: Tener un control contínuo sobre el portafolio ofrecido al
cliente y que de dichos servicios y productos son de gran impacto para la empresa y los
ingresos que estos nos generan.
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Descripción
consecutivo de la cotización
Número de identificación del cliente
fecha de cotización
ID del producto/servicio
valor de la cotización solicitada
cotización efectiva/pendiente
tificar que cotizaciones se encuentran pendientes de
estrategia con la que se logre efectuar dicho

Descripción
código de la venta
descripción del producto/servicio vendido
Número de identificación del cliente
fecha de la venta
valor de la venta
un control contínuo sobre el portafolio ofrecido al
roductos son de gran impacto para la empresa y los
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DEFINICIÓN DE RELACIONES DEL SISTEMA

RELACIONES ENTRE TABLAS
CLAVES (LLAVES) DEL SISTEMA

No. Relación Campo Llave Tipo de Campo

1 Clientes Numerico
2 Productos y/o servicios Numerico
3 Cotizaciones Numerico
4 Ventas Numerico

MAPA DE RELACIONES
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ACIONES DEL SISTEMA

S ENTRE TABLAS
VES) DEL SISTEMA

Tabla Origen Tabla Destino

Tabla 1 - CLIENTES Reporte 1
Tabla 2 - PRODUCTOS-SERVICIOReporte 2
Tabla 3 - COTIZACIONES Reporte 3
Tabla 4 -VENTAS Reporte 4

RELACIONES
clientes
cedula/NIT Nombres Apellidos ciudad correo electrónico
90,968,240 Adriana jaramillo Medellìn Adry@hotmail.com
55,502,200 Elizabeth Gomez Bogota eligo@gmail.es
1,032,767,867 Laura Quintero Cali lq28@hotmail.com.co
1,020,273,353 Francisco cortes Duitama gladiscar_1@yahoo.com
1,014,630,300 Esperanza Trujillo Sogamoso kathykat@hotmail.com
35,814,444 Andres Aristizabal Tunja carmen29@gmail.com
35,530,148 Javier Martinez Paipa leti.15.91@gmail.com
1,020,987,654 Matias torres Yopal gonzo23m@yahoo.com
1,032,109,876 Leonardo Lopez Manizales l7peranz@hotmail.com
830.514.586-1 Falabella Bogotá odi_mu67@gmail.com
1,076,543,210 Diego Bermudez Cali gabyaby@latinmail.com
1,098,765,432 Edna Jaramillo Medellín mym45s@yahoo.com
830.066.285-7 Éxito Cartagena bet05jen@hotmail.com
3,210,987 Linda Rojas Manizales leozjr@gmail.com
65,432,109 Adrian Gonzalez Bogotá ari_16@latinmail.com
87,576,490 Sara Martinez santa Marta SaraM@gmail.com
 PRODUCTOS-SERVICIOS
contacto PRODUCTOS nombre descripción estado
### 1 baterias alcalinas disponible
### 2 calculadoras bolsillo disponible
### 3 descansapies madera disponible
### 4 acetatos laser disponible
### 5 lapiceros negros no disponible
### 6 bandas de caucho gruesas no disponible
###
###
###
###
###
###
###
###
###
###
COTIZACIONES
ID cotizacion cliente fecha valor estado de la cotizacion
F-001 90,968,240 12-Mar-19 $ 1,200,000 efectiva
F-002 55,502,200 15-Jan-19 $ 15,200,000 efectiva
F-003 1,032,767,867 25-Dec-18 $ 25,000,000 efectiva
F-005 1,020,273,353 7-Jan-19 $ 78,000,000 efectiva
F-006 1,014,630,300 15-Feb-19 $ 15,200,000 efectiva
F-007 35,814,444 28-Mar-19 $ 27,300,000 efectiva
F-008 35,530,148 21-Nov-18 $ 2,300,000 pendiente
F-009 1,020,987,654 27-Mar-19 $ 1,500,000 efectiva
F-010 1,032,109,876 1-Apr-19 $ 700,000 efectiva
F-011 830.514.586-1 2-Mar-19 $ 18,900,000 pendiente
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REPORTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Reporte No 001 CLIENTES
Tipo REPORTE DE GESTION
Descripción

este reporte sirve para

identificar nuestros clientes y sus datos basicos

cedula/NIT - all -

Nombres Sum - contacto

Adrian Gonzalez 4,215,300
Adriana jaramillo 5,555,555
Andres Aristizabal 7,654,321
Diego Bermudez 6,190,888
Edna Jaramillo 3,471,991
Elizabeth Gomez 23,655,555
Reporte No 002 Esperanza Trujillo 3,210,987
Tipo Éxito 7,053,094
Descripción Falabella 3,205,740
Francisco cortes 9,876,543
Javier Martinez 2,109,876
Laura Quintero 3,127,000,000
Leonardo Lopez 5,492,760
Linda Rojas 6,634,197
Matias torres 6,754,433
Sara Martinez 7,283,345
Total Result 3,229,364,585
descripción lapiceros
negros

Reporte No 003 COTIZACIONES

Tipo REPORTE DE GESTION
Descripción

Con este reporte podremos identificar la vigencia de las cotizaciones, cuales estan vencidas
y que estrategia utilizar para fidelizar nuestros clientes

cliente - all -

ID cotizacion Sum - valor

F-001 $ 1,200,000
F-002 $ 15,200,000
F-003 $ 25,000,000
F-005 $ 78,000,000
F-006 $ 15,200,000
F-007 $ 27,300,000
F-008 $ 2,300,000
F-009 $ 1,500,000
F-010 $ 700,000
F-011 $ 18,900,000
Total Result $ 185,300,000
MBIANO IR A
s PORTADA

ORMACIÓN
 cuales estan vencidas
ntes
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PORTAL GRÁFICO
Gráfico No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

Gráfico No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

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RTAL GRÁFICO
Gráfico No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

Gráfico No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

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ESQUEMA DE LAS TABLAS DEL S

Tabla X

CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3 CAMPO 4

Tabla X

CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3 CAMPO 4

Tabla X

CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3 CAMPO 4

Tabla X

CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3 CAMPO 4

CO GRANCOLOMBIANO IR A PORTADA
de Ingeniería y Ciencias Básicas
ón de la Información 20185

LAS TABLAS DEL SISTEMA

CAMPO 5 CAMPO 6 CAMPO 7 CAMPO 8

CAMPO 5 CAMPO 6 CAMPO 7 CAMPO 8

CAMPO 5 CAMPO 6 CAMPO 7 CAMPO 8

CAMPO 5 CAMPO 6 CAMPO 7 CAMPO 8
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MENU DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN - INTER

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ORMACIÓN - INTERFAZ CON EL USUARIO