Guiadeuso Operacion CAPACINET

PROGRAMA DE BECAS
Guía de uso en Capacinet

Operación del Programa de Becas
Revisión 2016 llamado 2
Corporación de Capacitación de la Construcción
Desarrollado por Action Systems

Teatinos 251 OF. 1003 – Santiago
F: 2 2206 1276 – 2 2263 2195
Becas – Revisión 2016 llamado 2 2
Contenido
Ingreso .................................................................................................................................... 4
Hoja de ruta ............................................................................................................................ 5
Hoja de ruta etapa A ........................................................................................................... 5
Hoja de ruta etapa B ........................................................................................................... 5
Hoja de ruta etapa C ........................................................................................................... 6
Hoja de ruta de la etapa D .................................................................................................. 6
Menú de operación ................................................................................................................. 7
Resultado de la postulación .................................................................................................... 7
Relatores ............................................................................................................................... 10
Actividades en curso ............................................................................................................. 11
Asignar relatores a la actividad ........................................................................................ 11
Ingreso de los datos de la actividad .................................................................................. 12
Ingreso de los participantes .............................................................................................. 14
Subida de documentos generales del curso ...................................................................... 15
Subida de documentos de los Participantes. ..................................................................... 15
Generación del libro de clases .......................................................................................... 16
Reemplazo de participantes .............................................................................................. 17
Cambio de otros elementos de la actividad ...................................................................... 18
Cambio de lugar ........................................................................................................... 19
Cambio y/o agregar relatores ........................................................................................ 19
Cambio en las fechas u horarios ................................................................................... 19
Ingreso de asistencia ......................................................................................................... 21
Encuesta final ................................................................................................................... 23
Resumen de la encuesta final............................................................................................ 24
Documentación final de la actividad .................................................................................... 25
Hoja de resumen final provisoria...................................................................................... 25
Planilla de recepción de útiles y herramientas.................................................................. 26
Planilla de entrega de libretas y certificados .................................................................... 26
Formularios de Inscripción, Reemplazos y Término del curso ........................................ 27
Planilla de recepción de aporte de licencia....................................................................... 27
Planilla de recepción de manutención .............................................................................. 28
Ceremonia......................................................................................................................... 29
Hoja final del curso........................................................................................................... 29

Solicitud de reembolsos de subsidios ............................................................................... 29

Post finalización del curso .................................................................................................... 30
Rendición de gastos .......................................................................................................... 30
Hoja de detalle de la rendición de gastos ......................................................................... 30
Resumen de la rendición de gastos provisoria del curso .................................................. 31
Asistencia de la práctica laboral ....................................................................................... 32
Intermediación laboral ...................................................................................................... 35
Hoja resumen final de la actividad ................................................................................... 36

Principales pasos para el ingreso de datos y generació n de documentos

para la operació n del ‘Programa Becas’ a travé s de Capacinet.
Ingreso
Ingresar en www.capacinet.com con el usuario y palabra clave asignados
(password)
Rut del OTEC

Nombre del usuario
Palabra clave
Cliquear
En el caso de que la sesión expire o se ingrese mal algún dato puede salir la
siguiente ventana para el ingreso de usuario y palabra clave
Rut del OTEC

Nombre del usuario
Palabra clave
Cliquear

Cliquear para menú principal
Al cliquear Otec y Becas muestra el estado de los procesos activos de Becas de la

CCC que tiene habilitados el Otec, puede haber uno, dos o más procesos activos
o ‘en operación’ de cursos de becas, depende de la época del año.
Hoja de ruta
La operación de becas la podemos dividir en 4 macroetapas
A. Resultado de la postulación
B. Etapa lectiva de cada curso asignado
C. Cierre de curso y pagos de la actividad
D. Post finalización del curso
Hoja de ruta etapa A

Resultado de la postulación, se compone de tres subetapas
1 2 3
1. Resultado de la postulación
2. Ingreso de las garantías de todos los cursos
3. Generación del convenio (imprimirlo en 2 copias) y firma en la CCC
Hoja de ruta etapa B

Etapa lectiva de cada curso asignado, se compone de siete subetapas
1 2 3 4 5 6 7
1. Ingreso de los relatores, datos de la actividad, participantes, subida de los
documentos del curso y participantes
2. Generación del libro de clases y timbrado en la CCC
3. Reemplazo de los participantes, el reemplazo se puede hacer hasta el día

que se cumple el 25% de avance del curso
4. Generación de las nuevas hojas para el libro de clases, al día siguiente de

avanzado el 25% para el reemplazo de participantes y en el momento que
corresponda para otros cambios (relatores, lugar de realización, horario).

5. Ingreso de la asistencia de los participantes
6. Ingreso de las notas inicial y final en formato porcentual (0-100) sin

decimales
7. Ingreso y generación de encuestas
Hoja de ruta etapa C

Cierre de curso y pagos de la actividad, se compone de siete subetapas
1 2 3 4 5 6 7
1. Impresión de hoja final provisoria
2. Generación de planillas en PDF y formularios Excel del curso
3. Si el curso tiene la opción habilitada de Rendición de gastos, se debe

ingresar y generar la documentación correspondiente
4. Entrega a la CCC de la documentación anterior y el libro de clases
5. Una vez aceptada la documentación y la hoja final provisoria, se debe

generar la hoja final del curso que da a firme los montos a facturar a la
CCC. Además, se debe generar la solicitud de reembolsos de subsidios
6. Entrega a la CCC de la documentación anterior y Facturar a la CCC
7. Pago del curso
Hoja de ruta de la etapa D

Post finalización del curso, se compone de cinco subetapas que se consideran
solo si tiene habilitada la ‘práctica laboral’ y/o la ‘intermediación laboral’
1 2 3 4 5
1. Si el curso tiene habilitada la opción de Práctica Laboral, se debe ingresar y
generar la documentación correspondiente
2. Si el curso tiene habilitada la opción de Intermediación Laboral, se debe

ingresar y generar la documentación correspondiente
3. Generar la hoja final de la actividad, que contiene el resumen final del curso
y la Practica Laboral y/o Intermediación Laboral a facturar a la CCC
4. Entregar a la CCC de la documentación anterior y Facturar a la CCC
5. Pago de la Práctica Laboral y/o Intermediación Laboral

Menú de operación
El menú de operación contiene todas las funciones destinadas al desarrollo de las
actividades de la operación de becas
Resultado de la postulación
Cliquear
En el caso de tener actividades adjudicadas

muestra un mensaje con el detalle de las
actividades
Cliquear Aceptar para aceptar los cursos adjudicados y continuar el proceso

Muestra el monto de la garantía de seriedad que se debe tener para firmar el

convenio, corresponde al 10% del monto adjudicado. Cliquear Garantía
Ingrese documentos de garantía hasta completar el

monto requerido, por cada uno cliquee Agregar
Al completar el monto
cliquee Volver, mostrará
un nuevo botón
Cliquee Convenio
El documento de convenio contiene todas las actividades asignadas y los

documentos de garantía, tiene que ser firmado por las partes para continuar el
proceso.

El convenio se puede generar tantas veces como se quiera pero se debe firmar el
‘último’ generado
Después de algunos segundos permite

guardar el documento en su propio sistema
Cliquee Guardar
El documento queda en formato PDF
Lea cuidadosamente el convenio, imprímalo y solicite al(los) representante(s)

legal(es) que lo firme(n)
Una vez firmado por la CCC se puede continuar el proceso con cada actividad
adjudicada. Al cliquear Resultado muestra que el convenio ha sido ratificado por la
CCC

Relatores
Permite ingresar y administrar los relatores de los distintos cursos.
Al cliquear, muestra los relatores ingresados. Además se pueden ingresar nuevos,

modificar los datos o eliminarlos.

Actividades en curso
Al cliquear “Actividades en curso”, muestra la lista de actividades y las acciones

que se deben realizar con cada una.
NOTA: las acciones o funciones a ejecutar irán apareciendo/desapareciendo

dependiendo del avance o estado del curso o actividad.
Asignar relatores a la actividad
Seleccionar todos los relatores que corresponda

Ingreso de los datos de la actividad
El ingreso de los datos de la actividad incluye:

Fecha de inicio: Día en que comienzan las clases.
Fecha de término: Día en que terminan las clases.
Fecha 25% avance: Día límite en que se pueden realizar los reemplazos.
El sistema lo entregará automáticamente.
Horario semanal: Para el horario marcar los días de la semana que
habitualmente se dicten las clases, el sistema, a partir
de esto, ‘formará’ el horario en detalle.
Actividad
Datos de la
actividad
Cliquear ‘Horario’ para continuar

Horario en detalle: El horario propuesto ‘día a día’ incluye desde la fecha de inicio
a la fecha de término los días de la semana marcados y las horas de clase.
Revisar y completar el detalle en el caso que algún día sea distinto a lo habitual.
Actividad
En este ejemplo se
‘eliminaron’ los días
14, 15, 16, 17 y 18
de Noviembre, basta
desmarcar ‘esos’
días y continuar.
El total de horas debe ser igual o superior a las exigidas, independiente del
número de días y semanas de clase.

Se mostrará la siguiente ventana con la fecha 25% de avance lista. Se debe

cliquear en ‘Aceptar’ para guardar los cambios.
Ingreso de los participantes
Los participantes se deben ingresar con todos los datos solicitados y deben
pertenecer al grupo objetivo propuesto.
Actividad
Datos del
participante
Participantes
ingresados

Subida de documentos generales del curso
A través de esta función, si el curso lo requiere, se deben subir documentos

obligatorios y opcionales.
Subida de documentos de los Participantes.
Seleccione a un participante.
Seleccione el tipo de población Seleccione el modo de verificación

(tipo de documento)
Busque el documento en sus

carpetas y cliquee ‘Aceptar’

Generación del libro de clases
Una vez ingresados todos los datos de la actividad y participantes se debe generar
el libro de clases, que debe ser timbrado en la CCC. Solo después de timbrado, la
actividad está “a firme” y debe comenzar el día indicado. Si por algún motivo se
debe postergar el inicio, se debe solicitar a la CCC la ‘eliminación’ del libro de
clases timbrado, cambiar la fecha de inicio y timbrar el nuevo libro.
Libro de clases
El libro de clases se compone de un grupo de hojas que contienen todos los

elementos que describen la actividad.
Carátula: tapa del libro de clases con el nombre del curso.

Datos de la actividad: contiene los datos de la actividad en detalle, materiales a
utilizar en clases y cuáles serán entregados a los
participantes.
Relatores: muestra la lista de relatores.
Participantes: lista inicial de participantes, avanzado el 25% de la
actividad se debe imprimir la hoja con los nuevos
participantes.
Hoja de reemplazos: hoja en blanco para completar con los participantes que
se incorporen, entre la generación del libro de clases y el
25% de avanzada la actividad.
Asistencia: hojas con los días de clase para marcar la asistencia de
los participantes.
NOTA: el participante deberá acreditar la
asistencia diaria registrando su firma
o huella dactilar cada día que asiste.
Colación y movilización: hojas para registrar la colación y movilización entregada,
debe estar con la firma del alumno.
Aprendizajes
Esperados y actividades: El relator debe completar esta información cada vez que
realiza la clase, debe poner su nombre, firma y fecha en
que se realizó.
El libro de clase se genera en

formato PDF.

Después de timbrado el libro de clases, para la actividad se muestran las

funciones disponibles: Cambiar datos de la actividad, Reemplazo de participantes
e Ingreso de asistencia.
Reemplazo de participantes
Los participantes se pueden cambiar hasta el día que se cumple el 25% de

avanzada la actividad. Estos cambios quedarán pendientes para los siguientes
procesos, tales como asistencia, ingreso de nota final, etc..
Cliquear para reemplazar el participante
Fecha de
reemplazo y
datos del
participante
reemplazante

Al aceptar mostrará en el listado de participantes el reemplazo como un

participante más.
Notas:
• Si reemplaza participantes debe ingresarlos en el sistema
hasta el día en que se cumple el 25% de avanzado el curso,
después de este día no se podrán ingresar los reemplazos.
• Al día siguiente de avanzado el 25% debe imprimir la hoja
con los nuevos (reemplazos) participantes para adjuntarla al
libro de clases.
• En el caso de utilizar la asistencia por huella dactilar, debe
empadronar al alumno reemplazante.
Cambio de otros elementos de la actividad
Durante la ejecución de la actividad se pueden producir algunos eventos que

obliguen a hacer cambios en la actividad, todos ellos tienen que ser
autorizados por la CCC. Después de autorizar el cambio se debe imprimir la(s)
hoja(s) correspondiente(s) para incorporarla(s) en el libro de clases.
Elementos a modificar
Hoja de reemplazos. Se debe generar e imprimir al día siguiente de
avanzado el 25% de la actividad

Cambio de lugar
Recordar que todos los cambios los debe aprobar la CCC y después de
aprobados se deben imprimir las hojas correspondientes y adjuntarlas al libro de
clases.
Indicar el nuevo lugar

propuesto y el porqué
del cambio.
Cambio y/o agregar relatores
clases.
Para asignar un relator a la actividad, tiene que estar ese relator incluido en el
grupo de relatores del OTEC.
Para reemplazar un relator, se debe poner ‘otro’ con igual o mejor nivel
académico.
Cliquear para ‘quitar’

este relator
Cliquear para ‘asignar’

este relator
Ingresar justificación
Cambio en las fechas u horarios
clases.

Las opciones de solicitud de cambio de horario son variadas:
• reducir las horas de uno o varios días

• aumentar las horas de uno o varios días
• eliminar un día
• agregar un día en el periodo (incluidos sábado y domingo)
• agregar un día al final del periodo
Si la asistencia está
ingresada no se
pueden ‘modificar’
esos días
Cambiar las horas

del día
Agregar/eliminar día
Ingresar justificación
Notas:
Solo el primer y segundo día se pueden ‘desplazar’. En el caso de requerir
iniciar el curso en otra fecha posterior, se debe solicitar a la CCC la
anulación del libro de clases y generar un nuevo libro con la fecha correcta.
Si los cambios son realizados dentro del 25% inicial, se desplaza la fecha
para realizar cambios de participantes

Ingreso de asistencia
El ingreso de la asistencia de los participantes es un proceso obligatorio e

importante para completar la actividad. Por cada participante, por cada día se
debe marcar como ausente o presente, esta información se debe ingresar en
forma cuidadosa y fidedigna porque afectará el cálculo del monto final a facturar.
Cliquear
La siguiente ventana mostrará la asistencia ingresada hasta el momento.
Notar que los participantes reemplazados no tienen asistencia desde el día del
reemplazo, así como, los participantes reemplazantes tienen asistencia a partir de
ese día. Para el ingreso de la asistencia de un día cliquear el día
Reemplazado
Reemplazante
Nota: la siguiente ventana está diseñada para ser usada solo con Mouse.
Cliquear en el círculo de Presente o Ausente y después cliquear
‘Aceptar’.
Nota: si el curso tiene activa la opción de asistencia biométrica con LEC (libro
Electrónico de Curso) esta se ingresará automáticamente via
sincronización del sistema LEC. Ver el manual LEC.

Día siguiente
Día anterior
Cliquear
Reemplazado
Guarda la asistencia ingresada y pasa al día siguiente
Vuelve a la ventana anterior sin guardar los datos
Al terminar el ingreso de la
asistencia se habilitará la
función para ‘ver’ un resumen
de la asistencia e ingresar la
nota inicial y final por cada
participante
Ingresar la nota de
cada participante
de 0 a 100 sin
decimales.
NOTA: Es importante poner la ‘nota justa’ que corresponda al conocimiento de

cada participante.

Encuesta final
Después de ingresar la nota final de los participantes se habilita el ingreso de la

encuesta final.
Cliquear
Ingresar la nota
correspondiente

Resumen de la encuesta final
Después del ingreso de la encuesta final se debe generar el resumen de la

encuesta final.
Se genera un documento en formato PDF

Documentación final de la actividad
Como paso previo a la emisión de la factura debe generar y completar, si

corresponde, los siguientes documentos:
Hoja de resumen final provisoria

Tiene el resumen de los costos del curso, ajustados entre otras cosas por la
asistencia de los participantes y debe ser enviada y aceptada por la Corporación.

Planilla de recepción de útiles y herramientas

Tiene el detalle de alumnos, monto de los útiles y herramientas entregadas y
espacio para la firma del alumno.
Planilla de entrega de libretas y certificados

Tiene el detalle de alumnos y espacio para la firma de recepción conforme del
alumno.

Formularios de Inscripción, Reemplazos y Término del curso

Son tres documentos Excel, solicitados por Sence, con el detalle de Inscripción,
reemplazos y un resumen final del curso.
Planilla de recepción de aporte de licencia

Tiene el detalle de alumnos espacio para la firma de recepción conforme de la
licencia del alumno.

Planilla de recepción de manutención

Tiene el detalle de alumnos, monto de la manutención entregada y espacio para la
firma del alumno.
Una vez que se haya aceptado la hoja de resumen final provisoria por parte de la
CCC, se mostrará el siguiente menú:
Funciones pendientes
Funciones disponibles
para volver a ejecutar
NOTA: las funciones habilitadas dependerán de las condiciones activas que tenga
el curso.

Ceremonia
Ingresar los datos básicos de la ceremonia, en cualquier momento se podrán
cambiar estos datos si hubo un error en el ingreso.
Hoja final del curso

Tiene el resumen de los datos económicos del curso.
Solicitud de reembolsos de subsidios

Tiene la cantidad de alumnos y montos a reembolsar por subsidio.

Post finalización del curso
Algunos elementos aparecerán según las condiciones del curso:

- Rendición de gastos
- Práctica laboral
- Intermediación laboral
Rendición de gastos
Para ingresar los gastos autorizados a rendir del curso. Ingrese todos los campos
que detallan cada uno de los gastos
Hoja de detalle de la rendición de gastos

Genera una hoja en formato PDF con el detalle ingresado del curso.

Resumen de la rendición de gastos provisoria del curso

Muestra los montos adjudicados y la rendición ingresada.
Al cliquear en aceptar solicita la confirmación para generar el resumen de

rendición de gastos y enviar a la CCC lo rendido.

Nota: La rendición se encontrará en revisión por parte de la CCC, y

una vez aceptada no se podrá realizar modificaciones.
Asistencia de la práctica laboral

Permite el ingreso de la asistencia de la práctica laboral para recuperar el subsidio
de la práctica laboral.
Muestra todos los alumnos del curso y permite:

1) Generar la hoja de asistencia individual por alumno
2) Ingresar los datos de asistencia por alumno

1) Generar una hoja de asistencia por cada participante.
2) Al término de la práctica ingresar los datos en el sistema por cada alumno
Al cliquear en horario permite el ingreso en detalle

3) Después de ingresar todos los datos generar la hoja de pago
Asistencia de la práctica laboral: después de ingresar todos los datos de

asistencia a la práctica laboral de todos los alumnos que la hicieron se puede
generar la hoja de pago de la práctica laboral.
Al cliquear aceptar el sistema pide confirmación para generar por única vez la
hoja resumen de pago
Nota: esta operación se ejecuta solo una vez por lo tanto debe tener
todos los datos ingresados.

Intermediación laboral
Permite el ingreso de la fecha de incorporación (contrato) de empleo en una
empresa de cada alumno del curso.
Ingresar la fecha real de contrato
El sistema calculará el porcentaje a pagar según la definición vigente por llamado

de Sence. Al cliquear aceptar el sistema pide confirmación para generar por
única vez la hoja resumen de pago
Nota: esta operación se ejecuta solo una vez por lo tanto debe tener
todos los datos ingresados.

Hoja resumen final de la actividad
Completados todos los pasos de la etapa Post finalización del curso se habilitará
en el sistema la generación de la hoja resumen final de la actividad que tiene el
resumen de todos los datos del curso.

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Solicitud de reembolsos de subsidios ............................................................................... 29

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Principales pasos para el ingreso de datos y generació n de documentos

Rut del OTEC

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Al cliquear Otec y Becas muestra el estado de los procesos activos de Becas de la

Hoja de ruta etapa A

2. Ingreso de las garantías de todos los cursos

3. Generación del convenio (imprimirlo en 2 copias) y firma en la CCC

Hoja de ruta etapa B

2. Generación del libro de clases y timbrado en la CCC

3. Reemplazo de los participantes, el reemplazo se puede hacer hasta el día

4. Generación de las nuevas hojas para el libro de clases, al día siguiente de

Corporación de Capacitación de la Construcción

5. Ingreso de la asistencia de los participantes

6. Ingreso de las notas inicial y final en formato porcentual (0-100) sin

7. Ingreso y generación de encuestas

Hoja de ruta etapa C

2. Generación de planillas en PDF y formularios Excel del curso

3. Si el curso tiene la opción habilitada de Rendición de gastos, se debe

4. Entrega a la CCC de la documentación anterior y el libro de clases

5. Una vez aceptada la documentación y la hoja final provisoria, se debe

6. Entrega a la CCC de la documentación anterior y Facturar a la CCC

7. Pago del curso

Hoja de ruta de la etapa D

2. Si el curso tiene habilitada la opción de Intermediación Laboral, se debe

4. Entregar a la CCC de la documentación anterior y Facturar a la CCC

5. Pago de la Práctica Laboral y/o Intermediación Laboral

Corporación de Capacitación de la Construcción

En el caso de tener actividades adjudicadas

Cliquear Aceptar para aceptar los cursos adjudicados y continuar el proceso

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Muestra el monto de la garantía de seriedad que se debe tener para firmar el

Ingrese documentos de garantía hasta completar el

El documento de convenio contiene todas las actividades asignadas y los

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Después de algunos segundos permite

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Lea cuidadosamente el convenio, imprímalo y solicite al(los) representante(s)

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Permite ingresar y administrar los relatores de los distintos cursos.

Al cliquear, muestra los relatores ingresados. Además se pueden ingresar nuevos,

Corporación de Capacitación de la Construcción

Al cliquear “Actividades en curso”, muestra la lista de actividades y las acciones

NOTA: las acciones o funciones a ejecutar irán apareciendo/desapareciendo

Asignar relatores a la actividad

Seleccionar todos los relatores que corresponda

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Ingreso de los datos de la actividad

El ingreso de los datos de la actividad incluye:

Cliquear ‘Horario’ para continuar

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Se mostrará la siguiente ventana con la fecha 25% de avance lista. Se debe

Ingreso de los participantes